Урок 3. Работа с таблицами, графиками и изображениями

На прошлом уроке мы с вами научились работать со слайдами, узнали, какие есть базовые разновидности макетов PowerPoint и для чего они нужны, освоили, как форматировать текст в повер поинт, и подготовили почву для усвоения материала нового урока.

В частности, мы узнали, что такое SmartArt – коллекция эффектов и стилей, которые можно применить к объекту в зависимости от типа объекта. В прошлом уроке мы рассматривали возможности SmartArt применительно к тексту, а сегодня будем его применять к другим объектам.

Особое внимание мы уделим работе с изображениями, чтобы сделать презентацию более красивой и «смотрибельной».

Содержание:

• Вставка и форматирование таблиц
• Создание и настройка графиков и диаграмм
• Вставка изображений и иконок
• Проверочный тест

Разобраться в сегодняшней теме нам поможет материал «Вставка рисунка в PowerPoint» [Microsoft, 2022]. Для тех, кому лучше «один раз увидеть, чем тысячу раз прочитать», можем рекомендовать видео от «отечественного производителя» по работе с таблицей в программе PowerPoint. Так, часть 1 посвящена функционалу на вкладке «Конструктор», а часть 2 рассказывает о вкладке «Макет».

Вставка и форматирование таблиц

Электронная таблица – это специальная модель структурирования, предоставления и обработки произвольной информации, тесно связанная с текстовыми документами и базами данных.

Для работы с таблицами в Microsoft Office есть специальная программа Excel, однако иногда возникает необходимость поместить таблицу в презентацию, чтобы презентация в PowerPoint выглядела более убедительной и демонстрировала зрителям итоговые результаты расчетов, продаж за квартал, поставок за год или чего-то еще.

Вставка и форматирование таблиц в PowerPoint позволяют структурировать информацию, что делает презентации более наглядными и организованными. Рассмотрим пошаговый алгоритм для добавления и форматирования таблиц в PowerPoint.

Вставка таблицы:

• Откройте слайд, на который хотите вставить таблицу.
• Перейдите на вкладку Вставка > Таблицы.
• Нажмите «Таблица».
• Определитесь с видом таблицы.

Это может быть обычная таблица, где вы можете задать нужное количество ячеек в длину и ширину, а может быть таблица Excel, которую вы создадите и заполните, если умеете работать с Excel.

Оптимальный вариант – это сделать таблицу Excel в программе Excel, а затем вставить ее в PowerPoint. Просто откройте папку, где лежит нужная вам таблица, перетащите файл с таблицей на выбранное поле в PowerPoint, и получится презентация повер поинт с уже готовой таблицей:

Если вы делаете обычную таблицу, выберите размер таблицы: наведите курсор на сетку, чтобы выбрать количество строк и столбцов (например, 3x4 или 5х6). Когда размер выбран, щелкните левой кнопкой мыши для вставки таблицы.

Вставить таблицу можно и через диалоговое окно. Для этого выберите «Вставить таблицу», дождитесь, когда откроется диалоговое окно, где можно ввести точное количество строк и столбцов вручную. После этого таблица появится на слайде.

Далее щелкните любую ячейку таблицы и внесите данные. Для перехода между ячейками нажимайте Tab для перемещения вправо или Shift + Tab, чтобы переместиться влево. Можно задействовать стрелки на клавиатуре для перемещения вправо-влево и вверх-вниз.

Когда таблица заполнена и приближается к своему финальному облику, можно приступить к форматированию для улучшения внешнего вида.

Форматирование через стили таблиц:

• Выделите таблицу или щелкните внутри любой ячейки.
• Перейдите на вкладку «Конструктор таблиц», которая появляется автоматически, когда таблица выделена.
• В группе «Стили таблиц» выберите нужный стиль таблицы.

Выберите один из предустановленных стилей, которые уже содержат настройки для границ, фона и шрифта. В разделе «Стили таблиц» можно выбрать варианты с различными цветами, градиентами и выделениями заголовков, а в разделе «Эффекты», к примеру, выбрать тень, которую таблица будет «отбрасывать» влево и вниз:

Через «Параметры стилей таблиц» вы можете дополнительно украсить таблицу.

Опции в группе «Параметры стилей таблиц»:

• Заголовок строки – выделяет первую строку.
• Заголовок столбца – выделяет первый столбец.
• Чередование строк/столбцов – помогает сделать таблицу более читабельной за счет чередующихся цветов строк или столбцов.

На прошлом уроке мы научились форматировать текст в повер поинт, поэтому сейчас вам будет несложно освоить форматирование текста в таблице.

Форматирование текста в таблице:

• Выделите текст в ячейке.
• Перейдите на вкладку Главная > Шрифт.
• Выберите тип шрифта, размер и цвет.
• Добавьте по желанию жирность, курсив или подчеркивание.
• Сделайте выравнивание текста внутри ячеек (по левому краю, по центру, по правому краю).
• Сделайте отступы для текста внутри ячейки, чтобы сделать таблицу более аккуратной.

Более аккуратной можно сделать таблицу, подправив размеры элементов вручную так, чтобы таблица смотрелась гармонично.

Изменение размера таблицы и ячеек:

• Чтобы изменить размер всей таблицы, щелкните ее границу и перетащите маркеры изменения размера (маленькие квадраты по краям таблицы).
• Чтобы изменить размер конкретных строк или столбцов, наведите курсор на границу между столбцами или строками, подождите, когда курсор изменится на стрелку, и перетащите границу для изменения ширины или высоты.

Теперь разберемся, как сделать в PowerPoint добавление и удаление строк и столбцов в таблице.

Добавление строки или столбца:

• Выделите ячейку, рядом с которой хотите добавить строку или столбец.
• Перейдите на вкладку Макет > Строки и столбцы.
• Выберите нужное действие.

В этом разделе доступны следующие действия:

• Вставить сверху – добавить строку выше выделенной.
• Вставить снизу – добавить строку ниже выделенной.
• Вставить слева – добавить столбец слева от выделенной ячейки.
• Вставить справа – добавить столбец справа от выделенной ячейки.

Итак, сначала выделяем ячейку:

Если мы выберем «Вставить слева», то увидим, что слева от столбика 3 появился «безымянный» столбик без номера, который находится между столбиками 2 и 3:

Мы пронумеровали столбики для большей наглядности, а на практике такая опция может пригодиться, когда нужно срочно дополнить табличное представление данных. Допустим, в списке деловой литературы в конце презентации указать не только автора и название, но и год издания.

Для красоты потом можно будет убрать границы ячеек таблицы:

Конструктор > Стили таблиц > Границы > Нет границы

Вот так:

После нажатия «Нет границы» граница исчезнет:

В «Границы» можно как убрать, так и выделить границы: внешние, внутренние, справа, слева и где угодно, выбрав требуемый вариант из выпадающего меню.

Над разделом «Границы» находится раздел «Заливка», через который можно залить нужным цветом выбранный столбец, строку, ячейку.

Ранее мы анонсировали работу с опцией SmartArt применительно к таблицам. Напомним, она находится на вкладке «Вставка»:

Вы можете выбрать самые нестандартные формы таблицы. Разумеется, только если это не таблица Excel с ее эксклюзивными функциями:

Теперь посмотрим, как сделать в повер поинт удаление строки или столбца таблицы.

Удаление строки или столбца:

• Выделите строку или столбец.
• Перейдите на вкладку Макет > Строки и столбцы > Удалить.
• Выберите «Удалить строку» или «Удалить столбец».

Что еще нам может понадобиться в работе с таблицами, так это объединение и разделение ячеек.

Объединение ячеек:

Макет > Объединить > Объединить ячейки

Разделение ячеек:

Макет > Объединить > Разбить ячейки

Вставка и форматирование таблиц в PowerPoint – это хороший способ наглядно представить данные. Используя рассмотренные алгоритмы, вы сможете создавать аккуратные и профессионально оформленные таблицы, структурировать информацию и делать презентацию более понятной и эффективной. А еще этому помогают графики и диаграммы.

Создание и настройка графиков и диаграмм

Создание и настройка графиков и диаграмм в PowerPoint – это отличный способ визуализировать данные и сделать информацию более понятной. Уточним, что такое «диаграмма» и что такое «график»:

• Диаграмма – это графическое представление данных линейными отрезками или геометрическими фигурами, позволяющее быстро оценить соотношение нескольких величин.
• График – это наглядное представление зависимости одной величины от другой.

А еще есть гистограмма.

Таким образом, гистограмма – это разновидность диаграммы. Мы уточнили этот термин, дабы вы понимали, о чем речь, если этот термин встретится вам в наших уроках или каких-либо других обучающих материалах.

Рассмотрим пошаговый алгоритм для создания и настройки графиков и диаграмм в PowerPoint.

Вставка графика и/или диаграммы:

• Откройте слайд, на котором хотите разместить график.
• Перейдите на вкладку Вставка > Иллюстрации > Диаграмма.
• Выберите нужный тип диаграммы или графика и нажмите ОК.
• В открывшейся таблице Excel введите данные, для которых нужно построить диаграмму.
• Выделите введенные данные и нажмите ОК.

В PowerPoint доступны различные варианты диаграмм. Для тех, кто ни разу не знаком с Excel, кратко расскажем, какие бывают диаграммы и для чего они нужны.

Виды и функции диаграмм:

• Столбчатая диаграмма – для сравнения данных.
• Круговая диаграмма – показать, какую часть от общего количества (например, годового объема продаж) составляют отдельные значения (например, квартальный объем продаж).
• Точечные диаграммы – для отображения и сравнения числовых значений, например, научных, статистических и инженерных данных.
• Гистограмма – для представления изменений данных с течением времени и для наглядного сравнения различных величин.
• График – для отображения зависимости величин и трендов.
• Диаграммы с областями – показать тенденции в изменении данных за определенный период. Это те же графики, но с заливкой областей под линиями.
• Биржевая диаграмма – отобразить один или несколько рядов данных. Например, для демонстрации колебания курса акций, доллара, суточных или годовых температур и т.д.
• Кольцевая диаграмма – отобразить один или несколько рядов данных. Все значения, которые требуется отобразить, неотрицательны и не нулевые.
• Пузырьковая диаграмма – для представления финансовых данных. Пузырьки разных размеров позволяют визуально выделить конкретные значения.
• Лепестковая диаграмма – оценить различные варианты с учетом нескольких переменных. Она позволяет представлять данные на двухмерном графике, где каждой из переменных соответствует отдельный луч.

В зависимости от версии программы могут быть и другие варианты, но эти базовые есть практически везде. Работать с Excel внутри PowerPoint, прямо скажем, не слишком удобно, поэтому для демонстрации функционала вставки диаграмм ограничимся самым коротким примером:

После выбора типа диаграммы программа автоматически «перебросит» вас в раздел «Конструктор», где вы можете настроить цвет диаграммы по своему желанию.

Вставка изображений и иконок

Теперь посмотрим, как вставлять изображения и иконки в повер поинт и сделать презентацию яркой, красочной и выразительной.

Вставка изображения:

• Откройте слайд, на который хотите вставить изображение.
• Перейдите на вкладку Вставка > Иллюстрации или Изображения > Рисунок.
• Выберите способ вставки.

В зависимости от версии программы вам могут быть предложены разные способы:

• Изображения на устройстве – для вставки изображения с вашего компьютера.
• Изображения из Интернета – для поиска и вставки изображений через онлайн-поиск (встроенный Bing).
• Стоковые изображения – библиотека бесплатных изображений, доступная в PowerPoint.

В старых версиях программы доступна только вставка с компьютера. Таким образом, если вы захотите вставить картинку из Сети, вам ее нужно предварительно скачать на свой компьютер.

Иконки вставляются аналогичным способом. В новых версиях есть отдельная кнопка «Иконка», где вам откроется встроенная коллекция иконок.

Иконка – элемент графического интерфейса, небольшая картинка, обозначающая какой-либо элемент цифрового пространства (приложение, файл, каталог, окно, аккаунт в соцсетях, корзину в интернет-магазине, компонент операционной системы и т.д.)

Как правило, это интерактивный элемент – при нажатии на иконку запускается соответствующее приложение, файл, каталог, открывается окно, аккаунт, корзина и т.д. Иногда можно встретить вариант, когда иконка неактивна/неинтерактивна и существует исключительно для красоты.

Практически всегда после вставки картинки есть необходимость подогнать изображение под слайд, т.е. отформатировать изображение.

Форматирование изображений:

• Чтобы изменить размер изображения, перетащите один из угловых маркеров.
• Чтобы сохранить пропорции, удерживайте клавишу Shift при изменении размера.
• Чтобы переместить изображение, щелкните на него и перетащите на нужное место.
• Чтобы обрезать изображение, перейдите на вкладку Формат > Размер > Обрезать.
• Используйте черные маркеры обрезки, чтобы убрать лишние части изображения.
• Нажмите Enter или ОК, чтобы применить изменения.

Любители обрезать фото и скриншоты, сделанные в мобильных устройствах, сразу узнают «в лицо» маркеры обрезки, которые нужно двигать, чтобы обрезать картинку до нужных размеров:

Отметим, что, по желанию, вы можете сохранить картинку отдельно, а не только как часть файла повер поинт. И выбрать формат сохранения файла – тот, в котором был исходный файл или любой другой доступный из выпадающего списка меню (JPEG, PNG, прочие).

Для обрезки по определенным пропорциям в группе «Размер» нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Обрезать» и выберите опцию «Обрезать по форме», если хотите задать рисунку форму (круг, треугольник, сердце и т.д.) Еще можно выбрать «Соотношение сторон» для пропорциональной обрезки (например, 16:9).

Эти опции окажутся особенно полезными, когда вы будете работать с большим количеством картинок для презентации, которые нужно представить в едином стиле и размере. Например, если в презентации компании есть раздел «Наша команда», где нужно поместить фотографии сотрудников компании, оформленные в едином стиле и размере.

Кроме того, на вкладке «Формат» есть разделы «Стили рисунков», «Изменить» и «Упорядочить», предоставляющие просторное поле для экспериментов, если у вас есть желание экспериментировать. В итоге можно получить бесчисленное множество вариантов одного и того же изображения.

Давайте сделаем небольшой обзор возможностей работы с изображениями в повер поинт.

Вкладка Формат > Стили рисунков > Эффекты рисунка:

• Тень (внешняя и внутренняя).
• Отражение.
• Свечение.
• Рельеф.
• Сглаживание.
• Скос (трехмерные углы).
• Поворот.

В разных версиях программы набор опций может различаться, но суть, думается, вы уловили.

Вкладка Формат > Изменить:

• Яркость и контрастность.
• Цвет, оттенок, насыщенность, цветовые фильтры.
• Художественные эффекты (размытие, мозаика, черно-белое изображение) на кнопке «Перекрасить».
• Сжатие рисунка.
• Сброс параметров рисунка.

Например, кнопкой «Перекрасить» можно «состарить» изображение до черно-белой фотографии:

Опция «Сброс» отменяет все ранее сделанные изменения и возвращает изображение в состояние «как было».

Вкладка Формат > Изменить:

• Выровнять (по краю, по центру и т.д.)
• Повернуть (на 90 градусов, отзеркалить и т.д.)
• Поместить на задний или передний план (если на слайде больше одной картинки).

Новые версии программы имеют опцию удаления фона:

Формат > Настройка > Удалить фон

Если результат нуждается в корректировке, используйте кнопки «Пометить области для сохранения» и «Пометить области для удаления», чтобы уточнить, какие части изображения нужно сохранить или удалить.

Однако те, кто хочет прямо сейчас вывести картинку на экран каким-то «фильдеперсовым» способом, могут прямо сейчас начать поэкспериментировать с доступными в своей версии программы способами анимации, нажав стрелочку снизу справа и перебирая все открывшиеся способы анимации. Экспериментируя, вы подойдете к уроку 5 гораздо более подготовленными, чем ваши менее любознательные соученики.

И теперь пару слов о форматировании иконок. Тут будет много знакомого по работе с таблицами, диаграммами и картинками, поэтому обо всем совсем кратко.

Изменение цвета иконок:

• Выделите иконку на слайде.
• Перейдите на вкладку «Формат графики», которая появляется при работе с иконками.
• В группе «Заливка графики» выберите нужный цвет.

Можно выбрать стандартные цвета или настроить цвет вручную через «Другие цвета».

Изменение размера иконки:

• Выделите иконку и используйте угловые маркеры для изменения размера.
• Чтобы сохранить пропорции, удерживайте клавишу Shift.

Вкладка «Формат графики» позволяет задать точные значения ширины и высоты в группе «Размер».

Стилизация иконок через «Формат графики»:

• Тени – добавление теней разной интенсивности и направленности.
• Объемные эффекты – создают трехмерное изображение для выделения.
• Отражения – визуально дублируют иконку ниже основного объекта.

Таким образом, работа с изображениями и иконками в PowerPoint включает множество инструментов для форматирования и стилизации. Вы сможете вставлять, корректировать и стилизовать изображения и иконки, создавая визуально привлекательные и профессионально оформленные презентации в PowerPoint.

Далее вас ждет проверочный тест, а затем мы перейдем к следующей теме.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы будем узнавать, что такое мультимедиа и интерактивность в PowerPoint.

Ольга Обломова