Урок 4. Планирование и организация

На прошлом уроке мы изучили основы делового общения, освоили вербальные и невербальные коммуникативные навыки и секреты создания открытого и доверительного общения в команде. Однако не меньшее значение для успеха в бизнесе и создании здоровой атмосферы в компании имеют организаторские способности менеджера.

На этом уроке мы будем говорить о важности планирования, методах планирования, различных аспектах организации рабочего процесса и самодисциплине для менеджера.

Тем, кто увлечется методами тайм-менеджмента, стоит потом пройти наш специальный курс «Тайм-менеджмент» и расти в этом направлении дальше. А все необходимые основы мы дадим уже сегодня.

Содержание:

• Важность планирования
• Методы планирования
• Организация рабочего процесса
• Приоритизация задач
• Управление временем и ресурсами
• Самоменеджмент для менеджера
• Проверочный тест

Разобраться в теме планирования нам поможет книга «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента» [А. Фридман, 2015]. Популярно и доходчиво про тайм-менеджмент нам расскажет книга «Тайм-менеджмент» уже знакомого нам автора Брайана Трейси [Б. Трейси, 2015].

Важность планирования

О важности планирования сказано много, особенно в деловой литературе. И даже если практически никогда не удается следовать точно по плану, планировать все равно нужно. Нужно не для того, чтобы достичь идеала, а для того, чтобы просто избежать хаоса. И все же давайте скажем еще пару слов о том, зачем нужно планирование менеджеру.

Зачем нужно планирование:

• Определение целей и направлений – планирование помогает четко определить цели компании и/или проекта и определить пути их достижения. Планирование обеспечивает направление и фокус для всей команды, что способствует согласованности действий и снижению вероятности ошибок и дублирования усилий.
• Рациональное использование ресурсов – планирование позволяет оптимально распределить ресурсы (время, деньги, прочее) для достижения поставленных целей, избежать ненужных затрат и потерь, обеспечивая эффективное использование потенциала.
• Предвидение рисков и неопределенностей – планирование включает анализ потенциальных рисков и разработку стратегий для их минимизации, что позволяет подготовиться к возможным проблемам и изменениям, снижая их негативное воздействие на организацию.
• Координация действий – планирование обеспечивает координацию действий всех сотрудников и подразделений, что позволяет избежать конфликтов и дублирования работы, способствует интеграции и согласованности усилий всех членов команды, направленных на достижение общих целей.
• Контроль и оценка – планирование создает основу для контроля и оценки прогресса, позволяя менеджерам отслеживать выполнение планов и достигать поставленных целей, предоставляет критерии и показатели, по которым можно оценивать результаты и вносить необходимые корректировки.
• Мотивация и вовлеченность сотрудников – четко сформулированные цели и планы мотивируют сотрудников, потому что они понимают, к чему стремятся, как их усилия влияют на достижение общих целей, чувствуют себя частью общего процесса и видят свою роль в его успехе.
• Управление изменениями – в условиях быстро меняющейся среды планирование помогает организациям быть гибкими и адаптивными, быстро реагировать на изменения и корректировать планы в соответствии с новыми условиями и требованиями.

Это основные причины, по которым менеджмент организации нуждается в планировании. А теперь переходим собственно к планированию.

Методы планирования

Для начала рассмотрим процесс планирования в самом общем виде и изучим шаги, которые нужно сделать в любом случае, идет ли речь о стратегическом планировании развития компании или личном планировании.

Процесс планирования:

Так выглядит процесс планирования в общем виде. Когда мы с вами знакомились с основами менеджмента в уроке 1, мы узнали, что существует финансовый менеджмент, стратегический менеджмент, операционный менеджмент и многие другие виды менеджмента, а также различные технологии менеджмента. Это все напрямую связано с методами планирования в менеджменте. Давайте же посмотрим, какие есть основные методы и виды планирования в менеджменте.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование охватывает долгосрочные цели и стратегии организации, обычно на период от трех до пяти лет или более, включает анализ внешней среды, внутренних возможностей и определение миссии и видения компании.

Характеристики стратегического планирования:

• Ориентация на будущее – позволяет организации готовиться к будущим изменениям и вызовам.
• Целостное видение – помогает выработать целостное понимание миссии и видения организации.
• Распределение ресурсов – обеспечивает эффективное распределение ресурсов в соответствии с долгосрочными целями.

Методы стратегического планирования:

• SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз).
• PESTEL-анализ (оценка политических, экономических, социальных, технологических, экологических и правовых факторов).
• Портфельный анализ (матрица Бостонской консалтинговой группы BCG, матрица McKinsey).

Уточним, что матрица Бостонской консалтинговой группы BCG – это метод идентификации «дойных коров», «проектов-звезд», «проблемных детей» и так называемых «бесполезных собак», под которыми подразумеваются стагнирующие сегменты рынка.

Думаем, понятно, что «дойных коров» нужно холить и лелеять, а стагнирующие сегменты потихоньку перепрофилировать на нечто более перспективное. Подробнее об этом методе можно узнать из статьи «Матрица БКГ: что это, модель, примеры построения и анализа» [А. Александров, 2023].

Матрица McKinsey – это адаптация метода BCG к сфере бренд-менеджмента, позволяющая понять, какие группы товаров имеют перспективу на рынке, а какие нет. Подробнее о методе и о том, как его применять, рассказывается в материале «Анализ ассортимента с помощью матрицы McKinsey General Electric» [PowerBranding, 2021]. Уточним, что эту модель придумали в консалтинговой компании McKinsey&Company в сотрудничестве с General Electric (GE) в 1970-х годах.

Тактическое планирование

Тактическое планирование ориентировано на среднесрочные цели и задачи, обычно на период от одного до трех лет, включает разработку конкретных планов и программ для реализации стратегических целей.

Характеристики тактического планирования:

• Конкретизация – переводит стратегические цели в конкретные действия и проекты на среднесрочную перспективу.
• Гибкость – позволяет быстро адаптироваться к изменениям и корректировать действия в зависимости от текущей ситуации.
• Связь стратегии с операционной деятельностью – помогает связать стратегические цели с повседневной деятельностью.

Методы тактического планирования:

• Карта целей и задач (Goal Setting).
• Метод SMART (цели по критериям Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
• Планирование ресурсов (разработка графиков использования ресурсов).

Подробно описывать методы не будем ввиду их общеизвестности и избытка материалов в Сети для желающих обновить знания. Скажем только, что тактическое планирование – это своего рода «переходное звено» между стратегическим и операционным планированием.

Операционное планирование

Операционное планирование фокусируется на краткосрочных целях и задачах, обычно на период до одного года, включает планирование мероприятий на день, неделю, месяц, квартал, полугодие.

Характеристики операционного планирования:

• Короткий горизонт планирования – специализируется на краткосрочных задачах и операциях, необходимых для выполнения текущих задач.
• Фокус на деталях – позволяет детально прорабатывать ежедневные задачи и контролировать их выполнение.
• Быстрое реагирование – обеспечивает возможность быстрого реагирования на ежедневные изменения и потребности.

Методики операционного планирования:

• Диаграмма Ганта (визуализация графиков выполнения задач).
• Метод критического пути (определение критических задач и сроков).
• Метод оценки и пересмотра программы PERT (анализ времени выполнения задач и выявление возможных задержек).

Это зона ответственности менеджеров среднего и/или низового звена в зависимости от масштабов компании. В особо крупных компаниях с раздутым штатом младшие менеджеры часто ни за что не отвечают и именуются менеджерами исключительно «для красоты».

Проектное планирование

Проектное планирование, как следует из названия, специализируется на планировании проектов и включает определение целей, задач, сроков и ресурсов для реализации конкретных проектов.

Характеристики проектного планирования:

• Четкая структура – обеспечивает четкую структуру и последовательность действий для выполнения проектов.
• Зоны ответственности – определяют ответственных за каждый участок работы и объемы полномочий для каждого из них.
• Контроль и управление – позволяют эффективно контролировать ход выполнения проекта и управлять ресурсами.

О методах проектного планирования мы будем говорить в следующем уроке, посвященном управлению проектами, поэтому сейчас не станем отвлекаться и пойдем дальше.

Сценарное планирование

Сценарное планирование подразумевает разработку различных сценариев развития событий для подготовки к ситуации неопределенности и возможным изменениям, оценку вероятных исходов и подготовку стратегий реагирования для каждого сценария. Это и есть основные характеристики сценарного планирования, из которых следуют применяемые методы сценарного планирования.

Методы сценарного планирования:

• Разработка сценариев – описание различных возможных будущих ситуаций).
• Анализ чувствительности – оценка влияния изменений ключевых факторов).
• Метод «Что, если?» – анализ возможных последствий различных решений, т.е. что будет, если предпринять те или иные действия.

Сценарное планирование может быть частью тактического или операционного планирования, чтобы выработать возможные варианты действий для разных сценариев развития событий.

Финансовое планирование

Финансовое планирование включает оценку доходов, расходов и капитала для обеспечения финансовой устойчивости организации, поиск «финансовых дыр», которые неочевидны на первый взгляд, но через которые регулярно утекают деньги.

Характеристики финансового планирования:

• Контроль затрат – позволяет контролировать расходы и обеспечивать эффективное использование финансовых ресурсов.
• Оценка финансового состояния – помогает оценить текущее финансовое состояние и прогнозировать будущие финансовые потребности.
• Создание резервов – позволяет создать финансовую «подушку безопасности» для компании.

Методы финансового планирования:

• Бюджетирование – разработка и контроль исполнения бюджета.
• Анализ точки безубыточности – определение уровня продаж, при котором доходы равны затратам.
• Прогнозирование денежных потоков – оценка будущих денежных поступлений и расходов).

Финансовое планирование в той или иной степени применяется в любых видах планирования, будь то проектное, операционное или какое-либо иное. Для реализации любого проекта, стратегии, тактики, решения повседневных задач нужны финансовые ресурсы, и финансовое планирование позволяет их изыскать.

Инновационное планирование

Инновационное планирование – это планирование внедрения новых технологий и инноваций, оценка рисков и возможностей, связанных с инновациями и любыми нововведениями в компании.

Методы инновационного планирования:

• Технологическое прогнозирование – оценка перспективных технологий.
• Метод Дельфи – сбор экспертных оценок.
• SWOT-анализ – для анализа и оценки инноваций.

Эти сведения мы вам даем исключительно для общего развития и понимания, с чем вам придется работать, если вы дорастете до инновационного менеджмента и инновационного планирования. Каждый метод в применении к инновациям требует отдельного и объемного рассмотрения, знания ситуации в отрасли, где планируются инновации, учета множества факторов и обычной человеческой интуиции, так что это поле для самостоятельной работы и самостоятельного изучения.

Планирование человеческих ресурсов

Планирование человеческих ресурсов подразумевает определение потребностей в персонале, подбор кадров, обучение и развитие, управление мотивацией и эффективностью сотрудников.

Методы планирования человеческих ресурсов:

• Анализ рабочих мест – определение требований к должностям.
• Планирование карьерного роста – разработка индивидуальных планов развития сотрудников.
• Методы оценки эффективности – 360-градусная оценка, KPI.

К слову, метод 360-градусной оценки вы можете применить не только к другим, но и к себе. Освоить этот метод можно на нашей программе «Самооценка 360».

Планирование является одной из ключевых функций менеджмента и основополагающим элементом эффективного управления. Как мы только что разобрались, планирование включает в себя процесс определения целей, разработки стратегий и организации рабочего процесса, необходимого для их достижения.

Организация рабочего процесса

Организация рабочего процесса в менеджменте – это комплекс мероприятий, направленных на эффективное управление деятельностью сотрудников и ресурсов для достижения поставленных целей. Это включает планирование, координацию, контроль и оптимизацию всех рабочих процессов.

Ключевые аспекты организации рабочего процесса в менеджменте:

• Целеполагание и планирование – используйте изученные методы планирования в зависимости от своей сферы деятельности. Создайте детализированные планы, включающие все шаги, необходимые для достижения целей, и установите сроки.
• Координация – четко определите обязанности каждого сотрудника. Убедитесь, что каждый знает свои задачи и понимает, как они связаны с общими целями команды.
• Обеспечение коммуникации – создайте эффективные каналы связи для обмена информацией между сотрудниками. Регулярно проводите совещания для обсуждения хода выполнения задач и решения возникающих проблем.
• Контроль и мониторинг выполнения задач – постоянно отслеживайте выполнение запланированных задач. Используйте системы управления проектами и трекинга задач для визуализации процесса, такие как диаграмма Ганта и любые другие удобные для вас методы наглядного представления.
• Оценка результатов – проводите регулярные оценки выполнения задач и достижения целей, анализируйте результаты, выявляйте отклонения от плана и причины таких отклонений.
• Оптимизация – регулярно анализируйте рабочие процессы для выявления узких мест и возможностей для улучшения. Используйте методы анализа, такие как SWOT, для определения сильных и слабых сторон процессов.
• Внедрение улучшений – внедряйте изменения и улучшения на основе результатов анализа. Помните, что успех в бизнесе требует постоянного совершенствования процессов, снижения издержек и повышения качества товаров и услуг.
• Управление ресурсами – обеспечьте оптимальное использование всех доступных ресурсов, включая людские, финансовые, материальные и информационные ресурсы.
• Обучение и развитие персонала – инвестируйте в обучение и развитие сотрудников, чтобы повысить их квалификацию и эффективность работы. Разрабатывайте программы мотивации, поощряйте достижения и создавайте условия для личностного и профессионального роста сотрудников.
• Подготовка к изменениям – подготовьте команду к возможным изменениям в рабочем процессе, если таковые предвидятся. Объясните необходимость изменений и ожидаемые результаты.

Подробнее про сопротивление изменениям и роль менеджера в его преодолении мы будем говорить в уроке 6. А сейчас скажем, что эффективная организация рабочего процесса требует комплексного подхода и постоянного внимания к деталям.

И даже самые хорошо продуманные планы и четко организованные процессы требуют приоритизации, потому что в любой работе постоянно возникают новые задачи.

Приоритизация задач

Приоритизация задач в менеджменте – это процесс определения важности и срочности задач с целью эффективного распределения ресурсов и времени. Это помогает менеджерам и командам сосредоточиться на наиболее значимых и критических задачах для достижения организационных целей.

Расставить приоритеты следует на этапе планирования и организации рабочих процессов и до того, как вы приступите к распределению ресурсов. Почему так? Потому, что любые ресурсы исчерпаемы и, по большому счету, их всегда не хватает.

Именно поэтому так важно обеспечить ресурсами в первую очередь выполнение приоритетных задач. Давайте рассмотрим стратегии и методы приоритизации задач.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре категории по двум осям: важность и срочность. В итоге все задачи можно разделить на четыре группы:

• Срочные и важные (делать немедленно).
• Не срочные, но важные (планировать).
• Срочные, но не очень важные (делегировать).

Матрица Эйзенхауэра помогает наглядно увидеть, какие из множества задач наиболее важны, сосредоточиться именно на них и избежать чрезмерного внимания к незначительным делам.

Метод ABC

Метод ABC – это классификация задач на три категории: A, B и C в зависимости от их важности и влияния на цели. Тут изначально предполагается, что в вашем списке нет неважных и ненужных задач, поэтому все, что есть, распределяется на три категории:

• A – критически важные задачи.
• B – задачи средней важности.
• C – менее важные задачи.

Метод ABC отличает простота в применении, четкая фокусировка на наиболее важных задачах и возможность уделить внимание не слишком важным на текущий момент задачам, которые, не исключено, могут обрести значимость в обозримом будущем.

Метод MoSCoW

В данном случае MoSCoW расшифровывается как Must have, Should have, Could have, and Won't have. Таким способом обозначаются следующие категории задач:

• Must have (обязательные).
• Should have (желательные).
• Could have (возможные).
• Won't have (не являющиеся обязательными в текущем цикле).

Метод MoSCoW помогает четко определить обязательные и необязательные на данный момент элементы проекта, сосредоточиться на том, без чего нельзя обойтись, и не упускать из виду то, что может обрести актуальность в следующем цикле.

Метод 80/20 (принцип Парето)

Принцип Парето гласит, что 80% результатов достигаются за счет 20% усилий. Поэтому стоит записать абсолютно все, чем вы занимаетесь на работе, и внимательно посмотреть, какие из этих действий приносят результат, за который вам платят зарплату, если вы наемный менеджер, или прибыль, если вы собственник бизнеса.

В дальнейшем основные усилия и ресурсы следует сосредоточить именно на тех 20% действий, которые приносят 80% результата. Это не значит, что остальные 80% работы следует игнорировать. Условно говоря, если из магазина исчезнет 80% не слишком востребованного ассортимента, появляется риск, что оставшиеся 20% товара никто не купит, потому что покупателей будут отпугивать пустые полки.

Поэтому 80% товара пусть будут, а 20% приносящего основную прибыль товара нужно контролировать, мониторить, следить, чтобы он всегда был на складе, и вовремя подвозить в магазин по мере продаж.

Использование различных методов и стратегий приоритизации помогает менеджерам принимать обоснованные решения, сосредотачиваться на ключевых задачах и повышать общую производительность команды и организации. В целом, приоритизация задач – это важный аспект управления, который позволяет максимально эффективно использовать ресурсы и время.

Управление временем и ресурсами

Управление временем и ресурсами в менеджменте является ключевым элементом для достижения организационных целей и повышения эффективности работы команды.

Время – это, пожалуй, самый ценный ресурс, потому что он невосполним, необратим, не подлежит накоплению, а вот растратить его впустую можно запросто, причем не заметить, когда и как это произошло.

Именно для того, чтобы этого не произошло, мы только что рассмотрели методы приоритизации, потому как нет ничего более бестолкового, чем гениально спланировать время и ресурсы для дел и задач, которыми не нужно заниматься в принципе.

После того, как вы выставили приоритеты, вы получаете представление, чего и сколько (времени, денег, оборудования) вам нужно для решения каждой задачи, от самой важной до самой простой.

Если вы приходите к выводу, что все можете успеть и всеми этими задачами хотите заниматься сами, хорошо. Если нет, вам стоит задуматься прямо сейчас, что из этого списка можно делегировать. У нас есть для вас крутой курс «Эффективное делегирование», где подробно расписаны все аспекты этого увлекательного процесса.

Здесь скажем только то, что делегировать следует мелкие задачи, которые вы уже давно «переросли». И любые другие задачи, под которые есть исполнитель, способный их выполнить не хуже вас или обеспечить хотя бы 70% качества выполнения задачи, которые обычно обеспечиваете вы.

Что делать с оставшимися задачами, которые вы будете решать сами? Для них есть тайм-менеджмент, технология организации времени и повышения эффективности его использования. Давайте рассмотрим самые простые в повседневном применении техники тайм-менеджмента.

Метод Pomodoro

Метод Pomodoro или «метод помидора» – это разделение рабочего времени на интервалы с паузами на отдых. В оригинальном исполнении рекомендуются интервалы по 25 минут и 5-минутные паузы на отдых, однако эту методику легко адаптировать под любую деятельность.

Если вы преподаватель и у вас лекция длится 45 минут, вы можете взять за основу 45-минутные интервалы и паузы, длительность которых равна продолжительности перемен между лекциями.

Если вы не любите отвлекаться и предпочитаете делать дело за «один присест», спланируйте нужное вам число рабочих интервалов нужной продолжительности по количеству дел. Это легко реализовать, если вы внимательно изучили материал урока и вняли рекомендациям по операционному планированию. В частности, составлять детальный план на день.

Для этого вам нужно понимание, сколько времени нужно для каждого дела и запас времени на случай, если появятся непредвиденные обстоятельства. В идеале стоит подробно распланировать 60% рабочего времени, а остальное зарезервировать на различные неожиданности либо возможность заняться делами, не привязанными к четким срокам, если никаких неожиданностей не случится.

Почему это все называется методом помидора? Все просто: у разработчика метода был таймер в форме помидора.

Метод гибкого и жесткого планирования

Тут под жестким планированием подразумевается планирование задач, четко привязанных к дате и времени (заседание совета директоров, отход поезда, которым вы едете в командировку, репетиции, тренировки и т.д.) Это нужно внести в график в первую очередь.

Не привязанные к дате и времени задачи следует распределить между делами, которые имеют четкую дату и время. Причем некоторые из них можно сделать в буквальном смысле «между делом», скрасив время в поездке, в очереди, в пробке на светофоре, в ожидании начала совещания. Например, заранее скачав нужные книги в планшет или смартфон.

Метод «слона», «лягушки» и «единорога»

В данной методике «слон» – это масштабные задачи, которые нельзя выполнить за один заход. Чтобы с ними справиться, «слона» следует разделить на «бифштексы» – задачи помельче, каждую из которых можно выполнить, к примеру, за час.

Тогда вам останется внести все эти мелкие дела в свой график так, чтобы успеть их сделать к намеченному сроку. И, соответственно, успевать подготовить ресурсы (скачать программу, заправить принтер, заполнить документы), нужные для каждой из этих мелких задач.

В свою очередь, «лягушки» – это мелкие и обычно малоприятные дела, которые постоянно ускользают из вашего поля зрения, но которые кроме вас никто не сделает и делегировать их почему-либо нельзя. Например, звонки клиентам, которые задолжали и не хотят ни платить, ни лишний раз разговаривать с вами.

Чтобы взяться и, наконец, сделать все эти дела, для них следует найти время в своем плотном графике. Однотипные дела, занимающие по паре минут каждое (например, телефонные звонки), можно сгруппировать, и совершить несколько звонков за один заход, в сумме потратив 10 минут и сделав одним махом пять дел, т.е. пять звонков клиентам. Можно заранее подготовить шаблон сообщения для тех, кто не берет трубку, и отправлять после каждого звонка, оставшегося без ответа.

Со «слонами» и «лягушками» разобрались, а кто тогда в этом «зверинце» играет роль «единорога»? Это наши дела-мечты – дела, которые мы мечтаем когда-нибудь сделать, но почему-то откладываем. Например, написать книгу, научиться танцевать, съездить на однодневную экскурсию в соседний город. На них почему-то всегда нет времени или есть страх осуждения со стороны окружающих, что «вы занимаетесь ерундой» или «сейчас не до этого».

Скажем по секрету, что при нашей жизни всегда найдутся обстоятельства, позволяющие сказать, что «сейчас не до этого». Однако жизнь у нас одна, и зачастую именно такие мелкие радости, как танцы, книги, поездки и творчество, наполняют нашу жизнь смыслом и позволяют легче переживать все то, что постоянно происходит вокруг.

Подумайте, можете ли вы полностью освободить один выходной день для однодневной поездки и нужна ли вам какая-то предварительная подготовка для такой поездки. Это вполне можно сделать в несколько этапов: в один день забронировать билеты, в другой день собрать сумку с документами, зарядкой для гаджетов, питьевой водой и, если нужно, лекарствами и бутербродами, а в выходной отправиться в путешествие.

Вам кажется, что мы отвлеклись от темы менеджмента? Вовсе нет, потому что самоменеджмент для менеджера – это ничуть не менее важно, чем стратегическое планирование и организация рабочего процесса.

Самоменеджмент для менеджера

Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленное применение эффективных методов в повседневной практике с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих целей в работе и в жизни.

Этот процесс включает в себя самоорганизацию, самодисциплину и самоконтроль, позволяя человеку эффективно использовать свои способности и ресурсы для максимальной продуктивности и удовлетворенности.

Удовлетворенность жизнью подразумевает баланс между работой и частной жизнью, поэтому все те методы планировании, приоритизации, организации рабочего процесса, тайм-менеджмента менеджеру следует использовать не только в своей работе, но и в жизни за пределами офиса. И тогда есть шанс достичь карьерных успехов, сохранив при этом свою нервную систему и воплотив в жизнь свои мечты. На нашей программе «Из мечты в цель» мы подробно рассказываем, как это сделать.

Далее вас ждет проверочный тест, а затем мы перейдем к управлению проектами.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы будем изучать управление проектами.

Ольга Обломова