Урок 4. Управление ресурсами

Управление ресурсами – основа стабильного и успешного функционирования любой компании. Компетентное распределение ресурсов позволяет бизнесу минимизировать затраты, эффективно использовать имеющиеся активы и предотвращать излишки или нехватку запасов.

Это напрямую влияет на способность компании оперативно реагировать на изменения спроса, оптимизировать операционные процессы и поддерживать высокий уровень удовлетворенности клиентов.

Без грамотного управления ресурсами компании рискуют столкнуться с нерациональным использованием капитала, дефицитом важных материалов или, наоборот, с их переизбытком, что приводит к увеличению издержек и снижению эффективности работы.

Содержание:

• Эффективное распределение ресурсов
• Управление запасами и оптимизация складирования
• Инструменты отслеживания и управления ресурсами
• Проверочный тест

В этом уроке мы изучим основные методы эффективного распределения ресурсов и рассмотрим инструменты, которые позволяют компании не только оптимизировать складские процессы, но и отслеживать использование ресурсов в режиме реального времени. Понимание этих процессов и внедрение проверенных решений помогут повысить операционную эффективность и сделать управление ресурсами более прозрачным и предсказуемым.

Эффективное распределение ресурсов

Управление ресурсами – одна из ключевых задач любого проекта, предприятия или личной деятельности. Эффективное распределение ресурсов позволяет достичь поставленных целей с минимальными затратами и максимальной отдачей. Этот процесс включает в себя определение доступных ресурсов, их распределение между задачами и мониторинг их использования.

Распределение ресурсов – это процесс планирования, выделения и оптимизации использования доступных ресурсов для выполнения задач или достижения целей. Суть процесса заключается в нахождении оптимального баланса между потребностями и возможностями, чтобы минимизировать потери и максимизировать эффективность.

Ресурсы могут быть ограничены, что делает грамотное их распределение критически важным. Неправильное управление может привести к излишкам, нехватке, замедлению работы или даже провалу проекта. При этом существует несколько видов ресурсов, среди которых:

• Материальные ресурсы. Включают в себя сырье, оборудование, инструменты, готовую продукцию и любые физические объекты, используемые в процессе работы.
• Финансовые ресурсы. Это денежные средства, доступные для реализации задач, включая бюджет проекта, доходы и инвестиции.
• Человеческие ресурсы. Подразумевают сотрудников, их навыки, знания, опыт и время.
• Временные ресурсы. Отражают сроки выполнения задач, доступное время на реализацию проекта.
• Информационные ресурсы. Данные, аналитика, документы и знания, необходимые для принятия решений и выполнения работы.
• Природные ресурсы. Используются в производственных процессах и включают воду, энергию, землю и другие ресурсы окружающей среды.
• Технологические ресурсы. Современные инструменты, программное обеспечение и другие средства автоматизации и оптимизации.

Распределение каждого типа ресурсов обладает своей уникальной спецификой и требует особого подхода к управлению:

• Материальные ресурсы. Планирование их использования включает в себя анализ спроса и предложения, мониторинг запасов, выбор поставщиков. Избыток материалов ведет к затрате средств на хранение, а нехватка – к простоям.
• Финансовые ресурсы. Требуют строгого учета, составления бюджета, контроля расходов. Превышение бюджета или недофинансирование могут поставить под угрозу весь проект.
• Человеческие ресурсы. Необходимо учитывать квалификацию, интересы и загрузку сотрудников. Правильное распределение задач предотвращает выгорание и способствует мотивации, а также способствует росту эффективности самой организации.
• Временные ресурсы. Планирование времени основывается на оценке сроков выполнения задач, расставлении приоритетов и контроле графика. Нехватка времени приводит к стрессу, снижению качества и, как следствие, к проблемам в бизнесе.
• Информационные ресурсы. Важно обеспечить доступ к актуальной информации, организовать системы хранения и передачи данных, чтобы все задействованные во внутренних процессах стороны обладали свежими и актуальными данными.
• Природные ресурсы. Здесь учитываются принципы устойчивого развития, оптимизация потребления и минимизация отходов. (Подробно о принципах устойчивого развития и его особенностях вы можете узнать на нашем экспресс-курсе «Рациональное потребление».)
• Технологические ресурсы. Их распределение связано с анализом потребностей, обучением сотрудников и постоянным обновлением.

Эффективное распределение ресурсов влияет на успешность проекта, продуктивность сотрудников и финансовые показатели. Правильное управление ресурсами организации позволяет:

Эффективное распределение ресурсов в большинстве случаев подчиняется конкретному алгоритму. Изучите его и используйте в своей работе.

Проведите анализ доступных ресурсов

Перед началом любого проекта необходимо получить полное представление о доступных ресурсах, включая их количество, качество и текущую степень загрузки.

Проведите инвентаризацию всех видов ресурсов: материальных, финансовых, человеческих, временных, информационных. Используйте специализированные программы для учета (например, ERP-системы, о которых мы поговорим чуть позже в этом уроке).

Например, вы можете провести анализ своих складских запасов, чтобы исключить избыточные заказы сырья, которые ранее приводили к замораживанию капитала.

Определите приоритеты в распределении ресурсов

Не все задачи одинаково важны или срочны, поэтому необходимо сосредоточить ресурсы на ключевых аспектах. Используйте матрицу Эйзенхауэра или уже знакомый вам ABC-анализ для классификации задач и ресурсов. Приоритет отдавайте тем задачам, которые напрямую влияют на конечные результаты.

Например, в рамках своего проекта вы можете выделить больше ресурсов на разработку новых продуктов, чем на маркетинговые исследования, если это является критически важным для выхода вашей компании на рынок.

Составьте детальный план использования ресурсов

Планирование помогает распределить ресурсы равномерно, избегая их чрезмерной концентрации или нехватки. Создайте проектный план, в котором будет указано, какие ресурсы, в каком объеме и на какой срок выделяются для выполнения каждой задачи.

Используйте диаграмму Ганта для визуализации. Диаграмма Ганта может выглядеть так:

Так, если у вас, допустим, строительная компания, планирование ресурсов может помочь вам избежать ситуации, когда одна бригада простаивает из-за задержки материалов, а другая перегружена задачами.

Определите ограничения и учитывайте их

Знание ограничений поможет избежать проблем с нехваткой ресурсов или их неправильным использованием. Идентифицируйте ключевые ограничения, такие как бюджет, время, доступность материалов, и планируйте с учетом этих факторов.

К примеру, компания-подрядчик может распределить бюджет таким образом, чтобы зарезервировать средства на случай непредвиденных расходов, минимизировав риск нехватки ресурсов.

Используйте специализированное программное обеспечение

Допустим, производственное предприятие может внедрить ERP-систему для автоматического учета материалов и прогнозирования потребностей. Это минимизирует ошибки и повысит прозрачность.

Следите за использованием ресурсов в реальном времени

Регулярный мониторинг позволяет оперативно корректировать планы, если возникает нехватка или излишки. Установите системы контроля, которые предоставляют данные в режиме реального времени (например, IoT-устройства или BI-платформы, о которых мы тоже еще скажем).

Например, многие логистические компании используют трекеры для мониторинга состояния транспорта, что позволяет менеджерам оперативно и рационально перераспределять грузы при задержках.

Обеспечьте прозрачность процессов

Все участники команды должны понимать, как и почему распределяются ресурсы. Это снижает уровень конфликтов и повышает вовлеченность. Организуйте регулярные встречи и информируйте сотрудников о принятии решений. Используйте открытые дашборды для отслеживания статуса задач и использования ресурсов.

Вот так может выглядеть дашборд:

Если, например, у вас IT-компания, вы можете внедрить систему, где каждый сотрудник видит загрузку коллег и доступные ресурсы, что снижает количество дублирующих запросов.

Применяйте методику JIT (Just-in-Time)

Данная методика помогает избежать излишков ресурсов и уменьшить затраты на их хранение. Суть в том, чтобы планировать закупки и использование ресурсов таким образом, чтобы они поступали непосредственно перед их использованием.

Сегодня огромное количество производственных компаний работает на JIT-системе поставок сырья, что позволяет сокращать складские издержки.

Инвестируйте в обучение и развитие сотрудников

Квалифицированные сотрудники лучше используют ресурсы и избегают ошибок в их распределении. Проводите тренинги, обучающие семинары и сертификационные программы для сотрудников, задействованных в управлении ресурсами организации.

К примеру, сотрудники вашего финансового отдела могут пройти курс по оптимизации бюджетного планирования, что позволит вашей компании сократить перерасход средств.

Адаптируйтесь к изменениям и внедряйте гибкость

Рынок, условия работы и требования клиентов постоянно меняются, поэтому важно быть готовыми оперативно перераспределять ресурсы. Используйте подходы Agile или Scrum для управления проектами. Создавайте резервы ресурсов на случай непредвиденных обстоятельств.

Так, в период пикового спроса те же интернет-магазины могут перераспределять штат сотрудников, отправляя больше сотрудников в службу поддержки, что позволяет сокращать время ожидания клиентов.

На эту тему у нас есть отличный экспресс-курс «Управление проектами», где мы рассказываем о специфике этой области деятельности, а также рассматриваем различные инструменты, в том числе и такие, как Agile и Scrum.

Эффективное распределение ресурсов требует комплексного подхода, включающего анализ, планирование, мониторинг и адаптацию. Следуя этим рекомендациям, вы сможете минимизировать риски, повысить продуктивность и обеспечить достижение своих целей с минимальными затратами.

Другой же не менее важной составляющей процесса управления ресурсами организации является управление запасами и оптимизация складирования. Здесь тоже есть свои нюансы и особенности, поэтому данный вопрос нужно рассмотреть подробнее.

Управление запасами и оптимизация складирования

Эффективное управление запасами и оптимизация складирования – неотъемлемая часть управления ресурсами. Эти процессы напрямую влияют на операционную эффективность, уровень обслуживания клиентов и затраты компании.

Управление запасами – это процесс планирования, учета и контроля наличия материалов, сырья, готовой продукции и других товаров, которые хранятся для обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса. Целью управления запасами является поддержание оптимального уровня запасов для удовлетворения потребностей без излишков и дефицита.

Управление запасами включает в себя несколько элементов:

• Категоризация запасов. Товары делятся по значимости и стоимости (например, с помощью метода ABC). Это помогает сфокусировать внимание на ключевых категориях.
• Прогнозирование спроса. Использование данных о прошлых продажах и трендах для предотвращения излишков или нехватки.
• Учет времени поставок. Расчет запасов с учетом сроков доставки сырья или готовых товаров.
• Учет сезонных факторов. Корректировка уровня запасов в зависимости от пиковых периодов спроса.
• Мониторинг оборачиваемости запасов. Анализ того, как быстро товары переходят из статуса хранения в использование или продажу.

Неэффективное управление запасами может привести к избыточным затратам на хранение, снижению качества продукции (например, при истечении срока годности), простоям производства или недовольству клиентов из-за отсутствия товара.

Процесс управления запасами можно наладить достаточно легко и быстро, если следовать вполне простым рекомендациям:

• Анализируйте текущие запасы. Регулярно проводите инвентаризацию и анализируйте актуальность хранимых товаров.
• Используйте систему управления запасами (IMS). Внедрение специализированного ПО позволяет отслеживать уровень запасов в реальном времени.
• Внедряйте методы прогнозирования. Опирайтесь на данные о прошлых продажах, маркетинговых кампаниях и трендах.
• Применяйте методику ABC. Разделите товары на категории по важности и стоимости, чтобы сосредоточиться на ключевых позициях.
• Установите минимально допустимый уровень запасов. Определите «буфер», который предотвратит дефицит в экстренных ситуациях.
• Контролируйте оборачиваемость запасов. Избегайте хранения медленно продающихся товаров и освобождайте место для более актуальных.
• Работайте с проверенными поставщиками. Сотрудничество с надежными партнерами минимизирует риски срыва поставок.
• Используйте методику JIT (Just-in-Time). При необходимости внедряйте систему, позволяющую получать товары ровно в срок для их использования.
• Учитывайте сезонность. Заранее увеличивайте или уменьшайте запасы в зависимости от прогнозируемого спроса.
• Регулярно обновляйте данные. Информация о запасах должна быть точной и актуальной для принятия обоснованных решений.

Эти рекомендации помогут вам управлять запасами максимально эффективно и обеспечить работу своей организации. Но не менее пристальное внимание следует уделять складированию.

Оптимизация складирования – это процесс эффективной организации хранения товаров на складе, обеспечивающий легкость доступа к ним, снижение затрат и минимизацию времени на обработку. Этот процесс тесно связан с управлением запасами и направлен на улучшение логистических операций.

Оптимизация складирования включает в себя:

• Рациональное размещение товаров. Товары с высоким спросом размещаются ближе к зонам обработки.
• Учет характеристик хранения. Cоблюдение температурных режимов, влажности и других условий.
• Использование технологий автоматизации. Сканеры штрих-кодов, системы управления складами (WMS) и роботизированные технологии.
• Эффективное использование пространства. Вертикальное хранение, стеллажные системы и зонирование.
• Планирование потоков движения. Оптимизация маршрутов для погрузки и выгрузки товаров.

Неоптимальное складирование приводит к потере времени на поиск, повреждению товаров, увеличению затрат на хранение и снижению производительности сотрудников. Оптимальное же хранение позволяет всего этого избежать, причем за счет следования, опять же, простому алгоритму:

• Проведите аудит складского пространства. Оцените использование площади и определите зоны, требующие улучшений.
• Создайте логичную систему размещения. Разместите товары так, чтобы минимизировать время их обработки.
• Внедрите систему управления складом (WMS). Автоматизация процессов помогает избежать ошибок и повысить скорость операций.
• Оптимизируйте маршруты движения. Разработайте схемы передвижения персонала и техники для минимизации простоев.
• Используйте вертикальное пространство. Установите стеллажные системы, позволяющие хранить больше товаров на меньшей площади.
• Разделите склад на зоны. Выделите участки для приемки, хранения, комплектации и отправки товаров.
• Контролируйте условия хранения. Поддерживайте оптимальные параметры температуры, влажности и освещения.
• Применяйте маркировку и идентификацию. Используйте штрих-коды или RFID-метки для быстрого поиска товаров.
• Обучайте персонал. Сотрудники должны владеть навыками работы с современными технологиями и складскими системами.
• Проводите регулярные проверки. Мониторинг состояния склада помогает выявить проблемы и своевременно их устранить.

А одним из ключевых факторов успеха в управлении ресурсами организации является внедрение современных технологий и автоматизации процессов. И в следующем разделе урока мы рассмотрим, какие инструменты отслеживания и управления ресурсами помогут достичь наилучших результатов.

Системы отслеживания и управления ресурсами

Управление ресурсами организации невозможно без эффективных инструментов, которые позволяют отслеживать, планировать и оптимизировать их использование. Эти инструменты помогают минимизировать затраты, повысить производительность и обеспечивать стабильность рабочих процессов.

Системы отслеживания и управления ресурсами – это программные или аппаратные решения, которые используются для учета, анализа, планирования и распределения всех доступных ресурсов. Они помогают получить полное представление о состоянии ресурсов, прогнозировать их потребление и своевременно реагировать на изменения.

Эти инструменты включают в себя специализированное программное обеспечение, цифровые платформы и аналитические технологии, которые облегчают работу как для компаний, так и для отдельных специалистов. Ниже рассмотрим наиболее популярные и эффективные.

Системы управления ресурсами предприятия (ERP)

Позволяют объединить данные о ресурсах предприятия в единую систему для координации всех процессов. ERP-системы интегрируют данные о финансовых, материальных, человеческих, временных и информационных ресурсах. Это мощный инструмент для управления запасами, персоналом, проектами и финансами.

Для применения ERP-систем необходимо провести анализ потребностей компании, выбрать подходящую ERP-систему (например, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics), настроить систему под специфику бизнеса, обучить сотрудников работе с ERP и постоянно мониторить эффективность системы.

Системы управления проектами (PM)

Позволяют организовать распределение задач, ресурсов и времени в рамках проектов. PM-системы, такие как Trello, Asana, Jira или Monday, помогают управлять проектами, назначать задачи, контролировать сроки и ресурсы.

Для применения PM-систем необходимо определить цели и задачи проекта, внести данные в PM-систему, назначить ответственных сотрудников и распределить ресурсы, регулярно обновлять статус задач и анализировать результаты.

Программные системы управления складом (WMS)

Позволяют оптимизировать процессы хранения, учета и перемещения товаров на складе. WMS-системы, такие как Oracle WMS Cloud или Manhattan WMS, обеспечивают автоматизацию всех операций на складе, от приемки товаров до их отгрузки.

Для применения WMS-систем необходимо настроить WMS в соответствии с особенностями склада, ввести данные о товарах и зонах хранения, интегрировать систему с ERP или другими платформами, контролировать выполнение складских операций через систему и использовать аналитику для оптимизации складских процессов.

Системы управления персоналом (HRMS)

Позволяют оптимизировать работу с человеческими ресурсами. HRMS-системы, такие как Workday или BambooHR, автоматизируют процесс учета сотрудников, планирования рабочего времени, расчета заработной платы и т.д.

Платформы для отслеживания времени (Time-tracking Software)

Позволяют повысить продуктивность и контроль за использованием временных ресурсов. Такие инструменты, как Toggl или Clockify, используются для учета времени, потраченного на выполнение задач.

Для применения платформ отслеживания времени необходимо установить ПО на устройства сотрудников, включать трекер времени при начале работы над задачами, анализировать отчеты о затратах времени и корректировать рабочие процессы на основе собранных данных.

Системы управления данными и аналитики (BI)

Позволяют предоставлять аналитические данные для принятия решений. BI-системы, такие как Power BI или Tableau, дают возможность визуализировать данные о ресурсах и прогнозировать их использование.

Для использования BI-систем необходимо собрать данные из различных источников, выбрать и настроить BI-систему для анализа данных, использовать дашборды для мониторинга ключевых показателей и применять аналитику для улучшения процессов.

Интернет вещей (IoT) для управления ресурсами

Позволяет автоматизировать сбор данных о ресурсах и их состоянии. IoT-устройства, такие как сенсоры и трекеры, используются для отслеживания состояния ресурсов в реальном времени.

Для применения IoT-устройств необходимо установить их на объекты или оборудование, интегрировать с системами управления ресурсами, настроить оповещения и мониторинг в реальном времени и использовать данные для планирования и анализа.

Инструменты отслеживания и управления ресурсами позволяют компаниям быть гибкими, адаптивными и эффективными. Использование современных технологий дает возможность минимизировать человеческий фактор, сократить затраты и ускорить рабочие процессы. Каждое решение должно быть адаптировано к конкретным потребностям бизнеса, чтобы приносить максимальную пользу.

Но технологии управления ресурсами постоянно развиваются, предлагая все более инновационные подходы. И следующим шагом в повышении операционной эффективности становится автоматизация и цифровизация процессов, которая позволяет максимально упростить рутинные задачи и сосредоточиться на стратегическом развитии.

В следующем уроке мы подробно рассмотрим, как автоматизация и цифровизация повышают операционную эффективность. А пока предлагаем закрепить пройденный материал с помощью проверочного теста.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

В следующем уроке мы будем говорить об автоматизации и цифровизации процессов.

Кирилл Ногалес