Урок 3. Как правильно подавать отклики на вакансии?

На прошлом уроке мы достаточно много узнали о том, как готовить отклик на вакансию так, чтобы поднять свои шансы быть приглашенными на собеседование. И поняли, зачем в этом деле нужен индивидуальный подход, адаптация вашего резюме под конкретную вакансию в конкретной компании, и как нужно мыслить, чтобы этого добиться.

Мы хорошо и плодотворно поработали в прошлый раз, поэтому сегодняшний урок будет немного проще. Мы подытожим ранее полученные знания и уточним некоторые нюансы, требующие более подробного разъяснения, чтобы прийти на собеседование максимально подготовленными.

Дополнительно мы узнаем, как использовать свои профессиональные контакты для поиска работы и как попросить рекомендации у бывших коллег или руководителей, чтобы усилить свое резюме и заявить о себе с помощью рекомендаций.

Содержание:

• Персонализация откликов
• Тонкости подачи заявки
• Эффективное использование знакомств и контактов
• Проверочный тест

Нам сегодня будут полезны книга «Собеседование: подготовка и проведение» [Е. Чутчева, 2020] и статья «Ври им! Как пройти собеседование и не облажаться» [А. Курылев, 2020]. Это некое подобие «Вредных советов» Остера, но для собеседования. И мы приступаем!

Персонализация откликов

Итак, персонализация откликов: почему важно адаптировать резюме и сопроводительное письмо под каждую вакансию и как это делать эффективно?

Прежде всего, адаптация этих документов помогает выделиться среди других кандидатов и показать работодателю, что вы действительно заинтересованы в конкретной роли и компании. И это не единственная причина.

Почему важно адаптировать резюме и сопроводительное письмо:

ATS расшифровывается как Applicant Tracking System. Это программный инструмент, который помогает автоматизировать такие задачи, как отбор резюме, переписка с кандидатами, подготовка вакансий и публикация объявлений о найме. Его часто задействуют HR-специалисты и все, кто занят рекрутингом.

Как эффективно адаптировать резюме и сопроводительное письмо:

• Выделение ключевых требований – изучите описание вакансии, чтобы выявить ключевые навыки, обязанности и качества, которые ищет работодатель. Обратите внимание на часто повторяющиеся слова и фразы, которые могут указывать на важность тех или иных требований, и включите их в свое резюме.
• Понимание ценностей компании – внимательно посмотрите, какие ценности подчеркиваются в описании вакансии и на сайте компании. Это поможет вам адаптировать свои документы таким образом, чтобы они соответствовали этим ценностям.
• Акцент на релевантный опыт – пропишите раздел «Опыт работы» так, чтобы выделить те достижения и обязанности, которые соответствуют требованиям вакансии. Убедитесь, что ваш опыт непосредственно связан с тем, что ищет работодатель.
• Перечень навыков и компетенций – проработайте раздел «Профессиональные навыки и личные качества» в соответствии с тем, что запрашивает работодатель для конкретной вакансии. Включите используемые в описании вакансии слова с целью повышения видимости для системы ATS.
• Персонализированное обращение в сопроводительном письме – если в описании вакансии указано контактное лицо, адресуйте письмо именно ему, а не «на деревню дедушке».
• Введение – максимально конкретизируйте, почему вас заинтересовала именно эта вакансия и именно в этой компании. Избегайте общих фраз и отдавайте предпочтение ключевым словам, используемым в описании вакансии.
• Основная часть – приведите конкретные примеры, которые подкрепляют соответствие требованиям вакансии. Лучше, если это будут примеры из вашего профессионального опыта или, за отсутствием оных, примеры из вашей общественной, волонтерской или творческой деятельности. Воздержитесь от примеров из личной жизни. Условно говоря, участие в вечеринках не является доказательством умения работать в команде.
• Заключение – в заключении подчеркните, что вы с нетерпением ждете возможности обсудить вашу кандидатуру в более подробной беседе. Выразите благодарность за рассмотрение своего отклика. Не скупитесь на простое человеческое «Спасибо» за то, что вашему резюме уделили внимание. Это потребовало времени, а время, как известно, деньги.
• Проверка на ошибки – перед отправкой внимательно проверьте оба документа на наличие орфографических, грамматических и стилистических ошибок. Ошибки могут оставить негативное впечатление о вас как о кандидате.
• Редактирование – убедитесь, что резюме и сопроводительное письмо не слишком длинные. Для резюме достаточно одной странички, а сопроводительное письмо в идеале должно содержать 3-4 абзаца. «Очень много буков» вряд ли кто-то будет читать, потому что эйчары ищут, в первую очередь, элементы соответствия описанию вакансии.
• Выполнение требований – часто компании практикуют проверку на внимательность и где-то ближе к концу длинного описания вакансии печатают просьбу вставить в заголовок письма-отклика некое кодовое слово. Отсутствие кодового слова – это сигнал, что соискатель не слишком внимателен либо слишком забывчив. Или просто «спамит» своим резюме на все подряд вакансии, не вчитываясь в суть.

Персонализация резюме и сопроводительного письма под каждую вакансию требует дополнительного времени и усилий, но эти усилия окупятся, поскольку помогают вам выделиться среди других кандидатов и повысить свои шансы на успешное прохождение первого этапа отбора.

Такой подход демонстрирует вашу заинтересованность в конкретной роли и компанию, а также позволяет лучше соответствовать требованиям вакансии и ожиданиям работодателя. Равно как и учет тонкостей подачи заявки на ту или иную вакансию.

Тонкости подачи заявки

Поговорим про тонкости подачи заявки: как правильно отправить заявку, чтобы не затеряться среди других кандидатов, и отдельно скажем про важность следования инструкциям в объявлении.

Собственно, мы остановились на том, что нужно обязательно внимательно вычитывать требования к отклику на вакансию, чтобы не попасть впросак, когда ваше резюме проигнорируют просто потому, что вы не дочитали до места, где написано кодовое слово. И это далеко не единственное, что может и имеет право затребовать нанимающая компания.

Правильная подача заявки – ключевой элемент успешного процесса трудоустройства. Чтобы не затеряться среди других кандидатов, важно учесть несколько тонкостей при отправке заявки.

Следование инструкциям в объявлении:

• Внимание к деталям – прежде всего, внимательно прочитайте все указания в объявлении. Работодатели могут иметь специфические требования к резюме, содержанию сопроводительного письма или дополнительным документам, которые нужно приложить.
• Формат и требования – если указано, что нужно отправить резюме в определенном формате (например, PDF или Word), обязательно следуйте этому требованию. Игнорирование таких инструкций может привести к тому, что ваша заявка будет отклонена автоматически.

Каналыподачи заявки:

• Использование указанных платформ – если в объявлении указано, что заявки следует отправлять через определенную платформу или портал (например, форму обратной связи на сайте компании), обязательно используйте указанные каналы. Отправка резюме на личную электронную почту или через другие не указанные каналы может привести к тому, что ваша заявка не будет рассмотрена.
• Соблюдение сроков – если указаны сроки подачи заявок, не опаздывайте. Отклики, отправленные после закрытия вакансии, могут не рассматриваться.

Форматирование и оформление:

• Четкость и структурированность – убедитесь, что ваше резюме и сопроводительное письмо оформлены профессионально. Используйте стандартные шрифты, такие как Arial или Times New Roman, и следуйте единообразному стилю.
• Структура и организация – резюме должно быть легко читаемым и хорошо структурированным, с четкими разделами и подзаголовками. Сопроводительное письмо должно быть кратким, информативным и включать все необходимые разделы.

Проверка на ошибки:

• Орфография и грамматика – не устаем повторять вновь и вновь: грамматические ошибки и слишком частые описки могут испортить впечатление от самого распрекрасного и насыщенного достижениями резюме. Используйте онлайн-сервисы проверки орфографии, а лучше пройдите нашу программу «Русский язык», где вы сможете в короткие сроки подтянуть грамотность.
• Правильность контактных данных – убедитесь, что ваши контактные данные указаны правильно и что в сопроводительном письме нет опечаток в имени или контактной информации работодателя. Думается, не стоит долго рассказывать, что ошибка даже в один знак в электронном адресе отправит ваше письмо или ответ работодателя на ваше обращение «в никуда».

Следующие шаги после отправки заявки:

Тщательное следование инструкциям в объявлении и правильная подача заявки могут значительно повысить ваши шансы на успешное рассмотрение вашей кандидатуры. Важно не только правильно оформить документы, но и обеспечить их соответствие требованиям вакансии и культуры компании. Персонализированный подход и внимание к деталям помогут вам выделиться среди других кандидатов и продемонстрировать вашу заинтересованность и профессионализм.

Эффективное использование знакомств и контактов

Может показаться, что наш курс – это не про нетворкинг и поиск работы, а исключительно про конкретный этап трудоустройства. В целом, это так и есть, однако грамотный нетворкинг вполне может усилить ваше резюме и позиции на собеседовании.

Итак, эффективное использование знакомств и контактов: как использовать свои профессиональные контакты и сети для поиска работы и как попросить рекомендации у бывших коллег или руководителей, чтобы усилить свое резюме и заявить о себе с помощью рекомендаций. Начнем с общих советов по нетворкингу.

Советы по нетворкингу:

• Всегда готовьтесь заранее – если вы идете на какое-либо мероприятие или встречу, узнайте, кто будет присутствовать. Это поможет вам определить, с кем стоит познакомиться, и подготовить вопросы или темы для обсуждения.
• Определите свои цели – заранее подумайте, чего вы хотите достичь с помощью нетворкинга: найти работу, познакомиться с определенными людьми, узнать новости и инсайдерскую информацию по какой-то теме.
• Будьте активными и проявляйте инициативу – не бойтесь подходить первыми. Если вы находитесь на мероприятии, подходите к людям, представляйтесь и начинайте разговор. Проявление инициативы покажет вашу заинтересованность и уверенность.
• Задавайте вопросы – интересуйтесь мнением других, спрашивайте об их опыте и успехах. Люди любят говорить о себе, и это поможет вам наладить контакт.
• Создавайте ценность – нетворкинг предполагает не только что-то получать, но и что-то давать. Если у вас есть возможность помочь другим, предложите свою помощь. Это укрепит ваши связи и сделает вас более запоминающимся.
• Делитесь знаниями – если вы эксперт в какой-то области, предлагайте свои услуги или хотя бы просто поделитесь интересной информацией.
• Развивайте свои навыки общения – упражняйтесь в коротких представлениях. Подготовьте краткое и емкое представление о себе (Elevator Pitch), которое можно использовать для знакомства. На следующем уроке мы расскажем, как это делать.
• Будьте хорошим слушателем – эффективный нетворкинг требует не только умения говорить, но и умения слушать. Активно слушайте собеседника, задавайте уточняющие вопросы и показывайте свое внимание.
• Используйте онлайн-возможности – это могут быть соцсети, группы по интересам и специализированные платформы и форумы для профессионалов в определенной сфере. Поддерживайте активность, делитесь контентом, комментируйте посты и добавляйте новые контакты.
• Не забывайте поддерживать контакт – нетворкинг не заканчивается после первого разговора. Регулярно поддерживайте контакт с людьми, с которыми вы познакомились. Отправляйте сообщения, делитесь новостями или пригласите на кофе.
• Будьте последовательны – старайтесь поддерживать свои связи на протяжении времени, даже если они не приносят немедленных результатов. Со временем эти связи могут оказаться очень полезными.
• Станьте членом профессиональных ассоциаций – присоединение к профессиональным организациям может дать вам доступ к уникальным событиям и ресурсам для нетворкинга.
• Будьте аутентичны – не пытайтесь казаться теми, кем вы не являетесь. Люди ценят искренность. Будьте собой и не старайтесь понравиться всем. Постройте отношения на основе взаимного уважения и честности.

Нетворкинг – это процесс, который требует определенных интеллектуальных и эмоциональных усилий, но он может значительно ускорить ваш карьерный рост и помочь вам достичь своих целей, в том числе для поиска работы и получения рекомендаций, на которые можно сослаться в резюме и на собеседовании. Сначала пару слов о поиске работы.

Как использовать нетворкинг для поиска работы:

Будьте проактивными и не ждите, пока кто-то сам предложит помощь. Проявляйте инициативу и активно ищите способы, как ваши контакты могут помочь в поиске работы. При этом постарайтесь не быть навязчивыми и помните, что у людей есть масса других забот помимо помощи друзьям и знакомым в поиске работы.

Вам будет проще заниматься нетворкингом, если вы пройдете наши программы «Лучшие техники коммуникаций» и «Психология отношений».

И теперь о том, как попросить рекомендации у бывших коллег или руководителей, чтобы усилить свое резюме и заявить о себе с помощью рекомендаций.

Получение рекомендаций от бывших коллег или руководителей может значительно усилить ваше резюме и повысить ваши шансы на успешное трудоустройство.

Тем более не стоит указывать рекомендателя в своем резюме, не заручившись его согласием. Профессиональные круги слишком узкая сфера, и такой обман вскроется очень быстро. Итак, как правильно попросить рекомендации.

Определите потенциальных рекомендателей:

• Бывшие руководители – они могут предоставить объективную оценку вашего профессионального роста, достижений и работы в команде.
• Коллеги – те, с кем вы работали в команде и кто может рассказать о ваших межличностных навыках и вашем вкладе в проекты.
• Клиенты и партнеры – если у вас был опыт работы с клиентами или партнерами, их отзывы могут быть полезными, особенно если они могут подтвердить ваш профессионализм и успешные проекты.

Как попросить рекомендации:

• Сформулируйте запрос вежливо и четко. Если возможно, попросите о рекомендации лично. Это позволит вам обсудить детали и получить немедленный ответ.
• Если личная встреча невозможна, отправьте электронное письмо или сообщение в мессенджер.
• Расскажите, для каких вакансий или целей вам нужна рекомендация. Укажите, какие свои навыки, проекты, достижения вы хотите подчеркнуть в первую очередь.
• При необходимости дайте почитать потенциальному рекомендателю свое резюме, чтобы он мог понимать, как вас лучше рекомендовать.
• Если вам нужно рекомендательное письмо, просите об этом заранее либо пишите письмо сами с тем, чтобы рекомендателю осталось лишь завизировать рекомендательное письмо.
• Если вы просите рекомендацию как возможность потенциального работодателя обратиться к вашему рекомендателю за пояснениями и уточнениями, спросите, по каким каналам (какому телефону, на какой электронный адрес) можно к нему обращаться.
• Поблагодарите, если вам согласились помочь и предоставить рекомендацию. Успешно проходим собеседование и благодарим еще раз, выражая уверенность, что именно эта рекомендация помогла вашему новому работодателю принять окончательное решение.

К слову, это полностью нормально – перезвонить и рассказать, как прошло собеседование при приеме на работу. Особенно, если вас в итоге взяли. Любому человеку, в том числе вашему рекомендателю, приятно осознавать, что он не зря старался и его усилия способствовали успеху.

Если его бывший сотрудник приходил на собеседование и смог произвести неизгладимое впечатление, начинает срабатывать эффект группового подкрепления, и рекомендатель понимает, что он не ошибся, взяв вас когда-то на работу, и теперь, выдав рекомендацию для нового трудоустройства. Гораздо обиднее бывшему руководителю, если вас совсем нигде не возьмут, и он окажется единственным, кто связался с вами.

Итак, просить можно устную либо письменную рекомендацию. Устная рекомендация – это когда работодатель в случае обращения к нему по заранее достигнутой договоренности рассказывает о ваших несомненных достоинствах и достижениях. Письменная рекомендация предполагает рекомендательное письмо.

Рекомендательное письмо – это положительный отзыв о человеке с описанием его сильных сторон как работника и достижений как профессионала.

Давайте сначала посмотрим, как обращаться за рекомендацией, а потом рассмотрим, как может выглядеть рекомендательное письмо.

Теперь о том, как может выглядеть рекомендательное письмо. Этот раздел может быть полезен действующим руководителям на случай, если кто-то из бывших сотрудников обратится за рекомендацией.

Написание рекомендательного письма для бывшего сотрудника или подчиненного – это ответственное задание, которое требует внимательного подхода. Хорошо составленное письмо может значительно повлиять на карьерные перспективы человека.

Начало письма:

• Укажите свое имя, должность и компанию, в которой вы работаете сейчас.
• Укажите свои контактные данные.
• Укажите дату написания письма.

Введение:

• Начните письмо с приветствия, используя фамилию и имя получателя, если они известны, или просто с приветствия.
• Опишите, в какой роли и в какой компании вы взаимодействовали с сотрудником, на какой должности он работал и как долго вы его знаете.

Основная часть:

• Охарактеризуйте профессиональные качества сотрудника, подчеркнув его ключевые навыки и достижения.
• Укажите конкретные примеры успешных проектов или задач, которые он выполнял.
• Опишите личные качества, которые помогли ему добиться успеха, такие как командная работа, лидерство, способность решать сложные задачи и прочие.

Заключение:

• Подтвердите вашу уверенность в том, что сотрудник справится с новыми задачами и обязанностями.
• Укажите, что вы готовы предоставить дополнительную информацию по запросу.
• Завершите письмо пожеланием успехов, напишите «С уважением» и укажите свое полное имя.
• По желанию можно продублировать и/или дополнить контактные данные. Например, дать ссылку на сайт компании, которую вы возглавляете в данный момент.

И, наконец, пару слов о том, как использовать рекомендательное письмо при поиске работы и рассылки резюме.

Использование рекомендаций:

• Добавьте в резюме или сопроводительное письмо – сделайте раздел «Рекомендации» в резюме или упомяните о наличии рекомендаций в сопроводительном письме.
• Предоставьте по запросу – если работодатели просят предоставить рекомендации, вы можете отправить их вместе с резюме и сопроводительным письмом отдельным файлом.
• Размещайте на платформах, если это уместно и рекомендатель дал на это свое согласие – такой шаг позволяет потенциальным работодателям сразу оценить ваши таланты к налаживанию контактов и получить подтверждение вашему опыту и профессионализму.

Далее вас ждут проверочный тест и новая тема – самопрезентация и сторителлинг на собеседовании.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы поговорим про самопрезентацию и сторителлинг на собеседовании.

Ольга Обломова