У многих людей одно слово «совещание» вызывает чувство отторжения и нервный тик. И все же совещания являются фундаментальной частью командной работы. Каждый день, лично и онлайн. Пора выяснить, как высвободить время для выполнения своих функций, для осмысленных вещей, избегая пустой болтовни. Подключаем лучшие техники коммуникации и эмоциональный интеллект, чтобы сломать систему и обеспечить хороший и продуктивный опыт для всех участников коллектива.
Такое уж ли это зло?
Рабочее совещание – это внутренний инструмент повышения производительности в компаниях. Однако совещания не всегда так эффективны, как хотелось бы.
Обычно мы рассматриваем их как монету с орлом и решкой. С одной стороны, совещание – это элемент коммуникации, необходимый для координации усилий всех участников в достижении целей. С другой стороны, у многих совещания вызывают чувство потери времени, особенно если у вас плотный график.
Представьте себе: вы находитесь на совещании без четкой цели и понимания предстоящих действий. Все говорят, но никто ничего не записывает. Когда встреча заканчивается, вы измотаны, эмоционально истощены и в очень плохом настроении. Эта ситуация кажется вам знакомой? Если да, то вы не одни такие.
Вот свежая статистика из США:
- В среднем сотрудники тратят не менее 3 часов в неделю на совещания. В корпорациях показатель еще выше: в среднем 4 часа на подготовку и посещение совещаний на человека в неделю.
- Сотрудники участвуют в среднем не менее чем в 8 совещаниях в неделю.
- Около 83% сотрудников тратят до трети своей рабочей недели на совещания.
- 24 миллиарда часов тратятся впустую каждый год из-за непродуктивных совещаний.
- 30% работников тратят более 5 часов в неделю на совещания.
- С 2000 года время, которое сотрудники тратят на совещания, ежегодно увеличивается на 8-10%. По некоторым данным, показатель растет уже полвека [Harvard Business Review, 2017].
- США ежегодно теряют 37 миллиардов долларов из-за непродуктивных совещаний [Discovery ABA Therapy, 2023].
Оказывается, столкнувшись с бременем стольких приглашений, более половины сотрудников одновременно выполняют несколько задач во время встречи, и только 43% из участников удается внести свой вклад. Излишне говорить, что многие из нас посетили не одну непродуктивную, ненужную или совершенно скучную встречу.
При этом не все совещания одинаковы. Некоторые из них проводятся еженедельно, например, для оценки прогресса отдела продаж. Они не имеют ничего общего с ежегодными, которые созывают крупные компании для определения стратегии и подготовки бюджетов на следующий год.
Наибольший риск неэффективности совещаний связан с более частыми и, следовательно, рутинными встречами. Именно на них мы должны сосредоточить свое внимание.
Однако это не значит, что все рутинные совещания плохие. Проблема в том, что мы неправильно используем свое время. Нам не только нужно проводить меньше собраний – нам действительно нужно, чтобы они становились лучше, чтобы они были действительно полезны для всех, кто их посещает. Потому что, в конечном счете, если мы организуем более эффективные встречи, для решения проблем потребуется меньше времени.
Именно здесь в игру вступает управление совещаниями. Что это такое?
Управление совещаниями – это процесс координации и проведения собрания, при котором время используется максимально эффективно. Управление подразумевает меры, принимаемые до, во время и после встречи, чтобы все прошло гладко. Например, создается повестка дня и назначаются ожидаемые от сотрудников действия.
Как вы представляете себе хорошее совещание? Наверное, как эффективное и продуктивное. Его участники понимают, какова цель встречи, и имеют необходимую информацию, чтобы прибыть со всем подготовленным. Таким образом, это позволяет сохранить концентрацию и помочь сделать совместное времяпровождение максимально полезным. Более высокая эффективность также означает, что для завершения работы потребуется меньше совещаний. Это позволяет проредить график и вернуть каждому драгоценное время, необходимое для сосредоточенной работы.
Что для этого нужно? Прежде всего, определиться, действительно ли совещание необходимо. Не все встречи необходимы. Темы можно обсуждать с меньшим количеством людей на разовой основе, либо в ходе личной беседы, поговорив с нужным человеком напрямую.
Если у вас постоянно происходят ненужные обсуждения, подумайте о том, чтобы покончить с некоторыми на корню. Если вы начальник – отменяйте, если подчиненный – найдите аргументы, чтобы обосновать свое отсутствие. Уважайте себя, свое время и свои рабочие задачи. А если на вас откровенно давят сверху, справа и слева, это повод задуматься о том, зачем вы это терпите, и принимать меры.
Подготовка к совещанию
Если встреча действительно необходима, ее успех во многом обуславливается подготовкой к мероприятию. Как хорошие журналисты готовятся к интервью со знаменитостью, вчитываются в его биографию, так и в корпоративной среде сбор информации, планирование и прогнозирование никогда не будут лишними.
Четкая цель
Прежде всего, вы должны понять, какова цель встречи. Цель – это то, чего вам и другим участникам необходимо достичь за время вашего пребывания вместе, чтобы встреча прошла успешно. Это подразумевает темы, которые вы должны обсудить, и решения, которые вы должны принять.
Определение цели встречи также является хорошей возможностью оценить, действительно ли она необходима. Если вам сложно найти темы для обсуждения или на вопросы можно ответить другими способами, рассмотрите возможность использования асинхронной связи.
Выполните следующие три шага, чтобы определить цель вашей встречи:
- Установите достижимую цель, чтобы ваша команда была сосредоточена и не сбивалась с пути.
- Перечислите все темы, которые вам необходимо охватить для достижения цели встречи.
- Выделите темы, которые требуют принятия решения для достижения цели собрания.
Например, представьте, что ваша команда встречается, чтобы определить бюджет проекта редизайна блога. Вот как вы можете определить цель встречи:
- Цель встречи: подвести итоги бюджета.
- Неизбежные темы и решения: прогнозируемые расходы на другие командные проекты и подсчет оставшихся средств. Приоритет редизайна блога по сравнению с другими проектами.
- Решения, которые необходимо принять сразу: стоит ли уделять приоритетное внимание обновлению дизайна блога и использовать средства других проектов или продолжать его, используя остатки бюджета? Проанализируйте два возможных бюджетных сценария редизайна блога.
- Решения, которые предстоит принять потом: стоит ли создавать более экономичную версию или пойти на полный редизайн?
- Финальное решение: кто должен утверждать окончательный бюджет?
Если, прочитав эти строки, вы чувствуете, что вам хочется дать задний ход, и ощетиниваетесь, как еж, возможно, вы в принципе не слишком разделяете принципы командной работы и предпочитаете принимать решения сами либо делегировать их другим желающим.
Чтобы совещание не переросло в спор, а тот – в конфликт, важно уметь взаимодействовать с коллегами, потому что люди – не ежи. Они общаются. Научиться этому можно на нашей онлайн-программе «Лучшие техники коммуникации» и на курсе «Эффективное делегирование».
Не приглашайте ненужных гостей
Теперь, когда вы определили цель встречи, вы можете решить, кто должен присутствовать, а кто нет. Чтобы сделать встречу более эффективной, лучше ограничить количество людей, которые в обязательном порядке должны присутствовать. Участниками должны быть те заинтересованные стороны, чей вклад необходим для принятия решений и достижения целей собрания. После этого вы всегда можете отправить заметки о встрече другим заинтересованным сторонам, которым необходимо быть в курсе, но которым не обязательно участвовать в процессе принятия решений.
Не приглашайте никого, кто не является необходимым. Убедитесь, что каждый участник действительно важен. Если приглашать людей на всякий случай, то по инерции чаще всего человек согласится прийти. Таким образом, вы потратите свое время, а также сделаете встречу неэффективной. Если у вас есть сомнения, поговорите с людьми, прежде чем приглашать их.
В русском языке есть пословица: «Больше двух говорят вслух». А на Западе настаивают «не приглашать больше семерых» [Forbes, 2018]. Там считается, что на эффективных встречах обычно присутствует максимум четыре участника.
Если вас пара десятков, то это уже либо школьный класс, либо ежегодное собрание совета директоров.
«Правило пиццы» основателя Amazon Джеффа Безоса гласит: «Если команда не может прокормиться двумя пиццами, значит, команда слишком большая».
Решая, кого пригласить, помните, что успешные встречи – это те, которые сосредоточены на принятии решений, а не на обмене информацией. Если кому-то нужна дополнительная информация, вы можете отправить ему заметки по итогам встречи.
Нет повестки, нет встречи
Когда вам будут ясны цель встречи, желаемые результаты и список участников, подготовьте четкую повестку дня. Раздайте роли и задачи. Это позволит всем участникам подготовиться. Включите соответствующие материалы или инструкции для участников в уведомление о собрании.
Хорошая повестка дня служит двум целям:
- Помогает своевременно спланировать и провести совещание.
- Содержит информацию, необходимую каждому для подготовки и готовности принять решения.
Главное – заранее сообщить коллегам повестку дня встречи. В идеале сделать это как минимум за 24 часа.
В вашей повестке дня должно быть указано, каковы цели совещания, какие темы будут обсуждаться и какие решения необходимо принять. Если вы уже определили цель встречи, информация готова к отправке.
Здесь мы покажем вам, что вы можете включить в повестку:
- Цель встречи.
- Имена тех, кто будет участвовать, и их роли.
- Общий план с подробным описанием тем, которые будут охвачены, и ключевых решений, которые необходимо принять.
- Продолжительность и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта повестки дня.
Смахивает на театральную программку.
Если вы только начинаете строить карьеру и хотели бы узнать больше об организации совещаний в частности и мероприятий в целом, приглашаем на наш курс «Планирование мероприятий».
Роли и обязанности
Приглашение на встречу не должно восприниматься как награда или признание. Каждый участник должен сыграть свою роль на собрании. Прежде чем начать, уточните, каковы роли и обязанности каждого человека, чтобы было понятно, за что отвечает каждый участник и как ему следует подготовиться. Затем вы включите эту информацию в повестку дня, чтобы все могли увидеть ее заранее.
Если вы не знаете, с чего начать, здесь мы расскажем о некоторых ролях, которые предполагаются на собраниях:
- Модератор: принимающая сторона. Представляет пункты повестки дня и помогает всем сосредоточиться и не сбиться с пути. Модератор обычно тот, кто организует встречу.
- Суфлер: тот, кто записывает протокол совещания, чтобы документировать происходящее. На повторяющихся собраниях команды старайтесь, чтобы эту роль не всегда выполнял один и тот же человек.
- Решальщики: несут ответственность за принятие фундаментальных решений для достижения цели собрания.
- Соавторы: сообщают новости и подробности, необходимые для достижения цели встречи.
Все участники могут делать презентации, предоставлять обновленную информацию о проекте или просто высказывать свое мнение.
Адекватная продолжительность
Запланируйте соответствующую продолжительность для достижения цели встречи, помня следующее правило: сделайте встречу как можно короче. Ограниченное время помогает людям сосредоточиться на результате.
Кстати, встречи не обязательно должны длиться час. И даже меньше, потому что Outlook или ваше приложение-календарь по умолчанию устанавливают 60 минут для новых событий. 15 минут может быть вполне достаточно.
Продолжительность встречи является определяющим фактором продуктивности мероприятия, особенно если оно виртуальное. По словам специалиста по когнитивной нейробиологии Сахар Юсеф, «у вас должна быть очень веская причина организовывать встречу, которая длится более 30 минут».
Исследование Microsoft 2020 года подтвердило, что усталость от видеоконференций наступает через 30 минут после начала виртуальной встречи, а это означает, что после этого момента становится намного труднее сосредоточиться. С другой стороны, мы обычно можем сохранять концентрацию в течение 45-60 минут, когда разговариваем лицом к лицу [Asana, 2024].
Если вам нужно организовать более длительные встречи, Юсеф рекомендует запланировать 1-минутный перерыв через каждые 30 минут. Таким образом, ваш мозг сможет перегруппироваться, и вы сможете сэкономить энергию до конца встречи.
Назначать встречи часто бывает непросто, особенно если вы работаете в виртуальной команде, которая находится одновременно в разных часовых поясах. Подбирая временной промежуток, когда каждый сможет присутствовать на собрании, исходя из своего календаря, задайте себе следующие вопросы:
- Вам нужно дополнительное время для трансфера или подготовки оборудования?
- Где будет проходить встреча? Стоит ли зарезервировать конференц-зал, отправить виртуальное приглашение или и то, и другое?
- В каких часовых поясах находятся гости? Назначена ли встреча на время, которое для всех (или почти для всех) является рабочим временем?
Однако не забывайте, что рабочее время – это не всегда подходящее время для совещания. Назначать встречу рано в понедельник или поздно в пятницу в принципе не рекомендуется, т.к. участники будут думать о прошедших или предстоящих выходных.
С другой стороны, есть часы, которые очень непродуктивны, например, сразу после еды (способность концентрировать внимание страдает из-за пищеварения) или когда остается час до завершения дневной работы (способность внимания будет рассеиваться в связи с приближающимся временем отъезда из офиса).
В последнем случае приглашение на совещание покажется скорее результатом враждебности начальника по отношению к своим сотрудникам, чем его истинной заинтересованности в получении от этого хороших результатов [ESIC, 2018].
Если вам необходимо пригласить «ночника» или другого специалиста, у которого отведенное на встречу время выпадает на часы досуга с семьей, необходимо обсудить с ним этот вопрос или просто подобрать ему достойную компенсацию потраченного личного времени. Это не просто уважение к сотрудникам, это предотвращение возможного конфликта, особенно если вы знаете, что именно этот человек обидчив и злопамятен. Чтобы держать себя в руках в таких непростых ситуациях, рекомендуем пройти нашу онлайн-программу «Эмоциональный интеллект: практические техники».
Правила, которые следует соблюдать во время совещания
Итак, вам удалось всех собрать. Встреча началась. Каждая минута на счету, поэтому:
- Начинайте вовремя, заканчивайте раньше. Взгляните на свою собственную повестку дня. Сколько у вас встреч подряд, между которыми нет даже 5-минутной паузы? Теперь подумайте о повестке дня других участников. Скорее всего, у вас у всех плотный график. Поэтому убедитесь, что вы начинаете встречу вовремя, даже если не все приехали. И постарайтесь закончить ее в назначенное время, а то и раньше. Включение этого правила обычно имеет два положительных долгосрочных эффекта: участники привыкают к пунктуальности и сохраняют концентрацию на повестке дня и ожидаемом результате.
- Никаких гаджетов. Кроме тех, что непосредственно нужны для совещания. Да, мы живем в цифровом мире. И здесь возникает естественный вопрос, почему бы не делать заметки на планшете или в ноутбуке? А потому что, когда вы смотрите на устройство, вы отключаетесь от окружающих вас людей и происходящего на собрании. И вполне возможно, какое-то срочное уведомление или электронное письмо отвлекут вас от темы встречи. Если вы не хотите отказываться от своего устройства, вы можете перевести его в авиарежим перед началом встречи, чтобы оставаться сосредоточенными.
- Не нужно записывать абсолютно все дословно. Вместо этого сосредоточьтесь на выделении важной информации.
- Поменьше выставляйте свое эго напоказ. Существует множество причин, по которым встречи могут стать утомительным занятием даже при наличии внимательного модератора и правильной организации. Эго часто является корнем многих проблем. Оно способно испортить любую встречу, даже самую хорошо организованную. В свободное время задумайтесь над тем, что совещание – это не собеседование. Лишняя самореклама тут ни к чему. Ваши коллеги в основном и так знают, на что вы способны. Поэтому приходите на встречу, держа в уме известное постсоветское наставление: «Я – последняя буква алфавита».
- Активно слушайте, не перебивайте. Самое мощное противоядие от саботажа собственного эго – это активное слушание. Если не умеете, этому можно научиться. Например, как только вы поймете, что вместо того, чтобы внимательно слушать, вы думаете о том, как вы собираетесь ответить, возвращайте свое внимание к говорящему. Чтобы стимулировать активное слушание в команде, вы можете использовать мяч. Участник, который его держит, решает, когда передать его следующему участнику совещания.
- Доску в студию! Чтобы совещание не отвлекалось на другие темы, даже если они важные, используйте доску или магнитно-маркерный флипчарт. Отмечайте важные темы, которые возникают во время встречи, но которые будут обсуждаться позже. Таким образом, вы не забудете о проблемах и эффективно проведете текущую встречу в соответствии с договоренностями. Это нормально, что вам нужно обсудить много важных вопросов, но рассмотрение их всех одновременно будет означать, что вы не решите ни одну из них.
- Выделите немного времени для вопросов и ответов. Очень важно оставаться верными повестке дня, но вы также должны проявлять гибкость и оставлять место для важных вопросов. Вместо того, чтобы оставлять вопросы и ответы до конца встречи, попросите участников задавать вопросы, когда они захотят. Таким образом, они с меньшей вероятностью забудут то, что хотели спросить, а вы сможете отвечать на вопросы в контексте.
- В конце встречи составьте обзор. Для этого каждый участник может поделиться своими замечаниями. Таким образом, вы гарантируете не только подведение итогов, но и приверженность и ясность в отношении того, что было согласовано. Рекомендуется указывать сроки выполнения задания и назначать человека, ответственного за каждое действие [Shine Coaching, 2020].
После встречи обзор можно расширить до заметки (протокола), которая позволит отследить ключевые решения, предложенные обновления и будущие шаги. Заметки также будут полезны тем, кто хочет быть в курсе дела, но не присутствовал на совещании ни лично, ни онлайн.
Что делать после встречи?
По окончании совещания его организатор должен разослать протоколы с соответствующими решениями, действиями и материалами всем участникам и следить за соблюдением сроков.
Протокол совещания:
- Держит всех в курсе дальнейших шагов и является гарантией того, что работа будет продвигаться вперед.
- Закладывает основу тем, которые будут обсуждаться на следующих встречах, гарантируя, что каждый сосредоточится на плане конкретных действий, а не на идеях, которые останутся в туманности.
Еще одна опция, хотя совершенно не обязательная: обмен заметками между участниками или привлечение других заинтересованных сторон.
Совещания не должны быть пустой тратой времени. Если есть что-то, что вам должно быть ясно из статьи о том, как проводить совещания, так это следующее: одна продуктивная встреча всегда лучше, чем несколько встреч, которые не являются таковыми. Приложив немного сил к планированию, вы сможете достичь того же (или даже большего), но за небольшое время. Таким образом, у вас также останется больше времени, которое можно посвятить работе, требующей большей концентрации [Asana, 2024].
Как и в большинстве сфер нашей жизни, в практике совещаний лучше меньше, да лучше.
Успехов вам в ваших рабочих начинаниях! А в заключение предлагаем закрепить знания с помощью небольшого теста:
