Вам «подворачивается» крутая вакансия со знанием английского, а вот английский у вас как раз так себе? Это не повод отказываться от карьерного роста и собственных амбиций! Во-первых, вы можете записаться на наши программы «Эффективное изучение иностранного языка» и «Лучшие техники самообразования», что позволит за пару месяцев прокачать и английский, и свое умение учиться быстро всему, что вам вдруг потребовалось.
Во-вторых, для быстрого старта можно сначала пройти наш бесплатный курс полиглота «Самостоятельное изучение иностранных языков». Неделя усилий, и туман в голове относительно иностранных слов, грамматики и произношения начнет рассеиваться. А для того, чтобы за это время вакансия «не уплыла», прямо сейчас садитесь и пишите деловое письмо на английском языке своему будущему работодателю.
Нет, никакой опечатки здесь нет, и написать краткое лаконичное письмо по существу вопроса может каждый, кто когда-либо в принципе изучал иностранный язык. Как писать деловое письмо на английском языке – образец или шаблон в помощь. Где взять и как использовать – сейчас расскажем!
Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы, обороты
Не будем «тянуть кота за хвост» и сразу скажем, что готовые шаблоны на все основные случаи жизни вы найдете в материале «Деловое письмо на английском с переводом» [ienglish, 2017]. В принципе, на этом можно было бы сегодня и закончить, однако есть один важный момент.
HR-менеджеры тоже изучают материалы подобного плана, и шаблонные письма, как и списанные из Интернета резюме, видят за версту. Поэтому нужно не просто списать «один к одному», подставив свое имя, а творчески переработать письмо-образец и адаптировать его под свои обстоятельства.
Какие у вас могут быть обстоятельства? Коль скоро мы начали с темы трудоустройства, давайте для начала рассмотрим письмо-отзыв на вакансию.
Письмо-отзыв на вакансию на английском
Думается, не стоит лишний раз напоминать, что, если вы претендуете на должность, предполагающую знание английского, то и резюме следует перевести заранее на английский. Ввиду того, что менеджеры по персоналу в первую очередь рассматривают резюме, полностью релевантные требованиям вакансии, есть смысл просто вставить в собственное резюме название той вакансии, на которую вы претендуете, и название компании, в которой вы работали.
В случае, если опыта, совпадающего точь-в-точь с требованиями вакансии, у вас нет, в скобках можно перечислить некоторые ваши функциональные обязанности (естественно, на английском) из числа тех, что запрашивает работодатель в вакансии. То обстоятельство, что функционал должностей с одинаковым названием в разных компаниях может отличаться, никого обычно не удивляет. Так что вы никого не обманываете, однако при этом заметно поднимаете свои шансы быть услышанным (в смысле, прочитанным).
Будете ли вы в резюме перечислять личные и профессиональные качества, рассказывать о своем хобби и делиться своими увлечениями, дело ваше. А вот сопроводительное письмо следует написать, указав там самое главное, что должно сподвигнуть взять вас на работу.
Как начать деловое письмо на английском? Если вы точно не знаете, кто будет читать ваше письмо, начать стоит с универсального обращения Dear Sirs (Уважаемые господа). Если в описании вакансии указано контактное лицо, обращаться следует к нему. Обычно рекомендуются следующие обращения: Dear Mrs Linnet или Dear Ms Linnet (Уважаемая госпожа Линнет), Dear Mr Lupin (Уважаемый господин Люпин).
Примечание: Если вы точно не знаете семейное положение женщины, лучше писать Ms (мисс), а не Mrs (миссис) [Л. Алюшин, 2022]. Если у адресата есть ученое звание, лучше указывать ученое звание и обойтись без акцента на гендерную принадлежность. Например, Dear Dr Linnet, Dear Prof Linnet.
Это правило касается и прочих случаев, когда вы пишите деловое письмо. Если вам доподлинно известно, что в компании-получателе письма работают исключительно мужчины, допустимо обращение Dear Gentlemen. Если вам известно имя адресата, но не известна гендерная принадлежность, можно написать Dear Elliott Page. Это полностью приемлемое гендерно-нейтральное обращение.
Далее обязательно уточните, на какую вакансию вы решили откликнуться. Крупная и даже средняя компания может одновременно выставить сразу несколько рабочих позиций для соискателей, поэтому экономьте время эйчара и не вынуждайте его догадываться, что именно из списка вакансий вас привлекло.
Можно написать так: With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter (В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму). Уточним, что CV – это общепринятое сокращение от Curriculum vitae, что как раз и переводится как резюме.
Обращаем ваше внимание, что Google-переводчик может вам предложить иной перевод слова «резюме» как Summary. Не перепутайте, потому что под Summary обычно понимается некий гибрид основных тезисов резюме и обращенного к работодателям мотивационного месседжа, почему вакансию нужно отдать именно вам. Это своего рода «резюме в резюме»: часто рекомендуемый, но не обязательный раздел основного резюме. В целом, с этими функциями вполне справляется грамотно построенное сопроводительное письмо.
Что еще должно быть в сопроводительном деловом письме для того, чтобы мотивировать потенциального работодателя продолжить общение с вами? Конечно же, краткое пояснение, почему вы решили, что соответствуете вакансии.
Например, в случае с должностью офис-менеджера можно написать буквально следующее: I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company where I had no career prospects (Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив) [ienglish, 2017].
Это типовая рекомендация, которая может и должна быть откорректирована, если вы уже кое-что знаете о приглянувшейся компании и в курсе, что потенциальный работодатель, к примеру, страдает гигантоманией. Такого человека словосочетание «в маленькой компании» может отпугнуть и заставить усомниться, что у кандидата есть нужные компетенции. Поэтому стоит придумать какой-то другой аргумент, почему вы больше не захотели работать на прежнем месте.
В целом, всегда нужно помнить, что написание резюме на любом языке мира имеет свои закономерности и их следует соблюдать в любом случае. Написанию резюме у нас посвящен урок №3 нашего бесплатного курса «Карьерное развитие. Профессиональная карьера».
Что еще? Ввиду повального увлечения дипломами о высшем образовании при поиске кандидатов на должность от старшей уборщицы и выше, укажите данные о своем образовании не только собственно в резюме, но и в сопроводительном письме, только в более свободной форме. Наличие степени МВА поднимает ваши шансы на успех в иностранной компании или совместном предприятии, где обычно и востребован такой навык, как написание делового письма на английском.
Писать рекомендуют так: I am the Master of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. Нужно ли пафосное замечание насчет «я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в вашу компанию» решайте сами по обстоятельствам.
Завершать краткое послание будущему работодателю рекомендуется стандартной формой вежливости: I would be very grateful if you consider my application (Я был(-а) бы Вам очень благодарна (благодарен), если Вы рассмотрите мое заявление). Это что-то наподобие нашего «Заранее спасибо за ответ», только длиннее и вычурнее. В самом конце следует написать With respect (С уважением) и свои имя и фамилию.
Что дальше? Предположим, что вас взяли на должность офис-менеджера. И тут «понеслось»: письма-приглашения на презентацию, письма-предложения потенциальным партнерам о сотрудничестве, письма с просьбой уточнить что-либо в компании, с которой вы сотрудничаете и т.д. Все, разумеется, на английском.
Что делать, если к этому времени вы еще не успеете пройти наши программы «Эффективное изучение иностранного языка» и «Лучшие техники самообразования», а курсы английского «продвигаются» не так быстро, как хотелось бы? Найти образец делового письма на английском для своего случая!
Письмо-приглашение на английском
Приглашая кого-либо, сразу указывайте тип мероприятия, чтобы человек понимал, к чему готовиться и сколько это потенциально может занять времени.
Начало делового письма-приглашения на английском может быть таким: I would like to invite you to a seminar that I’m confident will interest you (Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас).
После такого многообещающего начала следует уточнить, что именно, по-вашему, будет интересно адресату. Например, так: The 3D Technologies Seminar will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping.
Да, если тема мероприятия достаточно широкая и многоаспектная, как, к примеру, 3D-моделирование, в приглашении желательно вкратце указать, на чем будет сделан акцент. Например, на трилинейной фильтрации, сглаживании и мипмаппинге, как в примере выше.
Само собой, следует указать время и место проведения мероприятия. Если мероприятие платное, следует также кратко перечислить способы оплаты. Если это почетный гость и денег вы с него не берете, можно ограничиться указанием, что пригласительные содержатся во вложении к письму, и вы будете рады предстоящей встрече.
Рекомендуется такой вариант: I am enclosing 2 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there.
Письмо-предложение на английском
Что касается собственно правил делового коммерческого предложения, они одинаковы и для писем на русском языке, и для писем на английском. Можно начать с комплимента адресату. Например, Your wedding agency is becoming more and more popular in our city (Ваше свадебное агентство становится все более популярным в нашем городе).
Можно сначала кратко написать о себе, если род деятельности подразумевает самоочевидные для адресата возможности сотрудничества. Например, Our firm has developed a unique technology of mince-machines production (Нашей фирмой разработана оригинальная технология производства мясорубок).
Далее следует кратко описать суть предложения. К примеру, We grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies (Мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний).
Или, допустим, Оur firm has all the necessary means of production and skilled labor. We hope that you will be interested to hold talks on the possibility to organize a joint venture (Наша фирма располагает всеми необходимыми средствами производства и квалифицированной рабочей силой. Надеемся, что Вам будет интересно провести переговоры о возможности организации совместного предприятия).
Если есть какое-то конкурентное преимущество, потенциально способное склонить «чашу весов» в пользу сотрудничества с вами, его тоже следует кратко описать. Например, The prices are reasonable and include the designer service (У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера).
Письмо-запрос на английском
Письмо-запрос должно быть кратким и содержать только те вопросы, которые нужно выяснить «здесь и сейчас». Если параллельно идут еще какие-то проекты с участием адресата, для них нужно писать отдельные письма. В идеале, письмо-запрос на английском должно содержать всего один абзац, где будут четко поставлены вопросы.
Допустим, так: I’d like to book a single room in your hotel from November 21 till November 30. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service? Проще говоря, нужно сообщить, что именно вы хотите (в данном случае одноместный номер с 21 по 30 ноября) и задать вопросы (стоимость за сутки с учетом завтрака и ужина, наличие трансфера из аэропорта и услуга аренды авто).
Письмо-поздравление на английском
Корпоративная культура многих иностранных компаний предполагает поздравление коллег, партнеров, клиентов и сотрудников с праздниками. И это не только такие масштабные празднества, как Новый год, Рождество, годовщина со дня основания компании, юбилей сотрудника и т.д. Поздравлять принято даже с круглой датой с момента приема на работу.
Ввиду того, что большинство компаний с иностранными инвестициями начали пользоваться crm-системами раньше, чем российские, информация о дате приема на работу каждого сотрудника хранится в системе, и остается лишь настроить оповещения таким образом, чтобы руководитель либо HR-менеджер заранее видел, у кого приближается юбилей работы в компании.
Это что-то наподобие того, как Facebook (здесь и далее запрещенная в РФ организация) в нужный день показывает вам оповещение «Сегодня 10 лет, как вы дружите с…» и дальше имя того, с кем вы уже так долго дружите на Facebook. Как составить поздравительное письмо? Можно воспользоваться готовой рекомендацией.
Начать следует, как и любое другое письмо, с обращения, и сразу указать информационный повод. В частности, 10-летие работы в компании: Dear Mr Milton, November, 30 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Horns and hooves Ltd.
Далее следует отметить неоспоримые достоинства юбиляра: During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. И в конце написать слова благодарности за вклад в развитие компании: We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary.
Письмо-извинение на английском
Как известно, жизнь – это не только праздник, а уж бизнес – тем паче. Приходится иметь дело и с жалобами, и с недовольными клиентами, и приносить им извинения за различные недоразумения. Если компания случайно поставила клиенту некондиционный товар, тогда помимо замены некачественного товара на качественный следует прислать клиенту письмо с извинениями.
Во-первых, следует сразу написать, что вы точно так огорчены сим инцидентом, как и клиент: It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on November 19 was scratched. Во-вторых, согласно канонам делового мира, никогда не нужно оправдываться, а сразу переходить к извинениям и конкретным предложениям, как решить возникшую проблему: We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one.
Письмо-соболезнование на английском
В жизни случаются проблемы намного серьезнее, чем бракованный товар, и тогда нужно проявить эмпатию и приложить все усилия, чтобы морально поддержать сотрудника или делового партнера. Как и любое другое деловое письмо, начинать следует с указания повода, по которому вы пишите: Today morning we heard the sad news of your wife’s death.
Далее следует выразить собственно соболезнования от имени коллектива: All the employees of our department have sent their support and condolences. И, коль скоро речь идет о бизнесе, важно оговорить, что вы готовы взять часть на себя часть работы сотрудника на время, пока тот будет заниматься похоронами и, возможно, выходить из депрессии по поводу утраты близкого человека: Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next week.
Письмо с отказом на английском
Отдельная тема – это письма, в которых вы отказываете адресату в чем-либо. Независимо от того, отказываетесь ли вы от продолжения сотрудничества, приглашения на конференцию или создания совместного предприятия, существуют типовые фразы, как вежливо обставить отказ:
- We regret to inform you that… – Мы с сожалением информируем вас…
- I’m afraid it would not be possible to… – Я боюсь, что не представится возможным…
- Unfortunately, we are unable to… – К сожалению, мы не можем…
- After careful consideration we have decided to… – После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…
Итак, мы разобрались, как писать письма на разные темы. Однако независимо от того, кому и по какому поводу вы пишите, существуют единые правила оформления писем в деловом мире.
Написание делового письма на английском: оформление, правила
Как же правильно оформить свое послание так, чтобы оно не противоречило канонам делового мира? Разобраться в этом поможет специальный материал «Как научиться писать деловое письмо на английском языке» [Л. Алюшин, 2022]. В первую очередь, следует запомнить структуру делового письма и всегда ей следовать:
- Адрес отправителя.
- Дата написания.
- Адрес получателя.
- Приветственная часть.
- Вступительная часть.
- «Тело» письма.
- Резюмирующая часть.
- Вежливое окончание.
- Подпись.
Теперь следует обратить внимание на различия между «британским» и «американским» вариантом делового английского письма. Они есть по многим пунктам.
Адрес отправителя:
- «Британский» вариант – в верхнем правом углу.
- «Американский» вариант – в верхнем левом углу.
Если письмо отправлено из Российской Федерации, можно просто продублировать адрес на русском и английском языках во всю ширину «шапки» письма:
Дата написания:
- «Британский» вариант – вначале число, далее месяц и год.
- «Американский» вариант – сначала месяц, а потом число и год.
Чаще всего дата пишется под адресом отправителя, хотя это не очень строгое требование. Для наглядности представим, как выглядят оба варианта, если вы будете писать письмо из России. Итак, «британский» вариант:
И «американский» вариант:
Адрес получателя:
- «Британский» вариант – на одной строке с датой или сразу под ней.
- «Американский» вариант – ниже даты на 2 строчки.
Есть небольшая разница в написании собственно адреса: в США между названием города и почтовым индексом указывается название штата. Итак, «британский» вариант:
И «американский» вариант:
В целом, в российском сегменте рынка международных экономических отношений уже есть устоявшиеся шаблоны и предпочтительная структура писем зарубежным деловым партнерам и коллегам. Можно воспользоваться наиболее распространенным вариантом, и не беспокоиться, что вы чего-то не учли:
О приветствии и обращении к адресату в письме мы уже писали, однако иногда могут возникнуть ситуации, когда нужно разнообразить обращение, скрыть факт собственной неосведомленности относительно того, кому вы пишите, или же гарантировать, что письмо попадет в руки именно того должностного лица, которое может решить ваш вопрос. В последнем случае можно прямо так и написать: Dear hiring manager, Dear Commercial Director.
Если деловая переписка длится достаточно долго, можно практиковать обращение Dear colleagues (Уважаемые коллеги). Если же вы пишете всем сразу и оставляете получателям свободу выбора, отвечать вам или нет, можно начать с обращения To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам).
Вступительную часть мы тоже разобрали в контексте разных типов писем. Однако если переписка длится давно, становятся актуальными универсальные обороты, которые могут быть задействованы независимо от того, обсуждаете вы стоимость размещения в отеле или перспективу создания совместного предприятия.
Универсальные обороты для вступительной части:
- In reply to your letter of 15 November, I… – В ответ на ваше письмо от 15 ноября я…
- I am writing in response to… – Я пишу в ответ на…
- Further to your last email… – Отвечая на ваше последнее письмо…
- I am writing regarding our phone conversation concerning… – Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
- We would like to thank you for your letter of 21 November asking for / requesting information about… – Мы хотели бы отблагодарить вас за ваше письмо от 21 ноября с вопросом/запросом о…
Универсальные обороты для формулировки общей цели:
- I am writing to: Я пишу с целью:
- enquire about… уточнить…
- inform you that… проинформировать вас о…
- confirm… подтвердить…
- complain about… пожаловаться на…
Универсальные обороты для обращения с просьбой:
- Could you please send me… – Не могли бы вы отправить мне…
- Could you possibly tell us… – Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
- We would appreciate it if you would… – Мы бы были благодарны, если бы вы…
- It would be helpful if you could send us… – Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…
И, наконец, правильно завершить общение столь же важно, как и правильно начать. Если с письмом нужно сделать еще что-то, кроме как прочитать, обязательно напомните об этом в конце: Please find the attached (Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ). Если вы заинтересованы в дальнейшем общении, на это тоже нужно «прямо намекнуть». Допустим, предложив помощь.
Универсальные обороты для предложения помощи:
- If you require more information, please let me know. – Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне знать.
- Please do not hesitate to contact me if you need any assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне, если вам потребуется помощь.
Универсальные обороты для продолжения общения:
- I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you. – Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами.
- I appreciate any feedback you may have. – Буду благодарен за любую обратную связь.
- We look forward to building a strong business relationship in the future. – Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.
Есть и еще несколько негласных правил делового английского письма:
- Избегать сокращений I’m, it’s, can’t.
- Использовать we (мы) только в случаях, когда адресату точно известно, кого вы подразумеваете.
- Чаще использовать активный залог, чем пассивный.
- Использовать модальные глаголы вежливости could, would и might, когда формулируете просьбу.
- Воздержаться от использования глаголов can и will при запросах, потому что они воспринимаются как слишком прямолинейные.
Итак, теперь вы знаете, как подобрать подходящий для вашей ситуации пример делового письма на английском языке в случае, если пока не владеете английским настолько, чтобы свободно импровизировать. Мы желаем вам продуктивного делового общения и надежных деловых связей. Мы ждем вас на наших курсах и программах. И предлагаем ответить на вопрос по обсуждаемой нами теме:
