Презентация – это метод донесения какой-либо информации до слушателей. Ее успех зависит от того, насколько ответственно подошел к подготовке материала докладчик. Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст со слайда было просто невозможно прочесть или само изображение было слишком отвлекающим от основного смысла. Впечатление о таких компьютерных презентациях оставляло желать лучшего. А как насчет невнятного и неструктурированного выступления самого создателя? То еще удовольствие для аудитории, правда?
Не важно, делаете ли вы презентацию в первый раз или же для вас это привычная часть работы или учебы, объемная она или маленькая, нужно всегда учитывать основные нюансы оформления слайдов, раздаточного материала и устного выступления. Как же сделать презентацию на компьютере со слайдами, подготовиться к докладу и покорить аудиторию, а также о секретах успеха презентаций знаменитых спикеров мы расскажем вам в нашей статье.
Суть, цели и функции презентации
Презентация – информационный или рекламный инструмент, позволяющий сообщить нужную информацию об объекте презентации в удобной для получателя форме. Есть три основных формата, которые, как правило, используются в комплексе: компьютерная презентация, презентация на больших листах и живое выступление спикера.
В зависимости от назначения, визуала и способа распространения, презентация разделяется на несколько видов.
По способу передачи информации компьютерная презентация может быть:
- Статичная: на слайдах присутствуют текст и соответствующая ему картинка.
- Анимированная: к тексту и картинке добавляется динамика. Это могут быть переходы и различные эффекты появления материала на слайде.
- Мультимедийная: помимо всего вышеописанного в презентации используются аудиофайлы, видеоматериалы и интерактивные элементы, например, активные кнопки.
Чтобы понять, какую из этих презентаций лучше сделать, нужно, в первую очередь, определиться с целью ее создания и форматом встречи с аудиторией. То, что подходит для деловых переговоров, вряд ли будет правильно воспринято участниками неформальной беседы.
В зависимости от способа подачи компьютерная презентация может быть в формате:
- Последовательных слайдов: слайды идут один за другим и переключаются либо при помощи человека, либо автоматически через фиксированное время.
- Видео: готовую презентацию можно сохранить в формате видеофайла и выложить на YouTube в качестве ролика. Часто этот вариант требует голосового сопровождения.
- Flash: такой вид презентации наиболее интересен, если сравнивать с привычным перелистыванием слайдов. Он позволяет добавлять в материал интерактивные элементы (игры, активное меню и т.д.)
- PDF: в таком формате удобно сохранять статические презентации и распечатывать их, чтобы использовать в качестве раздаточного материала.
Компьютерные презентации могут сопровождаться выступлением докладчика или использоваться отдельно. Например, если нужно рассказать о свойствах нового продукта покупателю, то это один из эффективных способов, ведь такую презентацию можно разместить на сайте компании или отправить на личную почту по запросу. Проще говоря, формат презентации зависит от цели ее создания.
Презентация может нести информационный характер. К таким, например, можно отнести бизнес-презентации, которые рассказывают о различных проектах, предоставляют отчетность о проделанной работе и т.д.
Обучающие презентации рассказывают о людях, событиях, явлениях. Их задача – научить аудиторию чему-то новому, сделать так, чтобы слушатели/зрители запомнили необходимую информацию.
Убеждающие презентации применяются с целью продать что-либо (продукт, идею), а вдохновляющие несут, скорее, развлекательный характер. Они поднимают настроение, боевой дух, мотивируют []. Конечно, презентация может иметь сразу несколько целей, ведь, прежде чем убедить купить продукт, нужно рассказать о нем и даже научить им пользоваться, сделав акцент на том, что он очень понятен и прост в применении.
Презентация высшего класса – это та, что проработана «от» и «до» и сделана с любовью к слушателю. Все этапы ее создания требуют отдельного внимания, поэтому мы разберем подробно каждый из них.
Подготовка презентации
Даже если вы собираетесь импровизировать в своем выступлении, к этому нужно подготовиться. Невозможно качественно преподнести информацию, если не определить ключевые моменты, которые необходимо донести в первую очередь, и целевую аудиторию.
Независимо от формата презентации, необходимо выполнить 5 основных этапов подготовки к ней:
- Соберите информацию: вы должны четко понимать, о чем хотите рассказать в презентации. Продумайте материал, который вам необходим для ее создания.
- Запишите информацию: изложите информацию в электронном виде, разделите по частям, согласно сценарию презентации.
- Выделите важные моменты: самые главные мысли разместите в слайдах, об остальном можно рассказать.
- Определитесь с аудиторией: ваш слушатель нуждается в индивидуальной подаче информации. От аудитории зависит все: стиль, язык, картинки, формат подачи. Может быть, ваши зрители – это предприниматели? Тогда все должно быть выдержано в деловом стиле. А если это группа студентов, то будут кстати юмор и современный сленг.
- Репетируйте: как только у вас будет на руках сценарий презентации, можно начинать проговаривать его вслух, запоминать. Так вы быстрее освоите сам материал и поймете, что требует доработки и дополнения, какую информацию лучше разместить в компьютерной презентации, а какую предоставить лично.
А теперь давайте подробнее.
Почему важно знать аудиторию?
Мало кто из выступающих интересуется своими слушателями, хотя изучение своей целевой аудитории – это один из первых и ключевых этапов любого маркетингового мероприятия. Презентация продвигает идею, продает продукт, доносит информацию, поэтому важно быть знакомым со своим клиентом (покупателем).
Если вы в первый раз встречаетесь с аудиторией, обратите внимание на возраст, должность, профессию своего зрителя. Условно людей можно разделить на любителей фактов, эмоциональных и визионеров.
К эмоциональным относятся люди творческой сферы деятельности. Они идейные, любят создавать вокруг себя красоту и живут чувствами, поэтому важно произвести на них особенное впечатление еще на начальном этапе презентации. Это может быть шутка, оригинальное изображение или что-то такое, что вызовет у них необходимую вам эмоцию.
Если ваша аудитория состоит в основном из любителей фактов (бухгалтеров, юристов, программистов), то с ними не сработают эмоциональные приемы и яркие картинки. Им важны точные данные, статистика, диаграммы и только конкретика без воды. Для них презентация должна быть сдержанной, лаконичной, а любая информация должна быть подкреплена мнениями экспертов, результатами исследований и т.д.
К визионерам относятся все люди, которые мыслят стратегически. Это руководители, менеджеры. Они любят и факты, и эмоции, поэтому здесь пускайте в ход яркие изображения, привлекательный дизайн, диаграммы, рисуйте цифры и схемы на доске – это еще больше заострит их внимание на основной сути.
Понимание того, кто перед вами, поможет найти общие точки соприкосновения с аудиторией. От этого, в том числе, зависит результат вашей презентации.
Основной смысл
Как правило, презентация посвящена одной или нескольким основным идеям, которые необходимо донести до аудитории. Главная мысль должна прослеживаться от начала до конца на каждом этапе общения со слушателем и быть очень простой и запоминающейся.
Ваша главная идея должна приносить какую-то выгоду людям, делать мир лучше. Вы можете рассказывать о том, как важно заниматься спортом и отказаться от вредных привычек, показывая это на примере успешных людей, объясняя, как функционирует организм человека и т.д. Это относится и к компьютерной презентации: каждый слайд должен отражать главную мысль всего действия.
Порядок изложения мысли
Какая бы цель ни была у вашей презентации, важно соблюдать определенную структуру подачи информации. Это тоже самое, что вести деловые переговоры. Представляете, что будет, если делать это хаотично, не имея четкой схемы?
Чтобы не потерять основную мысль в общем потоке информации, придерживайтесь следующей структуры:
- Начните презентацию с какого-нибудь вызова, провокации: это поможет с первой минуты сконцентрировать внимание аудитории. Например, задайте вопрос зрителям «Уверены ли вы в том, что счастливы?» (если он подходит к вашей теме) или сделайте эффектный жест.
- Опишите проблему: слушатель должен понимать, зачем он тратит свое драгоценное время на прослушивание (просмотр) вашей презентации. Приведите статистику, поделитесь фактами и результатами исследований, которые касаются затронутой вами проблемы.
- Приведите доказательства наличия проблемы и предложите решение вопроса: подойдут реальные истории из жизни, рассказы о личном опыте, ведь они цепляют больше всего.
- Используйте принцип Explain like I’m 5 («Объясни это так, как будто мне 5 лет»): упрощайте свою мысль, не перегружайте информацией аудиторию, откажитесь от заумных фраз, которые будут понятны далеко не всем. Объясните свою мысль так, чтобы ее понял даже ребенок.
- Делайте выводы: в конце презентации слушатель должен получить короткие выводы, шпаргалки, список полезных ресурсов для изучения темы [Л. Верещинская, 2020].
Итак, первый важный этап подготовки презентации пройден, понимание процесса сформировалось, теперь можно приступать к разработке презентации в PowerPoint.
Как сделать компьютерную презентацию эффективной
Нет ничего хуже, чем нечитаемый в презентации текст, не соответствующие теме и плохого качества картинки или использование стандартных шаблонов, которые уже устарели. Такая презентация способна испортить даже самое великолепное выступление, поэтому нужно отнестись к ее созданию серьезно.
Теперь, когда вы собрали всю необходимую информацию и выделили ключевые моменты, можно приступать к разработке презентации. Если вы еще не сталкивались с подобными программами, посмотрите это обучающее видео о том, как сделать презентацию в PowerPoint:
Разобрались как сделать слайд, фон в презентации и в других базовых технических моментах программы? Тогда поехали дальше.
Чтобы сделать презентацию максимально привлекательной, следуйте следующим советам специалистов:
- Слайды должны быть простыми по содержанию: чем меньше информации размещено на каждом слайде, тем лучше. Структурированный слайд привлекает внимание аудитории и не отвлекает от прослушивания основной части выступления.
- Используйте как можно меньше слов: избегайте маркеров в виде кружков, излагайте материал тезисно, а не переписывайте текст абзацами.
- Используйте качественные изображения и графику: если текст дополнен картинкой низкого качества, его не захочется читать, и такая презентация вряд ли оставит позитивное впечатление.
- Используйте простые и понятные графики и диаграммы: если ваш материал необходимо подкрепить статистическими данными в наглядном виде, позаботьтесь о том, чтобы ваш зритель смог легко понять и прочитать графики. Обращайте внимание, чтобы данные были актуальными.
- Используйте новые шаблоны высокого качества или создайте их сами: PowerPoint предлагает множество готовых вариантов дизайнов слайдов, которые здорово облегчают работу. Но не стоит использовать уже устаревшие шаблоны, ведь наверняка ваша аудитория их уже видела, а одинаковые под копирку презентации точно не привлекут внимание. Но лучшим вариантом будет, если вы сами придумаете свой дизайн слайдов. Да, времени потратите больше, но зато ваша работа будет отличаться индивидуальностью.
- Подберите соответствующие шрифты: шрифт должен подходить под общую концепцию презентации. Если вы хотите рассказать о бизнес-идее, значит, текст нужно оформить в деловом стиле. Если речь идет о чем-нибудь менее формальном или о творчестве, не бойтесь использовать креативные варианты шрифтов. Главное, чтобы они хорошо читались и не были устаревшими.
- Подберите цвета: как и шрифт, цветовая палитра должна соответствовать теме презентации. Позаботьтесь о том, чтобы все выбранные цвета хорошо сочетались между собой и не отвлекали от основной сути. Рекомендуется использовать не более трех цветов.
- Сделайте простую разметку и выровняйте все элементы: в слайдах, как и в любом информационном изображении, должен быть порядок. Проверьте, чтобы не было лишних отступов, пробелов, неровных строк и т.д.
- Избегайте чрезмерной пунктуации: эмоции и настроение должна передавать ваша речь, а не избыток восклицательных знаков в тексте [ Smith, 2020].
- Используйте режим докладчика: этот инструмент встроен в PowerPoint и Keynote (монитор докладчика). В режиме докладчика вы будете видеть следующие слайды, а также заметки и таймер. Слушатели же будут видеть только слайд на экране.
- Делайте презентацию в формате «Печа-куча» или Ignite: этот вариант отлично подойдет, если необходимо изложить максимум информации за короткий промежуток времени. «Печа-куча» – это когда презентация состоит из 20 слайдов, показать которые нужно за 6 минут 40 секунд, т.е. на каждый слайд будет по 20 секунд. Если нужен более динамичный вариант, то используйте формат Ignite – 20 слайдов по 15 секунд. Такая презентация приковывает внимание аудитории, ведь их задача – быстро уловить всю суть каждого слайда [И. Манн, Р. Шагабутдинов, 2019].
- Показывайте эмоции через дизайн презентации: компания Samsung в 2019 году провела трансляцию презентации новых смартфонов Galaxy A Samsung Galaxy Event из Бангкока. Зрелище напоминало концерт рок-звезд или музыкальную премию. На больших экранах показывали яркие фото и видео, которые были сделаны на камеру телефона.
- Посвятите один из слайдов команде: любой продукт, идея – это результат командной деятельности. Покажите рабочие моменты, процесс взаимодействия команды, откройте свою «внутреннюю кухню» зрителю при помощи фото или короткого видео. Но не увлекайтесь, т.к. это может утомить зрителя [В. Шатова, 2020].
Согласитесь, все достаточно просто, но в совокупности эти приемы помогут вам сделать отличную компьютерную презентацию. Теперь пора приступать к подготовке к выступлению, и здесь тоже есть несколько секретов, которыми мы охотно поделимся с вами.
Секреты успешного выступления
Готовясь к презентации, нельзя не обратить внимания на опыт успешных бизнесменов, спикеров, чьи выступления впечатляют, вдохновляют и мотивируют. Стив Джобс яркий тому пример. Кармин Галло, специалист по коммуникативным тренингам, изучил записи его презентаций и выделил несколько основных правил, которые помогали делать их незабываемыми.
Вот они:
- Определитесь с ключевой фразой: представьте, что вы оказались в лифте с успешным инвестором и у вас есть всего 30 секунд на разговор, точнее сказать, на то, чтобы описать преимущества своего предложения одной фразой. Стив Джобс на презентации Macbook Air назвал этот ноутбук самым тонким в мире, и эта фраза стала ключевой в новостях и блогах.
- Выберите злодея: в каждой сказке есть отрицательный персонаж, которого побеждает главный герой. Так было и у компании Apple: сначала в роли злодея выступала корпорация IBM, а потом Microsoft. Наличие врага объединяет приверженцев бренда. Если нет конкурента, то настоящие лидеры их придумывают.
- Демонстрируйте продукт: человеческий мозг очень быстро устает от переизбытка информации или ее однообразия. Стив Джобс каждые 10 минут переходил на новые преимущества продукта или приглашал на сцену гостей.
- Делайте простые слайды: в своей презентации он использовал слайды с минимумом данных, без сложных диаграмм, маркированных списков, таблиц. Некоторые из них содержали всего 7 слов на 10 слайдов.
- Не забудьте про эмоциональное событие: это момент выступления, который по-особенному воздействовал на восприятие зрителя. Например, вспомните презентацию первого iPhone: Стив Джобс сказал, что сегодня представит три революционных продукта: широкоэкранный iPod с сенсорным экраном, революционный мобильный телефон, новое устройство для выхода в Интернет. А потом добавил, что все это функции одного гаджета. Это произвело фурор [С. Плетнев, 2013].
- Говорите о прошлых достижениях: презентация первого iPhone вызвала неоднозначную реакцию. Конечно, аудиторию поразила его функциональность, но перспектива сменить кнопочный телефон на сенсорный не порадовала скептиков. Стив Джобс умел предвидеть возможные сомнения и в конце своего выступления напомнил, что Apple совершили не одну революцию.
Посмотрите выступление Стива Джобса. Наверняка, вы найдете еще несколько приемов, которые сделают вашу презентацию особенной:
Презентация – это не только демонстрация идеи, продукта, какого-то проекта, но и самого себя. Слушатели всегда обращают внимание на то, как вы общаетесь с ними, преподносите информацию, держитесь в процессе выступления.
Есть еще несколько способов, которые помогут сделать вашу презентацию интересной и запоминающейся:
- Пообщайтесь с аудиторией перед выступлением: чтобы добавить себе уверенности, просто поговорите со слушателями перед презентацией в неформальной обстановке. Так вы быстрее освоитесь и сможете со сцены обращаться к кому-то индивидуально, а это всегда подкупает публику.
- Используйте реквизит: возьмите с собой на презентацию что-то такое, что будет относиться к теме выступления. Пусть этот предмет лежит у вас на столе и интригует слушателей, и в подходящий момент используйте его в качестве наглядного примера.
- Позаботьтесь о том, чтобы на столе была бутылка воды: будьте уверены, что вам в один момент захочется перевести дух, сделав пару глотков, ведь выступление здорово отнимает энергию. Плюс ко всему вы сможете взять таким образом паузу на несколько секунд, если вдруг вам нужно будет собраться с мыслями [И. Манн, Р. Шагабутдинов, 2019].
- Рисуйте от руки: во время выступления (если, конечно, аудитория небольшая) не забывайте пользоваться флипчартом или доской. Рисуйте схемы, диаграммы, фиксируйте числа и даты. Во-первых, это подчеркнет вашу индивидуальность, а во-вторых, так информация запомнится быстрее.
Кстати, от руки можно рисовать и слайды. Этим приемом пользуются многие спикеры, ведь такие самобытные презентации всегда вызывают интерес. Чтобы сделать что-то подобное, вам понадобится планшет с возможностью рисования или графические программы, которые позволяют это сделать. Такую презентацию на своем выступлении использовал Тим Урбан – посмотрите. Оригинально, правда?
- Удивляйте своим воображением: в 2012 году дизайнер Люси Макрэй провела презентацию своих работ на Люси создает костюмы из нестандартных материалов и необычные предметы. Ее презентация состояла из красочных фото своих работ, которые поражали своей оригинальностью. Посмотреть презентацию можно здесь.
- Не бойтесь пойти нестандартным путем: Джейми Оливер, шеф-повар и шоумен, активно борется за правильное питание в школах. Его выступление на конференции TED в прошлом году было признано лучшим, потому что он выбрал непривычный способ донесения информации: он показал интервью с мамой школьников, которые страдают ожирением, а в конце своего выступления перевернул тележку с сахаром, чтобы наглядно показать, как много сахара употребляет ребенок за 5 лет обучения в школе. Посмотрите выступление сами и убедитесь, что такой прием хорошо работает.
- Сделайте эффектный выход: согласитесь, концерт, который начинается с яркого светового или музыкального шоу, всегда вызывает особенные эмоции. А чем вы не звезда? Не забывайте, что вы центральная фигура выступления. Конечно, речь не о спецэффектах, но интересной вступительной презентации будет вполне достаточно. Или посвятите ее команде, которая работала над представляемым вами проектом. Посмотрите, как этим приемом воспользовался дизайнер Артемий Лебедев.
- Расширяйте границы взаимодействия с аудиторией: если вы хотите, чтобы о вас и вашей презентации узнали как можно больше, попросите слушателей снять сторис с вами или фрагмент выступления отметить вашу страничку, чтобы вы смогли поделиться материалами у себя в аккаунте. Если вы еще не верите в силу интернет-продвижения, посмотрите выступление эксперта в области R и SMM Инди Гогохия [В. Шатова, 2020].
- Будьте увлечены своей идеей: конечно, того, кто обладает ораторскими способностями и харизмой, слушать хочется бесконечно, но этого недостаточно. Если у вас «глаз горит», вы одержимы своей идеей, от вас исходит особенная энергия, вы обязательно завоюете сердца аудитории. Расскажите о том, как вы придумывали свой проект, какие сложности возникали и даже о том, как вы волнуетесь сейчас (если волнуетесь, конечно), и тогда вы зажжете такой же огонек в слушателях, который горит в вас.
А этот важный ингредиент успешного выступления требует отдельного внимания. Вы смотрели фильм «Король говорит»? Он рекомендуется к просмотру всем, кто хочет научиться красиво говорить на публике. По мотивам фильма была создана презентация с основными тезисами, которые поясняют как это – говорить, как король:
- Говорите с верой в голосе: вы должны быть уверены в каждом факте и в том, что вы достойны выступать перед публикой.
- Признайте, что вам нужна помощь: попросите кого-то из близких оценить вашу презентацию, послушать выступление.
- Будьте готовы потратить время: чтобы презентация прошла хорошо, потребуется подготовка. Не откладывайте важные моменты на потом.
- Станьте экспертом в том, чем вы занимаетесь: много практики добавит вам уверенности перед выступлением.
- Будьте честны с аудиторией: скажите открыто, что вы волнуетесь, и тогда волнение отпустит вас [J. Desjardins, 2011].
А чтобы освоить искусство речи и чувствовать себя во время презентации уверенно, рекомендуем заглянуть на нашу онлайн-программу «Современная риторика», где за несколько недель вы изучите различные приемы ораторского мастерства и сможете применять их на практике.
Несколько полезных инструментов
Здорово, что сейчас много полезной информации можно найти в Интернете, и не нужно быть компьютерным гением, чтобы сделать классную презентацию.
Ловите ссылки, которые обязательно вам пригодятся работе:
- Чтобы сделать презентацию в Powerpoint онлайн, перейдите сюда.
- Помимо Powerpoint можно воспользоваться следующими сервисами: Google Slides, Keynote, Canva. Кстати, эти программы позволяют сделать презентацию в телефоне, что очень удобно.
- Здесь можно найти примеры отличных презентаций: Note & Point, Speaker Deck, Pinterest.
- А тут вы сможете выбрать интересные шаблоны: Freepik, io, SlidesGo, Envato Elements.
Как видите, все гениальное – просто. Изучив полезные сервисы, вы сразу решите для себя вопрос, как сделать эффектную презентацию со слайдами на компьютере или в телефоне.
Не забудьте на досуге пошуршать страницами полезных книг о том, как поразить аудиторию своей презентацией в цифровом формате и выступлением. В этой подборке тематической литературы вы обязательно найдете для себя то, что пригодится именно вам:
- Гарр Рейнольс, «Презентация в стиле дзен».
- Робин Уильямс, «Дизайн. Книга для недизайнеров».
- Дэн Роэм, «Визуальное мышление».
- Джин Желязны, «Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению».
- Нэнси Дуарте, «Slidedoc».
- Дейл Карнеги, «Как выработать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично».
- Карстен Бредемайер, «Черная риторика. Власть и магия слова».
- Радислав Гандапас, «Камасутра для оратора».
А чтобы научиться эффективно презентовать свою идею в графическом формате, рекомендуем прочитать книгу Дэвида Сиббета «Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы».
Теперь остается дело за малым, но очень важным: применяйте наши советы на практике, репетируйте, изучайте полезные инструменты и не бойтесь сделать что-то не так, ведь ошибки помогают развиваться и учат чему-то новому.
Подведем итог
Подготовка к презентации – это процесс непростой, но очень увлекательный и развивающий. Еще бы! Здесь включаются в работу наши умственные, технические, творческие способности сразу. Теперь недостаточно просто скопировать красивую картинку из Интернета и написать текст, чтобы заинтересовать зрителя. Презентация – это продажа вашей идеи, поэтому и выглядеть она должна как первоклассный продукт, сверкающий на полке дорогого бутика. Иначе какой в ней смысл?
Не забывайте, что вы центральная фигура презентации, поэтому позаботьтесь о том, чтобы ваше выступление было запоминающимся в хорошем смысле слова. Отнеситесь к подготовке каждого этапа ответственно, ведь если вдруг что-то пойдет не так с трансляцией слайдов, вы всегда сможете вырулить ситуацию, покорив публику своими ораторскими способностями, и наоборот. Все процессы взаимосвязаны и одно без другого работать не будет.
Мы желаем вам творческого вдохновения, энергии и успехов, и пусть ваши презентации станут примером профессионализма для других!
