Что такое «слоты времени» и как они увеличивают продуктивность?

Удается ли вам обычно выполнить все дела из своего списка? Часто ли вы работаете сверхурочно перед выходными, потому что не выполнили все задачи? Вы чувствуете, что могли бы стать более продуктивными, но не знаете как? Предлагаем проверенный и эффективный метод оптимизации времени и повышения продуктивности: слоты времени. Они будут полезны тем, кто ценит тайм-менеджмент и хочет добиваться от жизни большего.

Если вас пугает иностранное слово «слоты», представьте их, как «соты», как ячейки вашего расписания, куда вы будете «заливать» по собственному желанию «мед» своих проектов, как личных, так и рабочих.

Филологи склоняются к тому, что термин «слот» попал в повседневный язык из авиационной индустрии, где он обозначал свободный временной интервал, выделяемый авиакомпаниям для взлета и посадки самолетов («таймслот»).

В современной жизни слоты времени поджидают нас в самых разных областях:

1. В больницах. Это временной интервал, отводимый на прием одного пациента, обычно 12-20 минут.
2. В логистике. Системы временных интервалов позволяют планировать поставки, что приносит пользу как клиентам, так и самому бизнесу. Потребитель чувствует, что имеет больший контроль над своим заказом, а продавец может планировать маршруты доставки более оптимальным образом и сокращать эксплуатационные расходы.
3. В менеджменте. Раньше таинством распределения слотов в зависимости от запланированных звонков и встреч ведали секретарши. Сегодня по большей части это удел приложений.

Как можно было заметить, слот времени – это полезная практика в сложных коллективах, где все должно работать как часы.

А еще можно было заметить, что техника слотов времени очень схожа с популярной на Западе техникой «блокировки времени». По сути, это одно и то же. По крайней мере, мы точно знаем, что блокировку времени популяризировал один из виднейших представителей именно авиационной индустрии Илон Маск. Он личным примером показал, как совмещать бизнес с политикой, а науку с личной жизнью (у Маска 13 детей, минимум 13).

При этом здесь важно помнить, что не Маск эти техники изобрел. У истоков подобного отношения ко времени стоял его соотечественник, лицо которого увековечено на стодолларовой купюре – Бенджамин Франклин. Он распределял свой световой день на блоки времени, каждый из которых отводился под определенную задачу или занятие. Вместо того чтобы хаотично выполнять список дел, Франклин формировал периоды сосредоточенности, повышенной концентрации для отдельных задач, встреч или перерывов.

Этот метод позволял ему расставлять приоритеты в работе, сводить к минимуму отвлекающие факторы и гарантировать, что важным обязанностям будет уделено должное внимание. Именно Франклин – автор афоризма «Время – деньги».

Как это работает?

Систематизация слотов времени – это методология повышения продуктивности и предотвращения превращения многозадачности в вашего худшего союзника. В частности, эта модель основана на разделении дня на различные временные блоки (слоты), чтобы вы всегда знали, какие задачи вам необходимо выполнить. Благодаря этому вы сможете расставить приоритеты в отношении наиболее важных вопросов и ограничить каждую задачу.

Таким образом, эта техника позволяет вам знать, что и когда вам следует делать.

Здесь нужно понимать, что данная практика заключается не в составлении бесконечных списков дел, а в организации задач в соответствии с их актуальностью и назначении блоков времени (слотов) для конкретных задач.

Выделив каждому заданию определенное время, вы сможете сосредоточить свои усилия на определенном периоде времени, не отвлекаясь, и значительно повысить свою продуктивность. Короче говоря, речь идет о содействии тому, что называется «глубокой работой», т.е. сосредоточенной и непрерывной работой.

Техника слотов времени применима как к личной, так и к профессиональной жизни, независимо от того, хотите ли вы успеть больше за день или освободить немного времени для создания лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Не волнуйтесь, даже если вы не знаете этого термина, ведь вы уже употребляли его в детстве. Помните школьное расписание, разделенное по предметам? По сути, техника слотов времени – это попытка экстраполировать школьную практику на современные реалии, которые, несмотря на цифровую революцию, усложняются с каждым днем. Причин тому целое множество: от роста народонаселения Земли до стремления Вселенной к усложнению, которое можно проследить как минимум в эволюции.

В результате, как метко выразился английский писатель Льюис Кэрролл: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее».

В 21 веке это выражается в следующей статистике по трудовому рынку, которую собрали социологи из корпорации Asana: 87% работников умственного труда («белых воротничков») работают на два часа в день больше по сравнению с 2019 годом, допандемийным уровнем. Тем не менее, эти люди не выполняют более 25% своих сроков в неделю. Каждый день такие работники искренне стремятся хорошо сделать всю работу, но в результате испытывают больше хаоса, чем ясности [Asana, 2023].

Знакомая картина? Именно с этим и предлагает бороться техника слотов времени – стать самому себе Бенджамином Франклином.

Какие типы задач можно запланировать?

Блокируя, резервируя время под конкретный слот, вы выделяете ресурс на определенную деятельность вместо того, чтобы перескакивать с задачи на задачу и по пути пытаться проглядеть еще несколько писем.

Используя эту технику, вы можете спланировать:

1. Все виды повторяющихся задач. От рабочих встреч до ответов на электронные письма или совершения звонков. По сути, это любая повседневная деятельность, в зависимости от вашей должности.
2. Менее частые задачи. Например, если вам нужно сообщить о неисправности на сборочной линии или подготовить годовой отчет с результатами работы вашего подразделения. Целесообразно зарезервировать место в своем календаре для стратегических мероприятий, таких как исследование рынка, анализ конкурентов или разработка нового проекта. Даже учебные занятия и моменты отдыха имеют право на свое место.
3. Любая другая грань жизни. Несмотря на свое профессиональное происхождение, техника слотов времени может быть распространена на любую другую сферу. Например, если вы студент или готовитесь к экзамену, она поможет вам спланировать свой учебный график, а если вы хотите быть более последовательными в своих спортивных привычках, распределение временных интервалов поможет вам поддерживать режим активности.

Слот времени – это не волшебство. По сути, это обычная реализация стремления человека уважать самого себя, свои цели, свои возможности и свои ограничения, а не растрачивать жизнь на попытку объять необъятное. Если подобная философия и расстановка приоритетов вам близки, то приглашаем узнать о них больше на нашей онлайн-программе «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Какие преимущества дает эта методология?

Правильное применение техники блокировки времени под слоты приносит много пользы. А именно:

1. Помогает избавиться от прокрастинации. В Британии подсчитали, что как минимум у них среднестатистический занятый на полный день работник тратит 2 часа и 11 минут в сутки на прокрастинацию на работе [Music Magpie, 2019]. Есть те, кто никогда не бывает полностью удовлетворен результатом и постоянно откладывает его, чтобы довести до совершенства; те, кто верит, что у них будет достаточно времени, и в итоге вынужден отложить сдачу; те, кто предпочитает браться за простые и легко выполнимые задачи и откладывать другие важные проекты на неопределенный срок. Однако на самом деле за этими аргументами скрывается тенденция к промедлению, которую можно преодолеть с помощью правильного планирования повестки дня.
2. Способствует концентрации. Людям необходимо потратить в среднем 25 минут, чтобы полностью сосредоточиться на какой-либо деятельности. Т.е. каждый раз, когда вы прерываете работу, чтобы заняться чем-то другим, вы не можете полностью сосредоточиться еще около получаса. Более того, по данным некоторых исследований, в среднем специалисты вынуждены отрываться от своего дела до 56 раз за день [Clockwise, 2020]. Однако при сосредоточении на одном виде деятельности за раз потери времени, связанные с переключением с одной задачи на другую, сводятся к минимуму.
3. Помогает контролировать расход времени. Американский ученый Питер Друкер заявил: «То, что не измерено, не может быть улучшено». Благодаря слотам вы будете точно знать, сколько времени вам нужно уделить каждой задаче. Существуют приложения для отслеживания того, сколько времени вы тратите на каждое занятие, например, HourStack, Rescue Time, Toggl, TimeCamp, Fantastical и Focus Booster.
4. Способствует соблюдению сроков. Согласно закону Паркинсона, люди используют все имеющееся у них время для выполнения задачи. Например, если вам нужно сдать задание в пятницу, вы, скорее всего, будете работать над ним до самой пятницы, однако, если бы срок сдачи наступает на три дня раньше, вы меняете свою повестку, чтобы сдать качественную работу в срок. Таким образом, организация повестки дня по слотам позволяет закрывать незаконченные главы, не торопясь с дедлайнами, что освобождает много времени для личной жизни.
5. Повышает личное удовлетворение. Когда человек видит, что его список дел становится все длиннее и длиннее, а усилия не приносят никакого реального результата, это выводит из себя. Составляя слоты, человек быстрее видит прогресс либо его отсутствие и, следовательно, чувствует большую удовлетворенность и мотивацию поменять то, что не работает.
6. Повышает продуктивность. Эта техника помогает, с одной стороны, сосредоточиться на важных задачах в определенные часы дня, а с другой – группировать небольшие действия схожего характера в определенный период времени, чтобы быть более эффективными. Следствием этого является заметное повышение продуктивности.
7. Налаживает и поддерживает границы. Временные слоты помогают отделить рабочее время от личного. Это полезно не только для людей, которым сложно установить границу между профессиональной и личной жизнью, но и для тех, кто работает удаленно. График временных блоков подразумевает интервалы для занятий спортом, ужинов с друзьями, семейных мероприятий, ухода за собой и т.д. Организация дня по слотам позволяет визуально разделить эти два аспекта и автоматически способствует достижению лучшего баланса между работой и личной жизнью, а также повышению благополучия.

На Западе блочные графики уже породили множество шуток про тех, кто даже свою интимную жизнь пытается вставить в слот. В каждой из таких шуток есть доля правды, но прелесть в том, что, пока мы живы, мы сами решаем, какой именно эта доля будет.

Как составить расписание?

Если вы уже убедились в преимуществах техники слотов, пришло время применить это на практике. Для этого вы можете выполнить следующие шаги:

1. Выберите инструмент для блокировки времени. Хотя вы можете создать свой календарь на бумаге, гораздо практичнее сделать это с помощью цифровых приложений. Таким образом, вы сможете быстро применять любые изменения и просматривать их из любой точки мира. Некоторые из наиболее используемых – это Google Calendar, Plan, Planyway или Weekly.
2. Перечислите свои задачи. Начните с перечисления всего, что вам нужно сделать, как рабочих задач, так и личных обязанностей, чтобы у вас было четкое представление о том, что и когда нужно сделать.
3. Проанализируйте свои задачи. Оцените группы действий, которые вы обычно выполняете, и составьте свой график в соответствии с тем, сколько времени, по вашему мнению, следует выделить на каждое из них. Например, вы можете использовать 15-минутные или получасовые блоки для более простых задач, таких как проверка электронной почты в середине утра, или выделить двух- или трехчасовые интервалы для более масштабных дел, таких как переработка бизнес-плана или оценка влияния бизнес-действий.
4. Составьте расписание общих блоков. Поначалу вам не нужно слишком усложнять содержание слотов, вместо этого вам следует обратить внимание на общие категории, которые составляют вашу ежедневную рутину. Например, вы можете создать блок для ответов на электронные письма, еще один – для рабочих встреч и третий – для задач стратегического анализа и планирования.
5. Создание слотов. Разбейте свой день на блоки, обычно продолжительностью от 30 минут до нескольких часов, в зависимости от задачи. Назначьте каждый блок определенному виду деятельности, например проекту, встрече, упражнению или перерыву.
6. Уточните детали. Как только вы освоите блокировку времени, вы сможете создавать более подробные календари. Это то, что известно как тайм-боксинг. Таким образом, вы можете указать, какие часы и в какие дни вы посвятите подготовке отчета о результатах или в какое время и сколько минут вы будете разговаривать по телефону с клиентом.
7. Оставьте место для непредвиденных событий. В нашей жизни очень важно быть гибкими и реалистичными. Планирование всего до мельчайших деталей может оказаться контрпродуктивным. В повседневной жизни может возникнуть множество непредвиденных событий, которые заставят вас изменить свой график: неожиданные задания, проекты, которые займут больше времени, чем вы ожидали, или простая простуда, которая уложит вас в постель. Без проблем! Оставив свободные места в расписании, вы можете играть со слотами, перемещать их и переставлять в зависимости от обстоятельств. Таким образом, вы увидите, как можно контролировать свое время даже в те дни, когда жизнь усложняется.
8. Расставьте приоритеты. Например, можно использовать хроматическую или числовую категоризацию. Как отмечает Стивен Р. Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», ключ к успеху заключается не только в умении управлять временем, но и в знании того, каким аспектам мы должны посвящать свое время в каждый момент. В этом отношении очень полезна знаменитая матрица Эйзенхауэра. Согласно этому инструменту, чтобы знать, как расставлять приоритеты, необходимо разделять задачи по степени их актуальности и срочности.
9. Перезагрузите свой календарь. Блокировка времени требует постоянной корректировки, чтобы работать на 100%. Но правда в том, что вы не всегда сможете идеально придерживаться запланированного графика. Не волнуйтесь. Учитесь благодаря ежедневной практике и постепенно корректируйте график.

Составление расписания позволит вам иначе взглянуть на свою жизнь и на то, куда в реальности уходит время. Вполне вероятно, что в процессе определения слотов вы обнаружите целые залежи этого самого драгоценного времени, которое у вас на самом деле всегда было, но вечно уходило куда-то не туда. Используйте свои ресурсы с умом!

Типы слотов

Ключ к успешному распределению времени – структурирование своего дня с использованием различных типов слотов. Каждый из этих типов служит определенной цели и обеспечивает выполнение различных задач, не перегружая ваш график:

1. Рабочие слоты. Это периоды, посвященные основным и важным задачам без перерывов.
2. Слоты отдыха. Это короткие интервалы для подзарядки энергией и поддержания концентрации. «Делу время, потехе час». Иногда короткая прогулка по комнате, приготовление чая или просто взгляд в окно могут помочь прояснить мысли и даже решить сложную проблему. Не забывайте, что во время отдыха ваш мозг продолжает генерировать нейронные связи! Поэтому не стоит недооценивать отдых и переоценивать тюль на окнах. Кто знает, вдруг рабочие на соседней крыше подскажут вам долгожданный выход из рабочего тупика.
3. Слоты для встреч. Это время, отведенное для совещаний, совместных приемов пищи или работы, сгруппированное вместе, чтобы избежать частых перерывов.
4. Личные слоты. Это моменты для личных дел или ухода за собой.
5. Буферные слоты. Это гибкое время для адаптации к непредвиденным событиям или ситуациям, требующим нарушения привычного уклада.
6. Творческие слоты. Они посвящены глубоким размышлениям или творческой деятельности. Иногда во время работы появляются интересные мысли. Хорошая идея – завести блокнот или тетрадь, куда вы сможете записывать эти мысли, а затем развивать их во время творческих периодов, чтобы это не мешало работе. Записывать такие мысли с помощью гаджетов может быть опасно из-за риска отвлечения.
7. Административные слоты. Они нужны для рутинных задач, таких как управление электронной почтой или календарем. У многих ведущих бизнесменов, таких как Тим Кук, есть утренняя рутина, которая включает в себя ответы на сотни электронных писем.
8. Слоты обучения. Это время для профессионального развития, например, чтения или посещения курсов. Человек, которому удается найти баланс между работой и постоянным обучением, имеет множество возможностей для профессионального и личностного роста.

Создание структуры, включающей эти слоты в ваш день, гарантирует, что всем сферам вашей жизни будет уделено должное внимание, и ничто не будет упущено.

Также существует три стратегических варианта блокировки времени, которые вы можете использовать для планирования ежедневных рутинных задач. Вот они:

1. Принцип куба. Отслеживайте каждую задачу, а затем найдите каждой место в подходящей ей группе. Затем попробуйте поместить похожие задачи в один и тот же временной интервал. Например, если вам нужно куда-то пойти, вместо того чтобы выполнить только одну эту задачу, вы можете по пути заняться другими делами, которые откладывали. Попробуйте доложить похожие задачи в тот же временной интервал, чтобы это не отнимало слишком много времени.
2. Тематические дни. Планируя неделю, вы можете создать тему для каждого дня и выделить ее. Вы можете добавить цвета в свое расписание. Выбирайте красный цвет, если у вас полный день, и зеленый – если у вас свободное время. Это поможет вам решить, какую задачу вы хотите выполнить в определенный день.
3. Планирование будней и выходных. Составьте список задач, которые вы будете выполнять только в выходные как отдельные задачи. Таким образом, вы сможете различать будние и выходные задачи и запоминать их, выполняя по отдельности.

Тайм-менеджмент позволяет человеку расширить собственные горизонты и научиться распределять как профессиональные, так и личные задачи без оглядки на традиционный восьмичасовой рабочий день. Ключевая сложность: определить собственные ценности, склонности и биоритмы, чтобы понять, что вам подходит, а что нет.

А если вам просто по-человечески страшно погружаться в неизведанные пучины нового мира и нового мышления, то честно ответьте сами себе на вопрос, соответствует ли сейчас ваш жизненный график слогану английского предпринимателя Роберта Оуэна: «Восемь часов – труд. Восемь часов – отдых. Восемь часов – сон».

Советы

Ваше мастерство в распределении времени будет расти по мере применения этой методики. В любом случае, следующие рекомендации помогут вам быстрее освоить технику слотов времени:

1. Найдите время для планирования. Каждый день или каждая неделя не похожи друг на друга, поэтому не поддавайтесь искушению скопировать свой старый ежедневник. Он может служить основой, но никогда не будет точно таким же. Лучше всего планировать свое расписание на неделю вперед.
2. Размещайте наиболее важные занятия на периоды наибольшей концентрации. Посвятите свои самые продуктивные часы самым сложным проектам. У большинства людей это утро, хотя здесь все индивидуально.
3. Посвятите близких в тайны собственного графика. Постарайтесь, чтобы они как минимум знали о ваших периодах уединения.
4. Ранжируйте отвлекающие факторы. Существуют специальные приложения для блокировки уведомлений, такие как Focus Lock или Flipd, которые не позволят вашему телефону или компьютеру постоянно отвлекать ваше внимание. Имейте в виду, что, например, испанцы тратят 4,1 часа в день на свой смартфон, причем 22,1% из этого времени уходит на проверку социальных сетей, согласно исследованию Rastreator [Santander Universidades, 2022].

Как только вы научитесь контролировать распределение времени, ваши минуты превратятся в часы, что сделает вас гораздо более эффективными. Таким образом, у вас останется время для других занятий.

Распространенные ошибки

Составление слотов – это дополнительная работа, которая требует постоянной корректировки. Как и во многих других сферах бизнеса, это процесс постоянного совершенствования, а не конечный пункт назначения.

Вот несколько распространенных ошибок, которых следует избегать:

1. Чрезмерные обязательства. Попытка запланировать слишком много задач или занятий на ограниченный промежуток времени перегрузит ваш график и затруднит соблюдение временных интервалов. Вместо этого попробуйте запланировать на неделю только приоритетные задачи, выделив дополнительные блоки времени для менее приоритетных задач. Как только вы поймете, сколько времени вам нужно, выделите на выполнение задач дополнительно 15-30 минут и сокращайте их по мере повышения эффективности. Вы также можете сократить количество встреч, которые могут занять значительную часть рабочего дня.
2. Игнорирование гибкости. В нашей жизни постоянно возникают непредвиденные события. Поэтому выделите на них не менее 30 минут каждый день, а если они происходят регулярно, то и больше времени.
3. Отсутствие приоритетов. Если вы сосредоточитесь на задачах с низким приоритетом и выполните их в собственный период повышенной продуктивности, то рискуете отложить более важные дела на более позднее время дня или недели. Это может означать, например, что вы упустите важное деловое предложение.
4. Отсутствие отдыха. Нашему мозгу и телу нужны регулярные перерывы. Очень важно включать в свой график слоты для подзарядки внутренних батарей. Планируйте перерыв не менее одной минуты в конце каждого временного блока и более длительный перерыв после 2-4 временных блоков в зависимости от стандартной продолжительности. После следующего набора временных блоков сделайте более продолжительный перерыв на обед.
5. Недооценка длительности задачи. При блокировании времени важно реалистично оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи. Подумайте, сколько времени обычно требуется для выполнения задачи, и прибавьте 10-20%. Если вы выполнили задачу быстрее, сделайте дополнительный перерыв или займитесь задачей с меньшим приоритетом до начала следующего временного блока [Doola, 2023].

Вы с большей вероятностью будете придерживаться принципа блокирования времени, если сможете выполнять задачи в отведенное время, чем если вам придется оставлять их незавершенными или перерабатывать их.

Слоты времени – это не просто способ повысить продуктивность, а еще и отличный инструмент для аудита собственной жизни и познания самого себя.

Удачи вам на этом пути! А чтобы убедиться, что вы ничего не перепутали, рекомендуем пройти небольшой тест: