Урок 7. Проведение мероприятия и оценка результатов

Мы с вами завершили полный цикл подготовки, и подошли к тому самому ответственному событию, ради которого трудились, – проведению мероприятия. Если вы сделали все, чему научились за предыдущие уроки, у вас уже оформлена площадка мероприятия, расставлена мебель, смонтирована аппаратура, отлажен звук и готов подробный план проведения мероприятия.

Все члены команды ивента, гости, спикеры и волонтеры знают, где и когда им следует быть, что делать и когда это все закончится. Вам осталось лишь дождаться участников и сделать все, что вы запланировали. И, конечно, быть готовыми к тому, что где-то что-то пойдет не совсем по плану, а иногда и вовсе не плану. Проще говоря, вам нужно быть готовыми ко всему.

После этого урока вы будете морально готовы примерно к 80% типовых накладок, которые могут случиться в хорошо распланированном мероприятии, и сможете оперативно отреагировать на изменившиеся обстоятельства.

Содержание:

• Организация проведения мероприятия
• Система контроля и управления процессом
• Оценка эффективности мероприятия и обратная связь от участников
• Отчет о проведении мероприятия
• Проверочный тест

Первое и главное, что вы должны запомнить, даже если материал этого урока не сразу уляжется у вас в голове, – в день мероприятия у организатора должны быть с собой наличные деньги в валюте той страны, где проходит мероприятие. Зачастую этого полностью достаточно, чтобы быстро отреагировать и выправить даже самые экстраординарные непредвиденные ситуации.

Вплоть до того, чтобы найти другую кайтеринговую фирму, арендовать дополнительное оборудование и оперативно установить тент в случае внезапно начавшегося дождя на мероприятии под открытым небом. Вам будет проще строить отношения с людьми, видеть потенциальную проблему заранее и всегда иметь запасной вариант, если вы пройдете наши программы «Эмоциональный интеллект» и «Психология отношений».

Организация проведения мероприятия

Итак, мы уже поняли, что организация и проведение мероприятий чреваты множеством неожиданностей, даже если вы все хорошо продумали. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы минимизировать риск неожиданностей. Начнем с того, что нужно сделать накануне мероприятия.

Накануне мероприятия:

• Осмотр места проведения мероприятия – проверьте еще раз, чтобы площадка была оформлена согласно плану, мебель расставлена по нужной схеме, везде было чисто, в туалетах были вода, мыло и туалетная бумага, реклама спонсоров была смонтирована, раздаточный материал завезен и выложен для раздачи.
• Проверка оборудования и технических систем – убедитесь, что все мультимедийное оборудование, видео- и аудиосистемы работают хорошо, колонки не хрипят и не сипят, батарейки радиомикрофонов заряжены, а интернет-соединение стабильно. Если что-то работает некорректно, это следует исправить до начала мероприятия.
• Напоминание и оповещение – удостоверьтесь, что все спикеры, гости и волонтеры помнят, когда и куда они должны прибыть. Если человек никак не реагирует на рассылку-напоминалку, лучше перезвонить и уточнить, будет ли он завтра. Аналогичное напоминание стоит сделать накануне партнерам, помогающим организовывать мероприятие, например, охранной фирме, фотографам, видеооператору, музыкантам и службе кайтеринга. Особенно, если вы редко общаетесь и работаете с этими поставщиками услуг впервые.

Проведение массовых мероприятий большого масштаба часто предполагает проведение контрольных мероприятий.

Проведение спортивных мероприятий международного уровня имеет похожие традиции. Церемонию открытия и закрытия олимпийских игр всегда репетируют очень тщательно и заранее.

Правила проведения мероприятий меньшего размаха обычно не предусматривают долгих изнуряющих репетиций, однако, если есть возможность «прогнать» выступления спикеров заранее, этим стоит воспользоваться. Особенно, если спикеры не слишком опытные.

Это то, что следует сделать накануне. Теперь о том, что нужно сделать в день мероприятия.

Система контроля и управления процессом

Проведение мероприятия – это венец всех ваших усилий по планированию, организации и подготовке, причем независимо от формы проведения мероприятия и того, что это за событие и чему оно посвящено.

В день мероприятия:

• Осмотрите место проведения мероприятия – удостоверьтесь еще раз, что вся мебель и оборудование на месте, микрофоны работают, запасные батарейки в наличии, онлайн-трансляцию можно запустить в любой момент, а ваша команда и волонтеры готовы занять свои места.
• Проведите небольшое собрание персонала и волонтеров перед началом мероприятия – повторите их задачи, ответьте на вопросы, скажите напутственные слова. Это создает доброжелательную атмосферу и настраивает на позитив, с которым нужно встречать всех гостей.
• Начинайте вовремя – это относится как к началу регистрации, так и к старту самого ивента. Конечно, промедление на 3-5 минут не критично, однако не зря говорят, что «Точность – это вежливость королей».
• Соблюдайте тайминг – модератор или другое ответственное лицо должно следить, чтобы докладчики «вписывались» в отведенное им время. Если у вас не было возможности отрепетировать все выступления заранее, лучше придумать единый формат напоминания о тайминге, чтобы никого не обижать. Например, музыкальный звуковой сигнал, что пора «закругляться», когда согласно расписанию до конца выступления останется одна минута.
• Проверяйте по ходу – прежде, чем переходить к следующей части мероприятия, проверьте, что к этому все готово. Следует проверить, завершена ли сервировка, прежде чем приглашать гостей за стол, прибыл ли автобус, прежде чем приглашать гостей на автобусную экскурсию, и т.д. Если что-то не готово, можно потянуть время, например, не торопить спикеров с окончанием доклада, а подать звуковой сигнал тогда, когда все будет готово к следующему этапу. В идеале в резерве должен быть доклад или активность, позволяющая занять гостей на случай непредвиденных пауз.

Уточним, что тайминг в контексте event-менеджмента означает подробное расписание с указанием времени начала, продолжительности и окончания запланированного события, поэтому часто используется как синоним слова «расписание». Если на доклад отводится 5 минут, как, к примеру, на мероприятиях DisruptHR, тогда для спикера соблюсти тайминг означает вписаться со своим докладом в эти 5 минут, а для модератора – пригласить докладчика к означенному времени начала доклада и предоставить ему слово.

Многие арендодатели практикуют почасовую оплату, причем «захват» 10-20 минут следующего часа будет стоить, как полный час аренды. Именно поэтому мы в предыдущих уроках говорили о том, как важно внимательно изучить все пункты договора, особенно штрафы и неустойки.

Все эти меры, основанные на дисциплине и здравомыслии, позволят вам избежать большинства проблем и накладок, традиционно возникающих в ходе мероприятий. Однако основную часть хлопот доставляют ситуации, которые мы не можем контролировать по определению. Например, авария по пути на мероприятие, в которую попал и потому не смог приехать докладчик, отключение электричества, многое другое. Что делать в каждой из таких ситуаций?

Давайте сразу договоримся, что предвидеть абсолютно все невозможно по определению. Еще договоримся, что далеко не во всех случаях у вас есть люфт для вариантов реакции. Условно говоря, если на концерт группы «Любэ» не приехала группа «Любэ», вы можете только сообщить зрителям, что концерт переносится, а дата будет обнародована на сайте группы. И рассказать, где могут сдать билеты те, кого не устраивает новая дата и никакая другая, кроме сегодняшней. Во всех остальных случаях можно подстраховаться заранее и кое-что предпринять.

Возможные проблемы на мероприятии:

Теперь о том, что делать во всех этих случаях и как подстраховаться.

Чрезвычайное происшествие

Для чрезвычайных ситуаций у вас должны быть свободны все выходы, в том числе запасные, а информация о путях эвакуации должна быть на видном месте. В конференц-залах серьезных организаций такая опция есть, в небольших помещениях просто проинформируйте гостей мероприятия, что запасной выход сразу за туалетом (летней верандой, зимним садом).

Отключение электричества

Уточните у арендодателя наличие генератора и запаса топлива к нему на этапе подготовки договора об аренде. Еще уточните, как быстро можно рассчитывать, что генератор запустят в выходной день, когда вы проводите мероприятие. Если у арендодателя генератора нет, а вероятность отключений велика, возьмите генератор в аренду и решите вопрос подключения и переключения.

Если формат мероприятия допускает проведение «при свечах», запаситесь нужным количеством фонарей, Power Bank и самыми простыми любительскими микрофонами, которые работают от аккумулятора или батареек и не требуют подключения через пульт. Звук, конечно, будет хуже, чем через пульт, зато спикеру не придется напрягать голос или останавливать мероприятие. Если постоянно выступать приходится вам, рекомендуем пройти наш курс «Развитие голоса и речи», чтобы красиво и убедительно звучать в любых обстоятельствах.

Проблемы с мультимедийным оборудованием и файлами данных

Ситуации, когда вдруг зависает ноутбук или не открывается презентация, не редки, даже если накануне вы все проверили и все работало. Будет хорошо, если у организаторов будет запасной ноутбук и копии презентаций и прочих файлов, которые могут понадобиться на мероприятии на флэшке.

Тогда вы просто запустите презентации с другого ноутбука, причем пауза займет буквально пару минут. Само собой, спикер должен уметь объяснить своими словами, что он хотел сказать в своей презентации, если запасного ноутбука не окажется в наличие.

Отсутствие одного из выступающих

От случайностей не застрахован никто, и даже самый обязательный человек может почему-либо не успеть на свое выступление (авария, больница, нелетная погода и невозможность долететь из Владивостока в Москву). Оптимальным вариантом будет иметь запасного спикера, который займет освободившееся «окно».

Проведение мероприятий с участием «запасных игроков» – это достаточно распространенная практика для масштабных мероприятий. Так, артист Baby Lasagna, прошедший национальный отбор в Хорватии, чтобы представлять свою страну на Евровидении-2024, изначально не был включен в список финалистов национального отбора.

Его назначили на роль запасного на случай, если кто-то из финалистов не сможет принять участие в финале. Так и получилось, а в итоге Baby Lasagna покорил сердца соотечественников и выиграл национальный отбор на Евровидение-2024 от Хорватии с зажигательной композицией Rim Tim Tagi Dim:

Согласно замыслу авторов этой композиции, уже успевшей стать хитом, Rim Tim Tagi Dim – это название вымышленного танца на родине героя песни. Это на заметку организаторам ивентов. Не всегда обязательно опираться на то, что уже есть. Можно придумать свое, и это может понравиться людям.

Возможно, это будет не так зажигательно, как выступление профессора, академика или член-корреспондента академии наук, зато мероприятие не выпадет из ритма. А вот чего не стоит делать, так это смещать всю сетку докладов. Большинство докладчиков являются в лучшем случае за 10-15 минут до выхода на сцену, если иное не было оговорено заранее. Срочные сообщения о смене тайминга внесут нервозность в ряды участников, а то и просто не реализуются, потому что человек уже рассчитал свои дела и время на дорогу так, чтобы начать доклад в 14.00, а не в 13.45.

Кроме того, некоторые участники не сидят «от звонка до звонка», а приходят на конкретного спикера и конкретный доклад, запланированный на условные 14.00. Известие о том, что доклад уже состоялся, вызовет досаду, разочарование и нежелание иметь с вами дело еще когда-либо.

Дождь, град, ветер на мероприятии под открытым небом

С дождем и градом вы, понятное дело, ничего сделать не можете, долгосрочные прогнозы погоды сбываются крайне редко, а неожиданности наподобие ливня в пустыне или заморозков посреди лета скоро потеряют статус неожиданности.

Оптимальным вариантом будет предусмотреть навес и укрытие от дождя для гостей ивента и особенно аппаратуры, чтобы никого не ударило током. Тогда в случае дождя вы сможете провести запланированное мероприятие в полном объеме, а в случае солнечной погоды у гостей будет защита от солнца и эффективная профилактика солнечных ожогов.

Таким образом, важно иметь планы реагирования на наиболее типичные проблемы и неувязки, возникающие в ходе мероприятий, действовать оперативно в случае возникновения проблем и сохранять контроль проведения мероприятия. Это поможет минимизировать негативные последствия и обеспечить успешное проведение ивента.

По окончании мероприятия нужно обязательно поблагодарить всех участников, спикеров, гостей и волонтеров, проинформировать, как скоро и где они смогут получить фото- и/или видео отчет о проведении мероприятия, сделать анонс будущего мероприятия, если таковое уже запланировано, и, конечно, запросить обратную связь.

Оценка эффективности мероприятия и обратная связь от участников

Оценка эффективности мероприятия и сбор обратной связи от участников являются важными шагами для понимания того, насколько успешно было проведено мероприятие и какие улучшения возможны в будущем. Давайте вкратце рассмотрим основные методы оценки и сбора обратной связи.

Методы оценки и сбора обратной связи:

Сбор обратной связи и оценка эффективности мероприятия помогут вам не только понять, что было хорошо сделано, но и выявить области для улучшения и развития в будущем. Это важный этап в процессе развития вашего мероприятия и улучшения его качества. И это помощь в составлении отчета о проведении мероприятия для заказчика.

Отчет о проведении мероприятия

Сразу уточним, что обычно отчет о проведении мероприятия понимается в контексте фото и видео с места события, которое в идеале должно отображать структуру мероприятия, все доклады, выступления, активности, приветственные слова спонсоров и/или заказчиков мероприятия.

Прочие аспекты стоит оговорить заранее, спросив заказчика, что должно быть на фото и видео в обязательном порядке, во избежание после мероприятия бесполезных вопросов в духе «А вы разве это не снимали?»

Уточним, что видеопродакшн – это процесс создания медиапродукции, который включает в себя все стадии работы над роликом, от подготовки сценария до съемки и монтажа.

Однако в некоторых случаях спонсоры или заказчики требуют развернутый письменный отчет о проведении мероприятия. Например, для совета директоров или членов наблюдательного совета, желающих знать, на что и зачем потрачены деньги и какая от этого в итоге польза. В таком случае к составлению отчета нужно подойти со всей ответственностью.

Как составить отчет о мероприятии:

• Введение – укажите название мероприятия, даты и место его проведения. Опишите цели и задачи мероприятия, которые были поставлены перед командой организаторов.
• Организационная информация – представьте команду организаторов и их роли в подготовке и проведении мероприятия. Укажите информацию обо всех спонсорах, партнерах и других ключевых участниках, которые внесли свой вклад в мероприятие.
• Подготовка мероприятия – опишите основные шаги и этапы подготовки мероприятия, начиная с концепции и заканчивая выполнением плана. Укажите использованные ресурсы, бюджет, техническое оборудование и другие необходимые компоненты.
• Программа мероприятия – представьте детальную программу мероприятия, включая список спикеров, темы выступлений, активности и развлечения. Укажите изменения или дополнения, которые возникли по ходу мероприятия.
• Участники – укажите общее количество зарегистрированных участников, основные характеристики аудитории и процент вовлеченности. Например, сколько человек принимало участие во всевозможных активностях, сколько было вопросов спикерам, сколько удалось получить заполненных анкет от участников в рамках сбора обратной связи.
• Технические аспекты – опишите основные технические аспекты мероприятия, такие как звук, свет, интернет-соединение и другие технические услуги. Укажите проблемы и технические сбои, которые возникали во время мероприятия, и то, как вы их решили.
• Медийная составляющая – укажите, как вы продвигали мероприятия, в каких СМИ и на каких платформах были размещены анонсы мероприятия, где и как освещался ход мероприятия, сколько было потрачено на каждый вид рекламы и где о вашем мероприятии писали и говорили бесплатно.
• Оценка эффективности – предоставьте результаты оценки эффективности мероприятия, в первую очередь достижение целей мероприятия, удовлетворенность участников по результатам сбора обратной связи, выход на самоокупаемость или получение прибыли.
• Заключение – подведите итоги проведения мероприятия, обозначьте его ключевые моменты и достижения. Предложите рекомендации по улучшению процесса подготовки и проведения мероприятия на основе полученного опыта. Определите области для развития и улучшения в будущих мероприятиях.
• Приложения – включите в отчет любые дополнительные материалы, такие как фотографии, видео, презентации, анкеты обратной связи и другие документы, которые могут быть полезны для понимания проведенного мероприятия.

Отчет о проведении мероприятия должен быть документом, который отражает все ключевые аспекты подготовки и проведения мероприятия, а также предоставляет полезные выводы и рекомендации для будущих организаторов.

Что еще стоит сказать в завершение нашего курса? Самые бдительные читатели, интересовавшиеся темой ивентов еще в доковидные времена, наверняка обратили внимание, что мы ни слова не сказали о том, как выбирать дату мероприятия.

Мы ни разу не посоветовали тщательно изучить все события в городе на присмотренную вами дату, чтобы не пересекаться с более топовыми ивентами. И не стали советовать вам отказаться от проведения мероприятий в «понедельник – трудный день», когда все только входят в рабочий режим. И даже не порекомендовали избегать длинных праздников наподобие новогодних и майских с переносами выходных, когда люди массово уезжают отдыхать.

Почему? Потому что все это мелочи по сравнению с вероятностью событий, когда ваш ивент окажется никому не нужен в принципе. За последние несколько лет мы уже привыкли, что в любой момент могут объявить локдаун, санкции, мобилизацию и другие «тонизирующие» нововведения. Поэтому если вам есть, что сказать людям, и вы имеете команду и прочие ресурсы для проведения мероприятия, проводите и ни на кого не оглядывайтесь.

Никто не застрахован от того, что завтра не запретят еще какую-нибудь социальную сеть, и семинар, посвященный вопросам продвижения бизнеса в этой сети, потеряет актуальность. Никто не застрахован от очередной волны «сами-знаете-чего», когда топовые спикеры будут вынуждены снизить активность, пока все не нормализуется, а онлайн – это немножко не то, что живое общение.

Поэтому пользуйтесь ситуацией, когда все относительно спокойно и без новшеств, и работайте, как в «последний раз», в любую выбранную вами дату. Единственное, чего не стоит делать, – это мероприятия для семейных женщин в конце августа – начале сентября, особенно многодневные и уж тем более выездные.

В это время все мамы детей школьного возраста заняты приятными хлопотами: покупка одежды для школы, тетрадей, ручек не оставляет много времени для себя, и хорошо бы успеть перед 1 сентября сходить в парикмахерскую и на маникюр, чтобы 1 сентября выглядеть празднично. Мероприятия для семейных женщин лучше перенести на вторую половину сентября и далее, когда дети снова привыкнут к школе и будут решены все школьные организационные вопросы.

Тендеры – это отдельная история, которая касается исключительно государственных структур, где условия конкурса часто прописаны под желаемого победителя, связанного родственными или деловыми узами с руководством государственного учреждения. Возможно, не всегда, но часто. Обязательно имейте это в виду. А мы подводим итог.

Далее вас ждут последний проверочный тест и финальный экзамен, после чего вы можете уверенно браться за организацию мероприятия, даже если никогда ничем подобным не занимались.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее предлагаем пройти экзамен по материалу всего курса.

Ольга Обломова