Мы, сами того не осознавая, каждый день сталкиваемся с проектами: планируем путешествия, отдых, карьеру, хобби, реализуем различные идеи. Даже генеральная уборка – это проект.
Чтобы любой проект был успешным и принес качественный результат, необходимо тщательным образом продумать его реализацию. Это не тот случай, когда дело можно пустить на самотек и затем получить «плюшки». Проектное мышление, присущее успешным предпринимателям, помогает выстроить процессы по достижению результатов и увеличивает шансы на успех. Оно также способствует преобразованию мечтаний в проекты и работе с ними, приближая исполнение задуманного.
Развитие проектного мышления сопряжено с улучшением когнитивных способностей мозга и расширением творческих проявлений, которые помогают смотреть на предметы, ситуации и задачи под разными углами, находя новые решения в каждой контрольной точке процесса. Прокачать эти качества приглашаем на программы «Когнитивистика» и «ТРИЗ на практике».
В чем проявляется проектное мышление?
Присмотритесь: вас окружают проекты буквально на каждом шагу. Вы просыпаетесь с утра, думаете о том, как пойдете на работу или занимаетесь делами, продумываете образ, представляете, как будете выглядеть. Вряд ли в картину будущего дня вписывается неумытое лицо и нечищенные зубы, поэтому вы отправляетесь в ванную на утренние водные процедуры.
Еще один пример: около дома вы хотите организовать детскую или спортивную площадку. Представляете, как дети качаются на качелях или взрослые тренируются на брусьях. Чтобы площадка появилась, надо договориться с управляющей компанией, найти источник финансирования или собрать деньги с жильцов, заказать комплекс и проконтролировать его установку.
В обоих случаях образ будущего дня или площадки у дома – это проекты разной сложности. У вас есть понимание, как его реализовать и в обоих случаях вы предпринимаете для этого действия. В случае с походом в ванную комнату это одни шаги, в случае с площадкой – более емкие и энергозатратные, потому что сложность проекта гораздо выше и требует вовлечения других людей.
Управляя проектом, вы берете на себя ответственность за получение конечного результата и являетесь частью процесса. От вас зависит, будет ли площадка и как вы будете выглядеть днем соответственно.
Внедрение в жизнь
Особенность проектного мышления заключается в умении видеть проблему в процессах, находить решения в соответствии с заданным количеством ресурсов (финансовых, человеческих) и времени, в течение которого нужно внести правки в задуманные алгоритмы. Это касается практически любых сфер жизни, профессий и задач.
Так, инженеров в университете учат просчитывать возможные проблемы в работе автоматизированных систем и их алгоритмов и предусматривать решения для случаев перебоев, а также устранять неисправности в функционировании систем.
Методы проектного мышления активно внедряются в управление государственными структурами: сегодня политика, социальная сфера, экономика – это долгосрочные программы, нацеленные на достижение определенных результатов – снижение затрат на процессы, улучшение качества жизни людей, укрепление горизонтальных связей между компаниями и учреждениями.
В бизнесе умение работать с проектами помогает наладить цепочки «поставщик/производитель – покупатель/заказчик» и укрепить эти связи, избежать простоев, провалов в деятельности и принимать своевременные решения для налаживания процессов и повышения эффективности работы предприятий, предугадывать и предупреждать возможные проблемы.
В IT-аутсорсинге проектное мышление применяется повсеместно: команды разработчиков работают на заказчика в течение установленного периода, и качество их услуг определяется именно количеством реализованных проектов в рамках бюджета.
Технология проектного мышления предполагает, что проблема должна быть разложена на составные части, между которыми команда исполнителей ищет связи, противоречия и подбирает инструменты для решения с минимальными потерями времени, труда, финансов.
Проектное мышление невозможно без критического взгляда на процессы, саморефлексии, творчества и мягких навыков, они нужны для выявления даже тех проблем, которые не лежат на поверхности и находить нестандартные решения.
Критическое проектное мышление позволяет оценивать ситуации и задачи рационально. Руководителю и исполнителям важно отстраняться от авторитетных мнений и формировать собственное видение решения проблемы, принимать наиболее целесообразные м продуктивные варианты, исходя из имеющихся данных [Информационная и методическая поддержка добровольчества, 2010].
Проектная деятельность как средство формирования алгоритмического мышления в этом плане тоже важна: по большому счету, проект – это алгоритм, одно от другого неотрывно. По этой причине учеников в школах и вузах учат не просто языкам программирования, но и виденью результата, поиску пути к его достижению. В частности, написанию программ.
Проект – что это?
Проект – это проблема, решенная по изготовленному алгоритму в условиях ограниченного времени и ресурсов. Планирование путешествия, поиск работы, построение дома, проведение аудита в компании, зачатие и рождение ребенка – все это проекты.
Проекты рождаются из мечты или существующей проблемы: она выражается в несоответствии реальности нашим ожиданиям. Мечта отличается от проблемы ярким эмоциональным образом, но часто остается только желаемым образом без постановки конкретных сроков и движения к результату.
Виды проектного мышления
Мышление профессионалов разных сфер формируется под влиянием приобретенных в процессе деятельности знаний, навыков и способов их применения. Многократное повторение профессиональных действий приводит к развитию мышления человека в профессиональных категориях, и не каждый из них может выйти за рамки своего специалитета, а действует в большинстве случаев по шаблону. Инновационная сущность проектного мышления в таком случае теряется.
Человек, чья специализация «Управление проектами», не привязывается к какой-то профессиональной специфике, способен организовать работу группы, но не в состоянии тщательно продумать алгоритмы для решения поставленных задач, т.к. не обладает нужным уровнем компетентности.
В 2016 году в Великобритании был проведен опрос 686 представителей профессионального управления проектами, целью исследования было обозначено выявление методологических проблем. В отчете имелись данные о том, кто чаще руководит проектами: профессиональный проектный менеджер или специалист, знающий предмет.
Оказалось, что на управление проектами в 2 раза чаще нанимают профессиональных управленцев. Однако у них отмечалась проблема с использованием методологии управления, как следствие, ожидается увеличение доли профессиональных проектных менеджеров через обучение предметных специалистов. Иными словами, из обычных бухгалтеров и экономистов планируется делать профессиональных управленцев [Корпоративное управление и инновационное развитие экономики Севера, 2019].
Типология проектов появилась в России, ее автор – В. И. Воропаев, один из инициаторов институциональной среды. Он разделил виды проектного мышления по группам их специализации: технический, социальный, экономический и смешанный. По предметной области проекта он разделял инвестиционный, инновационный, научно-исследовательский, учебно-образовательный, смешанные проекты.
Общая тенденция типологии такова:
Некоторые виды профессионального мышления, например, инженерное или IT, сами по себе являются проектными по сути, т.к. их цель – создание проектного продукта. С другой стороны, экономическое, педагогическое, управленческое мышления могут быть и проектными, и направленными только на процесс, поэтому освоение проектного мышления необходимо для любого типа деятельности.
Как развивать проектное мышление?
Для эффективного управления различными проектами важно формирование проектного мышления, а именно освоение навыка перехода от простых проблем к более сложным с делегированием задач в условиях меняющихся данных – времени, ресурсов.
Для понимания сути проектного мышления разделим процесс на четыре этапа:
- Увидеть проблему.
- Увидеть, что будет, если проблема исчезнет.
- Понять, какие ресурсы для решения проблемы понадобятся и сколько потребуется времени.
- Составить пошаговый план действия.
Далее приведем инструменты технологии развития проектного мышления для управления проектами, собой и людьми, рекомендованные Анной Аполосовой, тренером Ассоциации тренеров Российского союза молодежи. Они полезны для решения повседневных задач в бизнесе, социальной и повседневной жизни.
Приемы управления собой
Прежде, чем приступать к работе с людьми, повысьте собственную эффективность и приучите себя действовать планомерно в рамках реализации любого проекта.
Делите большую задачу на маленькие
Если ваши жизнь и работа похожи на рутину, разложите их на отдельные проекты: сделать ремонт, устроить ребенка в школу искусств, купить квартиру или построить дом, довести до ума заказ и сдать его заказчику.
Проект – это задача с несколькими этапами решения, которые можно назвать подпроектами, каждый из которых следует представить в виде самостоятельной задачи с конкретной целью и сроком решения. Например, как в случае с ремонтом, определите алгоритм:
- Составить дизайн-проект.
- Подобрать материалы, закупить и заказать доставку.
- Найти подрядчиков на замену сантехники, поклейку обоев, укладку плитки.
- Следите за выполнением работ и сроком их реализации.
В любом проекте важно найти оптимально быстрый и менее энергозатратный вариант действий. Стремитесь к тому, чтобы оптимизировать процессы.
Марк Форстер, автор книги «Сделайте это завтра», предлагает разделение проекта на два типа:
- Продолжительные, реализация которых предполагает выполнение задач одними и теми же действиями в течение длительного времени: изучение иностранных языков, освоение игры на музыкальных инструментах. Марк Форестер предлагает превратить их в ежедневную привычку, включить в расписание.
- Организационные проекты: нацеленные на определенный результат, для достижения которого нужно выполнить определенные действия: запустить сайт, провести рекламную кампанию или мероприятие. Реализацию этих проектов нужно делить на задачи-действия и ставить для них срок.
Деление на подзадачи больших проектов – один из принципов их успешной реализации.
Делайте планомерно
Метаться между делами – плохая стратегия. Форестер предлагает решать задачи поочередно, а не все за раз. Это как в ресторане – вы не съедите все основные угощения за раз, а хорошо распробовать сможете только одно основное блюдо.
Работать только над одной задачей в одно время – золотое правило человека, который реализует проект.
Выработать привычку заниматься одномоментно одной задачей поможет несложное упражнение. Письменно составьте список дел, до которых никак не доходят руки, либо тех, которыми предстоит заняться. Выберите из списка дело и:
- Дайте себе обещание сосредоточиться на этой задаче и не отвлекаться на другие дела до ее завершения.
- Не приступайте к другим делам до окончания работы с выбранной задачей.
Это касается любого типа проектов – долговременных и организационных. Прием хорош для выполнения подзадач, от которых зависит успех всего дела.
Всегда обучайтесь
Хорошо продуманный проект позволяет на пути к достижению результата расти и учиться на каждом этапе. Даже образование – это проект.
Интересную метафору на этот счет придумали в бюро Артема Горбунова – иллюзия альпиниста [Бюро, 2016].
Представьте высокую гору и альпиниста, который мечтает достичь ее пика, стоя у подножья. Именно мечтает, а не планирует. Альпинист думает, что пик – самая высокая точка горы (ему от подножья больше ничего не видно). Он поднимается, пачкается, устает, обретает в процессе опыт скалолазания, видит красоту природы. За пятьдесят метров до пика альпинист решает, что самое интересное уже позади, а то, что сзади, уже знакомо и дальше точно ничего интересного уже не будет. Поэтому поворачивает назад, так и не узнав, что за этим непокоренным пиком есть еще более высокие и красивые высоты.
В метафоре каждый пик – это подножье еще более великой вершины, как показано на рисунке:
План обучения открывает видение нескольких вершин, которые нужно покорить последовательно: шаг за шагом, курс за курсом, задача за задачей.
Специалисты, которые подобно альпинисту, не достигают вершины и считают, что и так все знают, перестают расти и развиваться. Соответственно лучшие вершины им становятся недоступными.
В рамках проектирования движения к цели продумывайте шаги по покорению следующей ключевой цели, ставьте сроки. Сделайте покорение пика проектом и включите в процесс движения освоение нужных для этого навыков – обретение профессиональных знаний, прохождение тренингов, общение с наставниками, коллегами.
Из новичка в арт-директора можно вырасти органично, и это долгий, но стоящий процесс.
Приемы управления людьми
Самостоятельно управлять людьми в рамках реализации сложного проекта может быть проблематично. Один из навыков проектного мышления и лучший инструмент управления другими людьми – это делегирование, передача полномочий по руководству командой другим специалистам для достижения конкретных результатов. Задача руководителя в таком случае – объяснить другому суть дела, которое нужно выполнить, затем проконтролировать и принять результат.
Представляем несколько эффективных способов делегирования.
Базовое делегирование
Самый простой способ делегирования – передача обычных бытовых задач другим исполнителям: готовку можно заменить заказом готовых блюд, поход в магазин – онлайн заказами с доставкой курьером, уборку доверить клининговому агентству.
Бытовое базовое делегирование освобождает время для решения более важных задач. Причем в пересчете на стоимость услуги это может быть плюсом в вашу пользу. Предположим, в пункт выдачи пришел ваш заказ. Чтобы забрать его, вы потратите 2 часа и какую-то сумму на дорогу (топливо или билет в автобус). Доставка той же посылки до дома может стоить 400 рублей. Предположим, ваше время в пересчете на час по самым скромным подсчетам стоит 600 рублей. Получается, чтобы забрать заказ, вы потратили 1200 рублей. А могли 400. Можно было сэкономить и деньги, и время, и потратить свободные часы на отдых или работу.
Профессиональное делегирование
Под профессиональным делегированием понимают передачу помощникам рабочих задач. Перечень дел, которые могут выполнять другие люди, широкий:
- Сбор информации по проекту.
- Поиск заказчиков/партнеров/инвесторов и т.д.
- Поиск курсов для обучения и повышения квалификации команды.
- Ведение соцсетей, ответы на комментарии и сообщения.
- Заказ билетов на мероприятия, отели, самолеты.
- Запись на прием к врачу.
- Выполнение рутинных задач, которые поглощают время руководителя.
- Готовить презентации и т.д.
Время, за которое вы платите в таком случае помощнику, освобождает ваш ресурс для решения проектных задач.
Найти помощника можно любому специалисту. Важно понять, что нужно делегировать: подготовку черновиков постов, вычитку текстов, обработку заявок и входящих звонков и т.д. Чем больше у ассистента будет обязанностей, тем больше свободного времени остается у руководителя. Помните: вы платите за свое свободное время и покупаете время другого человека (помощника).
Делегировать задачи и контролировать их выполнение можно на виртуальных досках, в Google документах – эти инструменты экономят время обеих сторон, не отвлекая на бесконечные сообщения в мессенджерах.
Правила эффективного делегирования:
- Не откладывайте на завтра то, что можно делегировать уже сегодня. Чем раньше отправите задачу помощнику на реализацию, тем быстрее он ее спланирует и закроет.
- Рассчитывайте дедлайн с запасом. Конечный срок для помощника должен быть ближе, чем дата сдачи задачи. Например, если сдать презентацию нужно через 7 дней, ставьте дедлайн 5 дней, чтобы был буфер времени на правки.
- Понятно объясняйте, что нужно сделать помощнику, чтобы выполнить задачу или завершить проект – чем больше конкретных деталей, тем меньше шансов, что что-то пойдет не так.
- Установите промежуточные контрольные точки, если проект сложный. Например, срок сдачи в пятницу, но свериться по результатам нужно во вторник и четверг.
- Обозначайте просроченный дедлайн исполнителю. Если он забыл или просрочил нарочно – он должен знать, что вас это не устраивает и это недопустимо. В противном случае это может стать системным лагом.
Роль делегирования в проектном мышлении высокая: поручение решения задач другим исполнителям освобождает время, которое в большинстве случаев дороже цены, которую руководитель платит помощникам. В эффективном бизнесе крайне мало успешных людей, которые полностью берут ведение проектов и полный контроль над процессами на себя. Когда идти вглубь, если нужно решать поверхностные простые задачи?
Как управлять проектами?
Динамику реализации проекта необходимо отслеживать и управлять этим процессом. Есть несколько комплексных подходов к этому делу, рассмотрим самые популярные и эффективные в настоящее время.
Мечта дракона (Dragon Dreaming)
Dragon Dreaming – это не просто алгоритм, это культура управления проектами, в центре которой личностный рост участников, развитие сообществ, экологии и окружающего мира [Dragon Dreaming In Action, 2018]. Методику разработали члены экологического фонда Австралии Джон Крофт и Вивьен Эланта.
Технология проектного мышления Dragon Dreaming выходит за рамки планирования и действия. Она начинается с совместного мечтания и завершается совместным празднованием окончания работы. В этом творческом процессе участвуют все члены команды: они совместно мечтают, реализуют задумку, благодарят друг друга, отслеживают личностный и профессиональный рост себя и коллег.
Концепцию «Мечты дракона» можно представить в виде круга с четырьмя секторами:
- Мечтание. Сюда входит рождение идеи, сбор информации по ней, формирование мотивации, осознание.
- Планирование. На этом этапе происходит поиск и выбор стратегий, рассматриваются разные точки зрения и подходы к решению проблемы, прототипирование.
- Действие. Предпринимаются конкретные шаги для решения поставленных задач в обозначенные сроки, совершаются оперативный контроль и администрирование процессов.
- Празднование. Участники осваивают новые навыки, благодарят друг друга, отмечают результаты преображения и постижения мастерства.
Части круга сменяются одна за другой и постоянно повторяются по мере достижения промежуточных результатов или конечной цели. Процесс можно сравнить со сменой времени суток: ночью происходит мечтание, утром – планирование, днем – основная работа, а вечером – подведение результатов.
Мечтание и празднование создатели рекомендуют проводить в необычных местах с совершением ритуалов команды с постепенным добавлением новых традиций. Это направлено на сплочение команды и ее раскрытия изнутри.
Социальный проект
В социальном проекте основная задача – решение проблем общества: плохой экологии, проблем доступной среды в городах, недостаточного внимания чистоте улиц со стороны муниципалитетов, бездомных животных. Для решения этих задач в группы объединяются единомышленники, зачастую не имеющие навыков проектного управления.
Общественные движения и группы активистов решают множество задач, на которые не обращают внимания в должной мере власть имущие. Для таких организаций уже имеющие опыт сообщества создают специальные методички для эффективной работы. Так, в Российском Союзе Молодежи были разработаны универсальные карточки для социального проектирования, в которых прописаны инструменты и шаги по управлению подобными проектами [РСМ, 2022].
Согласно методике РСМ, карта социального проекта состоит из девяти шагов:
- Мечтание.
- Формулировка задачи.
- Поиск проектной идеи.
- Формирование цели проекта.
- Разработка и утверждение шагов по реализации проекта.
- Подготовка к реализации, поиск партнеров, освещение в СМИ.
- Шаги по реализации проекта.
- Анализ проделанной работы.
- Празднование.
Как и в алгоритме Dragon Dreaming, работа с социальным проектом начинается с мечтания группы о результате предстоящей работы. Ее участники составляют образ будущего и ищут способы его реализовать. Например, выбирают в городе заброшенный парк, в котором члены группы хотят проводить время, как и, наверняка, другие горожане.
Что нужно, чтобы восстановить парк? Для этого предстоит решить несколько задач:
- Убрать мусор с территории.
- Выпилить сухие ветки, привести в порядок растительность.
- Возможно, нужно отремонтировать дорожки и установить урны, найти для этого финансирование.
- Привлечь людей бесплатными фестивалями и мероприятиями разной направленности.
Социальные проекты при их реализации дают участникам в естественной среде пройти обучение проектному мышлению и освоить гибкие навыки: выработать дисциплину, умение общаться и договариваться, нести ответственность за действия и результат, проявить лидерские и исполнительские качества.
Резюме
Мышление в проектной деятельности определяет, насколько быстро и эффективно будут выполнены поставленные задачи. Если оно недостаточно отточено на практике, при грамотном подходе к делу нужные навыки будут приобретены органичным способом.
Чтобы научиться управлять разного рода проектами, придерживайтесь следующих правил:
- Используйте инструменты для управления своим временем, людьми и проектом в целом.
- Разделите свою рутину на отдельные проекты и обозначьте пути их решения.
- Не распыляйтесь, решайте задачи постепенно, уделяя внимание в конкретный момент только одному делу.
- Представьте, что ваше обучение – это большой проект.
- Делегируйте. Начните с поручения бытовых задач и переходите на помощь других людей на профессиональном поле.
- Создайте проект по Dragon Dreaming, привлеките команду.
- Реализуйте собственный социальный проект для обретения гибких навыков и опыта ведения проектной работы.
Развитие мышления проектной деятельности предполагает расширение когнитивных способностей – мозг должен быть гибким. Прокачайте этот навык на программе «Когнитивистика» за два месяца, освоив 20 различных техник мышления. Они помогут рассматривать проблемы с разных сторон и принимать необычные решения. Этому же способствует развитие творчества – умение работать с изобретательскими алгоритмами отличает успешного предпринимателя или деятеля в своей сфере. За 4 недели на программе «ТРИЗ на практике» вы раскроете свой творческий потенциал, который поможет решать нестандартные задачи в повседневной жизни и в профессиональной плоскости.
Обучение – это проект, который сделает реализацию задач эффективной. Действуйте!
И обязательно пройдите наш тест:
