То, что мы делаем, иногда не так важно в сравнении с тем, чего мы не делаем. И многое из того, что мы делаем, лучше бы мы никогда не делали, и тогда у нас появилось бы время делать то, что действительно важно и нужно… Запутались?
Вы сможете распутать любой клубок своих мыслей, целей, желаний и устремлений, если пройдете нашу программу «Самооценка 360». А на программе «Из мечты в цель» вы начнете воплощать в жизнь, о чем раньше даже подумать было страшно.
Прохождение программ потребует некоторого времени, которое вы запросто сможете найти, если перестанете делать то, чего делать не стоит. Наша сегодняшняя тема – Not to do-list: как составить список того, чего не нужно делать. А после можете составить список дел на месяц, на неделю или на завтра и посмотреть, насколько он будет отличаться от привычного.
Not to do-list: о чем речь?
Для начала видится логичным пояснить, что это за Not to do-list. Как вы уже поняли, это список того, чего не нужно делать. На самом деле, такой универсальный Not to do-list уже существует в природе, и составил его некто Тим Феррис.
Русскоговорящей публике Тим Феррис известен благодаря своей книге «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», переведенной на 40 языков мира [Т. Феррис, 2009].
Чуть менее известна, но не менее интересна его книга «Инструменты гигантов. Секреты успеха, приемы повышения продуктивности и полезные привычки» [Т. Феррис, 2019].
В англоязычной среде Тим Феррис завоевал популярность как автор канала подкастов в iTunes, где он «деконструирует» представителей самых разных сфер деятельности с тем, чтобы найти инструменты, тактики и приемы, которые ведут к успеху и которые могут использовать слушатели.
Среди его гостей – этноботаник Марк Плоткин, который возглавляет «Команду охраны природы Амазонки» и сотрудничает примерно с 80 племенами для учета, картирования и защиты примерно 100 миллионов акров древних тропических лесов.
Среди его гостей предприниматель Ричард Кох, который распространил известный принцип Парето 80/20 за пределы его применения в бизнесе на частную жизнь, счастье и успех. Среди его гостей есть даже такие неоднозначные личности, как Аполлон Роббинс, самый известный карманник в мире.
Итак, что же нам советует не делать Тим Феррис и как выглядит его Not to do-list? Его подкаст The 9 Habits to Stop Now – The Not-To-Do List появился еще в 2014 году [T. Ferriss, 2014]. Перевод этого подкаста на русский язык вышел под названием «Not-to-do-list: 9 привычек, от которых предпринимателю стоит избавиться» [C. Rechits, 2015].
Чего не советует делать / советует не делать Тим Феррис:
- Не отвечать на звонки с незнакомых номеров – время отнимет как сам разговор, так и восстановление концентрации и вхождение в привычный ритм после разговора. К тому же вы можете оказаться неподготовленными к беседе, что создаст дополнительные проблемы, на решение которых уйдет время.
- Не проверять почту с самого утра и перед сном – ответы и реакции на письма прямо с утра могут «сломать» планы на день, а работа с почтой перед сном может «загрузить» информацией и эмоциями мозг и привести к бессоннице.
- Не проверять почту постоянно – для срочных сообщений обычно используются мессенджеры, а для чтения писем и ответов на них лучше выделить отдельные блоки времени. Например, читать письма и отвечать на них дважды в день в 10 и 16 часов.
- Не соглашаться на встречи и звонки без конкретной повестки и срока окончания – лучше попросить собеседника подготовить список вопросов для обсуждения с тем, чтобы вы могли их обдумать и дать конкретные ответы.
- Не позволять людям отвлекать вас не по делу – это подразумевает не отказ от неформальных отношений с коллегами, а скорее умение вежливо выставить границы, когда вы реально заняты. Например, сообщить, что у вас через 10 минут встреча с клиентом и вам нужно 5 минут для того, чтобы к ней подготовиться.
- Не тратить время на клиентов, которые приносят мало прибыли – стоит внимательно посмотреть в соответствии с принципом Парето, какие 20% клиентов приносят 80% прибыли, а какие 20% клиентов занимают 80% времени. Если это разные клиенты, тогда тех, кто отнимает время, не принося денег, следует поставить на «автопилот». Как вариант, установить ограничитель на количество звонков, писем или сообщений в неделю либо месяц, и обещать ответить в течение 2-3 рабочих дней. Отвечать, естественно, в последнюю очередь, когда остальные дела сделаны.
- Не перерабатывать и избавиться от постоянной занятости – если у вас нет времени, значит, у вас просто нет приоритетов. Лучше усерднее думать, чем больше работать. Лекарство от вечной занятости – это четко выставленные приоритеты, среди которых отдых, когда вы сильно устали.
- Не носить «цифровой поводок» в режиме 24/7 – минимум раз в неделю стоит устроить себе «цифровой детокс», предварительно решив все рабочие дела и согласовав будущие встречи. Исключение составляют случаи, когда здоровье кого-то из близких людей требует быть на связи круглосуточно, и кратковременные рабочие моменты наподобие сдачи годового отчета, проекта, экзаменов и т.д.
- Не ждать момента, когда работа станет вашей жизнью – следует помнить, что работа, хоть и важная составляющая жизни, но это не вся жизнь, и защищать время, которое планируется провести с близкими, «с той же свирепостью, с которой вы бьетесь за получение тендера».
Так выглядит Not to do-list в исполнении Тима Ферриса. Является ли это единственно возможным вариантом Not to do-list? Конечно, нет, ведь у каждого из нас свои обстоятельства и свои «пожиратели времени», начиная от телевизора и соцсетей и заканчивая бесполезными разговорами и частыми размышлениями о прошлых неудачах и том, «как могло быть» [Е. Катина, 2015]. Поэтому вполне логично, что со временем появились желающие дополнить представленный Not to do-list своими рекомендациями.
Not to do-list +, или Чего еще не стоит делать?
Итак, какими же идеями можно дополнить ранее представленный Not to do-list? Кстати, авторы, активно пишущие на тему тайм-менеджмента, советуют составить список дел на сегодня (месяц, год) одновременно со списком Not to do [I. Poretskaya, 2017]. Что еще можно внести в Not to do-list? Давайте посмотрим.
Идеи для Not to do-list:
- Не смотрите в телефон – смотрите в родные глаза.
- Не целуйтесь автоматически на прощание – почувствуйте тепло и сердцебиение друг друга.
- Не работайте в выходные дни – и найдите возможность устроить себе выходной тогда, когда наиболее нуждаетесь в нем.
- Не бойтесь сказать «нет» – не делайте того, чего не хотите делать.
- Не делайте то, что можно делегировать.
- Не заполняйте работой пустоту жизни.
- Не забывайте про завтрак – завтрак очень важен.
- Не подписывайтесь на рассылки, которые не будете читать.
- Не бойтесь грустить и не бойтесь бездельничать.
- Не принимайте на себя ответственность других людей.
- Не паникуйте, если не можете повлиять на обстоятельства.
Как мама двоих очаровательных малышек, автор дает еще один совет: не быть с ребенком, когда нет сил. Это, конечно же, не про игнорирование детей, а про то, что родители должны стараться быть «в ресурсе» и принимать меры к тому, чтобы поддерживать ресурсное состояние. На это нужно время, и найти его можно, перестав делать ненужные дела и составив свой Not to do-list.
Проще говоря, каждый человек может составить Not to do-list персонально для себя, где сможет учесть все нюансы своих нынешних обстоятельств. Так, свои эксклюзивные советы будут у молодого предпринимателя и молодой мамы, бизнесмена со стажем и стажера в крупной компании, студента, спортсмена, менеджера по продажам и т.д. Как составить Not to do-list для себя?
Как составить Not to do-list?
Для того чтобы понять, как составить Not to do-list, нужно разобраться, как работают обычный список дел, Not to do-list и его разновидность – список «прекратить делать». В этом нам поможет статья «Полезный прием: писать список того, что надо прекратить делать» [O. Skvortsova, 2016].
Можно найти сколько угодно советов, как составить список дел на день, но нигде не акцентируют наше внимание, что время, проведенное за каким-либо занятием, – это время, не потраченное на другие занятия. А между тем, это крайне важный момент для тех, чье расписание заполнено «под завязку».
Для того чтобы, допустим, начать заниматься спортом или больше читать, нужно ответить себе на вопрос: что из того, что вы уже делаете, вы прекратите делать? Вы будете меньше сидеть в соцсетях и смотреть сериалы? Или вам придется меньше спать и отдыхать?
Другими словами, когда мы планируем какое-то новое дело или занятие, нужно сначала написать список того, что мы уже делаем, потом подумать, чем из этого списка мы можем пожертвовать (разновидность Not to do-list), а уже потом составлять список дел. При этом список того, что мы прекращаем делать, некоторые эксперты считают самым важным для дальнейшего успеха всех наших грядущих дел [O. Skvortsova, 2016].
Если совсем кратко, существует всего три способа, как найти время для новых дел и занятий: делать все существующие дела быстрее, освоить мультизадачность или отказаться от некоторых дел [CRM Простой бизнес, 2020]. Not to do-list – это как раз о том, как отказаться от некоторых дел.
Это наиболее действенный способ для случаев, когда списки дел включают больше, чем вы можете реально сделать. Тогда в Not to do-list нужно внести все действия, которые вы намеренно прекратите делать ради возможности сосредоточиться на главном и достижения большей продуктивности.
Такой подход мог бы выручить многих молодых руководителей и бизнесменов, которые берутся «за все и сразу», склонны заниматься «микроменеджментом» и никак не могут научиться делегировать полномочия, разработав систему контроля с четкими критериями исполнения делегированной задачи, которые будут понятны подчиненным.
Разумеется, это не всегда зависит только от руководителя. Если над ним есть вышестоящее начальство, у начальства может быть свое видение того, что важно, а что нет, и чем именно должен заниматься «нижний» по рангу руководитель для того, чтобы компания уверенно шла к успеху.
В этом случае нужно согласовывать свой Not to do-list с вышестоящим начальством, выстраивать диалог и обосновывать, почему та или иная задача требует именно столько времени, и почему все «спущенные» сверху задачи невозможно вместить в стандартный рабочий график.
Для разных сфер деятельности это могут быть совершенно разные Not to do-list, учитывающие нюансы отрасли и конкретной должности. В качестве примера эксперты предлагают изучить Not to do-list, который составил в свое время американский писатель Майкл Хайятт, когда стал генеральным директором издательства Thomas Nelson Publishers.
Так, ему удалось «отбиться» от того, чтобы отвечать на рабочий телефон, слушать голосовую почту и читать все подряд приходящие в издательство электронные письма. А он не пожелал тратить свое время на то, чтобы лично согласовывать контракты с авторами и посещать всевозможные совещания, выставки и прочие мероприятия, если тема не является значимой с точки зрения стратегии развития и не требует личного присутствия генерального директора [CRM Простой бизнес, 2017].
Для такой рутины есть помощники и менеджеры, которые обладают нужным уровнем квалификации и имеют соответствующий объем полномочий. Но для этого руководитель должен уметь делегировать полномочия подчиненным и выстраивать коммуникации с вышестоящим начальством и собственниками бизнеса. Итак, как же составить свой личный Not to do-list? Посмотрим, что советуют эксперты.
Топ-7 шагов, чтобы составить Not to do-list:
- Определите свои приоритеты – разберитесь, что для вас наиболее важно в данный момент в вашей работе, бизнесе, отношениях с семьей, поддержании своего здоровья и ресурсного состояния.
- Идентифицируйте отвлекающие факторы – сделайте список того, что часто отвлекает вас от выполнения важных задач. Это могут быть социальные сети, бесконечный просмотр новостей, бессмысленные разговоры и многое другое.
- Внесите отвлекающие факторы в список – это и будет основа для вашего Not to do-list.
- Установите четкие правила – после того как Not to do-list составлен, уточните сами для себя, как часто вы будете проверять почту и соцсети, сколько времени выделите на совещания с подчиненными и т.д.
- Соблюдайте установленные вами правила – не «сидите» в почте слишком долго, «сворачивайте» дебаты и подводите итоги, если время совещания подходит концу.
- Оцените результаты – посмотрите, насколько успешно вы придерживаетесь своего Not to do-list в течение недели или месяца. Если вы хронически не «вписываетесь» в свои же нормативы и правила, возможно, их следует пересмотреть.
- Отвлекайтесь от отвлекающих факторов – стремитесь избегать соблазнов, указанных в вашем Not to do-list. Если же вдруг возникла крайне интересная нерабочая тема для обсуждения в рабочее время, следите, чтобы это не помешало вам закончить намеченные дела. Можно отдать предпочтение живому общению и сократить плановое время на «сидение» в соцсетях или просмотр телевизора.
Составление Not to do-list может показаться хлопотным занятием, однако оно того стоит. Это реально работающий инструмент тайм-менеджмента, позволяющий найти время для того, чем вам хочется и стоит заняться. Давайте подытожим, зачем нам нужен Not to do-list:
- Помогает сосредоточиться на важном – Not to do-list напоминает, чего вы должны избегать, дабы не рассеивать внимание.
- Повышает продуктивность – избегая множества малозначительных задач, вы сосредотачиваетесь на задачах, которые действительно приносят результаты.
- Снижает стресс – если внести в Not to do-list вещи, которые отвлекают или раздражают, вы имеете шанс заметно снизить уровень стресса и тревожности.
- Сокращает непродуктивные затраты времени – Not to do-list помогает избегать трат времени на бесполезные или отрицательные действия, что освобождает дополнительное время для более важных задач.
- Поддерживает здоровый образ жизни – вы можете включить в список пункты, связанные с вашим здоровьем, такие как «не переедать» или «не пропускать тренировку».
- Улучшает личные отношения – Not to do-list может включать в себя напоминания о том, чего не стоит делать в отношениях с близкими. Например, «не критиковать без причины», «не забывать показывать признательность», «не отвлекаться на телефон в процессе общения».
- Помогает соблюдать границы – вы можете включить в список вещи, которые помогут вам соблюдать личные и профессиональные границы. Например, «не работать вечером» или «не брать работу домой».
Составление Not to do-list – это способ активно управлять своим временем и ресурсами и сосредотачиваться на том, что действительно важно для вас. Мы уже начали говорить о том, что, когда мы планируем какое-то новое дело или занятие, нужно сначала написать список того, что мы уже делаем, потом подумать, чем из этого списка мы можем пожертвовать (разновидность Not to do-list), а уже потом составлять список дел.
Таким образом, Not to do-list – это вовсе не отказ от привычного списка дел, а способ найти время для нужных вам занятий. К слову, и составление списка дел можно усовершенствовать.
Как правильно составлять список дел?
Советов, как правильно составлять список дел, много, и варьируются они от «не пишите лишнего» до «внесите в список абсолютно все дела». Тут дело даже не в том, что вносить, а что не вносить в список, сколько в том, чтобы список был релевантен вашим обстоятельствам и вы не перегружали его тем, что заведомо не собираетесь делать:
Возьмем за основу статью «Идеальный список дел: как составить и следовать. 10 правил» [И. Рудевич, 2020]. И позаимствуем несколько полезных наработок и уточнений из материала «Как составить список дел на день: 15 секретов продуктивности» [Singularity, 2023]. Итак, что же нам советуют?
Топ-10 шагов для составления списка дел:
- Цели и приоритеты – начните с определения ваших целей и приоритетов. Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь в различных областях и что для этого нужно.
- Задачи и дела – определите, какие задачи нужно выполнить для того, чтобы достичь ваших целей, и в соответствии с этим осуществляйте дальнейшее планирование дел.
- Фиксация – обязательно зафиксируйте все дела в письменном виде и не держите список дел «в голове». Если вы не любите писать «от руки», можно составить список дел онлайн в каком-нибудь приложении-планировщике или просто в «Заметках» на вашем смартфоне.
- Сроки – для каждой задачи укажите срок выполнения. Это поможет вам сохранять мотивацию и контроль над ситуацией.
- Детализация – если задачи кажутся слишком объемными, разделите их на более мелкие подзадачи. Это сделает выполнение более управляемым.
- Учет продуктивности – помните, что все люди разные и у каждого свои периоды наибольшей продуктивности в течение дня. Учитывайте свою собственную продуктивность и сосредотачивайтесь на задачах, которые вам подходят в конкретное время.
- Адекватность – старайтесь не добавлять слишком много задач в список. «Перегруженный» список дел может быть демотивирующим.
- Актуальность – регулярно обновляйте свой список дел, удаляйте завершенные задачи и добавляйте новые. Это поможет вам адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам.
- Исполнение – постарайтесь справиться со всеми запланированными делами и завершить все задачи в срок. Это поднимет настроение и самооценку.
- Гибкость – наша жизнь полна неожиданностей, в краткосрочной перспективе часто возникают неотложные задачи, а в долгосрочной меняются приоритеты. Чтобы справиться с такими вызовами, действуйте по методу Альпы и заполняйте делами только 60% времени, отведенного на дела.
Составление и эффективное управление списком дел – это навык, который требует практики. Постепенно вы найдете свой собственный метод и сможете эффективно планировать свои дела.
Кроме того, сегодня у нас есть множество возможностей облегчить себе эту задачу. Например, воспользоваться голосовым помощником (или помощницей?) Алиса от Яндекс.
Сегодня можно часто встретить вопросы наподобие «Может ли Алиса составить список дел?», «Умеет ли Алиса составлять список дел?» Отвечаем: Алиса умеет составлять список дел, Алиса может составить список дел и сделать массу других полезных вещей, которые облегчат вашу жизнь [dialogs.yandex, 2023].
Просто дайте команду «Составь список дел» и далее голосовой помощник сориентирует вас, что к чему и как это работает. Алиса сможет выполнить даже такие запросы, как «составить список добрых дел» или «составить список дел, которые помогут сохранить природу».
Если вы не слишком дружите с цифровыми технологиями, чтобы воспользоваться голосовым помощником, или настолько замотаны, что ваша основная цель отдохнуть и выспаться, вам, возможно, стоит воспользоваться готовыми наработками относительно того, чем вам заняться и что спланировать.
В этом поможет ранее упомянутая нами книга «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть» [Т. Феррис, 2009]. Как признался автор, в разное время ответ на вопрос о том, чем он сейчас занимается, звучал бы по-разному.
Среди вариантов значится участие в европейских мотогонках, ныряние с аквалангом у берегов частного острова в Панамском заливе, отдых под пальмой в Таиланде после тренировки по кикбоксингу и участие в чемпионате мира по танго в Буэнос-Айресе.
И для этого вовсе не обязательно быть миллионером и работать полжизни, зарабатывая деньги на путешествия по всему миру. Кстати, его советы подойдут и тем, кто не хочет «двигаться с места», а просто желает чуть больше свободного времени.
Немало полезных подсказок содержится и в статье «Эта короткая счастливая жизнь: 101 дело, которое нужно успеть» [К. Шлапакова, 2014]. Разумеется, 101 дело – это не приговор, а возможность выбора, что из этого перечня вас могло бы заинтересовать.
Так или иначе, нужно всегда помнить, что и список дел, и Not to do-list нужны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не для того, чтобы усложнить ее еще больше. Вам должно быть удобно и комфортно с каждым из этих списков, потому что это возможность «разгрузить» голову и всегда иметь «под рукой» напоминание о наиболее важных и значимых делах.
Мы желаем, чтобы все ваши дела приносили вам радость побед и достижений. Мы приглашаем вас на наши программы «Из мечты в цель» и «Самооценка 360». И мы предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:
