Как эффективно работать в удаленном режиме

Многие видели залитые солнцем фотографии, на которых счастливые люди работают на берегу моря в удаленном режиме. Однако, чтобы сделать сказку былью, одного переезда недостаточно. Нужно понимать внутренние механизмы этого режима и верно оценивать собственные способности. Помогут нам в этом лучшие техники самообразования и тайм-менеджмента.

Человечество массово познакомилось с удаленной работой во время пандемии коронавируса. Многим понравилось нововведение, однако оно так и не превратилось в доминирующий метод. Зато распространились многочисленные гибридные практики.

Чтобы понять собственные перспективы, необходимо выяснить, что собой представляет этот режим.

Удаленная работа – это договоренность между работодателем и его наемными сотрудниками о том, что те будут выполнять свои рабочие обязанности, будучи непривязанными к конкретному месту, например, к офису. Используя цифровые инструменты и технологии, удаленные работники могут эффективно сотрудничать с коллегами, управлять задачами и общаться с клиентами из разных мест, например, дома, в коворкинге или библиотеке.

Эта модель работы приобрела популярность благодаря технологическим достижениям и развитию культуры труда, предлагая важные преимущества как работодателям, так и работникам.

Ставшая знаменитой среди матерей-одиночек и студентов «удаленная работа на дому без опыта» по факту представляет собой подработку лиц, у которых зачастую нет трудового соглашения с работодателем, четко прописанных прав и обязанностей.

Другой вариант – фрилансеры и совместители, т.е. лица, у которых не один работодатель, а несколько, в связи с чем они в принципе не привязаны только к одному рабочему месту.

Что объединяет столь разных людей? Вот что.

3 общие характеристики удаленной работы

Удаленная работа имеет несколько особенностей, которые отличают ее от традиционной занятости в офисе:

1. Отсутствие постоянного рабочего места как такового. Удаленные работники могут выполнять свои рабочие задачи из разных мест за пределами традиционного офиса, даже во время путешествия. Такая гибкость позволяет сотрудникам выбирать среду, которая лучше всего соответствует их потребностям в производительности и образе жизни.
2. Зависимость от технологий. Эффективная удаленная работа во многом зависит от цифровых инструментов. Коммуникационные платформы, такие как Zoom и Slack, программное обеспечение для управления проектами, такое как Trello или Asana, и решения для удаленного рабочего стола, такие как Splashtop, обеспечивают беспрепятственное сотрудничество и управление задачами на расстоянии.
3. Ориентир на результат работы, а не на трудодни и трудочасы. С помощью последних оценивали и учитывали труд в колхозах времен СССР. Хотя такой страны давно уже нет, многие люди сохранили ментальность, которая заставляет их оценивать вклад сотрудников, сверяясь с часами на стене. При удаленной работе, напротив, обычно больший упор делается на качество работы. Такой подход, ориентированный на результат, обеспечивает большую автономию сотрудника и может привести к большей удовлетворенности работой.

Эти особенности подчеркивают уникальную природу удаленной работы, делая ее привлекательным вариантом как для сотрудников, так и для работодателей в современной рабочей среде.

Какие преимущества дает удаленная работа?

Ключевые преимущества удаленной работы для работника таковы:

1. Снижение стресса. Дома более спокойная обстановка, чем в офисе.
2. Смена обстановки, способствующая творчеству. Некоторые офисные сотрудники теряют посетившую их полезную мысль, пока пытаются добраться до туалета через череду лестниц и дверей на магнитных замках, карточку от которых, конечно же, они по рассеянности оставили в ящике рабочего стола. А дома и стены помогают.
3. Гибкий график. Ориентир на результат позволяет расставлять пики рабочей активности так, как это удобно сотруднику, клиентам и работодателю, а не руководству фабричной столовой. Более того, если ночью человек прилетел из командировки, удаленная работа позволяет ему немного отдохнуть в течение дня или двигаться в более спокойном темпе с пониманием, что рабочие цели будут достигнуты в конце дня.
4. Сокращение времени и расходов на дорогу. Бич больших городов, когда из-за пробок, давки в транспорте, гололеда и других непредвиденных коллизий человек чувствует себя уставшим, едва добравшись до официального рабочего места. Более того, сокращение транспортных расходов и других аспектов, связанных с очной работой, способствует индивидуальной экономии. К примеру, на макияже и укладке.
5. Лучший баланс личной жизни. Этот пункт вытекает из предыдущего. Если человек проводит в офисе минимум 9 часов (8 часов плюс час обеда), 3 часа в совокупности едет на работу и с работы, то сколько часов у него остается на свидания?
6. Большая самостоятельность и ответственность за управление своим временем и задачами. Способствует возникновению чувства расширения возможностей. Когда сотрудник видит, что его ценят, ему доверяют и его уважают, он раскрывается, как цветок, и автоматически повышает как трудоспособность, так и креативность.
7. Повышение производительности. Раз цветок раскрылся, он лучше пахнет и привлекает больше пчел. Однако это не универсальная установка. Хотя ученые из Стэнфорда доказали, что при удаленной работе производительность увеличивается на 13%, каждый работник индивидуален, и многие говорят, что лучше концентрируются в офисе [La Vanguardia, 2012].

Преимущества удаленной работы для руководителей:

• более расслабленные и довольные сотрудники;
• большая приверженность задачам как благодарность за доверие;
• повышенная производительность;
• экономия на благоустройстве офиса и лучшее использование ресурсов, в том числе энергетических.

Недостатки удаленной работы для работника:

1. Отрыв от организации.
2. Снижение контактов с коллегами, начальством и клиентами.
3. Ощущение изоляции.
4. Отвлекающие факторы.
5. Трудности с концентрацией.
6. Необходимость самому овладевать техниками тайм-менеджмента.
7. Проблемы с общением.

Недостатки удаленной работы для предпринимателя:

1. Недоверие и ощущение отсутствия контроля.
2. Необходимость предпринимать больше усилий для мотивации персонала.
3. Разрыв со своими работниками.

Чтобы удаленная работа была эффективной, важно, чтобы работник продолжал чувствовать себя частью компании и команды. А также чтобы работодатель видел, что коллектив продолжает работать продуктивно и организованно. Как этого добиться?

Универсальные ключи: три «О»

Основных ключей к успешной удаленной работе три: общение, организация и оценка деятельности.

Общение

Общение является ключевым моментом во многих сферах, включая работу.

Внутренняя коммуникация может представлять собой серьезную проблему, особенно когда ее участники географически распределены. Разница в часовых поясах и отсутствие личного общения часто могут затруднить эффективное сотрудничество.

Вот что позволяет решить эти проблемы и повысить эффективность личной миссии:

1. Используйте профессиональные инструменты для поддержания плавного и профессионального общения. WhatsApp, Telegram и другие приложения опасны тем, что в них сосредоточено слишком много личных контактов, которые будут отвлекать от работы.
2. Адаптируйте профессиональные инструменты к конкретным потребностям вашей команды. Например, вы можете создавать тематические каналы Slack для каждого из ваших проектов.
3. Заключите коммуникационные соглашения. Четко установите предпочтительные каналы связи для каждого типа сообщений. Например, коллеги могут задавать быстрые вопросы в чате, а электронную почту оставить для официальных и/или несрочных сообщений. Избегайте флуда!
4. Определите ожидаемое время ответа. Соблюдение этих рамок будет способствовать более эффективному общению и предотвращению недоразумений.
5. Уважайте время отбоя. Удаленная работа может стирать границы между рабочим и свободным временем. Для поддержания баланса важно установить и соблюдать время отбоя, когда сотрудник уже не обязан оперативно отвечать на запросы начальства.
6. Отключайте уведомления рабочего чата в нерабочее время, чтобы избежать утомления и/или выгорания.
7. Согласуйте ожидания. С самого начала установите четкие ожидания относительно графиков работы, сроков выполнения проекта, каналов связи и ролей каждого члена команды. Рассмотрите возможность создания документа, в котором будут собраны эти соглашения, в качестве справочного материала для всех членов команды. Важно помнить, что ожидания и соглашения могут меняться с течением времени, поэтому желательно планировать регулярные дополнения или сеансы «оглядывания назад», чтобы гарантировать, что материалы остаются уместными и эффективными.
8. Не отрывайтесь от коллектива. Организуйте места для встреч, чтобы общаться в непринужденной обстановке помимо повседневных обязанностей. Причем речь не только о барах. Также подойдут командные игры или дискуссионные сессии по интересующей теме.

Реализация этих стратегий может потребовать времени и усилий, но преимуществ от этого много: они создадут более здоровую и позитивную рабочую среду, одновременно повышая креативность и производительность [Soen, 2023].

Также необходимо помнить, что удаленная работа подразумевает ясный и краткий язык общения, интерес к сотрудничеству с другими и активное участие в онлайн-встречах, где работники конструктивно делятся идеями и предложениями.

Честно рассказывайте о своих потребностях и ограничениях, чтобы обеспечить эффективное общение и избежать обид. Научитесь говорить «нет», когда это необходимо, чтобы защитить свое время и энергию.

При необходимости предложите или попросите помощи. Выстраивайте доверительные и уважительные отношения со своими коллегами, чтобы расстояние не было неправильно истолковано.

Организация

Если сотрудник не работает из офиса, это не означает, что его руководству все равно, где и как он трудится. Очевидно, на уровне малого бизнеса непосредственному начальству проще вникнуть в повседневные нужды и запросы подчиненных. В крупных же корпорациях для этого существуют специализированные службы. Если они недорабатывают, возникает ситуация, которую с точностью описывает древняя пословица: «У семи нянек дитя без глазу».

Работодатель несет ответственность за составление списка физических вещей, которые могут понадобиться работникам: эргономичное кресло, канцелярские товары, ноутбук, Wi-Fi.

Работники, со своей стороны, должны обеспечить себе пространство, в котором они будут чувствовать себя комфортно и смогут сосредоточиться на работе.

Помимо заботы об организации рабочего пространства, начальству необходимо установить цели, которые могут быть достигнуты в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе. Также очень важно, чтобы сотрудники чувствовали мотивацию как со стороны работодателя, так и со стороны коллег.

Работнику организация жизненного и временного пространства помогает эффективно достигать рабочих целей и задач, оптимизируя ресурсы. Это подразумевает:

1. Личную эффективность. Продуктивность необходима для эффективного выполнения задач на дому.
2. Целеполагание. Помогает добиваться поставленных задач даже удаленно.
3. Сотрудничество. Эффективное общение с коллегами, начальством и клиентами.
4. Самодисциплину. Человек должен уметь мотивировать себя без окрика вышестоящих лиц, чтобы не слишком отвлекаться на развлечения, близких и другие сторонние факторы.
5. Адаптацию. Это умение справляться с меняющейся средой и поддерживать рабочий процесс на плаву.

Если вы чего-то не умеете, это можно исправить. К примеру, на нашей онлайн-программе «Самообразование: лучшие техники».

Оценка

Очень важно измерять полученные в процессе личного труда результаты, чтобы знать, является ли удаленная работа продуктивной и эффективной. И работодатель, и работник на уровне команды и на индивидуальном уровне должны измерять свой прогресс.

Необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Были ли достигнуты поставленные цели в согласованные сроки?
2. Были ли ожидания превзойдены или начальство были слишком амбициозно в установлении сроков и результатов?
3. Были ли какие-либо недопонимания или проблемы со связью или все шло достаточно гибко и плавно?

Это возвращает нас к первому пункту о ценности общения.

Измеряя результаты, мы сможем проверить, достигли ли мы ожидаемых результатов, а также провести улучшения и корректировки в команде [FidiasPro, 2024].

Мягкие навыки для удаленной работы

Чтобы эффективно работать, человеку необходимо воспитывать самого себя, формировать в себе способности, которые участвуют в решении проблем и не имеют прямого отношения к работе. Примерами таких мягких навыков являются социальные и коммуникативные умения, которые облегчают выполнение повседневных задач.

Этому обычно не учат ни в школах, ни в вузах. Однако именно мягкие навыки – ключ к тому, чтобы человек научился брать себя в руки, нес ответственность за собственные поступки и потраченное время и в целом вел себя как предсказуемый взрослый.

Удаленная работа – это не синоним ничегонеделания или разгильдяйства. Это результат договора между начальством и подчиненными, которые обязуются создавать определенный продукт на условиях, которые их руководство одобряет. Для этого нужно не только обладать узкоспециализированными знаниями, а желательно, еще и опытом по созданию такого продукта, но и соответствовать тому портрету, который начальник мысленно нарисовал для своего подчиненного.

Лучше всего, если прямо при трудоустройстве вам выложат все карты на стол, и вы сможете соотнести свои способности с чертами нужного «идеального портрета».

Мягкие навыки не являются прямым продуктом академической или профессиональной подготовки, однако позволяют эффективно выполнять работу в любой ситуации. Поэтому важно держать баланс между профессиональными и мягкими навыками, чтобы не страдало качество выполняемой работы. В противном случае зачем руководству такой персонал?

Следующие мягкие навыки играют ключевую роль для получения наилучших результатов.

Эффективное общение

Самый важный навык для удаленной работы. Работая в Интернете, как руководители, так и сотрудники упускают из виду невербальные сигналы и должны следить за тем, чтобы их сообщения были ясными и краткими.

Менеджеры по найму должны убедиться, что сотрудники обладают эффективными навыками письменного и устного общения. Некоторые из ключевых коммуникативных навыков включают в себя способность активно слушать, задавать четкие и краткие вопросы, а также выражать свои мысли ясно и уважительно.

Если вы необщительный человек и многие аспекты межличностных коммуникаций для вас – темный бор, дела можно поправить на нашем курсе «Лучшие техники коммуникации».

Самодисциплина и самоконтроль

Удаленная работа требует от сотрудников дисциплины и умения управлять своим временем. Сотрудники, которым трудно установить границы между личной и рабочей жизнью, могут столкнуться с трудностями при работе удаленно.

Самодисциплина не только уменьшает конфликтность на работе, но и повышает качество и последовательность работы.

Гибкость

Удаленная работа часто требует от сотрудников гибкости графика и способности адаптироваться к изменениям в рабочей среде. Менеджеры по персоналу должны искать сотрудников, которые готовы работать в разных условиях и способны адаптироваться к различным ситуациям.

Гибкость также предполагает способность проявлять творческий подход и думать об альтернативных решениях при возникновении проблем. Это может представлять собой значительное конкурентное преимущество для компаний, занимающихся технологиями и инновациями.

Командная работа

Удаленная работа не означает, что сотрудники должны все время работать в одиночку. Во многих случаях удаленная работа требует от сотрудников работать в команде и сотрудничать с другими членами команды.

Менеджеры по персоналу должны искать сотрудников, которые способны работать в команде и сотрудничать с другими с помощью онлайн-инструментов. Сотрудничество и командная работа также требуют лидерских качеств и умения делегировать задачи.

Умение решать проблемы

Удаленная работа постоянно создает неожиданности на ровном месте. В офисе или в других местах постоянного присутствия коллег и начальства есть возможность поделиться бедой, попросить помощи, а если повезет, переложить часть груза на окружающих.

У людей, которых работают удаленно, таких опций меньше. Очевидно, что они могут обратиться к другим специалистам, работающим на удаленке, привлечь аутсорс и другие внешние ресурсы, однако чаще всего сотрудники на удаленной работе вынуждены эффективно выявлять и решать проблемы практически без контроля и помощи со стороны. Это подразумевает способность проявлять инициативу до того, как проблемы перерастут в кризис.

Адаптивность

В нашем случае адаптивность – это результат овладения предыдущими навыками, поскольку она во многом требует гибкости и командной работы. Разница заключается в позиции, с которой вы встречаете изменения.

Мышление, готовое к изменениям, – это мышление, которое активно выявляет изменяющиеся тенденции в окружающей среде и создает планы действий на случай, если они произойдут. Таким образом можно сохранить контроль над изменениями [Pandapé, 2024].

Стратегии продуктивности

Чтобы повысить производительность на удаленной работе, необходимо разучить комбинацию инструментов и способов управления своим временем, общением и сотрудничеством внутри команды.

Вот они:

1. Тайм-менеджмент. Чтобы управлять своим временем, создайте подробный план работы, в котором будет определено время начала и окончания рабочего дня, включая регулярные перерывы. Используйте такие инструменты, как календари, расписания и приложения для управления задачами, чтобы организовывать свое время и задачи. Освоить подручные техники целеполагания, декомпозиции и планирования можно на нашей онлайн-программе «Тайм-менеджмент: лучшие техники».
2. SMART. Эта методика призывает формулировать «конкретные, измеримые, достижимые, релевантные, ограниченные по времени» цели на каждый день, неделю и месяц. Расставьте приоритеты для наиболее важных и срочных задач, используя такие методы, как матрица Эйзенхауэра.
3. Порядок. Поддерживайте организованную рабочую среду без отвлекающих факторов. Используйте такие инструменты, как папки, метки и приложения, чтобы поддерживать порядок в файлах и документах. Создайте файловую систему для облегчения поиска информации. Группируйте задачи по темам или проектам, чтобы было легче видеть и отслеживать прогресс. Станьте сами себе администратором, секретарем и бухгалтером.
4. Расширение знаний о методиках повышения продуктивности. Попробуйте технику «помидор», которая делит работу на 25-минутные интервалы с 5-минутными перерывами. Или почитайте о технике GTD (Getting Things Done), чтобы эффективно организовать свои задачи и проекты. Изучите технику блокировки времени, чтобы посвятить определенные периоды дня конкретным задачам. Кроме того, используйте приложения для управления временем, такие как Rescuetime или Toggl, чтобы определить, на что вы тратите часы бодрствования.

Опыт удаленной работы не приходит мгновенно. Он формируется и накапливается, как кольца ствола дерева. Чтобы ускорить процесс, попробуйте чаще проявлять любопытство и настойчивость.

Офис на дому: мебель, свет, тишина

Чтобы эффективно работать в удаленном режиме, важно разучить и другие методы, такие как медитация осознанности и дыхательные упражнения, чтобы повысить концентрацию и ясность ума. Используйте приложения для проигрывания инструментальной музыки и звуков природы, чтобы создать среду, способствующую концентрации.

Устраните все возможные отвлекающие факторы. Отключите уведомления от социальных сетей и приложений на своем устройстве. Установите режим «не беспокоить». Найдите тихое место для работы, где вас никто не отвлекает. Многие для этих целей переоборудуют балкон.

Используйте приложения для блокировки веб-сайтов и управления временем, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы в Интернете [HP, 2024].

Личный офис подразумевает:

1. Быстрое и безопасное подключение к Интернету. Без этой мощной и быстрой сети могут возникнуть проблемы с видеоконференциями или даже проблемы с используемым программным обеспечением, что приведет к невозможности предоставления качественных услуг клиентам или неспособности выполнять работу.
2. Эргономичную мебель. Именно этого элемента не хватает в солнечных фотографиях с берега моря. Хотя удаленная работа предполагает работу с дивана или кровати, их следует избегать. Стол с эргономичным стулом предотвратит проблемы со спиной и зрением, а комфорт и корректная посадка позволят продуктивно работать. Купите стол и стул, которые подстраиваются под нужную высоту и положение, чтобы предотвратить боль и усталость.
3. Договоренность с близкими, соседями или другими людьми, с которыми вы делите рабочее пространство. Определение временных и пространственных границ. Никто из нас не находится в вакууме. Чтобы вас не отрывали от дел, а еще хуже, не создавали угрозы вашей безопасности, необходимо установить периоды времени, в которые вы не можете общаться с живущими рядом, даже если и вам, и им этого очень хочется. Чтобы добиться этого, нужно создать в мыслях собственный идеальный рабочий кабинет, особенно, если в реальной жизни ваше трудовое место на него не похоже. Представьте, что вы отгорожены от близких громоздкой дубовой дверью, к которой подведен электрический ток и на которой висит табличка: «Не беспокоить! Идет операция!»
4. Беруши или хорошие наушники. Они помогают обеспечить изоляцию, и лучше, если они будут оснащены микрофоном, чтобы звук на конференциях был более четким и не было слышно фонового шума.
5. Хороший ноутбук или стационарный компьютер. Хотя работать можно и с телефона, удобная клавиатура повышает производительность так же, как и эргономичный рабочий стул, а также позволяет сделать общение с клиентами быстрым и бесперебойным.
6. Регулярные перерывы и движение. Необходимо часто вставать из-за рабочего места, давать глазам отдых, проветривать помещение. Регулярно занимайтесь спортом, чтобы поддерживать физическое и психическое здоровье. Соблюдайте здоровую и сбалансированную диету, чтобы обеспечить организм энергией и питательными веществами. Выделите время для занятий, которые приносят вам удовольствие и расслабление, таких как хобби и мероприятия с семьей и друзьями.
7. Представление профессионального развития как постоянного процесса. Найдите онлайн-курсы, семинары и тренинги, чтобы улучшить свои навыки и расширить знания. Читайте книги, статьи и блоги, относящиеся к вашей области знаний. Участвуйте в онлайн- и личных мероприятиях для налаживания связей и обмена опытом. Будьте в курсе последних тенденций на рынке труда. Ставьте цели профессионального развития и находите способы их достижения, чтобы это не отнимало у вас личного времени.

Признавайте и отмечайте каждое достижение, даже самое незначительное, чтобы сохранить мотивацию и энтузиазм. Вознаграждайте себя за усилия и достижения. Делитесь своими успехами с коллегами и семьей. Сохраняйте позитивный настрой и будьте устойчивы перед лицом трудностей. Верьте в свой потенциал и способность достигать поставленных целей, но всегда думайте о своем благополучии.

Желаем успехов! А чтобы применить полученные знания было легче, советуем пройти небольшой тест: