Планирование мероприятий

Содержание:

• Цели и задачи курса
• Что такое организаторские способности?
• Зачем развивать организаторские способности?
• Как развить организаторские способности?
• Уроки и структура курса
• Как проходить курс?
• Дополнительные материалы
• Цитаты об умении организовывать

Доводилось ли вам когда-нибудь смотреть церемонию открытия Олимпийских игр, вручения кинематографической премии «Оскар», музыкальной премии Grammy или American Music Awards, церемонию награждения лучших клипмейкеров MTV Video Music Awards?

Уверены, в эпоху телевидения и Интернета что-нибудь из этого перечня вы в зависимости от своих предпочтений точно видели. И наверняка восхищались тем, как все организовано.

Зрители видят только, как устроена сама церемония, однако то, что увидят зрители, зависит и от того, как организована работа съемочных групп, как организована охрана и многое другое. Да, в 1974 году охрана «не доглядела», и взору изумленных зрителей предстал совершенно голый человек, непонятно как пробравшийся на сцену после того, как был объявлен очередной победитель.

К слову, на церемонии «Оскар-2024» весьма своеобразно отметили полувековой юбилей этого инцидента. Актер Джон Сина вышел объявлять победителя в номинации за лучший дизайн костюма для фильма полностью раздетым, прикрываясь табличкой с надписью Costume Design.

Организация мероприятий подобного масштаба требует огромных средств, однако и приносит немалую прибыль. Наработанные за долгие годы развития шоу-бизнеса технологии event-менеджмента позволяют организовать проведение мероприятия так, чтобы оно было не только зрелищным, но и прибыльным.

Это примеры мирового уровня. Однако большинство взрослых работающих людей вполне могут припомнить мероприятия меньшего размаха, проводимые всевозможными брендами, после которых прибыль бренда выходила на новый уровень.

Если бы это было не так, крупный бизнес просто не тратился бы на всевозможные бесплатные презентации, церемонии открытия филиалов и магазинов, юбилеи, потому что деньги бизнес считать умеет. Однако, чтобы такого рода мероприятия приносили материальную выгоду, нужен квалифицированный ивент-менеджмент.

Так что обучение event-менеджменту – дело весьма перспективное, и специалист, знающий, как организовать день рождения, юбилей, свадьбу, конференцию, семинар, тренинг, корпоратив, всегда найдет достойное применение своим навыкам и талантам.

Уточним, что слово «event» переводится с английского как «событие», и этим словом обозначаются специально организованные мероприятия развлекательного, образовательного, рекламного, благотворительного характера.

Дополнительно уточним, что одно мероприятие может отвечать сразу нескольким параметрам: быть благотворительным для нуждающихся и рекламировать благотворительный фонд, привлекая инвесторов. Или предлагать бесплатное базовое обучение с возможностью приобрести за деньги полный курс. Или проводить бесплатную дегустацию с целью заинтересовать потенциальных оптовых покупателей.

Таким образом, если научиться организовывать процесс проведения мероприятий от А до Я, фронт работ будет самым обширным. Именно этому мы и будем учиться на нашем курсе «Планирование мероприятий».

Рекомендуем внимательно изучить вводную часть, потому что далее мы будем неоднократно делать отсылки к материалу вводного урока.

Цели и задачи курса

В современном мире event-менеджмент стал важной и высоко востребованной профессией, потому что мероприятия играют ключевую роль в маркетинговых и коммуникационных стратегиях компаний, в развлекательной и культурной индустрии, общественной и государственной сферах.

В рамках достижения цели курса нужно решить ряд задач.

Задачи курса:

• Изучить основы планирования и подготовки мероприятий.
• Освоить основы маркетинга в контексте продвижения мероприятий.
• Усвоить основы коммуникации и взаимодействия с клиентами, поставщиками, арендодателями в рамках подготовки мероприятия.
• Развить организаторские способности.

И на теме развития организаторских способностей стоит остановиться подробнее.

Что такое организаторские способности?

Организаторские способности – это набор навыков и качеств личности, которые позволяют эффективно планировать, координировать и управлять различными аспектами проектов, событий или задач.

Эти способности особенно важны в таких областях, как управление проектами, администрирование и, конечно, ивент-менеджмент, потому что любое мероприятие – это своего рода проект, который нужно разработать и воплотить в жизнь.

Из чего складываются организаторские способности:

• Планирование – умение разрабатывать план действий, определять цели, структурировать задачи, ресурсы и процессы таким образом, чтобы они были эффективными и легко управляемыми.
• Координация – способность эффективно управлять различными аспектами проекта или мероприятия, обеспечивая согласованность действий и сотрудничество между участниками.
• Управление временем – навыки распределения времени, выставления приоритетов и выполнения работы в срок.
• Управление ресурсами – способность эффективно использовать имеющиеся ресурсы, такие как финансы, материалы, персонал и технологии для достижения целей проекта.
• Решение проблем – навыки быстрого анализа ситуации, выявления проблем и разработки стратегий их решения.
• Коммуникация – способность эффективно общаться с членами команды, клиентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами для обеспечения понимания и согласования целей и задач проекта.
• Гибкость и адаптация – способность быстро адаптироваться к изменениям в условиях и требованиях проекта и эффективно реагировать на непредвиденные ситуации.

Хорошие организаторские способности позволяют реализовывать самые фантастические проекты, поэтому стоит задуматься о развитии софт скиллс, из которых складываются организаторские способности.

Зачем развивать организаторские способности?

Развитие организаторских способностей имеет множество преимуществ и применений в различных сферах жизни и работы. Простой перечень различных аспектов организаторских способностей уже показывает, насколько полезными могут оказаться все эти навыки. Тем не менее, давайте выделим несколько ключевых причин, почему это важно.

Топ-5 причин развивать организаторские способности:

Можно констатировать, что развитие организаторских способностей играет ключевую роль в достижении успеха, как на работе, так и в личной жизни, помогая улучшить планирование, координацию и управление различными аспектами жизни и деятельности.

И, конечно, развитые организаторские способности повышают востребованность человека на поприще ивент-менеджмента, потому что они необходимы для успешного планирования и проведения мероприятий, таких как свадьбы, конференции, выставки, корпоративы, дни рождения, фестивали, концерты и прочее.

Навыки ивент-менеджмента могут быть востребованы в самых разных сферах, и по этой причине они полезны всем и каждому. Однако есть категории людей, кому эти навыки нужны в первую очередь.

Кому нужны организаторские способности и навыки event-менеджмента:

• Event- и PR-менеджеры, маркетологи, работники индустрии развлечений – организация мероприятий входит в их служебные обязанности.
• Корпоративные менеджеры и HR-специалисты – в рамках корпоративной сферы навыки event-менеджмента могут быть полезны для организации корпоративных мероприятий, тренингов, тимбилдингов и других мероприятий, направленных на улучшение внутренней коммуникации, мотивации сотрудников и развития команды.
• Руководители и собственники бизнеса – организаторские способности необходимы для успешного функционирования, продвижения и развития бизнеса, в том числе путем организации бизнес-мероприятий.
• Работники сферы туризма и HoReCa – отель, ресторан, кафе, круизная компания получат дополнительные преимущества на рынке, если их сотрудники будут уметь организовывать мероприятия.
• Бизнес-тренеры, коучи, лекторы – организаторские способности и навыки event-менеджмента позволят самостоятельно продвигать свой личный бренд, не переплачивая посредникам.
• Работники сферы образования – внеклассные мероприятия являются неотъемлемой частью учебного процесса, потому что лучше, когда дети организованы и заняты. Поэтому учителя должны уметь организовывать различные мероприятия для детей и с участием детей.
• Творческие личности – певцы, музыканты, писатели, поэты художники могут использовать организаторские способности и навыки event-менеджмента для продвижения своего творчества в массы, завоевания популярности, расширения своей зрительской или читательской аудитории.
• Офисные работники – организаторские способности и навыки event-менеджмента могут помочь вырваться из офисной рутины, предложив свои услуги по организации новогоднего корпоратива, годовщины компании, маевки на природе, корпоративного тренинга. Особенно, если в компании нет штатного PR-менеджера или маркетолога.
• Каждый из нас – умение самостоятельно организовать свой день рождения, свадьбу, юбилей, вечеринку по поводу окончания вуза, фуршет по случаю защиты диссертации может существенно сэкономить силы, время и деньги в разные периоды жизни.

Таким образом, организаторские способности и навыки ивент-менеджмента могут быть ценными в различных областях деятельности и полезны для всех, кто хотел бы научиться организовывать мероприятия и понимать, какой организовать ивент, чтобы все остались довольны.

Как развить организаторские способности?

Теперь, когда мы понимаем, чем могут быть полезны организаторские способности, возникает вопрос, как их развить. Ранее мы выяснили, что входит в понятие «организаторские способности», и теперь нам остается последовательно работать над развитием каждого аспекта организаторских способностей.

Работа над развитием организаторских способностей:

Помните, что развитие организаторских способностей требует терпения, усердной работы и постоянного самообучения. Практика, самоанализ и постоянное совершенствование помогут вам стать более эффективным организатором.

И, конечно, вы должны быть компетентны в той сфере, где вы беретесь организовать мероприятие от начала и до конца. Условно говоря, вы не можете перепоручить event-агентству формирование списка докладчиков на IT-конференции или научном конгрессе так, чтобы доклады отражали наиболее актуальные тенденции в отрасли. А всем остальному вы научитесь на нашем курсе «Планирование мероприятий».

Уроки и структура курса

Итак, давайте чуть подробнее о том, что именно мы будем изучать в рамках нашего курса «Планирование мероприятий».

Урок 1. Планирование и бюджет мероприятия

На первом уроке мы изучим основы организации мероприятий и поговорим об основополагающих вещах в этой области. Мы научимся определять цели и задачи мероприятия, планировать бюджет и время мероприятия.

Урок 2. Выбор площадки для проведения мероприятия

На втором уроке мы изучим все аспекты выбора места проведения мероприятия, в том числе критерии выбора, работу с арендодателями и организацию технического обеспечения мероприятия.

Урок 3. Стратегии и инструменты продвижения мероприятия

На третьем уроке мы изучим такие аспекты продвижения мероприятия, как разработка рекламной кампании, работа с рекламными площадками, привлечение спонсоров и партнеров.

Урок 4. Создание атмосферы успешного мероприятия

На четвертом уроке мы изучим основные аспекты оформления мероприятия, такие как разработка дизайна, атрибутики и декораций, и особенности оформления различных видов мероприятий.

Урок 5. Программа мероприятия

На пятом уроке мы научимся составлять расписание мероприятия, правильно выбирать подходящие активности, организовывать питание и кейтеринг для участников мероприятия.

Урок 6. Коммуникация и обратная связь с участниками

На шестом уроке мы изучим основные вопросы взаимодействия с участниками, гостями и спикерами мероприятия, и научимся организовывать персонал и волонтеров мероприятия.

Урок 7. Проведение мероприятия и оценка результатов

Финальный урок курса мы посвятим тому, чему были посвящены все предыдущие уроки, а именно проведению мероприятия. Также мы поговорим об оценке результатов мероприятия, получении обратной связи от участников и составлении отчета о проведении мероприятия.

Теперь давайте посмотрим, как лучше построить свое обучение.

Как проходить курс?

Изучайте уроки с первого до последнего, и вы будете пошагово осваивать все основные аспекты организации мероприятий. Материал каждого последующего урока логически связан с материалом предыдущих уроков.

Такая последовательность обеспечит понимание полной картины процесса подготовки мероприятия, и вы увидите, что качественное мероприятие – это хорошо организованная система с тщательно продуманными элементами. Чем лучше организована деятельность по подготовке мероприятия, тем более качественным и запоминающимся получится само мероприятие.

Мы рекомендуем прорабатывать не более одного урока в день – этого полностью достаточно, чтобы уже через неделю вы знали и умели намного больше, чем сейчас. И чтобы вы узнали как можно больше, мы подготовили для вас список дополнительной литературы.

Дополнительные материалы

Предлагаем вам изучить опыт практиков, достигших больших успехов в организации мероприятий и готовых поделиться им с нами в своих книгах.

Event-менеджмент – книги:

• У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, «Event-менеджмент»
• М. Сондер, «Ивент-менеджмент. Организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы»
• А. Берлов, А. Шумович, «Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий»
• В. Матей, «10 принципов стратегического ивент-менеджмента. Как создавать мероприятия, на которые возвращаются»
• В. Земскова, «100 советов от продюсера. Организация тренингов»
• А. Юркова, «Конференц-анатомия. Как найти себя в индустрии встреч»
• Б. Шмитт, Д. Роджерс, К. Вроцос, «Бизнес в стиле шоу. Маркетинг в культуре впечатлений»
• А. Романцов, «Event-маркетинг. Сущность и особенности организации»
• Ю. Черников, В. Морозов, Д. Сыч, «Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие»
• Д. Румянцев, Н. Франкель, «Еvent-маркетинг. Все об организации и продвижении событий»
• Т. Спурнова, «Event своими руками»
• Н. Франкель, «Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую»
• А. Берлов, А. Шумович, «Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу»
• А. Парабеллум, В. Морозов, «Мероприятие на миллион. Быстрые деньги на чужих знаниях»
• С. Багдасарян, М. Селиванова, «О чем думает организатор мероприятий»

Event-менеджмент – статьи:

• Тренинг: что это такое и как его проводить
• Вебинар: что это такое и как его проводить
• Мастер-класс: что это такое и как его проводить
• Как организовать досуг: отдыхаем с пользой!
• Как познакомиться с кем угодно на общественных мероприятиях
• Как найти и подготовить материал для речи
• Метод Кауфмана: как освоить (почти) что угодно за 24 часа
• Планирование проектов
• Как составить список дел
• Как общаться с кем угодно и где угодно?

И далее несколько вдохновляющих цитат, которые помогут вам настроиться на рабочий лад.

Цитаты об умении организовывать

Уверены, что эти цитаты об умении организовывать придадут вам энергии и помогут взяться за работу над курсом с энтузиазмом:

Управлять многими – то же, что управлять немногими. Дело в организации

Сунь-Цзы

Истина – в простоте, а не в беспорядочном нагромождении сумбурных вещей

Исаак Ньютон

Любое великое дело – вопрос организации

Том Маккарти

По отдельности мы одна капля. Вместе мы океан

Рюноске Саторо

Давайте все станем такими лидерами, каких мы пожелали бы себе

Саймон Синек

Самый большой риск – это неприятие рисков

Марк Цукерберг

Все начинается с отличной идеи и командной работы

Гарретт Кэмп

Последние 10% работы перед запуском проекта требуют столько же энергии, как и первые 90%

Роб Калин

Чтобы добиться успеха, достаточно один раз сделать все правильно

Марк Кьюбан

Самый эффективный способ что-то сделать – это взять и сделать

Амелия Эрхарт

Мы желаем вам успеха в работе над курсом. И пусть ближайший организованный вами ивент запомнится гостям и участникам как один из лучших в их жизни.

Ольга Обломова