Урок 7. Разработка и внедрение стратегии операционной эффективности

Операционная эффективность, как мы уже выяснили, является ключевым фактором успеха любой организации. Она позволяет оптимально использовать ресурсы, минимизировать затраты и повышать качество продукции или услуг. Однако для достижения устойчивых результатов требуется не только внедрение отдельных изменений, но и разработка системного подхода, что возможно благодаря созданию и реализации стратегии операционной эффективности.

Постановка целей и планирование позволяют четко определить направления для улучшений и согласовать их с общей миссией и задачами компании. Но и одного планирования недостаточно, и важно еще и научиться измерять успех. Правильно подобранные метрики и ключевые показатели эффективности (KPI) помогают не только оценивать достигнутые результаты, но и выявлять области для дальнейшего совершенствования.

Перманентное поддержание операционной эффективности требует внедрения механизмов постоянных улучшений и гибкости, чтобы адаптироваться к изменениям внешней среды. Только такой комплексный подход позволит компании не просто добиться улучшений, но и сохранить их.

Содержание:

• Постановка целей и разработка стратегии повышения эффективности
• Измерение успеха: KPI, метрики и контрольные показатели
• Поддержание и улучшение операционной эффективности в долгосрочной перспективе
• Проверочный тест

В этом уроке мы поговорим о том, как формулировать цели, разрабатывать стратегию повышения эффективности, измерять результаты и внедрять изменения, чтобы достичь устойчивого развития.

Постановка целей и разработка стратегии повышения эффективности

Постановка целей – это фундаментальный этап в процессе повышения операционной эффективности. Четко сформулированные цели дают возможность сфокусироваться на приоритетах, определить направления для улучшений и задать ориентиры для измерения успеха.

Без ясных целей усилия могут стать разрозненными, а достигнутые результаты – недостаточно значимыми или несоответствующими потребностям организации. Однако эти риски можно минимизировать и даже полностью устранить, если использовать вполне понятные и достаточно простые методы постановки целей.

Метод SMART

Цели, сформулированные по принципу SMART, являются конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Achievable), релевантными (Relevant) и ограниченными по времени (Time-bound).

Алгоритм применения:

• Определите конкретный результат, которого хотите достичь.
• Убедитесь, что цель можно измерить с помощью количественных или качественных показателей.
• Оцените, достижима ли цель с учетом ресурсов и текущих условий.
• Проверьте, соответствует ли цель общей стратегии компании.
• Установите временные рамки для достижения цели.

Рассмотрим пример применения метода.

Метод OKR

Этот метод предполагает постановку амбициозной цели (Objective) и определение нескольких ключевых результатов (Key Results), которые помогут оценить прогресс.

Алгоритм применения:

• Определите основную цель, которая вдохновляет и мотивирует команду.
• Разработайте 3-5 ключевых результатов, которые позволят измерить достижение цели.
• Регулярно проверяйте прогресс по ключевым результатам и вносите коррективы.

Рассмотрим пример применения метода.

Метод BHAG

Метод BHAG нацелен на постановку крупной, амбициозной и долгосрочной цели (Big Hairy Audacious Goal), которая может показаться сложной для достижения, но вдохновляет сотрудников на развитие и победы.

Алгоритм применения:

• Определите крупную, значимую цель, которая может коренным образом изменить компанию.
• Сформулируйте цель так, чтобы она вдохновляла и мотивировала.
• Разработайте краткосрочные цели и шаги для постепенного достижения BHAG.

Рассмотрим пример применения метода.

Метод WOOP

Метод WOOP включает определение желаемого (Wish) результата (Outcome), возможных препятствий (Obstacle) и плана действий (Plan) для их преодоления, что помогает компаниям настраивать свои цели с учетом реалистичных рисков и возможностей.

Алгоритм применения:

• Определите, чего вы хотите достичь.
• Представьте, как будет выглядеть желаемый результат.
• Определите, какие могут возникнуть трудности.
• Разработайте план действий на случай появления этих трудностей.

Рассмотрим пример применения метода.

Метод Hoshin Kanri (Политика развертывания)

Hoshin Kanri (Хосин Канри) – это метод стратегического планирования, который фокусируется на выравнивании целей всей компании и их согласовании с операционными задачами, обеспечивая единый фокус для всех отделов.

Алгоритм применения:

• Определите стратегические цели компании.
• Разбейте стратегические цели на годовые и квартальные цели для каждого подразделения.
• Назначьте ответственных и установите контрольные точки для регулярного мониторинга.

Рассмотрим пример применения метода.

Постановка целей – это первый шаг к разработке эффективной стратегии, поскольку именно цели определяют, в каком направлении должна двигаться организация. Ясные, достижимые и мотивирующие цели помогают компании концентрироваться на ключевых направлениях, которые позволят повысить производительность, оптимизировать процессы и снизить затраты.

Что же касается непосредственно разработки стратегии, то она представляет собой последовательный процесс, который требует тщательной проработки каждого этапа. Рассмотрим эти этапы более подробно.

Анализ текущего состояния

Перед тем как планировать изменения, важно понять, где находится организация в данный момент. Это позволяет выявить основные проблемы и определить области, требующие улучшения.

Проведите анализ текущих процессов с помощью инструментов, таких как SWOT-анализ (определение сильных и слабых сторон компании, возможностей и угроз), диаграмма причин и следствий (выявление корневых причин проблем) и картирование процессов (визуализация текущих процессов для поиска «узких мест»).

Затем соберите данные о ключевых операционных показателях и сделайте выводы. Например, если среднее время выполнения заказа превышает ожидания клиентов, это может быть связано с недостаточной автоматизацией процессов или неправильным распределением задач. Отсюда можно начинать двигаться дальше.

Формулирование целей

После анализа становится понятно, какие изменения необходимо внести. Формулировка целей определяет конкретный результат, к которому будет стремиться компания.

Используйте методологии SMART, OKR или любые другие, чтобы сделать цели конкретными и измеримыми. Убедитесь, что цели согласованы с долгосрочной стратегией компании.

Так, если текущий процесс выполнения заказов занимает 7 дней, цель может состоять в сокращении среднего времени выполнения заказа до 5 дней за 6 месяцев.

Определение инициатив и мероприятий

Цели превращаются в реальность через конкретные действия. На этом этапе разрабатываются инициативы и проекты, которые помогут достичь поставленных задач.

Определите ключевые направления, на которых нужно сосредоточиться, составьте список мероприятий для каждого направления, расставьте приоритеты, ориентируясь на их влияние на цели и затраты на реализацию.

Например, для сокращения времени выполнения заказов мероприятия могут включать в себя внедрение автоматизированной системы управления заказами, оптимизацию логистических процессов и переподготовку сотрудников по стандартам работы.

Планирование ресурсов и сроков

Стратегия требует четкого плана, чтобы определить, какие ресурсы потребуются и в какие сроки будут достигнуты результаты.

Рассчитайте, сколько времени, финансов и человеческих ресурсов понадобится для реализации каждой инициативы. Разработайте детализированный график с этапами выполнения.

Допустим, для автоматизации процесса выполнения заказов может потребоваться: финансирование на разработку и внедрение ИТ-решения (1), два месяца на разработку системы (2) и команда из пяти сотрудников для тестирования и внедрения (3).

Внедрение стратегии и управление изменениями

Следующим важным этапом является реализация плана. Внедрение изменений требует активного управления и координации действий.

Например, при внедрении новой системы управления заказами может потребоваться провести тренинги для сотрудников, чтобы они могли эффективно пользоваться системой.

Мониторинг и корректировка

Реализованная стратегия должна регулярно оцениваться на предмет эффективности.

Отслеживайте прогресс с использованием заранее определенных метрик и контрольных точек. Проводите регулярные проверки для выявления отклонений от плана. Вносите изменения в стратегию, если это необходимо.

Так, если автоматизация не привела к желаемому сокращению времени выполнения заказов, возможно, потребуется дополнительно оптимизировать смежные процессы, например, складскую логистику.

Этапы разработки стратегии взаимосвязаны и требуют тщательной проработки. Анализ текущего состояния помогает выявить точки роста, постановка целей задает четкий ориентир. Проработка инициатив и планирование ресурсов обеспечивают практическую реализацию стратегии. А внедрение изменений и регулярный мониторинг позволяют добиться устойчивых результатов и своевременно корректировать курс.

После того как цели поставлены, а стратегия разработана, важно понять, как измерять достигнутые результаты. Поэтому следующим шагом будет выбор подходящих метрик и ключевых показателей эффективности, которые позволят объективно оценить успех и выявить области для дальнейших улучшений. Рассмотрим это в следующем разделе.

Измерение успеха: KPI, метрики и контрольные показатели

Измерение успеха играет ключевую роль в управлении операционной эффективностью. Без данных о результатах невозможно понять, достигнуты ли поставленные цели, определить успешность внедренных изменений и выявить области для дальнейших улучшений. Метрики и ключевые показатели эффективности (KPI) помогают не только оценивать прогресс, но и принимать обоснованные решения.

Для оценки операционной эффективности применяются различные инструменты и методы. Рассмотрим наиболее важные из них.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Вы уже знаете, что KPI – это конкретные измеримые показатели, которые отражают прогресс в достижении целей. Они фокусируются на результатах, наиболее значимых для организации.

Алгоритм применения:

• Определите ключевые цели, которые нужно измерить (например, снижение затрат, повышение скорости выполнения процессов).
• Выберите показатели, которые напрямую связаны с этими целями.
• Установите целевые значения для KPI.
• Регулярно отслеживайте динамику показателей и сравнивайте с целевыми значениями.

Так, производительность можно измерять количеством единиц продукции, выпущенных за смену, качество – процентом дефектов на этапе производства, а скорость – средним временем выполнения заказа.

Метрики для анализа эффективности процессов

Алгоритм применения:

• Разделите операционный процесс на этапы.
• Определите метрики для каждого этапа.
• Сравните текущие значения метрик с установленными стандартами.
• Используйте данные для выявления проблемных участков.

В качестве примера можно взять время цикла, т.е. общее время, затраченное на выполнение процесса от начала до конца; уровень использования ресурсов, т.е. процент времени, в течение которого оборудование или сотрудники заняты работой; и точность прогнозирования, т.е. соотношение между запланированным и фактическим результатом.

Контрольные показатели

Контрольные показатели представляют собой точки сравнения, которые позволяют оценить, насколько успешно организация справляется с выполнением своих задач в контексте стратегии.

Алгоритм применения:

• Установите контрольные точки для оценки прогресса.
• Определите, какие показатели будут использоваться для оценки в этих точках.
• Проводите регулярные проверки и сравнивайте результаты с контрольными значениями.
• Если отклонения значительны, пересмотрите подход или внедрите корректирующие меры.

К примеру, в рамках стратегии по снижению затрат контрольными показателями могут быть ежемесячные данные о себестоимости продукции. А в проектах с улучшением клиентского опыта контрольной точкой может быть ежеквартальная оценка уровня удовлетворенности клиентов (Net Promoter Score).

Измерение успеха – это основа для управления и совершенствования операционной эффективности. Правильно подобранные KPI, метрики и контрольные показатели позволяют увидеть реальные результаты работы компании, выявить слабые места и усилить эффективные процессы. Это делает изменения системными и устойчивыми.

Оценив прогресс и результаты, организация должна не только закрепить достигнутые улучшения, но и продолжать совершенствоваться. И следующий раздел урока посвящен поддержанию и улучшению операционной эффективности в долгосрочной перспективе. Мы поговорим о том, как создать культуру постоянных улучшений и адаптироваться к изменениям.

Поддержание и улучшение операционной эффективности в долгосрочной перспективе

Постоянная работа над операционной эффективностью – это стратегический подход, который позволяет компании не только достигать своих целей, но и адаптироваться к изменениям во внешней и внутренней среде. И важен этот подход по целому ряду причин:

Важно понимать, что для долгосрочного успеха важно внедрять системный подход и регулярно пересматривать свои методы работы. Ниже приводим 10 рекомендаций, как поддерживать и улучшать операционную эффективность в долгосрочной перспективе:

• Создайте культуру постоянных улучшений (Kaizen). Культура постоянных улучшений мотивирует сотрудников искать и предлагать решения для повышения эффективности. Это позволяет быстро выявлять и устранять проблемы. Внедрите регулярные встречи сотрудников для обсуждения идей по улучшению. Создайте систему поощрений за предложения, которые реально улучшают процессы.
• Регулярно пересматривайте цели и стратегии. Внешняя и внутренняя среда компании меняются, поэтому цели и стратегии должны адаптироваться к новым реалиям. Проводите ежегодные стратегические сессии с ключевыми подразделениями. Пересматривайте показатели эффективности в зависимости от изменений на рынке.
• Инвестируйте в обучение сотрудников. Обученные сотрудники работают быстрее, качественнее и предлагают инновационные решения. Организуйте регулярные тренинги и мастер-классы, используйте онлайн-платформы для обучения.
• Внедряйте современные технологии. Технологии помогают автоматизировать процессы, снижать количество ошибок и экономить время. Регулярно проводите аудит используемых технологий и инвестируйте в автоматизацию рутинных задач.
• Применяйте методику PDCA (Plan-Do-Check-Act). PDCA обеспечивает структурированный подход к улучшениям, снижая риски неудачи. Используйте PDCA для тестирования новых процессов. На этапе Check собирайте данные и корректируйте подход.
• Регулярно собирайте и анализируйте данные. Данные позволяют принимать обоснованные решения, улучшать процессы и предотвращать ошибки. Внедрите системы сбора данных (например, BI-платформы), анализируйте данные еженедельно или ежемесячно.
• Укрепляйте сотрудничество между отделами. Разобщенность между подразделениями снижает общую эффективность компании, а сплоченность, напротив, способствует повышению эффективности. Организуйте межфункциональные рабочие группы, используйте общие системы управления проектами.
• Фокусируйтесь на удовлетворенности клиентов. Клиенты – это основной источник дохода, и их удовлетворенность напрямую влияет на успех компании. Регулярно собирайте обратную связь от клиентов и включайте данные о клиентской удовлетворенности в KPI компании.
• Управляйте изменениями грамотно. Неправильное управление изменениями может привести к сопротивлению сотрудников и снижению их мотивации. Включайте сотрудников в процесс планирования изменений и организуйте обучение по новым процессам. Используйте методы геймификации при обучении.
• Проводите бенчмаркинг. Сравнение с лидерами отрасли помогает выявить точки роста. Изучайте лучшие практики конкурентов и внедряйте их в своей компании, участвуйте в профессиональных сообществах для обмена опытом.

Поддержание и улучшение операционной эффективности – это процесс, который требует постоянного внимания, вовлеченности сотрудников и руководства, а также применения современных технологий. Эти усилия совершенно не напрасны и помогают компаниям адаптироваться к изменениям, минимизировать риски и достигать и сохранять конкурентное преимущество.

В этом уроке мы постарались охватить полный цикл управления эффективностью, от постановки целей до мониторинга и поддержки улучшений. Помните, что постоянное совершенствование процессов позволит вам и вашей компании не только справляться с текущими вызовами, но и быть готовыми к любым изменениям.

Использование описанных подходов и рекомендаций создает прочный фундамент для долгосрочного успеха, обеспечивая устойчивое развитие и высокий уровень удовлетворенности клиентов и сотрудников. Внедряйте все, о чем мы поговорили, в свою деятельность, контролируйте процесс и наблюдайте за успехами. Искренне надеемся, что они не заставят себя долго ждать! Далее вас ждет проверочный тест по материалу заключительного урока.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только один вариант. После выбора вами одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

А теперь предлагаем пройти экзамен по материалу всего курса.

Кирилл Ногалес