Римский философ 1 века Сенека Младший заметил: «Дело не в том, что у нас мало времени, а в том, что мы много его тратим».
Постоянное стремление продуктивно использовать каждую минуту времени при большом количестве дел и высокой загруженности – задача не из легких. Особенно часто с ней сталкиваются работники медицинских учреждений, где даже небольшое промедление может стоить жизни человека.
В ежедневную рутину медицинских сестер входит выдача лекарств пациентам, реагирование на срочные вызовы, проведение медицинских манипуляций, составление графиков и много других задач. Все это выливается в постоянную битву со временем.
Конечно, время нельзя ускорить или замедлить, но при грамотном подходе его можно использовать в качестве союзника. О том, как это сделать без потерь, поговорим в этой статье.
Необходимость эффективного управления временем в работе медицинской сестры
Тайм-менеджмент – это навык эффективного управления временем, который на сегодняшний день является, пожалуй, одним из главных soft skills успешного человека.
В наши дни медсестры обслуживают постоянно растущее число пациентов, выполняют большой объем организационной работы, заполняют огромное количество административных документов и исполняют распоряжения высшего медицинского руководства, становясь при этом более доступными по электронной почте и мобильным телефонам.
В результате этого медицинские сестры все чаще сообщают о серьезных проблемах в управлении потребностями во времени. Для поддержания баланса между работой и личной жизнью каждой из них необходимо научиться повышать эффективность в рамках ограниченного ресурса доступного времени.
Отсутствие грамотного подхода к тайм-менеджменту отрицательно сказывается на всех аспектах работы медицинской сестры, препятствует ее профессиональному росту, мешает накоплению опыта, замедляет продвижение по службе и подрывает авторитет, что в конечном итоге снижает уровень ее удовлетворенности работой.
Хорошо известно, что сотрудники медицинских учреждений часто страдают депрессией и профессиональным выгоранием. Возникающий в результате такого перенапряжения стресс влияет на личную жизнь специалиста, еще больше увеличивая риск появления нервных расстройств [BMJ, 2014].
Исследование представителей среднего медицинского персонала различных профилей и специализаций показало, что у них наблюдаются следующие симптомы синдрома эмоционального выгорания:
- редукция профессиональных обязанностей;
- неадекватное избирательное эмоциональное реагирование;
- переживание психотравмирующих обстоятельств;
- эмоциональный дефицит;
- чувство «загнанности в клетку».
Исследования также показали, что у женщин-специалистов степень устойчивости к синдрому эмоционального выгорания выше, чем у мужчин [Социальная и клиническая психиатрия, 2018].
Управление временем в сестринском деле помогает медсестрам организовать и расставить приоритеты по уходу за пациентами, внутренним административным задачам, образовательным целям и личным обязанностям.
Дополнительными плюсами от применения принципов тайм-менеджмента в работе медицинской сестры являются:
- повышение эффективности и продуктивности;
- снижение уровня стресса;
- увеличение возможностей для профессионального роста, а также для достижения карьерных и личных целей;
- соблюдение баланса «работа/личная жизнь» [BMJ, 2014].
В своей книге Алексей Толкачев и Николай Мрочковский «Экстремальный тайм-менеджмент» подробно рассказывают о том, как навыки правильного планирования способствуют улучшению качества всех сфер жизни. Так, например, высокая продуктивность на работе в ущерб здоровью не приведет к хорошим последствиям. Только находясь в балансе и гармонии, человек может чувствовать себя счастливым и довольным. А достичь такого баланса можно, соблюдая принципы тайм-менеджмента.
Советы для медицинской сестры по улучшению навыков тайм-менеджмента
Принципы тайм-менеджмента в работе предполагают правильную постановку целей, расстановку приоритетов, ограничение отвлекающих факторов и соблюдение баланса «работа-отдых».
Чтобы разобраться в основах грамотного планирования времени, рекомендуем вам пройти нашу онлайн-программу «Лучшие техники тайм-менеджмента». Мы собрали в ней эффективные инструменты, методики и приемы, которые помогут вам в планировании и достижении целей, грамотном распределении ресурсов и экономии времени. Освоив программу, вы сразу же сможете применять полученные знания на практике, тем самым, сделав свою жизнь значительно лучше.
Правильная постановка целей
Один из распространенных принципов тайм-менеджмента в работе высокоэффективных профессионалов – правильная постановка целей.
Честное тестирование реальности необходимо, чтобы определить, достижимы ли цели, которые ставит перед собой медицинская сестра. Стремление к нереалистичным или противоречивым целям в конечном итоге приводит к разочарованию и профессиональной неудовлетворенности. С другой стороны, излишний консерватизм может привести к застою и неэффективному использованию профессиональных талантов, а также ограничивать профессиональное удовлетворение.
Все цели можно разделить на краткосрочные, достижимые в течение 1-3 лет, и долгосрочные, для достижения которых обычно требуется 5-10 лет.
Дисциплину для установления долгосрочных целей хорошо демонстрирует начинающий бегун, готовящийся к марафону. Каждый забег даже на небольшую дистанцию – это важный и измеримый шаг к долгосрочной цели пробежать полный марафон. Аналогичным образом медицинская сестра отслеживает краткосрочные достижения на пути к реализации целей долгосрочных.
Регулярная сверка планируемых и реальных результатов дает ей возможность понять, в том ли направлении на пути к достижению долгосрочных целей она движется. В частности, соответствует ли ее график темпам достижения промежуточных значений и реалистична ли ее итоговая цель или же внешние обстоятельства требуют ее пересмотра.
Подобный анализ долгосрочных целей способствует продуманному принятию решений по мере появления новых краткосрочных возможностей. Выявление и защита времени, необходимого для постановки и достижения долгосрочных целей, способствуют устойчивому профессиональному успеху.
По мнению исследователей в области здравоохранения, распространенная ошибка медицинского персонала состоит в том, чтобы «позволить долгосрочным целям преобладать над более насущными и неотложными краткосрочными требованиями времени» [Marymount University, 2020].
Медсестрам рекомендуется ставить карьерные цели, которые достижимы в течение 1-3 лет (например, получение высшего образования). Ежедневные же цели с большей вероятностью будут меняться в течение дня, но некоторые процедуры остаются неизменными для медсестер и могут быть закреплены за счет рутинной процедуры.
Грамотное планирование
После того, как будут выбраны цели и обозначены необходимые действия для их достижения, следующим шагом станет определение того, как наиболее эффективно выполнять ключевые задачи. Это требует расширенного планирования, выходящего за рамки ежедневного расписания.
Планирование «только на один день» быстро становится реакционным, непреднамеренно переключая внимание человека на «неотложные» действия. Разработка еженедельного или ежемесячного расписания является более эффективной стратегией для достижения долгосрочных целей. Преимущество этого упреждающего подхода состоит в том, что он заранее определяет доступное время, которое можно посвятить «важным», но «менее срочным» видам деятельности.
Саморефлексия позволяет медсестрам определять оптимальное время для максимальной производительности. Например, знание собственных биоритмов способствует повышению эффективности, благодаря более осознанному отношению к высокопродуктивным периодам дня. Одним из ключей к успешному составлению расписания является определение и защита наиболее продуктивного времени для сосредоточения внимания на важных и часто наиболее сложных задачах.
При планировании следует помнить про важность и пользу списков задач на день, записанных на бумаге или в специальном приложении. Составьте список с подробным описанием ожидаемых задач на смену. В некоторых организациях этот документ может представлять собой компьютерный снимок каждого пациента, который медсестра просто персонализирует, добавляя рукописные записи о незавершенных задачах [NursingCenter, 2017].
При формировании списка дел на день важно также закладывать время на непредвиденные обстоятельства.
Рутинизация
Рутинизация – это инструмент, который помогает медсестрам максимально эффективно использовать время. Рутинизация включает в себя повторение того, что присутствует в систематическом процессе, чтобы данная последовательность помогала с управлением временем. Создание последовательного распорядка улучшает управление временем в сестринском деле, устраняя ненужное планирование и превращая важные задачи в привычки [Marymount University, 2020].
Рутинизация предназначена для выполнения необходимых повседневных обязанностей, от сбора информации о состоянии здоровья пациентов до проведения медицинских манипуляций. Главное в данном процессе – знать последовательность действий в распорядке и количество времени, необходимого на выполнение каждого из них.
Медсестра должна составить список рутинных задач и упорядочить их в зависимости от продолжительности и приоритета каждого элемента. Каждая смена – это мини-цикл «планирование-выполнение-изучение-действие», в котором медсестра может изменить свой распорядок, чтобы максимально эффективно использовать свое время [American Nurse, 2018].
Внедрение когнитивного накопления
Создание распорядка для управления предсказуемыми обязанностями – очевидное решение, но как медсестры могут управлять непредсказуемыми задачами и непредвиденными изменениями? Согласно Центру сестринского ухода Lippincott, когнитивное накопление – это «процесс управления рабочим процессом, который помогает медсестрам расставлять приоритеты и управлять своим временем» [Marymount University, 2020].
Когнитивное накопление – это внутренний процесс, с помощью которого медсестра начинает планировать день еще до начала смены. Она должна создать мысленную очередь из приоритетных задач, необходимых для выполнения.
Сложность данного процесса заключается в том, что дела, выполняемые медсестрой, часто не структурированы. Ей приходится прерываться в среднем на пять других задач, поставленных извне [American Nurse, 2018].
Управление временем в сестринском деле требует динамического управления изменениями. Важно постоянно реорганизовывать задачи по мере возникновения более приоритетных дел.
Поиск времени для отдыха
Выгорание, связанное с работой, является распространенным риском среди медицинских сотрудников. Недавние исследования показали, что более 15% опрошенных медсестер сообщили о чувстве выгорания, а 56% из них заявили, что их медицинское учреждение не проводит никаких мер в борьбе с ним [Marymount University, 2020].
Выгорание также может привести к таким неблагоприятным последствиям как:
- снижение качества ухода за пациентами;
- снижение качества психического здоровья медицинских работников;
- депрессия;
- злоупотребление психоактивными веществами медицинскими работниками;
- увеличение процента ошибок из-за невнимательности.
Управление временем в сестринском деле касается не только повышения производительности. Необходимо выделять достаточное количество времени, чтобы отдохнуть и подзарядиться. Медсестры должны делать регулярные перерывы и уделять приоритетное внимание своему эмоциональному и физическому состоянию, чтобы предотвратить выгорание, связанное с работой.
Если вам хочется получить дополнительную информацию о том, что вы можете сделать уже сейчас, чтобы улучшить свое физическое состояние, рекомендуем вам пройти программу «Здоровье человека». Всего за 2 месяца вы получите подробное представление о том, как оставаться здоровым и счастливым в современных условиях, сможете самостоятельно оценивать состояние своего здоровья и предпринимать необходимые профилактические меры.
Делегирование
Американская ассоциация медсестер выпустила руководство по принципам делегирования полномочий, чтобы помочь им с управлением временем в сестринском деле. Согласно ему, делегирование полномочий – это «поручение выполнения действий или задач, связанных с уходом за пациентами, младшему вспомогательному персоналу с сохранением ответственности за результат» [Marymount University, 2020].
Руководство медицинского учреждения должно инструктировать и обучать медсестер тому, как принимать ответственные решения о делегировании сестринских обязанностей. Ассоциация утверждает, что данное решение должно основываться на следующих критериях:
- сложность ухода за пациентом;
- наличие работника, которому можно делегировать задачу;
- тип необходимого контроля.
Делегирование работает лучше всего, когда у медицинских работников хорошие рабочие отношения, они готовы к сотрудничеству и открытому общению.
Создание системы поддержки
Управление временем в сестринском деле – это проблема, с которой работающие медсестры сталкиваются десятилетиями. Им полезно общаться со своими коллегами, наставниками и старшим медицинским персоналом, чтобы они могли разделить различные методы управления временем в стратегиях сестринского дела и построить прочную систему поддержки.
Невозможно переоценить важность наставничества в работе медсестры. В одном тематическом исследовании ученые обнаружили, что здоровое партнерство медсестер и наставников дает следующие преимущества:
- снижение уровня текучести среди медперсонала;
- увеличение шансов для продвижения по карьерной лестнице;
- уменьшение переходного времени для обучения;
- повышение эффективности обучения.
Присоединение к сообществу медсестер-экспертов и инструкторов обеспечивает этот успех и сокращает потери времени [Marymount University, 2020].
Уход от многозадачности
Исследования показывают, что многозадачность не только неэффективна, но и может нанести вред мозгу. Регулярная многозадачность делает людей менее продуктивными в выполнении задач. Она снижает их способность понимать и оперативно анализировать поступающую извне информацию из-за переполнения мозга большим объемом данных [Inc., 2018].
Медсестрам следует уменьшить количество одновременно выполняемых задач, отдавая приоритет одной за отведенный промежуток времени. Делегирование, расстановка приоритетов и устранение отвлекающих факторов – все это может помочь справиться с многозадачностью.
Избавление от отвлекающих факторов
Современный мир полон соблазнительных отвлекающих факторов: от социальных сетей в смартфонах до разговорчивых коллег. Отвлечение внимания особенно опасно при выдаче лекарств и может привести к более частым ошибкам. Если вы хотите добиться успеха в управлении временем в сестринском деле, вам следует минимизировать данные факторы.
Основным источником потери времени являются прерывания со стороны коллег. Эти неожиданные и часто несвоевременные посещения особенно проблематичны не только потому, что они отвлекают медсестру от процесса, но и потому, что «посетитель» также может запросить помощь со срочными и не менее важными задачами [Marymount University, 2020].
Электронная почта, телефонные звонки и пейджеры прерывают работу медсестры точно так же, как неожиданные посетители. Неправильное использование электронной почты, по иронии судьбы предназначенной для экономии времени, является одной из наиболее частых причин потери времени.
При неправильном использовании электронная почта может значительно снижать продуктивность и производительность. Например, проверка и ответ на новые сообщения каждые несколько минут способствуют снижению продуктивности. В идеале, доступ к электронной почте должен осуществляться 3-4 раза в день по запланированному графику.
Отключите любые звуковые оповещения, чтобы не отвлекаться каждый раз, когда приходит новое уведомление.
Расстановка приоритетов
Принципы тайм-менеджмента подразумевают правильную расстановку приоритетов в работе медицинской сестры для повышения ее эффективности и продуктивности.
Одним из популярных методов расстановки приоритетов является иерархия CURE, которая включает в себя:
- Critical – критические потребности пациентов. Ситуации, когда необходимо немедленное вмешательство для предотвращения ухудшения состояния человека.
- Urgent – срочные ситуации с высоким потенциалом причинения вреда или дискомфорта пациенту, в случае, если они не будут устранены.
- Routine – рутинные потребности пациентов. К ним относятся, помимо прочего, оценка физического состояния и прием лекарств.
- Extras – дополнительные действия. Это действия, выполняемые медсестрой, которые, хотя и не являются необходимыми, способствуют комфорту пациента. Примеры включают предоставление пациенту теплого одеяла, уход за волосами или бритье [American Nurse, 2018].
Систематическое использование данного метода позволяет медицинской сестре улучшить навыки тайм-менеджмента, грамотно и эффективно распределять имеющиеся ресурсы и экономить силы.
Балансирование между огромным количеством дел – обычная задача медсестры. Еще одним отличным инструментом при расстановке приоритетов является матрица Эйзенхауэра, которая делит все задачи по принципу «важно/не важно» и «срочно/не срочно».
Нельзя отрицать, что независимо от того, какие инструменты могут иметь в своем распоряжении медсестры, в некоторые дни они просто не чувствуют, что в смене достаточно времени, чтобы выполнить все запланированные дела.
В идеале такие ситуации должны быть исключением, а не нормой. Использование описанных ранее советов и сознательные усилия по планированию дня помогут медицинской сестре начинать и заканчивать каждую смену на позитивной ноте и сделать время больше другом, чем врагом [American Nurse, 2018].
Заключение
Медицинским сестрам, стремящимся повысить собственную продуктивность, следует применять принципы тайм-менеджмента, которые не только повышают эффективность и удовлетворенность от работы, но также снижают профессиональный и личный стресс.
Хотя для внедрения и поддержания навыков эффективного управления временем требуются изменения поведения и дисциплина на протяжении всей жизни, медсестры могут начать с одной или двух областей, которые можно улучшить уже сегодня.
Тайм-менеджмент – динамичный процесс, требующий гибкости и терпения. Повышая профессиональное удовлетворение и снижая уровень стресса, можно повысить удовлетворенность карьерой, достичь большего баланса между работой и личной жизнью, а также придать новый импульс долгосрочному росту и успехам.
