Урок 2. Выбор площадки для проведения мероприятия

В первом уроке нашего курса мы изучали основы организации мероприятия и начали говорить о том, как выбрать место проведения мероприятия. Мы уже знаем, что нужно учитывать потребности аудитории, доступность локации, сезонные факторы, осмотреть локацию лично, обращая внимание на чистоту, порядок и прочие важные вещи.

Осмотрев локацию, нужно задаться вопросом, есть ли тут все необходимое для реализации всех ваших задумок, начиная от вместимости помещения и заканчивая подключением необходимой мультимедийной и музыкальной аппаратуры. Если нет, далее придется думать, что делать: пожертвовать пунктами программы, которые нельзя реализовать, или выбрать другое место для мероприятия.

На самом деле, все не так сложно. Если сказать совсем просто, нужно постоянно помнить про основные аспекты организации мероприятий, которые мы вкратце разобрали на первом уроке, и смотреть, насколько выбор площадки для мероприятия соответствует этим параметрам.

Содержание:

• Подбор места для мероприятия: критерии выбора
• Выбор места для мероприятия: работа с арендодателями
• Организация технического обеспечения мероприятия
• Согласование проведения мероприятия
• Проверочный тест

В подготовке урока мы опираемся на учебное пособие по event-менеджменту, где подробно раскрыты все базовые аспекты организации мероприятий [У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, 2007].

Подбор места для мероприятия: критерии выбора

Начнем с основных критериев выбора места для мероприятий, актуальных для любого типа ивента. А затем чуть подробнее остановимся на моментах, нуждающихся в более подробном пояснении.

Как выбрать место для мероприятия – основные критерии:

• Вместимость – убедитесь, что выбранное место может вместить всех участников вашего мероприятия с учетом предполагаемого количества посетителей. Даже если это пикник в лесу, выбор площадки должен учитывать количество людей, возможность свободного размещения с шашлыком и напитками, место, где можно развести костер, сыграть в волейбол или бадминтон.
• Расположение – выберите место, которое удобно для вашей целевой аудитории. Если все на машинах, нужен удобный подъезд и достаточное количество мест на стоянке и/или в паркинге. Если большинство едет общественным транспортом, должна быть удобная транспортная развязка. Если мероприятие за городом, лучше организовать доставку автобусом, чтобы водители не садились нетрезвыми за руль, а все остальные не рисковали застрять на трассе в отсутствие попутных машин.
• Доступность – обеспечьте доступность мероприятия для всех участников, включая людей с ограниченными физическими возможностями. Убедитесь, что в здании есть пандус для заезда инвалидных колясок, работает грузовой лифт или эскалатор, если мероприятие проходит в помещении выше второго этажа и среди участников много пожилых людей.
• Оборудование – оцените, насколько выбранное место подходит для нужд вашего мероприятия. Проверьте наличие и/или возможность подключения необходимого оборудования, такого как аудио- и видеотехника, презентационные экраны, микрофоны для спикеров, переводчиков синхронного перевода и зрителей, желающих задать вопросы из зала. Проверьте, везде ли ловит Wi-Fi и есть ли в здании генератор и запас топлива для него на случай отключения электроснабжения.
• Места общего пользования – не стесняйтесь и осмотрите лично оба туалета, мужской и женский, на предмет чистоты, новизны и исправности сантехники, наличия туалетной бумаги, жидкого мыла, бумажных полотенец и электрической сушилки для рук. Если ремонт свежий, все работает, но мыла и туалетной бумаги нет, обсудите возможность закупить все необходимое заранее, а также обеспечить уборку санузлов каждые полчаса на протяжении всего вашего мероприятия.
• Качество работы и обслуживания – изучите отзывы о качестве обслуживания и уровне профессионализма персонала в выбранном заведении. В частности, поваров и официантов в ресторане, аниматоров в детском развлекательном центре, обслуживающего персонала в отеле, если мероприятие проходит в конференц-зале отеля. Словом, всех, кто будет непосредственно контактировать с гостями и участниками мероприятия.
• Бюджет – учитывайте стоимость аренды выбранного места и сравнивайте ее со своим бюджетом. Если вы ограничены в средствах, поищите менее известные локации в своем городе. Они, как правило, менее загружены, чаще дают скидки и охотнее идут навстречу пожеланиям арендаторов. Вплоть до того, что готовы сами привезти и подключить недостающую аппаратуру и оборудовать переговорные комнаты, если таковых изначально не было.
• Репутация заведения и соответствие тематике мероприятия – учитывайте репутацию и специализацию выбранного места. Условно говоря, не стоит проводить серьезный тренинг в зале отеля, который рекламирует «номера для влюбленных» или детский утренник в стриптиз-клубе, пусть даже в дневное время.

Отметим, что при этом не нужно быть слишком привередливыми и стоит пользоваться сильными сторонами заведения, если они полезны для вашего мероприятия. Например, совершенно логично провести детский вокальный конкурс в обычном ночном клубе, где есть вся необходимая для этого аппаратура и посадочные места в большом количестве.

Что еще следует учитывать, чтобы выбрать нужное место, подходящее для вашего мероприятия? Такой аспект, как вместимость помещения, может варьироваться в зависимости от расстановки мебели. Многие отели, предлагающие в аренду конференц-зал, сразу предлагают несколько возможных схем расстановки мебели и размещения участников:

Так что в одном и том же зале можно провести как камерное мероприятие на 10-15 персон, так и более серьезное сборище на 35-40 человек. При этом в первом случае не будет ощущения пустоты и «незаполненности» пространства, а во втором не будет тесноты и скученности.

Помимо традиционных способов рассадки, вы можете запросить Crescent Round – тип рассадки, при которой используется круглый стол с половинной вместимостью, когда все сиденья находятся на одной стороне. Цель такой рассадки состоит в том, чтобы не было ни одной спины, обращенной к передней части комнаты.

Кроме того, специализированные помещения часто имеют дополнительные возможности для зонирования. Например, так называемые Air Walls – встроенные панели, которые используются для разделения большого конференц-зала на небольшие помещения. Обычно они легко скрываются, как двери-купе.

И еще один момент, касающийся предпочтений участников мероприятия: если ваш целевой контингент не слишком притязательный в плане бытовых удобств, но крепко заточен на новые впечатления и экзотику, половиной рекомендаций можно пренебречь в пользу выбора какой-нибудь экзотической локации мероприятия.

Например, провести мероприятие ночью на стройке, на платформе железнодорожной станции, в салоне самолета. Другими словами, время и место выбирайте в соответствии с запросами своей целевой аудитории. Кроме того, необычное место для мероприятия можно найти в специальном каталоге, включающем локации Москвы, Санкт-Петербурга и других городов России и зарубежья [EventCatalog, 2024].

Разумеется, во всех этих случаях следует предупредить о своих намерениях администрацию застройщика, дежурного по станции и т.д. И работе с арендодателями мы посвятим отдельный раздел нашего урока.

Выбор места для мероприятия: работа с арендодателями

Работа с арендодателями при выборе места проведения мероприятия имеет массу нюансов как законодательного, так и психологического характера. Особенно, если это только начало сотрудничества.

При согласовании помещения для проведения мероприятия с арендодателями важно иметь четкие знания о различных аспектах аренды и предпринять соответствующие шаги, чтобы защитить интересы своего мероприятия. Что же нужно знать, что спросить, что учесть в договоре, и какие требования имеет право выдвинуть арендодатель? Давайте по порядку.

Что нужно узнать:

Это о том, что нужно предварительно выяснить для принятия решения, где выбрать место для мероприятия. Теперь о том, что нужно включить в договор аренды, когда решение об аренде будет принято.

Что обязательно учесть в договоре:

• Описание помещения – включите детальное описание арендованного помещения, включая его размеры, оборудование, удобства и возможность использования мест общего доступа (санузлы, гардеробные и т.д.)
• Условия аренды – подробно укажите все условия аренды, включая даты и часы аренды, стоимость, политику отмены, правила использования помещения и другие важные детали.
• Оплата – определите условия оплаты аренды, включая сумму предоплаты, сроки и способы оплаты.
• Ответственность за ущерб – пропишите правила относительно ответственности за любой ущерб, причиненный помещению или его оборудованию во время мероприятия.
• Политика отмены и возврата депозита – пропишите условия отмены бронирования и возврата депозита в случае отмены мероприятия.

Если вы работаете в приграничном регионе, поинтересуйтесь, возможен ли вариант Flexible Refund Policy, гибкая политика возврата средств и возможность возврата средств ближе к дате мероприятия, чем это обычно допускается.

Данный пункт был популярен в условиях пандемии COVID-19, когда локдаун могли объявить в любой момент и где угодно. Сейчас актуальны другие риски, производные от санкций и военных действий на сопредельных территориях, поэтому данный момент стоит оговорить.

Помимо этого, арендодатель имеет право выдвигать различные дополнительные требования, которые нужно обсудить заранее на предмет того, подходят ли они вам.

Возможные требования арендодателя:

• Предоставление документов о страховании ответственности.
• Инструктаж о правилах пожарной безопасности под роспись арендаторов.
• Ограничения на использование определенных областей помещения. Например, запрет заходить в служебные помещения или перемещаться за пределами арендованного помещения и прилегающей зоны.
• Необходимость работы с определенными поставщиками услуг. Например, если коворкинг работает строго с определенной кейтеринговой фирмой и «чужих» на свою территорию не пускает.
• Обязательное наличие нарядов полиции и медицинского персонала на мероприятии.

В зависимости от специфики события места массовых мероприятий могут охраняться усиленными нарядами полиции, и все эти условия нужно оговаривать с местной властью – фактическим собственником и распорядителем территории, где планируется мероприятие. Вопросы согласования мероприятий мы обсудим чуть позже, а пока остановимся подобнее на техническом обеспечении мероприятия.

Организация технического обеспечения мероприятия

Мы уже несколько раз касались темы технического обеспечения проведения мероприятий, и, если совсем кратко, все это нужно с простой целью: зрителям, участникам и спикерам должно быть хорошо видно и слышно все происходящее.

Кроме того, в нашу цифровую эпоху у всех участников должен быть комфортный доступ к информации. Проще говоря, хорошо работающий Wi-Fi. Именно из этого и нужно исходить, обдумывая техническую составляющую.

Учет основных потребностей при организации технического обеспечения:

Ранее мы уже говорили о том, что локации бывают разные и не везде можно обеспечить традиционный набор стандартов. К технической составляющей можно подходить гибко и креативно, и, если возможности монтажа стационарного оборудования ограничены, можно приобрести комплект Lavalier Lapel Microphone, петличных беспроводных микрофонов, которые крепятся к одежде и не сковывают движения.

Хотя, конечно, наиболее надежным вариантом, защищенным от поломок и обеспечивающим наилучший звук, был и остается Podium Microphone, так называемый «подиумный микрофон», который крепится к трибуне. В любом случае, до начала мероприятия следует проверить работоспособность всех систем.

Что сделать перед началом мероприятия:

• Посетите место проведения мероприятия заранее, чтобы оценить условия и убедиться, что они соответствуют вашим требованиям по техническому обеспечению.
• Проведите тестирование всего аудиовизуального и мультимедийного оборудования, чтобы убедиться, что оно работает исправно, и предотвратить возможные проблемы во время мероприятия.
• Удостоверьтесь, что интернет-соединение работает стабильно и скорость достаточна. При необходимости оплатите дополнительные килобайты.
• Проверьте наличие контактной информации технической поддержки и уточните их график работы на время мероприятия.

Если мероприятие масштабное и крайне ответственное, следует принять дополнительные меры.

Дополнительные меры:

• Предусмотрите возможность резервирования дополнительного оборудования, такого как запасные микрофоны или проекторы, на случай непредвиденных ситуаций.
• Разработайте инструкции по использованию аудиовизуального оборудования и Интернета для организаторов, спикеров и участников.
• Свяжитесь с поставщиками услуг, такими как арендодатели оборудования и интернет-провайдеры, чтобы уточнить их возможности реагирования на непредвиденные ситуации и возможные поломки.
• Подготовьте «План Б» на случай возникновения проблем с техническим обеспечением, например, альтернативные способы предоставления информации.

Тщательно продумав и подготовив необходимое техническое обеспечение и заранее проверив его работоспособность, вы сможете минимизировать риски и создать благоприятные условия для успешного проведения мероприятия.

Согласование проведения мероприятий

В Российской Федерации некоторые мероприятия попадают под различные законы и нормативные акты, требующие согласования с местными органами власти. Мы перечислим наиболее распространенные виды мероприятий, которые могут потребовать согласования.

С учетом нынешней неспокойной ситуации в мире, список может в любой момент расшириться, а попасть в полицию можно просто за то, что полиция посчитает ненадлежащим внешний вид аниматоров и ведущих, приглашенных для мероприятия. Например, увидит в цветовой гамме символику недружественных стран или пропаганду чего-либо.

Абсолютно все случаи предусмотреть невозможно, поэтому мы остановимся только на обязательных случаях согласования мероприятий с местной властью.

Какие мероприятия нужно согласовывать с властью:

Это лишь некоторые примеры мероприятий, для которых может потребоваться согласование с местными органами власти в Российской Федерации.

Конкретные законы и нормативные акты могут отличаться в зависимости от региона, поэтому рекомендуется обращаться к местным органам власти или юридическим консультантам для получения информации о требованиях и процедурах согласования в вашем регионе.

На этом уроке мы разобрались, как выбрать место для мероприятий и что при этом нужно учитывать. Далее мы проверим, как вы усвоили понятия, с которыми можете столкнуться, занимаясь организацией мероприятий и арендой необходимого оборудования, и перейдем к следующему уроку, посвященному продвижению мероприятий.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы поговорим о рекламе и продвижении мероприятий.

Ольга Обломова