Урок 3. Адаптация к изменениям
Прошлый урок мы посвятили роли мягких навыков в эпоху искусственного интеллекта, сделав упор на развитие коммуникативных навыков и умений, необходимых лидеру и руководителю любого уровня. При этом мы неоднократно упоминали гибкость, адаптивность, открытость новому и готовность воспринимать свежие идеи.
Все эти навыки можно рассматривать как составляющие адаптации к изменениям, что есть первый шаг к управлению изменениями. Ввиду того, что изменений сегодняшний день преподносит все больше и больше, и далеко не все меняется в лучшую сторону, мы решили посвятить теме адаптации отдельный урок.
Кроме того, мы обсудим, как использовать освободившееся благодаря автоматизации и работе искусственного интеллекта время для личного и профессионального роста так, чтобы оставаться востребованными в эпоху AI, и сохранять баланс между работой и частной жизнью.
Содержание:
- Как быстро реагировать на новые технологии и интегрировать их в работу?
- Управление изменениями
- Использование времени для развития
- Проверочный тест
Сегодня мы вновь обратимся к уже знакомой нам книге «Искусственный интеллект и экономика: Работа, богатство и благополучие в эпоху мыслящих машин» [Р. Бутл, 2023]. А также к книге «Искусственный интеллект и будущее человечества» [М. О'Коннелл, 2019].
Как быстро реагировать на новые технологии и интегрировать их в работу?
Гибкость и адаптивность стали ключевыми навыками в современном мире, где новые технологии появляются и развиваются стремительно. Чтобы эффективно реагировать на новые технологии и интегрировать их в работу, важно иметь стратегический подход и готовность к непрерывному обучению.
Мы уже начали говорить про адаптацию к изменениям в уроке 1, а сейчас продолжим углубляться в эту тему, и рассмотрим практические шаги по интеграции новых технологий в работу.
Быстрая реакция на новые технологии и их эффективная интеграция в работу требуют как стратегического подхода, так и определенных действий. Рассмотрим шаги, которые помогут вам быстрее адаптироваться к изменениям и успешно внедрить новые технологии в рабочие процессы, и поясним их на примере внедрения CRM-системы.
Сегодня получают все большее распространение AI-CRM-системы. Это CRM-системы на базе искусственного интеллекта, которые представляют собой интеграцию машинного обучения и обработки естественного языка (NLP) в традиционное программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Оценка новой технологии
Начать следует со знакомства с новой технологией и ее возможностями. Потратив время на знакомство, вы нивелируете риск зря потратить время на изучение и внедрение, потому что вам будет более ясно, нужна ли вам та или иная технология.
Что делать:
- Поймите, как работает новая технология и какие задачи решает.
- Оцените ее применимость в контексте вашей команды или бизнеса.
- Определите ключевые выгоды и риски.
Как это делать:
- Прочитайте доступные статьи, обзоры, исследования по технологии.
- Найдите кейсы компаний, которые успешно ее внедрили.
- Обсудите технологию с экспертами в этой области.
- Изучите функции CRM.
- Прочитайте отзывы.
- Обсудите с экспертами.
- Выберите подходящую для вашего бизнеса сборку с нужным функционалом.
С учетом возможностей AI-CRM-систем стоит обратить взор в этом направлении и обдумать внедрение самых новых технологий в этой сфере.
Определение целей и задач
Этот пункт по логике мог бы быть первым, однако реальность такова, что предложения новых технологий поступают зачастую раньше, чем мы успеваем осознать потребность в них.
Что делать:
- Определите, для каких конкретных целей вы хотите использовать новую технологию.
- Решите, какие процессы она должна оптимизировать.
- Подумайте, какие проблемы должна решить новая технология.
Как это делать:
- Проведите анализ текущих процессов и выявите узкие места, где технология могла бы принести пользу.
- Сформулируйте четкие цели, например, сократить время выполнения задач на 20%.
- Увеличить скорость обработки запросов клиентов.
- Улучшить отслеживание продаж.
- Сократить затраты времени на неперспективных клиентов, которые ничего не покупают.
Имея четкие цели, будет проще планировать дальнейшие действия.
Планирование внедрения
Тут нужно соблюсти все те же закономерности, что и в любом другом планировании: постепенность, поэтапность, понимание необходимых ресурсов и т.д.
Что делать:
- Составьте план поэтапного внедрения технологии в рабочие процессы.
- Подумайте, сколько времени может занять реализация каждого этапа.
- Определите ресурсы, необходимые для этого.
Как это делать:
- Разбейте процесс интеграции на небольшие этап: обучение сотрудников, пилотный запуск, анализ результатов.
- Определите сроки для каждого этапа.
- Назначьте ответственных за каждый этап внедрения.
- Знакомство сотрудников с функционалом CRM-системы.
- Инсталляция CRM-системы на компьютеры сотрудников.
- Организация консультативной и технической поддержки.
Начинать рекомендуется с отдела продаж, сотрудники которого и будут основными пользователями CRM-системы.
Подготовка команды
Подготовка команды – это более широкий процесс, нежели просто обучение новой технологии. О преодолении сопротивления изменениям мы будем говорить в этом уроке чуть позже, а пока кратко перечислим основные этапы.
Что делать:
- Объясните, зачем нужна новая технология.
- Расскажите, как она повлияет на работу сотрудников и чем она им полезна.
- Поясните, что будет, если и далее медлить с внедрением новых технологий (потеря клиентов, отставание от конкурентов, снижение зарплат, сокращение штатов)
- Обучите сотрудников работе с новой технологией.
Как это делать:
- Проведите общее собрание.
- Побеседуйте с людьми лично в более узком кругу отдела, департамента, другого структурного подразделения.
- Выслушайте опасения и возражения.
- Развейте опасения и возражения.
- Организуйте семинары, тренинги либо индивидуальное обучение по работе с технологией.
- Предоставьте обучающие материалы: инструкции, видеоуроки, чек-листы.
Помните, что по ходу дела могут возникать дополнительные вопросы, и будьте готовы на них ответить.
- Информация о необходимости внедрения CRM-системы с рассказом о ее пользе.
- Личные беседы с ответами на вопросы, почему без CRM-системы уже не обойтись.
- Непосредственное обучение работе с CRM-системой.
- Ссылки на обучающие материалы по работе с CRM-системой в общем доступе.
По мере возникновения вопросов можно озадачить системного администратора написанием краткого функционала, адаптированного к задачам вашей фирмы, или составлением списка наиболее часто задаваемых вопросов с ответами.
Пилотный запуск
Начать следует с пилотного запуска технологии на каком-то одном участке работ, чтобы не парализовать работу всей компании, если что-то пойдет не так.
Что делать:
- Проведите пилотное тестирование технологии на небольшом участке работы или в одной команде.
- Соберите обратную связь.
Как это делать:
- Выберите команду или проект, который будет тестировать новую технологию.
- Дайте им время на адаптацию и наблюдайте за процессом.
- Систематически собирайте обратную связь относительно того, что работает, что вызывает сложности.
- Запустите CRM-систему в отделе продаж.
- Поинтересуйтесь, все ли понятно в работе с системой (заполнение разделов, переходы между разделами и т.д.)
- Узнайте, что вызывает трудности в работе.
Это даст возможность доработать функционал, не привлекая всеобщего внимания к слабым местам.
Анализ результатов и корректировка
По итогам пилотного запуска нужно принять решение – отправить систему на доработку или внедрять далее.
Что делать:
- Оцените эффективность пилотного запуска.
- Выявите проблемные зоны и необходимость корректировок.
- Определитесь, требуют ли корректировки остановки запуска или можно вести эти процессы параллельно.
Как это делать:
- Сравните достигнутые результаты с ранее поставленными целями.
- Оцените производительность, временные затраты, качество работы.
- Если есть проблемы, скорректируйте план внедрения.
- Проанализируйте, удалось ли увеличить скорость обработки запросов клиентов.
- Проанализируйте, удалось ли улучшить отслеживание продаж.
- Проанализируйте, удалось ли сократить затраты времени на неперспективных клиентов, которые ничего не покупают.
Если цели внедрения достигаются, можно переходить к полному внедрению.
Полное внедрение
Полное внедрение предполагает охват новой технологией всего коллектива компании или проекта.
Что делать:
- Распространите технологию на всю команду или на весь проект.
- Контролируйте процесс внедрения на каждом этапе.
- Собирайте обратную связь – возможно, в других отделах возникнут другие трудности в работе с технологией.
Как это делать:
- Перенесите успешные результаты пилотного проекта на весь бизнес или команду.
- Убедитесь, что все сотрудники понимают, как использовать технологию.
- Поддерживайте регулярную связь с командой, чтобы быстро реагировать на вопросы или проблемы.
- Инсталлируйте CRM на компьютеры всех задействованных сотрудников.
- Проведите обучение во всех отделах.
- Соберите обратную связь.
- Ответьте на новые вопросы и устраните новые обнаружившиеся недочеты.
В дальнейшем постоянно отслеживайте, как технология используется на практике, и вносите изменения и улучшения по мере необходимости. Эти меры позволят максимально легко и быстро и интегрировать в работу новые технологии, в том числе технологии ИИ, и эффективно управлять изменениями.
Управление изменениями
Управление изменениями стало одним из ключевых навыков в современном бизнесе, поскольку компании и организации постоянно сталкиваются с необходимостью адаптироваться к новым технологиям, рыночным условиям и требованиям клиентов. Управление изменениями помогает эффективно проводить изменения, минимизировать сопротивление сотрудников и достигать поставленных целей.
Давайте рассмотрим основы управления изменениями и разберемся, как эти знания применять на практике. Тогда нам будет проще понять, почему навык управления изменениями критически важен в эпоху искусственного интеллекта. Сразу скажем, что этот навык важен, прежде всего, для руководителей всех уровней, потому что от их действий зависит не только их работа, но работа всей компании или всего структурного подразделения компании.
Понимание изменений
Для начала нужно понять, что существуют разные типы изменений. Изменения могут быть как стратегическими (например, изменение бизнес-модели в связи с внедрением ИИ), так и операционными (использование элементов ИИ в работе отдела).
Какие-то изменения рушат весь привычный уклад, а какие-то просто привносят нечто новое в привычную рутину. Лидер должен понимать природу изменений, чтобы адаптировать подход.
Как это применить на практике:
- Анализируйте каждый процесс изменений, понимая его масштабы и влияние на компанию, команду и конкретных сотрудников.
- Разрабатывайте планы, которые учитывают как краткосрочные, так и долгосрочные последствия изменений.
- Корректируйте планы по мере необходимости.
Текущее и стратегическое планирование – это основа адаптации к любым изменениям. Как минимум, у вас есть ориентир и шкала, по которой можно оценивать изменения. Например, насколько происходящие изменения приближают или отдаляют вас от реализации ваших планов и достижения ваших целей, и что нужно предпринять, чтобы двигаться к намеченному дальше.
Планирование изменений
Текущее и стратегическое планирование – это шаг к планированию изменений. Коль скоро становится ясно, что без перемен не обойтись, можно заранее спланировать, что и как вы будете делать, чтобы перемены оказались максимально полезными.
Как это применить на практике:
- Создайте план управления изменениями, который включает цели, задачи, ключевые этапы, сроки и ресурсы.
- Убедитесь, что каждый участник понимает свою роль и вклад в процесс изменений.
- Определите ключевые показатели эффективности (KPI), по которым можно будет оценивать прогресс.
KPI – это аббревиатура от Key Performance Indicators, что принято переводить как «ключевые показатели эффективности». Это не вполне дословный перевод, но суть KPI отражает полностью.
Идею KPI привнес в деловой и научный мир профессор экономики из Австрии Питер Фердинанд Друкер в 60-х годах 20 века. Он любил повторять, что «стратегия без метрик является простым желанием», и всячески продвигал эту идею в своих трудах. Например, в книге «Эффективный руководитель» [П. Друкер, 2012].
Коммуникация и вовлеченность
Коммуникация играет критически важную роль в управлении изменениями. Сотрудники должны понимать, почему происходят изменения, как они повлияют на их работу и что ожидается от них. Четкая и открытая коммуникация снижает страх и сопротивление.
Как это применить на практике:
- Регулярно информируйте команду о ходе изменений, используйте разные каналы для передачи информации (совещания, письма, чаты).
- Объясняйте, как изменения принесут пользу организации и каждому сотруднику, акцентируя внимание на позитивных аспектах.
- По возможности предусмотрите хотя бы символическое материальное вознаграждение по итогам внедрения изменений.
Для нашей не слишком избалованной большими зарплатами публики материальное вознаграждение зачастую становится ключевым фактором лояльности к чему угодно.
Преодоление сопротивления изменениям
Люди в большинстве случаев сопротивляются изменениям, особенно если они воспринимаются как угроза привычному порядку или рабочим процессам. Учитывая, что изменения последних лет несут угрозу не только привычному порядку, но еще и здоровью и жизни (пандемия, военные действия), само упоминание о грядущих переменах у многих вызывает аллергию.
Примерно такую и даже большую аллергию когда-то начало вызывать слово «реформы». Тогда, напомним, все началось с реформы образования 1984 года, продолжилось реформами Михаила Горбачева во второй половине 80-х и окончательно добили доверие к такому формату перемен реформы Гайдара-Ельцина в лихие 90-е прошлого столетия.
Тем не менее, важно уметь выявлять источники сопротивления изменениям и работать с ними.
Как это сделать:
- Поддерживайте сотрудников, выслушивайте их опасения, предоставляйте необходимые ресурсы и поддержку для адаптации к изменениям.
- Задавайте вопросы о том, как они справляются с изменениями, и предлагайте решения для их комфортной адаптации.
- Организуйте программы по обучению новым навыкам, которые необходимы для адаптации к изменениям.
- Включите ключевых специалистов и неформальных лидеров в процесс принятия решений, чтобы они чувствовали себя частью изменений, а не объектом для изменений.
- Продумайте какие-либо преференции для лидеров мнений внутри коллектива, которые согласятся выступить на вашей стороне.
Все эти меры в комплексе помогут коллективу если не обрадоваться, то хотя смириться с грядущими переменами, не потерять в продуктивности и не тянуть назад всю компанию. И помните, что обучение помогает снизить тревогу и повысить уверенность сотрудников в своих силах.
Адаптивное лидерство
В деле адаптации к изменениям важны гибкость и умение реагировать на неожиданности. Даже при самом детальном планировании изменения могут пойти не по плану. Лидер должен оставаться гибким и готовым адаптировать стратегию, основываясь на обратной связи и изменяющихся обстоятельствах.
Как этого добиться:
- Постоянно оценивайте текущие результаты и готовьтесь вносить коррективы в план.
- Если какие-то элементы изменений не работают, будьте готовы быстро пересмотреть их.
- Признавайте ошибки и учитесь на них, что повысит доверие команды.
Как видим, в основе все тот же навык планирования, даже когда все идет не по плану. Нужно помнить, что план – это не догма, и нужен он не для достижения идеала, а во избежание хаоса.
После внедрения изменений важно регулярно проверять, достигнуты ли поставленные цели и как сотрудники адаптировались к новому режиму работы. Мониторинг и оценка успеха изменений помогут выявить удачные элементы и области, требующие доработки.
Управление изменениями требует глубокого понимания того, как изменения влияют на организацию и людей в ней. Для успешного управления изменениями важно сочетать планирование, эффективную коммуникацию, обучение сотрудников и гибкость. Лидер, который владеет навыками управления изменениями, способен минимизировать сопротивление, ускорить адаптацию команды и привести организацию к успеху в условиях постоянной трансформации.
Всегда важно помнить о положительном аспекте перемен, в частности, связанных с внедрением искусственного интеллекта. ИИ позволяет сэкономить немало времени, освободив людей от рутинных задач. Например, используя платный или бесплатный ИИ онлайн, помощь ИИ, чтобы сгенерировать текст, ИИ-сервисы, чтобы рисовать картинки или упростить работу с информацией.
Использование времени для развития
Освободившееся благодаря автоматизации и искусственному интеллекту время представляет собой ценную возможность для личного и профессионального роста. Важно осознанно использовать это время для развития навыков, которые будут востребованы в будущем и позволят адаптироваться к изменяющемуся рынку труда. Давайте рассмотрим варианты, как можно эффективно использовать дополнительное время для саморазвития.
Направления для саморазвития:
- Развитие Soft Skills – мы уже неоднократно обсуждали значение мягких навыков в эпоху AI, поэтому освободившиеся дни и часы вполне можно потратить на прохождение различных курсов и программ. Если не знаете, с чего начать, рекомендуем беспроигрышный вариант – нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента», потому что время – это самый ценный и невосполнимый ресурс, и, научившись грамотно им распоряжаться, вы сможете достичь очень многого.
- Обучение новым технологиям и цифровым навыкам – время, освободившееся благодаря внедрению ИИ, можно потратить на освоение цифровых навыков, которые будут полезны в будущем. Это может быть программирование, работа с большими данными, основы машинного обучения или управление проектами на цифровых платформах. Если у вас пока нет особых предпочтений, можно послушать бесплатные вводные лекции по каждому из направлений, а потом определиться с выбором.
- Развитие стратегического мышления – мы уже знаем, насколько стратегическое мышление важно для управления изменениями. Освобожденное от рутины время можно использовать для разработки стратегий и планирования будущего. Это может касаться как карьеры, так и личной жизни. Начните с постановки долгосрочных целей для себя и своего бизнеса или карьеры. Разрабатывайте пошаговые планы их достижения, анализируйте потенциальные риски и возможности. Это поможет вам оставаться на плаву в быстро меняющемся мире.
- Развитие личных качеств и самосознания – мы уже знаем, что для успеха важны не только мягкие и жесткие навыки, но и определенные личные качества, и устойчивость к стрессу. Используйте техники медитации, практикуйте дыхательные упражнения, внедряйте элементы здорового образа жизни для улучшения внутреннего баланса. Читайте книги по лидерству, психологии, бизнесу и вдохновляйтесь позитивными примерами.
- Улучшение качества жизни и баланс между работой и личной жизнью – освободившееся время можно использовать для занятий спортом, улучшения физической формы и поддержания эмоционального здоровья. Включите в распорядок дня утреннюю зарядку, прогулки на свежем воздухе, тренировки и занятия, которые помогают восстановить энергию. Это, в частности, занятия йогой, танцами и командными видами спорта.
- Работа над креативностью – мы многократно акцентировали внимание, что AI может автоматизировать многие задачи, но креативность остается уникальной чертой человека. Развивайте свою способность генерировать новые идеи и подходы к решению проблем – пробуйте решать задачи нестандартными методами, читайте научную фантастику для развития воображения, используйте мозговой штурм, майндмэппинг, и дизайн-мышление для развития творческого подхода к работе.
Уточним встретившиеся нам термины и названия:
- Мозговой штурм (по-английски Brainstorm) – это метод решения задач, в котором участники обсуждения генерируют максимальное количество идей решения задачи, в том числе самые фантастические и нелогичные. Затем из полученных вариантов выбирают лучшие решения, которые могут быть использованы на практике.
- Дизайн-мышление (по-английски Design Thinking) – методология решения инженерных, деловых и прочих задач, основанная более на творческом, чем на аналитическом подходе. Это не означает полный отказ от аналитики и учета технически параметров, однако в основе подхода – эмпатия и понимание проблем и «болей» клиента:
Заинтересовавшимся можем предложить самостоятельно изучить материал, выходящий за рамки нашего курса, и прочитать статью «Дизайн-мышление: почему оно нужно всем и как его развивать» [Е. Аникеева, 2021].
- Майндмэппинг (по-английски Mind Mapping) – это способ представления информации с помощью диаграммы связей. В итоге должна получиться Mind Map или интеллект-карта:
Более подробное объяснение с конкретными примерами применения (например, подготовки доклада по биологии) можно найти в статье «Карта Mind Map: легкое планирование и структурирование» [Checkiant, 2019].
Освободившееся благодаря автоматизации и искусственному интеллекту время – это шанс для улучшения как профессиональных навыков, так и личных качеств. Инвестируя это время в развитие Soft Skills, обучение новым технологиям, развитие креативного мышления и улучшение здоровья, вы можете не только адаптироваться к изменениям, но и достичь новых высот в своей карьере и жизни. Далее вас ждет проверочный тест, а затем мы перейдем к следующей теме.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Далее мы поговорим о критическом мышлении в работе с искусственным интеллектом.