Урок 7. Work-life Balance и продуктивность

Баланс работы и личной жизни – это ключ к сохранению высокой продуктивности в долгосрочной перспективе. Когда работа полностью поглощает время и силы, это может привести к переутомлению, снижению мотивации и, в конечном итоге, к падению эффективности.

И напротив, гармоничное распределение времени между профессиональными обязанностями и отдыхом помогает поддерживать высокий уровень энергии, улучшает концентрацию и способствует креативности.

В этом уроке мы рассмотрим, как достижение баланса между работой и личной жизнью положительно влияет на продуктивность, а также обсудим, как избегать переутомления, сохранять мотивацию и улучшать результаты, используя простые и эффективные стратегии.

Содержание:

• Влияние Work-life Balance на рабочую продуктивность
• Как избегать перегрузки и сохранять мотивацию?
• Техники повышения продуктивности
• Проверочный тест

И в заключение урока вы узнаете техники, которые помогут вам повысить эффективность без ущерба для здоровья и личных интересов.

Влияние Work-life Balance на рабочую продуктивность

Одной из ключевых тем современного рабочего процесса является поддержание оптимального ворк-лайф баланса. Этот баланс позволяет не только улучшить качество жизни, но и значительно влияет на продуктивность на работе.

Когда сотрудники могут эффективно распределять время между личными и рабочими обязанностями, они чувствуют себя более мотивированными, спокойными и, как следствие, работают лучше. Однако отсутствие этого баланса часто приводит к негативным последствиям как для личного благополучия, так и для профессиональной эффективности.

Вот 10 фактов того, как отсутствие ворк-лайф баланса негативно влияет на продуктивность:

• Физическое и эмоциональное выгорание. Постоянная перегрузка на работе без должного отдыха приводит к снижению энергии и энтузиазма. Выгорание уменьшает способность концентрироваться и продуктивно выполнять задачи [Montiask, 2024].
• Снижение концентрации и ухудшение внимания. Когда человек не может отдыхать от работы, его способность сосредотачиваться ухудшается [PsychReel, 2022]. Постоянное напряжение не позволяет сохранять фокус на важных задачах.
• Повышенный уровень стресса. Хронический стресс от дисбаланса между работой и личной жизнью ослабляет умственные и физические ресурсы. Стресс тормозит когнитивные функции и снижает общую эффективность [HeartMath Institute, 2014].
• Ухудшение здоровья. Постоянное напряжение без возможности восстановиться негативно влияет на физическое состояние. Снижается иммунитет, увеличивается вероятность болезней, что приводит к частым пропускам работы и снижению продуктивности [business, 2023].
• Проблемы с мотивацией. Когда нет времени на восстановление и отдых, у сотрудника падает внутренняя мотивация. Работа становится рутиной, а выполнение задач занимает больше времени и усилий.
• Снижение качества выполнения задач. Отсутствие времени на полноценный отдых снижает способность к анализу и креативности. Это приводит к ухудшению качества выполняемой работы и ошибкам.
• Проблемы с отношениями в команде. Усталость и раздражительность могут сказаться на взаимодействии с коллегами. Взаимопонимание ухудшается, что ведет к конфликтам и снижению командной продуктивности.
• Потеря профессионального развития. Отсутствие времени на саморазвитие и обучение мешает сотруднику развивать новые навыки, что в долгосрочной перспективе снижает его конкурентоспособность и профессиональную ценность.
• Снижение креативности и способности решать проблемы. Когнитивное истощение от перегрузок снижает креативные способности и затрудняет поиск эффективных решений в сложных ситуациях [THIRD SPACE LEARNING, 2024].
• Нарушение режима сна. Постоянная работа без возможности перезагрузки ухудшает сон, что ведет к ухудшению когнитивных способностей и общей продуктивности на следующий день [SCISPACE, 2024].

Давайте рассмотрим конкретные преимущества сбалансированного подхода к работе и личной жизни:

• Улучшение фокусировки. Когда у сотрудников сбалансированный график работы и личной жизни, они с большей вероятностью сохраняют сосредоточенность и внимание в рабочее время. Они не обременены личными стрессорами или отвлекающими факторами, что позволяет им уделять все свое внимание важным задачам.
• Снижение риска выгорания. Здоровый баланс между работой и личной жизнью помогает сотрудникам избегать профессионального выгорания. Делая перерывы, занимаясь хобби и проводя время с семьей и друзьями, люди могут подзарядиться и вернуться к работе с новыми силами.
• Повышение креативности. Полноценная жизнь вне работы может стимулировать креативность и инновации. Досуг может предоставить новые перспективы и идеи, которые сотрудники затем могут использовать в своей профессиональной жизни. Это может привести к инсайтам и улучшению навыков решения проблем.
• Повышение удовлетворенности работой. Когда сотрудники могут сбалансировать свою работу и личную жизнь, они с большей вероятностью будут чувствовать себя удовлетворенными своей работой. Это может привести к более высокому уровню мотивации и приверженности своему делу, что в конечном итоге приведет к повышению производительности.
• Улучшение психического здоровья. Поддержание баланса работы и личной жизни имеет важное значение для хорошего психического здоровья. Это позволяет сотрудникам уделять первостепенное внимание заботе о себе, справляться со стрессом и избегать негативных последствий тревожности, связанной с работой.
• Укрепление отношений. Баланс работы и личной жизни позволяет сотрудникам развивать отношения с близкими. Проведение качественного времени с семьей и друзьями улучшает эмоциональное благополучие, что, в свою очередь, положительно влияет и на производительность на работе.
• Развитие навыка управления временем. Когда есть возможность установить границы и расставить приоритеты в своих задачах, сотрудники становятся более эффективными в управлении своим временем, что приводит к повышению производительности.
• Сокращение прогулов. Когда у сотрудников здоровый баланс работы и личной жизни, они с меньшей вероятностью будут брать ненужные отпуска или часто брать больничные. Это снижает уровень прогулов и гарантирует, что рабочая сила остается мотивированной и вовлеченной.
• Позитивная корпоративная культура. Рабочее место, где ценится ворк-лайф баланс, создает позитивную корпоративную культуру. Когда сотрудники чувствуют поддержку в сохранении здорового баланса, они с большей вероятностью будут лояльны и преданы своей организации. Это приводит к гармоничной рабочей среде, способствующей повышению производительности.
• Улучшение качества работы. Имея время для личных занятий и хобби, сотрудники могут улучшить свое общее благополучие. Это положительно влияет на качество их работы. Когда сотрудники более счастливы и довольны, они, как правило, работают более качественно, что приносит пользу как отдельному человеку, так и организации.
• Повышение вовлеченности. Сбалансированный график работы и личной жизни позволяет сотрудникам чувствовать себя более вовлеченными в свою работу, поскольку они не перегружены чрезмерной рабочей нагрузкой или личными проблемами.
• Интеграция работы и личной жизни. Достижение баланса между работой и личной жизнью не обязательно означает полное разделение личной и профессиональной жизни. Интеграция работы и личной жизни способствует целостному подходу, при котором сотрудники могут легко сочетать свою работу и личные обязанности.

Отдавая приоритет балансу работы и личной жизни, сотрудники могут поддерживать хорошее психическое здоровье, снижать эмоциональное выгорание, повышать удовлетворенность работой и в конечном итоге вносить более эффективный вклад в свои организации. Думаем, этого достаточно, чтобы в очередной раз убедиться в важности поиска и поддержания Work-life Balance, в том числе и с помощью техник и стратегий, которые мы рассматривали в прошлых уроках.

Сейчас же нам видится более оптимальным сосредоточиться на способах избегания перегрузки и сохранения мотивации, потому как они могут быть не менее важны в грамотном распределении нагрузки между работой и личной жизнью.

Как избегать перегрузки и сохранять мотивацию?

Перегрузка на работе может заставить вас ненавидеть свою работу. Вместо того чтобы нормально работать и наслаждаться делами, вы будете работать в стрессе и оставаться на работе допоздна, чтобы закончить задачи. Такой нездоровый образ жизни может вызвать профессиональное выгорание и негативно повлиять на ваше благополучие и качество работы.

Вот некоторые симптомы перегрузки на работе:

А еще вы можете приходить на работу первыми, а уходить последними, да еще и забирать часть работы с собой, чтобы заняться ей дома.

Если вы замечаете, что большая часть пунктов списка – это про вас, самое время пересмотреть свой подход к профессиональной деятельности. И есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы справиться с перегрузкой.

Научитесь говорить «нет»

Большинство из нас естественным образом чувствуют себя обязанными сказать «да» большему объему работы, ведь отказ может поставить нас в неловкое положение. Это нормально – укреплять доверие и проявлять ответственность, помогая другим, но также важно выполнять свои задачи и быть уверенными в том, что у вас достаточно времени на что-то постороннее.

Таким образом, знание того, когда ваша пропускная способность минимальна и вам нужно сказать «нет» большему объему работы, гарантирует, что ваше психическое здоровье и производительность не пострадают.

Избавьтесь от ненужных встреч

Вопреки мнению большинства людей, вам не нужно проводить встречи по каждому поводу. Если нет повестки дня для встречи, она, скорее всего, будет долгой, не по теме и неэффективной. Так что, если нет повестки, нет и необходимости во встрече.

Кроме того, чрезмерное использование приложений для видеоконференций тоже может отнимать ваше время и вызывать усталость. Поэтому, когда это применимо, рассмотрите возможность отправить своему коллеге электронное письмо или просто позвонить.

Проведите аудит времени

Проведение аудита времени покажет вам, куда уходит большая его часть. Это полезно, поскольку поможет вам делегировать задачи и расставить приоритеты для более важных дел, чтобы гарантировать, что вся ваша работа будет выполнена.

Практикуйте уже известный вам таймбоксинг – метод, который позволяет сосредоточить все отведенное вам время на одной конкретной задаче. Вкупе с делегированием он поможет вам оставаться организованными и контролировать свои дела.

Просите о помощи

Некоторые люди боятся просить о помощи, потому что думают, что это делает их уязвимыми или заставляет выглядеть некомпетентными. Однако нет ничего постыдного в том, чтобы просить кого-то помочь.

Если у вас слишком много работы, одно из лучших действий, которое вы можете сделать, – это как раз попросить о помощи. Спросите своего коллегу, есть ли у него дополнительное время, чтобы взять на себя несколько ваших задач. Если он тоже слишком занят, предложите поработать вместе, чтобы справиться с обеими задачами – так вы оба выиграете!

Обращение за помощью к своему менеджеру также является отличным способом избежать перегрузки на работе. Если вы чувствуете, что вам поручили слишком много работы, а сроки просто не выглядят разумными, вежливо объясните ему, что у вас не хватает сил и времени. Вы также можете спросить его, может ли он перепоручить некоторые задачи другому сотруднику, помочь вам с вашими задачами или изменить сроки, чтобы дать вам больше времени.

Ставьте цели жестко

Жесткая приоритизация – это устранение всего, что не ведет вас к вашим целям. Всегда будет слишком много дел и недостаточно времени, поэтому ваши часы должны быть инвестированы грамотно. И четкая постановка целей и задач проясняет, куда его инвестировать и как расставить приоритеты.

Жесткий выбор целей означает также принятие решения о том, когда будут выполнены ваши задачи, как вы будете выполнять их, а еще проверку хода их выполнения. И не забывайте использовать технологии, которые могут вам помочь, например, таск-менеджеры, планировщики и другие приложения.

Делегируйте

Иногда может казаться, что вы несете ответственность за все, особенно если вы менеджер или управленец. Поэтому важно помнить о делегировании задач членам команды, чтобы убедиться, что вы не единственный, кто берет на себя ответственность.

Эти рекомендации помогут вам разгрузиться, оптимизировать свое время и передать на аутсорсинг то, что не требует вашего обязательного участия. Но есть еще один важный момент, который нельзя упускать, говоря о ворк-лайф балансе вообще, и о продуктивности в частности, – это мотивация.

И далее мы предлагаем несколько простых способов, которые вы можете использовать, чтобы не только оставаться мотивированным на работе, но и повышать свою производительность.

Планируйте свой рабочий день согласно науке

У большинства из нас мотивация и сила воли достигают пика утром, а затем неуклонно снижаются в течение дня. И есть научная причина – циркадные ритмы вашего организма.

Суть, касающаяся планирования вашего рабочего дня, такова:

• Утром вы наиболее бодры, поэтому займитесь самыми важными задачами, требующими высокого уровня умственных способностей. Подумайте обо всем, что требует творческих, аналитических, критических навыков мышления и/или навыков решения проблем.
• Во время дневного спада выполните более легкую, повторяющуюся работу, например, ответьте на электронные письма, запланируйте встречи, пересмотрите работу, которуюсделали утром, делегируйте задачи и т.д.
• Конец дня хорош для мозгового штурма. Займитесь разработкой стратегии, планированием, командными встречами, генерацией креативных идей и т.п.

Конечно, возможность работать в соответствии со своими циркадными ритмами есть не всегда, но, когда это возможно, не работайте против своего организма – работайте с ним сообща.

Начинайте свой день с самой важной задачи

Этот совет основывается на предыдущем, но важно отделить его от него. Потому что начало дня с самой важной задачи, также известное как «съедание лягушки», создает импульс и настраивает ваш день на успех. Даже если вы ничего больше не сделаете на 100%, вы, по крайней мере, достигнете прогресса в одной или двух вещах, которые действительно важны.

Подумайте о том, какое одно дело в вашем списке дел, если вы выполните его сегодня, заставит вас почувствовать себя наиболее вдохновленными и достигшими результата? Начните свой день именно с этого, и, скорее всего, полученная мотивация поможет вам смело взяться за все остальное.

Делайте хоть как-нибудь (и пересматривайте позже)

Перфекционизм является убийцей производительности № 1. Так что откажитесь от идеи, что первая попытка вашей работы должна быть лучшей. Лучше начать с «черновика», который вполне может быть далеко не самого лучшего качества.

Изложите все свои идеи в их самой неряшливой, наименее презентабельной форме. Как только вы это сделаете, у вас будет что формировать в «совершенство» во время редактирования и пересмотра.

Например, если вы не можете найти правильную стратегию для маркетинговой кампании, сделайте корявый набросок. Затем отложите его, чтобы вернуться к нему позже. Редактировать свою работу, когда вы чувствуете себя более мотивированными, всегда проще, чем пытаться создать совершенство с первой попытки.

Разработайте собственную систему вознаграждений

Мы склонны думать о вознаграждениях за работу как о зарплате, льготах для сотрудников, бонусах и т.д. Но эти вещи не сразу ощутимы. Поэтому очень полезно создавать свою собственную систему вознаграждений.

Это не обязательно должно быть что-то из разряда «вау», но должно быть достаточно ощутимым, чтобы вы, во-первых, стремились к награде, а во-вторых, получали удовольствие, когда ее заполучите. Вот несколько примеров:

• Закажите ужин в любимом ресторане.
• Посмотрите несколько серий своего любимого сериала.
• Внесите пару тысяч на накопительный счет, чтобы потратить позже на что-то стоящее.

А если награждение не сработает, подумайте о том, чтобы сделать наоборот: придумайте для себя небольшое наказание за невыполнение своих задач. Например, если вы не выполнили важный пункт своего плана на день, вечером вы остаетесь без кино, чтобы завтра встать раньше и успеть сделать то, что не успели сегодня.

Найдите партнера по ответственности

Сохранять мотивацию на работе самостоятельно может быть сложно, ведь зачастую никто не следит за тем, что и как вы делаете. Для многих из нас эта проблема автоматически решается наличием менеджера или руководителя, который регулярно проверяет результаты, но это не нормальная мотивация.

Найдите для себя партнера по ответственности, например, коллегу, у которого схожие цели, требующие повышения производительности. Просто убедитесь, что он хочет стать лучше так же, как и вы. А после того, как вы найдете такого человека, разработайте систему, в которой вы оба делитесь тем, над чем вы сейчас работаете, своими краткосрочными и долгосрочными целями, реальными и произвольными сроками и т.д. Затем возложите друг на друга ответственность за достижение этих целей и соблюдение этих сроков.

Выберите время для завершения дня и придерживайтесь его

Многие из нас сейчас заканчивают работу в офисе и продолжают ее дома, но такой подход чреват перегрузкой, потерей мотивации и массой других негативных последствий, о которых мы тоже уже неоднократно говорили.

Это заставит вас больше концентрироваться на делах в течение рабочего дня, избегать пустой траты времени и выполнять работу вовремя, а также станет отличной мотивацией, ведь в свободные часы вы сможете заняться тем, чем хотите.

Независимо от того, работаете ли вы над повышением, просите о прибавке или просто пытаетесь выполнять свои функции должным образом, мотивация имеет ключевое значение. И теперь у вас в распоряжении есть эффективные приемы для сохранения энергии и запала. А чтобы работа спорилась и результаты приходили быстрее, хотим познакомить вас еще и с несколькими техниками для повышения продуктивности.

Техники для повышения продуктивности

Есть несколько замечательных техник повышения производительности, которые могут помочь вам стать более эффективными и добиваться лучших результатов. Берите их на заметку и используйте вместе со всем, что уже знаете.

Метод «Не разрывайте цепь» Джерри Сайнфелда

«Не разрывайте цепь» – это простой, но мощный метод повышения производительности, предложенный одним из самых успешных комиков Джерри Сайнфелдом. Суть его в том, что вам нужно завести большой настенный календарь и повесить его на видном месте.

Затем вам нужно взять большой красный маркер и, занимаясь какой-то задачей, ежедневно ставить крестик в поле конкретного дня. Через несколько дней у вас будет цепочка, и ваша задача просто продолжать в том же духе, чтобы эта цепочка становилась длиннее с каждым днем.

Вам понравится видеть эту цепочку, особенно когда у вас будет несколько недель за плечами. Ваша единственная цель – не разорвать цепочку. И, конечно же, вам нужно взять на себя обязательство делать что-то ради своей цели.

Метод «Таблица результатов» Кэла Ньюпорта

«Таблица результатов» – это метод повышения производительности, который описывает в своей книге «Глубокая работа» американский автор научной литературы и профессор компьютерных наук Кэл Ньюпорт.

Суть заключается в создании визуальной системы отслеживания прогресса по ключевым задачам и целям, чтобы сделать процесс работы наглядным и мотивирующим, что помогает поддерживать дисциплину и концентрацию.

Основные элементы метода:

Таким образом, метод превращает абстрактный прогресс в конкретную, визуально ощутимую мотивацию, помогая сосредоточиться на самом важном и отслеживать движение к целям.

Метод Айви Ли

Метод Айви Ли – это простой метод повышения производительности, придуманный известным американским журналистом Айви Ли и который можно использовать в своей повседневной рутине.

Он требует от вас в конце каждого дня перечислять шесть задач, которые вам нужно выполнить завтра. Всего шесть и не больше – нужно просто расставить приоритеты.

На следующий день займитесь первой задачей и после ее завершения переходите к следующей. Если какие-либо задачи остались незавершенными к концу дня, добавьте их в свой список на следующий день.

Правило двух списков Уоррена Баффета

Правило двух списков (или правило 5/25) – это известный совет, который дал людям один из крупнейших в мире инвесторов Уоррен Баффет, чтобы сузить круг целей и научиться говорить «нет» тому, что не важно. По сути, это еще одна форма постановки целей и задач.

Для пяти самых важных целей запишите пять действий, которые помогут вам приблизиться к ним. Эти действия должны быть «видимыми», что означает, что вы должны иметь возможность четко визуализировать себя, выполняющими их. И чем лучше вы сможете себя представить, тем эффективнее будет то, что вы делаете.

Ведение списка входящих задач

Еще один толковый метод повышения продуктивности – вести отдельные списки для входящих задач. Суть в том, что, когда к нам поступают новые задачи, мы склонны сразу же отвлекаться на них, и тогда это снижает нашу концентрацию, заставляя чувствовать себя демотивированными и незаинтересованными в нашей главной задаче.

Хороший способ справиться с этим – вести отдельный список различных входящих задач, когда они поступают. Сначала закончите основную задачу, а затем выполните входящие одну за другой, стараясь не отвлекаться и быть как можно оперативнее.

И, естественно, не забывайте об уже известных вам техниках:

• Матрица Эйзенхауэра.
• Правило 2 минут.
• Тайм-блокинг.
• Метод «Помодоро».
• Метод «Съесть лягушку».

Помимо помощи в целеполагании и расстановке приоритетов эти методы способны многократно повысить вашу продуктивность, в результате чего вы будете больше успевать, тратя на это меньше времени. А значит, у вас будет оставаться время и на личную жизнь, любые занятия и хобби, а также все остальное, что вы считаете важным.

Но вы должны научиться еще одной вещи, которая поможет вам сохранять Work-life Balance и жить гармонично. Это то самое непосредственное сохранение границ между работой и личной жизнью. И об этих границах мы будем говорить на следующем уроке. А пока вас ждет традиционный тест на закрепление материала урока.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

В следующем уроке мы поговорим о границах между работой и личной жизнью.

Кирилл Ногалес