Нет, мы сегодня не будем углубляться в СУБД, OLAP-технологии и прочие требующие технического образования темы. Мы поговорим о простых и доступных для понимания каждого мало-мальски грамотного человека вещах, которые способны заметно облегчить жизнь в нынешнем бурном потоке информации.
Кстати, вы точно облегчите себе жизнь, если пройдете наши программы «Критическое мышление» и «Профайлинг», потому что научитесь обрабатывать любую входящую информацию практически «на автомате» и делать при этом правильные выводы.
А в статье мы поговорим про технологии управления информацией для работы и личных потребностей, изучим рекомендации, как ее фильтровать и использовать только полезное.
Технологии управления информацией: что это такое?
Технологии управления информацией представляют собой совокупность методов, процессов, программных разработок и аппаратных средств, которые используются для сбора, хранения, обработки, передачи, анализа и управления информацией.
Различные методы и технологии управления информацией нужны для обеспечения эффективного использования информационных ресурсов, повышения доступности к данным, обеспечения их целостности, конфиденциальности и доступности.
Когда мы сегодня говорим про использование информационных технологий, мы имеем в виду, прежде всего, цифровые технологии в управлении информацией.
В первую очередь существует запрос на цифровые технологии обработки информации в управлении компаниями, корпорациями и прочими организациями по причине большого потока данных, подлежащих обработке. Все эти технологии можно сгруппировать в несколько основных категорий.
Цифровые технологии в управлении информацией в компаниях и организациях
Технологии управления информацией охватывают широкий спектр инструментов и методов, используемых для сбора, хранения, обработки, передачи и анализа информации в организации. Давайте рассмотрим основные методы и технологии управления информацией, применяемые в сфере бизнеса и везде, где приходится иметь дело с большими массивами данных [О. Бобков, 2021].
Уточним, что далеко не всегда компания или организация задействует сразу все разновидности цифровых технологий в управлении информацией. Обычно в этом нет необходимости и достаточно выбрать несколько систем, которые будут «специализироваться» на наиболее актуальных направлениях.
Основные технологии обработки информации в управлении:
- Системы управления базами данных или Database Management System (DBMS) – обеспечивают эффективное хранение и организацию структурированных данных, используются для управления данными, обеспечивая безопасность, целостность и доступ к данным.
- Система управления документами или Document Management System (DMS) – обеспечивают организацию, контроль и отслеживание движения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Технологии управления доступом к информации в этих системах позволяют настроить доступ определенным пользователям для совместного использования и/или редактирования документов и внесения новых документов в систему.
- Системы электронного документооборота или Electronic Document Management Systems (EDMS) – функции аналогичны DMS, но касаются только документов в электронном виде. EDMS облегчают обмен документами и уменьшают зависимость от бумажной документации.
- Системы управления проектами или Project Management Systems (PMS) – используются для планирования, управления и отслеживания выполнения проектов и отдельных задач в рамках проекта. Обычно включают в себя функции управления задачами, ресурсами, бюджетом и сроками.
- Системы управления бизнес-процессами или Business Process Management Systems (BPMS) – позволяют моделировать, автоматизировать, анализировать и оптимизировать бизнес-процессы внутри организации, обеспечивая лучшую координацию и контроль.
- Системы планирования ресурсов предприятия или Enterprise Resource Planning (ERP) – объединяют в себе различные аспекты планирования использования ресурсов, включая финансы, производство, запасы сырья и готовой продукции, продажи, логистику и другие, обеспечивая единое информационное пространство.
- Системы управления взаимоотношениями с клиентами или Customer Relationship Management (CRM) – предназначены для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками, повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах, их заказах, действующих договорах.
- Системы управления контентом или Content Management Systems (CMS) – предназначены для управления контентом веб-сайтов, внутренних порталов и других цифровых платформ. Они облегчают создание, редактирование и публикацию цифрового контента: документов, текстов, изображений, видео и аудио.
- Системы управления обучением или Learning Management System (LMS) – применяются в сфере образования, предназначены для управления учебным контентом и организации учебного процесса. Обычно включают в себя расписание занятий и экзаменов, электронный журнал, учебные материалы, платформы для онлайн-занятий.
- Системы управления конфигурацией или Configuration Management Systems (CMS) – позволяют централизованно управлять конфигурацией множества разнообразных разрозненных операционных систем и прикладного программного обеспечения, работающего в них, обеспечивая целостность кодовых баз и приложений.
- Системы Управления Версиями или Version Control Systems (VCS) – предназначены для облегчения работы с изменяющейся информацией, обеспечивают отслеживание изменений в коде программ, документах и других файлах.
Это основные методы и технологии управления информацией, используемые сегодня в компаниях и организациях. Заметим, что эти технологии могут взаимодействовать между собой, создавая комплексные системы управления информацией, которые помогают организациям эффективно использовать данные и управлять своими ресурсами.
Отдельная тема – это защита информации в информационной технологии управления данными. Сегодня мы не будем в нее углубляться. А всем читателям, интересующимся этой темой, можем порекомендовать статью нашего блога, посвященную основам информационной безопасности.
Мы сосредоточимся на том, как из потока информацию извлечь ту, которая нужна для той или иной цели и обеспечения того или иного рабочего процесса.
Эффективное использование информации в технологиях управления информацией
Эффективное использование информации в контексте технологий управления информацией – это критически важный аспект для успешной работы организации. Для того чтобы получить нужный – необходимый и достаточный – объем информации, используются технологии фильтрации информации, системы встроенного поиска и классификации данных, управление доступом и автоматизация процессов.
Простейший пример – это сортировка товаров в интернет-магазинах по различным признакам (цена, цвет, размер, производитель и т.д.) Так продавцы облегчают покупателям задачу сортировки и выбора товара и получения только той информации, которая нужна для совершения покупки.
Методы эффективного использования информации для организаций и их применение:
- Фильтрация – настройте правила фильтрации данных для DBMS, EDMS, CRM и прочих используемых инструментов и технологий. Это позволит автоматически классифицировать и разделять информацию на основе определенных критериев. При необходимости пересматривайте и обновляйте правила фильтрации в соответствии с изменениями в организационных процессах и требованиях.
- Поиск и классификация – настройте системы поиска и классификации для быстрого нахождения нужной информации внутри используемых систем. Теги, ключевые слова и метаданные могут значительно облегчить этот процесс.
- Аналитика – воспользуйтесь аналитическими инструментами для оценки эффективности используемых технологий управления информацией и информационных ресурсов. Это может включать в себя анализ трафика, запрашиваемых данных, статистику использования документов и многое другое, что поможет настроить поиск и использование информации оптимальным образом.
- Мониторинг – внедрите инструменты для мониторинга использования информации. Это позволит выявить неиспользуемые или малоиспользуемые ресурсы, типичные ошибки пользователей системы и другие нюансы, снижающие эффективность работы.
- Сетевые анализаторы – используйте сетевые анализаторы для мониторинга и анализа трафика в Сети, выявляя аномалии и потенциальные проблемы.
- Управление доступом – давайте доступ к той или иной информации только тем сотрудникам, которые действительно нуждаются в ней. Это снижает вероятность случайного или несанкционированного доступа, обеспечивает получение релевантных для решения задач данных и избавляет от преизбытка ненужных данных тех, кто должен принимать решения.
- Автоматизация – внедряйте автоматизированные процессы для сортировки, обработки и хранения информации. Это позволяет сэкономить время и уменьшить вероятность ошибок.
- Обучение персонала – научите сотрудников пользоваться ERP, CRM, CMS и прочими системами, необходимыми им для работы, покажите все возможности технологий управления информацией. Это поможет им лучше понимать, как искать и отбирать нужную информацию.
Эффективное использование информации требует систематического и продуманного подхода. Комбинация правил фильтрации, инструментов анализа и обучения сотрудников может значительно повысить эффективность использования информационных ресурсов в организации.
Это что касается технологий управления информацией в компаниях и организациях. А теперь самое время обсудить управление информацией в повседневной жизни обычных людей.
Технологии управления информацией для личных потребностей
Технологии управления информацией широко применяются в повседневной жизни обычных людей, предоставляя возможность эффективно организовывать, хранить и взаимодействовать с различными видами данных. Многими из них мы пользуемся каждый день, даже не задумываясь о том, что мы имеем дело с самыми современными технологиями. А может, сейчас мы кому-то подскажем доступные инструменты управления информацией, которые заметно облегчат работу с большими массивами данных.
Технологии управления информацией в повседневной жизни:
- Облачные хранилища (Cloud Storage) – популярные сервисы, такие как Google Drive, Dropbox, iCloud, предоставляют возможность хранения и синхронизации файлов в облаке, что позволяет получать к ним доступ с разных устройств.
- Системы управления задачами (Task Management Systems) – приложения, такие как Todoist, Microsoft To Do, Wunderlist, позволяют создавать, организовывать и отслеживать задачи, напоминая о важных событиях и сроках.
- Электронные календари – популярные календарные приложения, такие как Google Календарь, Microsoft Outlook и Apple Календарь, позволяют пользователю планировать встречи и события, и не опасаться забыть важные даты.
- Заметки и блокноты – приложения для создания и хранения заметок, такие как Evernote, OneNote, Apple Notes, обеспечивают удобный способ организации и поиска записей.
- Управление финансами – мобильные банкинговые приложения и сервисы управления финансами, такие как Mint и PocketGuard, позволяют отслеживать расходы, создавать бюджеты и следить за финансовым состоянием.
- Социальные сети – позволяют организовывать и дозировать информацию о себе, фильтровать и получать актуальную информацию о других пользователях и актуальных обсуждаемых событиях, настраивать ленту новостей и систему оповещений о событиях под свои интересы.
- Поисковые системы и веб-браузеры – поисковые системы, такие как Google и Яндекс, и веб-браузеры обеспечивают доступ к наличествующей информации в Интернете.
- Мессенджеры и почтовые клиенты – приложения для обмена письмами и сообщениями, такие как WhatsApp, Telegram, Gmail и другие, предоставляют средства коммуникации и обмена информацией.
- Фитнес-трекеры и приложения для здоровья – устройства и приложения, такие как Fitbit, Apple Health, Google Fit, помогают отслеживать физическую активность, сон и другие аспекты функционирования организма.
- Образовательные платформы – позволяют получать доступ к образовательным материалам в любое удобное время, экономить силы и время на организацию и структурирование учебных курсов, программ, пройденных уроков и т.д.
Эти технологии упрощают повседневную жизнь, делая информацию более доступной, организованной и управляемой. Однако мы не можем контролировать поток входящей информации на все 100%.
Во-первых, реклама становится все более навязчивой и далеко не всегда хотя бы приблизительно соответствующей вашим актуальным запросам. Во-вторых, государственные и приближенные к ним структуры полным ходом задействуют технологии управления социальной информацией, когда население получает только ту информации и те трактовки, которые выгодны власть предержащим.
В этих обстоятельствах среднестатистическому гражданину нужно справиться минимум с тремя задачами: ограничить поток ненужной информации, найти нужную и желательно полную информацию по интересующим вопросам и отфильтровать неправдивую, искаженную и откровенно лживую информацию. Как с этим справиться? Есть несколько способов.
Как фильтровать информацию и получать только полезные данные?
Фильтрация информации и выделение полезного требует развитых навыков критического мышления и эффективных методов оценки и выбора контента. Вы получите исчерпывающий ответ на вопрос «Как фильтровать информацию и получать только полезные данные?», если пройдете нашу программу «Критическое мышление» и изучите уроки курса «Массовые коммуникации». А сегодня мы вам предложим краткую «выжимку» из них и несколько стратегий для фильтрации информации.
Как фильтровать информацию:
- Установите цели – определите, для чего и зачем вам нужна информация, и выбирайте те источники, которые действительно важны для ваших интересов и задач. Это поможет вам сузить фокус и избежать излишней информационной нагрузки.
- Используйте фильтры поиска – воспользуйтесь функциями фильтрации в поисковых системах для получения более точных результатов. Так вы избавите себя от львиной доли рекламы и сайтов, попавших в топ выдачи исключительно по признаку наличия ключевых слов.
- Избегайте синдрома Пьера Сэлинджера – слепого бездумного доверия ко всему, что видите и читаете в Сети.
- Оценивайте контекст – информация может быть «выдернута из контекста» и поэтому восприниматься нерелевантно.
- Оценивайте заголовки – если там превалируют эмоции, а не факты, с высокой степенью вероятности вы не найдете полезных фактов и в содержании статьи или сюжета.
- Определите надежные источники – используйте проверенные источники информации, такие как академические исследования, рецензируемые статьи, официальные источники для ознакомления с нормативными актами и независимые средства массовой информации для знакомства с мнениями экспертов.
- Сравнивайте информацию из разных источников – если несколько надежных источников подтверждают одну и ту же информацию, вероятность ее достоверности выше. Если информация встречается только в одном малоизвестном источнике, велика вероятность ее неточности и предвзятости.
- Оценивайте полноту информации – из информации могут быть изъяты существенные детали в интересах собственника СМИ или контролирующего это СМИ органа, поэтому любую важную информацию следует проверять по нескольким источникам.
- Проверяйте факты и утверждения – оптимальным вариантом будет возможность обратиться к первоисточнику. Если такой возможности нет, стоит освоить основы фактчекинга и пошагово проверять любую сомнительную информацию.
- Проверяйте технические данные фото, сопровождающих новость – где и когда сделано, был ли использован цифровой зум и т.д. Более подробно об этом можно почитать в статье «Метаданные – как узнать, где была сделана фотография?» [withSecurity, 2023].
- Особо тщательно проверяйте данные из соцсетей – задайтесь вопросом, может ли автор публикации иметь доступ к данным из первоисточника, имеет ли личную заинтересованность в публикации этой информации, как часто этот автор давал информацию, которая затем подтверждалась.
- Обновляйте знания – ситуация в мире постоянно меняется, законодательные акты принимаются и отменяются, технологии развиваются, поэтому ранее известная вам информация в любой момент может оказаться неактуальной. Будьте в курсе последних событий и обновлений в областях, которые вас интересуют.
- Развивайте критическое мышление – оценивайте информацию со всех сторон, задавайтесь вопросом о ее достоверности, актуальности, авторитетности и цели распространения.
- Развивайте чувство юмора – так вы сможете отличить чей-то розыгрыш от достоверной новости.
По последнему пункту уточним, что в Сети есть специальные сайты, которые специализируются на придуманных событиях, по стилю подачи похожих на реальные новости, и таким образом разыгрывают читателей.
Так, в 2022 году фанатов, следящих за трендами в мире поп-музыки немало удивила новость о том, что певица Леди Гага и певец Степан Гига совместно выступили во львовском метро [UAReview, 2023]. Причем Леди Гага была в своем знаменитом платье из мяса, а Степан Гига выбрал для выступления костюм картошки с луком.
И дело не только в том, что во Львове нет метро. Как пояснили заинтригованным читателям, метро построили специально для этого выступления, но до 2025 года пускать туда особо никого не будут и возить, соответственно, не собираются. И многие готовы были поверить, потому что проект львовского метро в природе существовал, однако в силу ряда причин строительство было свернуто.
Таким образом, фильтрация информации – это навык, который требует практики и постоянного совершенствования. Со временем вы научитесь лучше определять полезный контент и принимать обоснованные решения на основе информации, которой обладаете.
Это основное, что можно рассказать в рамках одной статьи про технологии управления информацией и то, как фильтровать информацию с целью извлечь из нее максимальную пользу. Для получения более глубоких знаний приглашаем на наши программы «Критическое мышление» и «Профайлинг» и наш курс «Массовые коммуникации».
Желаем вам успешно извлекать пользу из всего, что вы узнаете, и того, что с вами происходит. И предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:
