Урок 5. Управление проектами в условиях удаленной работы

На предыдущем уроке мы рассмотрели способы организации совместной работы в команде на удаленке, а также узнали, какие бывают виды и типы команд, и разобрались, как правильно распределить роли и обязанности внутри команды, чтобы работа спорилась. И, соответственно, сейчас мы вплотную подошли к не менее важной теме управления проектами в условиях удаленной работы.

Как и прошлый урок, сегодняшняя тема ориентирована в большей степени на руководителей предприятий, ответственных за организацию работы компании в удаленном режиме.

Содержание:

• Определение целей и задач проекта
• Планирование и контроль выполнения работ
• Разрешение конфликтов и проблем в процессе удаленной работы
• Методы управления удаленными проектами
• Проверочный тест

Если на прошлом уроке мы сосредоточились преимущественно на организационных вопросах, сейчас мы разберемся, как управлять проектом, когда у вас уже налажены коммуникации и сформирована работоспособная команда.

Начнем с общих условий, обязательных к исполнению в любом случае, а затем остановимся на разнообразии методов управления проектами, которые можно применить в рамках удаленной работы.

Определение целей и задач проекта

Мы с вами подошли к этому уроку с достаточно весомым багажом знаний. Мы знаем, как наладить коммуникации, как организовать удаленную работу, как сформировать команду и как сделать более эффективной уже действующую команду проекта.

Эффективность любой деятельности во многом зависит от правильной постановки целей, когда люди понимают не только то, что нужно делать, но и зачем это нужно делать. В условиях удаленной работы четкое определение целей и задач обретает особое значение.

Будем опираться на полное руководство по удаленному управлению проектами от практиков и учиться верно определять цели и задачи [B. Brigden, 2022].

Как определить цели и задачи проекта:

• Понимание контекста проекта – важно понимать контекст проекта, его цели и значение для бизнеса или организации. Обсудите с заказчиком или руководством основные цели и ожидания от проекта.
• Анализ требований и ограничений – проанализируйте требования заказчика, бизнес-потребности и существующие ограничения, которые могут повлиять на формулирование целей и задач проекта.
• Формулирование SMART-целей – сформулируйте цели проекта так, чтобы они были конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени, согласно методике SMART. Например, увеличить продажи на 20% за следующий квартал.
• Определение приоритетов – определите приоритеты между различными целями и задачами проекта в зависимости от их значимости и срочности. Это поможет команде сосредоточить усилия на ключевых областях.
• Фрагментация целей на задачи – разбейте каждую цель на более мелкие задачи или этапы, которые должны быть выполнены для достижения цели, что поможет структурировать работу команды и сформировать понятные дальнейшие шаги.
• Коммуникация и согласование – обсудите цели и задачи проекта с командой, дабы убедиться, что все понимают свои роли и ответственность. Убедитесь, что все члены команды согласны с поставленными целями и понимают, как их достичь.
• Мониторинг и регулярное обновление – организуйте систему мониторинга прогресса по достижению целей и задач проекта. Регулярно обновляйте список задач и при необходимости корректируйте цели в зависимости от изменяющихся условий или требований.
• Документация – фиксируйте цели, задачи и сроки проекта, чтобы у всех членов команды было четкое представление о том, что должно быть достигнуто и в какие сроки.

Определение целей и задач проекта в процессе удаленной работы помогает создать понятную и структурированную основу для работы команды, а также обеспечить ее эффективность и успешное достижение поставленных целей.

Планирование и контроль выполнения работ

Следующие этапы проекта – это планирование, собственно реализация проекта и контроль хода выполнения проекта с тем, чтобы обеспечить надлежащее качество и соблюдение установленных сроков. В контексте управления проектами рассмотрим планирование и контроль выполнения работ в процессе удаленной работы.

Как планировать и контролировать проект:

Удаленная работа требует особого внимания к теме планирования и контроля, а также эффективной коммуникации и использования подходящих инструментов управления проектами.

Разрешение конфликтов и проблем в процессе удаленной работы

Самый идеально составленный план не страхует от всевозможных непредвиденных обстоятельств, срыва сроков и конфликтов на этой почве. Разрешение конфликтов и проблем в процессе удаленной работы важно для поддержания продуктивной рабочей среды и достижения запланированного конечного результата. Поэтому следует уделять особое внимание этой составляющей работы.

Основные принципы разрешения конфликтов и проблем:

• Раннее выявление конфликтов – помогите участникам команды распознать конфликты на ранних стадиях, и открыто обсудить их, прежде чем они вырастут в более серьезные проблемы.
• Понимание точек зрения – проявите эмпатию и попытайтесь понять точки зрения всех сторон. Объясните свою позицию и выслушайте мнение других участников команды.
• Конструктивное обсуждение – проведите конструктивное обсуждение проблемы, обсудите ее причины и последствия, а также возможные способы решения. Используйте открытый диалог и уважительное общение.
• Поиск компромисса – попытайтесь найти компромиссное решение, которое удовлетворит интересы всех сторон. Важно быть готовыми идти на уступки в целях достижения взаимовыгодного соглашения.
• Использование посредника – в случае затяжного конфликта или невозможности самостоятельного разрешения проблемы, обратитесь за помощью к посреднику, который сможет помочь найти выход из ситуации. Как вариант, можно пригласить психолога или бизнес-тренера, который специализируется на разрешении конфликтов.
• Установление ясных правил и стандартов – помогите участникам команды определить ясные правила и стандарты поведения, которые помогут предотвратить возникновение конфликтов в будущем.
• Принятие ответственности – важно, чтобы каждый участник команды принимал ответственность за свои действия и вклад в решение проблемы. Это поможет создать атмосферу доверия и ответственности.
• Оценка и обучение – проведите оценку произошедшего конфликта и обсудите, что можно сделать по-другому в будущем. Обучение команды навыкам эффективного управления конфликтами может помочь предотвратить подобные ситуации в будущем.
• Открытость к обратной связи – поддерживайте открытую и прозрачную коммуникацию в команде и призывайте участников высказывать свои замечания и предложения по улучшению ситуации.

Разрешение конфликтов и проблем в процессе удаленной работы требует терпения, уважения и готовности к сотрудничеству со всеми участниками команды. С помощью открытого диалога и конструктивного подхода вы сможете найти решение, которое будет удовлетворять все стороны.

Методы удаленного управления проектами

Для эффективного управления проектами в условиях удаленной работы существует ряд специализированных методов, которые можно успешно адаптировать к удаленному формату. И на сегодняшний день накоплен немалый опыт адаптации самых различных методов к «удаленной реальности» [MindManager, 2023].

Основные методы управления проектами:

• Метод Waterfall
• Метод Agile
• Метод Scrum
• Метод Kanban
• Метод Lean
• Метод Critical Chain Project Management (CCPM)

Теперь подробнее о каждом методе.

Метод Waterfall

Waterfall (водопад) – это традиционная методология управления проектами, которая предполагает последовательное выполнение этапов проекта без повторного прохождения через них.

Суть метода заключается в том, что каждая фаза проекта начинается только после завершения предыдущей фазы, а изменения в проекте рассматриваются и вносятся только после завершения текущей фазы.

Давайте посмотрим, как можно применить метод Waterfall в IT-сфере, где традиционно высок процент удаленной работы.

Основные этапы метода Waterfall:

• Определение требований – на этом этапе определяются и документируются требования к проекту. Это включает в себя выявление потребностей заказчика и определение целей и ограничений проекта.
• Проектирование – на этом этапе разрабатываются дизайн и архитектура проекта на основе определенных требований. Это включает в себя создание технических спецификаций, выбор технологий и разработку планов работы.
• Разработка – на этом этапе происходит написание кода и создание функциональности проекта в соответствии с предварительно разработанными спецификациями.
• Тестирование – после завершения разработки происходит тестирование созданных функций и компонентов для проверки их соответствия заданным требованиям и выявления ошибок.
• Внедрение – на этом этапе завершенная версия проекта выпускается в эксплуатацию и предоставляется конечным пользователям.
• Сопровождение – после внедрения проекта в эксплуатацию ведется его техническая поддержка, включая исправление ошибок, обновления и доработки.

Метод Waterfall предполагает жесткую последовательность выполнения этапов проекта, что может быть неэффективно в условиях быстро меняющихся требований и необходимости быстрой адаптации. Однако в некоторых случаях, когда требования к проекту хорошо определены и стабильны, метод Waterfall может быть эффективным инструментом управления проектами.

Заметим, что метод Waterfall применим не только в IT-сфере, но и во многих других. Например, в строительстве, где каждый последующий этаж возводится только тогда, когда возвели предыдущий.

Метод Agile

Agile – это не просто метод, а настоящая философия, ориентированная на гибкость, сотрудничество и непрерывное улучшение. Методология Agile обычно применяется в разработке программного обеспечения, но может быть успешно использована и в других областях проектного управления.

Основные принципы Agile:

• Итеративность и инкрементальность – проект разрабатывается и поставляется частями, называемыми итерациями или инкрементами. Каждая итерация приносит ценность заказчику и может быть быстро адаптирована в соответствии с изменяющимися требованиями.
• Гибкость и адаптивность – Agile способствует гибкому реагированию на изменения, позволяя быстро вносить коррективы в планы и стратегии проекта. Это особенно важно в быстро меняющихся условиях рынка и требований клиентов.
• Коллективная работа – Agile подчеркивает важность командной работы и взаимодействия между работниками. Это способствует повышению продуктивности, синергии и обмену знаниями и опытом.
• Прозрачность и обратная связь – Agile ставит перед собой задачу обеспечения прозрачности всего процесса разработки, а также активного сбора и использования обратной связи от заказчика и других заинтересованных сторон.
• Самоорганизация и ответственность – Agile поощряет самоорганизацию команды и распределение ответственности между ее членами. Каждый участник команды должен быть готов принимать решения и брать на себя ответственность за результаты своей работы.
• Постоянное улучшение – Agile стремится к непрерывному улучшению процессов разработки и качества продукта. Команда регулярно анализирует свою работу, выявляет проблемы и находит способы их решения.

Agile поддерживает достижение высокой степени гибкости, прозрачности, участия и взаимодействия в процессе разработки проекта, что позволяет быстрее достигать результатов и удовлетворять потребности клиентов.

В удаленной работе Agile-подход можно реализовать с помощью онлайн-инструментов для планирования и отслеживания процесса разработки, регулярных совещаний для обмена информацией и обратной связи, а также инкрементальной разработки, когда новые функции добавляются по мере готовности.

Метод Scrum

Scrum – это одно из воплощений Agile. Scrum используется для разработки и управления сложными продуктами. Основная идея Scrum заключается в том, чтобы разделить проект на небольшие итерации, называемые спринтами, и акцентировать внимание на постоянной обратной связи и улучшениях.

В рамках метода Scrum всегда четко определены роли участников проекта:

• Product Owner (собственник продукта или уполномоченный им представитель) – отвечает за управление списком задач, определяет приоритеты задач и представляет интересы заказчика.
• Scrum Master – отвечает за соблюдение процесса Scrum, устранение препятствий и обеспечение команды средствами для успешного выполнения проекта.
• Team – команда, которая отвечает за выполнение задач проекта.

Для справки: Scrum Master – это человек, обеспечивающий успешную групповую коммуникацию, поддержку принципов Scrum на протяжении всего проекта и выступающий в качестве тренера для остальных участников команды.

Найти прямое соответствие роли Scrum Master в привычном для нас перечне должностей не так просто, поэтому рекомендуем для ознакомления и лучшего понимания сути статью «Скрам-мастер в сравнении с тимлидом» [M. Rokatansky, 2023]. А мы далее рассмотрим составляющие метода Scrum.

Элементы Scrum:

• Список задач – общий перечень задач, требований и функций, которые должны быть реализованы в проекте.
• Спринты – итерации фиксированной продолжительности (обычно 1-4 недели), в течение которых команда работает над выполнением задач из списка задач.
• Спринт-планирование – в начале каждого спринта команда и Product Owner определяют цели спринта и выбирают задачи, которые будут выполнены в течение этого спринта.
• Ежедневные совещания – на коротком совещании члены команды обсуждают ход выполнения задач, препятствия и планы на следующий день.
• Обзор итогов спринта или Sprint Review – встреча в конце спринта, на которой команда демонстрирует завершенную работу собственнику продукта и другим заинтересованным сторонам.
• Ретроспектива – встреча после завершения спринта, на которой команда анализирует свою работу, выявляет улучшения и планирует действия на будущее.

Scrum способствует ускоренной итеративной разработке продукта, повышению вовлеченности команды и заказчика, и способствует адаптивному реагированию на изменения в требованиях или окружающей среде.

Метод Kanban

Метод управления проектами Kanban был разработан компанией Toyota для оптимизации производства автомобилей. Однако с течением времени Kanban был успешно адаптирован для управления проектами и процессами разработки программного обеспечения и многих других видов удаленной работы.

Основные принципы метода Kanban:

• Визуализация процесса – все этапы работы над проектом визуализируются на доске Kanban, что позволяет всем членам команды видеть текущее состояние проекта и понимать, какие задачи требуют выполнения.
• Лимиты рабочего процесса – каждая колонка на доске имеет лимит по числу задач, которые могут находиться в этой колонке одновременно, что помогает предотвратить перегрузку и ускорить процесс выполнения задач.
• Постоянное улучшение – Kanban поддерживает философию непрерывного улучшения процесса. Команда постоянно анализирует свой рабочий процесс, ищет возможности для оптимизации и внедряет изменения для улучшения эффективности и качества работы.
• Гибкость – Kanban обеспечивает гибкость в управлении проектом, поскольку позволяет команде быстро адаптироваться к изменяющимся условиям, изменять приоритеты задач и вносить коррективы в рабочий процесс.

Метод Kanban позволяет командам эффективно управлять проектами, улучшать рабочие процессы и достигать более предсказуемых результатов. Он широко применяется в различных областях, включая разработку программного обеспечения, производство, маркетинг и другие.

Метод Lean

Метод Lean – это еще одна разработка от Toyota, призванная минимизировать потери в процессе производства и улучшить эффективность работы. В контексте удаленной работы Lean можно внедрить путем автоматизации и оптимизации процессов с использованием цифровых инструментов, анализа данных о производительности и непрерывного совершенствования рабочих процессов.

Шаги по внедрению метода Lean в удаленной работе:

• Устранение излишеств – идентифицируйте и устраните все излишества в своем рабочем процессе. Например, дублирование функций или длительное согласование мелких рабочих вопросов. Оптимизация процессов поможет повысить эффективность работы.
• Визуализация рабочего процесса – используйте методы визуализации, чтобы члены команды могли легко отслеживать прогресс работы, идентифицировать задержки и проблемы, видеть весь процесс с одного взгляда.
• Управление ограничениями рабочего процесса – введите лимиты рабочего процесса для каждого этапа работы, что поможет избежать перегрузки задачами и ускорить выполнение проекта.
• Эффективное использование ресурсов – повышайте эффективность использования ресурсов, например, времени, перераспределяя задачи в соответствии с приоритетами и способностями членов команды.
• Участие всей команды – вовлекайте всех членов команды в процесс поиска и внедрения улучшений. Каждый должен иметь возможность предлагать идеи по оптимизации процессов и принимать активное участие в их реализации.
• Автоматизация – используйте инструменты автоматизации для упрощения повторяющихся задач и оптимизации рабочих процессов. Это позволит сократить время выполнения задач и уменьшить вероятность ошибок.

Применение методологии Lean в удаленной работе поможет создать более эффективные и продуктивные рабочие процессы, повысить качество работы и улучшить удовлетворенность клиентов.

Метод Critical Chain Project Management (CCPM)

Метод управления проектами Critical Chain Project Management (CCPM) предназначен для оптимизации времени выполнения проектов и управления ресурсами таким образом, чтобы минимизировать задержки и повысить эффективность.

В отличие от традиционных методов управления проектами, которые сосредотачиваются на выполнении задач в определенном порядке, CCPM фокусируется на управлении ресурсами, необходимыми для завершения критических задач, определяющих продолжительность проекта.

Подробнее можно прочитать в книге автора метода «Критическая цепь» [Э. Голдрат, 2017]. Мы же остановимся на том, как применять метод CCPM в удаленной работе.

Шаги по внедрению метода CCPM в удаленной работе:

• Использование цепи критических задач – определите критические задачи в проекте и сконцентрируйте усилия на их выполнении, что позволит уменьшить время выполнения проекта и минимизировать влияние задержек.
• Управление ресурсами – оцените доступность и загруженность ресурсов, работающих удаленно, и распределите их таким образом, чтобы обеспечить максимальную производительность на критических задачах. Ведите мониторинг использования ресурсов и обеспечьте их доступность в нужное время.
• Использование «буферов времени» – предусмотрите паузы между заданиями для защиты от возможных задержек в выполнении задач, что поможет смягчить воздействие непредвиденных обстоятельств и обеспечит более надежное завершение проекта.
• Коммуникация и согласование – обеспечьте четкую коммуникацию между участниками проекта, особенно в условиях удаленной работы. Стимулируйте согласование сроков выполнения задач и ресурсного использования.
• Гибкость в планировании – будьте гибкими в отношении планирования и распределения ресурсов, учитывая изменяющиеся обстоятельства и требования проекта.

Применение метода управления проектами CCPM в условиях удаленной работы может помочь команде более эффективно использовать ресурсы, сократить время выполнения проектов и достичь лучших результатов.

Это основные методы, которые можно адаптировать для управления проектами в условиях удаленной работы. Гораздо больше знаний вы получите на нашем курсе «Управление проектами».

А теперь давайте подведем итоги.

На этом уроке мы изучили нюансы управления проектами в условиях удаленной работы, планирование и контроль выполнения работ, разрешение конфликтов и проблем в процессе удаленной работы, а также методы управления удаленными проектами.

Далее вас ждет проверочный тест и следующий урок.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы будем изучать методы мотивации и поддержки сотрудников в условиях удаленной работы

Ольга Обломова