Урок 6. Коммуникация и обратная связь с участниками мероприятия

Мы уже достаточно много знаем о том, как организовать мероприятие и что нужно для этого сделать. И теперь остается еще один весьма важный вопрос: кто должен все это делать? Любое мероприятие – это командная работа, и вам обязательно нужны помощники.

Как организовать команду мероприятия, как подобрать оптимальный состав участников мероприятия, какие подготовить вопросы участникам мероприятия, где найти интересных спикеров – это актуальные вопросы для любого организатора серьезного ивента.

Пройдя этот урок вы поймете, как формировать команду мероприятия и где искать волонтеров, кроме как среди своих знакомых, сможете организовать и упорядочить любое количество участников мероприятия так, чтобы провести ивент на самом высоком качественном уровне, найти топовых спикеров и интересных гостей на мероприятие.

Содержание:

• Организация персонала и волонтеров мероприятия
• Взаимодействие с гостями и спикерами мероприятия
• Взаимодействие с участниками мероприятия
• Проверочный тест

Для раскрытия нашей сегодняшней темы нам будет полезна уже знакомая книга «Еvent-маркетинг. Все об организации и продвижении событий» [Д. Румянцев, Н. Франкель, 2017]. Вопросам формирования команды для подготовки мероприятия, работы с участниками и поиска волонтеров посвящены специальные разделы книги.

Организация персонала и волонтеров мероприятия

Первое и главное, что советуют практики, в том числе авторы упомянутой нами книги, это сначала собрать команду, а потом уже браться за организацию мероприятия, но никак не наоборот. Думать, будто главное начать, а нужные люди потом подтянутся сами по себе, – это глубочайшая ошибка многих новичков, чреватая тем, что какой-нибудь сегмент подготовки мероприятия может попросту провалиться.

И ладно, если это будет не самый крутой дизайн программы мероприятия, сверстанный ввиду отсутствия дизайнера на скорую руку человеком, не имеющим соответствующего опыта. Или конфеты и печенье закончатся к середине кофе-брейка – это всегда можно докупить в ближайшем универсаме.

Намного хуже, если у вас «просядет» продвижение, из-за чего ваш ивент останется незамеченным, а продажи билетов на мероприятие будут «стремиться к нулю». Или вовсе окажется, что аренду помещения не оплатили в оговоренный срок, и арендодатель, ни до кого не дозвонившись, сдал помещение в аренду другим более обязательным людям.

Как застраховаться от всех этих накладок? Собрать команду, где каждый знает, за что он отвечает, и при этом нет «бесхозных» обязанностей по подготовке мероприятия, за которые не отвечает никто. С чего начать? Начинаем мы всегда с целеполагания и планирования, и организация команды мероприятия не станет исключением.

Мы всегда должны держать в голове цель мероприятия и понимать, какие нужно решить задачи, чтобы достичь этой цели. Для наглядности можно набросать все эти задачи в виде схемы, как это делают авторы книги «Еvent-маркетинг. Все об организации и продвижении событий» для всех своих мероприятий:

Далее нам остается распланировать список задач и найти под каждую задачу исполнителя.

Топ-10 шагов по организации команды мероприятия:

• Определение потребностей – посмотрите, какие специалисты нужны на этапе подготовки и проведения мероприятия. Например, дизайнер полиграфической продукции, веб-дизайнер, интернет-маркетолог, ведущий, синхронный переводчик, звукорежиссер, модератор, охрана, официанты, уборщики. Подсчитайте, сколько нужно человек, чтобы наладить учет участников мероприятий на стойке регистрации так, чтобы не было очередей.
• Разработка описания обязанностей – четко пропишите техническое задание для дизайнеров и маркетологов, программу для ведущего и переводчика, обязанности тех, кто будет встречать гостей, отмечать всех прибывших на стойке регистрации, провожать и показывать их места в зале или помогать с поиском свободного места при свободной рассадке. Техническим специалистам при необходимости предоставьте бриф – документ, в котором заказчик раскрывает суть проекта и ставит задачи исполнителю, прописывая основные параметры будущего программного, графического, медийного или какого-либо иного проекта.
• Распределение обязанностей – сначала распределите основные обязанности по организации мероприятия, такие как поиск помещения, аренда оборудования, составление программы и расписания, организация питания и кайтеринга, получение необходимых согласований. Подумайте, справляетесь ли с этим вы сами и ваше ближайшее окружение или вам нужен как минимум еще администратор, который будет отвечать на звонки клиентов и партнеров.
• Распределение заданий – подумайте, есть ли в ближайшем окружении тот, кто может сверстать сайт, разработать рекламную кампанию, настроить контекстную рекламу и продвижение в соцсетях за разумную плату, или это нужно будет вынести на аутсорсинг.
• Поиск специалистов – ищите недостающих специалистов (дизайнеров, маркетологов, SMM-менеджеров, переводчиков) на сайтах по трудоустройству, биржах фриланса, в соцсетях и, конечно, при помощи традиционного «сарафанного радио». Как вариант, можно попросить контакты ведущих и переводчиков у ваших коллег по ивент-сфере. Или, к примеру, посмотреть в «подвале» понравившегося сайта название агентства, которое верстало этот сайт.
• Поиск волонтеров – ищите помощников, которые будут готовы с улыбкой встречать гостей, вручать им рекламные буклеты, рассаживать их по местам, показывать, где находится санузел, следить за чистотой и вовремя оповещать старшего группы уборщиков о необходимости убрать накопившийся мусор, приглашать участников мероприятия ознакомиться с выставкой продукции спонсоров ивента. Искать можно среди знакомых, знакомых своих знакомых, читателей вашего блога, подписчиков сайта или странички вашей компании, с помощью объявлений на дверях студенческих общежитий и через волонтерские группы в соцсетях. В свое время авторы книги нашли волонтеров через группу «Добровольцы Петербурга» в соцести «ВКонтакте».
• Привлечение волонтеров – тут вам пригодится заранее сформулированное описание обязанностей, которое вы прикрепите к объявлению о наборе волонтеров, чтобы люди понимали, чем им придется заниматься. Обязательно пропишите, что волонтеры получат взамен: бесплатный вход и питание на мероприятии, возможность послушать доклады, бесплатный доступ к материалам конференции, семинара, тренинга, возможность принять участие в нетворкинге – создании и развитии сети полезных знакомств для своей будущей карьеры.
• Общий инструктаж и обучение – дайте четкое техническое задание дизайнерам и маркетологам, расскажите программу и прочие нюансы мероприятия ведущему, переводчику, представителям кайтеринга и волонтерам. Для волонтеров следует провести инструктаж на месте, показав локацию мероприятия, все ходы и выходы, в том числе запасные, на случай чрезвычайной ситуации. Озвучьте четкие ожидания по срокам, когда должны быть готовы макеты, когда следует прибыть на мероприятие ведущему, переводчику, волонтерам и всем остальным.
• Индивидуальный инструктаж – следует показать каждому волонтеру, где конкретно он должен стоять, что делать, как решать традиционные накладки наподобие «а мое место в зале уже занято» и куда звонить, если случилось нечто более экстраординарное. Такой инструктаж лучше привязывать не к личности, а к обязанностям (например, дежурного на ресепшн) во избежание возражений в духе «А почему я?» Убедитесь, что у всех членов команды наличествует ясное представление о своих обязанностях.
• Обеспечение коммуникации – оговорите каналы связи и координаты контактных лиц по каждому поводу и для каждого специалиста и волонтера. Условно говоря, вас как главного организатора не должны дергать по поводу того, что возле кулера с водой заканчиваются пластиковые стаканчики. У дежурного на ресепшн должен быть телефон представителя кайтеринга, который присутствует на мероприятии, отвечает за питание и напитки и принесет недостающие стаканчики в течение 2-3 минут.

И еще пару ремарок по поводу волонтеров. Согласно определению, волонтерская деятельность – это общественно полезная деятельность на безвозмездной основе, т.е., как говорил персонаж известного мультика, даром. Тем не менее, по желанию вы можете предложить волонтерам какое-то символическое вознаграждение за их труд. Особенно, если мероприятие само по себе не самое крутое и не представляет особого интереса для молодежи, которая как раз и занимается волонтерством чаще всего.

Интересующихся можем переадресовать на наш курс «Массовые коммуникации: основы общения с широкой аудиторией», где вы изучите множество приемов, честных и не очень, и научитесь их вовремя распознавать, дабы не стать жертвой недобросовестных конкурентов.

В любом случае, по ходу мероприятия оказывайте поддержку своей команде: помощникам, специалистам, волонтерам, а по окончании выразите благодарность. Если вы планируете работать в event-сфере далее, закрепите успех сотрудничества и всем хорошо зарекомендовавшим себя помощникам и специалистам предложите дальнейшее взаимодействие на будущих ивентах.

Кстати, таким образом вы не только резервируете собственно специалистов и волонтеров для будущих проектов, но и получаете неиссякаемый источник свежих идей по организации мероприятий. Часто случается такое, что оформлявший помещение дизайнер начинает придумывать оригинальные задания участникам мероприятий, работавший с вами маркетолог предлагает интересного гостя на мероприятие, волонтеры подсказывают подходящее место, где они когда-то волонтерили и уже хорошо «ориентируются на местности».

Чтобы достичь такой идиллии, эксперты советуют изначально проговорить некоторые правила взаимодействия в команде мероприятия.

Правила взаимодействия в команде мероприятия:

Можно сказать, что все эти правила будут хорошо работать в любой команде, а не только в команде организаторов мероприятия. Прокачать необходимые для этого скиллы можно на наших программах «Критическое мышление» и «Лучшие техники коммуникаций».

Это что касается организации персонала и волонтеров мероприятия. После того, как у вас есть команда и вы знаете, что с ней делать, вы можете приступать к организации ивента. В частности, поиску гостей и спикеров.

Взаимодействие с гостями и спикерами мероприятия

Для большинства мероприятий нужно решить задачу, кто будет на сцене. Идет ли речь о докладчиках на конференции, ведущих мастер-классов, музыкальных группах и исполнителях на концертах и фестивалях, именно от них во многом зависит настроение присутствующих и общее впечатление от ивента.

Конечно, лучше всего, чтобы участниками мероприятия стали топовые спикеры, востребованные эксперты, уже раскрученные группы и певцы, но так бывает не всегда. Если вы только выходите на рынок event-услуг или продвигаете что-то свое, вам только предстоит стать топовыми, востребованными, известными и раскрученными.

В этом случае есть смысл позаботиться, чтобы получить благосклонность лидеров мнений, и они рекомендовали ваше мероприятие своей многотысячной аудитории. Возможно, стоит даже заплатить за это, а еще за то, что лидер мнений согласится выступить с горячим докладом на вашей конференции и пригласит туда своих подписчиков.

В эпоху цифровых технологий это стало проще, чем раньше. Особо занятый эксперт может выйти в эфир онлайн, а то и вовсе записать свое выступление заранее, вместе с приветствием участникам этого уважаемого события, которые вы организуете.

В этом случае важно, чтобы обращение к участникам мероприятия, посвященного даже очень серьезному глобальному событию, было коротким, насыщенным и «без воды», потому что на офлайновом мероприятии сидеть и смотреть на экране нудный доклад «ни о чем» долго никто не будет, даже если спикер суперизвестный.

Это же правило стоит реализовать для мероприятий, где центральным элементом будет застолье. Вместо «разлития мыслями по древу» лучше сделать спич – краткую приветственную речь на банкете.

Однако мало найти подходящих спикеров и интересных гостей. Нужно еще наладить с ними конструктивное взаимодействие, что не всегда легко, потому что звездная болезнь, увы, не так уже редко встречается среди людей, почувствовавших вкус успеха.

Тем не менее, есть общие правила, которые помогут минимизировать риск какого-либо недопонимания и оставить позитивное впечатление о вас как организаторах мероприятия даже у самых «звездных звезд».

Правила взаимодействия с гостями и спикерами мероприятия:

• Напоминание и информация – накануне обязательно напомните приглашенному о мероприятии, пришлите телефоны контактных лиц, если это не сделано до сих пор, и прочую необходимую организационную информацию. Например, схема заезда на территорию, расположение парковки и т.д. Если парковка платная, расходы стоит взять на себя, даже если гость готов оплатить ее из своего гонорара.
• Приветствие и внимание – обеспечьте гостеприимную встречу и теплый прием. Встречайте у входа, проводите до места, предложите кофе, дайте немного отдохнуть, если человек прибыл к вам прямо с поезда или самолета.
• Помощь в подготовке к выступлениям – заранее отладьте технику, микрофоны, проекторы, освещение, покажите, как менять слайды, помогите закрепить гарнитуру, убедитесь, что спикеру хорошо виден текст или тезисы его доклада, ему комфортно работать со звуком, а самого спикера хорошо слышно во всех частях зала.
• Учет пожеланий – поинтересуйтесь, нужно ли выступающему что-то еще, кроме того, что уже подготовлено для выступления. Так, некоторым докладчикам обязательно нужна в меру теплая, но не горячая кипяченая вода, а кто-то просит непрозрачную емкость для жидкости, чтобы под видом чая пить кое-что покрепче. Если приглашенный имеет райдер (перечень требований к организации выступления), важно выполнить все его условия.
• Возможности для взаимодействия с аудиторией – поощряйте спикера взаимодействовать с аудиторией. Уточните, как для него лучше: вопросы по ходу выступления или сразу после. Обеспечьте в зале стационарный «открытый микрофон», к которому можно подходить по очереди или команде модератора, либо волонтера с радиомикрофоном, который будет отслеживать поднятые руки и передавать микрофон желающему высказаться.
• Возможности для нетворкинга – лидерам мнений возможность пообщаться между собой зачастую нужна не меньше, чем тем, кто пришел их послушать. Предусмотрите в пространстве мероприятия переговорные зоны, мягкие уголки и другие возможности для общения.
• Обратная связь – после мероприятия обязательно предложите гостям и спикерам переслать фото- и видеоотчет о мероприятии, в том числе запись их выступления, если спикер дал разрешение на такую запись. Поинтересуйтесь мнением высокого гостя о мероприятии и спросите разрешение обратиться к нему в следующий раз, когда вы будете проводить следующее мероприятие подобного рода.

Взаимодействие с приглашенными гостями и спикерами мероприятия требует внимания к их потребностям, уважения и готовности помочь им по мере необходимости. Создание поддерживающей и продуктивной среды для всех участников способствует успешному и запоминающемуся мероприятию.

Взаимодействие с участниками мероприятия

И, наконец, самые главные люди, ради которых все затевается, – это участники мероприятия. Будут ли это участники спортивного мероприятия, дети – участники мероприятий творческой направленности, научная интеллигенция, прибывшая на форум – всем нужно уделить внимание, помочь сориентироваться и чувствовать себя комфортно на протяжении всего ивента.

Хорошо продуманное взаимодействие с участниками создает положительную атмосферу, улучшает удовлетворенность и делает мероприятие более запоминающимся. Рекомендации будут во многом сходны с теми, что мы рассматривали для гостей и спикеров, разве что за исключением нюансов использования мультимедийной аппаратуры для доклада.

Правила взаимодействия с участниками мероприятия:

Эффективное взаимодействие с участниками мероприятия создает позитивный опыт и способствует их участию в будущих событиях. Старайтесь быть внимательными к потребностям и ожиданиям участников, а также открытыми для обратной связи и улучшений.

На этом уроке мы узнали, как сформировать команду ивента и как наладить взаимодействие с гостями, спикерами и участниками таким образом, чтобы они с высокой степенью вероятностью остались довольны, и откликнулись, когда вы их пригласите в следующий раз. Далее у нас небольшая проверка знаний и финальный урок курса, посвященный тому, к чему мы так упорно готовились, – проведению мероприятия.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

В следующем уроке мы поговорим о проведении мероприятий.

Ольга Обломова