Урок 1. Значение управления изменениями в современном бизнесе

На вводном уроке мы уже начали говорить о том, что мы все сейчас живем в эпоху перемен, что перемены – это объективная необходимость и важный аспект эволюции, и что мы можем не только реагировать на уже произошедшие изменения, но и направлять их в нужное для нас русло.

Мы уже начали потихоньку понимать, каким образом возможно управление изменениями в нашем кишащем неожиданностями мире, каковы этапы и функции управления изменениями. Сегодня мы углубим и расширим эти знания и наполним их конкретикой.

В частности, мы рассмотрим такие составляющие перемен, как влияние рынка, технологий и внутренних факторов. И рассмотрим конкретные примеры организационных изменений, охватив такие аспекты, как стратегия, технологии, структура.

Содержание:

• Понятие управления изменениями
• Разница между управлением организацией и управлением изменениями
• Почему организации должны меняться?
• Примеры организационных изменений
• Проверочный тест

Сегодня нам будет полезна книга «Управляя изменениями. Как эффективно управлять изменениями в обществе, бизнесе и личной жизни» [И. Адизес, 2014]. И нам будут полезны многие фундаментальные сведения из книги «Управление изменениями» [Э. Кемерон, М. Грин, 2006].

Понятие управления изменениями

Итак, что такое управление изменениями и почему это важно?

Управление изменениями – это систематический подход к планированию, внедрению, контролю и поддержке изменений.

Процесс управления изменениями направлен на то, чтобы все нововведения проходили конструктивно, с минимальными рисками для работы компании, и обеспечивали желаемые результаты. Данный процесс включает в себя разработку стратегий, обучение сотрудников, адаптацию процессов и постоянную оценку эффективности изменений.

Цели управления изменениями:

• Повышение эффективности – внедрение новшеств не должно парализовать работу компании и привычный производственный ритм. Для этого нужно вовлечение персонала в процесс, чтобы все участники процесса понимали смысл изменений и участвовали в них, что ускоряет внедрение и повышает его эффективность.
• Минимизация сопротивления – внедрение изменений часто вызывает сопротивление у сотрудников. Вовремя принятые меры помогают снижать это сопротивление и адаптироваться к новым условиям. Подробнее о сопротивлении изменениям будем вести речь в уроке 4.
• Обеспечение успешных результатов – управление процессом трансформации направлено на достижение конкретных целей, будь то улучшение процессов, повышение качества работы или оптимизация затрат.

Почему так важно грамотно управлять изменениями? В нашем вводном уроке мы разобрались, почему так важны изменения. Коль скоро изменения важны и нужны, значит, это нельзя пускать на самотек, а нужно грамотно организовать процесс управления изменениями и держать «руку на пульсе».

Зачем нужно управление изменениями в организации:

Как видим, цель «управление изменениями» и цель изменений как таковых во многом пересекаются. С учетом лавинообразного нарастания перемен иногда возникает путаница между пониманием управления изменениями и управлением организацией как таковым. Давайте внесем ясность в этот вопрос.

Разница между управлением организацией и управлением изменениями

Управление организацией – это процесс планирования, организации, координации, контроля ресурсов и деятельности компании для достижения целей деятельности. Оно включает в себя постановку стратегических целей, распределение задач и ресурсов, мотивацию сотрудников, анализ и контроль эффективности, адаптацию к изменениям на рынке.

Цель управления организацией – обеспечить стабильное развитие, эффективность и конкурентоспособность компании.

Основные функции управления организацией:

Хотя и руководство компанией, и управление процессами трансформации направлены на успешное функционирование компании, эти процессы имеют разные фокусы и задачи. Давайте сравним их по нескольким основным параметрам.

Цель:

• Управление организацией – достижение устойчивости и эффективности деятельности компании.
• Управление изменениями – обеспечение плавного внедрения изменений и адаптации сотрудников.

Фокус:

• Управление организацией – долгосрочное развитие и поддержание текущих процессов.
• Управление изменениями – временные изменения в ответ на новые условия или стратегические цели.

Содержание:

• Управление организацией – все аспекты управления, начиная от планирования до мотивации и контроля.
• Управление изменениями – конкретные изменения, связанные с процессами, структурой, технологиями.

Характер:

• Управление организацией – постоянный цикличный процесс.
• Управление изменениями – ситуативный процесс, инициируемый при необходимости изменений.

Подход:

• Управление организацией – систематизация и оптимизация работы всей организации.
• Управление изменениями – управление сопротивлением, адаптация и вовлечение сотрудников в процесс

Методы:

• Управление организацией – классические модели и методы менеджмента.
• Управление изменениями – модели управления изменениями (ADKAR, Левин и другие), специальные стратегии коммуникации.

Модели управления изменениями мы будем изучать в уроке 3. А специально для тех, кому удобнее воспринимать информацию в виде таблицы, представим разницу между управлением организацией и управлением изменениями в виде таблицы:

Поясним все изложенное небольшим примером.

Разница процессов в контексте руководства компанией:

• Управление организацией – руководство разрабатывает стратегию компании, распределяет роли, формирует бюджет, ставит задачи, контролирует результаты. Этот процесс происходит постоянно и охватывает всю компанию.
• Управление изменениями – руководство намерено внедрить новую технологию для автоматизации процесса. Это требует обучения сотрудников, настройки системы, реорганизации процесса и ситуационных управленческих решений для внедрения нововведений.

Таким образом, управление организацией – это фундаментальный и постоянный процесс, обеспечивающий общую эффективность работы компании, тогда как управление изменениями – это временный процесс, запускаемый для адаптации компании к новым условиям и/или повышения ее конкурентоспособности.

Почему организации должны меняться?

Во вводном уроке мы уже начали говорить о том, что организации должны меняться, чтобы оставаться конкурентоспособными, адаптироваться к изменениям на рынке, улучшать внутренние процессы и отвечать на потребности клиентов и сотрудников.

Без адаптации к меняющимся условиям компаниям грозит стагнация и потеря актуальности, что может привести к сокращению прибыли и утрате позиций на рынке.

Давайте чуть подробнее поговорим о том, почему компаниям нужно меняться, каково влияние рынка, технологий, внутренних и прочих факторов на процесс изменений.

Необходимость изменений для организаций – основные причины:

• Изменения на рынке и конкуренция – рынки становятся все более насыщенными и динамичными, появляются новые игроки, предлагающие продукты и услуги, которые могут вытеснить существующие компании. Чтобы сохранить долю рынка и реагировать на действия конкурентов, организациям нужно адаптироваться и обновлять свои предложения.
• Изменения предпочтений потребителей – современные клиенты ожидают новых решений, повышенного комфорта и сервиса, что требует от компаний гибкости и определенных перемен.
• Технологическое развитие – технологии быстро развиваются, и компании, которые не внедряют инновации, могут оказаться на шаг позади. Новые технологии помогают повысить производительность, сократить издержки, улучшить качество обслуживания клиентов и ускорить выполнение процессов.
• Изменения в законодательстве и регуляторных нормах – законодательные изменения могут касаться налоговой политики, стандартов безопасности, экологии и защиты данных. Организации вынуждены адаптироваться к новым требованиям, чтобы избежать штрафов и сохранить доверие клиентов и партнеров.
• Внутренние факторы и развитие компании – по мере роста компании часто требуется пересмотр ее структуры и процессов. Например, компания, вышедшая на международный рынок, может столкнуться с необходимостью изменения логистических процессов, адаптации стратегий маркетинга и кадровой политики. Если в компании меняется руководство или состав учредителей, это практически всегда влечет за собой организационные изменения.
• Ожидания сотрудников и корпоративная культура – современные сотрудники ценят гибкость, развитие и комфортные условия труда. Изменение требований сотрудников к рабочей среде подталкивает компании к пересмотру рабочих процессов, а также к внедрению новых моделей работы, таких как гибкий график или удаленная работа.
• Экономические условия – в периоды экономических кризисов, инфляции, санкций или рецессии компании могут быть вынуждены оптимизировать издержки, пересматривать продуктовые линейки и адаптировать ценовые стратегии. Эти изменения помогают выстоять в условиях сокращения спроса или удорожания ресурсов.
• Инновации и исследования – организации, ориентированные на инновации, должны постоянно внедрять новые идеи и улучшать продукты, чтобы оставаться в числе лидеров. Исследования и разработки помогают выявить новые возможности для роста и создать уникальные предложения для клиентов.

Влияние рынка, технологий, законодательства, внутренней среды и экономических условий делает изменения необходимыми для любой компании, стремящейся к успеху.

Гибкость и адаптивность становятся основой для устойчивости и роста, и организации, готовые меняться, сохраняют свою актуальность и конкурентоспособность в быстро меняющемся мире.

Примеры организационных изменений

Мы с вами только что выяснили, что компании, способные адаптироваться к изменениям, лучше подготовлены к кризисам и рыночным изменениям, что делает их более устойчивыми.

Быстро реагируя на изменения, компании могут опережать конкурентов и предлагать решения, актуальные для своих клиентов, а применение новых технологий и оптимизация процессов позволяет компаниям работать более эффективно и с меньшими затратами.

Организационные изменения могут затрагивать стратегию, технологии, структуру и культуру компании, позволяя ей адаптироваться к внешним и внутренним изменениям. Давайте поясним конкретными примерами, что имеется в виду.

Изменения в стратегии:

• Диверсификация – распределение ресурсов по разным каналам, проникновение в другие сферы производства, изменение и расширение ассортимента выпускаемой продукции и видов предоставляемых услуг, переориентация рынков сбыта, освоение новых видов производства с целью повышения эффективности производства, получения экономической выгоды, предотвращения банкротства.
• Устойчивое развитие – способность удовлетворять потребности сегодняшнего дня, не лишая будущие поколения возможности удовлетворить их собственные потребности. Многие компании меняют стратегию в сторону устойчивого развития, включающего экологические и социальные принципы. Например, переходят к использованию перерабатываемых материалов и снижению выбросов углекислого газа.
• Цифровая трансформация – процесс внедрения организацией цифровых технологий, сопровождаемый оптимизацией системы управления основными технологическими процессами. Компании, ориентированные на цифровые технологии, меняют стратегию в сторону автоматизации, аналитики данных и онлайн-сервисов.

Технологические изменения:

• Автоматизация процессов – производственная компания внедряет роботов для выполнения рутинных задач, что ускоряет процесс производства и снижает ошибки. Это изменение повышает производительность и позволяет освободить сотрудников для более сложных задач.
• Внедрение систем управления проектами – компания начинает использовать специализированные программы, такие как Jira или Asana, для управления проектами и отслеживания задач. Это позволяет лучше контролировать сроки выполнения и координировать работу между командами.
• Использование аналитики данных и искусственного интеллекта – торговая компания внедряет инструменты анализа данных и ИИ для персонализации предложений, прогнозирования спроса и управления запасами. Это позволяет быстрее реагировать на изменения предпочтений клиентов и снижать издержки.
• Переход на облачные технологии – компания переводит все внутренние системы в облако, что позволяет сотрудникам получать доступ к данным и инструментам удаленно и снижает затраты на IT-инфраструктуру.

Изменения в структуре:

• Создание проектных команд – компания отходит от традиционной иерархии и создает проектные команды для работы над конкретными задачами или проектами. Это помогает быстрее внедрять инновации и улучшать взаимодействие между отделами.
• Сокращение уровней управления – для ускорения принятия решений компания уменьшает количество уровней управления, делая структуру более плоской и гибкой. Например, IT-компании, которые предпочитают работать с минимальной иерархией для упрощения коммуникации и ускорения инноваций.
• Реинжиниринг бизнес-процессов – компания пересматривает внутренние процессы, упрощает их и устраняет дублирование. Например, оптимизация процессов поставок и логистики для снижения сроков доставки товаров и затрат.
• Объединение или разделение отделов – компания может создать новые отделы для решения специфических задач, например, отдел инноваций или отдел цифровой трансформации. Или объединить схожие отделы для улучшения взаимодействия.

Изменения в корпоративной культуре:

• Внедрение гибкого графика и удаленной работы – начиная с пандемии, компании активно внедряют гибкие условия работы. Формат сохранился и развивается, позволяя сотрудникам выбирать, когда и где работать, что способствует повышению эффективности многих процессов.
• Ориентация на клиента – компания меняет подход к работе с клиентами, делая их интересы ключевым приоритетом. В условиях постоянных перемен и жесткой конкуренции культура клиентоориентированности помогает выстраивать процессы и решения вокруг потребностей клиентов.
• Развитие культуры инноваций – компания стимулирует сотрудников делиться новыми идеями и разрабатывать инновационные продукты и процессы. Примером может быть Google, который выделяет часть рабочего времени сотрудников на разработку собственных проектов.
• Поддержка равенства и инклюзивности – компания начинает внедрять программы поддержки многообразия и инклюзивности, привлекая разнообразные таланты и создавая комфортную рабочую среду для всех сотрудников.

Управление в условиях изменений требует четкого планирования, управления и коммуникации, чтобы обеспечить успешную интеграцию и устойчивость результатов, о чем пойдет речь в следующих уроках. Далее вас ждет проверочный тест, а затем мы перейдем к следующей теме.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее нас ждет следующая тема – понимание необходимости и планирование изменений.

Ольга Обломова