Урок 1. Планирование и бюджет мероприятия

На вводном уроке мы разобрались, что именно мы будем изучать в рамках нашего курса «Планирование мероприятий» на каждом из семи уроков, а сейчас приступаем к основному материалу курса.

Начнем, как водится, с самых основ, на которых зиждется организация любого мероприятия, будь то корпоратив, вечеринка, конференция, свадьбы детский утренник, Новый год, день рождения, годовщина компании или юбилей семейной жизни.

Целеполагание и планирование – это основа организации деятельности человека. Можно сказать, что это теоретические основы организации работы в любой сфере, будь то добыча полезных ископаемых или увеселительное мероприятие.

Содержание:

• Основы организации мероприятий
• Определение целей и задач мероприятия
• Планирование бюджета и времени мероприятия
• Проверочный тест

Внимательно изучите материал первого урока, потому что эти сведения – основа организации процессов в event-сфере, и они потребуются нам в дальнейшем. Например, планирование времени мероприятия напрямую связано с программой мероприятия, а от целей из задач во многом зависит оформление и продвижение мероприятия.

Нам в помощь проверенное временем учебное пособие по event-менеджменту, базовые понятия из которого будут актуальны всегда [У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, 2007]. И мы приступаем!

Основы организации мероприятий

На вводном уроке мы договорились изучать организацию мероприятий в контексте event-менеджмента и напомнили себе, что слово «event» переводится с английского как «событие», и этим словом обозначаются специально организованные мероприятия развлекательного, образовательного, рекламного, благотворительного характера.

Тогда что же такое организация мероприятий? Можно сказать, что это искусство сбора людей с общей целью или общими интересами и обеспечение им удовлетворения от участия в мероприятии. Тогда что такое event-менеджмент? Это организация мероприятий, поставленная на профессиональную основу.

Event-менеджмент – это процесс планирования, организации и управления различными событиями, мероприятиями или ивентами с целью достижения определенных целей. Эти события могут варьироваться по масштабу и типу, включая корпоративные мероприятия, конференции, выставки, фестивали, спортивные соревнования и многое другое.

Event-менеджмент охватывает полный цикл организации мероприятия, начиная от концепции и заканчивая реализацией и оценкой результатов. Приступая к изучению основ организации мероприятий, мы сначала обрисуем общую схему и перечислим основные аспекты event-менеджмента, а далее будем рассматривать эти аспекты более подробно.

Основные аспекты организации мероприятий:

• Цель мероприятия – определитесь, почему вы хотите провести мероприятие и какого результата вы хотите достичь (увеличение узнаваемости бренда, обучение, развлечение, что-то еще).
• Целевая аудитория – определите свою целевую аудиторию, желательно поточнее, чем просто возраст и пол. Вам будет проще планировать мероприятие, если вы будете знать, что все участники болеют за «Зенит» или слушают тяжелый рок. Это позволит вам адаптировать мероприятие под ее интересы и потребности.
• Формат – с учетом цели и целевой аудитории подберите оптимальный формат мероприятия (выездное с большим количеством активностей на природе, посиделки в ресторане с танцами и викторинами в перерывах и т.д.)
• Сценарий – разработайте сценарий или найдите сценариста для разработки сценария мероприятия в соответствии с целями и форматом мероприятия.
• Название – для локальных событий наподобие дня рождения или свадьбы этот пункт можно пропустить. Однако если речь идет о конференции или церемонии награждения, тут «как вы лодку назовете, так она и поплывет». Озадачьте поиском названия человека, который отвечает за сценарий, или найдите специалиста по неймингу.
• Программа – составьте программу мероприятия, включающую в себя расписание событий, список спикеров, развлекательных активностей (конкурсы, квизы, викторины и т.д.)
• Бюджет – определите финансовые ресурсы, доступные для проведения мероприятия, и составьте смету. Нужно, чтобы это был детальный бюджет мероприятия, включающий все расходы, начиная с аренды места проведения и заканчивая расходами на маркетинг, техническое оборудование, питание и оплату персонала.
• Место и дата – выберите подходящую локацию и дату для мероприятия, учитывая потребности вашей аудитории, доступность локации и сезонные факторы. Осмотрите локацию лично, обращая внимание на чистоту, порядок, свежесть ремонта, состояние мебели, санузлов, гардеробной и других мест общего пользования.
• Соблюдение законодательства – убедитесь, что ваше мероприятие соответствует требованиям действующего законодательства, включая получение разрешения на проведение. Если необходимо, проследите, чтобы было предусмотрено нужное количество нарядов полиции и бригад «Скорой помощи», соответствующее численности участников массового мероприятия.
• Продвижение – разработайте стратегию продвижения, используя различные каналы рекламы, такие как социальные сети, таргетинг, email-рассылки пресс-релизов, полиграфическая продукция, телевидение, радио, печатные и интернет-издания.
• Управление рисками – идентифицируйте потенциальные риски и разработайте план действий для их минимизации. В частности, продумайте вопросы организации охраны, пожарной безопасности, проверьте наличие и функциональность запасных выходов и прочих путей эвакуации.
• Регистрация участников – создайте простой и понятный механизм регистрации для участников мероприятия. Важно предусмотреть как удобную форму предварительной онлайн-регистрации, так и систему контроля по прибытии на мероприятие. В частности, с целью безопасности, чтобы на мероприятие не попали посторонние.
• Техническое обеспечение – обеспечьте необходимое техническое оборудование для проведения мероприятия, включая микрофоны, звукоусиление, экраны для трансляции, мультимедийное оборудование, стабильное интернет-соединение. Проконтролируйте, чтобы в помещении было нормальное освещение и достаточное количество посадочных мест для гостей и участников.
• Питание и кейтеринг – если мероприятие длительностью дольше, чем полдня, закажите услуги по питанию и кейтерингу. Согласуйте с поставщиками меню, которое соответствует ожиданиям аудитории. По возможности, учтите запросы вегетарианцев.
• Музыкальное обеспечение – если формат мероприятие предусматривает музыкальное сопровождение (свадьба, день рождения, корпоратив, вечеринка после конференции), продумайте музыкальную программу так, чтобы она соответствовала интересам основной части целевой аудитории. Пригласите соответствующую группу и/или исполнителя, согласуйте репертуар и заранее решите технические вопросы. В частности, проверьте возможность подключения аппаратуры, которую привезет с собой музыкальная группа.
• Подбор персонала и приглашение волонтеров – подготовьте команду, которая будет обслуживать мероприятие. Если мероприятие масштабное, дополнительно пригласите себе в помощь волонтеров, тщательно проинструктируйте, что от них требуется, заранее продумайте основы организации обучения и скоординируйте их действия с командой, обслуживающей мероприятие. Распределите зоны ответственности: кто будет отвечать за контроль прибытия участников, использование микрофонов, соблюдение тайминга для спикеров и прочее.
• Тестирование и репетиции – проведите тестирование всех систем и оборудования, а при необходимости и репетиции для обеспечения успешного проведения мероприятия.
• Проведение мероприятия – реализуйте планы в соответствии с ожиданиями и целями, обеспечивая комфорт участников.
• Обратная связь – после проведения узнайте впечатления участников, чтобы оценить успешность мероприятия и выявить области для улучшения в будущем.
• Документация – если вы организуете мероприятие от имени юридического лица, получите от поставщиков услуг образцы договора и прочих документов и заранее ознакомьте с ними бухгалтерию и юриста. Поинтересуйтесь, какие документы нужны будут от поставщиков, чтобы «провести» расходы по бухгалтерии. Узнайте, могут ли поставщики услуг предоставить вам требуемый пакет документов.

Такая тщательная работа с документами нужна во избежание различных финансовых и юридических недоразумений и правильного оформления расходов на мероприятие в соответствии с организационно-правовой формой вашей бизнес-структуры. Повышенное внимание следует уделить Cancellation Clause – пункту договора об отмене, в котором подробно описаны штрафные санкции в случае отмены в зависимости от того, какая сторона отменяет.

Это основы управления организацией мероприятий. Успешный event-менеджмент требует тщательной подготовки, коммуникации и управления всеми аспектами процесса. Именно поэтому event-менеджеры должны обладать широким спектром софт-скиллз, включая планирование, управление временем и ресурсами, решение проблем, и при этом быть творческими и креативными для создания запоминающихся мероприятий.

Навыки управления временем вы можете прокачать на нашей программе «Лучшие техники тайм-менеджмента», а навыки общения на программах «Лучшие техники коммуникаций» и «Психология отношений». Возьмите на заметку, а мы продолжим.

И еще пару слов о терминах.

Тайминг в event-менеджменте – это план мероприятия с указанием точного времени, отведенного на каждое событие мероприятия. Например, на вступительное слово, доклады спикеров, вопросы из зала, подведение итогов, кофе-брейк и т.д. Тайминг наиболее актуален для всевозможных конференций, семинаров, тренингов, когда есть четкая программа, которую нужно «вписать» в определенные хронологические рамки.

Для сугубо развлекательных мероприятий можно ограничиться обычным планом-расписанием, где указана последовательность событий и примерный хронометраж каждого из них с учетом существующих ограничений. Например, время регистрации в ЗАГСе или комендантский час в регионах, примыкающих к зоне боевых действий.

Тем, кто планирует заниматься организацией мероприятий на постоянной основе, рекомендуем изучить «Словарь ивентщика: 100 терминов, выражений и сокращений на английском языке» [Ивентология, 2022].

Мы обрисовали общую схему и основные аспекты event-менеджмента, а далее будем рассматривать все эти аспекты более подробно.

Определение целей и задач мероприятия

Независимо от типа мероприятия основой организации является определение целей и задач. Возможно, для кого-то это прозвучит слишком пафосно, особенно в контексте частных локальных мероприятий. Ну, какая может быть цель у свадьбы, кроме как поженить жениха и невесту? Тем не менее, многие ставят себе дополнительные задачи, такие как «отбить» затраты на свадьбу и даже остаться в выигрыше, получить в подарок вполне конкретные предметы домашнего обихода и бытовой техники.

Это вполне реально, но тогда об этом нужно позаботиться заранее и выяснить, кто из гостей и что готов подарить. А на этой основе можно составить соответствующий сценарий, когда гости будут вручать подарки в определенной последовательности, «обставляя» квартиру молодоженов начиная от вешалки в прихожей и заканчивая сервизом для кухни, плазмой для гостиной и ковром на стену в спальню.

Как определить цели мероприятия? Постоянные читатели нашего блога знакомы с методикой SMART, в соответствии с которой цели должны быть внятными и конкретными (Specific), измеримыми в исчисляемых единицах (Measurable), достижимыми (Achievable), релевантными (Relevant) и ограниченными во времени (Time bound).

Как этого достичь в контексте организации мероприятий? Виктория Матей, автор книги «10 принципов стратегического ивент-менеджмента. Как создавать мероприятия, на которые возвращаются» рекомендует задать себе и команде, готовящей вместе с вами мероприятие, ряд вопросов [В. Матей, 2022].

Вопросы, помогающие сформулировать цели:

• Зачем мы проводим мероприятие?
• Для кого мы проводим мероприятие?
• Как именно мы узнаем, что достигли желаемого результата?
• Каким образом мы сможем измерить результат?
• Какой результат мероприятия нас потенциально устроит?
• Какие наши задачи может решить наше мероприятие?
• Какие потребности участников в идеале удовлетворит мероприятие?
• Какую пользу из этого мероприятия вынесут его участники?
• Зачем посещать наше мероприятие?
• Чем наше мероприятие отличается от других подобных?
• Какие эмоции должно вызывать наше мероприятие?
• В чем заключается миссия мероприятия и что мы хотим сказать миру?

Некоторые вопросы пересекаются по смыслу, чтобы в итоге не было слепых пятен целеполагания, а организаторы и/или заказчики мероприятия сами для себя поняли, чего они хотят. На самом деле, это не так просто. Даже в ранее приведенном примере со свадьбой масса подводных камней, отражающих основы социальной организации общества.

Есть невесты, для которых главная миссия – быть в центре внимания, а потом десятилетиями пересматривать видео со свадьбы. В этом случае стоит сосредоточиться на подборе высококвалифицированных фотографов и видеооператоров, и организации максимально шикарной фотозоны.

Во время съемки музыкально-танцевальной части программы в этом случае следует сосредоточиться на выступлении приглашенных музыкантов, а не танцевальных па уже крепко подвыпивших гостей. Это все совсем нетрудно продумать заранее, но для этого нужно вывести на чистую воду заказчиков мероприятия и как-то «выудить» из них, как они видят свою миссию, чего ждут от мероприятия сами и какие впечатления хотят оставить у гостей.

Планирование бюджета и времени мероприятия

Планирование бюджета и времени – важные аспекты организации любого мероприятия. Если кому-то это кажется недостаточно важным, вспомните, что планирование бюджета и рабочего времени – это основы организации труда в любой компании. Без такого планирования есть риск влезть долги, даже не понимая, откуда они взялись, и не выполнить программу мероприятия, так и не вспомнив, куда ушло отведенное на него время.

Как планировать бюджет мероприятия? Для этого нужно предпринять несколько шагов.

Планирование бюджета мероприятия:

Как составить максимально полный список расходов для подготовки и проведения мероприятия? Если вы четко продумали цели, формат, сценарий, программу и прочие аспекты мероприятия, вам остается все это выписать на бумагу или в компьютер и подсчитать стоимость каждого пункта.

Однако новичкам зачастую сложно все учесть и ничего не забыть, поэтому, если вы не имеете опыта организации мероприятий, такой список расходов следует начать составлять заранее, пополняя и уточняя его по мере того, как вы будете вспоминать, что вам еще нужно, или будут добавляться новые нюансы мероприятия.

Вам в помощь мы составили максимально полный список расходов для подготовки и проведения мероприятия, из которого вам останется вычеркнуть ненужное (например, аренду помещения, если вы будете проводить корпоратив в офисе, или дизайн рекламной продукции, если его может сделать ваш штатный дизайнер).

Список расходов для подготовки и проведения мероприятия:

• Аренда помещения – стоимость аренды места проведения мероприятия, включая зал, выставочное пространство, конференц-зал.
• Техническое обеспечение – звуковое, световое и мультимедийное оборудование, генераторы на случай отключения электроэнергии. Если это необходимо доставить, учесть расходы на перевозку, монтаж, демонтаж.
• Транспортные расходы – аренда транспорта для доставки гостей к месту мероприятия, доставка и погрузка оборудования, оплата такси, экскурсионных автобусов, трансферов из аэропорта и в аэропорт для гостей и участников.
• Декорации и оформление – стоимость декораций, флористического оформления, организации фотозоны, аренды мебели, стендов, экспозиционного оборудования.
• Питание и напитки – закупка продуктов, кейтеринговые услуги, обслуживание бара или кофе-брейка, обеды и ужины для участников мероприятия.
• Маркетинг и продвижение – создание сайта мероприятия, рекламные материалы, дизайн и печать полиграфической продукции, пригласительных, билетов, реклама в Сети, на телевидении, радио, печатных СМИ, SMM (Social Media Marketing или продвижение в соцсетях), почтовая рассылка бумажных пригласительных билетов.
• Зарплаты и гонорары – выплаты гонораров для спикеров, оплата труда ведущих, артистов, музыкантов, аниматоров, сценариста, звукорежиссера, охраны, уборщиц, поваров, официантов и прочего обслуживающего персонала.
• Страхование – страхование ответственности, медицинское страхование для участников и персонала, страхование оборудования.
• Лицензии и разрешения – оплата лицензий и разрешений на проведение мероприятия, аренду земли или помещений, обязательные налоги и сборы.
• Расходы на подарки и призы – закупка подарков, сувениров, призов для участников или спонсоров мероприятия.
• Резервные средства – создание резервного фонда для неожиданных расходов или изменений в плане мероприятия.

Это максимально полный, но не исчерпывающий список, который всегда может изменяться в зависимости от конкретных потребностей, вашей фантазии и характера мероприятия. Важно учитывать каждый аспект и оценить все возможные расходы для составления бюджета мероприятия.

С деньгами разобрались, и теперь о том, как планировать время мероприятия и что учесть при составлении расписания и тайминга мероприятия.

Планирование времени мероприятия:

• Определение даты мероприятия – выберите дату проведения мероприятия, учитывая наилучший временной интервал для своей целевой аудитории и доступность места проведения.
• Составление программы мероприятия – разработайте подробную программу, которая включает в себя все запланированные активности, выступления, презентации, панельные дискуссии, перерывы.
• Определение приоритетов и последовательности событий – установите приоритеты для различных активностей и определите их последовательность выполнения в рамках программы мероприятия.
• Оценка времени на каждую активность – оцените необходимое время для каждой запланированной активности, включая подготовку, выступление и время на вопросы и обсуждения.
• Учет времени на перерывы и перемещения – включите в расписание перерывы для отдыха и перекуса, а также время на перемещение между различными местами проведения активностей, если это необходимо.
• Распределение времени между различными сегментами аудитории – учитывайте потребности различных групп участников и аудитории при планировании расписания, чтобы обеспечить равное распределение времени и внимания.
• Учет возможных задержек и неожиданных ситуаций – предусмотрите небольшие запасы времени для компенсации возможных задержек или неожиданных ситуаций, которые могут возникнуть в ходе мероприятия.
• Координация с участниками и персоналом – обеспечьте ясное понимание расписания и тайминга события всем участникам и персоналу, включая спикеров, ведущих, технический персонал, чтобы все были готовы к своим обязанностям и выступлениям вовремя.
• Использование цифровых инструментов – используйте Google Календарь и различные приложения для управления временем, чтобы облегчить планирование мероприятия.
• Регулярное обновление и адаптация – в течение мероприятия регулярно оценивайте и корректируйте расписание в зависимости от обстоятельств и потребностей участников, чтобы обеспечить его эффективность и актуальность.

На самом деле, можно пойти и от обратного, задав четкие временные и прочие рамки для участников мероприятия, когда в основе организации лежит единый для всех шаблон. Примером может служить DisruptHR – ежегодное мероприятие для HR-менеджеров, руководителей компаний, тимбилдеров [DisruptHR, 2024].

Так вот, из года в год DisruptHR практикует единый формат мероприятия, в который должны «встроиться» все приглашенные: не более 14 выступлений по 5 минут, тезисы на 20 слайдов, сменяемых через 15 секунд. Каждый спикер проходит предварительную подготовку, чтобы «ужать» тезисы до 20 слайдов, «влиться» в заданный темп и синхронизировать темп речи с темпом смены слайдов.

В итоге, по мнению многих участников, спикеры DisruptHR успевают за 5 минут дать больше информации, чем выступающие с получасовыми докладами на традиционных конференциях. Вы можете убедиться в этом лично, посмотрев, к примеру, любое видео DisruptHR в Москве в 2018 году, выбрав тему доклада на свой вкус. Обратите внимание, что на протяжении каждого доклада несколько раз дают общий план сцены, позволяющий понять, как могут выглядеть слайды для выступления.

Разумеется, такой шаблон подходит не для всех типов мероприятий, однако вы вполне можете задать свои правила. Это существенно облегчит вам планирование, потому что из раза в раз у вас будет один и тот же список действий по подготовке мероприятия и один и тот же список расходов, когда вам перед следующим мероприятием останется лишь уточнить актуальные цены.

Итак, в этом уроке мы изучили основы организации мероприятий, вопросы планирования и составления бюджета мероприятия. Давайте посмотрим, как вы усвоили основные понятия урока, и перейдем к следующему важному аспекту подготовки мероприятия – выбору локации.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы поговорим про подбор места проведения мероприятия.

Ольга Обломова