Урок 6. Командная работа

На прошлом уроке мы изучили основные этапы реализации проекта, инструменты и методы управления проектами, поняли, как подготовиться к переменам и управлять рисками проекта. Однако все это будет сложно воплотить в жизнь без слаженной командной работы.

Именно поэтому так важно наладить четкое взаимодействие внутри команды, что, в свою очередь, невозможно без создания здоровой атмосферы, внятной постановки задач и конкретных измеримых ожиданий от каждого члена команды.

Многие из перечисленных аспектов, от которых зависит эффективность команды, мы уже разобрали в прошлых уроках, а сегодня в нашем фокусе будет собственно тимбилдинг.

В дальнейшем вы сможете расширить полученные знания и пройти наш курс «Тимбилдинг». Тем более что основные знания в деле тимбилдинга у вас уже будут после этого урока.

Содержание:

• Формирование и развитие команды
• Роли и ответственности в команде
• Методики повышения эффективности командной работы
• Сопротивление изменениям и роль менеджера в его преодолении
• Тимбилдинг и мотивация команды
• Проверочный тест

Нам в помощь уже известная нам книга «Как управляют лучшие» [Б. Трейси, 2015], книга «Как создать настоящую команду» [Д. Шервин, М. Шервин, 2018] и статья, где весьма толково расписаны этапы развития команды по Такману [trainingtechnology, 2024]. Вот с этого, пожалуй, и начнем.

Формирование и развитие команды

Команда – это группа людей, объединенная общими мотивами, интересами, идеалами и действующая сообща. Участники команды поддерживают друг друга и несут коллективную ответственность за результаты совместной деятельности.

Формирование и развитие команды, тимбилдинг – это ключевые процессы, которые направлены на создание эффективных, продуктивных и слаженных рабочих отношений. Собственно, тимбилдинг – это и есть командообразование или строительство команды, которое помогает сплотить коллектив и научиться работать в команде для достижения единой цели.

Все эти процессы командообразования проходят несколько этапов. В частности, американский психолог Брюс Такмен выделяет 5 этапов формирования, через которые проходит практически любая команда. В зависимости от обстоятельств продолжительность каждой стадии для команд может существенно различаться, при этом общие закономерности, как правило, сохраняются.

Этапы формирования команды:

• Формирование (Forming).
• Бурление (Storming).
• Нормирование (Norming).
• Функционирование (Performing).
• Закрытие (Adjourning).

Все эти этапы можно представить схематически:

Рассмотрим подробнее все этапы и узнаем, что делать менеджеру на каждой из этих стадий.

Формирование (Forming)

На этом этапе участники команды знакомятся друг с другом, узнают свои роли и обязанности. В задачи менеджера на данном этапе входит обеспечить ясное понимание целей, ролей и ожиданий, и постараться создать атмосферу доверия и открытости. На стадии формирования это еще не столько команда, сколько рабочая группа, поэтому впереди предстоит много работы.

Бурление (Storming)

На этом этапе участники команды начинают выражать свои мнения и идеи, что может привести к конфликтам и разногласиям. На данном этапе менеджер должен поощрять конструктивные обсуждения, поиск взаимопонимания и компромиссов внутри команды, направлять дискуссии в цивилизованное русло и пресекать нецивилизованные формы выяснения отношений.

Нормирование (Norming)

Если первые две стадии прошли удачно, далее команда начинает работать более слаженно, устанавливаются нормы и правила взаимодействия. В задачи менеджера входит укреплять установленные нормы, поддерживать командный дух, развивать сотрудничество и взаимное уважение. Это уже потенциальная, а то и вполне реальная команда.

Функционирование (Performing)

На этом этапе команда достигает максимальной продуктивности и эффективности. Командная работа идет слаженно и уверенно. Менеджеру остается лишь поддерживать высокий уровень мотивации команды, обеспечивать ресурсы и поддержку для выполнения задач, развивать профессиональные навыки участников.

Под мотивацией мы понимаем силу, которая побуждает человека к действию, направляя его усилия на достижение определенных целей и удовлетворение потребностей. Лучше, если это будет позитивная мотивация (стимулы, поощрения и награды), чем негативная мотивация (угрозы, наказания или последствия, которые считаются нежелательными или неприятными).

Закрытие (Adjourning)

Под закрытием подразумевается этап завершения проекта и расформирования команды. Это касается преимущественно временных краткосрочных проектов с привлечением сторонних специалистов.

Если проект реализуется силами штатных сотрудников, по окончании проекта все остаются на своих местах, просто получив новые задания по новым проектам, и эта стадия не выделяется в какой-то особый этап.

В любом случае, следует оценить достигнутые в рамках проекта результаты, отметить успехи команды, провести анализ, дать обратную связь и организовать плавный переход участников к новым задачам или проектам.

Мы рассмотрели этапы формирования команды, а теперь поговорим про развитие команды.

Стратегии развития команды:

Подробнее о стратегиях разрешения конфликтов мы будем говорить в последнем уроке курса, а сейчас рассмотрим роли и ответственности в команде.

Роли и ответственности в команде

Роли, ответственность и обязанности – это важные понятия в управлении командами, которые часто используются вместе, но имеют несколько отличные, хотя и взаимосвязанные значения и функции. Это как в семье есть роли мамы, папы, бабушки, дедушки, и есть обязанность и ответственность содержать семью, зарабатывать деньги, заниматься хозяйством и воспитанием детей и т.д.

Массовое сознание воспринимает роли в тесной привязке к обязанностям: глава семейства должен зарабатывать, а женщина должна быть хранительницей домашнего очага. Разумеется, может быть и наоборот, а может наблюдаться и совмещение обязанностей в рамках одной роли, если семья неполная.

Точно так же и в команде распределение ролей и обязанностей может отличаться от общепринятого и привычного. Таких вариаций может быть много, поэтому мы сосредоточимся только на базовом понимании распределения ролей и обязанностей в команде. Для наглядности приведем конкретный пример, как это может быть реализовано в IT-сфере.

Роль – это позиция, которую человек занимает в команде. Роль предопределяет набор ожиданий и требований к поведению и работе человека в определенном контексте.

Роли часто связаны с компетенциями, навыками и знаниями, которые человек приносит в команду.

Примеры ролей в команде:

В свою очередь, обязанности – это конкретные задачи и действия, которые человек должен выполнять в рамках своей роли. Обязанности связаны с ежедневными или периодическими активностями, которые необходимы для выполнения работы и достижения целей проекта. Рассмотрим примеры обязанностей в команде IT-проекта.

Руководитель проекта – обязанности:

• Разработка и управление проектным планом.
• Координация работы команды и ресурсов.
• Контроль бюджета и сроков.
• Коммуникация с заказчиками и заинтересованными сторонами.

Разработчик – обязанности:

• Написание кода согласно техническим требованиям.
• Исправление багов.
• Участие в код-ревью.
• Документирование кода и процессов разработки.

Бизнес-аналитик – обязанности:

• Проведение интервью с заказчиками для сбора требований.
• Анализ бизнес-процессов и разработка предложений по их улучшению.
• Составление технической документации.
• Участие в тестировании решения.

Тестировщик – обязанности:

• Разработка тестовых сценариев и случаев.
• Проведение функционального и нефункционального тестирования.
• Документирование обнаруженных дефектов.
• Регулярное обновление тестовых отчетов.

Scrum-мастер – обязанности:

• Организация и проведение Scrum-встреч (ежедневных, ретроспективных и других).
• Устранение препятствий, мешающих команде работать эффективно.
• Обучение команды принципам и практике Scrum.
• Содействие улучшению процессов и эффективности команды.

Вникать в значение терминов не будем, потому что IT-сферу мы взяли исключительно для примера, чтобы было понятно, в каком формате должны быть представлены роли и обязанности членов команды.

Методики повышения эффективности командной работы

Итак, каким образом менеджер может повысить эффективность команды? На самом деле, вы это уже знаете! Мы изучали самые разные аспекты эффективности на протяжении всех уроков курса, поэтому сейчас осталось лишь подытожить наши знания и не растерять их в дальнейшем.

Как повысить эффективность команды:

• Четкая постановка целей – помогает участникам команды понимать, что от них ожидается и на чем они должны сосредоточиться.
• Эффективная коммуникация – наличие каналов связи, регулярные встречи и собрания, использование цифровых инструментов для обмена информацией, когда нет возможности живого общения, обеспечивают прозрачность всех процессов и способствуют решению проблем.
• Эффективное делегирование – это повышает доверие внутри команды и позволяет выходить на новый уровень компетенций каждому члену команды, что в конечном итоге повышает эффективность и качество работы в целом.
• Мотивация и признание – поощрение и признание достижений и усилий участников команды, применение материальных и нематериальных методов мотивации позволяет поддерживать энтузиазм и работоспособность на должном уровне.
• Обучение и развитие – повышение квалификации, тренинги по развитию софт скиллз, тимбилдинг.
• Интеграция и адаптация новых членов команды – обеспечение эффективной интеграции новых сотрудников в команду, введение в корпоративную культуру и ценности, постепенное вовлечение в рабочие процессы и проекты позволяет новому сотруднику быстрее войти в курс дела и влиться в общий рабочий поток. А всем остальным – быстрее привыкнуть к новому сотруднику и принять его как своего.
• Использование современных технологий – внедрение цифровых инструментов для облегчения совместной работы, обмена информацией и координации усилий. Цифровые инструменты наподобие Trello, Asana, Google Workspace, Jira в разы ускоряют передачу информации и позволяют ее структурировать удобным для всеобщего понимания способом.
• Анализ и улучшение процессов – постоянный анализ и оптимизация рабочих процессов, проведение ретроспективных встреч для обсуждения прошедших проектов, успехов и недоработок, поиск причин недоработок и ресурсов для улучшения процессов способствуют росту эффективности команды.
• Управление конфликтами – эффективное разрешение конфликтов внутри команды повышает эффективность команды уже тем, что люди не тратят время на выяснение отношений, а занимаются работой.

Очень часто конфликты в той или иной степени провоцируются изменениями. Например, увеличением объема работ, новыми обязанностями, отсутствием привычных премий и надбавок из-за усложнившейся экономической ситуации, сокращением штатов и т.д.

Сопротивление изменениям – неизбежная составляющая человеческой психики, и задача менеджера – преодолеть это сопротивление и провести эти изменения так, чтобы повысить эффективность работы.

Сопротивление изменениям и роль менеджера в его преодолении

Начнем с того, что сопротивление изменениям – это не всегда плохо. Если изменения слабо подготовлены организационно и технически, если для них нет требуемых ресурсов, лучше воздержаться от таких изменений, потому что они не повысят эффективность команды, а внесут сумятицу в работу и уже сложившиеся и как-то функционирующие процессы.

В любом случае, менеджмент должен помнить, что изменения нужны для повышения эффективности работы, а не сами по себе «изменения ради изменений». И, если менеджмент об этом забыл либо не видит, что изменения слабо подготовлены, команда может и должна высказать свое мнение по данному поводу в тактичной и корректной форме.

Именно поэтому мы так много внимания уделяем формированию измеряемых параметров оценки результатов работы во всех сферах и на всех этапах. Так можно будет в исчисляемых единицах оценить, что нужно и чего не хватает для изменений, какие дополнительные преимущества они несут относительно ситуации, которая есть сейчас.

И если таких внятных ориентиров нет, преодолеть сопротивление изменениям будет тяжелее, чем в случае, когда необходимость изменений можно обосновать с цифрами в руках. Вплоть до того, что изменения могут оказаться в конечном счете бесполезными и даже вредными, но в отсутствие измеряемых показателей работы это сложно будет понять с самого начала.

Менеджеры играют ключевую роль в преодолении этого сопротивления. Сначала структурируем причины сопротивления, а затем рассмотрим роль менеджера в его преодолении и эффективные стратегии преодоления сопротивления.

Причины сопротивления изменениям:

Роль менеджера в преодолении сопротивления изменениям:

• Менеджеры должны четко и прозрачно объяснять причины изменений, их цели и ожидаемые результаты. Регулярные встречи, презентации и обсуждения помогают снизить уровень неопределенности и тревоги.
• Вовлечение сотрудников в процесс изменений через обсуждения и консультации позволяет им почувствовать свою значимость и контроль. Совместное принятие решений способствует повышению приверженности к изменениям.
• Менеджеры должны предоставлять ресурсы и обучение, необходимые для успешной адаптации к изменениям. Коучинг и наставничество помогают сотрудникам осваивать новые навыки и преодолевать трудности.
• Признание усилий и достижений сотрудников в процессе изменений повышает их мотивацию и снижает сопротивление. Вознаграждения могут быть как материальными, так и нематериальными (похвала, дополнительные возможности для развития).
• Менеджеры должны уметь выявлять и разрешать конфликты, возникающие из-за изменений, через конструктивный диалог и поиск компромиссов.
• Создание культуры изменений и формирование организационной культуры, где изменения воспринимаются как возможность для роста и улучшения, помогает снизить сопротивление. Постоянное поощрение инноваций и инициатив способствует развитию гибкости и адаптивности сотрудников.

Стратегии преодоления сопротивления изменениям:

• Планирование изменений – детальное планирование изменений, включая оценку потенциальных рисков и разработку стратегий их минимизации помогает подготовить сотрудников к изменениям.
• Обратная связь – постоянное получение и анализ обратной связи от сотрудников помогает выявлять проблемы и корректировать действия.
• Преодоление барьеров – выявление и устранение организационных и психологических барьеров, препятствующих изменениям, позволяет ускорить процесс адаптации.
• Поддержка лидеров мнений, продвигающих изменения – поддержка и развитие «лидеров изменений» среди сотрудников способствует распространению положительного отношения к изменениям и служит примером для остальных.
• Пилотные проекты – внедрение изменений в виде пилотных проектов позволяет тестировать новые процессы и собирать обратную связь, прежде чем распространять их на всю организацию.

Эти стратегии и методы позволяют менеджерам эффективно справляться с сопротивлением изменениям и обеспечивать успешное внедрение нововведений в организации.

Тимбилдинг и мотивация команды

И, наконец, еще один немаловажный аспект тимбилдинга – это мотивация команды. Тимбилдинг и мотивация команды – ключевые элементы успешного управления коллективом, направленные на улучшение взаимодействия между сотрудниками, повышение их вовлеченности и продуктивности.

Мы уже неоднократно затрагивали эту тему, а теперь подытожим то, что уже знаем, и рассмотрим подробнее, что такое тимбилдинг и мотивация, а также методы их реализации.

Тимбилдинг – это процесс создания и укрепления команды, который включает мероприятия и стратегии, направленные на улучшение взаимодействия и сотрудничества среди членов команды.

Цели тимбилдинга:

• Улучшение коммуникации – создание открытых и честных каналов общения между сотрудниками.
• Повышение доверия – развитие взаимного доверия и уважения в команде.
• Сотрудничество и координация – улучшение навыков совместной работы и координации действий.
• Разрешение конфликтов – эффективное управление и разрешение конфликтных ситуаций.
• Вовлеченность – повышение уровня вовлеченности сотрудников в рабочий процесс.

Методы тимбилдинга:

• Тренинги и семинары – проведение обучающих сессий на темы командного взаимодействия и лидерства.
• Игры и упражнения – интерактивные игры, направленные на развитие командного духа и сотрудничества (например, «Строительство башни», всевозможные коллективные квесты).
• Спортивные мероприятия – командные виды спорта, которые способствуют укреплению доверия и улучшению коммуникации.
• Совместные проекты и задачи – создание временных рабочих групп для выполнения конкретных задач или проектов.
• Кросс-функциональные команды – объединение сотрудников из разных отделов для совместной работы над проектами.
• Волонтерские проекты – участие команды в благотворительных акциях и социальных проектах.
• Культурные мероприятия – посещение выставок, театров, музеев, концертов и других культурных мероприятий в качестве команды.
• Ретроспективы – встречи, на которых команда обсуждает, что было сделано хорошо, а что можно улучшить в будущем.

Мы уже начали говорить о том, что такое мотивация для человека. В свою очередь, мотивация команды – это процесс побуждения сотрудников к достижению целей организации посредством удовлетворения их потребностей и интересов. Рассмотрим вкратце виды мотивации:

Внешняя мотивация:

• Материальные стимулы – зарплата, премии, бонусы, дополнительные выплаты.
• Нематериальные стимулы – похвала, признание, награды, продвижение по службе.

Внутренняя мотивация:

• Интерес к работе – удовольствие от выполнения задач и интерес к самому процессу работы.
• Самореализация – возможность развиваться, учиться новому и применять свои знания и навыки.
• Смысл и значимость работы – понимание важности своей работы и ее вклада в общие цели компании.

Методы мотивации:

• Комфортные условия труда – обеспечение удобных и безопасных условий работы.
• Дружественная атмосфера – создание позитивного и поддерживающего рабочего климата.
• Профессиональное развитие – обучение, тренинги, семинары, курсы повышения квалификации.
• Карьерный рост – возможности для продвижения по службе и развития карьеры.
• Публичное признание – похвала и признание достижений сотрудников на собраниях, в корпоративных новостях и других публичных платформах.
• Вознаграждение за достижения – бонусы, премии, дополнительные отпуска за высокие результаты.
• Участие в принятии решений – привлечение сотрудников к процессу принятия решений, обсуждению стратегий и планов.
• Делегирование полномочий – передача части ответственности и полномочий сотрудникам, что способствует их вовлеченности и ответственности за результаты.
• Создание возможностей для творчества и инноваций – поощрение и поддержка новых идей и предложений сотрудников.
• Гибкость в работе – активное внедрение разных форматов работы, удобных для работников и приемлемых для менеджмента. Например, удаленная работа для молодых мам и творческих личностей, занятых собственными проектами, неполный рабочий день для студентов и аспирантов и т.д.

Менеджеры должны активно использовать различные методы и подходы для создания сплоченной, мотивированной и продуктивной команды, которая будет способна эффективно достигать поставленных целей и адаптироваться к изменениям.

Итак, на этом уроке мы с вами разобрались, что нужно для эффективного формирования и развития команды. Далее вас ждет проверочный тест, а затем мы перейдем к теме принятия решений.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее нас ждет новая тема – принятие решений.

Ольга Обломова