Урок 2. Организация рабочего пространства для удаленной работы

На прошлом уроке мы изучили особенности, преимущества и недостатки удаленной работы. Надеемся, вы хорошо усвоили материал, и можно идти дальше. Теперь самое время разобраться в том, как организовать удаленную работу. Сразу заметим, что удаленная работа – это не только «как организовывать?», но также и «где организовывать?», и именно с этого стоит начать новый урок.

Мы сосредоточимся на организации домашнего офиса, потому что в специально предназначенных для удаленной работы местах – например, в коворкингах – все необходимые компоненты наличествуют по умолчанию.

Содержание:

• Зачем обустраивать пространство для удаленной работы?
• Выбор и обустройство места для удаленной работы
• Оборудование и программное обеспечение для удаленной работы
• Проверочный тест

Советы от разных экспертов по организации рабочего пространства для удаленной работы во многом сходятся, поэтому остановимся на самой полной и толковой подборке рекомендаций, проверенных временем [Wrike, 2021]. Но для начала скажем пару слов о том, зачем обустраивать пространство для удаленной работы.

Зачем обустраивать пространство для удаленной работы?

Итак, зачем обустраивать специальное рабочее пространство для удаленной работы из дома? Для этого есть несколько веских причин.

Значение грамотно обустроенного рабочего пространства:

Правильное обустройство рабочего места для удаленной работы важно для комфорта, продуктивности и общего благополучия. Это способствует созданию комфортных и эффективных условий труда, что может положительно сказаться на рабочей эффективности и эмоциональной устойчивости.

Выбор и обустройство места для работы

Суть удаленной работы заключается в том, что вы трудитесь вне рабочего пространства своего офиса, предприятия, организации. Следовательно, вам нужно организовать альтернативное рабочее пространство, и логично начать с выбора места. Итак, как выбрать и обустроить место для работы на удаленке?

Как выбрать и обустроить место для удаленной работы:

• Спокойствие и комфорт – выберите место, где будете чувствовать себя комфортно и спокойно. Идеально, если это будет отдельная комната, однако застекленный балкон, веранда, мансарда или пространство возле окна тоже вполне подходящие варианты. Важно визуально отделить рабочее пространство от всего остального, например, при помощи стеллажа или элементов декора.
• Качество интернет-соединения – убедитесь, что выбранное место обеспечивает стабильное и высокоскоростное интернет-соединение. При необходимости протяните дополнительный кабель или переставьте поближе Wi-Fi-роутер. Используйте короб и держатель для кабеля, убедитесь, что провода расположены безопасно и об них никто не споткнется.
• Хорошее освещение – оптимальным вариантом будет наличие естественного освещения в дневное время. Впрочем, если вы «ночное животное» и работаете исключительно в темное время суток, вам хватит хорошей настольной лампы, которая дает достаточно света и при этом не бьет в глаза и не бликует на мониторе компьютера.
• Микроклимат – в рабочем помещении должны быть свежий воздух, комфортная температура и влажность. Позаботьтесь, чтобы окно легко открывалось на проветривание, а при необходимости установите кондиционер «зима-лето» или хотя бы вентилятор летом и обогреватель зимой. При долгом сидении за столом можно просто не заметить, как вы замерзнете и простудитесь.
• Шумоизоляция – у вас должна быть возможность работать в тишине, и при этом вы сами не должны мешать окружающим, если вы, к примеру, работаете со звуком и видео (монтаж рекламы, видеопрезентаций, музыкальных клипов, звуковых дорожек). Для домашней звукоизоляции подойдет акустический поролон или вспененный каучук.
• Удобная мебель – ключевое слово «удобная», а значит, мебель должна быть удобна лично вам. Будет ли это специальный компьютерный стол и офисное кресло с подлокотниками и регулировкой спинки или обычный мягкий стул и стол с выдвижными ящиками, решать вам. Хорошо, если у стула или кресла будет закругленная передняя поверхность сиденья, которая не врезается в кожу и не давит на ноги.
• Место для хранения документов, канцелярских принадлежностей, расходных материалов – если характер вашей работы предполагает наличие обычных бумажных документов (например, бухгалтерских) или расходных материалов (например, для пошива одежды, изготовления продукции handmade), нужно предусмотреть шкаф, полки или стеллаж для хранения.
• Декор и украшение – создайте вдохновляющее настроение, расположив рядом с компьютером, например, цветок, статуэтку, настольные часы, картинку в рамке. Или же повесив на стену картину с пейзажем, географическую карту, плакат с изображением любимого актера. Разумеется, если только это не будет вас отвлекать от работы.

Это типовые рекомендации, которые подходят большинству людей. Но, конечно же, вы вправе генерировать свои собственные креативные решения для рабочего пространства для удаленной работы.

Есть люди, которым удобнее работать на полу, купив напольные подушки или соорудив «сиденье» из байковых одеял [О. Власова, 2021]. Главное в этом случае обязательно защищать спину от сквозняка, который внизу у пола всегда сильнее, чем наверху. Иначе можно застудить поясницу, почки и другие чувствительные к холоду органы.

Есть вариант и вовсе расположиться прямо на диване, но тогда вам понадобится несколько дополнительных приспособлений. В частности, подставка для размещения ноутбука на твердой поверхности и специальные подушки для правильного положения спины и шеи:

В целях экономии места и лучшей эргономики рабочего пространства дизайнеры советуют «мыслить вертикально» и использовать все «пространство вверх» для хранения необходимого для работы. То, что будет нужно прямо сейчас, следует держать под рукой на столе или в верхнем ящике стола. То, что требуется время от времени, можно разместить в нижних ящиках стола, а то, что может понадобиться для работы раз в квартал, можно хранить на верхних полках стеллажа или шкафа.

Документы не строгой отчетности и рабочие заметки можно разместить на пробковой доске на стене перед глазами прямо напротив рабочего места. Правда, некоторые юные леди-«удаленщицы» предпочитают прямо перед собой повесить зеркало, чем потом очень довольны, и далее работают с удовольствием [О. Власова, 2021]. В принципе, у каждого свои предпочтения и свои способы поиска вдохновения, поэтому все рекомендации – это всего лишь рекомендации, от которых можно отталкиваться, чтобы ускорить процесс обустройства рабочего места. А вот чему следует уделить особое внимание, так это оборудованию и программному обеспечению для удаленной работы.

Оборудование и программное обеспечение для удаленной работы

В большинстве случаев удаленная работа предполагает использование дополнительного софта. Это может быть CRM- или ERP-система, облачный сервис хранения данных с функцией совместного доступа, Zoom для видеоконференций и многое другое.

Это может быть программное обеспечение, которое нужно установить на свой компьютер, или онлайн-доступ к тем или иным ресурсам. В любом случае вам, скорее всего, понадобится более мощный компьютер, нежели просто для игры в «Солитер», серфинга новостей в Сети и переписки в соцсетях.

Иначе бесконечное зависание системы грозит большими потерями времени, нервов, продуктивности и срывами сроков работы, потому что по «закону подлости» компьютер «ляжет» в самый неподходящий момент, когда вам осталось доделать совсем чуть-чуть, а сдать работу нужно не позднее чем через час. Давайте подытожим, какое оборудование вам может понадобиться для удаленной работы.

Оборудование для удаленной работы:

• Персональный компьютер (ПК) или ноутбук – это основной инструмент для работы из дома. Выберите ПК или ноутбук с соответствующей производительностью и функциональностью для своих рабочих задач.
• Интернет – обеспечьте стабильное и быстрое интернет-подключение, потому что это критически важно для удаленной работы.
• Веб-камера, микрофон и наушники или гарнитура – это нужно для видеоконференций и онлайн-собраний, если таковые предусмотрены в рамках вашей работы. Данное оборудование позволит обеспечить хорошее качество звука и удобство при онлайн-общении с коллегами или клиентами.
• Принтер, сканер или мультифункциональное устройство (МФО) – если ваша работа требует печати или сканирования документов, позаботьтесь, чтобы у вас было соответствующее оборудование.

Разумеется, если речь о том, что вам нужно один-единственный раз сделать копии собственных документов для официального оформления на работу, можно просто обратиться в ближайший копи-центр. Если же от вас требуется делать копии документов ежедневно в большом количестве, этот вопрос следует решить до начала удаленной работы.

Большие компании зачастую могут себе позволить привезти все необходимое оборудование сотруднику на дом, включая офисное кресло, чтобы оно не занимало место в офисе. Компании поменьше обычно идут по пути компенсации расходов на аренду МФО или обращение в копи-центр.

Теперь о программном обеспечении. Если вы наемный работник, внимательно изучите описание программ, которые вам нужно установить, видеоинструкцию по их инсталляции, настройке и дальнейшей работе. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы на этапе вводного инструктажа, если вы что-то не поняли.

Это ни в коем случае не подрывает ваш авторитет специалиста, потому что цифровые сервисы развиваются быстрыми темпами, и за всеми новинками уследить физически невозможно. Хуже, если вы приступите к работе, не выяснив для себя в деталях, что и как функционирует, и подведете команду, не увидев выданное вам задание или не сумев вовремя загрузить в «облако» готовую работу.

Если вы собственник бизнеса и пытаетесь организовать работу удаленной команды, не спешите вкладываться в дорогостоящий софт и разработку CRM-системы, не уяснив до конца, какой функционал вам нужен. В Сети доступно множество сервисов с базовыми бесплатными функциями, которые можно протестировать и понять, что вам подходит, а что нет. Предлагаем небольшой обзор сервисов, которые можно использовать для удаленной работы.

Сервисы и программное обеспечение (ПО) для удаленной работы:

Больше специальной информации вы найдете в статье «Топ бесплатных антивирусов» [В. Гаврилова, 2023]. После установки всего необходимого убедитесь, что ваше оборудование и программное обеспечение настроено и обновлено, чтобы обеспечить максимальную производительность и безопасность при удаленной работе.

Если у вас достаточно серьезный бизнес и при этом в вашей компании нет системного администратора либо вы изначально намерены справиться с технической частью сами, вам придется освоить более сложные вещи, а именно определиться с программным обеспечением для бизнеса.

Программное обеспечение (ПО) для бизнеса:

• Project Management Systems (PMS) – системы управления проектами для планирования, управления и отслеживания выполнения проектов и отдельных задач. Например, Wrike, Asana, Active Collab, Basecamp [А. Степанов. 2024].
• Business Process Management Systems (BPMS) – системы управления бизнес-процессами, которые позволяют моделировать, автоматизировать и оптимизировать процессы внутри компании. Например, LeaderTask, Bitrix24, ELMA, Metatask и другие [Kickidler, 2023].
• Customer Relationship Management (CRM) – системы управления взаимоотношениями с клиентами для автоматизации взаимодействия с заказчиками, повышения уровня продаж и улучшения обслуживания клиентов. Например, EnvyCRM, Nethunt CRM, amoCRM, РосБизнесСофт [Kickidler, 2022].
• Enterprise Resource Planning (ERP) – системы планирования ресурсов предприятия для планирования финансов, производства, запасов сырья, продаж, логистики и прочего. Например, SAP ERP, Microsoft Dynamics 365, Lexema-ERP, Oracle ERP Cloud и, конечно, «1С:Предприятие» [obedbk, 2023].
• Electronic Document Management Systems (EDMS) – системы электронного документооборота, которые обеспечивают организацию и контроль обращения электронных документов. Как правило, они ориентированы на конкретную сферу деятельности с учетом специфики применяемой документации.

В принципе, сегодня можно найти не только системы электронного документооборота, но и PMS, BPMS, CRM, ERP-системы, заточенные под тот или иной вид бизнеса, если только это не слишком экзотический бизнес. Подойдет ли вам в большей степени специальная система или вам будет удобнее адаптировать универсальный софт – это можно выяснить только на практике либо же обратившись за консультацией в компанию, которая разрабатывает софт для бизнеса.

Это самое основное, что нужно знать для правильной организации рабочего пространства «домашнего офиса» удаленной работы. И напоследок буквально несколько советов для тех, кто решит работать удаленно не из дома, а поискать для этого другое место. Например, арендовать рабочее место в коворкинге, бизнес-центре и т.д.

Как выбирать рабочее место для удаленки вне дома:

Учитывая эти факторы, выберите место для удаленной работы, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям, предпочтениям и рабочим задачам.

А теперь давайте подведем итог.

На этом уроке мы разобрались, как организовать рабочее место и рабочее пространство для удаленной работы, какое для этого понадобится оборудование и программное обеспечение.

Далее вас ждет проверочный тест и следующий урок.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы будем развивать навыки, необходимые для эффективной работы на удаленке.

Ольга Обломова