Урок 4. Создание атмосферы успешного мероприятия

Наш прошлый урок мы посвятили исключительно «открытым» мероприятиям, нуждающимся в продвижении и монетизации, а сейчас снова вернемся к универсальным для всех мероприятий аспектам организации.

В этом уроке пойдет речь об оформлении мероприятий, потому что в оформлении нуждается любое мероприятие, от концерта или фестиваля до посиделок на день рождения, если хотите, чтобы они оставили хорошее впечатление и запомнились гостям множеством положительных эмоций.

В идеале после этого урока вы должны понимать, как оформить праздник, как оформить мероприятие, которое вы планируете провести, какие нужны будут декорации для мероприятий и как сделать подходящий дизайн мероприятия.

Содержание:

• Оформление мероприятия: разработка дизайна
• Оформление мероприятия: атрибутика и декорации
• Дополнительные элементы оформления мероприятия
• Проверочный тест

Для подготовки данного урока мы взяли за основу положительный опыт практиков. В частности, изложенный в статье «Правила оформления мероприятий от event-гуру. Юлия Шакирова» [Ю. Дядюра, 2022].

Оформление мероприятия: разработка дизайна

«Лучше один раз увидеть, чем тысячу раз услышать». Когда речь заходит про оформление проведения мероприятия, мы полностью солидарны с этим изречением. Однако любое обучение, в том числе на нашем курсе «Планирование мероприятий», предполагает теоретическую часть. Поэтому сначала мы рассмотрим базовые рекомендации по оформлению мероприятий и выбору декораций, а потом посмотрим, как это реализовать на практике.

Топ-7 шагов по разработке дизайна мероприятия:

Помните, что дизайн мероприятия должен быть согласован с общей стратегией продвижения и целями мероприятия, создавать соответствующий настрой у участников и оставлять положительные впечатления. Уделите достаточно времени и внимания разработке дизайна, чтобы создать запоминающийся и успешный образ мероприятия.

Мы уже начали говорить про концепцию и общий стиль мероприятия, поэтому продолжим. Существует множество различных стилей и видов оформления мероприятий, каждый из которых может быть адаптирован в соответствии с тематикой, целями и атмосферой мероприятия.

Стили и виды оформления мероприятий:

• Классический стиль – элегантный и роскошный стиль, который часто используется для оформления свадеб, банкетов, гала-вечеров и других мероприятий, где предполагается размах и масштаб. Характеризуется использованием нейтральных цветов, изысканных декораций, цветов и текстиля.
• Минималистический стиль – простой, функциональный и сдержанный стиль, который акцентирует внимание на сути мероприятия и избегает излишеств. Характеризуется чистыми линиями, нейтральными цветами и минимальным количеством декораций. Часто используется для корпоративных мероприятий, презентаций, конференций и выставок.
• Тематический стиль – основан на определенной теме или концепции и создает атмосферу, соответствующую выбранной теме. Тематическое оформление может быть использовано для любого вида мероприятий, от вечеринок и праздников до корпоративных мероприятий и свадеб. Классика жанра – оформление детского мероприятия в «пиратском» стиле. Или вечеринка для взрослых в стиле 1920-х годов, где будут перья, боа, перчатки, широкополые шляпы и жемчужные ожерелья.
• Винтажный стиль – это стиль с элементами ретро, что придает шарм и уникальность мероприятию. Часто используются антикварные предметы, старинная мебель, мягкие ткани и акценты из прошлого. При желании можно применять для оформления самых разных мероприятий, разве что за исключением научных конференций.
• Эклектичный стиль – сочетает в себе различные стили, элементы и направления дизайна, создавая уникальную и интересную атмосферу. Эклектичное оформление позволяет сочетать несочетаемое и придавать мероприятию эксклюзивность.
• Этнический стиль – основан на традиционной культуре, народных обычаях и элементах, которые отражают культуру и традиции определенного этноса. Этническое оформление может быть использовано для фестивалей, культурных и тематических мероприятий, международных мероприятий с участием представителей разных стран.

Эти стили и виды оформления мероприятий могут быть комбинированы, адаптированы и настроены в соответствии с индивидуальными потребностями и предпочтениями каждого мероприятия.

Тематический стиль может плавно перетекать в эклектику, а элементы ретро могут дополнить классику. А чтобы воплотить все эти задумки в жизнь, вам понадобятся соответствующая атрибутика и декорации.

Оформление мероприятия: атрибутика и декорации

Итак, что же конкретно нужно для оформления мероприятия? Мы должны отталкиваться от того, что в пространстве ивента будет традиционный набор мебели, мультимедийная аппаратура, звукоусиление, экраны и прочее, о чем мы вели речь в предыдущих уроках.

Кроме того, любое помещение имеет некое базовое оформление – цвет стен, осветительные приборы, возможно, цветы и картины. Если помещение выполнено в нейтральных тонах, а цветы и картины в случае ненадобности можно унести, это практически идеальный вариант для дизайна мероприятия, потому что пустое пространство можно заполнить практическим чем угодно, а нейтральный цвет стен станет подходящим фоном для любого оформления.

Если это тематическое кафе или ресторан, оформленный в классическом либо этническом стиле, декоратору придется подстраиваться под реалии и либо скрывать ненужные элементы интерьера за декорациями, либо органично вплетать их в концепцию дизайна мероприятия.

Эти моменты решаются в индивидуальном порядке в зависимости от помещения и тематики мероприятия, однако есть универсальные подходы для оформления любого мероприятия. Это, прежде всего, зонирование пространства.

Точно так же, как любое жилище, будь то двухэтажный особняк или однокомнатная хрущевка, состоит из прихожей, кухни, комнат и санузла, так и любое правильно оформленное мероприятие должно иметь определенные зоны с определенными функциями.

Основные зоны мероприятия:

Теперь чуть подробнее о назначении и оформлении каждой зоны мероприятия.

Welcome-зона

Welcome-зона или «зона приветствия» – именно туда сначала попадают гости, прибывшие на мероприятие. Правильно оформленная Welcome-зона должна сразу погрузить гостей в атмосферу мероприятия, поэтому там следует разместить арт-объекты и инсталляции, соответствующие тематике мероприятия.

Именно здесь размещают стойку регистрации участников на мероприятиях, где нужна регистрация. И именно здесь находится человек, который встречает гостей на частных мероприятиях. В идеале тут должен быть мягкий уголок, чтобы гости могли, например, с комфортом подождать своих знакомых и уже компанией зайти в зал:

Впрочем, на частных мероприятиях вроде свадеб и дней рождения можно обойтись без «зала ожидания»:

В этом случае нужно заранее предусмотреть, чем занять гостей, у которых пока нет компании.

Press Wall

Press Wall – это баннер, натянутый на каркас, на котором может быть указано название мероприятия или повод, по которому оно проводится. Например, юбилей организации:

Частный случай Press Wall – это Brand Wall, когда на баннере значатся только логотипы и названия компаний-участников:

И еще пример:

Для официальных мероприятий Press Wall или Brand Wall часто выполняют функцию фотозоны, где участники могут сделать фото на память. Однако для праздничных мероприятий нужна отдельная красочно оформленная фотозона или даже несколько фотозон.

Фотозона

Фотозона – это декорированное пространство, красивый фон или полностью украшенная локация для праздничной фотосессии. Помимо красоты, фотографии должны напоминать о прошедшем мероприятии, поэтому фотозона обычно снабжена надписью, передающей суть события. Например, празднование Нового года или Рождества:

Или, к примеру, конкурс талантов:

Помимо праздничной информации, можно указать год, в котором произошло событие. Например, школьный выпускной вечер:

Конечно, вы вряд ли когда-то забудете, в каком году вы окончили школу, но указывать год выпуска – это уже своего рода традиция.

Зона приема пищи

Праздничное застолье – это в нашей субкультуре центральная и наиболее ожидаемая часть праздника. Здесь основной акцент делается на сервировку стола и оформление блюд.

Меню и варианты оформления согласовываются с заведением общепита или кайтерингом, однако организатор мероприятия может вносить свои предложения и заказать, например, украшение стола свечами и цветами:

Можно подойти креативно и использовать традиционные продукты питания не по своему прямому назначению, а в качестве декора. Например, декорировать зону приема пищи с помощью разрезанных вдоль огурцов:

Помимо дешевизны и многофункциональности, такой вариант создает природный аромат свежести в помещении, где будет праздничное застолье, что можно считать дополнительным плюсом.

Фуршетные линии

Некоторые мероприятия не предполагают полноценного застолья, а ограничиваются фуршетом. Фуршет – это совместный прием пищи, организованный по типу «шведского стола», знакомого всем, кто хоть раз был на курортах Турции или Египта:

Фуршет предполагает самообслуживание и свободный выбор блюд, расположенных на высоком столе, и преобладание легких закусок небольшого размера: канапе, тарталетки, бутерброды, свежие овощи и фрукты, закуски на шпажках. Из закусок на шпажках наиболее популярны креветки, сыр, колбаса, оливки, ветчина, помидоры, маринованные овощи.

К слову, необязательно располагать все закуски на столе. Тут есть место креативу и можно разместить некоторые закуски для фуршета, к примеру, на этюднике:

Таким образом, фуршетная линия – это еще одна возможность обыграть тематику мероприятия в его оформлении.

Зона зала

Зона зала – это место, где разворачивается тематическая часть мероприятия. На конференции это доклады участников, на свадьбе или корпоративе – всевозможные конкурсы, на вечеринке – танцы до утра.

Конференциям и прочим официальным мероприятиям обычно присущ минимализм и функциональность, когда из украшений наличествуют преимущественно баннеры и реклама участников и спонсоров события:

На свадьбах, днях рождения и корпоративах зона зала примыкает к зоне приема пищи, поэтому основная задача – расположить столы так, чтобы всем было хорошо видно происходящее:

Для праздничного декора обычно используются воздушные шары, цветы, тематические инсталляции. Чуть позже мы подробнее остановимся на нюансах оформления каждого типа мероприятия.

Candy Bar

Candy Bar – это изящно сервированный и стильно декорированный фуршетный стол со всевозможными сладостями. Там может быть шоколад, мармелад, зефир, безе, драже, марципаны, конфеты, пирожные и прочие вкусности:

Центральным элементом Candy Bar является торт. Помимо этого, традиционный Candy Bar включает следующие элементы:

• Капкейки – маленькие кексы, украшенные взбитыми сливками или другими кондитерскими элементами.
• Кейкпопсы – пирожные на деревянной шпажке, которые обычно покрываются цветной шоколадной глазурью и посыпкой.
• Макарони (не путать с макаронами) – разноцветные пирожные из миндального теста, склеенные попарно.
• Мини-пирожные – пирожные маленького размера с различными начинками, которые обычно размещают в бумажных тарталетках и располагают на подносе.

Разумеется, не во всех случаях обязательно выполнять всю кулинарную программу. Ориентироваться нужно на вкус и запросы гостей. Но, думается, оформление детского мероприятия только выиграет, если вы сделаете полноценный Candy Bar.

Итак, мы уже достаточно много знаем про художественное оформление мероприятия. Теперь давайте дополним наши знания конкретикой по различным видам мероприятия.

Дополнительные элементы оформления мероприятия

У нас уже есть некоторые наработки по оформлению таких мероприятий, как свадьба, день рождения, корпоратив, детский утренник, конференция и т.д. Повторяться не будем, а сосредоточимся на отличительных рекомендациях для каждого вида ивента.

Свадьба

Свадьба – одно из самых запоминающихся событий в нашей жизни, которое в идеале случается один раз, поэтому нужно, чтобы торжество было оформлено на высшем уровне. Есть определенные правила оформления свадебного торжества.

Что нужно для свадьбы (кроме жениха и невесты):

• Цветовые композиции – используйте свежие цветы для создания красивых композиций на свадебном столе, на арке для церемонии, в букетах невесты и декорациях для гостей.
• Декорации для церемонии – создайте романтическую атмосферу для церемонии, используя декорации, такие как арка с цветами, тканью или зеленью, декоративные стулья для молодоженов и гостей, цветочные композиции и свечи.
• Фотозоны с символикой свадьбы – предусмотрите фотозоны с тематическим декором, таким как сердечки, картинки с ангелочками, венки из цветов, декоративные рамки и другие элементы, которые помогут создать романтические фото. Для церемонии с участием иностранных граждан можно предусмотреть надпись Mr & Mrs.
• Гирлянды и ленты – украсьте пространство гирляндами с помпонами, лентами и букетами в сочетании с цветами и зеленью. Эти элементы добавят нежности и легкости в общий образ свадьбы.
• Персонализированные элементы – добавьте нечто отражающее историю и стиль молодых. Это могут быть декоративные элементы с инициалами, датой свадьбы, фотографиями пары, детские фото молодоженов.
• Декоративные освещение – создайте романтическую атмосферу с помощью декоративного освещения, такого как свечи, фонарики, гирлянды со светодиодами, подсветка цветовых композиций и другие элементы.
• Подарки для гостей – подготовьте маленькие подарки для гостей, которые они смогут забрать с собой как воспоминание о свадьбе. Это могут быть персонализированные подарки, конфеты, бутылки вина, сувениры.

Такие дополнительные элементы оформления помогут сделать свадьбу особенной и запоминающейся. Помните, что важно поддерживать гармонию и единство стиля во всех декоративных элементах, чтобы создать цельное впечатление и атмосферу праздника.

День рождения для детей и взрослых

Дни рождения в жизни человека случаются чаще, чем свадьбы, поэтому здесь поле для экспериментов шире. Особенно рады экспериментам дети, поэтому для них стоит делать тематические дни рождения в «пиратском» стиле, в стиле супергероев, а девочкам можно дать возможность побыть принцессой.

Что нужно для дня рождения (кроме именинника):

• Тематические декорации – определите тему дня рождения и используйте соответствующие декорации. Это могут быть флажки, гирлянды, надувные фигуры, шары, костюмы и аксессуары для гостей и именинника.
• Фотозоны – создайте уголки для фотосессий, охватывающие ключевые моменты выбранной сюжетной линии с супергероями, человеком-пауком или другими темами. Предусмотрите тематический реквизит для фото. Это могут быть маски, шляпы, очки, мечи, короны, пиратские сокровища и т.д.
• Candy Bar – закажите сладости в виде фигурок героев согласно выбранной тематике. Проще всего обыграть тему с помощью шоколадных фигурок или кейкпопсов – пирожных на палочке, которые можно выполнить в виде практически любой фигуры.
• Интерактивные элементы – предусмотрите реквизит для тематических конкурсов, добавьте интерактивные элементы в декорации, которые разнообразят развлечения для гостей. Например, предложите DIY-станции (Do It Yourself – сделай сам), где гости могут что-то сделать своими руками.
• Подарки и сувениры – подготовьте призовой фонд для победителей и участников конкурсов и памятные сувениры для всех гостей, пришедших на день рождения. Это могут быть игрушки и сладости для детей, вино и сувениры для взрослых и все, что вы сами посчитаете уместным с учетом интересов ваших гостей.

Эти идеи можно использовать и для взрослых, хотя можно ограничиться застольем, танцами и песнями, если сделать день рождения в караоке-клубе.

Эти же идеи полностью пригодны практически для любых детских праздников – утренников, выпускного по случаю окончания детского садика, любого ивента, который хочется сделать с детьми и для детей.

Корпоратив

«Корпоратив прошел удачно, если после него вам привезли трудовую книжку, зарплату за отработанную часть месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск прямо домой». Это шутка, а вот над тем, как создать уютную и веселую атмосферу, способствующую командному духу и развлечениям, стоит задуматься всерьез.

Что нужно для корпоратива (кроме желания начальства):

• Брендированная атрибутика – используйте для оформления помещения брендированную атрибутику, такую как флаги, баннеры, рекламные щиты, пресс-воллы и бренд-воллы, на которых будет изображен логотип компании, название, слоган. Это поможет не забыть, где вы находитесь и оставаться «в рамках» даже в разгар мероприятия.
• Тематическое оформление – в зависимости от того, по какому поводу организуется корпоратив, нужно предусмотреть соответствующее оформление. Например, фотозону с цветами и надписью «8 Марта», елкой и надписью «С Новым uодом», пресс-волл с названием компании и напоминаем «Нам 10 лет».
• Интерактив – создайте интерактивные стенды или зоны с развлекательными активностями, которые будут способствовать взаимодействию и командному духу. Это могут быть игры, конкурсы, викторины, квизы. В идеале стоит включить в задания вопросы, связанные с деятельностью компании и отрасли в целом.
• Специальные подарки и награды – подготовьте специальные подарки, награды и премии для сотрудников, отмечая их достижения, юбилеи и другие памятные события в их жизни. Самый недорогой и полезный вариант – кружки, календари и блокноты с логотипом компании, но можно выйти за рамки брендированной продукции и дарить билеты на театральные премьеры, концерты популярных исполнителей, походы в аквапарк и т.д.
• Профессиональные развлекательные выступления – пригласите профессиональных артистов и музыкантов, сделайте для сотрудников небольшой концерт, позвольте им расслабиться и побыть просто зрителями.
• Бар – ваши сотрудники скажут вам «Спасибо», если, помимо застолья или фуршета, будет предусмотрен бар с алкоголем, коктейлями и другими напитками.

Помните, что главная цель корпоративного мероприятия – укрепление команды, поэтому вся дополнительная атрибутика и развлечения должны способствовать созданию приятной и веселой атмосферы, способствующей взаимодействию и сотрудничеству.

Новый год

Новый год, как и день рождения, случается только раз в году, и для большинства людей это самый любимый и долгожданный праздник, и особенно каникулы после него.

Готовиться к нему начинают заранее, закупая подарки, елочные игрушки и продукты для оливье. Да, о корпоративных празднествах мы уже поговорили, так что теперь сосредоточимся на праздновании Нового года в кругу семьи или друзей.

Что нужно для Нового года (кроме полного оборота Земли вокруг Солнца):

• Новогодняя тематика – используйте традиционные символы Нового года, такие как елочные украшения, гирлянды, игрушки, шары, конфетти, изображения или инсталляции с Дедом Морозом, Снегурочкой и другими персонажами.
• Иллюминация и освещение – украсьте елку и помещение яркими гирляндами и светильниками. Используйте гирлянды со светодиодами, фонарики, свечи и подсветки, чтобы создать уютную и праздничную атмосферу.
• Застолье – на Новый год нужно сделать или заказать оливье, селедку под шубой, купить шампанское и мандарины. Все остальное – исключительно по вкусу участников праздника.
• Подарки – после боя курантов принято обмениваться подарками. Предусмотрите подарки для гостей и приглашающей стороны.
• Музыка и развлечения – организуйте музыкальное сопровождение мероприятия с новогодними песнями и танцевальной музыкой. Дома можно просто включить телевизор, а в ресторане предусмотреть живую музыку на вкус собравшихся.
• Интерактив – организуйте новогодние конкурсы и квесты. Это позволит как разнообразить торжество, так и предотвратить алкогольное опьянение, потому что гости будут регулярно отвлекаться от возлияний и двигаться, насыщая кровь кислородом.
• Фейерверки и пиротехнические шоу – устройте фейерверк или пиротехническое шоу, чтобы достойно завершить праздник и отправиться спать. Соблюдайте меры безопасности.

Учитывайте предпочтения и интересы гостей, чтобы создать уникальную и запоминающуюся атмосферу на новогоднем мероприятии.

Теперь знаете, как оформить праздник или официальное мероприятие, что нужно для дизайна мероприятия и какие декорации могут для этого потребоваться. Заметим, что дизайнерское мышление вам может пригодиться не только при оформлении мероприятий, но и во многих других случаях жизни. Поэтому рекомендуем вам наш курс «Основы дизайна».

Еще мы рекомендуем начать применять полученные знания на практике. Для начала начните обращать внимание на оформление тех мероприятий, на которых вам приходится бывать: концерты, выставки, фестивали, корпоративы, дни рождения и далее по списку. Обратите внимание, как расставлена мебель, чем кормят и развлекают гостей, какие декоративные элементы и в каком количестве используются.

Далее начните внимательнее рассматривать заведения, в которых вам приходится бывать, и обдумывать, для каких мероприятий они потенциально подходят. Например, сколько человек поместится в кафе, где вы обычно обедаете, и хватит ли там места для танцев и конкурсов.

Можно ли устроить презентацию книги или тренинг в коворкинге, где вы арендуете место для удаленной работы? Что, если устроить первый концерт начинающей рок-группы прямо на платформе железнодорожной станции?

Не ограничивайте себя в своих мыслях, а чтобы вам было, чем оперировать в своих размышлениях, проверьте, как вы усвоили основные понятия, которые нужно знать для правильного оформления мероприятий.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы перейдем к составлению программы мероприятия.

Ольга Обломова