Урок 5. Управление временем и Work-life Balance

Тайм-менеджмент – это система различных методов, позволяющая грамотно распределять ресурсы, чтобы достигать поставленных целей и одновременно оставаться в гармонии с собой. Управление временем (организация времени) тесно связано с балансом между работой и личной жизнью, поскольку без четкого контроля над задачами и обязанностями многие начинают ощущать перегрузку и стресс, что может привести к выгоранию и дисбалансу.

Если человек не уделяет достаточного внимания планированию своих дел, личная жизнь и время для восстановления могут оставаться на втором плане, что постепенно нарушает внутреннюю гармонию. Поэтому для достижения истинного ворк-лайф баланса очень важно осваивать основы тайм-менеджмента.

Правильное управление временем позволяет сохранять фокус на приоритетах, контролировать распределение энергии и ресурсов, что и способствует созданию устойчивого баланса между различными аспектами жизни.

Содержание:

• Принципы тайм-менеджмента для сохранения баланса
• Методы эффективного тайм-менеджмента
• Приложения для управления задачами и временем
• Проверочный тест

Когда мы умеем эффективно планировать рабочие задачи и находить время для отдыха, это помогает минимизировать стрессы и улучшить качество жизни в целом. Способность выстраивать свой день таким образом, чтобы успевать важное на работе и одновременно выделять время на семью, друзей и собственные интересы – это ключ к полноценной жизни.

Начать же этот урок мы хотим с разговора о том, какими принципами нужно руководствоваться, чтобы сохранять баланс работы и личной жизни.

Принципы тайм-менеджмента для сохранения баланса

Освоение управления временем необходимо для максимизации производительности и достижения успеха. Эффективно управляя временем, люди могут соблюдать сроки, расставить приоритеты в задачах и поддерживать здоровый баланс работы и личной жизни.

На самом деле, базовых принципов тайм-менеджмента не так уж много, и выстроить свою профессиональную и личную жизнь в соответствии с ними не составит никакого труда даже для человека, который до этого вообще не имел представления об управлении временем. Рассмотрим эти принципы.

Постановка четких целей и приоритизация

Постановка целей и задач и расстановка приоритетов позволят вам сосредоточить свое время и энергию на делах, которые соответствуют вашим целям и приближают вас к достижению желаемых результатов.

О приоритизации и целеполагании вы уже знаете достаточно, поэтому просто напомним, что нужно разбивать большие цели на более мелкие, управляемые задачи, создавать списки приоритетных задач на основе срочности и важности, выделять достаточно времени для каждой задачи в своем расписании и регулярно пересматривать и корректировать приоритеты по мере необходимости.

Создание и соблюдение расписания

Нет ничего более отпугивающего, чем начинать свой день без понятия, с чего начать. Отсутствие четкого направления приведет к тому, что вы почувствуете себя подавленными. Поэтому прямо перед окончанием рабочего дня каждый вечер уделяйте время составлению списка дел на следующий день.

Вот несколько полезных шагов, которые помогут вам оставаться на правильном пути:

• Начните с определения своих приоритетов и целей.
• Разбейте задачи на управляемые части.
• Выделите конкретные временные интервалы для каждой задачи.
• Установите реалистичные сроки.
• Используйте цифровые инструменты или планировщики для организации своего расписания.

И, опять же, обязательно регулярно просматривайте и обновляйте свое расписание, чтобы адаптировать его к любым изменениям и обеспечить максимальную производительность.

Избегание прокрастинации

Чтобы предотвратить прокрастинацию, рассмотрите несколько стратегий:

• Во-первых, установите четкие цели и соответствующим образом расставьте приоритеты для своих задач.
• Во-вторых, разработайте хорошо структурированный план и создайте расписание, которому нужно следовать.
• В-третьих, эффективно используйте методы тайм-менеджмента (о них мы еще поговорим).
• В-четвертых, проявляйте самодисциплину и требуйте от себя ответственности.

Кроме того, важно устранить отвлекающие факторы и создать рабочую среду, способствующую сосредоточенности. А еще вознаграждайте себя за выполнение задач, чтобы поддерживать мотивацию.

Делегирование задач

Делегирование задач имеет важное значение для эффективного управления временем. Вот несколько шагов, которым нужно следовать:

• Определите задачи, подходящие для делегирования.
• Выберите подходящего человека для каждой задачи.
• Четко сообщите ожидания и сроки.
• Предоставьте необходимые ресурсы и поддержку.
• Регулярно проверяйте прогресс и предоставляйте обратную связь

Делегирование задач не только сэкономит ваше время, но и расширит возможности людей, которым вы доверяете, и поспособствует их росту.

Балансировка рабочей нагрузки

Чтобы эффективно сбалансировать рабочую нагрузку и оптимально распределить время, важно использовать следующие стратегии:

Следуя этим принципам, вы сможете эффективно грамотно распределять рабочее и личное время, избегая перегрузки, авралов, неразберихи, стресса и выгорания. Безусловно, сказанного вряд ли хватит, чтобы овладеть искусством управления временем во всей его полноте, но для поддержания Work-Life Balance на должном уровне этого вполне достаточно.

Если же вы хотите изучить управление временем (организацию времени) более подробно, обратите внимание на наш экспресс-курс «Тайм-менеджмент» и программу «Лучшие техники тайм-менеджмента», где мы рассматриваем самые эффективные техники тайм-менеджмента, постановки целей и задач, декомпозиции и планирования, а также методы совместной работы, которые применяются успешными людьми и известными компаниями.

А в дополнение к перечисленным принципам возьмите на заметку еще несколько полезных рекомендаций:

• Знайте свои продуктивные часы. У каждого есть определенное время дня, когда он наиболее продуктивен на работе. Отслеживайте их и планируйте время так, чтобы сложная работа приходилась на пики продуктивности.
• Устраните отвлекающие факторы в рабочее время. Вы не сможете работать эффективно, если ваш телефон будет вибрировать от уведомлений социальных сетей каждые пять минут. Отключите все уведомления и подготовьте зону, свободную от отвлекающих факторов.
• Начинайте с задач, у которых есть крайние сроки. Если у вас есть задача, у которой есть крайний срок, лучшим вариантом будет начать работу с нее (но не забывайте про правило двух минут!)
• Планируйте каждую неделю заранее. Всегда полезно знать, что будет дальше, как в рабочих, так и в личных делах. Выделение небольшого количества времени на каждой неделе для планирования следующей поможет вам лучше организовать свое время.
• Избегайте многозадачности с задачами, требующими полного внимания. Когда вы делаете много дел, вы заставляете свой мозг перегружать себя. Переключение между задачами вызывает ментальные блоки, которые на самом деле могут замедлить вас. Так что старайтесь работать только над одним делом в конкретный момент времени, особенно если задача важная.
• Говорите «нет» тому, что не служит вам или вашим целям. Если вы не можете взяться за дополнительное задание, если не можете помочь, если что-то сказывается на ваших интересах, смело отказывайте. Когда вы ставите себя на первое место, у вас появляется удивительно много дополнительного времени.
• Автоматизируйте как можно больше. Иногда даже самые незначительные поручения могут выбить вас из графика и испортить весь ваш баланс работы и личной жизни. Чтобы дать себе время сосредоточиться на важном, попробуйте автоматизировать вещи, на которые не обязательно тратить время в течение дня. Например, вы можете включить автооплату счетов или заказать доставку продуктов на дом.
• Не ждите вдохновения. Откладывание задач из-за отсутствия вдохновения повышает вероятность того, что вы не выполните их вообще или в ближайшее время. Каждый раз, когда вы прилагаете усилия для выполнения своей задачи, вы отнимаете время у нее, поэтому беритесь за работу в любом состоянии – просто делайте первый шаг.
• Высыпайтесь. Достаточное количество сна поможет вам оставаться энергичными в течение дня и быть более продуктивными на работе. А еще вы будете в гораздо лучшем настроении.
• Поддерживайте порядок на рабочем месте. Захламленное пространство отражает захламленный разум. Наличие чистого рабочего места повышает производительность, потому что в беспорядке работать сложно. Вы будете чувствовать себя более энергичными, если ваше рабочее место будет чистым и организованным. К тому же в порядке всегда быстрее находится то, что нужно.
• Начните блокировать время в своем дне. Используйте временные блоки для планирования рабочих часов, важных задач, поручений и даже времени простоя. Важно установить строгие временные ограничения на то, сколько времени вы собираетесь потратить на любые задачи, чтобы достичь ворк-лайф баланса.
• Выполняйте похожие задачи в одном временном блоке. Когда вы выполняете похожие задачи, вы можете войти в состояние потока. Например, если вам нужно ответить на 20 писем за один день, не отвечайте на них хаотично в течение дня и не создавайте разные временные блоки для каждого письма. Вместо этого сядьте и «закройте» 20 писем в одном блоке. Вы войдете в поток и начнете отвечать на письма гораздо быстрее.
• Имейте резервные задачи. В рабочие часы всегда будет время простоя. Отличный способ воспользоваться им и сократить свой список дел – заняться любыми рутинными задачами, которые у вас есть. Они не требуют много умственных усилий, но могут накапливаться и перегружать вас, если их слишком много.
• Двигайтесь вперед, если застряли на чем-то одном. Если вы работаете над одним и тем же делом часами, и конца не видно, ненадолго оставьте его. Просто выполните следующий пункт в своем списке дел и вернитесь к сложному делу чуть позже. Это поможет разгрузиться и немного отдохнуть.
• Сократите время, проведенное за экраном. Социальные сети обладают магическим свойством высасывать время. Внезапно наступило 10 вечера, но вы провели час в соцсетях вместо того, чтобы лечь спать или заняться планированием. Хронофаги – это враг эффективного управления временем. Поэтому постарайтесь избегать их в течение дня и особенно перед сном.

Что ж, думаем, что теперь вы практически во всеоружии, чтобы подчинить себе свои драгоценные часы и минуты. Не хватает только одного – эффективных методов тайм-менеджмента, которые могут пригодиться в любой ситуации. И именно о них мы поговорим в следующем разделе.

Методы эффективного тайм-менеджмента

Методы тайм-менеджмента – это практики, направленные на улучшение того, как вы проводите свое время на рабочем месте и в личной жизни. Отчасти мы уже касались их в прошлых уроках, когда говорили о постановке целей и задач и расстановке приоритетов, но теперь рассмотрим исключительно те, что используются в тайм-менеджменте.

Метод Pomodoro

Метод Pomodoro – это техника управления временем, при которой работа делится на временные интервалы (обычно по 25 минут), разделенные короткими перерывами.

Алгоритм:

• Определите задачу, над которой будете работать.
• Установите таймер на 25 минут.
• Работайте без отвлечений до окончания времени.
• Сделайте 5-минутный перерыв.
• После четырех таких циклов сделайте более длинный перерыв 15-30 минут.

Например, работая над отчетом, вы можете использовать метод Pomodoro. Устанавливайте таймер на 25 минут, полностью концентрируйтесь на задаче, а потом делайте небольшой перерыв на чай. Техника помогает сохранять концентрацию и предотвращает переутомление, разбивая работу на управляемые временные отрезки.

Метод «Съешь лягушку»

Метод «Съешь лягушку» заключается в том, чтобы первым делом в день решать самую сложную или неприятную задачу.

Алгоритм:

• Определите самую сложную задачу на день.
• Выполните ее в первую очередь, не откладывая.
• После завершения переходите к остальным задачам

Если, к примеру, вам предстоит сложный звонок, начните день с его выполнения, чтобы потом чувствовать себя свободнее для остальных дел. Этот метод помогает избавиться от тревожных мыслей и повысить продуктивность на протяжении дня.

Метод GTD (Getting Things Done)   

Метод GTD – это система продуктивности, основанная на организации задач через запись, обработку и выполнение.

Алгоритм:

• Запишите все задачи и идеи в одном месте.
• Обработайте задачи, решив, какие из них важны, и назначив им сроки.
• Организуйте задачи по приоритетам и категориям.
• Выполняйте задачи по мере возможности.

К примеру, в течение недели вы записываете все дела в одно приложение, сортируете их по важности и постепенно выполняете. Таким образом, GTD помогает освободить ум от необходимости помнить задачи, улучшая концентрацию и продуктивность.

Доска Канбан

Доска Канбан – это визуальный метод управления задачами, при котором они перемещаются между категориями «В работе», «В процессе» и «Завершено» (или любыми другими, которые вам удобны).

Алгоритм:

• Разделите задачи на несколько категорий (например, «Не начато», «В процессе», «Завершено»).
• Начинайте работу над задачей и перемещайте ее по доске по мере выполнения.
• Контролируйте прогресс, перемещая задачи между колонками.

Можно использовать приложение или физическую доску для управления проектами, визуально отслеживая выполнение каждой задачи. Канбан помогает наглядно видеть прогресс и распределять задачи на всех этапах работы.

Метод «Золотой час»

Метод «Золотой час» – это техника, в которой вы выделяете один час в день на важные задачи без отвлечений.

Алгоритм:

• Определите важную задачу.
• Найдите время в расписании для работы без отвлечений (обычно утром).
• Работайте над задачей в течение одного часа без перерывов.

Допустим, утром вы выделяете «золотой час» для работы над стратегическим планом компании, отключив все уведомления. Эта техника помогает глубже погружаться в работу и добиваться максимальной концентрации на одной задаче.

Метод RPM (Rapid Planning Method)

Метод RPM фокусируется на управлении задачами через их привязку к результатам и смыслам. Основная цель метода – не просто выполнять задачи, а добиваться значимых результатов, исходя из приоритетов и своего видения.

Алгоритм:

• Определите конечный результат (что вы хотите получить).
• Определите мотив (почему это важно).
• Определите конкретные действия (как вы будете достигать этого результата).
• Организуйте задачи на основе этих целей и мотивов.

Вместо того чтобы просто запланировать задачу «сделать презентацию», вы можете поставить цель «создать эффективную презентацию для нового клиента, которая позволит заключить выгодную сделку». Это придаст задаче больший смысл и поможет сосредоточиться на важном.

RPM помогает организовать работу так, чтобы каждая задача была связана с конкретными результатами и мотивами, что увеличивает мотивацию и продуктивность.

Метод POSEC

Метод POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing) предлагает подход к управлению временем на основе расстановки приоритетов и улучшения личной эффективности через организацию, оптимизацию и вклад в общество.

Алгоритм:

• Prioritize (приоритизация): определите основные жизненные цели и задачи, исходя из своих приоритетов.
• Organize (организация): организуйте задачи, связанные с вашим выживанием, благополучием и личной жизнью.
• Streamline (оптимизация): оптимизируйте задачи, которые поддерживают ваше эмоциональное и финансовое благополучие.
• Economize (экономия времени): сократите время на второстепенные задачи.
• Contribute (вклад): потратьте оставшееся время на помощь другим и развитие общества.

Вы можете выделить основное время на задачи, связанные с работой и финансами (приоритеты), организовать домашние дела (организация), найти способы улучшить рабочие процессы (оптимизация) и уменьшить время на социальные сети (экономия). Затем вы можете посвятить время волонтерской деятельности (вклад в общество).

Метод POSEC помогает структурировать личную и профессиональную жизнь через четкую организацию и расстановку приоритетов, давая вам возможность быть эффективными в разных аспектах жизни.

Метод Pickle Jar Theory

Метод Pickle Jar Theory иллюстрирует принцип того, что главные дела должны быть выполнены в первую очередь, оставляя место для менее важных дел. Идея заключается в том, чтобы представить свой день как банку, которую вы наполняете большими «камнями» (важные дела), мелкой «галькой» (второстепенные задачи) и «песком» (незначительные дела).

Алгоритм:

• Определите ключевые задачи дня (камни).
• Выполните их в первую очередь, отведя на них большую часть времени.
• После этого приступайте к второстепенным задачам (галька).
• Если остается время, займитесь мелкими делами (песок).

Например, в вашем расписании на день присутствуют важные задачи, такие как встреча с клиентом и написание отчета, а также второстепенные задачи вроде проверки почты. Вы сначала выполняете важные дела, а потом занимаетесь менее значимыми задачами.

Pickle Jar Theory помогает фокусироваться на действительно важных задачах, не позволяя менее значимым делам занимать ваше время.

Метод The Inbox-Zero

Метод The Inbox Zero направлен на полное очищение и поддержание пустоты в вашем почтовом ящике, что снижает стресс и улучшает продуктивность. Суть метода – не хранить письма в ящике, а обрабатывать их до тех пор, пока они не будут удалены, архивированы или перенаправлены.

Алгоритм:

• Просмотрите почту и классифицируйте письма.
• Немедленно отвечайте на письма, если они требуют менее двух минут.
• Архивируйте или удаляйте ненужные письма.
• Поставьте задачи по более долгим запросам в список дел.
• Стремитесь ежедневно поддерживать состояние пустого почтового ящика.

Используя этот метод, вы ежедневно очищаете свой почтовый ящик, отвечая на быстрые запросы и архивируя письма, которые не требуют ответа, в результате чего ваша папка «Входящие» всегда пуста.

Метод Inbox Zero помогает снизить информационный шум и поддерживать ясность в работе с почтой, что позволяет избежать перегрузки.

Техника Flowtime

Техника Flowtime – это гибкая альтернатива методу Pomodoro, которая позволяет работать в естественном ритме продуктивности, не ограничивая себя фиксированными интервалами времени. Важно сосредоточиться на задаче столько времени, сколько вам комфортно, а не строго по таймеру (сугубо индивидуальная организация времени).

Алгоритм:

• Определите задачу для работы.
• Начните работу и засеките время начала.
• Работайте в своем естественном ритме до тех пор, пока не почувствуете усталость или желание сделать перерыв.
• Засеките время, потраченное на работу, и сделайте перерыв.
• Возвращайтесь к задаче или приступайте к новой, повторяя процесс.

Вы можете начать работу над проектом без жестких временных рамок. Когда почувствуете усталость, например, через 45 минут, сделайте небольшой перерыв и запишите время работы для контроля продуктивности.

Техника Flowtime подходит тем, кто предпочитает работать без жестких временных рамок, помогая поддерживать естественный ритм продуктивности и избегать выгорания.

Мы рекомендуем попробовать на практике все перечисленные методы тайм-менеджмента, чтобы понять, во-первых, что лучше работает в той или иной ситуации, а во-вторых, что более эффективно лично для вас и соответствует вашему ритму и образу жизни. А чтобы использовать изученные в уроке принципы, советы и методы вам было проще, вооружитесь современными технологиями.

Приложения для управления задачами и временем

Умение эффективно управлять временем – это один из ключей к достижению и сохранению Work-life Balance, и огромным подспорьем в этом деле служат специальные приложения для тайм-менеджмента.

Сегодня их можно найти невероятное количество, и многие из них вполне успешно помогают автоматизировать задачи, сохранять контроль над делами и проектами, а также составлять аналитику. Мы расскажем о нескольких, которые кажутся нам наиболее интересными.

Todoist

Todoist – это удобное приложение для управления делами, которое поддерживает совместный доступ к проектам и задачам. Оно позволяет классифицировать задачи по уровню приоритета и поддерживает голосовые напоминания.

Интеграция с различными сервисами и ресурсами делает Todoist универсальным инструментом для повседневного планирования. Также приложение предоставляет функцию «Todoist-карма», которая отслеживает вашу продуктивность и эффективность.

В течение недели вы можете добавлять задачи, используя простые команды вроде «ходить в тренажерный зал каждую среду», и приложение автоматически будет напоминать вам об этом.

Rescue Time

Rescue Time – это приложение для мониторинга производительности, которое помогает пользователям отслеживать время, затраченное на выполнение задач. Оно позволяет блокировать отвлекающие сайты и анализировать время, проведенное в различных категориях задач.

Приложение делит вашу активность на категории (работа, отдых, развлечения и т.д.) и помогает оптимизировать время. Rescue Time полезно для того, чтобы понять, сколько времени уходит, например, на социальные сети, и выставить ограничения, чтобы сконцентрироваться на более важных делах.

Tick Tick

Tick Tick – мощное приложение для планирования задач с широким функционалом. Оно поддерживает синхронизацию с Google Calendar и Tasks, что позволяет интегрировать задачи из разных сервисов.

Приложение позволяет создавать списки дел и разделять их на категории: личные, рабочие и бытовые. Tick Tick также предлагает возможность делить задачи на подуровни, например, цель, список и чек-лист.

Если вам нужно спланировать крупный проект, вы можете создать главную цель, а затем разложить ее на подзадачи. Система будет отображать прогресс, пока все задачи не будут выполнены.

Any.do

Это одно из первых приложений для тайм-менеджмента, которое совмещает функции календаря, списка задач и напоминаний. Any.do позволяет легко синхронизировать данные между устройствами и добавлять совместные задачи для командной работы.

Приложение включает в себя функцию установки напоминаний по времени и геолокации, что делает его особенно удобным для гибкого планирования дня.

Если вам нужно организовать серию встреч и рабочих задач, вы можете создать события в календаре, добавить задачи с дедлайнами и установить напоминания по месту встречи. Это позволит вам не пропустить важные моменты.

Smarter Time

Smarter Time – это приложение, предназначенное для автоматического отслеживания задач и времени, затраченного на их выполнение. Оно предоставляет пользователю интуитивную графику и наглядную аналитику, а также помогает формировать продуктивные привычки. Смарт-трекинг позволяет приложению автоматически распределять задачи по дням и неделям.

Программа может автоматически отслеживать, сколько времени вы тратите на работу, отдых или домашние дела, помогая вам лучше понять, как распределяется ваше время и где его можно сэкономить.

Timesheet

Timesheet – бесплатное приложение для учета и организации времени, которое позволяет отслеживать количество часов, затраченных на работу или личные задачи. Программа поддерживает экспорт данных в форматы CSV и XLS, что делает ее полезной для бухгалтеров или фрилансеров.

Также можно интегрировать приложение с Google Календарем и получать полную аналитику по дням, месяцам и годам. А еще программа может быть полезна для расчета заработной платы, исходя из отработанных часов, и помогает организовать личные финансы.

Sectorgraph

Sectorgraph – оригинальное приложение, визуализирующее задачи с помощью циферблата часов. Удобно для тех, кто предпочитает наглядность в управлении задачами.

Sectorgraph синхронизируется с Google Календарем и задачи автоматически добавляются на циферблат. Приложение использует принципы GTD (Getting Things Done), что делает его полезным инструментом для организации повседневной работы.

TMetric

TMetric – это приложение для учета рабочего времени и мониторинга продуктивности. Оно предоставляет возможность отслеживать затраченное на проекты время и анализировать доходность каждого проекта.

Программа интегрируется с такими сервисами, как GitLab, Trello и Asana, что позволяет удобно выстраивать рабочие процессы. В TMetric можно настроить учет рабочего времени, дней отпуска и переработок.

А если вы фрилансер или управляете командой, TMetric поможет вам отслеживать часы работы по каждому проекту и составлять отчетность для клиентов или работодателя.

Toggl

Toggl – это простое, но эффективное приложение для организации времени и управления проектами. Оно позволяет следить за выполнением задач, оценивать время, затраченное на проекты, и формировать отчеты по ним.

Программа поддерживает синхронизацию с другими сервисами, такими как Trello, Slack и Asana, и предлагает API для интеграции с личными проектами. К тому же, если вам нужно следить за временем выполнения работы для разных клиентов, Toggl поможет точно отслеживать, сколько часов вы тратите на каждый проект, и легко экспортировать данные в отчеты.

Эти приложения помогут вам наладить управление временем, улучшить продуктивность и легко анализировать свою деятельность в течение дня, недели, месяца и даже года. Но, конечно, на просторах Интернета вы можете найти и другие интересные программы.

Мы же заканчиваем разговор на тему управления временем, и искренне надеемся, что новые знания помогут вам привести в порядок свои дела и наладить баланс работы и личной жизни. На очереди у нас еще одна интересная тема, но сначала небольшой тест для закрепления материала урока.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

В следующем уроке мы поговорим о ментальном здоровье в связке с Work-life Balance.

Кирилл Ногалес