Все крупные предприниматели, сумевшие развить дело своей мечты, не просто много работали. Они старались сделать свою работу максимально эффективной при минимальных вложениях. Ведь каким бы ни был потенциал предприятия, улучшения в бизнесе должны происходить постоянно. Грамотная оптимизация не только повышает качество, сервис и удовлетворенность сотрудников и клиентов, но и позволяет компании выйти на новый уровень [SolveXia, 2020].
А что, если процесс оптимизации применим не только к бизнесу, но и к личной жизни человека? О том, что такое непрерывное улучшение, какие методы и техники оптимизации существуют и какие шаги необходимо сделать, чтобы успешно внедрить все изменения в жизнь, поговорим в этой статье.
Что такое оптимизация бизнес-процессов?
Оптимизация бизнес-процессов – это внедрение структурированных методов, стратегий, дисциплин и техник для улучшения конкретного процесса в рамках определенного проекта или работы всей организации [Indeed, 2021].
Чаще всего в улучшении всех процессов заинтересованы руководители компаний, чтобы повысить производительность и увеличить прибыль. Когда предприятия сталкиваются с проблемами в производстве, они могут запустить процесс оптимизации, чтобы не только избежать неприятных последствий, но и улучшить работу всей компании в будущем.
Существует множество методологий, каждая из которых предлагает уникальный набор шагов и мер, позволяющих повысить эффективность, сохранить важные ресурсы и оптимизировать рабочий процесс [Indeed, 2021]. Вот некоторые из наиболее часто используемых стратегий:
- Бережливое производство – клиентоориентированный подход, основанный на максимизации потребительской ценности при минимальных потерях.
- Шесть сигм – концепция управления производством, основанная на внедрении улучшений, с акцентом на уменьшении ошибок [4Brain, 2016].
- Кайдзен – японская философия и практика постоянного совершенствования. Главная ее идея заключается в том, что непрерывные, небольшие и позитивные изменения приносят гораздо большую пользу компании, чем разовый скачок [SolveXia, 2019].
Непрерывное совершенствование представляет собой метод, направленный на постоянное выявление возможностей для обеспечения максимальной эффективности. Оно включает в себя оценку текущих процессов, продуктов и услуг и направлено на достижение двух основных целей: оптимизацию рабочих процессов и сокращение потерь. [SolveXia, 2020].
Постоянное улучшение приносит пользу как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам: от сотрудников до клиентов и инвесторов. Постоянная оптимизация – это не разовая сделка, которую компания выполняет, а затем забывает. Данный метод становится частью текущих операций бизнеса. Его стоит рассматривать как образ жизни, а не что-то новое, что можно попробовать один раз [Lifehack, 2022].
Плюсы оптимизации бизнес-процессов
Многие руководители стремятся разработать устойчивые процессы, улучшающие работу всего предприятия. Оптимизация бизнеса – это процесс, который помогает компаниям повысить свою эффективность, улучшить производительность, снизить затраты, поддерживать рентабельность операций и оставаться конкурентоспособными по сравнению с другими предприятиями, предлагающими аналогичные продукты или услуги [Indeed, 2021].
Использование методов оптимизации процессов имеет множество преимуществ. Давайте рассмотрим основные из них.
Снижение рисков
Правильная оптимизация может снизить риск того, что неэффективный процесс останется без изменений. Она позволяет лучше выявлять новые потенциальные риски и устранять их прежде, чем они нанесут вред проекту или всей компании.
Четкое описание действий упрощает стандартизацию и формализацию процессов. Это уменьшает количество ошибок, повторений и вопросов относительно выполняемых процедур, и, как следствие, значительно снижает риски.
Улучшение качества
Оптимизация особенно полезна для улучшения качества проекта, задачи или всей работы в целом. Усовершенствованные внутренние и внешние процессы являются одним из самых больших преимуществ, поскольку значительно повышают шансы на предоставление качества, которое клиенты ищут в продукте или поставщике услуг. Этот способ позволяет занять видное положение на рынке и предложить большую ценность [Indeed, 2021].
Если предприятие оптимизирует хотя бы один процесс, количество возможных ошибок снизится. Благодаря этому руководство сможет сосредоточить свои усилия на других более важных целях и задачах.
Контроль процессов
При правильно выстроенной работе руководитель получает полное представление обо всех внутренних процессах, что способствует оптимизации бизнеса в целом.
Со стандартизированными и отслеживаемыми процессами легче соблюдать необходимые требования и правила. А это, в свою очередь, ведет к минимизации возможных ошибок. Кроме того, прозрачность всех внутренних механизмов способствует достижению желаемых результатов.
Грамотное распределение ресурсов
Когда процессы оптимизированы, можно легко идентифицировать потери, что позволяет находить ошибки, неэффективно используемые ресурсы и узкие места, снижающие производительность. Это, в свою очередь, помогает решить проблемы и сократить расходы.
Оптимизация помогает сохранить ценные ресурсы. Задачи, которые не добавляют ценности, могут быть устранены без каких-либо негативных последствий. Это максимально экономит время и создает более гибкие рабочие механизмы.
Грамотная оптимизация позволяет уменьшить количество затрачиваемых впустую ресурсов и перераспределить их для более эффективных целей.
Повышение производительности
Оптимизация технологических процессов может включать в себя использование современных технологий, таких как искусственный интеллект, программное обеспечение или машинное оборудование, а также планов или протоколов для определения того, как именно решать нестандартные задачи [Indeed, 2021].
Удаление неэффективного процесса или его оптимизация может повысить общую производительность всего предприятия. Это способствует улучшению важных показателей и соблюдению сроков.
Оптимизация бизнес-процессов приводит к более качественному производству. Заблаговременное исправление ошибок и стандартизация работы позволяют производить больше за меньшее время и с более высоким качеством.
Экономия
Правильная оптимизация, как правило, позволяет предприятию сэкономить деньги, а при успешном ее внедрении прибыль компании может вырасти в несколько раз. Снижение затрат может быть выгодным для бизнеса как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, поскольку может привести к более высокой рентабельности инвестиций [Indeed, 2021].
Предприятия также могут использовать этот процесс для снижения затрат и удаления избыточных задач из бизнес-операций. Например, компания может провести аудит используемых технологий и объединить инструменты для повышения эффективности бизнес-операций.
От правильно выстроенной оптимизации процесса управления выигрывают не только клиенты, но и все подразделения компании.
Так, например, современные технологии определенно могут повысить эффективность работы HR-отдела. Когда новый сотрудник присоединяется к компании, он должен пройти процесс адаптации, который состоит из определенной последовательности шагов. Во многих компаниях эти шаги выполняются вручную менеджером по персоналу, что увеличивает количество возможных ошибок.
Данный процесс можно улучшить, добавив специальное программное обеспечение, автоматизирующее некоторые действия (например, чат-бот). Это, в свою очередь, позволит устранить возможные ошибки и ускорить процесс адаптации новичка.
Оптимизация в отделе продаж помогает компании увеличить конверсию, а также процент дополнительных продаж и средний чек. Она также позволяет легче замечать проблемы в процессе продаж и, следовательно, быстрее находить их решение. Благодаря современным и удобным системам менеджеры по продажам могут видеть статус клиента и подбирать под каждого индивидуальное предложение.
Отслеживание сроков выполнения является преимуществом оптимизации процессов и в финансах, поскольку позволяет лучше контролировать и отслеживать задачи. Оптимизация также способствует принятию решений на основе данных и обеспечивает большую прозрачность операций.
Сотрудники должны понимать, что оптимизация процессов направлена на то, чтобы сделать их работу проще, а компанию – более продуктивной. Благодаря максимально эффективному использованию ресурсов и выстраиванию прозрачных процессов бизнес приносит большую прибыль и обеспечивает большую ценность для клиентов.
Как внедрить непрерывное совершенствование процессов в компании?
В конкурентной бизнес-среде способ ведения бизнеса – то, что отличает компанию от других предприятий. Чтобы постоянно улучшать качество продуктов и услуг, а также повысить удовлетворенность сотрудников, важно регулярно оценивать формальные и неформальные процессы и своевременно оптимизировать их [Lifehack, 2022].
Как и в случае с решением любых проблем, первый шаг – это признать наличие проблемы. Для этого составьте карту своих процессов. Это необходимо, чтобы определить области улучшения и поставить правильные цели.
Далее решите, какой процесс вы хотите улучшить в первую очередь, и подробно опишите его. Попытайтесь визуально представить его с помощью блок-схем или интеллектуальных карт. Так вы сможете четко понимать, на что следует обратить внимание изначально.
Определите критические показатели и ключевые метрики, чтобы количественно оценить возможности для улучшения. Используйте для этого необходимые данные, отчеты и отзывы клиентов.
Проанализируйте производительность процесса, чтобы понять болевые точки и определить основные причины их появления. Чтобы провести наилучший анализ, вам необходимо иметь самые точные и четкие данные.
Цель анализа состоит в том, чтобы предоставить актуальную информацию для улучшения процесса. Используя данные для измерения результатов и отслеживания прогресса, вы можете увидеть, что работает лучше всего, а что нет. Помощь и отзывы вашей команды, которые могут предоставить ценную информацию, облегчают процесс улучшения.
Соберите сотрудников, задействованных в решении поставленной задачи, и проведите сеансы мозгового штурма, чтобы найти возможные пути ее улучшения.
Постоянно запрашивайте обратную связь от команды. Вы должны регулярно получать отзывы от клиентов, заинтересованных сторон и сотрудников на протяжении всей своей деятельности. Эта обратная связь не только поможет вам найти возможности для улучшения, но также предложить новые перспективы и сгенерировать новые идеи.
После того, как вы определили, где находятся проблемы, составьте список лучших вариантов исправлений и приступайте к его реализации.
После того, как процесс был изменен, необходимо проверить его, чтобы убедиться, что он работает должным образом. Общайтесь с членами команды, сравнивайте данные и изучайте отчеты с измеримыми контрольными показателями. Так вы поймете, привели ли ваши изменения к лучшему. Например, вы можете использовать программное обеспечение для управления временем и аудиты, чтобы увидеть, стал ли процесс более эффективным, если количество времени, необходимое для выполнения задачи уменьшилось.
Поскольку бизнес требует постоянных изменений, вам придется установить непрерывные проверки, чтобы формальные процессы продолжали реализовываться в соответствии с вашими пожеланиями. Оптимизация процессов должна быть непрерывной, и вы всегда должны обращать внимание на новые возможности для улучшения, потому что это единственный способ сохранить его конкурентоспособность [Indeed, 2021].
Непрерывное совершенствование процессов не всегда имеет четкое начало и конец. Наоборот, оно работает лучше всего, когда является частью корпоративной культуры и затрагивает всех сотрудников организации [Lifehack, 2022].
Постоянное совершенствование становится корпоративным стилем, и это означает, что все члены команды должны быть вовлечены в него. Таким образом, создание культуры совершенствования является приоритетом для компании. Этого можно добиться, предоставив каждому сотруднику возможность понять, что он может найти и улучшить слабые зоны места для развития, чтобы вызвать позитивные изменения [SolveXia, 2020].
Не забывайте мотивировать сотрудников. Вы должны не только развивать культуру, в которой каждый член команды может свободно замечать неэффективность и предлагать решения, но и построить систему вознаграждения за лучшие идеи.
Инициирование регулярных мозговых центров и сессий может принести пользу всей компании. Во время таких сессий вы можете объяснять команде, как в настоящее время выполняются процессы, чтобы увидеть, есть ли места, которые необходимо улучшить, и внести изменения [Lifehack, 2022].
Как правило, сотрудники лучше всех знают, какой из участков их работы больше всего требует улучшений. Важно не только получать отзывы от клиентов и поставщиков, но также не упускать из виду отзывы всех членов команды.
Опросив коллег, вы сможете узнать их болевые точки и найти места для улучшения. Как лидер, вы можете тратить большую часть своего времени на стратегическое планирование и выявление общей картины, поэтому мелкие детали, которые существенно влияют на результаты вашего бизнеса, могут оставаться незамеченными.
Одним из самых значительных ресурсов, который тратится впустую в бизнесе, является время. Возможность точно измерить и оценить, сколько времени занимает решение той или иной задачи, поможет получить представление о том, как лучше оптимизировать процесс [Lifehack, 2022].
Как только вы проанализируете, сколько времени занимают все процессы, вы сможете найти способы сократить напрасную трату времени. Чтобы грамотно использовать отведенное количество времени, рекомендуем вам пройти онлайн-программу «Лучшие техники тайм-менеджмента». В ней мы собрали самые эффективные техники планирования, целеполагания, декомпозиции целей, которые позволят вам выполнять запланированное в отведенный срок.
Внедрение нового процесса может быть обременительным и требовать большого количества энергии и вовлеченности от разных людей в организации. Однако, сделав это один раз, вы сможете двигаться вперед, постоянно внедряя непрерывные улучшения и выводя свою компанию на качественно новый уровень [Lifehack, 2022].
Как применять процесс непрерывного совершенствования в жизни?
Процесс непрерывного улучшения применим не только в бизнесе. Его использование в повседневной жизни позволяет человеку достигать поставленных целей, оставаясь при этом в ресурсном состоянии. Концепция постоянного совершенствования предлагает способ жить полной жизнью, постоянно учась, развиваясь и процветая [Lifehack, 2022].
Так, например, существует огромное количество примеров оптимизации учебного, тренировочного процессов, процесса планирования и постановки целей. Приняв философию непрерывного улучшения, человек становится более гибким и устойчивым к постоянным изменениям, с которыми сталкивается в своей жизни. Данная философия основана на концепции, согласно которой вместо того, чтобы вносить большие изменения сразу, подход непрерывного улучшения фокусируется на небольших улучшениях с течением времени.
Концепция постоянного совершенствования представляет собой систему или процесс, который позволит вам уверенно достигать любой поставленной цели. Придерживайтесь теории маленьких шагов, каждый день, приближая себя к поставленной цели.
Вместо того, чтобы пытаться внести радикальные изменения за короткий промежуток времени, просто внедряйте небольшие улучшения каждый день, которые постепенно приведут к желаемым изменениям. Ежедневно сосредотачивайтесь на том, чтобы стать на 1% лучше, чем вчера.
Каждый раз задавайте себе вопрос: «А как я могу сделать это еще эффективнее?» Именно он позволит вам не стоять на месте и каждый раз находить новые способы самосовершенствования.
Непрерывное совершенствование – это путь личностного роста, в ходе которого вы добиваетесь долгосрочного и устойчивого прогресса. Речь идет не о случайных всплесках улучшения с приступами активности. Такой подход к самосовершенствованию не даст вам устойчивых долгосрочных изменений, к которым вы стремитесь улучшить свою жизнь или достичь своих целей. Совершайте эти действия ежедневно, пока необходимый вам для успеха процесс не станет привычкой.
Другим важным фактором постепенных достижений и постоянного улучшения является то, что вы должны измерять и отслеживать свой успех. Оценка и измерение улучшений важны для сохранения и увеличения вашей мотивации. Если вы не измеряете прогресс, ваше подсознание вмешивается и саботирует его, убеждая вас, что это слишком сложно и что вы вообще ничего не добились [HealthCatalysts, 2018].
Подсознание верит только тому, что вы ему говорите. Если в течение длительного периода времени вы говорили ему много неправды о том, что вы неудачник, который ничего не умеет и ничего не добился в жизни, оно сочтет все эти «факты» за правду.
Непрерывное совершенствование не направлено на достижение огромных успехов или значительных улучшений одновременно. Вместо этого оно фокусируется на долгосрочном, устойчивом прогрессе.
Если вы будете следовать философии постоянного совершенствования, вы не измените свою жизнь радикально, но со временем, благодаря последовательным и постоянным улучшениям и изменениям, обнаружите, что живете той жизнью, о которой мечтали, полны сил и мотивации двигаться вперед.
Заключение
Методы непрерывного совершенствования помогут вам достичь любых поставленных целей не только в бизнесе, но и в личной жизни. Любые достижения и успех придут в результате долгой и планомерной работе над собой.
Постоянное совершенствование заключается не в достижении больших целей в жизни, а в том, чтобы делать маленькие шаги и совершенствоваться на этом пути, решая проблемы и выстраивая стратегии улучшения, которые работают.
Надеемся, вы согласны с этим. А в заключение просим ответить на вопрос по теме статьи:
