Чек-лист – это не баловство: простой список действий уже сейчас спасает чью-то жизнь от врачебной оплошности. А ещё он помогает организовать рутинную деятельность, избегать отвлечений и формировать полезные привычки. В этой статье вы узнаете, какие есть доказательства эффективности контрольных списков, как их делать и использовать.
Чек-лист – это лишь один из инструментов в теме личной эффективности. Чтобы узнать больше о продуктивности, попробовать различные практические методы и выбрать тот, который подходит именно вам, записывайтесь на онлайн-программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».
Для чего нужен чек-лист
Ошибаются все. Иногда это может стоить жизни, например, в медицине. Когда голова забита деталями предстоящей операции, легко прозевать какую-то рутинную мелочь. Чем сложнее ваша деятельность, тем проще допустить ошибку.
Хирург Атал Гаванде считает, что нашёл решение – чек-листы. Он провёл исследование [A. Gawande, 2009], в котором доказал, что использование контрольного списка в работе хирурга снижает смертность и количество осложнений от операций. С тех пор Всемирная организация здравоохранения рекомендует эту методику врачам всего мира.
Чек-листы пригодятся каждому – от программиста или инженера до блогера или дизайнера:
- они помогают выполнять рутинные задачи, не отвлекаясь на что-то постороннее;
- вы не забудете сделать какую-то мелочь – проверить код или добавить хэштеги в пост;
- они служат напоминанием при формировании привычек: ставя галочки напротив задачи, вы отчитываетесь перед собой и наглядно видите свой прогресс.
Но чтобы контрольные списки действительно приносили пользу, их нужно применять правильно.
Как использовать чек-лист
Чек-лист доктора Гаванде очень простой и занимает всего страницу. Гаванде опытный хирург, но даже ему необходим этот инструмент. Как минимум один раз чек-лист спас жизнь его пациенту: больному внезапно потребовалась кровь, которую врач заготовил заранее, руководствуясь своим списком.
Сделайте свой чек-лист, руководствуясь следующими правилами:
1. Выберите тип задачи, для которой будете использовать чек-лист
Гаванде советует применять чек-лист для рутинных и часто повторяющихся дел. В этих случаях высока вероятность ошибки. К примеру, если блогер пишет статью, ему нужно выполнить массу полуавтоматических задач: составить план поста, найти и проверить источники, отредактировать текст, прогнать его через специальные сервисы, нагуглить картинки, подписать каждую, опубликовать на сайте или в соцсетях и т.д. Любое из этих дел содержит ещё массу деталей. Чек-лист поможет ничего не забыть.
Вот список повседневных задач, где вы можете использовать чек-листы:
- Нетворкинг. Чтобы поддерживать связь с новыми знакомыми, создайте чек-лист, в котором опишите все этапы: подписаться в соцсетях, периодически напоминать о себе, скидывать полезную информацию.
- Финансовый учёт. Проверка расходов, учёт доходов, планирование бюджета, депозиты, периодические платежи, перемещения средств между разными картами и электронными кошельками – все это можно отразить в чек-листе.
- Домашняя рутина. Уборка, ремонт, выбрасывание старых вещей и покупка новых – не держите это в голове, а занесите на бумагу.
- Кибербезопасность. Сделайте список учётных записей для периодической смены пароля и резервного копирования.
Чек-лист бесполезен, если на его составление и использование уходит слишком времени. Эта шпаргалка, которая не должна заменять ваши знания и умения. Не стоит полагаться только на неё.
2. Сделайте простой и доступный чек-лист
Контрольный список не должен походить на развернутую инструкцию – это всего лишь краткое напоминание. Хорошо, если вы поместите его на одну страницу. Общий тон чек-листа должен быть прямым и точным. Пишите как можно короче и проще, читабельными шрифтами. Не добавляйте туда картинки и не украшайте яркой расцветкой. Сверяться с ним – это тоже рутина, так что упростите её до минимума.
Если вы делаете чек-лист для формирования привычек, разграфите его, чтобы делать отметки каждый день. Вот как может выглядеть недельный чек-лист для внедрения утреннего ритуала:
| Задача/Дата | 8.07 | 9.07 | 10.07 | 11.07 | 12.07 | 13.07 | 14.07 |
| Подъём в 6:00 | |||||||
| Умыться | |||||||
| Сделать зарядку | |||||||
| Почитать книгу 30 минут | |||||||
| Помедитировать 10 минут |
3. Разместите список на видном месте
Вам не следует тратить время на поиски, когда он потребуется. Чек-лист – это средство, а не цель, и оно должно повышать продуктивность, а не наоборот.
- Пользуйтесь!
Чек-лист готов к применению. Главное – не забывать про него и строго ему следовать. Поставьте напоминания на первые несколько дней, чтобы быстро выработать привычку.
Приложения для чек-листов
Вы можете написать контрольный список на бумаге, но если предпочитаете электронный формат, то воспользуйтесь этими приложениями:
- Evernote (а также любые другие приложения для заметок, даже стандартные). Ничего сложного – просто создайте новую заметку и напишите список. Доступно для всех платформ.
- Checklist – сделайте свой чек-лист или воспользуйтесь готовым шаблоном. Вы можете ставить напоминания, делиться списками через электронную почту или синхронизировать их с другими платформами. Доступно для iOS и Android.
- Wunderlist – приложение изначально создавалось как планировщик дел, но оно отлично подходит для создания чек-листов. Оно очень простое, делает напоминания и доступно на всех платформах.
- WorkFlowy – приложение для минималистов. Ничего отвлекающего, только списки с удобной сортировкой и поиском. Работает для iOs и Android.
Если вы знаете другие приложения для чек-листов, обязательно поделитесь в комментариях!
Чек-лист позволяет избежать рутинных ошибок, улучшает концентрацию на процессе и помогает формировать привычки. Чтобы контрольный список работал, сделайте его максимально простым, разместите на видном месте и не ленитесь с ним сверяться.
Чтобы облегчить себе задачу, используйте приложения для чек-листов. Желаем удачи!
