Как написать сопроводительное письмо

Представьте себе ситуацию: вы находитесь в активном поиске работы и вдруг получаете сухое письмо от работодателя, в котором есть только вложение с описанием вакансии. Нет ни персонального обращения, ни конкретизации, почему вы заинтересовали его, ничего, кроме требований к кандидату и условий труда.

А после вы получаете еще несколько таких писем, и только потом письмо с сопроводительным текстом, в котором обратились лично к вам, рассказали о компании и кратко указали причины, по которым вы и работодатель можете быть друг другу интересны. Какое из этих посланий вам больше всего запомнится? Наверняка последнее.

Оно и понятно: персональный подход и внимание приятны каждому. Речь идет и об этике делового общения, на которой строится профессиональная жизнь. А теперь представьте, сколько откликов в день на вакантную позицию получают рекрутеры? Много, но только не все они привлекательны, даже несмотря на опыт кандидата. Как написать грамотное сопроводительное письмо к резюме и не затеряться в общей массе соискателей, каких ошибок при его составлении стоит избегать, мы расскажем в данной статье.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо – это письмо, которое прикладывается к резюме. Если говорить обобщенно, в нем кандидат описывает, чем он может быть привлекателен для компании и почему его заинтересовала данная позиция. Оно не является обязательным при предоставлении резюме, но при этом его наличие выделяет кандидата среди остальных и добавляет шансов быть в числе первых, кого пригласят на собеседование.

Сопроводительное письмо – это не гарант успеха, а дополнение к основному документу (резюме), которое может помочь прийти к успеху. Многое зависит от того, насколько правильно и грамотно оно составлено, но, как показывает практика, далеко не у всех соискателей доходят до него руки, т.к. они не видят в нем никакого смысла или просто не умеют такое письмо писать.

По статистике, 36% работодателей отбраковывают резюме, если сопроводительное письмо для него составлено неправильно. От 20% до 40% кандидатов предоставляют резюме с сопроводительным письмом. По мнению HR-специалистов, примерно 17% работодателей не рассматривают резюме без подобного дополнения, если речь идет о вакантной позиции топ-менеджера, а для многих других позиций они считают, что сопроводительное письмо – это дополнительное преимущество [«Коммерческий директор», 2018].

По мнению Ирины Князевой, карьерного консультанта, сопроводительное письмо необходимо в том случае, если кандидат давно хочет работать в конкретной компании. Оно как раз поможет подчеркнуть сознательный подход кандидата к выбору будущего места работы. Сопроводительное письмо нужно обязательно прикладывать к резюме, если соискатель претендует на должность в западной компании, если речь идет о начинающем специалисте без опыта работы, если резюме отправляется в известную компанию с серьезной репутацией или соискатель претендует на руководящую должность.

Как говорит эксперт, резюме – это описание прошлого и настоящего, а сопроводительное письмо фокусируется на будущем, и то, что кандидат потратил время на его составление, говорит о серьезности его намерений [И. Князева, 2020].

Итак, почему сопроводительное письмо работодателю делает кандидата более привлекательным:

1. Оно показывает уровень письменной грамотности: письмо поможет блеснуть красноречием соискателю, если, конечно, оно написано без стандартных фраз и не по заезженному шаблону.
2. Прочитав его, можно узнать о мотивации претендента на должность до изучения резюме: это особенно важно для тех, кто решил сменить сферу деятельности и не имеет при этом привлекательного опыта работы. 80% компаний проявляют интерес к тем письмам, в которых описано, почему кандидат выбирает для себя именно эту должность и насколько он замотивирован работать; 53% хотят понять из письма, чем претендент может быть полезен организации [«Коммерческий директор», 2018].
3. Письмо отражает преимущества кандидата: в резюме достоинства соискателя перед другими описываются в общем контексте, в письме же можно рассказать конкретно о достижениях, т.е. начать «разговор» с работодателем сразу с цифр и фактов, которые могут быть интересны будущему руководителю, обходя остальные сведения, о которых он прочтет после в резюме.
4. Оно делает подход к поиску работы индивидуальным: кандидат обращается в письме к конкретной компании и говорит только о ней и об актуальной позиции, таким образом показывая свою заинтересованность и что выбор вакансии был осознанным.
5. Оно выделяет кандидата среди остальных: да, просто наличием письма соискатель уже автоматически привлекает к себе больше внимания, чем другие кандидаты, ведь далеко не все считают нужным его писать, а кто-то просто отправляет стандартный шаблон, который предлагают сайты по поиску работы.
6. Письмо помогает показать соответствие кандидата корпоративной культуре компании: организации пишут вакансии в своем стиле (деловом, разговорном, шуточном) и указывают, какие ценности для них важны. Сопроводительное письмо – это ответ кандидата на вакансию. Если оно будет написано в таком же формате, что и объявление, и отразит то, что ценится в компании, соискатель имеет все шансы быть замеченным.
7. Оно показывает, насколько внимателен кандидат: чем грамотнее написано письмо, тем лучше для соискателя. И еще один важный момент по поводу внимательности: работодатели часто указывают в тексте вакансии, что сопроводительное письмо обязательно. Это такой тест перед собеседованием. Не заметили данное условие? Значит, есть вероятность, что и в работе проявите себя похожим образом, так что внимательнее читайте объявления.

Как видите, это весомые причины, чтобы уделить время составлению сопроводительного письма, даже если вы претендуете на популярную позицию, где письмо не обязательное требование, а инициатива того, кто серьезно подходит к поиску работы.

Сопроводительное письмо – это отклик на вакансию, который имеет определенную структуру. Вот из каких блоков состоит такое письмо:

1. Приветствие: важно обратиться к HR-специалисту или к директору компании лично. Если конкретные имена неизвестны и данную информацию невозможно найти, то обращаются нейтрально «Здравствуйте!» Фраза «Доброго времени суток!» неприемлема: она не имеет никакого смысла и в большинстве случаев вызывает раздражение.
2. Основная часть: здесь указывается, на какую должность претендует кандидат, чем именно привлекла данная вакансия (что мотивировало откликнуться), краткий опыт и достижения, которые не указаны в резюме, и делается акцент на том, чем соискатель может быть полезным для компании.
3. Завершение: в конце письма благодарят за уделенное время, побуждают работодателя к действию («С нетерпением жду обратной связи!». «Буду рад(а) встрече!» и т.д.) и указывают свои контакты для связи.

Для лучшего понимания, о чем идет речь, давайте рассмотрим образец сопроводительного письма:

«Добрый день, Анастасия Георгиевна!

Меня очень заинтересовала вакансия «Специалист по работе с клиентами» в вашей компании, т.к. сам являюсь пользователем вашего продукта и уверен, что смогу привлечь много новых покупателей. Я коммуникабелен: все клиенты, с кем я работал, отлично шли на контакт; всегда добиваюсь положительных результатов, что доказывает множество наград с прошлых мест работы и выполнение планов на 100-120% ежемесячно.

Имею опыт работы в ритейле и в call-центре, посещал множество профильных тренингов известных практиков и на данный момент прохожу онлайн-программу «Лучшие техники коммуникации», которая, я уверен, поможет мне освоить самые современные техники взаимодействия с людьми и повысить мой профессионализм.

Буду раз встрече с вами. Мой контактный телефон: 8 901 205 4433.

С уважением, Александр Петров».

На первый взгляд, ничего сложного, но есть определенные правила и рекомендации, которые следует учитывать при составлении сопроводительного письма. Они помогут выделить его среди общей массы писем от соискателей. Давайте рассмотрим их подробнее.

Основные правила составления сопроводительного письма

Соискатель должен уместить максимум полезной информации в минимальный объем и при этом изложить свою мысль привлекательно для работодателя. Сделать это более чем реально, если действовать «по науке».

Итак, вот основные правила составления сопроводительного письма:

1. Соблюдайте адекватный размер: не стоит обходиться сухими фразами вроде «Здравствуйте! Прошу рассмотреть мою кандидатуру на вакантную должность», которые уместятся в одну строчку, или, наоборот, писать слишком длинное письмо, которое рискует быть недочитанным до конца. Оптимальный объем: 3-5 абзацев. Лучше, если письмо займет не более половины страницы.
2. Придерживайтесь определенного стиля: прежде чем начать писать письмо, изучите, какой стиль присущ компании. Если в ней работают молодые специалисты и сама компания позиционирует себя, как современная, молодая и креативная, то и текст можно составить более эмоциональный и простой. Такой подход сработает, если речь идет о творческой сфере деятельности или it, но в большинстве случаев нужно придерживаться выдержанного делового стиля.
3. Указывайте только конкретную и актуальную информацию: можно долго говорить о своей стрессоустойчивости, а можно привести конкретный пример, когда вы проявили это качество. Если говорить о достижениях, здесь важно не «растекаться мыслями по древу», а указывать точные показатели, которые будут интересны будущему работодателю («повысил спрос на 60%», «вырос по карьерной лестнице за полгода» и т.д.)
4. Укажите рекомендации: такой раздел есть в резюме, но опередить рекрутера и предоставить их до ознакомления с вашим досье – хороший «ход конем».
5. Возьмите текст вакансии за основу: кандидаты торопятся откликнуться на вакантную позицию и не читают объявление до конца, а ведь как раз в конце часто указывается самое важное – требования для кандидата. Выделите для себя, что важно работодателю, и «дайте» ему это в своем письме. Например, если работодатель требует высшее юридическое образование, то укажите следующим образом: «Отлично разбираюсь в законодательстве, т.к. имею высшее образование и достойный опыт в сфере юриспруденции».
6. Обратите внимание на свою электронную почту: указывайте в конце письма и общайтесь с работодателем только с такой почты, за название которой не придется краснеть. Irina_ivanova@mail.ru выглядит куда привлекательнее, чем pypsik87@mail.ru.
7. Уделите внимание оформлению: конечно, можно оформить письмо стандартно, но интересный (деловой) фон и соответствующий шрифт помогут выделить его из общей массы. Используйте удобный для чтения шрифт, не выбирайте яркие краски, оформление должно быть сдержанным и лаконичным.
8. Проверьте текст на наличие ошибок: сопроводительное письмо может сыграть злую шутку даже с самым завидным претендентом на вакантную должность, если оно будет написано неграмотно. Если вы сомневаетесь в своей внимательности и знании русского языка, воспользуйтесь соответствующими сервисами, например «Главред», «Тургенев», «Яндекс. Спеллер» и т.д.

Еще одной фишкой сопроводительного письма может быть уместный комплимент. Андрей Колесников, генеральный директор компании PowerLexis, считает, что комплимент должен быть адресным, а не шаблонным. Вот такое письмо получила его компания от одного из соискателей: «…Я заинтересован в данной вакансии из-за узкой специализации компании. Я убежден в том, что сейчас, во времена жестокой конкуренции, это самый лучший способ завоевания высоких рыночных позиций…» Согласитесь, такой подход подкупает. Соискателю в данном случае удалось привлечь внимание работодателя и он был приглашен на собеседование [«Коммерческий директор», 2018].

Конечно, для тех, кто имеет привлекательный опыт работы, все кажется элементарным, но что делать тем, у кого его нет? В этом случае без сопроводительного письма точно не обойтись. Новичок должен обязательно персонально обратиться к работникам кадровой службы или руководителю, указать источник вакансии и рассказать, какие у него есть преимущества на фоне остальных претендентов.

Такими преимуществами могут быть:

• быстрая обучаемость;
• согласие на длительный испытательный срок;
• образование, которое соответствует выбранной позиции;
• владение иностранными языками;
• навыки и личные качества, которые пригодятся на будущем месте работы.

Сделайте акцент на том, что являетесь «белым, чистым листом», который легко заполнить нужными красками, что вы очень хотите, чтобы первый профессиональный опыт состоялся в этой компании, т.к. считаете, что ваше трудолюбие, усердие и грамотный подход помогут добиться отличных совместных результатов.

Если вы не обладаете конкретными навыками, которые были указаны в вакансии, лучше сказать об этом прямо, но при этом показав себя с выгодной позиции. Например, работодатель ищет сотрудника с опытом программирования, и в этом случае можно написать так: «Я не имею соответствующего опыта, но мое образование, отличная теоретическая база, увлечение компьютерами поможет незамедлительно приступить к практике».

По мнению Елены Шмаковой, директора Кадрового агентства
«Найм Онлайн», отсутствие опыта работы – это прекрасный повод привлечь к себе внимание. Эксперт рекомендует начинающему специалисту рассказать, каким образом проявились на практике в жизни и учебе те качества, которые важны на будущем месте работы. Например, если работодателю важно, чтобы кандидат был стрессоустойчивым и многозадачным, можно написать о своей практике, о том, как успешно была пройдена сессия и т.д.

Если важно умение управлять людьми, вспомните, где это качество вы уже проявили: были вожатым в детском лагере, организовывали мероприятия в университете и т.д. Но только писать нужно правду. Подумайте, чем вы, несмотря на отсутствие опыта, уже выделяетесь на фоне других (возможно, принимали участие в спортивных мероприятиях, олимпиадах). Изучите сайт компании и расскажите свои идеи ее развития, если таковые у вас есть. Так вы подчеркнете, что настроены серьезно и готовы внести свой весомый вклад в жизнь организации.

Если вы решили сменить сферу деятельности, нужен другой подход. Вот какую методику предлагает Елена: внимательно ознакомьтесь с вакансией, представьте, какой кандидат идеально подойдет на данную должность (опишите его навыки, качества, опыт и даже внешность). Далее напишите, что из этого у вас есть.

Сделайте акцент на том, что ваш опыт работы пересекается с будущей деятельностью. Найдите способ доказать свою результативность и уверенность, что у вас все получится.
Например, вы можете согласиться на меньшую оплату труда в первые несколько месяцев работы, но при этом предложите увеличить премиальную часть за результаты. Так вы дадите понять, что не рассчитываете отсидеться за оклад, а готовы доказать на деле свой профессионализм, и при этом работодатель будет иметь минимум рисков, взяв вас [Е. Шмакова, 2021].

Теперь, когда письмо составлено, нужно позаботиться о его отправке в кадровую службу или напрямую руководителю. Есть несколько вариантов, как это сделать: письмом на бумажном носителе, на e-mail адрес или через сайт по поиску работы. Первый вариант используется крайне редко, отправка через сайт вопросов, как правило, не вызывает, поэтому давайте остановимся на отправке письма по электронной почте.

Для этого:

1. Заполните графу «Тема письма»: здесь нужно указать конкретно «Резюме на вакансию менеджера по продажам от … (ваши ФИО)». Так будет легче найти ваше письмо среди остальных, это поможет избежать попадания письма в папку «Спам».
2. Разместите сопроводительное письмо в теле электронного письма: вы можете оформить его на отдельном листе и сохранить в формате pdf, как и резюме, но тогда вам нужно написать несколько предложений в теле письма, потому что отправлять пустое послание с вложением неправильно. Специалист по персоналу читает, в первую очередь, содержание самого электронного письма, а только потом открывает вложенный документ, это стоит учесть.
3. Прикрепите резюме к письму: удостоверьтесь, что вы размещаете нужную версию документа и его название корректно.
4. Еще раз проверьте текст на наличие ошибок: просмотрите внимательно, правильно ли вы указали тему письма, корректна ли подпись и т.д.
5. Заполните строку адреса получателя: рекомендуется делать это в последнюю очередь, ведь можно нечаянно отправить некорректное письмо, например, без вложения.

Несмотря на то, что по объему сопроводительное письмо должно быть небольшим, процесс его создания, как видите, имеет свои нюансы. Здесь важно соблюсти основные правила составления и не сделать ошибок, которые могут создать о кандидате не самое лучшее впечатление.

Ошибки при составлении сопроводительного письма

Наверняка у каждого специалиста, который занимается подбором персонала, есть свой рейтинг самых популярных ошибок в сопроводительном письме. Татьяна Баскина, заместитель генерального директора по работе с профессиональным сообществом группы компаний ANCOR, выделяет следующие ошибки:

1. Дублирование информации из резюме: сопроводительное письмо и резюме – это два разных документа, содержащие разную информацию. Каждый из них имеет свою ценность.
2. Акцентирование внимания на своих интересах: по словам эксперта, писать о том, что «Мне интересна ваша компания, потому что она поможет мне приобрести определенные профессиональные навыки» не нужно. Работодатель должен понимать, в чем его выгода от сотрудничества, а не ваша.
3. Неуместный юмор: применять юмор в деловом документе дело рискованное. Лучше избегать сленга, жаргона и не шутить, если вы не умеете делать это.
4. Неправильно поставленная цель: сопроводительное письмо должно дополнять резюме, а не противоречить ему, и содержать только ту информацию, которая повысит вашу ценность как претендента на вакантную должность.
5. Ошибки и опечатки: о важности проверять свое письмо несколько раз перед отправкой мы уже говорили ранее. Конечно, на какие-то ошибки еще могут закрыть глаза, но некоторые из них рискуют быть фатальными, например, если неправильно написать название компании, должности или ФИО лица, кому отправляете свое письмо [«Слово и дело», 2021].

Также не следует писать в сопроводительном письме о своей зарплате, даже если об этом просил работодатель. Так компании отсеивают слишком «дорогих» и «дешевых» претендентов или не слишком опытных. Можно обойтись фразой «Моя зарплата была договорной», а подробности уже обсудить на собеседовании.

Не нужно указывать причину увольнения. Обычно это делают в том случае, когда хотят объяснить недолгий срок работы на определенном месте. Избавьтесь от стереотипности и шаблонных выражений, они создают впечатление, что вы рассылаете всем работодателям одинаковое письмо. Не пишите общими фразами – только конкретика и аргументированная информация [«Коммерческий директор», 2018].

Задавать вопросы работодателю в сопроводительном письме тоже неуместно, для этого есть собеседование. Еще одна ошибка – это скучное и затянутое начало, прочитав которое, рекрутер не захочет дочитывать письмо до конца.

Ни в коем случае не нужно указывать, что для вас данная вакансия – это запасной вариант, который вы рассматриваете, потому что не берут туда, куда хочется. Не давите на жалость и не приукрашивайте данные о себе: их легко проверить. Излишняя самоуверенность из серии «Возьмите меня, ведь профессионала лучше, чем я, вам не найти!» тоже ни к чему. Уникальность кандидата должна подкрепляться конкретным профессиональным успехом, а не личными амбициями.

Переходим к практике

Итак, мы рассмотрели с вами основные правила составления сопроводительного письма, поговорили о типичных ошибках, которые часто допускают соискатели при его написании, и теперь нужно закрепить полученные знания на практике.

Давайте представим, что Василий решил сменить сферу деятельности. Ранее он являлся юристом в частной фирме, которая предоставляла юридические услуги, а теперь он претендует на должность руководителя отдела продаж в компании, которая предоставляет профессиональные электронные ресурсы для организаций. Сопроводительное письмо к резюме Василия может выглядеть, например, так:

«Добрый день, Иван Петрович!

Я давно наблюдаю за вашей компанией, и как только появилась вакансия руководителя отдела продаж, решил сразу откликнуться, т.к. считаю, что мой опыт и профессионализм в тандеме с грамотной политикой организации, помогут добиться отличных совместных результатов.

За 5 лет работы в юридической фирме я не проиграл ни одного дела, что говорит о моем умении убеждать и добиваться поставленных целей. Также я увеличил клиентскую базу на 150%, ведь в мои задачи входило и привлечение клиентов. Более того, у меня была своя команда, которую я сам адаптировал и обучал, вместе мы смогли увеличить выручку юридического агентства на 175% всего за 1,5 года совместной работы.

Я знаком с вашим продуктом, т.к. многократно сам пользовался им в процессе своей работы. Плюс ко всему, замечу, что ваши клиенты – это мои коллеги (специалисты, работающие с законодательством), а значит, мы легко найдем общий язык. Я разделяю ценности вашей компании и считаю, что работа должна измеряться конкретными результатами и выполняться на совесть. Я знаю о ваших планах открыть новое подразделение и считаю, что для меня это идеальная возможность продемонстрировать свои профессиональные навыки и стать неотъемлемой частью вашей сплоченной команды.

Буду рад личной встрече. Благодарю за уделенное время!

С уважением, Василий Иванов.

Контакты для связи: 8 904 555 6663, ivanov.v@yandex.ru».

Как видите, умение правильно сопоставить имеющийся опыт и ожидания будущего работодателя делают письмо настолько привлекательным, что не остается сомнений в необходимости личной беседы. А казалось бы, опыт совсем в другой сфере.

Если кандидат претендует на работу, связанную с документами, отчетностью, то здесь нужно быть максимально кратким и четким. Вот образец сопроводительного письма к резюме на позицию бухгалтера:

«Добрый день, Анна Николаевна!

Меня зовут Екатерина, я занимаюсь бухгалтерским учетом и отчетностью более 5 лет. За время моей работы не было ни одного штрафа или замечания со стороны руководства и контролирующих органов, я всегда выполняла свои обязанности точно в срок.

Прошу заметить, что я совмещала ведение бухгалтерии в нескольких организациях, что указывает на мою многозадачность и готовность брать на себя ответственность, при этом одна из компаний осуществляет смежную с вами деятельность. Всеми необходимыми навыками и знаниями, указанными в вакансии, я владею. Буду признательна, если вы предоставите мне возможность познакомиться с компанией и с вами лично.

С уважением, Екатерина Пономарева.

Контакты для связи: 77-33-22, ponomareva.ekaterina@mail.ru»

Кандидат привел весомые доводы, почему следует рассмотреть его кандидатуру, не дублируя данные из резюме (без перечисления программ, которыми владеет, курсов и т.д.) Письмо получилось коротким, серьезным, как раз то, что нужно.

Прочитав сопроводительное письмо, работодатель должен захотеть пригласить вас на личную встречу, поэтому смело подключайте все свое красноречие и остроумие. А если вы сомневаетесь, что сможете привлекательно изложить свои мысли, загляните к нам на онлайн-программу «Сторителлинг». Кстати, знания, которые вы получите в процессе обучения, пригодятся вам в написании не только письма, но и резюме и даже на собеседовании.

Подведем итог

Сопроводительное письмо – это прекрасный инструмент, чтобы привлечь внимание к своей кандидатуре. Эксперты рекомендуют писать его тем, кто впервые вступает на профессиональный путь, кто претендует на руководящую позицию или решает сменить сферу деятельности. Но, на наш взгляд, оно будет уместно в любом случае, когда речь идет о поиске работы.

Внимательно изучите вакансию и компанию, в которую планируете отправлять свое резюме. Подумайте, чем вы можете быть полезны для работодателя, отразите свою мотивацию, опыт работы и преимущества над другими кандидатами. Напишите себе шпаргалку, как делать не стоит, держите ее перед глазами каждый раз, когда составляете сопроводительное письмо, и помните, что для каждой компании оно должно быть индивидуальным, а не шаблонным.

Желаем вам интересных собеседований, которые приведут вас в компанию вашей мечты!

А еще предлагаем пройти небольшой опрос: