Урок 3. Оптимизация цифровой деятельности

На прошлом уроке мы с вами освоили поиск ненужных файлов и приложений в компьютере, смартфоне и планшете, научились правильной организации цифровых данных, в том числе на рабочем столе, и узнали, какие есть сервисы, программы и приложения, помогающие выполнить эти задачи.

На этом уроке мы продолжим разговор про вспомогательные программы и приложения, и сосредоточимся на тех из них, что облегчают работу с наиболее часто используемыми в повседневной жизни сервисами и обеспечивают тот самый цифровой минимализм, к которому мы все стремимся в рамках нашего курса.

Электронная почта и календарь-планировщик есть у каждого, кто пользуется цифровыми продуктами от Google. Однако вы можете существенно расширить свои возможности планирования и управления временем и информацией.

Содержание:

• Управление электронной почтой
• Управление временем и вниманием
• Составление расписания и планирование задач
• Приложения для эффективности
• Проверочный тест

Как и в прошлом уроке, мы подготовили рекомендации для пользователей операционных систем Windows, Android, macOS/iOS, и сгруппировали их в отдельные блоки, чтобы было удобнее находить нужную информацию. Рекомендации, напомним, могут повторяться, потому что многие разработчики делают версию программного продукта и для Android, и для macOS, и для Windows.

Управление электронной почтой

Утро многих деловых людей начинается не с кофе, а с того, чтобы почитать электронную почту и новости. У многих людей среднего и старшего возраста еще сохранилась электронная почта ru (mail.ru, list.ru, inbox.ru и т.д.) для личного пользования, созданная во времена, когда соцсети и мессенджеры еще не захватили мир и не дали нам более удобные инструменты для дистанционного общения.

Уточним, что электронная почта – это специальная технология, которая позволяет обмениваться сообщениями в цифровом формате между пользователями, доставляя сообщения на специально предназначенный для этого электронный адрес. В этом отличие электронной почты, в частности, от сообщений в мессенджерах, обычно привязанных к номеру телефона, и сообщений соцсетях, привязанных к аккаунту пользователя.

За годы использования в почтовых ящиках накопились тонны информации, поэтому управление письмами электронной почты обретает все большую актуальность. Итак, управление электронной почтой – какие есть для этого программы, приложения, сервисы для Windows, Android, macOS/iOS?

Управление электронной почтой в Windows

Рассмотрим основные программы, которые предоставляют различные функции и возможности для управления электронной почтой в системе Windows. И сразу скажем, что их, конечно, намного больше, потому что едва ли не каждый разработчик старается сделать свой цифровой продукт кроссплатформенным, т.е. способным работать с несколькими аппаратными платформами или операционными системами. Тем не менее, есть несколько проверенных временем сервисов, и именно их мы вам рекомендуем.

Электронная почта – сервисы для Windows:

• Microsoft Outlook – предлагает широкий набор функций, включая сортировку почты, создание задач, использование календаря и многое другое. Outlook интегрирован с другими приложениями Microsoft Office, такими как Word, Excel и PowerPoint, что позволяет пользователям легко создавать и редактировать документы, таблицы и презентации прямо из почтового клиента.
• Gmail – официальное приложение от Google. Имеет несколько запутанный, но в целом приемлемый интерфейс для отправки, получения и организации электронной почты, и интегрируется с другими сервисами Google.
• Mozilla Thunderbird – приложение для управления электронной почтой и новостными лентами от Mozilla. Thunderbird предлагает возможности организации почтовых ящиков, фильтрации сообщений, расширений для дополнительной функциональности и поддержку множества почтовых протоколов.
• Mailbird – предлагает настраиваемый интерфейс, удобное управление несколькими почтовыми ящиками, интеграцию с календарем и задачами, поддержку популярных почтовых сервисов, что делает его совместимым с большинством почтовых провайдеров.
• eM Client – предлагает поддержку нескольких почтовых аккаунтов, календарей, контактов, задач, имеет хорошо отлаженные функции защиты от спама и вирусов. Можно настроить интеграцию с календарем и списком контактов, что позволяет удобно планировать встречи и организовывать контакты прямо из приложения электронной почты.
• Opera Mail – приложение от Opera Software, предоставляет простой и интуитивно понятный интерфейс, удобное управление почтовыми аккаунтами и функции фильтрации писем. Поскольку Opera Mail интегрирован с браузером Opera, это позволяет пользователям удобно переключаться между электронной почтой и веб-серфингом. Как говорится, «цифровой минимализм в действии».

Выбор конкретной программы зависит от ваших потребностей, предпочтений и степени комфорта, связанной с использованием определенного интерфейса.

Управление электронной почтой на Android

Здесь мы аналогичным образом рассмотрим основные приложения, которые предоставляют различные функции для управления электронной почтой на Android. И по возможности сосредоточимся на отличительных особенностях каждого сервиса.

Электронная почта – сервисы для Android:

Выбор конкретного приложения зависит от ваших потребностей, специфики устройства и провайдера. Убедитесь, что выбранное вами приложение поддерживает ваш провайдер почты.

Управление электронной почтой в macOS/iOS

И, наконец, операционные системы macOS и iOS. Как правило, разработчики от Apple разрабатывают версии своих продуктов и под мобильное устройство (iOS), и под десктоп (macOS), поэтому мы дадим рекомендации сервисов общим списком. Для тех, кто не знает, уточним, что Desktop – это настольный компьютер, а в более широком смысле – любое коммуникационное оборудование, предназначенное для размещения на столе.

Электронная почта – сервисы для macOS/iOS:

• Mail – встроенное приложение, предоставляет базовые функции для работы с электронной почтой, позволяет настраивать и использовать несколько почтовых аккаунтов, организовывать письма в различные папки и метки, отправлять и получать вложения.
• Microsoft Outlook – полнофункциональное приложение для управления электронной почтой, календарем, контактами и задачами, поддерживает почтовые аккаунты разных провайдеров.
• Mozilla Thunderbird – предлагает расширенные функции, такие как фильтры для организации почты, поддержку множества почтовых протоколов и возможность установки дополнений.
• Spark – приложение от Readdle, которое позиционируется как интеллектуальный почтовый клиент для macOS и iOS. Предлагает «умные уведомления», категории для организации писем, интеграцию с календарем и задачами, поддержку нескольких почтовых аккаунтов.
• Airmail – предлагает широкий набор функций, включая поддержку нескольких почтовых аккаунтов, кастомизацию интерфейса, фильтры для организации писем и многое другое.

Это основные сервисы, которых полностью достаточно, чтобы обеспечить функциональность и цифровой минимализм в работе с почтой. Убедитесь, что выбранное вами приложение поддерживает ваш провайдер почты, и пользуйтесь в свое удовольствие.

Управление временем и вниманием

Управление временем и вниманием – модный нынче тренд, абсолютно необходимый для достижения цифрового минимализма. В уроке 1 мы уже коснулись темы контроля времени, проводимого в телефоне и компьютере. Самый простой способ – это зайти в «Настройки» и открыть раздел «Цифровое благополучие и родительский контроль».

На большинстве устройств открывается круговая диаграмма, представляющая структуру вашей «занятости» в Сети и общее время, проведенное в общении с телефоном:

Если вы прекрасно помните, что в Google вы искали комментарии юристов к новинкам законодательства, в YouTube посмотрели концерт любимой рок-группы, а через Viber поздравили с Днем рождения родственника, с которым общаетесь раз в год и узнаете от него все новости из жизни дальней родни, тогда все в порядке.

Итак, как же отследить время, проведенное в Интернете, как определить свои основные области активности и отвлечения и какие есть для этого программы, приложения, сервисы для Windows, Android, macOS и iOS?

Управление временем и вниманием для Windows

Большинство программ для скрининга времени в Сети и в устройстве работают по сходным принципам, подсчитывая время в различных сервисах и представляя результаты в виде диаграммы, графика либо таблицы. Поэтому сосредоточимся на особенностях, отличиях и дополнительных функциях этих сервисов.

Сервисы контроля времени в Сети для Windows:

Эти инструменты помогут вам понять, куда именно уходит ваше время в Сети, и зачастую такой конкретики бывает достаточно, чтобы человек задумался, не слишком ли сильно он транжирит такой ценный ресурс, как время.

Управление временем и вниманием для Android

Теперь посмотрим основные сервисы для отслеживания времени, проведенного в Интернете на устройствах Android. Базовый функционал у них сходный – подсчет времени и выдача результата. Потому сосредоточимся на особенностях и отличиях.

Сервисы контроля времени в Сети для Android:

• RescueTime – максимально детализированные отчеты о вашей активности.
• Moment – подробный анализ вашей активности.
• QualityTime – возможность установить цели использования времени и получать уведомления о превышении лимитов.
• StayFocusd – есть функция блокировки доступа к отвлекающим веб-сайтам на определенное время.
• Forest – приложение, которое в игровой форме помогает сосредоточиться на определенный отрезок времени. Вам нужно высаживать виртуальный лес, который растет, только если вы не отвлекаетесь от работы или учебы.

Последний вариант, пожалуй, самый креативный, к тому же успокаивающий зеленый цвет сам по себе снижает стресс:

Приложение Forest – отличный пример геймификации процессов. За успешное выполнение задачи вы получаете награды, а если отвлечетесь, тогда деревце из приложения погибнет. Больше подробностей можно узнать из сохранившей актуальность статьи «Forest поможет сконцентрироваться на работе и не отвлекаться на смартфон» [А. Мураховский, 2015].

Управление временем и вниманием для macOS/iOS

И, наконец, сервисы для «яблочной» продукции. В большинстве случаев разработчики от Apple делают версии своих продуктов и под macOS, и под iOS, однако есть и исключения, которые мы будем отмечать в общем списке.

Сервисы контроля времени в Сети для macOS/iOS:

• ANKO: Экранное время и Лимит – для macOS и iOS.
• Timing – для macOS и
• Qbserve – для macOS.
• RescueTime – для
• Effortless Time Tracking – для macOS (аналог RescueTime).
• Moment – для
• OffScreen: Screen Time Control – для

Технические требования к инсталляции приложений можно посмотреть в App Store в описании к каждому приложению. Уточним, что инсталляция в контексте цифровых технологий – процесс установки программного продукта на устройство. Инсталляция проводится с помощью специальной программы, поставляемой разработчиком.

Это основные рекомендации для эффективного управления временем. Кроме того, вы можете пройти нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента» и узнать гораздо больше.

Составление расписания и планирование задач

Итак, мы с вами рассмотрели инструменты контроля за временем, проводимым в Сети, и возможными отвлечениями от работы и учебы. Однако лучший способ не отвлекаться – это эффективное расписание и планирование задач на день, неделю, месяц и т.д.

Тогда вы всегда будете знать, чем вам стоит заняться, а ясность мысли и перспектив мотивирует к выполнению даже самых сложных дел больше, чем собственно мотивирующие речи. Давайте рассмотрим лучшие приложения для планирования дел для Windows, Android, macOS и iOS.

Лучшие приложения для планирования дел для Windows

Если вы большую часть рабочего времени проводите за компьютером, логичнее всего будет иметь план задач прямо в компьютере, причем как для себя лично, так и для вверенного вам подразделения, если вы руководитель.

Более того, планируя задачи для всех сотрудников, со временем можно составить эффективное штатное расписание, где все обязанности будут распределены наилучшим образом. Давайте рассмотрим лучшие приложения для планирования дня, дел и задач для Windows.

Основные приложения для планирования для Windows:

• Microsoft To Do – предлагает простой и интуитивно понятный интерфейс для управления задачами, интегрируется с другими сервисами Microsoft, в частности, такими как Outlook и Microsoft 365.
• Todoist – предоставляет широкий спектр функций для управления задачами, включая возможность создания проектов, установки сроков выполнения, добавления приоритетов и многое другое.
• TickTick – предлагает множество функций, таких как список задач, календарь, напоминания и возможность синхронизации между устройствами.
• Any.do – позволяет создавать списки дел, устанавливать напоминания и синхронизировать данные между устройствами.
• Wunderlist – это приложение уже не поддерживается, однако многие до сих пор им пользуются ввиду его удобства и функциональности. Для фанатов цифрового минимализма здесь есть все необходимое.

Уточним, что Microsoft прекратила поддержку Wunderlist в пользу более нового и «навороченного» Microsoft To Do, однако для тех, кто обходится одним устройством и не нуждается в синхронизации «всего и везде», Wunderlist по-прежнему удобен.

Лучшие приложения для планирования дел для Android

Если ваша работа предполагает много движения, удобнее иметь план задач всегда с собой. Например, в смартфоне. Давайте посмотрим, что нам предлагают разработчики. Большой разницы функционала мы не увидим, поэтому обращайте внимание на простое человеческое «нравится» или «не нравится».

Основные приложения для планирования для Android:

• Todoist – предоставляет широкий спектр функций для управления задачами, включая возможность создания проектов, установки сроков выполнения, добавления приоритетов и многое другое. Синхронизируется с другими устройствами.
• TickTick – предлагает множество функций, таких как список задач, календарь, напоминания и возможность синхронизации между устройствами.
• Microsoft To Do – интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Outlook и Microsoft 365.
• Any.do – имеет простой и удобный интерфейс для управления задачами, позволяет создавать списки дел, устанавливать напоминания и синхронизировать данные между устройствами.
• Google Keep – позволяет создавать списки дел с напоминаниями и интегрируется с прочими сервисами Google.

Таким образом, эти приложения позволяют открыть список дел на любом своем телефоне и компьютере, где бы вы ни находились.

Лучшие приложения для планирования дел для macOS/ iOS

В этом разделе мы рассмотрим бесплатные приложения для планирования дел, которые совместимы с macOS и iOS. Большинство приложений для «яблочной» продукции распространяется на коммерческой основе, поэтому внесем нотку разнообразия и посмотрим, на чем могли бы сэкономить взявшие iPhone в кредит.

Бесплатные приложения для планирования для macOS/ iOS:

• Apple Reminders – встроенное приложение от Apple, ничего доплачивать не требуется.
• Apple Calendar – предоставляет возможности для планирования событий, интегрируется с другими сервисами Apple, такими как iCloud и Siri, а еще с помощью приложения можно подписаться на информацию о различных важных событиях в мире культуры, искусства, спорта.
• Todoist – позволяет создавать задачи, устанавливать приоритеты, добавлять сроки выполнения и многое другое.
• Any.do – планирование, управление задачами, списки дел, напоминания, синхронизация с другими устройствами.
• Microsoft To Do – бесплатное приложение, доступно на всех устройствах.
• TickTick – бесплатное, мультиплатформенное, для всех устройств.
• Remember The Milk – есть бесплатный вариант с базовым функционалом и расширенный функционал за деньги.

Платные возможности для устройств Apple заметно шире, и наиболее популярным среди платных приложений для планирования можно считать Things. Однако если наша цель – цифровой минимализм и оптимизация цифровой деятельности, бесплатные варианты могут оказаться полностью достаточными. Особенно, если у вас есть устройства и на iOS, и на Android, данные с которых нужно синхронизировать между собой.

И, конечно, любое планирование, оптимизация и цифровая трансформация деятельности нужны не сами по себе, а для повышения эффективности во всех сферах жизни.

Приложения для эффективности

В традиционном понимании эффективность – это способность выполнять работу и достигать необходимого или желаемого результата с наименьшей затратой времени и усилий.

Что еще нужно для достижения эффективности, кроме планирования задач, ограничения бесполезного времяпрепровождения в Сети, разумной организации файлов и оптимизации рабочего стола? Нужно, чтобы была оптимизирована вся ваша цифровая деятельность. Именно этому и посвящен наш сегодняшний урок.

В современном мире цифровая деятельность становится все более важной, поскольку большинство компаний, организаций и частных лиц используют цифровые технологии для различных целей, включая коммуникации, управление данными, развлечения, образование и многое другое.

Основные аспекты цифровой деятельности:

Так или иначе, цифровая деятельность предполагает создание и использование цифровых продуктов. Кроме того, это все нужно как-то упорядочить. Мы не будем повторяться и вновь перечислять цели и задачи планирования, приложения для планирования дел, управления электронной почтой и прочее, что мы уже успели рассмотреть.

Давайте рассмотрим инструменты, которые полезны практически всем и каждому и позволяют решить значительную часть текущих задач. Сразу отдадим предпочтение кроссплатформенным продуктам, которые будут работать на всех ваших устройствах.

Приложения для эффективности:

• OfficeSuite – универсальный пакет программ от Microsoft, позволяющий создавать, редактировать и совместно использовать документы, электронные таблицы, презентации и PDF-файлы на своих устройствах.
• Evernote – приложение для создания заметок, которое позволяет организовать и хранить информацию в удобном формате. Оно поддерживает текст, фотографии, аудиозаписи и другие типы контента, а также синхронизируется между устройствами.
• Trello – сервис для управления проектами и задачами в виде карточек на доске. Предоставляет возможности для создания списков задач, установки сроков, назначения ответственных и отслеживания прогресса.
• Asana – сервис для управления проектами и задачами. Предлагает инструменты для планирования проектов, распределения задач, организации коммуникации и отслеживания выполнения работ.
• Мой Бюджет – планирование финансов, приложение для учета расходов и доходов, которое позволяет создавать категории трат, устанавливать бюджеты и анализировать финансовые данные.
• Money Lover – планирование финансов, приложение для учета финансов, создания бюджетов и анализа данных.
• Домашний бюджет – планирование финансов, приложение для учета финансов в семье, которое позволяет отслеживать расходы каждого члена семьи, устанавливать общие бюджеты и анализировать финансовые данные.
• UNUM – приложение для планирования ленты Инстаграма (пока что запрещен в РФ). Позволяет обработать снимки в одном стиле и перемещать их с места на место, пока не будет достигнута гармония.
• Inpreview – приложение для планирования Инстаграма, позволяющее оценить, как будет выглядеть контент еще до публикации.

Запомните, что цифровой минимализм – это не отказ от гаджетов и цифровых технологий, а стремление к тому, чтобы оптимизировать свою цифровую деятельность и сделать ее эффективной. Самое главное, что для этого нужно, мы рассмотрели в рамках сегодняшнего урока. Далее вас ждет проверочный тест и следующая тема – организация цифровой среды.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Далее мы поговорим про организацию цифровой среды.

Ольга Обломова