Число 32 850. Знаете, что оно значит? Не вес авиалайнера. Не площадь озера в Индонезии. И не величину месячной зарплаты учителя из Иваново.
32 850 дней отмерено природой каждому из нас. Всего на жизнь. При условии, что человек не добивает себя вредными привычками, ядовитыми эмоциями и инертным образом бытия. Так говорят ученые.
Теперь вспомните, сколько лет вы уже прожили. 29, например. Или 10 585 дней. Треть жизни истрачена. Осталось – 22 265 дней. Распечатайте эту цифру жирным шрифтом и повесьте на дверь комнаты. На холодильник. Сделайте на заставку компьютера. И начните расставлять приоритеты. Потому что завтра у вас будет еще на день меньше.
Не сейчас ли самое время взять свою жизнь под контроль? Ставить цели и достигать их? Да. Время для действий – сейчас. Эффективно расставить приоритеты вам поможет тактическое планирование. В статье мы расскажем, как спланировать день, неделю, месяц и квартал, чтобы на 32 850-й день осознать: моя жизнь удалась!
Почему стоит заниматься тактическим планированием?
Планируя, человек управляет временем. Создаёт лучшую для себя реальность. Существует масса аргументов «за» тактическое планирование. Вот некоторые из них:
- Возникает четкое понимание вектора движения. Уходит ощущение потерянности. Вы точно знаете, когда и какие цели будут реализованы.
- Снижаются затраты времени на работу. Человек перестает хаотично метаться от задачи к задаче. Ведь у него записаны все ходы.
- Растут доходы. Вместо азартной мечты «заработать гору денег» появляется четкий план с конкретными шагами. Которые приводят к адекватному повышению доходов.
- Приходят в баланс все сферы жизни. Остается время на семью и хобби.
- Радуют итоги года. Появляется чувство удовлетворенности от того, что задачи планомерно выполнялись. А значит, появляются силы для движения к глобальным целям.
Если вы хотите эффективно использовать свой бюджет времени, начните составлять планы на квартал, месяц, неделю и день.
План на квартал
Любое планирование начинается с выбора помощника. Инструмента планирования. Это может быть смартфон/планшет/компьютер, блокнот или специальный планнер. Возможно, гибрид всех инструментов. Выбор зависит от вашего ритма жизни и индивидуальных предпочтений.
Спланировать квартал помогут следующие системы управления временем:
Кликайте на ссылки, чтобы узнать подробнее о каждой системе.
Можно взять лучшее из разных методик и составить план на квартал таким образом:
- На листе А4 (или в любом удобном редакторе) начертите таблицу из 4-х столбцов.
- В первом столбце пропишите категории: важные цели, обобщенные, крупные (например, закончить обучение на тематическом курсе); текущие цели, мелкие, «рутинные» (например, оформить портфолио фотографа); полезные привычки (например, делать утреннюю зарядку, ежедневно читать, вести учет денежных трат).
- Трем остальным столбцам присвойте названия тех месяцев квартала, который вы планируете.
- Заполните таблицу соответствующими целями и привычками.
Формируйте цели по модели SMART. Они должны быть: четкими, измеримыми, реалистичными, весомыми, ограниченными по времени.
План на месяц
Если план на квартал состоял только из целей, то в плане месяца рекомендуем прописывать еще и шаги для их достижения. Обратите внимание на способ месячного планирования, который состоит из трех частей.
Составление плана в электронном виде
На данном этапе вам потребуется компьютер и принтер:
- Создайте в любом удобном приложении сетку месяца. В форме таблицы 5 на 7 ячеек. Или найдите готовый шаблон в Интернете.
- Вспомните все ежемесячно повторяющиеся дела. Например, занятия по английскому 3 раза в неделю, плаванье через день, футбол каждое воскресенье.
- Присвойте повторяющемуся делу интуитивно понятный значок: занятия по английскому — иконка «Биг-Бена»; плаванье – фигурка плывущего человека; футбол – мяч.
- Проставьте значки в ячейки, соответствующие дню месяца, когда дело необходимо выполнить.
- Зафиксируйте в таблице значимые события месяца. Например, дни рождения.
На этом работа в электронном формате завершена. Распечатайте частично заполненную сетку месяца. Далее планирование будет осуществляться вручную.
Дополнение плана вручную
Дополняйте план месяца теми делами, которые вы намерены выполнить с вероятностью 99-100%. Это точечные, главные события, о которых вам известно заранее. Например: просмотр полезного вебинара; плановый визит к врачу; необходимость опубликовать пост в соц. сети или продлить подписку на музыкальную платформу.
Расшифровка главных задач месяца
Теперь каждую крупную задачу, сформированную на предыдущем этапе, нужно разбить на мелкие подзадачи. И записать их. Этот список пригодится вам для дальнейшего планирования недели и дня.
Подготовьте таблицу с тремя столбцами:
- главная задача;
- подзадачи (какие конкретно действия нужно совершить?);
- срок выполнения.
Допустим, одна из ваших главных задач – опубликовать пост. Она включает в себя подзадачи:
- найти в Интернете интересные факты по теме поста;
- подготовить фото для оформления поста;
- написать текст и опубликовать его.
Именно эти шаги вам нужно записать в таблицу.
Некоторые задачи не потребуют расшифровки. Например, просмотр вебинара или продление подписки на музыку из примера выше.
План на неделю
Предлагаем вам планировать неделю при помощи системы «Бегущий список» (Running list). Она проста, наглядна и экономит место в ежедневнике. Чтобы ее освоить, нужно выполнить 3 шага:
- Создать «скелет» списка: разделите лист на две колонки; заголовок первой колонки – названия дней недели (запишите их в строчку, от понедельника до воскресенья (Пн, Вт… Вс); заголовок второй колонки – перечень дел, которые вы планируете выполнить в течение недели.
- Заполнить список: во вторую колонку запишите все задачи на неделю списком; напротив каждой задачи нарисуйте чекбокс (в форме пустого квадрата) в тот день недели, когда вы планируете выполнить задачу.
- Проставить отметки о выполнении/переносе/отмене запланированного дела.
Допустим, в понедельник вам нужно: сходить к парикмахеру, написать реферат по термодинамике, купить лежанку для кота и вылечить коренной зуб. Итого 4 дела и 4 пустых чекбокса в столбце «Пн».
Если вы набрались мужества и, обливаясь холодным потом, отремонтировали коренной зуб, то чекбокс напротив этого дела нужно заштриховать.
Если задача не была решена, допустим, коту не повезло и опять придется спать на холодном полу, то покупку лежанки нужно перенести на вторник. Для этого в квадрате «Пн» нарисуйте стрелку вправо, а в столбце «Вт» – пустой квадрат. Таким образом, дело с понедельника перекочевало на вторник.
Если вы начали писать реферат по термодинамике в понедельник, но не закончили, то чекбокс «Пн» нужно заштриховать наполовину. И если во вторник вам удалось его дописать, то чекбокс «Вт» заштрихуйте полностью.
Когда запланированная задача теряет актуальность, в соответствующем квадрате необходимо поставить крестик.
План на день
Планирование дня – привычка каждого успешного человека. Ежедневный список дел составляют: экс-президент Yahoo, а ныне директор стартапа по разработке «умных» приложений Марисса Майер; гендиректор LinkedIn Джефф Вайнер; будущий марсианин Илон Маск; миллиардер Билл Гейтс и многие другие.
Изучив опыт великих, предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут внедрить в жизнь полезную привычку – планировать день:
Когда составлять план?
Вечером накануне запишите все задачи, которые нужно выполнить завтра. Это ваш черновик. Проснувшись утром, сориентируйтесь на местности. Возможно, с утра приоритеты изменятся. Например, придет уведомление о необходимости получить долгожданную посылку; перегорит лампа и нужно будет купить новую, или поднимется температура у ребенка и потребуется время для посещения врача. Откорректируйте план с учётом новых обстоятельств.
Правила составления плана
Будьте адекватны. Составляя перечень задач на день, учитывайте следующие моменты:
- У вас есть лишь 16 часов из 24 на выполнение дел. Остальное съедает сон.
- Не забудьте заложить в план время на сервисные процедуры. Речь об утреннем умывании, питании, душе, прогреве автомобиля в зимнее время, телефонных разговорах с близкими людьми и т.д.
- Рассчитайте время отдыха. 50 минут – продуктивный труд, 10 минут – отдых. Несколько раз за день периоды релакса рекомендуется удлинять до 20-30 мин. Это время можно потратить на сон. Так поступают актер, стендапер и продюсер Крис Хардвик, президент крупного медиа HuffPost Арианна Хаффингтон, создатель литературного киберпанка писатель Уильям Гибсон. Соблюсти баланс труда и отдыха поможет техника «Pomodoro».
- Оставьте время на форс-мажор. Всего не предусмотреть. Поэтому около 3 часов в дневном плане оставьте про запас.
С опытом вы поймете, сколько времени занимают «непродуктивные» дела, и научитесь планировать день точнее.
Алгоритм составления плана
Вспомните свои долгосрочные цели. Идеальный вариант: положите перед глазами стратегический план на год. Так будет легче расставить приоритеты. Длинный год равен 365 коротким дням. Помните: планируя каждый день, вы планируете свое будущее.
Составьте план при помощи следующего алгоритма:
- В начале списка расположите дела, для которых установлен срок исполнения.
- Далее пропишите дела, не имеющие дедлайна. Лучше всего расставить их по приоритетам.
- После каждого дела запланируйте время для отдыха и сервисных процедур.
- Таблица дел должна содержать графы: «плановое время на выполнение задачи», «фактически затраченное время на выполнение задачи» и «оценка результативности (по шкале от 1 до 10 баллов)».
- Если в течение дня вы поняли, что выбились из графика, бросьте панику. Не поддавайтесь унынию и, тем более, не ругайте себя. Выдержите 5-минутную паузу. Возьмите чистый лист и перепишите план. Помните: мир в движении. А вы – не сверхчеловек в латексном костюме, способный всё контролировать.
- В конце дня подведите итоги. Оцените свою эффективность и следование плану. С удовольствием и благодарностью к себе отметьте выполненные дела. Проанализируйте, что осталось неисполненным. Почему? Какие ошибки допустили в планировании? Где халтурили? Как скорректировать план и действия, чтобы повысить результативность следующего дня?
Первые семь дней производительность и процент выполнения плана могут хромать. Это нормально. Вы набираете опыт. Когда план станет полезной привычкой, эффективность вашей работы заметно вырастет. Сравните сами.
Техники настройки на завтрашний день
Завтра – очередной день из 32 850. Его нельзя спустить в мусоропровод. Завтра нужно быть бодрым, наполненным и радостным. Чтобы выполнить план с эффективностью в 10 баллов.
В этом вам помогут две техники настройки на день грядущий:
«Аллегория». Закройте глаза и вспомните прошедший день. Какие чувства он вызывает? На что похож? Какой образ возникает перед глазами?
Быть может, прошедший день – шумный и тяжеловесный водопад, мощь которого завораживает и возбуждает. Или суетливый базар, где каждый продавец норовит обмануть. Возможно, день был похож на осеннюю безлюдную аллею, в которой медленно умирают клёны-старики.
О, нет! Наверное, день напоминал прелюбопытный квест по поиску золотых монет, припрятанных капитаном Френсисом Дрейком на острове Бора-Бора!
Прислушайтесь к ощущениям. Если образ получился светлым и теплым, значит, день удался. Если ярким и стремительным – значит, день был энергичным и плодотворным. Если же от образа веет тоской и серостью, вы в тревоге. Перенапряглись и ощущаете неудовлетворенность.
Техника «Аллегория» – индикатор внутреннего состояния. Когда образ прошедшего дня печален, проделайте следующее. Намеренно представьте радостную картинку дня грядущего. Луг, на который добродушный великан вылил солнце. Белые барашки мурчащего океана. Грибной и щедрый лес или величественные горы. Визуализируйте то, что вызывает чувство комфорта и радости именно у вас.
«Кодирование утра». Утром вами либо управляют хаотичные импульсы, либо четкая программа. Ее и поможет создать данная техника. Перед засыпанием задайте себе конкретную схему завтрашнего пробуждения. Постановите:
- во сколько проснетесь (самостоятельно или по будильнику);
- какое действие совершите первым: зевнете, посмотрите на часы или поприветствуете день счастливым «Доброе утро!»;
- как поступите: понежитесь в кровати или встанете сразу;
- что сделаете сначала: легкую гимнастику, самомассаж, проверите почту на телефоне.
Насколько позитивно и качественно вы настроите себя на завтра, настолько эффективно и бодро пройдет день.
Время – ресурс невозвратный. Качество жизни определяется тем, на что вы его тратите. Управляйте временем с умом. Тогда жизнь будет разворачиваться по вашему сценарию.
Друзья! Приглашаем к обсуждению. Расскажите о своих инструментах планирования, и о том, как составление плана повлияло на вашу жизнь. А еще у нас на сайте вы можете пройти онлайн-курс «Лучшие техники тайм-менеджмента». Вы не – просто получите теоретические знания о 100 самых эффективных техниках управления временем, а сформируете навык, который сможете использовать в повседневной жизни и бизнесе.
Так что желаем вам удачи и до встречи на курсе!
