В мире, где скорость изменений и количество информации постоянно растут, умение управлять собой становится ключевым навыком для успешного совмещения учебы, работы и организации жизни в целом. Как все успевать и возможно ли это вообще?
Расскажем, как и где найти время на важные дела, рассмотрим основные аспекты управления собой и предложим стратегии, которые помогут вам развить навыки самоконтроля, улучшить качество жизни и достичь поставленных целей.
Когда человек собран и уверенно себя чувствует, ставит задачи и планирует свою жизнь, у него все получается. Избавьтесь от негативных эмоций, научитесь управлять своим состоянием, чтобы стать эффективнее и успевать максимум из того, что нужно сделать. Освоить это искусство вы можете на нашей онлайн-программе «Сам себе психолог».
И, конечно, эффективному человеку необходима грамотная организация времени в течение дня, недели и т.д. На онлайн-программе «Лучшие техники тайм-менеджмента» вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции и планирования, а также методы совместной работы, которые применяются успешными людьми и известными компаниями.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – это эффективное использование времени, планирование и распределение его между различными задачами. Он помогает все успевать без стресса или хотя бы снизить его уровень при плотном графике. Овладев принципами тайм-менеджмента, вы научитесь работать продуктивнее и расставлять приоритеты, чтобы сначала выполнять срочные и важные дела, а затем переходить к менее срочным, но важным задачам. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на главном и повысить свою эффективность, работая умнее, а не усерднее.
Решение задач и организация их выполнения строятся с использованием разных принципов и инструментов:
- Расстановка приоритетов.
- Планирование времени.
- Делегирование обязанностей.
- Распределение времени между задачами.
- Использование технологий для организации времени.
- Избегание отвлекающих факторов.
- Отдых и релаксация.
Недостаточно просто выбрать приоритетную задачу и браться за нее – тогда вне фокуса внимания останутся другие дела и отдых. Также не хватит одного только распределения времени между делами, все равно нужно расставить приоритеты, чтобы точно не было напряжения и переживания об отдельных необходимых действиях. Делегирование порой помогает закрыть задачи быстрее, технологии способствуют отслеживанию времени, а отдых критически необходим для восстановления сил. Все это о тайм-менеджменте.
Не для всех одинаково
Не все методы управления временем универсальны, потому что каждый человек работает по-своему и сталкивается с индивидуальными трудностями в этой сфере. У каждого есть свой основной подход к организации деятельности. Если вы задумаетесь об этом, возможно, поймете, что вы:
- Мученик времени.
- Прокрастинатор.
- Отвлекатель.
- Недооценщик.
- Пожарный.
- Перфекционист.
Рассмотрим каждый стиль тайм-менеджмента более подробно.
Мученик времени
Вы заполняете свое время чужими делами вместо того, чтобы сконцентрироваться на собственных задачах. Ваши собственные цели кажутся слишком сложными, поэтому вы хватаетесь за возможность сделать что-то еще – получаете поддержку окружающих, но забываете о задачах, которые могли бы помочь вам самоутвердиться.
Возможные проблемы: многозадачность, нарушение сроков, неэффективное планирование, пропуск перерывов.
Прокрастинатор
Те, кто стремится к перфекционизму, часто берут на себя дополнительные обязанности. Прокрастинаторы же откладывают важные дела, боясь ошибок и неудач. Некоторые считают, что работа под давлением помогает достичь лучших результатов, но часто эти результаты сопровождаются стрессом и тревогой.
Возможные проблемы: несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность.
Отвлекатель
Ваше стремление помочь искренне, но вы слишком легко отвлекаетесь. Вероятность того, что вы обратите внимание на просьбу коллеги, равна тому, как если бы вам позвонил руководитель и говорил с вами 20 минут.
Возможные проблемы: многозадачность, срыв сроков, неэффективное планирование.
Недооценщик
Вы предполагаете, что задача займет меньше времени, чем есть на самом деле, и часто не успеваете уложиться в поставленные сроки.
Возможные проблемы: срыв сроков, неэффективное планирование.
Пожарный
Сейчас вы стараетесь все делать самостоятельно – постоянно решаете множество задач и не чувствуете удовлетворения, если не заняты десятком дел одновременно. Когда вы завершите их, скорее всего, спросите: «Что дальше?» – такая стратегия может привести к эмоциональному истощению.
Возможные проблемы: несоблюдение сроков, пропуск перерывов, неэффективное планирование.
Перфекционист
Вы похожи на прокрастинатора, но ваша неспособность выполнить задачу имеет благородную причину – стремление к совершенству. Вы готовы работать сверхурочно и прилагать максимум усилий для создания качественного продукта, но иногда забываете остановиться и рискуете выгореть.
Возможные проблемы: пропущенные сроки, пропуск перерывов.
Все трудности, связанные с управлением временем, можно преодолеть, а необходимые навыки тайм-менеджмента развить, если использовать подходящие методы.
Мы собрали 10 способов эффективно себя организовать. Выбирайте подходящие для себя, внедряйте и повышайте свою эффективность.
10 техник тайм-менеджмента
Какой метод лучше всего подходит для управления временем? Это зависит от ваших потребностей: нужно ли вам оптимизировать рабочее время, учебный график или следить за прогрессом в достижении целей.
«Помодоро»
Вы организуете свою работу, разбивая ее на 25-минутные рабочие сессии (так называемые «помидоры») без какого-либо отвлечения на почту/смартфон и короткие пятиминутные перерывы. После четырех циклов сделайте 20-минутный перерыв. Метод помидора, разработанный Франческо Чирилло, получил свое название благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который он использовал для контроля своего рабочего процесса.
Метод «Помодоро» помогает планировать время, держать баланс между работой и отдыхом, улучшает навыки стресс-менеджмента и умение говорить «нет», чтобы никто не отвлекал – это и к вопросу о приоритетах.
Из минусов отметим риски несоблюдения таймера – нередко пользователи метода пропускают перерывы, а это приводит к контрпродуктивности. А еще сеансы по 25 или 5 минут могут вам не подойти, например, ввиду особенностей деятельности: жесткое расписание на работе, командировки, встречи и т.д.
Удобно использовать разные приложения для отслеживания времени, например, Focus To-Do для iOs и для Android и им подобные.
GTD
Метод Getting Things Done (GTD) – это многоступенчатый подход, позволяющий организовать мозговой штурм задач и преобразовать их в простой список дел. Этот метод был описан Дэвидом Алленом в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
Методика GTD заключается в организации и контроле задач в несколько шагов:
- Начните с захвата: записывайте все задачи, которые приходят вам на ум.
- Уточните каждую задачу: определите ее выполнимость и наличие конкретных шагов.
- Организуйте свои задачи: распределите дела по разным категориям и добавьте контекст, например, дом, работа, просьба от коллеги.
- Размышляйте о своих задачах: анализируйте, какой следующий шаг нужно предпринять, и убедитесь, что задача должна быть выполнена именно на этой неделе или в определенный день.
- Вовлекайтесь в процесс: отмечайте выполненные задачи и начинайте работать над оставшимися.
Подробнее о методике организации личного и рабочего времени мы писали в одноименной статье «Getting Things Done Дэвида Аллена». Метод GTD помогает охватить все задачи и проекты даже в перспективе, однако потребует проявления силы воли.
«Съешь эту лягушку»
Этот метод управления временем помогает расставить приоритеты задач. Сначала нужно выбрать самую важную или самую неприятную задачу (это и будет ваша «лягушка»). Это может быть звонок старому сложному клиенту, обращение к доктору, выделение времени на диагностику машины – любая задача, которую откровенно неохота или страшно делать. Ее надо решить завтра в первую очередь.
После того, как первая задача будет решена, можно переходить к остальным делам, но не раньше. Возможно, это будет задание, требующее полной концентрации из-за своей значимости или сложности, которого вы избегали, потому что оно скучное или трудное.
Для работы с большим количеством задач автор идеи предлагает расставить приоритеты дел по следующей схеме:
- Задача А – самая важная, требует немедленного решения, иначе возникнут серьезные проблемы.
- Задача Б – менее значимая, но все же необходимая, выполняйте ее после задачи А.
- Задача C – задача, которую можно выполнить, но без негативных последствий при невыполнении.
- Задача D – задача, которую лучше делегировать другим, чтобы уделить время задаче А.
- Задача E – задача, которую можно исключить, т.к. она не является обязательной.
Брайан Трейси развил идею «съесть лягушку» в своей книге «Съешь эту лягушку! 21 эффективный метод перестать откладывать дела и сделать больше за меньшее время». Метод «поедания лягушки» помогает планировать эффективно, разумно ставить цели и решать сложновыполнимые или отложенные в долгий ящик дела, какой бы сферы жизни они ни касались.
Тайм-боксинг
Вы определяете временные интервалы для выполнения задач, работаете в течение этого времени, а затем останавливаетесь по его истечении. Это может быть час или два – по возможностям и потребностям.
Тайм-боксинг часто использует фиксированные сроки, поэтому он применяется в управлении проектами. Эти сроки могут быть мягкими, когда по истечении времени можно добавить еще минут на продолжение деятельности, или жесткими – по завершении времени деятельность прекращается.
Тайм-боксинг – это более глубокий подход к методу «Помидора», где время внутри тайм-бокса не является постоянным и составляет не 25 минут, а имеет другое значение. Подробнее о методе тайм-боксинга мы писали в статье «Что такое тайм-боксинг».
Блокировка времени
Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над ними в течение этого срока.
Блокировка времени включает в себя четыре этапа:
- Планирование. На этом этапе необходимо определить задачи, которым нужно уделить время.
- Блокировка. Каждой задаче отведите временной блок от нескольких минут или часов, выделите день, когда будете заниматься ими, зафиксируйте в календаре. Приоритетным делам выделите больше времени, менее продуктивное время в течение суток оставьте на менее важные дела.
- Креативный этап. Приступайте к решению задач согласно расписанию. Делайте перерывы между блоками и не выходите за рамки выделенного времени. Будьте гибкими: если вам поручили срочное задание, выделите для него определенный отрезок времени и приступайте к выполнению как можно скорее, но с учетом уже существующих блоков.
- Доработка. Когда вы понимаете, что задача требует больше или меньше времени, чем ожидалось, скорректируйте расписание остальных задач на этот день.
Метод блокировки времени помогает уложить необходимые дела в течение дня или недели: вы точно сможете распределить задачи в своем графике и не бояться перенапряжения.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – это метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты в задачах. Этот подход основан на разделении задач на важные и не важные, а также на срочные и не срочные. Вы оцениваете каждую задачу по этим критериям и выполняете их в соответствии с результатами оценки.
Матрица Эйзенхауэра получила свое название в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей эффективностью на посту главы государства.
Чтобы организовать время по матрице Эйзенхауэра, составьте список задач и распределите их по четырем квадрантам:
- 1-й квадрант – важные и срочные дела. Вы должны сделать их немедленно.
- 2-й квадрант – задачи важные, но не срочные. Вам следует составить план их решения.
- 3-й квадрант – задачи не важные, но срочные. Вам следует делегировать эти задачи своим коллегам.
- 4-й квадрант – не важные и не срочные задачи. Их можно исключить из своего расписания.
Затем расставьте задачи по времени выполнения, выделите для них временные рамки и действуйте. Оптимально начать с первого квадранта, затем из второго, а дела из третьего – в последнюю очередь. А вообще, вы можете чередовать квадранты, корректировать время на выполнение, выполнять те задачи, по которым горят сроки. Узнайте больше о методе в статье «Матрица Эйзенхауэра и ее применение в повседневной жизни».
Биологический прайм-тайм
Биологическое «пиковое время» – это часы, когда уровень вашей энергии наиболее высок, поэтому именно тогда вы, вероятно, будете максимально продуктивны на работе. Как только поймете, в какое время суток ваша энергия находится на пике, вы сможете посвятить это время решению самых важных и приоритетных задач. Тайм-менеджмент по биологическим часам предложил Сэм Карпентер в книге «Система во всем».
Чтобы определить свое оптимальное время для работы, вам потребуется провести эксперимент в течение 20 дней. В этот период отслеживайте такие показатели, как концентрация, энергия, мотивация и внимание, по возможности фиксируйте эти данные каждый час и каждый день в определенный временной промежуток, например, с 8:00 до 18:00.
После анализа результатов эксперимента вы заметите, что определенное время суток является наиболее продуктивным для вас. Затем распределите приоритетные задачи на этот период, а менее важные задачи – на интервалы снижения концентрации, уровня энергии и внимания.
Правило 10 минут
Вы устанавливаете для себя 10-минутный интервал для выполнения задачи. По прошествии этого времени вы оцениваете, продолжать работу в течение следующих десяти минут или сделать перерыв. Работайте десятиминутными сессиями, пока не почувствуете, что хотите отдохнуть от этой задачи на остаток дня.
Разделение задачи на короткие промежутки времени позволит вам чувствовать динамику, т.к. придется работать над ней только по 10 минут за раз. Когда вы работаете всего 10 минут, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении сложных задач.
Поскольку 10 минут – это короткий период, вероятнее всего, вы продолжите работать над другими 10-минутными подходами после первого. Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы. Так вероятность прокрастинации снижается, и вы привыкаете сразу же погружаться в работу. С психологической точки зрения 90-минутную задачу проще выполнить порциями по 9×10 минут.
Список того, что нельзя
Вместо того чтобы составлять обычный список дел, вы указываете все задачи и действия, которые не собираетесь выполнять и о которых не будете думать в течение дня. Это могут быть такие факторы, как отвлечения, нереалистичные цели, на которые не хватает времени, или вредные привычки, от которых вы хотите избавиться. Перед каждым делом поставьте отрицание:
- Не посещать соцсети с 9:00 до 17:00.
- Не звонить подруге до 17:00.
- Не выходить на перекур в понедельник.
- Не заходить в игру сегодня и т.д.
Список дел, которые точно не нужно делать, поможет сэкономить время на решение более важных задач и на отдых. А еще с его помощью можно контролировать вредные привычки, время на социальные сети и т.д.
Метод быстрого планирования (RPM)
Один из самых эффективных методов управления временем – метод быстрого планирования RPM (Rapid Planning Method). Эта аббревиатура также расшифровывается как «результат, цель и масштабный план действий». Метод был разработан Тони Роббинсом, известным мотивационным спикером. Основная идея RPM заключается в обучении мозга визуализации желаемого результата для его реализации. Этот подход идеально подходит для постановки долгосрочных целей.
Как работает метод быстрого планирования:
- Сначала определите все задачи, которые вам необходимо выполнить на этой неделе. Старайтесь быть объективными и ограничиться 5-9 пунктами. Объединяйте схожие задачи в группы. Можно использовать категории «Работа», «Личные дела», «Развитие», «Здоровье» и т.д.
- Определите приоритетные направления и создайте для них отдельные группы задач. Например, на этой неделе сосредоточьтесь на развитии карьеры.
- Возьмите лист и разделите его на три столбца: «Результаты», которых хотите добиться, например, улучшить навыки программирования; «Цель» с мотивацией получения результатов, например, подать заявку на курс; и «План масштабных действий» с описанием действий, которые нужно совершить.
- Создайте отдельный блок для нерабочих задач и прочих категорий, которые вам нужны.
- Действуйте согласно плану.
- Проверьте свою работу, ответив на вопросы: «Выполнил ли я все шаги своего масштабного плана действий?», «Была ли моя цель мотивацией помочь мне достичь желаемых результатов?», «Достиг ли я желаемых результатов?»
Корректируйте планы в зависимости от выполнения и приоритетов.
Рутины не избежать
Вам доводилось заниматься скучными делами? Писать эссе или создавать сайт местной управляющей компании? Мыть посуду или ездить на дачу к родственникам?
Вы когда-нибудь восхищались отличником, чье сочинение поразило учителя, или хозяйкой, которая заботится одновременно о доме, саде и детях? Автослесарем, восстанавливающим старый советский автомобиль? Может показаться, что эти люди знают секрет успеха, ведь у них все получается.
Секрет прост: восхитительные результаты приходят через упорный труд. Музыкант часами разучивает произведения, дизайнер прорабатывает детали интерфейса, хозяйка каждый день занимается бытом. Когда человеку интересно, он много и с удовольствием работает, поэтому все получается.
Но те, кто способен решать задачи только на любимые темы, – это любители, для них это не работа, а хобби. Профессионалу же интересно все, он получает удовольствие от процесса и результата в целом, а не только от темы. Интересная тема – приятный бонус, но не обязательное условие. Профессионал умеет «включить» интерес. Для этого он, во-первых, заряжает себя энтузиазмом. Во-вторых, глубоко погружается в задачу, изучает историю, бизнес и людей, связанных с этой областью. Знания создают интерес к работе.
Для достижения успеха в любой деятельности важно организовать свою работу правильно. Упорный труд и энтузиазм играют ключевую роль, но также необходимо изучать тему глубоко, погружаясь в историю, бизнес и людей, связанных с ней. Это поможет развить интерес к работе и достичь лучших результатов.
Дедлайны – это важно
Программисты попросили отсрочку, потому что не успели закончить работу. Штукатуры говорят, что штукатурки больше нет, и ремонт задержится на несколько дней. Такое случается. Возможно, пара дней ничего и не решит, но время – ограниченный и невосполнимый ресурс. День тут, неделя там, месяц здесь.
Если тратить время попусту, можно упустить возможность сделать что-то полезное и интересное. Поэтому фиксируйте дедлайны, чтобы использовать время эффективно. Временные ограничения стимулируют работу, помогают преодолеть лень и прокрастинацию. Когда сроки поджимают, активизируются изобретательность и упорство.
Студенты хорошо это понимают: даже те, кто привык откладывать все на потом, начинают учиться в последний момент. Благодаря дедлайнам отличники становятся еще лучше.
Дедлайны помогают проверять идеи и избегать ошибок. Обратная связь после запуска проекта позволяет определить вектор дальнейшего развития. Чем раньше вы получите отзыв, тем меньше времени потеряете.
Дедлайны помогают избавиться от лишнего. В условиях ограниченного времени становится ясно, какие задачи важны, а какие можно отложить. Зачастую выясняется, что некоторые идеи были лишними и их реализация только бы отняла время.
Сроки выполнения задач помогают идти в ногу со временем. Ведь технологии, мода и предпочтения потребителей постоянно меняются. Чем дольше затягивается проект, тем выше риск, что конкуренты обгонят вас, проблема утратит свою актуальность, а внешний вид перестанет быть востребованным.
Используйте методы работы с жесткими сроками:
- Не соглашайтесь на дополнительное время. Если приближается крайний срок, найдите решение, которое позволит уложиться в него.
- Выбирайте упрощенные варианты и исключайте лишние функции, чтобы успеть выполнить задачу в срок. Блок на сайт можно добавить позже, а станок перепрограммировать.
- Говорите «нет» функциям. Никто не знает, что сработает, а что нет. Гораздо важнее запустить продукт и проверить его в действии, чем бесконечно улучшать и добавлять новые опции, которые могут оказаться бесполезными.
- Настаивайте на сроках. Проекты без сроков поглощают время бесконтрольно. Очень жаль потратить жизнь на скучный бесконечный проект и в итоге осознать, что время ушло, а жизнь прошла зря.
- Относитесь к крайнему сроку как к празднику. Он все равно наступит. Если вы не успеете купить подарки, вам придется импровизировать, но это не страшно, главное, чтобы праздник удался.
Используйте свое ограниченное время с умом.
Сделайте это завтра
Вы были погружены в работу, когда неожиданно появился коллега или руководитель с неотложным заданием. Вы прервали свою деятельность, чтобы помочь ему, однако в результате не смогли завершить собственную работу. Позже выяснилось, что проблема не была такой уж срочной, и вы подвели всех, не выполнив свои обязанности.
Знакома ли вам подобная ситуация? Это неудивительно, ведь люди обладают способностью мгновенно реагировать на внешние стимулы. Благодаря этому качеству вы можете инстинктивно уклониться от приближающегося автобуса, даже не задумываясь. Однако в рабочей обстановке мгновенная реакция может оказаться вредной.
Многие задачи кажутся срочными лишь на первый взгляд. Проблема вашего коллеги не была похожа на несущийся на вас автобус, и, если бы у вас было время подумать, вы бы попросили его зайти позже.
Метод «сделать завтра» позволяет отключить автоматическую реакцию и дает вам возможность все обдумать. Суть этого подхода состоит в том, чтобы отложить все новые дела на завтра или на более поздний срок. Если ваш коллега пришел с неотложной задачей, отлично, вы сможете заняться ею завтра. Если руководитель требует отчет, хорошо, подготовьте его завтра. Если ребенок просит пойти в зоопарк, с радостью отправляйтесь туда завтра.
Не бойтесь отказываться от важных дел, поскольку если человеку действительно понадобится ваша помощь сегодня, он сообщит вам об этом. Кроме того, не стоит опасаться гнева руководства, поскольку метод «сделать завтра» помогает вам сэкономить время для выполнения предыдущих задач, демонстрируя ответственное отношение к работе и времени.
Резюме
Успеть кучу дел можно, если грамотно подойти к вопросу планирования времени. В этом помогут приемы и техники, о которых мы рассказали. Они будут полезны для профессиональной деятельности и повседневного планирования дел, помогут найти момент времени для себя и для близких, не жертвуя личной производительностью.
С правильным тайм-менеджментом возможна работа, которую можно совмещать с учебой, с семьей и хобби. Когда человек сосредоточен, уверен в себе и умеет планировать свою жизнь, он достигает успеха. Избавьтесь от отрицательных эмоций и научитесь контролировать свое состояние, чтобы стать продуктивнее и успевать выполнять все важные дела. Вы можете освоить эти навыки на нашей онлайн-программе «Сам себе психолог».
Также эффективному человеку важно грамотно распределять время в течение дня, недели и т.д. На онлайн-программе «Лучшие техники тайм-менеджмента» вы узнаете о самых эффективных методах управления временем, целеполагания, декомпозиции и планирования, а также о принципах совместной работы, которые используют успешные люди и известные компании.
Желаем вам успеха в освоении эффективного планирования вашей жизни!
И в завершение предлагаем вам поучаствовать в опросе по теме статьи:
