Урок 5. Управление проектами

На прошлом уроке мы изучили наиболее эффективные методы планирования и организации рабочего процесса, наиболее легко применимые методы тайм-менеджмента, управление ресурсами и способы самоменеджмента для менеджера. Поэтому мы полностью готовы к достаточно сложной теме сегодняшнего урока.

На этом уроке мы займемся управлением проектами, узнаем, какие есть для этого методы, инструменты, подходы и методики, и как они применяются на практике. Мы изучим основные и наиболее популярные в бизнес-среде методы, которые легко адаптировать практически к любой сфере деятельности.

Для всех, кто нуждается в более глубоких и обширных знаниях, чем можно дать за один урок, у нас есть специальный курс «Управление проектами». Вам будет проще с ним справиться, если вы сегодня внимательно отнесетесь к теме.

Содержание:

• Основные этапы управления проектами и разработка плана проекта
• Инструменты и методики управления проектами
• Управление рисками и изменениями
• Оценка и завершение проекта
• Проверочный тест

Нам в помощь книга «Сделано. Проектный менеджмент на практике» [С. Беркун, 2019] и книга «Управление проектом на одной странице. Как представить любой проект на одном листе бумаги» [К. Кларк, 2009]. Начнем же мы с рассмотрения этапов проект-менеджмента.

Основные этапы управления проектами

Чтобы нам было проще понимать, как работает та или иная система управления проектами, сначала нужно понять, каковы основные этапы управления проектами. Управление проектами включает в себя множество этапов, которые помогают структурировать и управлять процессом выполнения проекта от начала до завершения.

Инициация проекта

На этом этапе происходит определение основной цели проекта, его обоснование, ставятся основные задачи проекта. Что нужно сделать на этом этапе проекта?

Основные задачи:

• Создание бизнес-кейса – внятно сформулируйте необходимость проекта и его выгоды для организации.
• Определение целей и задач – четко сформулируйте, чего проект должен достичь, что является показателем завершения проекта и как будет происходить сдача проекта заказчику.
• Идентификация заинтересованных сторон – определите всех участников проекта и их роли.
• Разработка устава проекта – это официальный документ, который утверждает проект и дает менеджеру проекта полномочия.

Последний пункт необходим для крупных масштабных проектов. Для мелких проектов этот пункт можно пропустить.

Планирование проекта

На этом этапе разрабатывается подробный план проекта, включая цели, задачи, ресурсы и сроки, вплоть до подробного расписания, что и когда делать.

Основные задачи:

• Определение объема работ – подробное описание всех задач и мероприятий, необходимых для выполнения проекта.
• Разработка плана управления временем – создание расписания проекта, включая временные рамки для каждой задачи.
• Планирование ресурсов – определение необходимых ресурсов (людей, оборудования, материалов и т.д.)
• Бюджетирование – разработка бюджета проекта, включающего все предполагаемые затраты.
• Управление рисками проекта – идентификация потенциальных рисков проекта и разработка плана действий на случай их возникновения.
• Разработка плана коммуникаций – определение способов и частоты взаимодействия с заинтересованными сторонами.
• Качественное планирование – установление критериев качества и методов их достижения.

Последнему пункту следует уделить особое внимание. Все участники проекта должны понимать, что считается показателем выполнения задачи и по каким параметрам определяется качество выполнения задачи.

Реализация проекта

На этом этапе пошагово воплощается в жизнь все, что было запланировано ранее. Данный этап требует тщательной координации и хорошо отработанной системы коммуникации между участниками проекта.

Основные задачи:

• Распределение задач и ресурсов – назначение ответственных за выполнение конкретных задач.
• Управление исполнением – постоянное отслеживание прогресса и обеспечение соответствия плана.
• Коммуникация с командой – регулярные встречи и отчеты для обсуждения статуса проекта и решения возникающих проблем.
• Управление качеством – обеспечение соответствия работы установленным стандартам качества.
• Управление изменениями – обработка запросов на изменения и корректировка плана при необходимости.

На протяжении всего периода реализации проекта важно «держать руку на пульсе» и контролировать процесс.

Мониторинг и контроль

Для крупных долгосрочных проектов мониторинг и контроль следует вынести в отдельный блок, чтобы фиксировать промежуточные результаты проекта и вовремя замечать отклонения от плана, что при большом количестве задач внутри проекта не всегда получается. Главная цель мониторинга – обеспечение выполнения плана проекта в соответствии с установленными целями и стандартами.

Основные задачи:

• Отслеживание прогресса – использование ключевых показателей для мониторинга выполнения задач.
• Контроль бюджета – проверка соответствия фактических затрат плановому бюджету.
• Управление рисками – регулярное обновление плана управления рисками и мониторинг их реализации.
• Контроль качества – проведение проверок и тестов для обеспечения соответствия качественных стандартов.
• Отчетность – подготовка регулярных отчетов для заинтересованных сторон о статусе проекта.

При подготовке отчетности убедитесь, что все, кто получит этот отчет, одновременно с этим получат полное представление о ходе проекта и понимание, насколько реализация проекта соответствует первоначальному замыслу.

Завершение проекта

На данном этапе происходит формальное завершение проекта и «сдача» проекта или передача его результатов заказчику. Формат, в котором будет происходить сдача проекта, следует оговорить на этапе инициации проекта, максимум на этапе составления плана проекта.

Основные задачи:

• Закрытие всех пунктов – убедиться, что все задачи выполнены и результаты соответствуют требованиям.
• Обучение и поддержка – обеспечение необходимого обучения и поддержки заказчикам и/или пользователям новых продуктов или услуг.
• Оценка проекта – проведение итоговой оценки проекта, анализ достижения целей и эффективности.
• Документация – подготовка итоговой документации, включая отчет о выполнении проекта, извлеченные из проекта уроки и рекомендации для будущих проектов.
• Закрытие контракта – завершение всех договорных обязательств по аренде оборудования, завершение контрактов с временными сотрудниками, благодарность команде, выплата премий, если таковые оговаривались.
• Передача результатов – официальная передача результатов проекта заказчику или пользователю.
• Обратная связь от пользователей – сбор и анализ отзывов от конечных пользователей продуктов или услуг проекта.

Эти этапы управления проектами помогают структурировать и контролировать процесс выполнения проекта, обеспечивая его успешное завершение в соответствии с запланированными целями, сроками и бюджетом.

Проект-менеджмент требует внимательного планирования, постоянного мониторинга и гибкости для адаптации к изменениям. И для этого существуют специальные инструменты и методы управления проектами.

Инструменты и методики управления проектами

В управлении проектами используется широкий спектр инструментов и методов, каждый из которых имеет свои преимущества и применяется в зависимости от специфики проекта и требований организации.

Рассмотрим основные инструменты и методики управления проектами, их суть и возможности применения. Эти знания помогут вам сориентироваться, какая система управления проектами наиболее подходит для вашего бизнеса.

Метод Agile

Agile – это один из самых популярных методов управления проектами в IT-сфере. Это гибкий метод управления проектами, ориентированный на адаптацию к изменениям и постоянное улучшение. Собственно, Agile как раз и переводится с английского как «гибкий».

Принципы Agile:

• Итеративность и инкрементальность – проект основан на итерациях (многократно повторяющихся действиях). Каждая итерация представляет конкретную ценность и может быть легко откорректирована на основе обратной связи от заказчика.
• Постоянное улучшение – целью текущих корректировок является постоянное усовершенствование и достижение желаемого и возможного уровня качества в данных обстоятельствах.
• Гибкость и адаптивность – это важные составляющие Agile и именно для этого проект делится на итерации, потому что внести коррективы в небольшую часть сделанной работы всегда проще, чем переделывать весь проект.
• Командная работа – гибкость и адаптивность строятся на тесном и четком взаимодействии внутри команды, когда вся информация моментально доносится до адресата.
• Прозрачность и обратная связь – Agile предполагает прозрачность всего процесса работы над проектом, когда все участники проекта в любой момент времени знают, кто и чем занимается, что уже сделано и какие коррективы нужно внести прямо сейчас.
• Самоорганизация и ответственность – столь высокая степень прозрачности и адаптивности предполагает высокий уровень осознанности участников проекта, и как следствие быструю самоорганизацию в случае каких-либо изменений.

На сегодняшний день Agile – это группа методологий, в каждой из которых прослеживается стремление к безостановочному выполнению циклов обратной связи и непрерывному совершенствованию. Agile настолько популярен в бизнес-среде, что пережил немало адаптаций и воплощений. Например, Scrum.

Метод Scrum

Scrum – это одно из воплощений Agile. Метод Scrum, как и Agile, основан на итерациях, только в Scrum они называются спринтами. По сути, это фреймворк для управления проектами, основанный на принципах Agile.

Для тех, кто не в курсе, скажем, что фреймворк в контексте управления проектами – это набор инструментов, задач и процессов, используемых для организации и выполнения проекта от начала и до завершения.

Основные принципы и характеристики Scrum:

• Проекты разбиваются на короткие временные интервалы, называемые спринтами (обычно от 1 до 4 недель).
• В конце каждого спринта создается потенциально готовый к выпуску продукт (инкремент).
• Scrum основывается на трех основных столпах: прозрачность, инспекция и адаптация.
• Прозрачность обеспечивает общее понимание процесса всеми участниками.
• Инспекция позволяет регулярно проверять результаты работы.
• Адаптация помогает вносить изменения и улучшения на основе полученных данных.

В отличие от базового Agile, метод Scrum четко прописывает роли участников проекта.

Менеджер, или Scrum-мастер:

• Обеспечивает понимание и применение Scrum командой.
• Устраняет препятствия, мешающие команде работать эффективно.
• Защищает команду от внешних отвлекающих факторов.

Владелец продукта, или Product Owner:

• Отвечает за максимизацию ценности продукта.
• Управляет бэклогом продукта, приоритизирует задачи в соответствии с бизнес-целями.
• Работает с заинтересованными сторонами для определения требований и ожиданий.

Команда разработчиков, или Development Team:

• Кросс-функциональная группа специалистов, которая выполняет работу по созданию инкремента продукта.
• Самоорганизующаяся команда, которая сама определяет, как наилучшим образом выполнять работу.

Кроме того, существует такое понятие, как основные артефакты Scrum.

Артефакты Scrum:

​	Бэклог продукта (Product Backlog) – перечень задач, расположенных в порядке важности, для команды участников проекта. Его составляют на основе дорожной карты продукта и требований в ней. Можно сказать, что это динамический список требований и функций, необходимых для продукта, который постоянно обновляется и приоритизируется владельцем продукта.
​	Бэклог спринта (Sprint Backlog) – список задач, которые команда разработчиков обязуется выполнить в текущем спринте.
​	Инкремент – рабочий продукт, созданный по итогам спринта, который может быть продемонстрирован заинтересованным сторонам и потенциально готов к выпуску.

И, наконец, основные события в Scrum, которые должны быть представлены, если выбран этот метод управления проектами.

События в Scrum:

• Планирование спринта (Sprint Planning) – определение целей спринта и разработка плана работы на спринт.
• Ежедневный скрам (Daily Scrum) – короткая (обычно 15 минут) ежедневная встреча команды, где каждый отвечает на три вопроса: что было сделано вчера? что планируется сделать сегодня? какие есть препятствия?
• Обзор спринта (Sprint Review) – встреча в конце спринта для демонстрации инкремента продукта заинтересованным сторонам и обсуждения достигнутых результатов и сбор обратной связи.
• Ретроспектива спринта (Sprint Retrospective) – встреча команды после завершения спринта для анализа процесса работы, выявление того, что прошло хорошо, что можно улучшить и какие действия предпринять в следующем спринте.

Если не «грузиться» англоязычными терминами, Scrum – это четкое планирование, постоянные «летучки» и быстрая реакция на пожелания заказчика.

Метод Kanban

Метод Kanban – это визуальная система управления проектами и рабочими процессами. Это метод управления рабочими процессами, который помогает оптимизировать поток работ, повысить производительность и улучшить качество продуктов или услуг.

Он является частью Agile-методологий и широко используется в различных сферах, включая разработку программного обеспечения, производство, маркетинг и управление проектами.

Основные принципы и аспекты Kanban:

• Визуализация работы – это визуальная доска, которая помогает командам видеть весь процесс работы и отслеживать статус задач. Доска разделена на колонки, представляющие различные стадии процесса, такие как «Запланировано», «В работе», «Готово».
• Ограничение незавершенной работы WIP (Work In Progress) – ограничение количества задач, выполняемых одновременно, помогает избежать перегрузки и улучшить фокус на текущих задачах. Каждая колонка на Канбан-доске имеет лимит WIP, который регулирует, сколько задач может находиться в этой стадии одновременно.
• Управление потоком – обеспечение плавного и равномерного потока работы, минимизация задержек и блокировок.
• Ясные правила для выполнения работы – установление четких критериев, по которым задачи переходят из одной стадии в другую, обеспечивает согласованность и предсказуемость процесса.
• Использование данных для улучшения процесса – регулярный анализ производительности и метрик (например, времени цикла и времени выполнения) помогает выявлять узкие места и улучшать процесс.

Основные компоненты Kanban:

​	Kanban-доска – визуальное представление всего рабочего процесса, разделенного на колонки.
​	Kanban Cards, или просто карточки – каждая задача или работа представлена отдельной карточкой, содержащей информацию о задаче, такую как описание, исполнитель, дедлайн.
​	Колонки – представляют собой различные стадии рабочего процесса и могут быть адаптированы под специфические нужды команды и процесса.
​	WIP-лимиты – ограничение количества задач в каждой колонке для предотвращения перегрузки и обеспечения фокусировки на текущих задачах.

Метод Kanban отлично зарекомендовал себя в IT-сфере, маркетинге и промышленном производстве. В целом, визуализация проекта может быть полезна абсолютно в любой сфере, включая самоменеджмент и свои собственные дела и задачи.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK – это свод правил по управлению проектами, разработанный PMI (Project Management Institute). Он включает в себя стандарты, процессы и методологии, разделенные на 5 групп процессов и 10 областей знаний.

5 групп процессов или этапов проекта мы уже рассмотрели – это инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение. Теперь посмотрим, что такое 10 областей знаний.

Области знаний PMBOK:

• Управление интеграцией проекта – подразумевается обеспечение координации всех аспектов проекта, разработка устава проекта, план управления проектом, управление изменениями.
• Управление содержанием проекта – подразумевается планирование содержания, определение объема работ и проверка содержания.
• Управление сроками проекта – подразумевается определение последовательности работ, оценка длительности, разработка расписания.
• Управление стоимостью проекта – подразумевается оценка стоимости, определение бюджета, контроль затрат.
• Управление качеством проекта – подразумевается обеспечение соответствия работ установленным требованиям качества и планирование управления качеством.
• Управление ресурсами проекта – подразумевается определение ресурсов, планирование ресурсов, управление командой проекта.
• Управление коммуникациями проекта – подразумевается планирование коммуникаций, управление коммуникациями, мониторинг коммуникаций.
• Управление рисками проекта – подразумевается определение, анализ и ответ на риски проекта. В частности, проведение качественного и количественного анализа рисков, планирование ответных мер.
• Управление закупками проекта – подразумевается планирование закупок, проведение закупок, контроль закупок.
• Управление заинтересованными сторонами проекта – подразумевается идентификация заинтересованных сторон, планирование и управление взаимодействием с заинтересованными сторонами.

Метод PMBOK пригоден для управления проектами любого типа и масштаба. Подходит для организаций, стремящихся к стандартизации процессов управления проектами.

PRINCE2 (PRojects In Controlled Environments)

PRINCE2 – это процессная методология управления проектами, разработанная правительством Великобритании. Включает 7 принципов, 7 тем и 7 процессов. Эта методология часто используется в правительственных и крупных корпоративных проектах и подходит для проектов, требующих строгого контроля и документирования.

В наших реалиях эта методология может быть полезна менеджменту многих крупных государственных и окологосударственых корпораций. Особенно с учетом наших бюрократических традиций и заорганизованности таких структур. При этом PRINCE2 предлагает универсальный подход к управлению проектами, который может быть адаптирован для проектов любого размера и типа.

Основные принципы PRINCE2:

• Продолжающееся обоснование проекта – проект должен иметь четкое обоснование, которое периодически пересматривается на всех этапах жизненного цикла проекта.
• Обучение на опыте – извлеченные из предыдущих проектов уроки документируются и используются для улучшения текущих и будущих проектов.
• Определенные роли и обязанности – четкое распределение ролей и обязанностей среди всех участников проекта, что обеспечивает прозрачность и ответственность.
• Управление по этапам – проект делится на управляемые и контролируемые этапы, что облегчает мониторинг и контроль.
• Управление по исключениям – проектные планы и допуски устанавливаются таким образом, чтобы решения принимались только в случае отклонений от установленных допусков.
• Фокус на продуктах – вся работа в проекте направлена на создание и поставку заранее определенных продуктов.
• Адаптация к проектной среде – PRINCE2 гибко адаптируется к потребностям конкретного проекта и его окружения.

Основные темы PRINCE2:

​	Бизнес-кейс – определяет причины и обоснования для выполнения проекта, включая ожидаемые выгоды и затраты.
​	Организация – описывает структуру управления проектом, роли и обязанности.
​	Качество – определяет критерии качества и методы, используемые для обеспечения соответствия продукта требованиям.
​	Планы – предусматривает разработку детальных планов, описывающих, что и когда будет выполнено.
​	Риски – предусматривается идентификация, оценка и управление рисками, которые могут повлиять на успешность проекта.
​	Изменения – предусматривается управление изменениями и контролем версий в проекте.
​	Прогресс – ведется мониторинг и контроль выполнения проекта по отношению к планам.

Основные процессы PRINCE2:

• Начало проекта – оценка жизнеспособности проекта и подготовка начального обоснования.
• Инициация проекта – разработка детального плана и окончательное утверждение бизнес-кейса.
• Направление проекта – высший уровень управления, обеспечивающий стратегическое руководство и контроль.
• Контроль стадии – ежедневное управление и контроль работ в рамках текущей стадии проекта.
• Управление доставкой продукта – обеспечение выполнения задач по созданию продуктов, управление работой команд.
• Управление границами стадии – оценка завершенной стадии и планирование следующей стадии.
• Закрытие проекта – формальное завершение проекта, подведение итогов и оценка достигнутых результатов.

Если вы как-то связаны с государственным сектором или крупными корпорациями и хотите вникнуть в тему глубже, можем порекомендовать статью «Технология управления проектами PRINCE2», где все это расписано подробнее [Projecto, 2022].

И теперь несколько слов об инструментах управления проектами. На сегодняшний день есть несколько популярных цифровых инструментов, позволяющих держать под контролем все процессы в проекте.

Инструменты управления проектами:

1	Microsoft Project – позволяет создавать планы проектов, управлять задачами и ресурсами, отслеживать прогресс и генерировать отчеты. Поддерживает диаграммы Ганта и сетевые диаграммы.
2	Asana – онлайн-платформа для управления задачами и проектами, позволяет создавать доски Kanban, диаграммы Ганта и таймлайны. Поддерживает командное сотрудничество и коммуникацию.
3	Trello – визуальная система управления проектами на основе Kanban, использует доски, списки и карточки для управления задачами и проектами. Поддерживает интеграцию с другими инструментами и автоматизацию процессов.
4	Jira – инструмент для управления проектами и отслеживания задач, особенно популярный в разработке программного обеспечения. Поддерживает Agile-методологии, включая Scrum и Kanban, обеспечивает управление задачами, спринтами, дорожными картами и отчетами.
5	Smartsheet – комбинирует функции электронных таблиц с возможностями управления проектами. Поддерживает диаграммы Ганта, календари, карточки и другие виды представления данных.

Эффективное управление проектами требует использования различных методик и инструментов, которые соответствуют специфике проекта и требованиям организации.

Выбор правильной методики и инструментов позволяет обеспечить успешное выполнение проектов, улучшить командное сотрудничество и повысить общую эффективность работы. И взять под контроль управление рисками и изменениями.

Управление рисками и изменениями

Управление рисками и изменениями является важной частью управления проектами и бизнесом в целом. Оно включает в себя процессы идентификации, анализа, планирования и реагирования на риски и изменения, которые могут повлиять на успешное выполнение проектов и достижение бизнес-целей. Давайте рассмотрим основные аспекты управления рисками и изменениями.

Идентификация рисков

Тут имеется в виду определение потенциальных рисков, которые могут повлиять на проект или организацию. Для этого можно задействовать мозговой штурм, SWOT-анализ, интервью, чек-листы.

Анализ рисков

Необходим количественный и качественный анализ рисков. Качественный анализ – оценка вероятности и влияния рисков на основе экспертных оценок и исторических данных.

Количественный анализ – использование количественных методов, принятых в вашей отрасли для оценки вероятности и потенциального воздействия рисков.

Планирование реакции на риски:

• Избежание – изменение плана проекта для устранения риска.
• Снижение – принятие мер для уменьшения вероятности или влияния риска.
• Передача – перекладывание ответственности за риск на третью сторону (например, страхование).
• Принятие – принятие риска без специальных мер реагирования, но с планом действий на случай его возникновения.

Идем далее.

Мониторинг и контроль рисков

Постоянный мониторинг идентифицированных рисков и выявление новых рисков, оценка эффективности мер реагирования и внесение корректировок.

Для этого ведется аудит рисков и обновление реестра рисков.

А теперь поговорим об управлении изменениями.

Основные аспекты управления изменениями:

• Идентификация изменений – выявление потребности в изменениях в проекте или бизнес-процессе. Этому помогает анализ внешней и внутренней среды, обратная связь от клиентов и сотрудников, мониторинг ключевых показателей.
• Оценка изменений – оценка влияния предложенных изменений на проект или организацию (время, стоимость, качество, ресурсы) и анализ возможных рисков, связанных с внедрением изменений.
• Разработка плана изменений – создание плана, включающего цели изменений, шаги по их внедрению, ответственных лиц и сроки, определение стратегии коммуникации изменений для всех заинтересованных сторон.
• Внедрение изменений – реализация запланированных изменений с учетом разработанных шагов и мер.
• Мониторинг и контроль изменений – оценка результатов, проверка того, как изменения влияют на проект или организацию.
• Корректирующие действия – внесение необходимых корректировок для достижения целей изменений.
• Интеграция управления рисками и изменениями – эффективное управление рисками и изменениями требует интеграции этих процессов для обеспечения согласованности и целостности подхода.

Управление рисками и изменениями – это непрерывный процесс, требующий систематического подхода. Только так можно минимизировать негативное влияние на проекты и бизнес, обеспечивая успешное достижение целей и завершение проекта.

Оценка и завершение проекта

Завершение проекта – это финальная фаза в управлении проектами, которая включает оценку достигнутых результатов, официальное закрытие проекта и документирование уроков, извлеченных из процесса.

Собственно говоря, мы это уже рассмотрели, когда изучали этапы проекта. Но в заключение стоит напомнить о том, что необходимо сказать слова благодарности всем участникам проекта, как из числа штатных сотрудников, так и привлеченных временных работников. Детали прощания нужно продумать в зависимости от того, хотите ли вы привлекать временных работников на другие проекты.

Если да, стоит заранее поинтересоваться их планами и удостовериться, что они остались удовлетворены сотрудничеством и совместной работой с вами, в том числе размером оплаты, атмосферой в коллективе, оценкой их потенциала и т.д.

Если нет, просто четко выполните все взятые на себя обязательства, вовремя рассчитайтесь, не мелочитесь и не разменивайтесь на штрафы и склоки, даже если вам покажется, что сотрудники не вполне отработали оговоренное вознаграждение. Особенно, если штрафы не были оговорены изначально.

Дело в том, что не только вы формируете репутацию специалистов, но и нанятый вами персонал формирует вашу репутацию как работодателя. Если недовольных вами будет слишком много, вам со временем станет трудно находить исполнителей на проекты или же они начнут запрашивать повышенные гонорары, чтобы компенсировать неудобства от работы с вами.

Далее вас ждет проверочный тест, а затем новая тема – командная работа.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Cтатистика На весь экран

Далее мы поговорим про командную работу.

Ольга Обломова
← 4 Планирование и организация6 Командная работа →