В книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» представлено огромное количество рекомендаций на тему того, как привести в порядок свои дела, используя особую технологию под названием «GTD» (Getting Things Done). Представленная методика направлена на то чтобы помогать человеку справляться с потоком дел на работе и в личной жизни.
Методика «GTD» является результатом двадцатилетней работы Дэвида Аллена, а её эффективность и действенность оценена уже не одним поколением менеджеров, как за рубежом, так и в России.
В этой книге вы найдёте всю необходимую информацию о том, как работать много, хорошо и с удовольствием, как заниматься сбором и обработкой информации, как мгновенно определяться с нужным действием, осуществлять планирование и контроль работы, выделять главное и второстепенное и при всём этом сохранять ясное сознание и упорядоченное мышление.
О Дэвиде Аллене
Дэвид Аллен – известный специалист по личной продуктивности и эффективности, автор методики «GTD», руководитель консалтинговой компании «David Allen Company», работающей с организациями «The World Bank», «New York Life», «Ford Foundation» и другими. Дэвид Аллен проводит авторские тренинги во многих странах мира, а его статьи печатаются такими изданиями как «New York Times», «Wall Street Journal», «Los Angeles Times» и т.д.Наверняка вам будет интересно узнать, что работа «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была переведена на пятнадцать языков и стала лучшей книгой по бизнесу по версии журнала «Time». Автор при помощи своей методики помог миллионам людей справиться с огромным потоком всевозможных дел.
Краткое содержание книги
В начале книги вы найдёте информацию об авторе, благодарность автора и предисловие. Книга представлена тремя частями, состоящими из тринадцати глав в общей сложности. Первая часть посвящена искусству получения результата, вторая – получению результатов без стресса, а третья – ключевым принципам системы автора.
Несомненно, книга Дэвида Аллена достойна пристального внимания и углублённого изучения. И, хотя передавать детальное содержание каждой части и главы вне нашей компетенции (гораздо лучше это сделает сам автор), мы всё же хотели бы рассказать вам о некоторых интересных идеях из книги.
Принцип методики «Getting Things Done»
Базовым принципом методики GTD является то, что человек должен перестать фиксировать в своём мозге списки текущих задач. Чтобы это сделать, необходимо «вывести» эти списки на какой-то внешний носитель. Переставая удерживать в себе эту информацию, мозг больше не беспокоится, и концентрируется на выполнении важных задач.
Искусство получать результат
Всё, что вас беспокоит, вы должны оформить в конкретную систему, к которой вы будете систематически возвращаться с целью упорядочивания содержимого. Вам требуется понять, в чём заключается задача, и определиться с тем, как она может быть решена. После этого необходимо внести в свою систему данные о действиях, которые вы решили выполнять.
Пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом
Выполнение любой работы состоит из пяти этапов:
- Сбор воедино всех проблем, которые занимают наше внимание
- Уяснение сути проблем и определение шагов для их решения
- Организация результатов
- Разработка альтернативных вариантов
- Разработка программы действий
Условия эффективного сбора информации
Всего существует три главных условия:
- Все незамкнутые циклы необходимо «перенести» из головы на внешний накопитель – в систему сбора данных
- Необходимо использовать наименьшее количество «ёмкостей», в которые собирается информация
- Необходимо систематически освобождать место для новой информации
Планирование
Мысли о больших делах заставляют двигаться мелкие дела. Контроль ситуации зиждется на чётко сформулированных результатах и первостепенных действиях, а также напоминаниях, которые объединены в эффективную систему. Детальные планы позволяют разрешать сложные ситуации.
Цель
Если у вас есть чёткая цель, значит, у вас в руках есть всё, что нужно для реализации своих планов; если же цель размыта, то вы никогда не сможете победить. Благодаря вопросу «Зачем?» вы имеете возможность распределять ресурсы, расставлять приоритеты и создавать мотивацию. Простые и чёткие цели есть начало сложных и разумных действий.
Идея
Ещё один важный вопрос – это вопрос «Как?». Когда вас начинают посещать идеи, происходит это, как правило, в произвольном порядке. Чтобы мышление стало более продуктивным и производительным, записывайте или фиксируйте свои идеи на каком-либо внешнем носителе.
Организация рабочего пространства
Важно подготавливать и организовывать своё рабочее пространство – это поможет снизить ваше подсознательное сопротивление к необходимости решать обыденные проблемы, а также пробудит в вас интерес к таковым. Главными элементами рабочего пространства являются рабочий стол и место для почты.
Сбор информации: «загон для рутинных проблем»
Перед обработкой сведений их следует собрать в одно целое. Все незавершённые дела и предстоящие задачи нужно помещать в папку «Входящие». Если вы считаете, что что-то можно просто выкинуть в мусорный бак, так и поступите. Основной целью сбора информации является максимально быстрое помещение материалов в общую корзину, чтобы грамотно «окопаться и наметить линию фронта».
Обработка информации: опустошение корзины
Запомните следующе правила:
- Проблемы должны обрабатываться по порядку
- Проблемы должны обрабатываться по одной
- Проблемы должны обрабатываться с одинаковой тщательностью
Если эти правила будут нарушаться, вам не избежать проблем, которые вы оставите без внимания.
Справочные материалы
Многое из того, что вы найдёте в общей корзине, не будет требовать от вас активных действий, но будет обладать потенциальной полезностью. Если вы увидели нечто, что хотели бы сохранить, сделайте ярлык, прикрепите его к этому «нечто» и отправьте в ящик. Если же документ можно оставить без внимания, выбросьте его.
Сортировка материала: создание «правильных» корзин
Всего можно выделить семь типов материала, который подлежит отслеживанию и контролю с организационной точки зрения:
- Списки проектов
- Сопутствующие материалы к проектам
- Информация из календаря (сведения, действия и т.д.)
- Списки первоочередных шагов
- Списки ожиданий
- Справочные материалы
- Списки возможных в перспективе идей
Каждая из категорий должна иметь свои визуальные, физические и психологические границы.
Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии
Вы должны организовывать свою деятельность и систему так, чтобы иметь представление о любых вариантах действий, когда это нужно. Как правило, просмотреть все проблемы можно всего за несколько секунд, но это возможно только в случае, когда вы изучаете нужные списки дел в нужное время.
Разберитесь с неприкаянными бумагами
Найдите все ненужные клочки бумаги, чеки и квитанции, которые завалялись в недрах рабочего стола, на полках, в ящиках, в карманах и т.д. Сложите всё, что вы нашли, и поместите в общую корзину для обработки.
Обработайте свои записи
Изучите все записи своего учётного журнала, записки в блокноте, заметки на листах и распределите их все по конкретным категориям. Категории могут быть следующими:
- Документы, которые требуют активного вмешательства
- Проекты
- Ожидания
- События календаря
- Возможные в перспективе идеи
Упорядочьте любые справочные записи и материалы
Вы должны распределить все материалы на требующие прочтения и требующие просмотра. Затем посмотрите на события в календаре, которые должны произойти. После определите действия, которые касаются подготовки и организации будущих мероприятий.
Выбросьте всё из головы
Необходимо записать все новые проекты, предстоящие действия, шаги и ожидания, которые ещё не были зафиксированы. Как только это сделано, нужно пересмотреть перечни проектов, оценить состояние их готовности и убедиться в том, что в имеющейся системе есть хотя бы одно действие по каждому из проектов и замыслов.
Пересмотрите списки дальнейших действий
Выделите время на отметку выполненных действий, убедитесь, что есть напоминания о следующих шагах, пересмотрите список ожиданий, зафиксируйте все действия, которые требуют отслеживания.
Подходите к делу творчески и действуйте решительно
Подумайте о том, нет ли у вас каких бы то ни было новых необычных идей, пускай даже самых сумасшедших, но которыми можно было бы дополнить свою систему? Производите такой обзор каждую неделю – формируйте полезные привычки, создавайте условия и подготавливайте инструментарий.
Напоследок
Всегда старайтесь помнить о том, что нет большего наслаждения в жизни, нежели то, которое испытываешь, преодолевая трудности, достигая успехов, желая чего-то нового и претворяя это в жизнь.
Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» способна помочь любому человек стать полноценным хозяином своей жизни.
