Урок 3. Развитие навыков для удаленной работы

На прошлом уроке мы с вами разобрались, как организовать рабочее место и рабочее пространство для удаленной работы так, чтобы процесс проходил нормально и можно было достичь максимальной эффективности с точки зрения техники. На этом же уроке мы узнаем, как повысить свою продуктивность в удаленном режиме и какие качества для этого могут потребоваться.

Речь, как вы уже поняли, пойдет о soft skills или мягких навыках – умениях общего характера, тесно связанных с личностными качествами, так или иначе нужных каждому человеку независимо от профессии.

Содержание:

• Какие навыки нужны для удаленной работы?
• Навыки коммуникаций и командной работы
• Навыки самоорганизации и тайм-менеджмента
• Навыки самообразования и работы с информацией
• Эмоциональный интеллект и адаптивность
• Проверочный тест

Разумеется, эти софт-скиллз будут полезны на любой работе, не только удаленной. Однако на удаленке они имеют свои определенные особенности. С целью экономии вашего времени и лучшей концентрации внимания «духовно близкие» софт-скиллз мы объединили в логические блоки.

Какие навыки нужны для удаленной работы?

Собственно, перечень нужных на удаленке навыков понятен из плана урока. Мы их выбрали, основываясь на рекомендациях экспертов, отечественных и зарубежных, которые, кстати, во многом сходятся.

Возьмем за основу материал Top Remote Job Skills for Work-From-Home Professionals («Топ навыков удаленной работы для специалистов, работающих на дому») [Indeed, 2023]. И статью «Топ-10 навыков для удаленной работы, которые работодатели ищут в 2023 году», потому что они будут актуальны еще долгое время [А. Остапенко, 2023].

Топ-8 навыков для удаленной работы:

• Навыки коммуникаций
• Навыки командной работы
• Навыки самоорганизации
• Навыки тайм-менеджмента
• Навыки самообразования
• Навыки работы с информацией
• Эмоциональный интеллект
• Адаптивность

Не будем отдельно говорить о планировании, потому что глобально вашу работу планирует начальство, а применительно к вашим делам планирование – это составной элемент самоорганизации и тайм-менеджмента.

Вряд ли стоит отдельно писать про стрессоустойчивость, потому что умение взять под контроль эмоции – это «зона ответственности» эмоционального интеллекта.

И, конечно, наш перечень вовсе не означает, что на удаленной работе нет места таким софт скиллз, такие как аналитическое и критическое мышление, творчество и креативность, память и внимание, целеустремленность и умение доводить начатое до конца.

Более того, коль скоро вы занимаетесь интеллектуальным трудом, значит, все вышеперечисленные навыки у вас в той или иной степени уже развиты. Впрочем, на нашей программе «Критическое мышление» вы точно найдете нечто интересное для себя, поэтому рекомендуем. А сейчас перейдем к навыкам, без которых на удаленной работе совсем никак.

Навыки коммуникаций и командной работы

Коммуникация – это процесс передачи информации, идей, мыслей и эмоций между людьми или группами людей. Коммуникативные навыки включают в себя умение выражать свои мысли, слушать и понимать других людей, учитывать культурные различия, управлять конфликтами и строить позитивные отношения с другими людьми, а также умение зафиксировать результат достигнутых договоренностей и ассертивность, т.е. умение вежливо настоять на своем, если это принципиально важно.

Навыки коммуникации играют ключевую роль при удаленной работе, поскольку все взаимодействие происходит исключительно через виртуальные каналы связи, что подразумевает невозможность увидеть «живьем» реакцию вашего собеседника или уточнить какие-то нюансы в ходе личной встречи.

И даже сеансы видеосвязи не идентичны живому общению уже потому, что сигнал идет с некоторым отставанием, и увиденная вами реакция собеседника может оказаться реакцией на предыдущую фразу, а не на только что произнесенную вами.

Все эти аспекты могут затруднить взаимопонимание, которое критически важно для слаженной работы команды. Поэтому каждый ваш виртуальный контакт с коллегами, начальством или клиентами обязательно должен отвечать определенным критериям.

Особенности коммуникации для успешной удаленной работы:

• Ясность и четкость – формулируйте свои мысли ясно и четко, особенно при асинхронных письменных коммуникациях, когда нет возможности тут же переспросить не совсем понятное. Используйте простые предложения и внятные формулировки, избегайте жаргона, не принятого в вашей профессиональной среде, структурируйте свои сообщения, чтобы их было легко понять. Перепроверяйте каждое сообщение перед отправкой, не закралась ли случайно какая-то двусмысленность в текст и точно ли вас поймут так, как вы того хотите.
• Эффективное использование средств коммуникации – понимайте, как использовать различные средства коммуникации, такие как электронная почта, видеоконференции, чаты и прочее. Условно говоря, если в вашей компании принято все вопросы решать в рабочем чате, не пишите по рабочим вопросам на личную почту. И наоборот, не загружайте рабочий чат, если мелкие текущие вопросы принято решать через личную почту либо мессенджер.
• Внимательность – уделяйте внимание своим собеседникам и вдумчиво слушайте и читайте их сообщения. Подтверждайте свое понимание, задавайте уточняющие вопросы и демонстрируйте свою поддержку. По видеосвязи и тем более в письме может быть сложно понять, поддерживаете вы какую-то идею или отвергаете, поэтому оформляйте свою поддержку словесно.
• Управление конфликтами – при возникновении разногласий ищите компромиссы, выясняйте обстоятельства, находите конструктивные решения. Лучший способ управления конфликтами – это не допускать острой неконструктивной стадии. Нужно проявить вежливую настойчивость, запросить обратную связь и выяснить истинные причины несогласия, после чего либо сразу дать ответ по существу, либо взять время на уточнение информации.
• Четкая фиксация результатов коммуникаций – в большом потоке информации легко запутаться, поэтому важно уточнить, все ли правильно друг друга поняли, и зафиксировать результаты совещания, созвона, общения, например, в рабочем чате или рассылке участникам совещания. Так больше шансов, что каждый будет понимать, что требуется лично от него в контексте общей задачи, и, условно говоря, в следующий раз стартовать с той точки, на которой остановились.
• Гибкость – будьте гибкими и адаптивными в своем общении, учитывайте индивидуальные предпочтения и стили коммуникации своих коллег и клиентов, по возможности подстраивайтесь под их пожелания там, где это возможно и не вредит результатам работы.
• Соблюдение профессиональной этики – соблюдайте профессиональные стандарты и этику в письменном и устном общении. Избегайте оскорблений, грубости, ненормативной лексики не только потому, что это все останется навсегда в цифровых анналах и может быть использовано против вас, но и потому, что это создает нездоровую атмосферу и мешает работе.

Больше вы сможете узнать на нашей программе «Лучшие техники коммуникаций». А сейчас констатируем, что коммуникации составляют основу командного взаимодействия в условиях удаленной работы. Именно поэтому мы рассматриваем навыки коммуникаций и навыки командной работы в одном блоке.

Командная работа – это процесс сотрудничества между членами группы или команды, направленный на достижение общей цели или выполнение конкретной задачи. В командной работе каждый участник вносит свой вклад, чтобы помочь достичь успеха проекта или решить определенную проблему.

Ключевые черты командной работы включают в себя взаимозависимость, взаимное дополнение и взаимодействие между участниками команды, совместное принятие решений, распределение ролей и ответственности, обмен информацией и обратную связь.

Командная работа в условиях удаленной работы имеет свои особенности и требует дополнительных усилий для эффективного взаимодействия и достижения общих целей.

Особенности командной работы в условиях удаленки:

• Отсутствие личного общения и непосредственного контакта между членами команды – это может затруднить обмен идеями, обсуждение проблем и разрешение конфликтов.
• Замена живого общения цифровыми каналами связи – это выдвигает дополнительные требования к уровню технической грамотности и коммуникативных навыков сотрудников.
• Разница в географическом расположении и часовых поясах – члены команды на удаленке могут находиться в разных часовых поясах, что требует гибкости в планировании, умения согласовывать графики работы для совместных встреч и проектных задач.
• Сложности контроля – в условиях удаленной работы бывает сложно выработать четкие критерии продуктивности и в принципе определиться с методами контроля, будет ли это выполнение заданий качественно и в срок или просто факт сидения за компьютером в определенные часы.

В целом, командная работа на удаленке требует от членов команды большей самодисциплины, организации и развитых коммуникативных навыков, а от руководителей более внятной постановки задач и четкой системы контроля выполнения.

Как решить проблемы командного взаимодействия при удаленной работе? Это требует комплексного подхода и внимания к различным аспектам командной деятельности.

Как решать задачи командного взаимодействия при удаленной работе:

Уделять внимание командному строительству следует даже в тех случаях, когда каждый сотрудник контактирует исключительно с менеджером проекта или непосредственным начальником. Во-первых, два человека – это уже команда, пусть и небольшая.

Во-вторых, понимание собственной роли в общем проекте делает работу каждого сотрудника более осознанной и, соответственно, эффективной. В свою очередь, для успешной командной работы понадобятся развитые навыки самоорганизации и тайм-менеджмента каждого сотрудника.

Навыки самоорганизации и тайм-менеджмента

Удаленная работа отличается от обычной офисной тем, что начальник «не стоит над душой» и не контролирует каждый ваш вздох. Даже удаленные системы мониторинга рабочего времени оставляют больший маневр, чем десятки пар глаз, следящих за тем, сколько времени вы провели в туалете и почему вам позволено делать перекур чаще, чем другим.

С одной стороны, такая свобода вдохновляет, с другой стороны, многие в отсутствие жесткого контроля никак не могут собраться с мыслями и приступить к работе, откладывая все на последний момент.

Еще сложнее бывает тем, у кого нет привязки к рабочему времени, а есть задачи для выполнения. Тут возможны крайности, начиная от забывчивости и прокрастинации и заканчивая работой на износ сутки напролет, когда человек не знает, за что хвататься. Дабы избежать таких издержек удаленки и не подводить себя и других, вам потребуются определенные навыки самоорганизации.

Самоорганизация – это способность личности или группы эффективно планировать и управлять своими действиями, ресурсами и временем без внешнего контроля и надзора.

Это процесс, в ходе которого человек или группа людей самостоятельно определяют цели, разрабатывают стратегии достижения этих целей, распределяют задачи и ресурсы, контролируют свой прогресс и корректируют планы в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.

Основные аспекты самоорганизации:

• Целеполагание – определение конкретных, достижимых, релевантных, измеримых и четко определенных по времени целей (так называемых SMART-целей).
• Планирование – разработка стратегии, тактики и пошагового плана действий для достижения поставленных целей.
• Распределение ресурсов – определение необходимых ресурсов (времени, денег, знаний, прочего) и их распределение для выполнения задач.
• Управление временем – организация времени и расстановка приоритетов для оптимального использования доступных ресурсов.
• Мониторинг и контроль – оценка прогресса и результатов работы, выявление проблем и необходимость корректировки планов.
• Адаптация – гибкость и способность адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, вносить изменения в планы и стратегии в соответствии с новой ситуацией.

Самоорганизация является важным навыком для достижения успеха в различных областях жизни, включая работу, учебу, личные отношения и саморазвитие. Навыки самоорганизации особенно важны при удаленной работе, где часто отсутствует прямой надзор или контроль со стороны руководства.

Особенности самоорганизации при удаленной работе:

• Создание рабочего пространства – организуйте удобное и функциональное рабочее пространство дома, где нет отвлекающих факторов. Как это сделать, мы рассмотрели на прошлом уроке.
• Постановка целей – определите свои цели на день, неделю, месяц, затем разбейте их на конкретные задачи. Обязательно определите приоритеты.
• Планирование – составьте план на день, неделю, месяц в соответствии с поставленными целями. В первую очередь фокусируйтесь на приоритетных задачах.
• Регулярные перерывы и отдых – не забывайте делать регулярные перерывы во время работы, чтобы отдохнуть и восстановить энергию. Это поможет вам сохранить продуктивность и избежать переутомления.
• Самодисциплина и самоконтроль – регулярно сверяйтесь с планом, чтобы ничего не упустить и вписаться в сроки. Если это пока сложно, можно продумать для себя систему самомотивации и награды за успешное выполнение плана.
• Гибкость и адаптивность – умение быстро переключаться между задачами и реагировать на новые обстоятельства поможет вам эффективно управлять своим временем.

Планирование, самоконтроль, перерывы на отдых и возможность быстро переключиться между задачами – все это во многом зависит от ваших навыков тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это процесс эффективного управления временем и приоритетами с целью достижения максимальной продуктивности и эффективности.

Этот подход включает в себя использование различных стратегий, инструментов и техник для организации рабочего времени, планирования задач и минимизации временных потерь.

Основной особенностью тайм-менеджмента на удаленке является необходимость самостоятельно распределить время так, чтобы его хватило на выполнение всех рабочих задач, и чтобы при этом работа не занимала все время в сутках.

Это часто бывает, когда человек либо не успевает все сделать за 8 рабочих часов, либо не в состоянии гибко спланировать время так, чтобы его на все хватало. Давайте рассмотрим наиболее эффективные методы тайм-менеджмента на удаленной работе:

• Принцип гибкого и жесткого планирования.
• Принцип «слона» и «лягушки».
• Принцип Pomodoro.

Теперь по нескольку слов о каждом.

Принцип гибкого и жесткого планирования

Если кратко, жесткое планирование – это планирование дел, привязанных к конкретному времени: встречи, совещания, лекции, тренировки, репетиции.

Из этого следует, что сначала нужно внести в план дела, привязанные к четкому времени, а прочие дела распределить в промежутках между ними. При этом распланировать следует примерно 60-70% времени так, чтобы между делами были промежутки, потому что в течение дня у вас всегда могут появиться новые дела как на работе, так и дома [А. Нойманн, 2020].

Так, при жестком рабочем графике с 9 до 18 вы сначала планируете свое участие в совещаниях, а уже потом выполнение своих непосредственных обязанностей. Если у вас гибкий график и вы не задействованы в рабочих совещаниях, можно выстроить свои рабочие задачи вокруг графика своих личных дел. Например, сначала спланировать тренировки и репетиции, привязанные ко времени, а между ними – время на выполнение рабочих задач.

Принцип «слона» и «лягушки»

Когда вы начнете планировать объемные дела, требующие больших затрат времени, вы неизбежно столкнетесь с тем, что за один раз вы их все равно не сделаете.

Большие дела – это тот самый «слон», о котором идет речь. Съесть слона за один раз – задача непосильная, а вот если разделить его на «бифштексы» – очень даже реальная и, возможно, приятная в зависимости от ваших вкусовых предпочтений.

Поэтому большие дела следует разбивать на более мелкие задачи, о чем мы упоминали, когда обсуждали тему самоорганизации и планирования. Ваших навыков самоорганизации и самодисциплины должно хватать на то, чтобы терпеливо делать большое дело «по кусочкам» и каждый раз возвращаться к нему в запланированное вами время, чтобы одолеть еще «кусочек».

«Лягушки» – это мелкие и постоянно ускользающие от вашего внимания задачи, зачастую не очень приятные. Коль скоро не получается сделать их «между делом», следует запланировать время на их выполнение. Можно сгруппировать несколько однотипных дел в один блок и сделать их за один заход, например, обзвонить должников или подготовить и отправить им сообщения. После этого вознаградите себя коротким отдыхом и только после переходите к следующим делам.

Принцип Pomodoro

Принцип Pomodoro – это, на самом деле, о необходимости чередования работы и отдыха. Автор метода рекомендует через каждые 25 минут делать паузу 5 минут. Разумеется, если вы преподаватель и урок длится 45 минут, просто встать и пойти отдыхать через 25 минут вы не можете. Зато можете дать школьникам в середине урока какое-то легкое задание, с которым они быстро справятся и вдохновятся результатом.

И, конечно, 5-минутные паузы – это в придачу, а не вместо обеденного перерыва. Следите за режимом питания, даже если возникает соблазн поработать подольше и сделать побольше. Больше об управлении временем вы узнаете на нашей программе «Лучшие техники тайм-менеджмента», а мы двигаемся дальше.

Навыки самообразования и работы с информацией

В этой части урока мы будем максимально краткими, потому что учиться новому на удаленной работе вам придется постоянно. Любая удаленка – это почти всегда увеличение «технической составляющей» в своей повседневной деятельности. За исключением, возможно, программистов и дизайнеров, которые и так работают за компьютером постоянно.

Поэтому вам нужно приготовиться к тому, что придется освоить новые программы, приложения и онлайн-сервисы, с которыми вы ранее никогда не работали и которые ваша компания будет внедрять для организации удаленной работы сотрудников. Скорее всего, вам предоставят мануалы и видеоинструкции – изучите внимательно и запишите от руки основные опции, которые вам нужны в работе в первую очередь. Так вы всему научитесь гораздо быстрее.

Если в вашей компании и раньше использовали CRM-систему, систему электронного документооборота, и вы уже умеете с этим работать, удельный вес «цифрового общения» все равно увеличится. И то, что раньше можно было узнать, просто заглянув в соседний кабинет, на удаленке потребует внятной формулировки вопроса, отправки его в заранее оговоренный канал связи и ожидания ответа, не всегда скорого.

Возможно, будет целесообразным слегка поднапрячься и изучить документацию, выходящую за пределы вашего круга обязанностей, дабы не тратить время на запросы по совсем мелким поводам, а просто посмотреть в документ – так, как если бы вы заглянули в соседний кабинет и задали вопрос.

Для этого нужно определить объем новой информации и пакет документов для изучения, и запланировать время, осваивая, к примеру, по одному разделу документа в день. Больше полезных приемов в работе с информацией вы узнаете на нашей программе «Лучшие техники самообразования».

Как научиться не выходить из себя, когда вокруг столько изменений и новой информации? Об этом мы расскажем в следующем разделе урока.

Эмоциональный интеллект и адаптивность

Адаптивность – это способность приспосабливаться к изменяющимся условиям и среде, эффективно реагировать на новые обстоятельства и ситуации. Это включает в себя гибкость мышления, открытость новому, способность справляться со стрессом и находить решения в новых непривычных условиях.

Адаптивность играет важную роль в успехе и выживаемости в современном мире, где условия и требования постоянно меняются. Чем выше уровень адаптивности у человека или организации, тем больше вероятность успешной адаптации к новым ситуациям и достижения поставленных целей.

Развитие адаптивности в условиях удаленной работы – это едва ли не единственный способ приспособиться к изменившимся обстоятельствам для тех, кто ранее не работал удаленно, и для тех, кто предпочитает офисную жизнь со всеми ее «примочками».

Как развить адаптивность в условиях удаленной работы:

• Гибкость в планировании – учитесь гибко планировать свой рабочий график и задачи в зависимости от изменяющихся обстоятельств. При необходимости перестраивайте планы и приоритеты в соответствии с текущими требованиями и ситуацией.
• Управление стрессом и эмоциями – развивайте навыки саморегуляции и управления эмоциями, чтобы эффективно справляться со стрессом и давлением в удаленной среде. Это может включать в себя практику медитации, релаксации, дыхательные упражнения. Больше рекомендаций вы найдете на нашей программе «Психическая саморегуляция».
• Открытость к новым идеям и методам работы – будьте готовы к изучению новых инструментов, технологий и методов работы. Ищите обучающие ресурсы и возможности для улучшения своих навыков.
• Развитие способности к самоорганизации – улучшайте навыки планирования, управления временем и организации задач для более эффективного использования своего времени и ресурсов на удаленке. Не всегда удается составить четкий работающий план с первой попытки, но раз за разом это будет получаться все лучше и лучше.
• Поддержание открытой коммуникации – стремитесь поддерживать контакт с коллегами и руководством, обмениваясь идеями, предложениями и обратной связью. Это поможет вам быть в курсе текущих событий и оставаться вовлеченными в рабочий процесс.

К слову, постоянный контакт с коллегами может быть полезен не только вам, но и коллегам. Возможно, некоторым адаптация к удаленке дается тяжелее, чем вам, поэтому стоит поделиться своим эмоциональным ресурсом с окружающими. И для этого требуется развитый эмоциональный интеллект.

Эмоциональный интеллект – это способность понимать и выражать свои собственные эмоции, а также понимать, воспринимать и реагировать на эмоции других людей.

Удаленная работа вносит свои особенности в развитие эмоционального интеллекта из-за отсутствия физического взаимодействия с коллегами и изменений в рабочей среде.

Эмоциональный интеллект в условиях удаленной работы:

• Самосознание – если удаленный режим работы вызывает у вас какой-то негатив, важно вовремя осознать это и принять факт, что у вас могут быть свои слабости. Это является важным условием успешной саморегуляции своего психологического состояния.
• Саморегуляция в условиях изменяющейся среды – удаленная работа требует от работников быстрой адаптации к переменам, что часто загоняет в стресс. Развитие стрессоустойчивости, способности не впадать в панику и не нервничать, если кто-то не может справиться со стрессом так быстро, как вы, является важным условием продуктивности на удаленной работе.
• Развитие эмпатии и социального сознания – в условиях удаленной работы значительно важнее становится способность понимать эмоции и потребности других людей через виртуальные каналы связи. Регулярное общение и командное взаимодействие способствуют развитию эмпатии и социального сознания.
• Эффективное управление конфликтами – удаленная работа может увеличивать вероятность конфликтов из-за разных стилей работы, различий во взглядах и недостатка непосредственной коммуникации. Учитесь понимать и принимать различия между людьми, взглядами, подходами и концепциями.

Эмоциональный интеллект играет важную роль в поведении, принятии решений, межличностных отношениях и во многом предопределяет успех как в личной, так и в профессиональной жизни. Люди с высоким уровнем эмоционального интеллекта обычно лучше справляются со стрессом, конфликтами и проблемами, которые, возможно, принесла удаленная работа.

А теперь подведем итоги.

На сегодняшнем уроке мы рассмотрели основные навыки, которые нужны для удаленной работы, а именно навыки коммуникаций, командной работы, самоорганизации, тайм-менеджмента, самообразования, работы с информацией, эмоциональный интеллект и адаптивность.

Далее вас ждет проверочный тест и следующий урок.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Наша следующая тема – коммуникация и взаимодействие в удаленной работе.

Ольга Обломова