Что такое продуктивность? Многие небезосновательно считают, что это умение концентрироваться на одной задаче, разбивать ее на составляющие и не отвлекаться. Другие полагают, что главное — организовать рабочее пространство и научиться делегировать дела. Правы и те, и другие.
Продуктивность можно выразить простой формулой:
Минимум затраченного времени + Максимум достигнутых результатов = Продуктивность
Это умение работать не больше, а умнее. Как? Что ж, это не быстрый процесс. В нем нельзя за сутки достичь совершенства, но можно постепенно прогрессировать. В конце концов, это навык, только вот состоит он из множества других более мелких привычек. А поэтому, прочитав данную статью, вы не станете продуктивными. Нужна планомерная работа по внедрению в свою жизнь определенных принципов. О них дальше и пойдет речь.
Увеличивайте концентрацию
Почему это настолько важно, что данный совет стоит на первом месте? Концентрация подобна лазеру, который может за несколько минут сделать то, чего не сможет обычный луч за час. Если вы сосредоточены, значит сводите отвлечения к минимуму и можете завершить работу в несколько раз быстрее. Это очевидно.
Сконцентрироваться на одной задаче бывает ой как нелегко. Мешают люди, свои же привычки, обстановка. Как быть? Нужно следовать некоторым простым правилам.
Шаг первый: разгрузите свой мозг
Мы входим в каждую задачу в определенном состоянии и багажом в виде эмоций и мыслей. Это внутренние отвлекающие факторы, которые не позволят полностью сосредоточиться на работе.
Зная это, возьмите лист бумаги и запишите на нем все свои неудобные, неприятные мысли, которые мешают взяться за задачу. Перечислите все отвлекающие моменты.
После этого просто отпустите свои мысли. Дайте себе слово, что вернетесь к ним, когда закончите работу.
Шаг второй: проясните, чего именно вы хотите
Концентрация требует наличия фокуса и правильного направления. Другими словами, это требует знания ваших целей. Спросите себя:
- Чего я хочу достичь прямо сейчас?
- Что конкретно я хочу сделать за отведенное время?
- Как именно я буду выполнять эту задачу?
Теперь, когда вы понимаете свою цель, рассмотрите последовательность шагов, необходимых для выполнения этой задачи. Наш мозг любит прогресс, закономерности и предсказуемость, поэтому перечисление этой последовательности шагов улучшит уровень концентрации.
Шаг третий: подготовьте рабочее место
Способность концентрироваться полностью зависит от рабочей среды. Если рабочий стол грязный и захламленный, то рано или поздно это начнет отвлекать.
Найдите время и очистите свое рабочее место. Убедитесь, что все нужные инструменты находятся в пределах досягаемости.
Продуктивность — это умение работать эффективно, а значит за минимум времени нужно сделать максимум работы. Когда рабочее место не убрано, легко потерять фокус и начать отвлекаться.
Шаг четвертый: исключите отвлечения
Уровень концентрации часто связан со способностью эффективно реагировать на отвлекающие факторы. Или исключить их, чтобы не реагировать. Определите что вас отвлекает и на время работы над задачей избавьтесь от этого. Начните с телефона.
Шаг пятый: разбейте задачу на маленькие подзадачи
Ранее вы определили последовательность шагов, необходимых для эффективной работы с задачей. Теперь пришло время разбить эту последовательность на этапы. В тайм-менеджменте такой прием называется «бифштекс из слона». «Слон» очень большой и съесть его за раз невероятно сложно. А вот с маленькими кусочками все значительно проще.
Легко почувствовать ошеломление, если задача кажется слишком большой. Не пытайтесь взяться за все сразу. Вместо этого разбейте ее на подзадачи и работайте последовательно.
Шаг шестой: определите временные лимиты и крайний срок
В чем их отличие? Временной лимит — это когда вы ставите цель, к примеру, проработать 25 минут без отвлечений. Крайний срок — это когда решили, что, скажем, видео нужно смонтировать до понедельника. Оба метода чрезвычайно эффективны и лучше всего работают в связке.
Когда вы ставите временной лимит, то мозг начинает работать в небольшой спешке, что не позволит ему отвлекаться на что-либо еще. Можно работать по 25-30 минут, полностью концентрируясь на одной задаче.
Дедлайн же должен быть выстроен мудро. Если вы выделили неделю на задачу, которая требует месяца, это может убить мотивацию и желание над ней работать. Если же дать себе месяц на работу, которую можно выполнить за неделю, она и займет 30 дней.
Сосредоточив все свои силы на достижении поставленных целей, вы обнаружите, что уровень концентрации значительно вырос.
Изучите несколько критически важных навыков тайм-менеджмента
Ниже приведен набор навыков, над которыми нужно работать в первую очередь, чтобы стать намного продуктивнее.
Компьютерная грамотность
Улучшайте свою компьютерную грамотность, научившись использовать определенные программы и быстро печатать: это позволит сократить время, энергию и усилия, которые потребуются для выполнения определенных задач и действий.
Даже просто изучить горячие клавиши — отличный способ выиграть кучу времени и сконцентрироваться. Это поможет работать намного быстрее и не отвлекаться почем зря.
Творческий потенциал
Творческое мышление позволит вам разрабатывать уникальные идеи, которые помогут сэкономить время и стать более продуктивными в течение дня.
Критическое мышление
Способность критически мыслить позволит тратить меньше времени на сам процесс мышления и больше — на выполнение и реализацию.
Умение поручать задачи другим
Научитесь правильно делегировать задачи другим, особенно в тех случаях, когда качество работы точно не пострадает. Порой лучше платить кому-нибудь за рутинную работу — это эффективнее, чем делать ее самому. Сосредоточьтесь на том, что вряд ли кто-то сможет сделать.
Переговорные навыки
Иногда неумение договариваться влияет на то, что часы, а то и дни будут потеряны впустую. Ведь если не добиться согласия по важному вопросу, то дело может не сдвинуться с мертвой точки.
Изучая искусство ведения переговоров, вы сможете быстро достичь согласия и сосредоточиться на других вопросах.
Эмоциональный интеллект
Всякий раз, когда негативные эмоции диктуют нам решения, мы теряем время и становимся непродуктивными. Эмоциональный интеллект позволяет обучиться контролировать свои чувства.
Умение быстро читать
Чем быстрее вы научитесь читать и поглощать информацию, тем больше сможете узнать за меньшее время. Поэтому советуем пройти курс по быстрому чтению.
Научитесь избегать ловушек, которые крадут ваше время
Важно не только научиться работать быстро, но и знать, на что мы тратим большинство времени впустую. То есть, когда эта деятельность дает нам минимальную, а то и вовсе отрицательную выгоду.
Вот некоторые из этих ловушек.
Избегайте прокрастинации и лени
Может показаться странным, но прокрастинация и лень — это тоже привычки. Ими является все, что повторяется раз за разом и является автоматическим.
Например, когда вы приходите домой с работы, что делаете первым? Ложитесь перед компьютером или телевизором, чтобы провести таким образом весь вечер? Если так, то, скорее всего, вы просто ленитесь. Разумеется, что день выдался сложным, но чтобы преуспеть в жизни, просто необходимо много работать.
Лежать перед телевизором — это никакой не отдых, потому что такая деятельность вызывает стресс и ненужные мысли. Гораздо продуктивнее посвятить время ведению дневника или медитации.
С прокрастинацией все еще сложнее. Вы придумываете самые разные отговорки для того, чтобы отложить важное дело. В итоге, английский язык учится на протяжении 5 лет без заметных успехов, здоровье оставляет желать лучшего, а заработная плата повышается так медленно, что едва успевает за инфляцией.
Избегайте ловушки ожидания
Если вы ждете в очереди вот уже несколько десятков минут, это означает одно: вы просто теряете время, в то время как можно сделать что-то полезное и что принесет чувство удовлетворения. Прочтите полезную статью, поиграйте в развивающую игру, пройдите тест по английскому. Все это лучше, чем просто стоять в очереди и нервничать из-за того, что она движется медленно.
Кто-то не может взяться за другое дело, когда ожидает важного телефонного звонка. Поэтому нужно осознавать, что вы попали в ловушку ожидания и тут же сосредоточиться на том, что можно сделать сейчас.
Избегайте постоянных отвлечений
Разные исследования показывают, что после отвлечения человеку требуется от 5 до 20 минут, чтобы ментально вернуться в рабочее состояние. Только подумайте о том, сколько это отбирает времени.
Чтобы избежать этих случаев, просто сообщите другим, что не будете доступны в течение определенного периода времени, и что не хотите, чтобы вас беспокоили, если это не является чрезвычайной ситуацией.
Избегайте привычки быть постоянно занятым
Постоянная занятость — это еще одна форма прокрастинации. Есть множество дел, которыми вроде бы нужно заняться в течение дня, но которые совершенно не несут никакой ценности и мало влияют на основные цели и задачи.
Вернитесь к правилу 80/20 и примите обязательство работать над 20% задач, которые дают 80% результата. Для кого-то это может быть работа и саморазвитие — все остальное придется либо отложить, либо исключить.
Избегайте технологической привычки
Технологии — это хорошо, если их использовать таким образом, чтобы это приносило пользу долгосрочным целям и задачам. С другой стороны, если ими злоупотреблять, то они могут отнимать ценное время.
Чрезмерный серфинг в интернете, проверки электронной почты, просмотр телевизора, разговоры по телефону и переписки — все это, скорее, совершенно вам не нужно.
Научитесь мыслить продуктивно
Продуктивность требует особого типа мышления, при котором вы начинаете относиться к своему времени настолько серьезно, что оно становится частью личности.
Важно понимать, что целью здесь является долгосрочная продуктивность. Любой может быть продуктивным в краткосрочной перспективе.
Однако для этого требуется определенный вид мышления для поддержания высокого уровня производительности. Долгосрочная продуктивность не означает, что вы должны ориентироваться на конечную цель или результат. На самом деле наоборот. Это значит сосредоточить внимание на процессе, а не на результатах.
Возможно, вы заметили, что тайм-менеджмент изменился в последние годы. Если раньше его адепты говорили о том, как важно ориентировать свое внимание на результатах, то сегодня все чаще говорят, что именно от такого подхода возникает стресс. Важно получать удовольствие от самого процесса. Вам решать, чью сторону принять. Многие люди концентрируются на результатах своей работы и чувствуют себя вполне неплохо (как они утверждают).
После такого долго вступления, давайте посмотрим, как мыслят продуктивные люди.
Они знают, чего хотят
Продуктивные люди всегда знают, чего хотят в долгосрочной перспективе, и поэтому понимают, что должны делать в краткосрочной перспективе. Непродуктивные же видят лишь то, что находится перед носом и не могут разработать собственную стратегию.
В течение дня продуктивные люди, конечно, концентрируются на том, что важно здесь и сейчас, но они напоминают себе о долгосрочных целях постоянно, день за днем. И иногда они способны жертвовать сиюминутным ради будущего.
Они задают себе два вопроса:
- К чему я движусь?
- Каким будет общий прогресс, если я выполню конкретно эту задачу?
Если выяснится, что никакой пользы для будущего нет, вы их с места не сдвинете. Но если она есть, тогда они будут работать над задачей с большой мотивацией, концентрацией и чувством цели.
Они знают свои сильные стороны
Продуктивные люди знают свои сильные стороны. Они понимают, в чем хороши, а в чем нет. Они сосредоточены на работе над своими сильными сторонами и часто ищут внешнюю помощь в других областях. Да, в какой-то момент такие люди фокусируются на слабостях, потому что стремятся быть разносторонними, но сильные стороны должны быть прежде всего.
Они напоминают себе о своих сильных сторонах, задавая себе следующие вопросы:
- Каковы мои сильные стороны?
- Раскрывает ли эта задача мои сильные стороны?
- Если да, то как я могу использовать свои сильные стороны для повышения своей продуктивности?
- Если нет, то кто мне поможет справиться с этой задачей?
Они фокусируются на настоящем
Несмотря на то, что продуктивные люди знают о своих долгосрочных целях и задачах, они остаются осознанными и находятся в настоящем моменте. Это им нужно, чтобы убедиться, что они работают над задачей самым оптимальным образом.
Для этого они часто задают себе пару критических вопросов:
- Работаю ли я над задачей наиболее оптимальным и продуктивным образом?
- Есть ли способ, при помощи которого я могу сделать эту работу лучше и быстрее?
Работая над заданием, они не соглашаются с тем, что есть один способ сделать что-то. Они всегда ищут лучшие, быстрые и разумные способы выполнения работы.
Они не боятся сказать «нет»
Продуктивные люди понимают ценность своего времени. Они понимают, насколько важна каждая минута. Слишком много отвлекающих факторов в течение дня могут полностью испортить намеченные планы.
Именно поэтому они понимают ценность слова «нет» для ненужных и малозначительных отвлекающих факторов, запросов, которые просто не добавляют никакой долгосрочной ценности.
Многие люди отвлекаются, потому что у них нет окончательной цели. У них нет общей картины и результата, к которому они стремятся. Однако продуктивные люди держат свои основные цели и задачи на переднем плане своего разума. В их голове словно есть фильтр, который отсеивает все ненужное.
Они развивают продуктивные навыки
У продуктивных людей очень специфические привычки и ритуалы, которые, конечно, будут варьироваться от человека к человеку. Однако у многих из них есть нечто общее. Это три привычки в трех областях:
- Режим сна. Они просыпаются рано, после чего работают несколько часов до обеда. Затем отдыхают. Ложатся спать они обычно до полуночи.
- Автоматизация задач. Все рутинные задачи должны выполняться за один присест, чтобы не мешать творческой работе до и после.
- Строгие сроки. Они помогают им сосредоточиться и позволяют работать с некоторым чувством неотложности.
Конечно, есть и другие продуктивные привычки. Так что если у вас есть свои идеи и предложения, оставляйте их в комментариях.
И в завершение — видео о повышении продуктивности:
Желаем вам удачи!
