Декомпозиция как инструмент достижения сложных целей

Вы читаете эту статью с телефона, компьютера или планшета, ведь ваша цель – узнать, что же такое декомпозиция. Так, с целью определились, а как вы дошли до этого шага? Наверняка первым делом спросили себя, где лучше искать необходимую информацию, затем открыли браузер и вбили в поисковик требуемый запрос, после выбрали из списка самые проверенные источники и только потом остановились здесь. Примерно так, верно? Получается, достижение цели – это целая система, и, кстати, ваше электронное устройство – это тоже система, состоящая из деталей, которые образуют единое целое.

Целей можно достигать по-разному: просто хаотично двигаться из пункта А в пункт Б, и, как говорится, как получится, так получится, или выстроить себе лестницу из подзадач, где каждая ступень – это уверенный шаг к конечному результату. Как раз соорудить такую лестницу помогает метод декомпозиции, о котором мы расскажем вам подробнее в нашей статье.

Что такое декомпозиция и зачем она нужна?

Если говорить просто, то декомпозиция – это разделение целого на части. Метод основан на движении от общего к частному, от глобального к более мелкому. Есть еще понятие «функциональная декомпозиция» – это метод изучения и анализа отдельных частей и элементов сложных процессов. В данном контексте функция – это процесс выполнения крупной задачи, он декомпозируется на более мелкие и простые для понимания единицы [Финансовая энциклопедия, 2021].

Декомпозиция применяется в различных сферах деятельности: в математике, бизнесе, при постановке повседневных задач, в решении проблем и т.д. На ее основе строится тайм-менеджмент, разрабатываются интерфейсы. Декомпозировать означает разделять на части, выстраивать цепочку действий, которые приведут к цели. Такая цепочка может выглядеть, например, как блок-схема или интеллект-карта.

Существует два основных вида декомпозиции:

1. Горизонтальная: декомпозиция разделяется по видам работ, уровням и компонентам. Минус такого подхода в том, что каждый выполненный шаг не приводит к конкретному результату. Он достигается, когда выполнены все шаги, поэтому данный вариант декомпозиции применяется редко.
2. Вертикальная: здесь детализация вопроса происходит «вглубь». Каждая задача прорабатывается в отдельности и в итоге получается результат. Такой вид декомпозиции куда удобнее горизонтальной, т.к. результат каждого выполненного шага можно проанализировать и изменить, если вдруг что-то пойдет не так [«Коммерческий директор», 2021].

Какой бы вид декомпозиции ни был выбран, он будет выполнять свою главную цель – облегчать понимание, как достигнуть желаемого результата.

Чтобы лучше понимать, о чем речь, давайте разберем пример простой декомпозиции: цель Ивана – научиться отжиматься 100 раз подряд. Для ее достижения он выстроил себе план тренировок: 1 день – 15 отжиманий, 2 день – 20 отжиманий, 3-4 день – 30 отжиманий и т.д., пока не достигнет результата в 100 отжиманий за раз. Конечно, он может заниматься не по системе, а просто опираясь на свои силы, желание, свободное время, но так ли эффективен будет его путь?

Структура любой декомпозиции должна соответствовать определенным принципам:

1. Конечные этапы достижения цели должны быть максимально упрощены.
2. Каждая подзадача должна быть четко сформулирована и понятна для исполнителя.
3. Декомпозиция не должна быть перегружена большим количеством мелких задач, т.к. это усложняет контроль и управление.
4. Составляя новый уровень декомпозиции, нужно оценивать необходимость следующего и квалификацию исполнителя, т.к. более опытный справится с упрощенной версией декомпозиции, менее квалифицированному исполнителю желательно предоставлять расширенную схему.
5. Все задачи должны подчиняться верхнему уровню.
6. Конечный результат – это 100%. Каждый шаг является долей результата, сумма всех шагов должна составлять 100% [Центр поддержки и развития предпринимательства, 2020].

На самом деле, декомпозиция – это не просто метод решения задачи и достижения цели, а способ мышления. В повседневной жизни благодаря этому подходу мы делаем многие привычные вещи. Например, мы знаем, как приготовить бутерброд, и делаем это поэтапно: выбираем, с чем именно будет наш бутерброд, отрезаем кусочек хлеба, отрезаем ломтик сыра, и все – цель достигнута. Этот алгоритм выполняется уже бессознательно, потому что путь к достижению цели уже давно известен и был пройден много раз.

А что, если поставить задачу человеку, далекому от кулинарии, испечь торт? У него есть два варианта действий: он может сделать это композиционным способом (взять понравившиеся ингредиенты и использовать их «на глаз»), а может декомпозиционным: найти в Интернете пошаговый рецепт и следовать ему, сэкономив ресурсы и нервы.

Также и в бизнесе, когда перед исполнителем стоит задача, декомпозиция будет лучшим помощником в ее выполнении. На это есть весомые причины:

1. Разбиение задач: конечная задача может пугать своими масштабами и нереальностью. Студент уверен, что написать дипломную работу за 2 месяца невозможно, его страшит эта задача, он начинает ее откладывать в долгий ящик. А что, если смотреть на данную цель с позиции, что она состоит из множества мелких целей: написать введение сегодня, завтра найти материал для первой главы и т.д.? В тайм-менеджменте есть такое понятие, как «Метод слона» – это как раз и есть декомпозиция. Суть его проста: всего слона сразу съесть невозможно, а вот разделив его на бифштексы – более, чем реально.
2. Понимание сроков: представьте, что компания поставила себе цель открыть филиал в другом городе за 10 дней и потратить на это всего 1 миллион рублей. В результате составления иерархии выполнения этапов выяснилось, что этого времени будет недостаточно, т.к. не учли время, необходимое для подбора команды.
3. Конкретизация плана: цель, которая не имеет поэтапной схемы достижения, превращается в призрачную мечту. Декомпозиция процесса ее воплощения в жизнь делает конечную точку более реалистичной.
4. Определение ресурсов: вернемся к нашему новому офису, о котором говорили во втором пункте. Подробное разделение цели на подзадачи поможет понять, что, например, для запуска филиала необходимо привлечь дополнительных работников компании и кадровое агентство, которое подберет команду.
5. Экономия времени: если четко знать, что именно нужно сделать и в какие сроки, на достижение цели уйдет гораздо меньше времени, чем при абстрактном понимании своих шагов.
6. Минимизация рисков: чем точнее и понятнее будет прописан каждый шаг, тем меньше вероятность потери ресурсов.
7. Расстановка приоритетов: строгая иерархия подчинения нижестоящих подзадач вышестоящим определяет, что необходимо сделать в первую очередь [Центр поддержки и развития предпринимательства, 2020].

Несмотря на плюсы декомпозиции, в процессе ее составления могут возникнуть некоторые нюансы. Например, не с первого раза можно определить зависимость одной задачи от другой и понять, насколько подробно нужно делить цель на подзадачи. Но эти вопросы несложно решить, подойдя к процессу грамотно.

Как можно декомпозировать?

Универсального способа декомпозиции, который подойдет под все цели и задачи, нет. Все зависит от того, насколько понятна и глобальна цель, есть ли вероятность изменения ситуации, возникновения форс-мажора и т.д. Поэтому предлагаем рассмотреть самые популярные способы «поедания слона», которые можно использовать как отдельно, так и совместно.

Методы декомпозиции:

1. Декомпозиция этапов работ: метод подразумевает пошаговый разбор цели. Она дробится на этапы, которые необходимо выполнить по очереди. Чаще всего такая декомпозиция изображается в виде диаграммы Ганта. Например, необходимо организовать массовую рассылку писем клиентам. Эта задача включает в себя несколько подзадач, за каждую из которых отвечает конкретное лицо: определение скидки и акции отделом продаж, составление текста буклета копирайтером, рассылка писем администратором базы данных и т.д.
2. Приоритизация цели: метод подойдет, если цель понятна и определить шаги для ее реализации несложно. В таком случае применяется методология постановки цели по SMART. Согласно ей, цель должна быть: конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (attainable), актуальной (realistic) и ограниченной по времени (time-bound).
3. Декомпозиция по ролям и сценарию пользователя: метод используется при разработке сайта, когда предполагается несколько вариантов совершения одного и того же действия разными типами пользователей. Например, покупатель товара в интернет-магазине может сделать покупку несколькими способами: положить товар в корзину, чтобы сравнить предложение с другими аналогичными товарами и не потерять его, или сразу оплатить покупку. Покупатель при этом может являться авторизованным пользователем или совершать действия на сайте анонимно. Функционал каждого исхода событий будет создаваться отдельными подзадачами [«Коммерческий директор», 2021].
4. Декомпозиция измеримых показателей: в этом случае вместо описания задач как очередного этапа во внимание берутся конкретные числа. Такой метод удобен, когда речь идет о реализации финансовых целей, увеличении количества клиентов и т.д. Давайте рассмотрим на примере: Иван решил накопить за год некую сумму. Он дал себе обещание откладывать каждый день, и для контроля составил себе таблицу, где первая колонка – число и день недели, вторая колонка – сумма, которая каждый день должна увеличиваться на 10 рублей, т.е. задача измеряется конкретной суммой.
5. Дерево зависимостей: бывает, что цель или задачу сложно разложить на конкретные шаги и для ее осуществления нужно выполнить ряд мероприятий, которые не связаны между собой. Этот подход обычно применяется, когда речь идет об улучшении положения: повысить доход, улучшить здоровье, навести порядок в доме. Например, Екатерина поставила себе цель вести здоровый образ жизни. Для этого она планирует: пройти чек-ап, похудеть на 10 килограмм, заниматься бегом каждый день. Это задачи первого уровня, которые между собой никак не связаны. Теперь задачи нужно разделить на подзадачи. Возьмем задачу «пройти чек-ап»: определиться с клиникой, взять отпуск, чтобы пройти обследование, и т.д.
6. Одношаговая декомпозиция: предыдущие варианты декомпозиции не сработают, если нет четкого представления, как достичь цели, и если есть риск, что вся схема может рухнуть из-за непредвиденных ситуаций. В условиях нестабильности и неопределенности подойдет одношаговая декомпозиция: ставим цель, выделяем первоочередную задачу и выполняем ее, далее возвращаемся к основной цели и снова идем по такому же пути [Time blog, 2021].

Для декомпозиции целей можно использовать методику Брайана Трейси, нашедшую широкое применение в разных сферах бизнеса. Она подразумевает 12 шагов, которые помогают прийти к желаемому результату:

1. Четкое понимание своего желания и реальности его достижения.
2. Измеримость и реалистичность цели.
3. Фиксация желаемого результата на бумаге.
4. Понимание своей выгоды при реализации цели.
5. Определение имеющихся ресурсов и исходных показателей.
6. Установление дедлайна достижения цели.
7. Определение возможных препятствий, которые могут возникнуть на пути к цели.
8. Владение дополнительной информацией.
9. Составление списка помощников.
10. Составление плана действий.
11. Визуализация.
12. Реализация намеченных действий [Центр поддержки и развития предпринимательства, 2020].

Главное отличие методики Брайана Трейси от других в том, что в ней применяются различные психологические приемы, и это делает подход эффективнее остальных. Каким бы действенным ни был выбранный способ декомпозиции, всегда нужно быть готовым к тому, что по каким-то причинам траектория намеченного пути может нарушиться. Но это не повод для расстройства, а стимул еще раз взять чистый лист бумаги и построить новую схему со свежим взглядом и с учетом возможных рисков.

Учимся декомпозировать

Декомпозиция проводится ответственным за предстоящую работу лицом, но такая практика будет полезна абсолютно всем, независимо от занимаемой должности и уровня ответственности. Процесс декомпозиции исследуемой системы состоит из следующих основных этапов:

• определение главной цели;
• разделение цели на несколько задач;
• разделение задач на подзадачи;
• проведение анализа каждого уровня;
• удаление несущественных задач;
• формирование итоговой схемы.

В процессе визуализации часто возникает вопрос: сколько уровней декомпозиции рационально сделать? Считается, что три уровня – это оптимальный вариант для большинства схем, т.к. он помогает понять, какие шаги необходимо предпринять в первую очередь. Если речь идет о глобальных задачах, то в этом случае будет приемлемо применить шестиуровневую декомпозицию, где 1 уровень – это ценности и миссия компании, 2 уровень – стратегические цели компании, 3 уровень – тактические цели, которые определяются на основе стратегических, 4-6 уровни – это описание задач и подзадач.

Единого правила, сколько уровней должно быть, не существует. Слишком подробная схема не будет наглядной, слишком сжатая не даст четкого понимания, что необходимо делать, и в процессе работы по данному плану будет возникать больше вопросов. Сколько бы уровней ни использовалось, последний из них должен содержать самые элементарные задачи, понятные исполнителям [«Коммерческий директор», 2021].

Для наглядного моделирования декомпозиции есть множество полезных инструментов. К ним относятся ментальные карты, древовидные интеллект-карты. Можно составить их от руки, а можно воспользоваться современными технологиями. В этом помогут следующие редакторы:

• Miro.
• XMind.
• LucidChart.
• MindJet Mindmanager.
• Draw.io.
• MindMeister.

Давайте рассмотрим пример декомпозиции на конкретной ситуации. Александр поставил себе задачу увеличить свой ежемесячный доход минимум на 50% за 4 месяца. Если в цифрах, то он стремится получать от 100 тысяч ежемесячно вместо 50 тысяч. Главная цель понятна и четко сформулирована, сроки ее выполнения определены, теперь нужно понять, что относится к задачам первого уровня.

Александр понял, что увеличить свой доход он может несколькими путями: добившись повышения на работе (а это +20 тысяч рублей к должностному окладу); вложениями в акции или облигации. Здесь точная сумма прибыли будет зависеть от того, какой продукт он выберет. Представим, что он определился и готов вложить некую сумму в акции, которые будут приносить ему ежемесячно примерно 5 тысяч рублей. Еще один способ заработать – найти подработку, и это еще примерно 15 тысяч рублей ежемесячно. Можно сдавать что-либо в аренду, и для достижения цели будет достаточно, если этот источник финансов будет приносить 10 тысяч рублей ежемесячно.

Теперь Александру нужно выделить подзадачи к каждой задаче. Например, чтобы добиться повышения, необходимо окончить профессиональные курсы для прокачки управленческих навыков и выполнять план продаж на протяжении квартала. Чтобы найти дополнительную подработку, необходимо изучить предложения на рынке труда, выделить для себя наиболее подходящие из них, составить резюме и отправить его работодателям. В итоге ментальная карта нашего героя будет выглядеть примерно так:

Конечно, можно продолжить цепочку действий, а можно остановиться на таком варианте. Главное, установить конкретные сроки выполнения каждого пункта, иначе планирование не имеет никакого смысла. Кстати, этот макет был составлен при помощи приложения Canva. Здесь вы тоже сможете найти множество интересных вариантов подобных схем. Согласитесь, с таким подходом цель увеличить доход на определенную сумму не кажется призрачной и невыполнимой – всего-то надо начать с маленьких конкретных шагов.

Вот еще несколько советов от экспертов по построению бизнеса, как составить декомпозицию:

1. Приступайте к декомпозиции только тогда, когда четко сформулировали для себя главную цель. Абстрактное понимание конечной точки ни к чему не приведет.
2. Чтобы определить рациональное количество подзадач, спросите себя, хватит ли этих действий для выполнения задачи верхнего уровня.
3. Для выполнения каждого этапа должно быть не более 5-9 шагов, т.к. человек может активно работать не более, чем с 5-9 задачами одновременно (кошелек Миллера), иначе возникнут проблемы с восприятием действий.
4. Ранжируйте свои действия. Определите приоритетность каждого шага (насколько он важен для реализации вышестоящей задачи и достижения главной цели). Действуйте с учетом приоритетности шагов.
5. Часто бывает достаточно детализировать только первый уровень шагов, поэтому не стоит увлекаться детализацией. На составление следующего уровня может уйти много времени, а формулировать его необходимо непосредственно перед тем, как вы приступите к реализации.
6. Определяйте для себя те задачи, которые не требуют особых временных затрат и длительной подготовки. Выполните их сразу.
7. Устанавливайте дедлайн для каждого шага, но при этом оставляйте запас времени. Так вы избежите сбоя в системе, который может возникнуть из-за задержки выполнения хотя бы одной из задач.
8. Определяйте, какие задачи можно выполнять параллельно, – так вы ускорите свое движение на пути к реализации главной цели [Е. Уколкова, 2021].

Нет никакого смысла декомпозировать задачи, которые легко выполнить и так. Если ситуация складывается неопределенная, а информации для реализации цели недостаточно, следует запланировать только первый шаг. При всех своих преимуществах метод декомпозиции не всегда полезен и может быть находкой для прокрастинаторов, ведь иногда нужно просто начать делать, а не расписывать многоуровневые схемы и вдумчиво смотреть на них вечерами.

Если вы разделили этапы по дням, но при этом в сроки не уложились, значит, вы неверно оценили свои возможности, и нужно пересмотреть составленный план, внести корректировки и сдвинуть сроки. А если планы срываются постоянно, лучше использовать одношаговую декомпозицию. Если перед вами стоит цель выполнить объемную монотонную работу, например, написать длинный текст, лучше использовать метод разделения на временные отрезки, а не на подзадачи. Воспользуйтесь техникой Pomodoro: она подразумевает интервальную работу по 25 минут с перерывами по 3-5 минут, а после выполнения четырех отрезков перерыв должен длиться 15-30 минут.

Резюме

Декомпозиция целей и задач, будь то реализация проекта или решение повседневных вопросов, – отличный инструмент, который помогает разложить весь процесс работы «по полочкам». Визуализация плана действий, описание каждого шага, детальный разбор, как достичь цели, а также правильный психологический настрой помогут сэкономить ресурсы и избежать ошибок на пути.

Главное преимущество структурной декомпозиции в том, что она помогает по-другому взглянуть на вещи, которые могут пугать своими масштабами. Как правило, человека смущают цели вроде «накопить миллион за год» или «похудеть на 20 килограмм за полгода», потому что на первый взгляд они кажутся нереальными. Стоит только декомпозировать глобальную цель, нарисовать «дерево», как все сразу встает на свои места.

Декомпозиция применяется в разных сферах жизни. Например, вы можете поставить себе цель изучить новую профессию самостоятельно за полгода, и здесь пошаговое планирование будет очень кстати. Да, не забудьте включить в ряд задач первого уровня обучение по онлайн-программе «Лучшие техники самообразования», которая поможет сделать процесс достижения цели быстрее, эффективнее и интереснее.

Для закрепления материала предлагаем вам посмотреть фрагмент выступления Радислава Гандапаса, одного из самых титулованных бизнес-тренеров России, в котором он рассказывает о «Методе рубежей», основанном на декомпозиции:

Смело ставьте себе глобальные цели и уверенно идите вперед! Все получится!

И не забудьте пройти небольшой опрос: