Многие люди из числа тех, что мечтают жить вечно, понятия не имеют, чем заняться в среду вечером. Однозначно и достоверно установить авторство этого ценного наблюдения не представляется возможным, что, впрочем, не мешает нам воспользоваться им в наших целях.
«При чем тут удаленная работа?», – удивится кто-то. А при том, что проблемы с самоорганизацией чаще всего испытывает именно тот, кто сам не знает, чего хочет. Как говорится, «если ты не знаешь, куда плывешь, никакой ветер не будет для тебя попутным».
Автором этого изречения считается живший в самом начале нашей эры римский философ, поэт и драматург Сенека-младший (4-65). Нужно признать, что спустя два тысячелетия изречение остается все таким же актуальным.
Вы легко преодолеете любые проблемы с самоорганизацией и мотивацией, если пройдете наши программы «Самооценка 360» и «Лучшие техники самообразования». А сегодня мы рассмотрим один из весьма востребованных аспектов темы и поговорим про наиболее эффективные методы самоорганизации в условиях удаленной работы.
Самоорганизация и методы самоорганизации: что это такое?
Самоорганизация – это способность эффективно управлять своим временем, ресурсами и задачами без внешнего принуждения. Это навык, позволяющий человеку организовывать свою деятельность, выставлять приоритеты, уделять достаточно времени каждой задаче и достигать поставленных целей.
Важным аспектом самоорганизации является способность оставаться сфокусированными и продуктивными в условиях разнообразных задач и возможных отвлечений.
Основные элементы самоорганизации:
- Постановка целей – ясное определение целей помогает лучше понимать, чего нужно достичь, и направлять усилия в нужном направлении.
- Планирование – разработка плана, определение порядка выполнения задач и установление сроков позволяет упорядочить поток задач.
- Определение приоритетов – определение важности и срочности задач позволяет эффективно распределить силы и время.
- Тайм-менеджмент – эффективное использование времени является залогом того, что времени, с одной стороны, точно хватит, а с другой стороны, выполнение задачи не займет все имеющееся в наличии время.
- Организация ресурсов – тут подразумевается разумное использование своих интеллектуальных, материальных и физических ресурсов для достижения целей.
- Адаптация – способность адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам и при необходимости быстро корректировать планы является залогом выполнения всех задач, как ранее запланированных, так и возникших в последний момент.
- Самоконтроль – умение контролировать свои действия, соблюдать сроки и держать эмоции под контролем позволяют лучше сохранить такой ценный ресурс, как самих себя, для дальнейших подвигов и свершений.
Самоорганизация является важным аспектом личного и профессионального развития, особенно в современном мире, где у людей часто много обязанностей и возможностей. Навыки и методы самоорганизации деятельности помогают уменьшить стресс, повысить производительность и достигать поставленных целей. Что такое методы самоорганизации личности и ее деятельности?
Методы самоорганизации – это методы, которые позволяют человеку добиться всего вышеназванного, а именно организовать свою деятельность, выставить приоритеты, уделить достаточно времени каждой задаче, достичь поставленных целей и при этом остаться сфокусированными и продуктивными в условиях разнообразных задач и возможных отвлечений.
Чуть позже мы подробнее рассмотрим основные методы эффективной самоорганизации в условиях удаленной работы, а пока давайте подумаем: а почему, собственно, сегодня уделяется много внимания такой теме, как методы саморегуляции и самоорганизации личности именно в условиях удаленной работы? Что заставляет больше нервничать и мешает самоорганизоваться на «удаленке»? Давайте посмотрим!
Трудности самоорганизации в условиях удаленной работы
На самом деле, если посмотреть на ситуацию трезво и попытаться отстраниться от того, что до 2020 года это был абсолютно непривычный формат работы, то все эти «страсти-мордасти» по удаленной работе покажутся изрядно надуманными.
Действительно, ведь мы же как-то справлялись с самостоятельным выполнением домашних заданий, еще будучи школьниками в начальных классах?! И нам никто не напоминал, что нужно сделать уроки и тем более не указывал, делать сначала математику или задания по чтению и русскому языку.
При этом мы вполне успевали сделать «домашку», поиграть с друзьями во дворе, параллельно с общеобразовательной школой окончить художественную школу и/или получить первый взрослый разряд по какому-нибудь виду спорта.
Разумеется, были исключения. У кого-то родители стояли «над душой» и приходилось делать уроки до позднего вечера. Кому-то, наоборот, так повезло, что выполнение домашних заданий никто не контролировал, поэтому их никто и не делал, не сильно «заморачиваясь» результатом в виде плохих оценок.
Про исключения долго говорить не будем, потому что те, кто не «заморачивался» и не делал уроки в школе, во взрослой жизни часто становятся строителями, водителями, слесарями, сантехниками, продавцами в супермаркетах, и их тема «удаленки» не касается.
Гиперопека со стороны родителей – это отдельная «песня», и там во взрослой жизни часто возникают проблемы не то, что с «удаленкой», но просто с трудоустройством, потому что работодателей смущает, когда 25-летний кандидат на вакансию приходит на собеседование вместе с мамой.
Основной же массив «офисного планктона», вынесенного бурным течением рынка на «удаленку», как раз и составляет то самое большинство бывших среднестатистических школьников, которые привыкли сами смотреть за своим расписанием уроков и тренировок, планировать время, необходимое на подготовку к следующему занятию, контрольной, экзамену, и не делать из всего этого большой проблемы.
И это при том, что про методы самоорганизации и самообразования два десятка лет тому назад и слыхом не слыхивали, однако как-то справлялись и с тем, и с другим, даже умудряясь не отстать от школьной программы, пролежав дома пару недель с гриппом или ангиной.
Так куда же делись все эти замечательные навыки во взрослой жизни? И почему временная необходимость поработать из дома вызвала такой массовый ажиотаж? Не будем сейчас о том, что все дети изначально талантливы, а в недовольных жизнью середнячков их превращает окружающая действительность.
Конечно, все не так просто, как в детстве, и помимо собственно «удаленки» сыграли роль сопутствующие обстоятельства, в которых актуализировалась тема дистанционной работы. В частности, пандемия, паника, неопределенность, страх за здоровье и жизнь, свою и своих близких.
Да и напрямую сравнивать постоянное сидение дома с ситуацией, когда самостоятельное выполнение домашних заданий и планирование внешкольного времени чередуется с обычными офлайн-занятиями в школе, не приходится. Впрочем, основные проблемы удаленной работы вырисовались задолго до пандемии [Е. Евстафьева, 2019].
Топ-10 основных сложностей удаленной работы:
- Отсутствие четкой границы между рабочим и свободным временем, которая в обычной офисной жизни устанавливается по факту пересечения границы офиса.
- Отсутствие четкого привычного расписания, потому что переход на «удаленку» предполагает множество организационных нюансов, и скопировать один к одному офисный рабочий день дома невозможно.
- Сложности коммуникации с начальником, коллегами и подчиненными, начиная от непривычных каналов коммуникации и технических сбоев и заканчивая проблемой конфиденциальности, которую лучше, чем разговор тет-а-тет, не решает ничто.
- Отсутствие постоянного контроля за работой, сроками и актуальностью задач «со стороны», что является следствием отсутствия привычного расписания и стандартных коммуникаций. Можно просто пропустить момент, когда появилось срочное задание, а с вас уже спрашивают его выполнение.
- Отвлекающие факторы, такие как жена, муж, дети, кошки, собаки, соседи, ремонт за стенкой, прорвавшаяся труба и необходимость срочно вызвать сантехника. Отдельную комнату могут себе позволить не все, да и это зачастую не решает проблему отвлекающих факторов в полной мере.
- Недостаток технических ресурсов и навыков обращения с ними для работы. Если в офисе неработающий компьютер или зависающая программа – это забота системного администратора, дома – это почти всегда исключительно ваша проблема, которая не всегда может быть решена консультацией по телефону или программой для удаленной работы с компьютером наподобие TeamViewer.
- Отсутствие живого неформального общения с коллегами и чувство «выключенности» из офисной жизни, даже если в таком положении находится весь офис. Совместные чаепития и непринужденный small talk у кулера с водой давно стали частью офисной и корпоративной культуры.
- Недостаток социальных контактов и опасность «одичания». Особенно у интровертов, для которых поздороваться с коллегами и спросить: «Как дела?» у сидящих за соседним столом составляло примерно 30% социальной активности на день.
- Невозможность нормально «собраться с мыслями», что является следствием всех вышеперечисленных факторов, которые налагаются и усиливают друг друга.
- Недостаток физической активности, когда отпадает даже минимальная необходимость двигаться, идя пешком от подъезда до парковки и по длинному коридору бизнес-центра с офисными помещениями.
Относительно последнего пункта напомним, что массовый переход на «удаленку» в 2020 году совпал с закрытием фитнес-центров, бассейнов, спортзалов и запретом на прогулки в парках, так что с тех самых пор удаленная работа прочно ассоциируется со снижением уровня физической активности.
Сейчас «удаленщикам» уже (или пока?) никто и ничто не мешает заниматься спортом сколько душе угодно, причем многие виды деятельности позволяют ходить в зал днем, когда мало народу, а работу доделать вечером. Однако негативные ассоциации и связки между «удаленкой» и потерей физической формы закрепились прочно.
Каким образом можно самоорганизоваться так, чтобы избежать традиционных сложностей удаленной работы, выполнить все поставленные задачи и при этом сохранить ментальное и физическое здоровье? Давайте разбираться.
Какие бывают методы самоорганизации?
Итак, давайте поговорим про методы развития самоорганизации и то, как их можно применять в условиях удаленной работы. Нам в помощь статья «Как организовать работу на удаленке: советы пользователей и инструменты» [Е. Жмурина, 2020], советы из статьи «Один дома: как работать на удаленке» [Changellenge, 2023] и материал «Тайм-менеджмент в условиях удаленной работы» [CrocoTime, 2021].
Многие рекомендации дублируются и различаются лишь некоторыми акцентами, зависящими от специфики работы авторов статей. Поэтому дадим все важные и нужные методы организации и самоорганизации рабочего процесса на дистанционной работе единым списком. Тем более что предлагаемые методы управления и самоорганизации на «удаленке» во многом являются производными от характеристик такого понятия, как «самоорганизация», которые мы рассмотрели ранее.
Методы самоорганизации на удаленной работе:
- Постановка целей.
- Разработка плана.
- Расстановка приоритетов.
- Создание расписания.
- Организация рабочего пространства.
- Подготовка технических средств.
- Общение и взаимодействие.
- Забота о себе.
- Занятия спортом.
- Отдых и досуг.
А теперь об этих методах более подробно.
Постановка целей
Постоянные читатели нашего блога знают, что цели должны соответствовать критериям SMART. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Как этого достичь? Просто вспомните, за что вам платят зарплату.
Вы менеджер по продажам и вам платят за выполнение плана продаж? У вас должно быть четкое понимание, чего и сколько вы должны продать за месяц «на удаленке».
Вы преподаватель и вам платят за прочитанные лекции или проведенные уроки? Посмотрите, что вам нужно для проведения занятий в удаленном режиме и насколько подготовка к занятиям в этих условиях будет отличаться от обычной.
Вы интернет-маркетолог и вам нужно привлекать клиентов? Подумайте, как вы переориентируете покупателей на покупки в онлайн-режиме вместо привычного посещения магазина.
Разработка плана
Разработка плана – это пошаговый алгоритм достижения поставленной цели. У вас есть план продаж? Планируйте «холодные» звонки потенциальным клиентам, выделяйте больше времени на переговоры с уже «прогретыми» клиентами и не забывайте про бонусы и программы лояльности для постоянных клиентов. В принципе, все, как в офисе, но с запасом времени для разъяснения клиентам новых обстоятельств и алгоритма действий в новой ситуации.
У вас есть расписание занятий? Планируйте время для оцифровки учебных материалов, проверки техники и софта для выхода в эфир, разъяснения учащимся изменившегося порядка подачи выполненных заданий.
Вы интернет-маркетолог? Пересмотрите все ранее в Сети запущенные рекламные кампании с тем, чтобы не вводить клиентов в заблуждение часами работы давно закрытого офиса. И, возможно, в целях экономии сократите поток рекламы, если точно знаете, что вашим постоянным покупателям сейчас немножко не до покупок.
Расстановка приоритетов
Удаленная работа и цифровая реальность диктуют свои приоритеты. Однако в целом они созвучны тем, что есть в обычной работе. Так, переговоры с готовыми сделать покупку клиентами всегда в приоритете относительно «холодных» звонков.
Проведение занятия согласно расписанию в приоритете относительно подготовки презентации темы урока, без которой можно пока обойтись, дав ученикам более подробные пояснения, на какой странице учебника находятся нужные схемы и картинки.
И остановка потерявшей актуальность рекламной кампании в приоритете относительно подготовки новой рекламной кампании, потому что дело не только в том, что бесполезная реклама продолжает съедать деньги, но и в том, что недостоверная информация подрывает доверие ваших клиентов.
Создание расписания
Создание расписания – это своего рода итог постановки целей, разработки плана и расстановки приоритетов. Теперь вам осталось определиться в рамках рабочего дня, что и когда вы будете делать, запланировать паузы для отдыха и перерыв на обед.
Конкретные цифры будут зависеть от выбранной вами техники тайм-менеджмента. Например, если вы предпочитаете метод Pomodoro, тогда у вас будут чередоваться 25-минутные отрезки работы с 5-минутными паузами для отдыха. Если вы предпочитаете метод деления «слона на бифштексы», тогда подумайте, сколько времени вам нужно для каждого «бифштекса», чтобы и не уставать, и не отвлекаться лишний раз.
Если у вас нет опыта удаленной работы, для начала старайтесь максимально приблизить распорядок «домашнего» рабочего дня к офисному. В любом случае, следует придерживаться графика начала и окончания работы, дабы не стирать границу между рабочим и личным временем и не выгорать эмоционально и физически. И резервировать хотя бы 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации и внезапно возникающие задачи.
Организация рабочего пространства
В идеале вам должно быть удобно работать и вас не должно ничто отвлекать. В реальности метраж наших квартир и численный состав семьи отдаляют нас от идеала на сотни миллионов световых лет, что вовсе не повод перестать справляться с рабочими обязанностями.
Про чистый стол, достаточное освещение и персональный в прямом смысле этого слова компьютер долго распространяться не будем. Однако даже если в данный в вашем распоряжении только прикроватный столик с косметикой и кремом для лица, на котором едва помещаются ноутбук, мышка и телефон, в ваших силах найти коробку, куда на время работы можно складывать косметику и баночки с кремом.
Подготовка технических средств
Компьютер должен быть в рабочем состоянии, нужные для работы программы должны запускаться и открываться, скорости интернет-соединения должно хватать для решения ваших рабочих задач. Следует заранее позаботиться о том, чтобы установить нужные программы, оплатить нужный пакет телекоммуникационных услуг, обзавестись более мощным «железом», если в этом есть необходимость.
Работоспособность всего этого арсенала следует проверить заранее, за 10-15 минут до начала работы с тем, чтобы было время на устранение неполадок, выяснение отношений с провайдером, запроса о помощи к вашему штатному системному администратору, активации резервного канала связи. Да, будет лучше, если изначально у вас будет возможность созвониться по городскому телефону, а не только по мобильному, связаться, в крайнем случае, через мессенджер, а не только через CRM, и т.д.
Общение и взаимодействие
Даже в офисе иногда бывает трудно быть в курсе всего, что вас касается, и накладки в духе «не сказали», «забыли», «не успели» все равно случаются. Удаленная работа, как мы уже выяснили, осложняет коммуникации.
Поэтому будет нормальным дополнительно уточнить актуальность долгосрочной задачи, поставленной неделю назад, у своего начальника, готовность принять товар у своего клиента, если поставки осуществляются раз в 3-4 дня, как продвигается задание у своего подчиненного в сроки, которые дают возможность внести коррективы или оказать помощь в работе.
Так вы нивелируете риски, связанные с отсутствием постоянного контроля, который наличествует, когда все находятся в офисе. Полностью избавиться от этих рисков вряд ли получится, потому что начальники и рядовые работники видят удаленную работу все равно по-разному. И начальники где-то в глубине души все равно подозревают, что подчиненные трудятся не так интенсивно, как хотелось бы руководству:
Кроме того, рекомендуется устраивать регулярные неформальные «созвоны» с коллегами через видеоконференции для того, чтобы поддерживать связь и обмен информацией и избегать чувства «выключенности» из офисной жизни. Это, кстати, хороший метод самоорганизации коллектива.
Забота о себе
Отсутствие необходимости идти в офис и в принципе «выходить в люди» совсем не повод перестать пользоваться косметикой, носить красивую одежду, мыть голову и прочие части тела. Не стоит отказывать себе в удовольствии надеть новый костюм, рубашку, джинсы, если вы работаете из дома.
Наоборот, стоит по-прежнему регулярно посещать парикмахерскую, делать маникюр и педикюр, обновлять гардероб по сезону, пусть и в меньшем объеме в соответствии с уменьшившимися «представительскими» потребностями.
К слову, то, что в вашей жизни стало меньше официоза, не повод реже «выходить в свет». Возможно, вам есть смысл переориентировать свой гардероб, макияж, прическу на менее формальную обстановку и сэкономленные на дороге с работы часы чаще тратить на походы в кино, театр, спортзал.
Занятия спортом
Занятия спортом – это сам по себе весьма мощный метод самоорганизации и повышения самодисциплины. Расписание занятий в группе бокса или танцев будет дисциплинировать и помогать организовать список дел так, чтобы не опаздывать и не пропускать тренировки.
Абонемент в тренажерный зал с безлимитным посещением даст мотивацию эффективнее справляться с рабочими задачами для того, чтобы максимально «вычерпать» возможности абонемента на месяц или квартал. Самостоятельные тренировки в парке на спортивной площадке станут отличным заполнением перерыва в работе посреди дня.
Отдых и досуг
Отдых и досуг могут стать отличными мотиваторами лучше справляться с работой, не перерабатывать и не выгорать, потому что вам есть, чем заняться в свободное время. Более того, отдых и досуг могут быть хорошими ориентирами при составлении плана и расписания на день.
Так, внеся в ежедневное расписание время на сон и отдых, мы уже получаем видимые временные рамки для планирования всего остального. А если у нас есть хобби, предполагающее фиксированное время репетиций, тренировок, шахматных турниров, модных показов, нам остается лишь распределить все остальное так, чтобы оно не пересекалось с вашими планами на отдых, досуг и хобби.
Это, кстати, отличная иллюстрация к вопросу о том, что многие люди, мечтающие жить вечно, понятия не имеют, чем заняться в среду вечером. Если у вас есть планы на среду и прочие дни недели, у вас никогда не будет проблем с самоорганизацией в условиях удаленной работы, да и в любых других условиях.
К слову, известный российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский начинает свою книгу «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» именно с темы отдыха, которой посвящена самая первая глава книги [Г. Архангельский, 2008]. С момента первого издания прошло уже много лет, а совет насчет правильной организации отдыха по-прежнему актуален.
Как понять, работают ли все эти методы самоорганизации для вас, когда вы начнете их применять? Основным критерием будет своевременное и качественное выполнение рабочих задач. Кроме того, вы можете использовать методы исследования самоорганизации, такие как самонаблюдение, самоанализ, рефлексия, ведение дневника для того чтобы понять, какие методы у вас прижились хорошо, а какие пока «проседают».
Это что касается глобального понимания методов самоорганизации, которые позволят вам сполна воспользоваться такими преимуществами удаленной работы, как экономия времени на проезд, возможность работать в удобном ритме и питаться здоровой домашней пищей в течение дня. Некоторые «удаленные» профессии дают еще и возможность настроить гибкий график, в том числе с выходными среди недели и перерывом на 2-3 часа среди дня, что позволяет совмещать работу с путешествиями, спортом, хобби.
Однако, как известно, «дьявол кроется в мелочах», поэтому для того чтобы ваших «планов громадье» не рухнуло под собственным весом, стоит взять на вооружение несколько повседневных советов, которые помогут самоорганизации в условиях удаленной работы. Мы их позаимствуем из уже знакомой нам статьи «Как организовать работу на удаленке: советы пользователей и инструменты», а следовать им всем или только некоторым из них, решайте сами [Е. Жмурина, 2020].
Советы по самоорганизации на удаленной работе на каждый день:
- Просыпайтесь за пару часов до работы.
- Работайте днем, спите по ночам, а не наоборот.
- Начинайте утро с приятного: кофе, музыка, прогулка, что-то еще.
- Придерживайтесь того плана и того расписания, которые вы составили.
- Разбивайте на составляющие и визуализируйте сложные задачи.
- Делайте максимум одно дело в единицу времени.
- Все, что можно сделать за две минуты, сделайте сейчас.
- Делайте списки задач, если нужно детализировать план.
- Задавайте вопросы, если что-то непонятно.
- Делайте паузы и перерывы на отдых.
- Питайтесь по графику, без пропусков приема пищи и внеплановых перекусов.
- По возможности работайте в тишине.
- Используйте дневное освещение.
- Поддерживайте комфортную температуру в помещении.
- Найдите свою мотивацию.
Это самое главное, что мы собирались сегодня рассказать про наиболее эффективные методы самоорганизации в условиях удаленной работы. Мы желаем вам гармонии и баланса между работой и свободным временем, приглашаем вас на наши программы «Самооценка 360» и «Лучшие техники самообразования» и просим ответить на вопрос по теме статьи:
