Урок 7. Эффективность делегирования
Итак, мы с вами изучили все аспекты организации делегирования, и теперь осталось научиться понимать, есть ли от всего этого какой-то толк. Это, пожалуй, один из самых главных вопросов, которые мы только можем себе задать, говоря о делегировании полномочий и ответственности вообще. И для этого нужно оценить результаты и эффективность делегирования. О том, как это делается, мы и поговорим на финальном уроке курса, после чего у вас в распоряжении будет исчерпывающая информация.
Если вы хорошо усвоили предыдущие уроки, новые знания лягут на подготовленную почву, и у вас не должно возникнуть трудностей с оценкой эффективности делегирования.
Содержание:
- Оценка результатов делегирования
- Критерии и методы оценки эффективности выполнения задач
- Анализ ошибок и корректировка стратегии делегирования
- Проверочный тест
Уточним, что сейчас мы говорим именно об оценке результатов и эффективности делегирования, а не о том, вызвал ли у вас какие-то затруднения сам процесс делегирования. Если ранее вы никогда не пытались что-то делегировать, сложности, скорее всего, были. И сейчас самое время посмотреть, как вы их преодолели.
Оценка результатов делегирования
Оценка результатов делегирования – это процесс анализа выполнения задачи или проекта, которые были делегированы другим сотрудникам или членам команды. Основная цель этого процесса – определить, соответствует ли результат ожиданиям, удалось ли достичь поставленной цели и какие уроки могут быть извлечены для будущих делегирований.
Оценка результатов делегирования играет ключевую роль в процессе управления и помогает понять эффективность делегирования, выявить успехи и проблемы, а также сделать выводы на перспективу. Давайте рассмотрим основные шаги для оценки результатов делегирования.
Как оценивать результат делегирования:
- Опирайтесь на установленные критерии успеха – те, что были определены на начальном этапе делегирования и донесены до сведения исполнителя. Это могут быть конкретные цели, показатели производительности, сроки выполнения и другие ключевые параметры.
- Сравните фактические результаты с ожидаемыми – оцените выполнение задачи с учетом ранее установленных критериев успеха. Сравните фактические результаты с тем, что вы ожидали получить. Это позволит определить, насколько успешно было выполнено делегирование.
- Анализируйте процесс выполнения задачи – в частности, проблемы, с которыми столкнулись сотрудники. Рассмотрите, какие вызовы возникли, и что можно было бы сделать иначе для достижения лучших результатов.
- Соберите обратную связь – поинтересуйтесь мнением исполнителя и тем, как он сам оценивает результаты выполнения делегированной задачи. Выявите, какие аспекты, по его мнению, были успешными, а где есть потенциал для улучшений.
- Делайте выводы и корректируйте стратегию – на основе полученных данных сделайте выводы об эффективности делегирования и решите, какие шаги нужно предпринять для улучшения результатов. Возможно, следует запланировать обучение сотрудников, перераспределить нагрузку, привлечь дополнительные ресурсы.
- Составьте и реализуйте план дальнейших действий – на основе анализа результатов разработайте план действий для улучшения процесса делегирования в будущем. Учитывайте выявленные проблемы и достигнутые успехи, чтобы делегирование стало более эффективным и продуктивным в следующий раз.
Постоянное оценивание результатов и коррекция стратегии делегирования помогут сделать этот процесс более эффективным и успешным в долгосрочной перспективе.
Критерии и методы оценки эффективности выполнения задач
Итак, вы имеете на руках результат. Как понять, насколько эффективным было управление делегированием полномочий? Мы все знаем, что один и тот же результат можно получить разными способами и с разными затратами сил, времени, энергии, денег и прочих ресурсов. И здесь нам потребуется оценка эффективности выполнения задач, которые были делегированы.
Оценка эффективности выполнения задач – это анализ соотношения вложенных усилий и полученного результата. Такая оценка позволяет оценить адекватность затрат на достижение поставленных целей, качество выполнения работы и эффективность использования ресурсов.
Критерии и методы оценки эффективности выполнения делегированных задач могут варьироваться в зависимости от конкретного вида задач и целей. Однако существуют общие закономерности, которые актуальны в любом случае.
Основные критерии оценки эффективности выполнения задач:
| | Достижение поставленных целей – одним из основных критериев эффективности является достижение целей, которые были поставлены перед сотрудниками. Оценка может включать в себя анализ того, насколько близко результаты выполнения задачи соответствуют ожидаемым целям. |
| | Качество выполнения задачи – оценка качества выполнения задачи включает в себя анализ качества представленных результатов, правильность методов выполнения и соответствие стандартам организации или требованиям клиента. |
| | Сроки выполнения задачи – одним из важных аспектов оценки эффективности является соблюдение сроков. Оценка может включать анализ того, были ли задачи выполнены в установленные сроки. Если нет, насколько значительным и критичным было отклонение. |
| | Использование ресурсов – тут подразумевается эффективность использования ресурсов (материальных, финансовых, человеческих, прочих) относительно достигнутых результатов. |
| | Обратная связь и удовлетворенность – оценка включает в себя анализ удовлетворенности сотрудников результатами и процессом делегирования в целом. |
| | Развитие навыков и повышение профессионализма сотрудников – следует оценить, достиг ли сотрудник уровня, когда ему можно поручать такого рода задачи без дополнительного инструктажа и контроля и способен ли он выполнять новые задачи в зоне ближайшего развития. |
Каким образом можно провести такую оценку? Существует целый ряд специальных методов оценки эффективности, которые полностью применимы к ситуации делегирования [C. Ortega, 2023]. Итак, делегирование и эффективность.
Основные методы оценки эффективности выполнения задач:
- Количественные показатели – используйте конкретные исчисляемые показатели для измерения результатов. Например, количество завершенных задач, процент достигнутых целей, производительность.
- Качественные оценки – оцените качество выполненной работы. Это может включать анализ качества продукта или услуги, обратную связь от заказчика или других заинтересованных сторон.
- Самооценка – разработайте чек-лист или алгоритм самооценки для сотрудника, которому вы делегировали задачу, чтобы он мог оценить свою производительность и эффективность по неким внятным параметрам. Например, своевременность прохождения промежуточных этапов, оперативность и открытость коммуникаций и т.д.
- Оценка на 360 градусов – используйте оценку на основе обратной связи от коллег, руководителей, подчиненных, клиентов, заказчиков, партнеров и прочих внешних источников. Цель состоит в том, чтобы предоставить целостное представление о работе человека с разных точек зрения, а 360 градусов символизируют полный охват всех точек зрения. Делать ли такой опрос анонимным – решайте сами в зависимости от обстановки в компании.
- Оценка на 180 градусов – используйте оценку на основе обратной связи с какой-либо одной стороны. Например, только от непосредственного руководителя, только от клиентов, только от партнеров и т.д. Проще говоря, только от кого-то из тех, с кем сотрудник непосредственно контактировал в процессе выполнения задачи. Тут обеспечить анонимность сложнее. Точнее, возможно, если число контактных лиц достаточно велико.
- Рейтинговая шкала – разработайте набор критериев, по которым вы будете оценивать сотрудников от 1 до 5 или от 1 до 10 баллов. Такая оценка является наглядной и понятной. Соответственно, руководитель должен уметь более или менее внятно объяснить, чем 7 баллов отличаются от 8 баллов.
- Управление по целям или метод MBO (Management by Objectives) – на старте процесса делегирования договоритесь с исполнителем о конкретных, достижимых целях с установленными сроками, и далее оценивайте исключительно достижение целей, не отвлекаясь на все остальное. Метод годится для несложных задач с небольшим количеством предполагаемых действий.
- Метод критических инцидентов – как вариант, попробуйте сосредоточиться только на критически важных для достижения цели событиях. Метод критических инцидентов – это метод оценки производительности, который фокусируется на конкретных событиях или инцидентах, которые имеют ключевое значение для достижения целей и задач в организации. Эти события могут быть как положительными (успехи, достижения), так и отрицательными (неудачи, проблемы), но суть в том, что они являются ключевыми для оценки производительности.
- Поведенческая рейтинговая шкала BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales) – оцените поведение сотрудников в различных ситуациях по шкале от наиболее желательного до недопустимого, если таковое случалось. Метод позволяет выявить корреляции эффективности работы с конкретными поведенческими образцами, а числовые рейтинги дают представления о наиболее эффективной модели поведения для достижения эффективности.
Это основные методы оценки эффективности, применимые к ситуации делегирования. Кстати, метод оценки на 360 градусов применительно к себе вы можете освоить на нашей программе «Самооценка 360».
Что же касается делегирования, важно выбрать подходящие методы оценки, которые наилучшим образом отражают конкретные цели и характер задачи, обеспечивают объективную оценку результатов и позволяют вовремя увидеть ошибки, допущенные при делегировании полномочий.
Анализ ошибок и корректировка стратегии делегирования
Анализ ошибок и корректировка стратегии делегирования являются важными шагами для улучшения эффективности процесса делегирования и предотвращения повторения ошибок. Давайте рассмотрим основные шаги, которые могут быть предприняты.
Как анализировать ошибки и корректировать стратегию делегирования:
- Идентификация ошибок – определите конкретные ошибки или проблемы, которые возникли в процессе делегирования. Это могут быть задачи, выполненные не в срок, недостаточное качество работы, неправильно понятые инструкции и т.д.
- Анализ причин – выявите причины возникновения ошибок. Это может быть недостаточное объяснение задачи, недостаточное обучение сотрудника, несоответствие навыков или опыта сотрудника требованиям задачи, недостаточная контроль или обратная связь и т.д.
- Оценка последствий – оцените влияние ошибок на проект или бизнес-процесс. Это могут быть задержки в выполнении проекта, ухудшение качества продукта или услуги, потеря клиентов или ущерб репутации.
- Разработка корректирующих мероприятий – на основе выявленных причин разработайте стратегии и меры по предотвращению аналогичных ошибок в будущем. Это может включать улучшение коммуникации, более тщательный отбор сотрудников, обучение и поддержку сотрудников, улучшение системы контроля и обратной связи и прочих компонентов процесса делегирования.
- Внедрение изменений – внедрите предложенные коррективы их эффективность. Это может включать в себя обновление процедур и политик делегирования, проведение дополнительных тренингов или обучающих мероприятий для сотрудников, улучшение системы обратной связи.
- Оценка эффективности изменений – оцените эффективность нововведений и их влияние на процесс делегирования. Это позволит убедиться, что внесенные изменения действительно помогли улучшить ситуацию и предотвратить повторение ошибок.
- Уроки на перспективу – используйте опыт анализа ошибок для обучения команды и развития лучших практик. Это поможет предотвратить подобные ошибки в будущем и улучшить процесс делегирования в целом.
Помните, что делегирование – это динамичный процесс, и постоянное совершенствование важно для его успешного осуществления. После оценки эффективности изменений следует продолжать анализировать процесс делегирования и вносить необходимые корректировки и обновления для его улучшения.
Признание ошибки и извинения руководителя помогают снизить напряженность и устранить ситуацию несправедливости, когда всю вину возлагают на исполнителя при том, что доля вины наличествует и в действиях руководителя.
Итак, мы разобрались, как анализировать ошибки и корректировать стратегию делегирования. И теперь в контексте нашего курса видится целесообразным сказать пару слов о том, как следует внедрять изменения в компании. В частности, изменение стратегии делегирования.
Изменения редко проходят полностью гладко. Почти всегда есть те, кто им сопротивляется. Например, рядовые сотрудники из-за возросшего объема работ, после того как в компании начали практиковать делегирование задач. Или менеджеры среднего звена, опасающиеся, что делегирование прав и ответственности, к которому их понуждает топ-менеджмент, может подорвать их авторитет и показать их ненужность в структуре компании.
Эксперты выделяют 8 основных шагов на пути внедрения изменений [ActiveSalesGroup, 2023]. Давайте их рассмотрим.
Топ-8 шагов на пути к изменениям:
1 | Объяснить причину изменений – сотрудники должны понимать, чем вызвана необходимость делегирования задач и почему они теперь должны делать то, чего не делали раньше. Например, причиной может быть расширение компании и занятость руководства на новых направлениях, возросший объем работ, необходимость повышения квалификации младших менеджеров и потребность в связи с этим делегировать часть задач подчиненным. |
2 | Сформулировать цель – сотрудники должны понимать не только причину перемен, но и конечную цель, к которой должны привести перемены. Это даст видение «света в конце тоннеля» и того, что напрягаться придется не вечно, а лишь до момента, как будет достигнута цель. Например, сотрудникам изначально сформулируют, какой объем новых обязанностей им предстоит освоить за полгода, и пообещают, что в случае успеха их какое-то время не будут беспокоить нововведениями. |
3 | Найти единомышленников – даже самый авторитетный руководитель ничего не сделает в одиночку. Особенно, если сотрудники настроились на «тихий саботаж», а уволить их всех сразу и набрать новых не представляется возможным. Нужно вовлечь в перемены, как минимум, своих заместителей, а в идеале – лидеров мнений среди сотрудников, как занимающих некие руководящие должности, так и среди рядовых работников. Годятся любые стимулы, в том числе материальные. Постоянный личный пример и пропаганда в здоровом смысле этого слова помогут «качнуть» мнение работников в нужную сторону, что позволит «отбить» затраченные на стимулирование пула единомышленников средства достаточно быстро. |
4 | Организовать информационное сопровождение – после того, как будет внесена ясность в причины изменений и их цели, а лидеры мнений будут постоянно демонстрировать приверженность новшествам, руководство должно продолжать информационную поддержку изменений. Например, делиться новостями компании, в рабочем чате и на совещаниях рассказывать, каких успехов удалось достичь, и как разумное распределение обязанностей помогло топ-менеджменту сосредоточиться на новых направлениях. |
5 | Предъявить быстрый результат – для поддержания мотивации и наглядности важно предъявить первые положительные результаты изменений как можно раньше. Например, рассказать не просто о том, как разумное распределение обязанностей помогло топ-менеджменту сосредоточиться на новых направлениях, а еще и том, что новые направления уже начали приносить прибыль. Идеально, если в качестве подкрепления и демонстрации успеха удастся выдать сотрудникам премию, хотя бы небольшую, пояснив, что это стало возможным именно потому, что они взяли на себя обязанности, которые не выполняли ранее. |
6 | Устранить препятствия – скорее всего, на этапе внедрения нововведений выяснится, что сотрудникам не хватает навыков для новых обязанностей, компании не хватает ресурсов для организации делегирования, а ранее действовавшая система отчетности потеряла актуальность, потому что часть сотрудников получили новые обязанности, а часть менеджеров ушла на повышение. Такие препятствия следует устранять максимально быстро, т.е. максимально быстро установить новую структуру контроля и отчетности, закупить необходимое количество компьютеров, организовать обучение персонала и уволить тех, кто ставит палки в колеса. |
7 | Анализировать ошибки и корректировать стратегию делегирования – как это делать, мы с вами уже разобрали. Главное, всегда помните, что и для чего вы делаете, и каких целей нужно достичь. Поэтому вовремя реагируйте на все, что мешает движению вперед, и вносите изменения в процесс делегирования, если оказалось, что его можно улучшить. |
8 | Закрепление и масштабирование – после того, как новая система делегирования начала работать без сбоев, закрепите ее, внеся изменения в штатное расписание, должностные инструкции, структуру отделов и т.д. Если есть необходимость перенести положительный опыт на другие структуры компании, не откладывайте и реализуйте наработки по горячим следам. |
Это основные шаги по внедрению нововведений, в том числе по части делегирования полномочий. Но, помимо названных шагов, следует учесть еще один момент: никогда не внедряйте более одного изменения в рабочих процессах за один заход!
В целом, эта тема весьма обширна и интересна, и желающие могут познакомиться с разными моделями внедрения изменений, изучив статью «Внедрение изменений в организации: этапы, подходы, управление нововведениями» [hr-director, 2023].
А мы подведем итоги урока.
На этом уроке мы разобрались, как правильно оценивать результаты делегирования, поняли критерии и методы оценки эффективности выполнения задач, научились анализировать ошибки и на основе анализа корректировать стратегию делегирования.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
А теперь предлагаем пройти экзамен по всему материалу курса.
Ольга Обломова
