Тема управления временем сохраняет актуальность уже долгие десятилетия. А все потому, что времени у нас больше не становится. В сутках по-прежнему 24 часа, а вот соблазнов и возможностей, как его заполнить, реально много. Как раз для того чтобы воспользоваться возможностями, а не заполнять жизнь бесконечным потомком однообразных дел, и нужен тайм-менеджмент.
Наши читатели, прошедшие нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента», знают об этом достаточно много. Но даже им будет интересна сегодняшняя статья, где мы разберем метод ALPEN, он же метод Альпе, он же метод Альпы в тайм-менеджменте.
Метод Альпы: что это такое?
Метод ALPEN – это один из многочисленных современных методов тайм-менеджмента, разработанный для более эффективного управления временем и задачами. Этот метод акцентирует внимание на организации рабочего времени и приоритетности задач.
Метод Альпы разработал немецкий экономист, специалист по организации производства и работе с персоналом, эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Это важный момент, потому что все свои работы он писал на немецком языке, и название метода ALPEN – это аббревиатура первых букв слов, обозначающих этапы планирования задач по методу Альпы.
Этапы метода планирования Альпы:
- A (Aufgaben) – cоставление списка задач.
- L (Länge schätzen) – оценка длительности.
- P (Pufferzeiten einplanen) – планирование буферного времени.
- E (Entscheidungen treffen) – принятие решения.
- N (Nachkontrolle) – подведение итогов и контроль.
Как вы уже поняли, в основе метода Альпы, как и большинства других методов тайм-менеджмента, лежит планирование. Забегая вперед, скажем, что это планирование на основе выделения приоритетных задач.
Многие в контексте метода Альпы вспоминают матрицу Эйзенхауэра с делением на 4 квадрата, куда нужно записывать дела важные и срочные, важные и не очень срочные, срочные и не слишком важные, не слишком важные и при этом не очень срочные.
В принципе, знакомство с матрицей Эйзенхауэра отчасти полезно, однако слишком упорствовать для того, чтобы скопировать рекомендации «один к одному» точно не стоит. Достаточно вспомнить, что в этой матрице к не очень важным и не очень срочным делам предлагается отнести общение с друзьями, сидение в соцсетях, компьютерные игры и т.д.
Возможно, для западных бизнес-реалий это так и есть. Однако в нашей субкультуре, где все решают связи и знакомства, а полезную информацию по обходу очередных санкций или нововведений передают «из рук в руки» в ходе личных коммуникаций, значимость общения принижать никак нельзя. Более того, люди, которые отдают приоритет именно личному общению и построению отношений, часто оказываются на шаг впереди остальных.
И кто, как не друзья, первыми «сольют» крутую вакансию, освободившуюся в компании у знакомых, полезный контакт человека из городской администрации, склад, где можно взять товар по более низкой оптовой цене и т.д. Но для этого общаться с людьми нужно не по остаточному принципу, а уделяя должное внимание их персоне, делам, интересам, формированию доверительных отношений. Вплоть до того, чтобы составить им компанию в сетевой компьютерной игре, если играть нужно вдвоем, а им не с кем.
Так или иначе, приоритеты следует обдумать максимально тщательно. Это поможет вам во многих сферах жизни, а не только в планировании по методу Альпы. Пока же давайте рассмотрим подробнее все этапы метода Альпы и поймем, как заниматься планированием по методу Альпы.
Планирование по методу Альпы
Мы уже в общих чертах знаем, что такое этапы планирования задач по методу Альпы. Подробно свой метод Лотар Зайверт расписал в книге «Ваше время – в ваших руках» [Л. Зайверт, 1995].
В последующих работах идеи автора получили дальнейшее развитие. В частности, в книге «Если спешишь – не торопись. Новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени» [Л. Зайверт, 2007].
Кроме того, есть специальная адаптация метода для женщин, загруженных домашним хозяйством и не имеющих, а точнее, не находящих время для себя [Л. Зайверт, 2002]. Теперь давайте рассмотрим подробнее, что же означает каждый из этапов планирования по методу ALPEN.
Этапы метода Альпы – описание:
- Aufgaben (Составление списка задач) – начните с создания списка всех своих задач и обязанностей. Это может включать рабочие задачи, личные обязанности и любые другие важные дела, которые вы должны выполнить.
- Länge schätzen (Оценка длительности) – оцените, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи. Это важно для того, чтобы вы могли эффективно распределить свое время.
- Pufferzeiten einplanen (Планирование буферного времени) – ваш план должен включать в себя так называемые «буферные» интервалы времени для того, чтобы учесть непредвиденные задержки и перерывы между задачами. «Буферное» время помогает справляться с неожиданностями, не нарушая план.
- Entscheidungen treffen (Принятие решений) – определитесь с приоритетами. Решите, какие задачи являются наиболее важными и срочными, и начните с них.
- Nachkontrolle (Контроль) – регулярно пересматривайте свой план и задачи. Это позволит вам оценить, насколько хорошо идет выполнение задач, и внести необходимые коррективы.
Как это все «провернуть», ничего не забыть, ничего не перепутать и точно рассчитать? Для этого выработаны методические рекомендации по каждому пункту. Давайте их изучим.
Как планировать по методу Альпы – рекомендации:
- A (Aufgaben) – выпишите абсолютно все дела, ничего не держите в уме, потому что память не резиновая и есть риск что-то упустить.
- L (Länge schätzen) – подумайте, сколько времени может занять каждое дело из списка. Чем точнее вы можете это определить, тем лучше. В отсутствии точных данных запишите ориентировочное время.
- P (Pufferzeiten einplanen) – спланируйте «буферные» интервалы между делами на случай, если возникнет непредвиденная проволочка. Не планируйте дела «одно за одним» совсем без пауз. В идеале суммарное «буферное» время должно составлять 40% от общего времени, запланированного на различные дела.
- E (Entscheidungen treffen) – определите приоритеты и решите, что вам нужно успеть сделать в первую очередь.
- N (Nachkontrolle) – в конце дня проанализируйте, что удалось сделать, а что нет, на что не хватило времени, где ошиблись с расчетами. Перенесите дела, которыми не успели заняться, на следующий день, и составьте новый план с учетом, исправив ранее допущенные в расчетах ошибки.
По поводу переноса на следующий день стоит сделать пару ремарок. Не стоит понимать эту рекомендацию как возможность откладывать что-либо до бесконечности. Шутка про человека, который откладывает утреннюю 10-минутную пробежку уже почти полгода, и поэтому завтра ему придется бегать 25 часов, давно успела состариться, но так и не смогла потерять актуальность.
Если такие важные дела, как забота о здоровье и занятия спортом, постоянно попадают в категорию невыполненных, вам стоит пересмотреть приоритеты. Здоровье уходит постепенно, а потом внезапно объявляет о своем уходе гипертоническим кризом или еще чем-то, с чем придется лечь в больницу и тратить на поправку здоровья все 24 часа в сутки. И поправлять здоровье придется гораздо менее приятными способами, чем пробежка в парке или занятия на тренажерах рядом с красивыми девушками в майке с глубоким декольте и облегающих лосинах.
В принципе, если вы сейчас читаете эту статью с ощущением, что времени нет ни на что, вы не одиноки. Описывая свой метод в книге «Ваше время – в ваших руках», Лотар Зайверт ссылается на исследование, согласно которому лишь 8% немецких менеджеров успевают выполнить все, что нужно, в рабочее время, а всем остальным требуется от 10% до 100%, если так можно выразиться, «добавочного времени» [Л. Зайверт, 1995].
Проще говоря, большинству немецких управленцев нужно еще 1-2 рабочих дня в неделю для того, чтобы успевать сделать всю работу. И это, заметьте, в середине 90-х годов прошлого века, когда темп жизни был заметно ниже. Более того, нехватка времени и сверхурочная работа успели стать символом высокого социального статуса и служебного положения.
Автор полагает это абсолютно недопустимым подходом и напоминает, что время – это не только деньги, потому что время – это сама жизнь. Оно необратимо, его нельзя накопить, его нельзя преумножить или передать. Время уходит безвозвратно, поэтому так важно распоряжаться им рационально.
Лотар Зайверт считает, что найти время для работы – это условие успеха.
Найти время для размышлений – это источник силы. Найти время для игры – это секрет молодости. Найти время для дружбы – это условие счастья. А найти время для любви и мечты – это путь к звездам. Как и в большинстве методик тайм-менеджмента, рекомендуется регулярно задавать себе вопрос о том, как задачи, которыми вы занимаетесь сейчас, приближают вас к вашим целям и желаниям. И, если никак, нужно начинать корректировать планы.
Как найти время для всего этого? Мы уже рассмотрели этапы метода Альпы и рекомендации, как с ними работать. И знаем, что метод Альпы, как и любой другой, нужно адаптировать к своим обстоятельствам. Если есть сомнения, верно ли вы применяете метод Альпы на практике, Лотар Зайверт рекомендует сопоставить свои действия и планы с основными принципами планирования времени.
Основные принципы планирования времени:
- Соотношение 60% на 40% для занятого делами и «буферного» времени.
- Анализ расхода времени и «дневных помех».
- Сведение задач воедино и общий план действий.
- Регулярность – системность – последовательность.
- Реалистичное планирование.
- Гибкость в планировании.
- Восполнение потерь времени.
- Письменный формат планирования.
- Перенос того, что не успели сделать.
- Фиксация результатов, а не действий.
- Установление временных нормативов для задач.
- Сроки исполнения важных дел.
- Установление приоритетов.
- Избавление от «тирании спешности».
- Делегирование задач.
- Поиск поглотителей времени и резервов времени.
- Переработка – повод для перепроверки правильности планирования.
- Планирование свободного времени.
- Планирование «временных блоков» и «спокойных часов», когда вас нельзя беспокоить.
- Время для планирования творчества.
- Планирование рутинной работы.
- Анализ непродуктивной деятельности.
- Поиск альтернатив.
- Поиск разнообразия.
- Согласование временных планов.
Это принципы тайм-менеджмента, на которые рекомендует ориентироваться Лотар Зайверт. В последнем пункте подразумевается, что все ваши планы, составленные для работы, творчества, свободного времени, должны быть согласованы между собой и не мешать друг другу в реализации. Особо внимательным нужно быть в случае, если планы чередуются в течение дня.
Например, фрилансеры вполне могут поработать с утра пораньше, потом днем, когда в фитнес-центрах мало народу, сходить на тренировку, а вечером продолжить работу. В принципе, такое себе могут позволить и собственники бизнеса, которые научились делегировать задачи и смогли отойти от операционной деятельности и микро-менеджмента в бизнесе.
Избавление от «тирании спешности» – это отдельная тема, которой автор посвятил свою книгу «Если спешишь – не торопись. Новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире. Семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени» [Л. Зайверт, 2007]. В контексте нашей сегодняшней статьи скажем, что суета и торопливость не приводят к большей продуктивности, поэтому планировать нужно так, чтобы потом не пришлось никуда спешить.
Для того чтобы все эти рекомендации было проще воплотить в жизнь, Лотар Зайверт советует ответить для самих себя на следующие вопросы:
- Какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
- Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
- Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
- Какие посещения были ненужными?
- Кто наиболее часто и без пользы отвлекал вас?
- Как побудить подчиненных заходить к вам не пять раз в день, а один раз сразу с «блоком» вопросов?
- Как научить подчиненных готовиться к разговору с вами, составив краткую памятку или план для беседы?
Потратив время на обучение подчиненных, можно научить их настраиваться на четкую постановку вопросов, что поможет в дальнейшем избежать непродуктивных разговоров и затрат времени.
Еще один важный аспект темы – это телефонные разговоры. Тут Лотар Зайверт прямо выделяет «10 телефонных грехов», которых нужно избегать самим и отучать от них подчиненных:
- Неясная цель разговора для самого себя.
- Отсутствие пояснений цели звонка для собеседника.
- Импровизация в подготовке к разговору.
- Неблагоприятное время для звонка.
- Поиск номера нужного абонента непосредственно перед звонком.
- Звонок без предварительной подготовки документов.
- Предварительно не записанные ключевые темы и тезисы разговора.
- Монологи вместо активного слушания и диалога с постановкой вопросов.
- Отсутствие фиксации результата разговора.
- Неконкретные договоренности.
Не менее щекотливой темой являются незаявленные посетители, каким-то образом «прорвавшиеся» через охрану и секретаршу или «подловившие» вас возле лифта, во дворе, на лестнице и т.д. Здесь тактика общения зависит от следующих факторов:
- Наличие времени лично у вас.
- Оправдывают ли запросы посетителя время, которое на них придется потратить.
- В каких отношениях вы находитесь с посетителем.
- Каков опыт предыдущего общения, если таковой имеется.
В любом случае, первым делом нужно выяснить цель визита, и в зависимости от полученных ответов можно либо делегировать запрос подчиненным, либо, если можно решить вопрос с небольшими затратами времени, решить его самим, потому что в этом случае отвлечение, которое уже началось, будет меньшим.
Это, кстати, хорошая «лазейка» и подсказка от гуру тайм-менеджмента для тех, кто любит «ловить» всевозможное начальство там и тогда, где и когда оно меньше всего этого ожидает. Если вопрос внятно сформулирован и не требует больших усилий для решения, у вас есть шанс.
Если же вопрос нельзя никому делегировать и невозможно решить прямо сейчас, Лотар Зайверт советует назначить для просителя время встречи и «отпустить».
Возвращаясь собственно к теме планирования по методу Альпы, дадим еще несколько ориентиров от Лотара Зайверта. Он рекомендует понаблюдать за собой 10 дней и ответить на следующие вопросы:
- В какое время дня вы ощущаете наибольший прилив сил?
- Когда вы соображаете наиболее быстро?
- Когда вы начинаете уставать или когда определенные виды деятельности даются особенно тяжело?
- К какому времени вы чувствуете себя опустошенными и уставшими?
- Когда вы занимаетесь спортом или хобби для психологической разгрузки?
- Когда вы начинаете бороться со сном и когда ложитесь спать?
- На какой период приходится ваше самое продуктивное время?
- Когда вы заняты наиболее важными делами?
- Когда вы делаете менее важную работу?
Имея ответы на эти вопросы, будет проще воспользоваться методом ALPEN и спланировать время максимально рационально. В целом, метод хорошо помогает систематизировать дела и добиваться большей результативности.
Данный метод может быть особенно полезен для тех, кто сталкивается с множеством задач и хочет научиться управлять своим временем более эффективно. Где именно может быть полезен этот метод? Давайте посмотрим.
Где применять планирование по методу Альпы?
Метод управления временем ALPEN может быть применен в различных сферах жизни, где важно эффективно организовать свои задачи и рационально использовать время. Давайте остановимся на самых основных сферах, где метод Альпы следует задействовать в первую очередь:
- Профессиональная жизнь – метод Альпы широко применяется в рабочей среде. Вы можете использовать его для организации рабочих задач, планирования проектов, приоритизации задач и управления рабочим временем.
- Учеба, самообразование, саморазвитие – если вы студент, школьник или просто занимаетесь самообразованием, метод Альпы может помочь вам планировать учебные задания, дедлайны и время для подготовки к экзаменам. И вы сможете делать это еще лучше, если пройдете нашу программу «Лучшие техники самообразования».
- Частная жизнь – метод Альпы полностью пригоден для планирования домашних дел, личных встреч, шоппинга, хобби, развлечений, поездок и путешествий.
- Спорт и фитнес – метод Альпы поможет планировать тренировки, следить за прогрессом и ставить личные спортивные рекорды.
- Ведение блога или YouTube-канала – метод Альпы поможет составить эффективный контент-план, график выходов в эфир и поддерживать онлайн-активность на таком уровне, чтобы сохранять вовлеченность аудитории и при этом не быть навязчивыми.
Очень важно адаптировать метод ALPEN под свои индивидуальные потребности и ситуации. Он может быть эффективным инструментом для того, чтобы структурировать и оптимизировать ваше время в разных аспектах вашей жизни.
Преимущества и недостатки метода Альпы в тайм-менеджменте
Итак, мы уже разобрались, что такое метод Альпы и как с ним работать. Осталось подытожить его преимущества и недостатки. Начнем с приятного, тем более что сам автор метода выделяет аж два десятка основных преимуществ своей разработки.
Преимущества метода Альпы в тайм-менеджменте:
- Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
- Планирование следующего дня.
- Четкое представление о задачах дня.
- Упорядочение течения дня.
- Преодоление забывчивости.
- Концентрация на наиболее существенном.
- Уменьшение объема «бумажной» работы.
- Достижение целей дня.
- Выделение более важных и менее важных дел.
- Принятие решений о приоритетах и делегировании.
- Рационализация посредством группировки задач.
- Сокращение помех и нежелательных перерывов.
- Самодисциплина при выполнении задач.
- Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
- Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
- Улучшение самоконтроля.
- Ощущение успеха в конце рабочего дня.
- Повышение удовлетворенности и мотивации.
- Рост личных результатов.
- Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Есть ли в таком случае у этого метода недостатки? Заметим, что какой-то особой целенаправленной критики метода вы нигде не найдете. Тем не менее, как и у любой другой методической разработки, здесь есть свои «подводные камни».
Недостатки метода Альпы в тайм-менеджменте:
- Сложность в начале освоения – метод Альпы не зря позиционируют как «тайм-менеджмент для продвинутых». Начать использовать метод ALPEN не так просто, как, допустим, метод Pomodoro или метод «деления слона на бифштексы».
- Сложность оценки длительности выполнения задач – планирование по методу Альпы предполагает достаточно точную оценку временных затрат и быструю корректировку в случае обнаруженной неточности. Поэтому метод мало пригоден для случаев, когда одна и та же задача может быть выполнена за 10 минут, а может занять 3-4 часа. Например, как поход в поликлинику, где нет записи на определенное время, а есть живая очередь.
- Необходимость относительно стабильной среды применения – «буферного» времени в объеме 40% хватит для того, чтобы разрешить мелкие непредвиденные проблемы. Если же большой процент «непредвиденностей» приходится на события, которые ставят все планы «с ног на голову», 40% «буфера» вряд ли сильно помогут.
- Мало места для творчества и импровизации – далеко не все могут в директивном порядке заняться творческими планами в строго определенное время, как рекомендует метод Альпы. Собственно импровизацию после составления плана метод не приветствует и сводит ее к корректировке плана. Так есть риск пропустить в этой жизни нечто интересное, что само «идет в руки», но вы не задумывались об этом раньше.
- Мало места для эмоций – наибольшую радость обычно доставляют непредвиденные приятные события и сюрпризы. Если больше половины времени уже жестко распланировано, а около половины времени зарезервировано на случай, если что-то пойдет не по плану, сюрпризам взяться практически неоткуда.
Важно помнить, что метод ALPEN – это всего лишь один из подходов к управлению временем, и не существует универсального метода, который подходил бы всем и во всех обстоятельствах. Люди могут выбирать тот метод, который лучше соответствует их собственным потребностям и стилю работы, либо комбинировать различные методы для более эффективного управления временем.
А для того чтобы немножко «разрядить обстановку», процитируем еще одно интересное наблюдение о времени, но уже из книги «Никогда-нибудь. Как выйти из тупика и найти себя» [Е. Резанова, 2018]. Как считает автор этой книги, у людей всегда есть время, только они тратят его на рассуждения о предназначении, прохождение батарей тестов, бесконечные упражнения или чтение соцсетей.
Если бы вместо этого они просто пошли туда, где происходит что-то интересное, то к своим ответам пришли бы гораздо быстрее. Заметим, это нисколько не противоречит методу Альпы. Вы вполне можете отправиться туда, где интересно, оставив между делами «буфер» побольше или внести спонтанные посещения интересных мест в свой план.
Это самое главное, что мы собирались рассказать про метод Альпы и тайм-менеджмент для продвинутых. Мы желаем, чтобы ваша жизнь была интересной и насыщенной приятными событиями, ждем вас на наших программах «Лучшие техники самообразования» и «Лучшие техники тайм-менеджмента» и предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:
