Урок 5. Программа мероприятия

В этом уроке мы продолжим говорить об универсальных аспектах организации мероприятий, и углубимся в такую тему, как программа мероприятий. Предварительно составленная программа нужна любому мероприятию за исключением домашних посиделок за столом при условии, что этим празднество и ограничится.

И даже в этом случае наличествуют элементы программы мероприятия. Как минимум, вы приглашаете гостей на определенное время и рассказываете, что «мы посидим, выпьем, закусим, желающие могут потанцевать». Для событий более серьезного масштаба нужна более глубокая разработка программы мероприятия.

В идеале, после этого урока вы должны научиться видеть картину мероприятия в целом и избегать крупных накладок и сбоев как в процессе подготовки, так и в процессе проведения мероприятия.

Содержание:

• Программа мероприятия: составление расписания
• Программа мероприятия: выбор активностей
• Программа мероприятия: питание и кейтеринг
• Проверочный тест

Нам в помощь уже знакомое учебное пособие по event-менеджменту [У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, 2007]. Там, кстати, рассмотрены конкретные примеры проведения таких мероприятий, как семинар в фирме, день открытых дверей, участие в ярмарке, информационный тур, загородная экскурсия для работников предприятия, конференция, юбилей, палаточный лагерь, турне и съезд.

Программа мероприятия: составление расписания

Составление программы мероприятия – это важный этап организации любого мероприятия, будь то конференция, свадьба, корпоратив или другое событие.

Мы уже многократно напоминали, что целеполагание и планирование – это «наше все». Программа реализации мероприятий зиждется на этом «целиком и полностью», поэтому давайте поговорим про план программы мероприятия подробно.

Топ-10 шагов по подготовке программы проведения мероприятия:

• Вспомните о целях – еще раз вспомните и проговорите для себя основные цели мероприятия. Если это обучающий семинар, участники должны чему-то научиться (чему? как?) Если это выставка-ярмарка, участники должны привлечь новых клиентов (в какой момент? каким образом?) От этих целей и должна отталкиваться программа мероприятий.
• Разделите программу на блоки – например, регистрация, утренний кофе-брейк, вступительное слово организатора, доклады спикеров, вопросы зрителей, перерыв на обед, параллельные сессии или секции по определенным темам, закрытие конференции и развлекательная программа для гостей и участников мероприятия.
• Определите ключевые моменты – по аналогии с тем, как в каждой успешной музыкальной композиции есть свой хук (от английского hook – крюк), так и в мероприятии должны быть моменты, которые «зацепят» гостей и участников. Например, доклад топового спикера, крутые призы победителям конкурса от спонсоров, выступление хедлайнера фестиваля. Выделите их особым образом в тексте и отведите для них достаточно времени в расписании.
• Пропишите хронологический порядок событий – укажите точное время начала и окончания каждого элемента программы, в том числе перерывов на отдых, обед и кофе-брейк, предусмотрите «хронологический запас» на перебивки, объявление и смену докладчиков. Если мероприятие проходит в нескольких локациях, зарезервируйте время, необходимое на переезд от одной локации к другой.
• Составьте отдельную программу на каждый день – если мероприятие многодневное, пропишите программу на каждый день, визуально разделив блоки пробелами и заголовками. Например, «Программа мероприятий – День 1», «Программа мероприятий – День 2».
• Добавьте информацию о спонсорах и партнерах – внесите логотипы, названия и контактные данные в программу. Программа проводимых мероприятий является одной из самых просматриваемых страниц сайта любого ивента и зачастую на основании того, какая программа мероприятий ждет гостей, принимается решение о регистрации и участии. Поэтому информация о спонсорах, включенная в программу, точно попадет в поле зрения всех, кто заинтересуется событием.
• Оформите программу в соответствии с брендом мероприятия – используйте логотипы, цветовую схему, шрифты и другие элементы, которые отражают общий стиль и идентичность мероприятия. Для этого можно воспользоваться цифровыми инструментами, такими как Canva, Visme, и подборками готовых шаблонов на Creately. Там можно найти подходящий для вашего ивента проект программы мероприятий.
• Проверьте и откорректируйте возможные ошибки и конфликты в расписании – избегайте наложения активностей, которые могут вызвать затруднения для участников. После составления программы мероприятия внимательно проверьте ее на наличие ошибок или упущенных моментов. Внесите коррективы при необходимости.
• Распространите программу среди участников – это может быть как рекламная рассылка с целью заинтересовать мероприятием потенциальных участников, так и рассылка по базе контактов, указанных при регистрации, чтобы участники могли скачать программу мероприятия на свой гаджет и всегда иметь ее под рукой, не заглядывая на сайт.
• Обеспечьте возможность быстрого реагирования на изменения – помните, что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, поэтому будьте готовы к тому, что вам придется вносить изменения в программу во время мероприятия. Своевременно оповещайте гостей и участников об изменениях.

Непредвиденные обстоятельства могут быть самые разные, вплоть до замены невесты накануне свадьбы, когда вместо передумавшей новобрачной в церемонии принимает участие ее сестра. Попытавшимся было удивиться дальним родственникам пояснили, что в типографии просто перепутали имена, напечатав вместо имени невесты имя ее сестры, оформлявшей договор на печать пригласительных.

Как выглядит идеально продуманная программа мероприятия – пример можно найти на сайте Dell Channel Conference. В частности, конференции «Новые горизонты. Новые возможности», проходившей в 2016 году в Москве. Dell Channel Conference проводится ежегодно, а 2016 год мы взяли в качестве примера потому, что тогда конференция проходила в России, и программа представлена на русском языке:

Так или иначе, составление программы и расписания мероприятия требует внимания к деталям, гибкости и учета потребностей всех участников. Хорошо составленное расписание поможет обеспечить плавный ход мероприятия и удовлетворение всех его участников.

Тут видится уместным сказать про разницу между понятиями «программа мероприятия» и «расписание мероприятия». Эти понятия часто употребляют как синонимы или близкие по значению выражения. Для небольших мероприятий это вполне допустимо. Однако для масштабных ивентов нужно понимать разницу.

Программа мероприятия – документ, в котором содержится информация о порядке проведения мероприятия, перечень запланированных выступлений, презентаций, конкурсов и других событий.

Программа мероприятий включает общее описание ивента, список гостей и выступающих, общую хронологическую последовательность событий, которые планируются в течение мероприятия.

Программа мероприятия может включать подробную информацию о партнерах, спонсорах, организаторах мероприятия и другие дополнительные сведения, которые могут быть полезны и/или интересны для участников.

Расписание мероприятия – это детализированный план, указывающий точное время начала и окончания каждого пункта программы, продолжительность каждого события или активности.

Расписание мероприятия включает в себя конкретные временные рамки для всех запланированных мероприятий, позволяя участникам и организаторам точно знать, когда и что произойдет в течение мероприятия, включая перерывы, кофе-брейки, обед, перемещение между локациями и прочее. Точно рассчитывать время можно научиться на нашей программе «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Таким образом, основное различие между программой мероприятия и расписанием мероприятия заключается в том, что программа обычно представляет общий обзор мероприятия и его составляющих, в то время как расписание указывает конкретные временные рамки для каждого элемента программы.

Оба документа являются важными инструментами для успешной организации и проведения мероприятий. И, конечно, не менее важным является наполнение программы мероприятия и организации различных активностей.

Программа мероприятия: выбор активностей

Чем занять гостей? Этот вопрос интересует практически каждого, кто взялся за организацию какого-либо мероприятия. Возможно, это не столько актуально для конференций, где доклады идут один за другим, а перерыва хватает ровно на то, чтобы переварить информацию и обсудить ее с рядом сидящими коллегами.

Во всех остальных случаях отсутствие продуманного плана действий или явно неподходящие для данного контингента активности грозят превратить мероприятие в скучную тягомотину, а то и провоцируют у гостей желание поскорее «покинуть территорию».

Выбор активностей для мероприятия, игровые программы и конкурсы зависят от типа ивента, его целей и, конечно, аудитории. Сначала посмотрим, чем в принципе можно занять гостей мероприятия.

Чем занять гостей мероприятия:

Для тех, кто остановит свой выбор на таком варианте развлечений, как Fire Show, поясним некоторые сугубо профессиональные моменты, дабы не возникло взаимонепонимания на этапе поиска исполнителей и заключения договора.

В профессиональной среде не принято смешивать понятия «фаерщик» и «факир». Факир – это артист, который специализируется на фокусах с огнем (глотание, выдувание и т.п.) Фаерщик – это артист, который выполняет трюки с горящим реквизитом (кручение, вращение и т.д.) Ввиду специфики трюков иногда фаерщиков называют спиннерами.

Например, не стоит предлагать дамам, пришедшим в вечерних платьях, принять участие в конкурсе, где нужно на четвереньках ползти под стульями. Не стоит настаивать, если кто-то из гостей категорически не хочет принимать участие в конкурсе наподобие «кто быстрее выпьет бутылку водки». Возможно, человек не совсем здоров, имеет проблемы с пищеварением и при плохом стечении обстоятельств это может стать последним конкурсом в его жизни.

При этом конкурсы подобного рода можно весьма креативно разнообразить. Например, разделить участников на команды по 3 человека, вручить каждой команде по 3 бутылки водки и распределить роли следующим образом: один наливает стакан, второй выпивает, третий закусывает. Далее роли смещаются: тот, кто пил, теперь закусывает, кто закусывал – наливает, кто наливал – пьет то, что ему нальют.

Побеждает команда, которая первой выпьет все 3 бутылки водки. К слову, есть почти реальный кейс «Свадьба по-пацански», где подобным образом удалось нейтрализовать склонных к шумному поведению гостей свадьбы, предложив им такой конкурс в числе первых.

Итак, как же выбрать активности для мероприятия в зависимости от возраста и социального статуса участников? Предлагаем вам самые общие рекомендации, на которые можно ориентироваться при разработке программы мероприятия.

Активности для детей:

• Творческие мастер-классы (рисование, лепка, рукоделие).
• Анимационные программы с клоунами, фокусниками или волшебниками.
• Спортивные игры и соревнования (мини-футбол, эстафеты, прыжки на батуте).
• Игровые зоны с различными развлечениями (надувные горки, игровые автоматы, качели).
• Показ мультфильмов и детских фильмов.

Активности для взрослых:

• Винная или коктейльная дегустация.
• Кулинарные мастер-классы.
• Квизы и викторины по интересным темам.
• Культурные мероприятия – театры, концерты, экскурсии, выставки.
• Спортивные состязания.
• Караоке-вечеринка.
• Барбекю или гриль-вечеринка.

Специальные активности для женщин:

• Мастер-классы по макияжу, маникюру или созданию бижутерии.
• Шопинг-туры и посещение модных шоу.
• СПА-процедуры или день красоты.
• Коктейльные вечера и чаепития с дегустацией сладостей.
• Тематические вечеринки с танцами и музыкальными выступлениями.

Специальные активности для топ-менеджеров:

• Встречи и общение с лидерами отрасли и ведущими бизнесменами.
• Стратегические игры и кейс-стади по развитию бизнеса.
• Элитные деловые завтраки или обеды с представителями индустрии.
• VIP-мероприятия, такие как эксклюзивные концерты или премьеры фильмов.

Важно учитывать индивидуальные предпочтения и особенности каждой группы участников. Если вы пройдете нашу программу «Эмоциональный интеллект», вам будет проще понимать людей, их явные и неявные мотивы поведения и предпочтения в разных ситуациях.

Пока же стоит взять за правило всегда проводить опросы участников и консультации перед выбором активностей для мероприятия. Заодно следует уточнить предпочтения потенциальных участников мероприятия в плане организации питания.

Программа мероприятия: питание и кейтеринг

Мы уже неоднократно затрагивали тему организации питания на мероприятиях на прошлых уроках, когда говорили об основах организации мероприятий и оформлении зоны приема пищи, фуршетной линии и Candy Bar на мероприятии.

Топ-8 шагов для организации питания и кейтеринга:

• Определите тип питания для мероприятия – в зависимости от характера мероприятия (конференция, свадьба, корпоратив, детский утренник, прочее) определите, какое питание будет наиболее уместным и соответствующим. Это может быть общее застолье, фуршет, кофе-брейк, дегустация, бар, Candy Bar и, возможно, еще какие-то варианты угощения.
• Изучите предлагаемые рестораном или кейтерингом виды блюд и напитков – рассмотрите различные варианты меню, которые соответствуют концепции мероприятия и предпочтениям участников. Обратите внимание на диетические ограничения и предпочтения, такие как вегетарианство, безглютеновая диета и прочие.
• Составьте меню – совместно с кейтеринговой компанией или шеф-поваром разработайте меню, которое удовлетворит вкусы и предпочтения участников. Обеспечьте разнообразие блюд и напитков для удовлетворения различных вкусов.
• Учтите длительность мероприятия – если мероприятие продлится весь день или даже несколько дней, обеспечьте питание на каждый период, включая завтраки, обеды, ужины и перекусы. Если мероприятие укладывается в пару часов или полдня, можно обойтись одним кофе-брейком. В любом случае, убедитесь, что предусмотрено достаточное количество еды и напитков для всех участников.
• Укажите время и место всех приемов пищи в программе – участники должны четко знать, где и когда они смогут поесть. Если питание предоставляется в разных локациях на протяжении ивента, акцентируйте на этом внимание участников в программе мероприятия. Например, не просто «Ужин в ресторане “Икс”», а «Организованный переезд на ужин в ресторане “Икс”».
• Обеспечьте качество обслуживания – изучите отзывы и убедитесь, что ресторан или кейтеринговая компания обеспечит качественное обслуживание и своевременную доставку блюд и напитков. Обсудите с ними детали обслуживания и ожидания по организации питания.
• Предоставьте точные данные – со своей стороны укажите точное количество гостей, даже если не планируется застолье с посадочными местами, а только фуршет или кофе-брейк. Это позволит поставщику более точно рассчитать меню так, чтобы всем всего хватило, и в то же время вам не пришлось переплачивать за избыток продуктов, которые потом пойдут в отходы.
• Проведите дегустацию – если есть возможность, проведите дегустацию предлагаемых блюд и напитков, чтобы убедиться в их качестве и соответствии вашим ожиданиям. В идеале, станьте «тайным покупателем», который закажет основные блюда предполагаемого меню и попробует их лично. Можно прибегнуть к помощи своих коллег или своей второй половинки, которая поделится впечатлениями.

В придачу к этому стоит обсудить возможность для участников ивента заказать что-то A la carte. Уточним, что A la carte – это практика заказа отдельных блюд из меню в ресторане в отличие от комплексного меню, которое предлагается всем участникам.

Итак, на этом уроке мы научились составлять расписание мероприятия, правильно выбирать подходящие активности, и разобрались, как организовывать питание для участников мероприятия. Теперь проверим, как вы усвоили основные понятия, встретившиеся в материале урока, и перейдем к следующей теме – взаимодействию с участниками, гостями и спикерами мероприятия.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы изучим основные вопросы взаимодействия с участниками, гостями и спикерами мероприятия.

Ольга Обломова