Умение правильно распоряжаться временем – это навык, который можно тренировать и совершенствовать ради собственного психологического благополучия. Хоть это и не сложно, тайм-менеджмент требует дисциплины и настойчивости, чтобы попадать из мечты в цель.
Очень часто возникает ощущение, что в сутках не хватает часов, и, если бы их было больше, мы могли бы успеть сделать все вовремя. Ощущение, что «нам не хватает времени», может возникнуть из-за того, что некоторым задачам мы уделяем больше времени, чем необходимо, из-за усталости и недостатка концентрации, из-за возникающих отвлекающих факторов, перерывов и многого другого.
Чтобы так себя чувствовать, не обязательно занимать очень ответственную должность. Все больше и больше людей каждый день сталкиваются с подобной проблемой, пытаясь сохранить организованную повестку дня и сбалансировать свою рабочую нагрузку, но безуспешно.
Самая большая трудность обычно возникает из-за сложности эффективного планирования своего времени, что, в свою очередь, приводит к накоплению невыполненных задач и обязательств, которые могут стать непосильными.
Эта ситуация может стать намного хуже, если люди не умеют правильно расставить приоритеты в своих обязанностях, что приведет к постоянному ощущению перегруженности. Отсутствие надлежащей организации и планирования может вызвать стресс, влияющий как на вашу продуктивность на работе, так и на общее самочувствие.
Эта неспособность справиться с чрезмерной и плохо спланированной рабочей нагрузкой превращается в порочный круг, в котором необходимость выполнения всех невыполненных задач порождает еще большую тревогу и большие трудности с концентрацией внимания. Кроме того, неспособность найти баланс между работой и личным временем может привести к физическому и умственному истощению, что негативно скажется на качестве жизни.
Решение этих проблем – тайм-менеджмент. Он подразумевает ряд шагов, которые вместе помогут улучшить восприятие времени и контролировать то, что мы с ним делаем.
Связь между тайм-менеджментом и личным благополучием
Прежде всего, тайм-менеджмент – это оптимальное разделение и использование времени. Например, очень полезно знание того, каковы наши пики концентрации, или знание того, как не отвлекаться в рабочее время.
Управление временем обеспечивает основу для принятия решений и дает структуру для защиты и адаптации в меняющихся обстоятельствах. Однако недавний метаанализ показал, что наибольшее влияние навыки тайм-менеджмента оказывают на личное благополучие.
С середины 1980 годов по 2019 год вышло 158 крупных статей в журналах по бизнесу, информатике, гендерным исследованиям, психологии, социологии и образованию с анализом эффективности тайм-менеджмента.
Сопоставляя эти работы, авторы мета-анализа рассмотрели различные техники тайм-менеджмента в академической и рабочей среде, индивидуальные различия в тайм-менеджменте и его влияние на такие факторы благополучия, как удовлетворенность жизнью, тревога, депрессия, а также положительные и отрицательные аффекты.
Анализируя влияние всех этих исследований, ученые обнаружили, что тайм-менеджмент оказывает умеренное положительное влияние на производительность труда, как с точки зрения оценки работы менеджеров, так и на такие факторы, как мотивация и участие в работе.
Взаимосвязь между тайм-менеджментом и производительностью труда увеличилась по прошествии лет, когда были опубликованы исследования, что является еще одним предположением о том, что тайм-менеджмент стал более важным фактором в жизни людей. Эта связь не была столь сильной в академических условиях: управление временем, по-видимому, имело меньшее значение для оценок, чем для оценки эффективности работы [B. Aeon, 2021].
Несмотря на утверждения, что тайм-менеджмент – это в первую очередь навык, связанный с работой или карьерой, самая сильная корреляция была обнаружена между хорошим тайм-менеджментом и личным благополучием: влияние тайм-менеджмента на удовлетворенность жизнью было на 72% сильнее, чем на удовлетворенность работой.
Тайм-менеджмент также уменьшил чувство тревоги.
В целом, результаты этого мета-анализа 2021 года показывают, что тайм-менеджмент работает, хотя вопреки распространенному мнению, наиболее предпочтительным фактором является благополучие, а не карьера. Эти результаты могут означать, что благополучие – это не просто побочный продукт успешно управляемой трудовой жизни, но может быть прямым результатом правильного управления временем.
Оптимальное управление временем – очень важный навык как на работе, так и при выполнении повседневных дел, и, хотя это кажется более чем очевидным, не все люди способны более эффективно организовывать свое время и задачи.
Плохое управление временем почти наверняка может привести к высокому уровню стресса и, очевидно, к снижению продуктивности. Поэтому, как только человек сможет понять и усвоить, как правильно организовать свое время, он также сможет предвидеть возможные конфликты и планировать альтернативные решения.
Чем может помочь психология?
Важно помнить, что наше психическое здоровье всегда должно быть приоритетом. Если мы оказываемся в ситуации, когда чувствуем себя перегруженными задачами и обязательствами, необходимо обязательно все реорганизовать и начать отказываться от определенных вещей. Признание и принятие наших ограничений имеет важное значение, чтобы избежать выгорания и чрезмерного стресса.
Психология может быть очень полезным инструментом, помогающим нам справиться с симптомами стресса и тревоги, которые могут появиться в определенные моменты нашей жизни.
Более того, хотя во многих случаях нашей целью является умение эффективно управлять временем, существуют обстоятельства, которые не позволяют нам достичь этих целей в одиночку.
Терапия может помочь вам разработать необходимые инструменты, чтобы начать учиться управлять своим временем, быть более напористым, избегать отвлекающих факторов и ставить реалистичные цели, чтобы иметь возможность создавать личное пространство для удовольствия и разобщения и объединять все сферы своей жизни [Albiach psicólogos, 2024].
Законы для управления временем
Тайм-менеджмент определяется законами, которые объясняют оптимальный способ разделения времени и управления им.
Среди наиболее важных:
- Закон Парето: «20% работы человека способствует получению 80% его результатов и наоборот». Согласно этому закону, большая часть наших результатов зависит от небольшой части наших усилий, поэтому, поскольку на него мало что влияет, лучше сосредоточиться на том, что действительно важно.
- Закон Паркинсона: «Вся работа может откладываться на неопределенный срок до тех пор, пока не займет все время, доступное для ее полного завершения». Чем больше времени у нас есть на выполнение задачи, тем больше мы ее будем откладывать, поэтому для всех задач рекомендуется устанавливать сроки.
- Закон Мерфи: «Если что-то может пойти не так, то оно пойдет не так». Согласно этому закону, всегда могут произойти непредвиденные события, поэтому рекомендуется планировать, чтобы прогнозировать непредвиденные события и оставлять свободное время про запас в целях безопасности.
- Закон Карлсона: «Любая прерванная деятельность менее эффективна и отнимает больше времени, чем если бы она осуществлялась непрерывно». Этот закон относится к тому факту, что выполнение задачи занимает больше времени, если мы теряем концентрацию между ними, чем если бы мы выполняли ее, не отвлекаясь. По этой причине рекомендуется планировать рабочее время, избегая перерывов и выполняя все сопутствующие задачи в последовательные периоды.
- Закон Иллича: «У всех нас есть порог эффективности, за которым чем больше времени вы посвящаете чему-то, тем больше вы насыщаетесь и тем хуже выходит задача, которую вы собираетесь выполнить». Согласно этому закону, у всех нас разные ритмы и разные продуктивные периоды времени. Поэтому, чтобы улучшить администрирование, важно знать себя и уметь работать в лучшие часы и в оптимальное время, давая себе необходимые перерывы. Также важно знать, как делегировать задачи, чтобы не перегружать себя.
Также важно упомянуть роль отвлекающих факторов или так называемых «похитителей времени», которые тесно связаны с законом Карлсона [Saudade Psicología, 2024].
Похитители времени
Похитители времени – это те люди, факторы и вещи, которые отвлекают нас и мешают выполнению задач, однако ими можно управлять, и мы можем научиться их выявлять, чтобы устранять.
Похитители времени могут быть внутренними и внешними. Внутренние — это те отвлекающие факторы, которые генерируются самим человеком, например, перфекционистский характер, который заставит нас дольше выполнять задачи из-за необходимости доводить до совершенства даже мельчайшие детали; или низкая самодисциплина, что увеличивает вероятность прокрастинации и заставляет нас откладывать работу, не делая дела вовремя.
С другой стороны, существуют внешние похитители времени, которых легче всего контролировать. Некоторые из них:
- Телефонные звонки, которые прерывают нашу работу. Решение – введение нулевого рабочего времени. Нулевые часы – это часы личной работы, размышлений или тренировок, в ходе которых устранены все отвлекающие факторы. В этом случае, чтобы исключить отвлекающие факторы, следует выключить телефон и запланировать личные звонки на свободное от работы время.
- Неожиданные посещения. Чтобы избежать этого отвлечения, необходимо установить правила посещения, заранее уведомляя о доступных часах и ограничивая время, в течение которого может длиться каждое посещение. Кроме того, посещения не разрешены в нулевые часы. Здесь нужно особенно четко понимать, что психологические аспекты тайм-менеджмента тесно связаны с вашим личным самоуважением, тем, что вы разрешаете остальным с собой делать. Часто те, кто не умеет управлять временем, также не умеет сооружать границы в общении с близкими и коллегами.
- Дезорганизация рабочего места. Например, лишние бумаги на столе могут помешать найти нужный материал тогда, когда он нужен. Чтобы избежать накопления бумаг, никогда не следует оставлять ни один документ без действия, будь то по электронной почте или на бумаге. Когда мы получаем новый документ, мы должны сразу решить, полезен ли он для нас или для коллег. Если нет, его место в мусоре или измельчителе. Если документ полезен, но временно не нужен, его можно заархивировать и назначить срок годности.
- Недостаток информации. Иногда мы не можем начать или продолжить работу, потому что не хватает каких-то данных. В таких случаях нужно точно описать желаемое, чтобы облегчить поиск. Кроме того, нужно установить сроки, чтобы все это собрать, т.к. в противном случае этот процесс затянется.
Чтобы справляться с похитителями времени, нужно не забывать о главном: о ваших целях и задачах. Прочувствовать, что «нет времени» – это лишь отговорка на жизненном пути, можно на нашей онлайн-программе «Из мечты в цель».
Этапы планирования
Как только время станет управляемым, понимание того, что существуют переменные, которые могут повлиять на контроль времени, такие как похитители времени, личные ритмы и сроки, и знание того, как использовать их в своих интересах, станет частью планирования. Оно состоит из ряда шагов, соблюдение которых будет способствовать эффективному использованию времени.
Определение целей
Фундаментальной основой планирования времени является разграничение долгосрочных и краткосрочных целей, поскольку считается, что человек хорошо управляет своим временем, если то, что он делает, направлено на достижение намеченных целей.
Наличие четких целей важно для того, чтобы знать, куда мы идем. Однако поставленные цели должны иметь ряд характеристик, которые делают их жизнеспособными. Для этого они должны быть:
- Ясными.
- Измеримыми.
- Достижимыми.
- Доступными.
После того как цели определены, следует определить конкретные задачи, необходимые для их достижения.
Основной список
В основном списке должны быть отмечены все задачи, которые необходимо выполнить, начиная с сегодняшнего дня и заканчивая задачами через год.
Таким образом, объем работы можно оценить количественно и увидеть в перспективе, чтобы иметь возможность вычеркнуть те задачи, которые считаются ненужными, и разделить сложные задачи на более простые. Например, задание «изучить патофизиологию» можно подразделить на «распечатать конспекты» и «подчеркнуть тему 1».
Срочные задачи необходимо перенести в ежедневный список, а те задачи, у которых есть крайний срок, например, «отправить отчет 20 марта», в календарь или повестку.
Ежедневный список
Ежедневный список следует составлять вечером накануне или в начале дня из задач из основного списка, срок выполнения которых истекает в этот день, и задач, возникающих в течение дня.
Рекомендуется записывать максимум 10 ежедневных задач, а небольшие задачи или те, которые очень похожи друг на друга, группировать.
Например, задачи «отправить электронное письмо преподавателю П. Ш.», «отправить электронное письмо начальнику» и «ответить директору» составляют одну задачу и должны выполняться вместе.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу с 4 квадрантами, в которых задачи организованы в зависимости от их срочности и важности. Срочность задачи определяется ее крайним сроком, а ее важность определяется значимостью этой задачи для достижения личных целей.
4 квадранта таковы:
- Квадрант 1: в этом квадранте отмечаются срочные и важные задачи, т.е. важные для себя задачи, которые необходимо выполнить немедленно. Если накопится много задач, они вызовут стресс из-за требуемой безотлагательности.
- Квадрант 2: в этом квадранте отмечаются несрочные, но важные задачи, т.е. те задачи, которые актуальны, но не требуют немедленного выполнения. Запись большого количества задач в этот квадрант предполагает хорошее планирование, поскольку задачи прогнозируются, и работать над ними рекомендуется. Например, подготовка к экзамену, который должен состояться через месяц.
- Квадрант 3: в этом квадранте отмечаются срочные, но не важные задачи, т.е. те задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но важны не для себя, а для других. Задачи внутри него следует по возможности делегировать, чтобы повысить производительность.
- Квадрант 4: в этом квадранте отмечаются несрочные и неважные задачи. Например, касательно досуга или свободного времени, просмотра социальных сетей или похода за кофе.
Записав все задачи, которые необходимо выполнить в разных секторах, вы сможете просмотреть их вкратце и проанализировать, какие из них нужно выполнить раньше, какие можно отложить, а какие можно отбросить [Saudade Psicología, 2024].
Как улучшить тайм-менеджмент?
Когда возникает проблема или трудность, всегда нужно уметь ее увидеть и принять, чтобы начать находить решение. Это требует изменить рутинные процессы и автоматизированные процессы, которые заставляют нас жить быстро, заменяя их на новые привычки, которые позволят осознавать соотношение времени и задач.
В тайм-менеджменте очень важно контролировать факторы, влияющие на продуктивность: информацию, инструменты, знания, процессы автоматизации, возможные отвлекающие факторы.
Если человек научится контролировать эти факторы, то сможет эффективно выполнять свои задачи и достигать целей, так что ему не придется пересматривать установленные сроки и вычитать время из своей личной деятельности и досуга.
Советы, которые помогут лучше управлять временем в повседневной жизни:
- Используйте повестку дня. Распределяйте задачи в средне/долгосрочной перспективе, отражая важные даты. Каждой задаче отведите определенное время. Между задачами необходимо оставлять свободное время.
- Ставьте цели. Правильно разбивать собственные цели на краткосрочные/средние/долгосрочные, т.к. это позволяет видеть свое развитие в задаче и повышает мотивацию.
- Разделите время на блоки. Разбивая сложные задачи на простые блоки, можно оптимизировать ресурсы, сэкономить время и лучше организовать себя.
- Награждайте себя. Если ей злоупотреблять, хорошая награда после выполнения задания стимулирует.
- Установите ограничения. Если вы видите, что блокированы, устали и легко отвлекаетесь, лучше остановиться. От чрезмерной усидчивости ситуация не улучшится.
- Будьте реалистами. Во многих случаях человек пытается охватить больше задач, чем может выполнить. Это первый шаг, который нужно четко осознать, прежде чем приступить к определению целей.
- Определите задачи. Четко решите, какие действия выполнить для каждой цели.
- Найдите подходящие инструменты для работы. Изучите и проанализируйте, какие инструменты есть или которые можно использовать для достижения целей.
- Расставьте приоритеты. Это помогает понять, какие задачи следует начать в первую очередь, а какие не совсем актуальны. Эффективным методом управления является пирамида приоритетов, также известная как пирамида Маслоу применительно к личной организации. Этот метод заключается в установлении иерархии приоритетов, в которой основополагающие задачи размещаются в основании пирамиды, а остальные – выше по пирамиде.
- Спланируйте отдых. Он необходим, когда мы погружены в выполнение задач. Тайм-менеджмент – это управление не только рабочим временем, но и личным, основанное на умении осознавать свою усталость и утомление. Чем больше вы устаете, чем меньше вы высыпаетесь, тем больше отдыха нужно вашему организму. В противном случае вам грозит выгорание или что похуже.
- Не откладывайте на потом то, что можно сделать сегодня. Прокрастинация не улучшает производительность. Ищите баланс между усилием и отдыхом.
- «Закрывайтесь на учет». Посвящайте несколько минут в день, в идеале не более получаса, планированию задач и составлению повестки дня. Это короткое, но важное время может существенно повлиять на способность справляться со своими обязанностями в течение дня. В эти минуты крайне важно реалистично оценивать рабочую нагрузку, избегая искушения перегрузить себя большим количеством задач.
- Устанавливайте границы и лимиты. Лучший способ избежать чрезмерной рабочей нагрузки – соблюдать здоровые пределы. Прежде чем брать на себя новые задачи и обязанности, крайне важно иметь четкое представление о своих личных возможностях и адаптировать их к окружающей реальности. Например, обстоятельства и способность справляться с задачами значительно различаются у человека, который живет один в доме своих родителей, и у человека, у которого есть партнер и трое общих детей. Или приемных, не суть. При оценке объема дополнительной работы, которую мы можем взять на себя, необходимо учитывать обязанности и требования личного окружения.
- Будьте настойчивы. Научиться говорить «нет» требованиям, которые не можете принять, необходимо для того, чтобы иметь возможность ставить реалистичные цели и концентрировать усилия.
- Используйте монофункциональные устройства. Когда мы выполняем сложные или скучные задачи, то обычно достаем мобильный телефон, чтобы развлечься, и в конце концов время выходит из-под контроля. Стратегия, позволяющая не отвлекаться, состоит в том, чтобы сделать устройства как можно более скучными, исключив приложения для социальных сетей, игры и т.д.
- Практикуйтесь ничего не делать. Современный человек зачастую так загружен, что ему некомфортно сидеть без дела. Тем более, общество и близкие это осуждают. А зря. Зачастую страх показаться разгильдяем приводит к тому, что человек перегружает себя новыми задачами, чтобы избежать этого. Развивая в себе желание замедлиться, человек начинает иначе смотреть на людей и вещи вокруг себя и позволяет окружающему миру быть таким, какой он есть [Bangardia Psicología, 2024].
Страх – это одна из глубинных причин того, что техники тайм-менеджмента не работают. Чтобы побороть страх, нужно сначала его определить и уже потом начинать с ним работать.
А уже после этого можно записаться на наш расширенный курс из 5 уроков и 12 упражнений, который так и называется: «Тайм-менеджмент: управление временем». В этом курсе подробно расписаны различные техники, которые могут быть вам полезны.
Чего следует избегать?
До сих пор мы говорили о том, что нужно делать, чтобы лучше управлять своим временем, но, как почти всегда, есть вещи, которых следует избегать, чтобы получить хорошие результаты.
Вот они:
- Избегайте затяжных перерывов. Постарайтесь сконцентрироваться на задаче на 100%, делая короткие перерывы, чтобы оставаться более активными.
- Избегайте чрезмерного использования мобильных телефонов. На наших устройствах хранится множество всякой всячины, которая может отвлекать. Хороший вариант – оставить сотовый телефон вне досягаемости или выключить его на установленный период времени.
- Избегайте откладывать задачи. Часто люди так поступают с тем, что им не нравится. Однако, чем больше времени проходит, тем больше стресса это вызывает.
В конечном счете, если вы потратите время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах и соответствующим образом скорректировать свой график, это поможет сохранить контроль и ясность в отношении того, что действительно важно. Это не только повысит производительность, но и будет способствовать общему благополучию, позволяя выполнять свои обязанности более сбалансированным и устойчивым образом.
Другими словами, правильно организуя собственное время, вы сами дарите его себе. Здорово же!
Успехов вам на вашем пути! И чтобы проверить, хорошо ли вы усвоили прочитанный материал, рекомендуем пройти небольшой тест:
