Почему вам постоянно не хватает времени и денег? Почему вы вечно заняты и дико устаете, но при этом ничего не успеваете? Почему жизнь проходит, а впечатление такое, что вы еще и не начинали жить по-настоящему?
Те, кто прошел наши программы «Психическая саморегуляция» и «Лучшие техники тайм-менеджмента», давно уже справились с этими проблемами, если они и были когда-то раньше. А вот для очень многих эти проблемы весьма актуальны. Сегодня мы можем сделать шаг к их решению и понять, как нужно действовать и что конкретно делать. Наша сегодняшняя тема – тайм-менеджмент как способ самоконтроля.
Самоконтроль: что это такое?
Что же такое самоконтроль, и какое он имеет отношение ко всем тем вопросам, что мы задали вначале? Термин «самоконтроль» складывается из двух слов, которые и раскрывают его суть: самостоятельный контроль. Его употребляют применительно к самым разным жизненным ситуациям и обстоятельствам.
Так, физический самоконтроль важен для спортсменов с целью понимания, как они продвигаются в направлении улучшения своих спортивных показателей и как занятия спортом влияют на их здоровье. Для этого спортсменам рекомендуется вести дневник самоконтроля.
Он важен в первую очередь для того, чтобы осуществлять объективный контроль за состоянием здоровья (пульс, артериальное давление, масса тела) и спортивными результатами (бег на 100 метров, 10 километров, дальность прыжка в длину и т.д.)
Нужен самоконтроль и для людей, страдающих различными хроническими заболеваниями. Постоянное наблюдение за своим самочувствием и объективными показателями работы организма позволяет предотвращать сезонные обострения и ухудшение состояния здоровья.
Так, крайне важен самоконтроль при 2 и 1 типе диабета. Таким больным нужно держать под контролем уровень сахара в крови и сообщать лечащему врачу, как меняется данный показатель в течение суток после сна, отдыха, еды, физической нагрузки.
Свои показатели самоконтроля у тех, кто тщательно готовится к зачетам и экзаменам. Вопросы в экзаменационных билетах – это и есть те вопросы для самоконтроля, ответив на которые можно понять, насколько студент или школьник готов к грядущему испытанию.
Каким образом самоконтроль может помочь в решении глобальных проблем вроде нехватки времени, денег и чувства удовлетворенности от жизни? На самом деле, к самоконтролю относится все, что поддается нашему регулированию в принципе.
Если вам удается взять под контроль свои эмоции и свое отношение к жизни – это элемент самоконтроля. Если вам удается взять под контроль свое личное и рабочее время настолько, чтобы внезапные дела не выбивали вас из колеи, – это тоже элемент самоконтроля.
А если вам удается обуздать время и взять под контроль собственную жизнь – это уже high level, и к этому вполне можно и даже нужно стремиться. Какое отношение к самоконтролю имеет тайм-менеджмент? Самое непосредственное, потому что если взять под контроль время, его точно хватит на все, в том числе на то, чтобы по-настоящему радоваться жизни.
Принципы тайм-менеджмента в работе: как применять, чтобы контролировать?
Итак, как же обуздать быстролетящее время? Большинство людей, когда-либо интересовавшихся темой тайм-менеджмента, прекрасно осведомлены, что такое «принцип Парето» и как ставить себе цели по технологии SMART. Очень многие пробовали «разделить слона на бифштексы» и вполне успешно практиковали метод Pomodoro.
Однако далеко не все из уже попробовавших тайм-менеджмент могут с уверенностью сказать, что достигли главного, а именно взяли под контроль свое время и свою жизнь. А все потому, что любую технику нужно адаптировать к своим обстоятельствам и держать в голове главную мысль: зачем?
Признанные мэтры в сфере управления временем любят повторять на разные лады, что нет ничего хуже, чем быстро и качественно переделать все дела, которые не стоило делать вовсе. Эта же мысль есть и в книге Брайана Трейси «Тайм-менеджмент», из которой мы сегодня почерпнем много интересных идей для самоконтроля посредством тайм-менеджмента [Б. Трейси, 2015].
Кроме того, авторы многочисленных изданий по тайм-менеджменту не устают напоминать, что ваша задача – это управлять временем и собственной жизнью, а не списком дел, который, конечно, нужен, но нужен как средство достижения ваших целей, а не как самоцель. Возможно ли это в полной мере? А давайте попробуем! И рассмотрим, как использовать для самоконтроля основные принципы тайм-менеджмента:
- Принцип Парето.
- Деление слона на бифштексы.
- Принцип Pomodoro.
- Принцип гибкого и жесткого планирования.
Итак, приступим.
Как использовать «принцип Парето»?
Напомним вкратце, в чем заключается «принцип Парето», он же правило «20 на 80». Суть в том, что 20% от всех совершаемых человеком действий обеспечивают ему 80% всех его достижений. Это касается буквально всего. Все попытки сформировать оптимальный инвестиционный портфель приведут к тому, что 20% вложений принесут 80% дохода. Все попытки читать больше ведут к тому, что 20% прочитанного дадут нам 80% полезных знаний.
Как использовать «принцип Парето» или правило «20 на 80» для контроля над ситуацией, собой и своими действиями? Вам поможет небольшое задание для самоконтроля из книги Брайана Трейси «Тайм-менеджмент» [Б. Трейси, 2015]. Подумайте, какие из всех ваших насущных проблем, которые необходимо решить, составляют те 20% проблем, создающих 80% помех на пути к цели?
Возможно, на первый взгляд это немножко непривычный подход. Однако взгляд с обратной стороны процесса и попытка понять «что мешает» часто помогает сдвинуться с места быстрее, чем размышления на тему «что делать». Условно говоря, если в вашем бизнесе один из ключевых менеджеров начал безбожно лениться или ушел в запой, вам вряд ли поможет эффективное планирование и «навороченные» методики управления.
Даже если это всего лишь один менеджер из пяти представителей топ-менеджмента, его «косяков» будет полностью достаточно, чтобы «обнулить» усилия всех, кто работает с ним в одной связке. Отправив в отпуск или уволив такого человека, вы устраните 80% искусственных помех, создаваемых на пути реализации проекта. Просто потому, что топ-менеджер, задействованный практически во всех производственных цепочках и успевающий создать проблемы в каждой из них, реально влияет на 80% всех процессов компании.
Разумеется, это не отменяет прямого взгляда на процесс. Для того, чтобы взять под контроль время с помощью «принципа Парето», достаточно взглянуть на так любимые коучами списки дел и честно ответить себе: какое дело из этого перечня нужно сделать в обязательном порядке в первую очередь и быстрее для того, чтобы получить желаемый результат? А какое сразу после него, потому что от него тоже много зависит? Проанализировав практически любой список дел подобным образом, можно легко увидеть, что из 10-15 пунктов только 2-3, т.е. 20% обеспечивают те самые 80% результата, которые нам нужны.
Может возникнуть закономерный вопрос: а зачем тогда остальные 80% дел? Естественно, они тоже нужны! Если вы будете общаться исключительно с ЛПР (лицами, принимающими решения) и перестанете интересоваться, чем живут и «дышат» ваши подчиненные, очень скоро вы получите незаинтересованное отношение к работе, безделье, а то и саботаж.
Однако если дело обстоит таким образом, что вы как руководитель 80% своего рабочего времени вникаете в мелкие дрязги подчиненных и занимаетесь микроменеджментом вместо того, чтобы поставить четкие задачи, объяснить критерии результативности и научить людей всему, что нужно им для работы, вы бездарно расходуете ценнейший ресурс – время.
Поэтому стоит оптимизировать процесс так, чтобы подчиненные не чувствовали себя ущемленными и обделенными вниманием со стороны руководителя, но при этом у руководителя появилось больше времени для того, чтобы заняться нетворкингом, найти больше потенциальных клиентов и продумать наиболее подходящее предложение для каждого из них. Это нужно сделать обязательно, потому что 80% успеха компании зависит, конечно же, от ключевых клиентов и их щедрости, а последнее во многом от того, насколько компания смогла вникнуть в их нужды и предложить то, что нужно.
Как «поделить слона на стейки»?
Один из популярнейших принципов тайм-менеджмента гласит, что любое масштабное дело сдвинется с места быстрее, если его разделить на несколько дел поменьше. Большое по масштабам дело условно принято называть «слоном», а части, на которые его нужно разделить, «стейками» или «бифштексами». В реальной жизни вряд ли очень много из числа живущих в средней полосе России когда-то ели бифштекс из слона, но сейчас не об этом.
Сейчас о том, как делить правильно, чтобы реально взять под контроль весь процесс и самого себя вместе со своими страхами взяться за дело и сомнениями наподобие «а вдруг не получится»? Можем успокоить всех беспокоящихся: если ничего не делать, у вас точно ничего не получится! Этот результат у вас уже, считайте, всегда есть, поэтому самое время попытаться достичь чего-то более существенного.
Как «делить слона на бифштексы»? Это следует делать письменно. Не стоит уповать на то, что вы и так все прекрасно знаете и помните. Всякий раз, когда на горизонте забрезжил масштабный проект, следует потратить время на то, чтобы расписать все шаги по его реализации. Такие шаги как раз и будут теми самыми «делами помельче» или «стейками», на которые нужно разделить большое дел, т.е. проект.
Брайан Трейси, автор ранее упомянутой книги «Тайм-менеджмент», утверждает, что каждая минута, потраченная на планирование, сэкономит впоследствии 10 минут времени, когда настанет черед реализации всех расписанных шагов. Это полностью объяснимая закономерность. Сама по себе необходимость формулировать мысли так, чтобы их можно было внятно изложить на бумаге, заставляет думать более структурировано, что не всегда наблюдается, когда мы думаем «про себя», никак не фиксируя пришедшие в голову идеи.
Составленный письменно список дел или «список стейков» станет определенной гарантией, что вы точно ничего не забудете и не упустите как при планировании, так и в процессе реализации проекта. А сам список – это, считайте, готовый чек-лист для самоконтроля, все ли вы сделали, всем ли задействованным в процессе сотрудникам объяснили, что нужно сделать, и все ли идет по плану.
Автор книги, кстати, утверждает, что такой подход принесет всем планирующим дела на бумаге важный бонус: спокойный здоровый сон. Когда у нас появляется внятный список того, что именно нам нужно сделать завтра, послезавтра, на этой неделе, это дает некоторую уверенность в завтрашнем дне и, как следствие, спокойствие. Когда человек спокоен, он быстрее и легче расслабляется, отходит ко сну и спокойнее спит, что приносит несомненную пользу здоровью и, кстати, тому самому большому масштабному делу, на которое появится больше сил и энергии.
Когда список будет готов, следует пересмотреть его еще раз и сформировать последовательность и приоритетность дел. Это не всегда так самоочевидно, как кажется на первый взгляд. Разумеется, мы не сможем возвести стены здания раньше, чем будет готов фундамент. А вот заказать материал для постройки стен по выгодным ценам и оплатить, пока не случился очередной виток инфляции, можно уже на этапе, когда начнут рыть котлован.
И это никоим образом не отвлечет ваши оборотные средства, а, наоборот, сохранит их. Во-первых, сегодняшние строительные технологии позволяют достаточно быстро проходить все этапы строительства. Во-вторых, инфляция развивается все равно быстрее, чем копают котлован и закладывают фундамент.
Не просчитаться и учесть все действующие факторы конкретно для вашей ситуации позволят навыки моделирования бизнес-процессов. Как вариант, можно использовать диаграмму Ганта, позволяющую наглядно представить, что и в какое время нужно делать, какие дела могут идти параллельными курсами, а для каких нужна четкая последовательность:
Выставляя приоритетность дел и планируя их выполнение, всегда помните, что более важные дела не должны подчиняться менее важным. Тут, конечно, возможен конфликт интересов. Условно говоря, для начальника важно, чтобы менеджер по продажам выполнял и перевыполнял план продаж. И поэтому начальник всегда жаждет, чтобы выполнивший план продаж менеджер спешно искал новых клиентов и рынки сбыта, дабы перевыполнить достигнутые показатели.
Для самого менеджера по продажам более важной задачей может быть карьерный рост. И, коль скоро родная компания практикует исключительно утилитарный подход к его навыкам, освободившееся после выполнения плана время менеджер может пожелать потратить на более важную для него задачу – планирование карьеры. Например, анализ рынка труда, чтение специальной литературы по технике продаж, посещение онлайн-тренингов по продажам и т.д.
В целом, тема конфликта интересов весьма занимательна вот чем: если каждый менеджер, бизнесмен, предприниматель, наемный работник будет стопроцентно следовать новомодным рекомендациям по планированию и тайм-менеджменту, конфликт интересов обязательно возникнет.
Таким образом, с одной стороны для успеха дела хорошо, когда все сотрудники относятся к работе и карьере осознанно. С другой стороны, при таком осознанном подходе каждому со временем потребуются новые возможности для реализации своего потенциала. А вот как их найти таким образом, чтобы компания выиграла, это уже тема для отдельной статьи. Пока же попробуем развить самоконтроль посредством техник тайм-менеджмента.
Чем поможет принцип Pomodoro?
Для начала напомним, что означает принцип Pomodoro. Согласно этому принципу, для каждого дела нужно планировать временные отрезки, в течение которых заниматься только запланированным делом, не отвлекаясь ни на разговоры, ни на звонки, ни на сообщения.
Почему сие действо именуется Pomodoro? Дело в том, что первооткрыватель данного принципа, студент из Италии Франческо Чирилло, пользовался таймером в виде помидора, и именно этот таймер он ставил на 25 минут, в течение которых занимался учебой, а после делал перерыв на 5 минут. В классическом варианте так и рекомендуется делать: работать отрезками по 25 минут, после чего прерываться на 5-минутный отдых.
Более мягкие вариации принципа Pomodoro позволяют установить любые удобные для человека промежутки, причем необязательно одинаковые. Так, если вы с утра полны сил и энергии, можно планировать непрерывную работу в течение 40 минут, а когда устанете ближе к вечеру, сократить «блицкриги» до 15 минут.
Насколько это реализуемо в условиях офиса, когда вас в любой момент могут вызвать к начальнику, а начальнику в любой момент может позвонить кто-то из соучредителей, оставим за кадром. Думается, на удаленной работе для этого возможностей немножко больше, если получится убедить домочадцев не беспокоить вас в определенное время или, допустим, когда дверь в вашу комнату закрыта.
Тем не менее, любой вариант применения принципа Pomodoro делает ситуацию более контролируемой и вселяет уверенность, что все идет по плану. Даже если просто для начала четко поставить и выполнять задачу 25 минут в день заниматься английским языком – изучать грамматику, заучивать новые слова, пытаться переводить текст без Google-переводчика – вы уже добьетесь определенного прогресса в деле самоконтроля.
Как минимум, эти 25 минут в день будут находиться под вашим полным контролем, а вы сможете взять в свои руки ситуацию с важным для вас и часто откладываемым во взрослой жизни делом, таким как изучение иностранного языка.
Потом можно пойти дальше и спланировать какой-то отрезок времени для занятий физкультурой каждый день. Пусть это будет для начала 10-минутная утренняя гимнастика или 15 минут йоги перед сном. Это значит, что еще 10-15 минут вашего драгоценного времени находятся под вашим контролем. Такое планирование по принципу Pomodoro облегчает самоконтроль за важными делами, на которые традиционно не хватает времени.
Так, если четко знать, что каждое утро у вас 10-минутная зарядка, каждый вечер 25-минутное занятие английским и каждую субботу и воскресенье по полчаса на чтение отраслевой литературы, это будет означать, что вы постепенно берете под контроль одну за другой сферы своей жизни:
- Забота о здоровье и занятия спортом.
- Саморазвитие и изучение нового.
- Профессиональное развитие и получение актуальных знаний по специальности.
Запланировав по одному «помидору» на каждое важное дело, вам будет проще осуществлять объективный самоконтроль, продвигаетесь вы в запланированном направлении или опять ленитесь. И да, найти 10 минут на что-либо можно в абсолютно любом даже самом загруженном графике. Зачастую этого полностью достаточно для первого шага.
И тогда у вас исчезнет проблема, что вы постоянно заняты, а толком ничего не сделали, что вы очень устаете, но не добиваетесь никаких результатов, и что жизнь проходит зря.
А если принцип Pomodoro «вписать» в ранее описанный принцип «деления слона на стейки», у вас получится вполне оптимистичная и полностью подконтрольная картина. Так, разделив масштабный проект или «слона» на дела поменьше или «стейки», вы выделяете на каждый «стейк» свой «помидор». Точнее, время, чтобы его одолеть.
Тогда вы имеете все шансы не только успешно справиться с масштабным делом или проектом, но даже прогнозировать достаточно точные сроки завершения проекта. Особенно, если будете планировать время с запасом в 30% от идеального варианта, как если точно знать что вам ничего не помешает [Б. Трейси, 2015]. Так не бывает, однако наличие запаса времени даст ощущение контроля за ситуацией. А значит, спокойствие и уверенность в результате, что всегда хорошо для достижения успеха.
Как планировать жестко и гибко одновременно?
«А разве так бывает?» – удивится кто-то, кто пока не слишком глубоко вник в тему тайм-менеджмента. Да, и мы с этим сталкиваемся в нашей жизни постоянно, хотим мы того или нет. Разница между успешными людьми и не слишком преуспевающими лишь в том, что первые максимально планируют свое время, а вторые только реагируют на поступающие извне раздражители (срочные дела, события, звонки, сообщения) и вынуждены заниматься так называемым «вторичным планированием». Другими словами, планировать, как они отреагируют на просьбу, звонок, срочное поручение, безотлагательное дело и т.д.
Разумеется, внезапные срочные дела могут возникнуть и у генерального директора, и у простого работника, и у тех, кто привык планировать каждый свой день, и у тех, кто все пускает на самотек. У тех, кто пускает на самотек, такие срочные безотлагательные дела возникают гораздо чаще, потому что в этот разряд регулярно переходят обычные текущие дела, которые можно было бы сделать, не спеша и не слишком напрягаясь, если взяться за них вовремя, как только они появились, и спланировать работу над ними.
Как осуществлять самоконтроль таким образом, чтобы все успевать и обычные дела не превращались в сверхсрочные задачи, а то и вовсе не сделанные вовремя? В принципе, не стоит бояться срочных дел и того, что вы можете чего-то не успеть. Для того чтобы у вас всегда был запас времени, планировать нужно не более 70% своего времени. Есть данные, что у начальника отдела коммерческой фирмы, работающего непосредственно с клиентурой, в среднем за рабочий день появляется от 14 до 25 свежих задач [А. Нойманн, 2020].
Что делать, чтобы на все хватило времени? Эту задачу можно решить с позиций принципа жесткого и гибкого планирования. Жесткое планирование подразумевает первоочередное составление плана дел, четко привязанных ко времени. Например, планерка в 10 утра, деловая встреча в полдень, выезд на объект в 15 часов, тренировка в тренажерном зале в 19.30.
Гибкое планирование «отвечает» за прочие дела, не привязанные к точному времени. В рамках гибкого планирования нужно сначала распланировать дела, привязанные к определенным датам. Например, если отчет о работе отдела за прошедший месяц нужно сдать до 5 числа, значит, нужно подсчитать, сколько суммарно времени потребуется для его подготовки, и распределить его так, чтобы начать подготовку отчета хотя бы за неделю.
Не стоит рассчитывать, что можно сесть и сделать качественный и не вызывающий лишних вопросов отчет за один вечер. Почти всегда оказывается, что для полной картины не хватает каких-то данных, которые должен сдать кто-то из сотрудников. Очень многие отчетные данные строятся на основе первичной документации, которую должен подготовить и представить кто-то из сотрудников, и ему тоже нужно время на то, чтобы их подготовить.
Во избежание суматохи, досадных ошибок и просроченной даты сдачи нужно распланировать, кто, что и когда должен сделать в рамках подготовки отчета, сколько вам нужно времени, чтобы свести все данные воедино, оформить их в надлежащем виде и представить в форме готового отчета.
Как и любое другое планирование, гибкое планирование предполагает понимание приоритетности и очередности выполнения задач. Если без вовремя сданного отчета ваш отдел не получит зарплату, подготовка отчета должна получить самый высокий приоритет, и на его подготовку должно быть выделено достаточно времени, и лучше с запасом.
Кроме того, гибкое планирование позволяет «оприходовать» и с пользой использовать время, которое большинство людей тратит абсолютно бесполезно, сидя в очереди, стоя в пробке, ожидая начала совещания, которое откладывается из-за срочного звонка учредителя директору. Для таких целей можно заранее подготовить материалы, которые вам нужно бы изучить, но на которые ввиду слабой срочности и приоритетности постоянно не хватает времени.
Так, можно заранее скачать на планшет книги, которые вы хотели бы прочитать, и читать их урывками в такие вот «пустые» минуты ожидания, если пока не получается выделить специальный блок времени для чтения. Так можно решить проблему нехватки времени на то, чтобы повторить слова и правила грамматики к следующему занятию иностранным языком.
В нерабочее время можно послушать хорошую музыку в наушниках, чтобы не мешать окружающим, заранее скачав на телефон новый альбом любимого исполнителя. Или же посмотреть фильм, который вам постоянно некогда посмотреть, если вам предстоит дальняя поездка поездом, автобусом, автомобилем в качестве пассажира.
Итак, мы рассмотрели основные принципы тайм-менеджмента, посредством которых можно осуществлять самоконтроль, контроль за свои временем и своей жизнью. Разумеется, возможности тайм-менеджмента в этом плане намного шире, и каждый автор, коуч, бизнес-тренер, берущийся за тему управления временем, дает похожие советы, однако с разными акцентами и в разной интерпретации.
И даже видение того, какие инструменты тайм-менеджмента являются наиболее эффективными для разных задач, тоже у каждого свое. Примером может служить весьма полезный для всех интересующихся темой обзор «25 лучших книг по тайм-менеджменту» [А. Андреева, 2021]. Так вот там по какой-то причине отсутствует книга «Экстремальный тайм-менеджмент», хотя ее рекомендуют очень многие тренеры для тех, кому не хватает мотивации, или тех, кто считает, что у них сейчас все очень плохо [Н. Мрочковский, А. Толкачев, 2012].
У вас будет все хорошо, и мы расскажем на наших программах «Психическая саморегуляция» и «Лучшие техники тайм-менеджмента», как этого добиться. А всем, кто дочитал эту статью до конца, предлагаем ответить на один вопрос по нашей сегодняшней теме:
