У каждого из нас, начиная от школьника и заканчивая топ-менеджером международной корпорации, всегда масса дел, так ведь? Практически каждый стремится успеть сделать все эти дела, и по возможности сделать хорошо. Однако мало кто задумывается над простым вопросом: а зачем делать все эти дела?
Нет, мы сейчас не о том, чтобы «забить» на учебу или работу. Как раз наоборот, речь идет о повышении осознанности в отношении всех наших дел и действий. Мы учимся не потому, что нас заставляют учиться родители, и работаем не только для того, чтобы был доволен учредитель компании. У нас есть свои цели в этой жизни, и каждое сделанное дело по чуть-чуть приближает нас к этим целям… Или нет?..
Если ваши каждодневные действия слабо коррелируют с вашей главной целью, вам стоит пройти нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента». Если вы не можете внятно ответить на вопрос о своих целях и устремлениях, вам самое время взяться за программу «Из мечты в цель». А мы сегодня поговорим про принцип трех дел, который поможет разобраться и с делами, и с целями.
Принцип трех дел: что это такое?
Итак, что же значит принцип трех дел? Это правило, автор которого, канадский бизнес-консультант по вопросам продуктивности Крис Бэйли, изложил его в своей книге «Мой продуктивный год. Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе» [К. Бэйли, 2017].
Суть принципа трех дел следующая: «В начале каждого дня, прежде чем приступить к работе, решите, какие три задачи вы хотите выполнить к концу дня». Почему так? Для того, чтобы это понять, нужно сказать пару слов о самом Крисе Бэйли и рассказать о том, как он пришел к такому выводу.
Темой продуктивности Крис Бэйли увлекся, когда учился в школе. Уже тогда он начал применять на практике идеи из прочитанных им книг. В частности, книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: Искусство продуктивности без стресса» [Д. Аллен, 2017].
По мнению самого Криса, именно осознанный подход к учебе дал ему возможность добиться хорошей успеваемости, не затрачивая много времени на домашние задания. В Карлтонском университете в Оттаве, куда он поступил по окончании школы, Крис продолжил свои изыскания.
Университет он закончил в 2013 году, набрав 95 баллов из 100 возможных, при этом успевая заниматься спортом, йогой и прочими интересными лично ему делами. К концу обучения он «дозрел» до мысли посвятить все свое время дальнейшему изучению продуктивности и выработке оптимальной методики ее достижения.
По окончании университета Крис отказался от двух заманчивых предложений по трудоустройству и сосредоточился на том, что было интересно лично ему. На протяжении целого года он читал книги, беседовал с достигшими успехов людьми и ставил над собой эксперименты.
Полученными выводами и личными наблюдениями Крис Бэйли делился на своем личном сайте, который функционирует по сей день. А материала скопилось достаточно уже тогда, на стартовом этапе проекта, потому что Крис опробовал на себе массу методик, обещающих рост продуктивности:
- Рабочая неделя длительностью 90 часов.
- Подъем в 5.30 утра.
- Медитация на протяжении 35 часов в неделю.
- Просмотр просветительских программ TED в течение 70 часов в неделю.
- Жизнь в изоляции.
- Наращивание 7 килограммов мышечной массы.
- Употребление только воды в течение 1 месяца.
Тут, конечно, не очень понятно, как можно набрать 7 килограммов мышечной массы, если пить только воду и все время медитировать. Остается лишь надеяться, что Крис делал это не одновременно, а в разные отрезки времени и не навредил своему здоровью.
Равно как не совсем ясно, зачем отказываться от официального трудоустройства, которое могло бы сделать этот проект по исследованию продуктивности гораздо более насыщенным, потому что совместить 35 часов медитации с 40-часовой рабочей неделей гораздо сложнее, чем с чтением книжек и беседами с интересными людьми.
Но Крис Бэйли поступил так, как посчитал нужным, прожил год своей жизни в свое удовольствие и достиг цели: сформулировал собственный авторский принцип трех дел, который является базовым принципом достижения максимальной продуктивности, и собрал достаточно материала для того, чтобы взяться за написание книги.
Зачем все это нужно? Сам автор принципа трех дел считает свою идею весьма перспективной.
Зачем нужен принцип трех дел?
Для чего же нужен принцип трех дел? Крис Бэйли начинает свою книгу с того, что из 24 часов в сутки по-настоящему нам принадлежит лишь пара часов. Все остальное время традиционно уходит на работу, учебу, сон, прием пищи, общение с людьми, различные неотложные дела:
Если же четко расставить приоритеты, принцип трех дел поможет освободить гораздо больше свободного времени в сутках, не затрагивая время на еду, сон и общение с окружающими:
Вот как сам автор презентует возможности, которые открывает принцип трех дел, и его книга, в которой он описывает свои правила продуктивности:
- Научиться управлять временем, «как ниндзя».
- Понять, какие из ваших дел являются критически важными.
- Более качественно справляться с критически важными делами.
- Перестать откладывать важные дела на последний момент.
- Научиться работать более рационально.
- Научиться фокусировать максимум внимания на своем занятии.
- Поддерживать ясность ума, «как у буддиста», в течение дня.
- Обрести больше энергии для больших и важных дел.
На самом деле, любая идея в области повышения продуктивности относится к одной из трех категорий:
- Оптимизация управления временем.
- Оптимизация управления вниманием.
- Оптимизация управления энергией.
Автор книги представил данное наблюдение в виде следующей схемы:
Крис Бэйли подчеркивает, что все эти компоненты очень тесно взаимосвязаны. Так, для того чтобы высыпаться, требуется больше времени, но это дает энергию и способность управлять вниманием. На то, чтобы устранить шум и прочие отвлекающие от отдыха и накопления энергии факторы, тоже нужно время, но это в итоге позволяет лучше отдохнуть, а затем успешнее концентрироваться и управлять вниманием.
И, конечно, нужно всегда помнить, зачем мы что-то делаем в этой жизни и что самое главное нужно сделать для того, чтобы прийти к своей цели. Для этого нужно поддерживать свою мотивацию в течение долгого времени, а потому крайне важно, чтобы цель повышения продуктивности соответствовала вашим глубинным ценностям.
Принцип трех дел: мечта сбывается
В книге «Мой продуктивный год. Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе» есть раздел, который так и называется: «Мечта сбывается» [К. Бэйли, 2017]. О чем это? О том, что продуктивность ценна не сама по себе, а как способ достижения целей.
Все эти методики и эксперименты по повышению продуктивности – это не «искусство рад искусства», а инструмент, который сделает вашу жизнь лучше и приблизит вас к вашей мечте. Это и должно быть вашим приоритетом в планировании дел, поэтому важно избежать подмены понятий.
Так, если вы серьезно считаете, что мечтаете стать «жаворонком» и вставать без будильника в 5 часов утра, остановитесь и подумайте: зачем? И от каких радостей и достижений придется отказаться ради этой идеи, пригодной исключительно для людей, живущих размеренной и во всем предсказуемой жизнью?
На самом деле, идея вставать «чем раньше, тем лучше», не новая, и ее пропагандируют многие успешные люди. Поговорку насчет того, что «Кто рано встает, тот всех достает тому Бог подает» мы все слышали. Есть даже специальный «Клуб 5 часов утра», описанный в одноименной книге канадского писателя Робина Шармы [Р. Шарма, 2019]. Суть в том, что вставать в 5 утра – это здорово, и всем людям, желающим успевать больше, стоит наработать эту привычку.
Осталось придумать, как эту идею воплотить в жизнь тем, у кого режим «сутки через трое», кто стоит на страже нашего здоровья, работая в «Скорой помощи», кто готов в любое время суток прийти на помощь, неся службу в подразделениях МЧС. Или вот астрономам, ведущим наблюдение за звездным небом по ночам.
А еще тем, кто управляет поездами и самолетами, встречает в отеле туристов, прилетевших ночным рейсом, самим туристам, желающим повеселиться в ночных клубах и покататься на прогулочном катере по Средиземному морю ночью.
Другими словами, возрастным бизнесменам, советующим сие направо и налево, возможно, в силу возраста не так и сложно отказаться от «ночных соблазнов» и вскакивать ни свет, ни заря каждый день. А вот Крис Бэйли достаточно быстро пришел к выводу, что для продуктивности не суть важно, в котором часу вы встали. Важно то, как вы распорядились своим временем бодрствования.
А вот для того чтобы распорядиться временем бодрствования максимально эффективно, нужно помнить обо всех трех составляющих продуктивности: время, энергия, внимание. Проще говоря, если в 5 утра у вас энергия «на нуле» и вы способны думать только о том, что вам хочется спать, ранний подъем вашей продуктивности не поможет никак от слова «совсем».
Таким образом, вовремя поставив под сомнение мотивы, которые заставляют вас стремиться к определенным изменениям в жизни, вы можете сэкономить огромное количество времени в момент, когда выясните, что некоторые цели и дела для вас не только не приоритетны, но и не нужны вовсе.
Что конкретно нужно делать, чтобы это понять? Крис Бэйли советует несколько упражнений. Помогают они, правда, не всем, а только тем, кто их делает. Самое простое – это подумать и записать, чем бы вы занялись, если бы у вас появились два часа свободного времени каждый день. Это в значительной степени и будет ответом на вопрос о ваших истинных приоритетах и ценностях.
Еще Крис Бэйли советует напрячь воображение и подумать, о чем вы будете или не будете жалеть в конце жизненного пути. Например, будете ли вы жалеть о том, что уделяли слишком много или слишком мало времени работе, отдыху, родителям, жене, детям, путешествиям, хобби. Смысл продуктивности состоит именно в том, чтобы высвободить как можно больше времени для занятия по-настоящему значимыми делами, а не просто для того, чтобы больше успевать и лучше зарабатывать.
Таким образом, не все задачи равноценны. Одно и то же время, затрачиваемое на выполнение разных задач, ведет к совершенно разным результатам. Поэтому, если отстраниться от ситуации и идентифицировать дела, отдача от которых максимальна, мы сделаем шаг к тому, чтобы направлять свое время, внимание и энергию именно на них. Другими словами, основа принципа трех дел – приоритизация и выделение самого главного из всего потока дел.
Многие узнают в таком подходе принцип Парето, согласно которому 20% действий обеспечивают 80% результата. Бэйли упоминает этот принцип в своей книге и напоминает, что производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать те дела, которые нужно.
Продуктивность не тождественна количеству сделанного, как привыкли думать многие. Крис Бэйли предлагает свой способ измерить продуктивность. А именно, в конце дня задать себе простой вопрос: удалось ли мне сделать то, что я хотел? Если вы сделали то, что намеревались, а ваши цели при этом были реалистичными и осознанными, вы продуктивны.
Причем тут не имеет значения, какие именно цели вы ставили себе на день и каких три дела выделили как самые важные. Если это выходной, вы хотели как следует выспаться, пообщаться с друзьями, посмотреть фильм, и вы все это успели, можете считать, что день прошел продуктивно.
В рабочий день задачи будут, конечно, посложнее, однако они в любом случае должны быть реалистичными критериям SMART-цели: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound (конкретная, измеримая, достижимая, актуальная, ограниченная во времени).
Будет ли соблазн поставить цели и задачи попроще, дабы легче было их достичь? Вряд ли, если вы работаете над продуктивностью не для галочки, а для того, чтобы приблизиться к собственной мечте. Как говорится, «ставьте перед собой большие цели, потому что по ним тяжелее промазать»:
Оптимальный вариант – это когда ваша работа будет наполнена задачами, которые имеют ценность для вас как для личности и одновременно для достижения профессиональных результатов. Так или иначе, прежде чем инвестировать время в повышение продуктивности, важно понять, что для вас в приоритете, в каких именно делах вы намереваетесь стать более продуктивным. И выделить три самых главных. Почему именно три? Тому есть причина!
Принцип трех дел: а почему трех?..
Крис Бэйли честно признается, что идею именно трех дел он придумал не сам, а почерпнул из книги известного специалиста по тайм-менеджменту Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» [Б. Трейси, 2008]. В частности, Криса привлекла та мысль, что 90% стоимости, которую человек привносит в свою компанию, являются результатом выполнения всего трех задач. Как выявить эти три задачи?
Крис, по его признанию, немного расширил пояснения Брайана Трейси с тем, чтобы они были понятнее читателям. Итак, что нужно делать, чтобы правильно расставить приоритеты и выявить три основных дела:
- Составить список всех своих обязанностей – зафиксировать на бумаге или в компьютере все, за что вы отвечаете на работе.
- Подумать, какой пункт в этом списке является наиболее ценным с точки зрения вашего руководства или для вас лично, если вы предприниматель.
- Подумать, какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время.
Эти три задачи и будут составлять те самые 20% дел, которые принесут 80% результата. Очень редко, когда у кого-то не получается все свои обязанности сократить до списка из трех дел. Если специфика бизнеса такова, что эти три дела нужно делать в тесной связке с еще двумя делами, тогда у вас получится список из пяти дел, что в любом случае меньше, чем первоначальный перечень.
Кроме того, цифра «3» фигурирует в книге Getting Results the Agile Way: A Personal Results System for Work and Life («Получение результатов по методу Agile: система личных результатов для работы и жизни»), которую написал один из представителей топ-менеджмента компании Microsoft [J. Meier, 2010].
Тут с «правилом трех» все оказалось еще проще. Вышестоящее руководство попросту не желало выслушивать длинные объяснения в ответ на вопрос о том, чего добилась команда за неделю. Озвучить три убедительных результата было необходимо и достаточно для того, чтобы руководство компании Microsoft посчитало работу сотрудников продуктивной.
Эту же практику автор книги о гибкой системе достижения целей перенес на своих подчиненных, требуя в ответ на вопрос о результатах четкий перечень результатов: первый, второй, третий. В принципе, автору это кажется логичным, потому что три дела очень легко держать в голове, их не надо записывать, чтобы потом сверяться со списком, и перечень из трех пунктов можно в любой момент озвучить без подготовки.
По ходу своего эксперимента длиною в год Крис Бэйли согласился, что три пункта в списке самых важных дел – это оптимальный вариант. Так родился принцип трех дел, который мы сегодня изучаем. Думается, в общих чертах мы уже поняли, как это работает. Теперь самое время рассмотреть более подробно, как реализовать этот принцип на практике.
Как применять принцип трех дел?
Итак, мы с вами разобрались, что такое приоритизация и как расставить приоритеты, составляя список из трех дел, которые нужно обязательно сделать до конца дня. А что делать дальше, когда у вас есть три приоритетных дела? Как подступиться к этим делам так, чтобы они были сделаны качественно и в срок?
Конечно же, нужно составить подробный план действий для их достижения. Если вы хотите использовать «правило трех» максимально эффективно, Крис Бэйли дает несколько простых советов.
Советы по применению принципа трех дел:
- Подумать, где и каким образом выполнить каждый пункт ежедневного плана. Такой подход делает достижение целей более легким и автоматическим.
- Выбрать несколько мелких дел, которые можно выполнить в течение дня, в дополнение к трем основным. Это позволит иногда переключаться с тем, чтобы однообразие задач не утомляло.
- Начать с ежедневного ритуала планирования трех дел на день, а затем распространить принцип трех дел на неделю.
- При планировании постоянно держать в поле зрения свои основные цели и прояснить для себя, насколько планируемые три основных дела связаны с вашими ценностями.
- Установить будильник так, чтобы он звонил дважды в течение рабочего дня, и оба раза спрашивать себя, помните ли вы свои главных три дела на день и насколько вы продвинулись в их реализации.
- В конце каждого дня и каждой недели размышлять, насколько реалистичными были те цели, которые вы ставили перед собой, и насколько четко вы себе представляли, сколько сил, времени и внимания потребует их достижение.
Отдельной темой у Бэйли являются неприятные дела, которые нужно делать для достижения целей. Фишка в том, что неприятные дела мы откладываем чаще всего, даже если они объективно являются приоритетными. Что значит «неприятные дела»? Бэйли выделяет шесть основных признаков таких дел.
Признаки неприятных дел:
- Скучные и неинтересные.
- Вызывающие ощущение бесплодности усилий.
- Слишком сложные.
- Неструктурированные и/или неоднозначные.
- Не имеющие ценности для вас как для личности.
- Не содержащие «награду внутри себя» и не предполагающие удовольствия от процесса выполнения.
Именно в этих случаях мы чаще всего прокрастинируем, хотя иногда прокрастинация – лишь сигнал о том, что наша жизнь просто не находится в согласии с нашими настоящими интересами и, возможно, нам стоит заняться чем-то другим.
Тем не менее, такие дела были, есть и будут. Можно сколько угодно разрабатывать великие бизнес-стратегии, создавать инновационный продукт, привлекать инвестиции, однако если вы вовремя не подадите налоговую отчетность, бизнес ждут большие неприятности.
Даже если налоговой отчетностью занимается бухгалтер, здравомыслящий собственник бизнеса должен вникнуть в основные показатели и понять, сколько налогов придется уплатить за отчетный период. Если же вы мелкий предприниматель и отчетностью занимаетесь самостоятельно, тем более следует найти время и не откладывать это важное дело на последний момент.
Ранее мы рассмотрели шесть основных признаков-триггеров неприятных дел. Крис Бэйли советует попытаться их распознать и повысить привлекательность неприятного дела. Каким образом? Крис Бэйли предлагает свою технологию как раз для такого малоприятного дела, как подготовка налоговой декларации.
Данный пример будет максимально иллюстративен, потому что, если вы не бухгалтер, составление налоговой отчетности будет содержать для вас все шесть признаков неприятных дел. Итак, как нейтрализовать негативные триггеры?
Как справляться с неприятными делами:
- Скучно и неинтересно заполнять налоговую декларацию – можно развлечь себя походом в кафе и заполнить декларацию за чашечкой ароматного кофе.
- Ощущение бесплодности усилий – взять с собой книгу и чередовать работу над декларацией с чтением, например, по 20-30 минут.
- Слишком сложная задача – зависит от того, в чем состоит сложность. Если, к примеру, лично вам физически тяжело сосредоточиться над цифрами, стоит заняться этим делом тогда, когда вы на пике своей энергии и активности (жаворонки – утром, совы – вечером).
- Задача неструктурированная или неоднозначная – выяснить, что именно вызывает затруднения, какой информации или каких данных не хватает, чтобы дело двигалось быстрее и легче, и найти эту информацию или эти данные.
- Задача не имеет личностного смысла – найти позитивные моменты, такие, как возможность получить налоговое возмещение и совершить внеплановую покупку.
- При выполнении задачи невозможно испытывать удовлетворение от самого процесса, не возникает никаких промежуточных стимулов – придумать себе вознаграждение. Допустим, за каждые 15 минут работы над декларацией разрешить себе потратить пару-тройку долларов на какую-то мелочь.
Что еще важно для эффективного внедрения принципа трех дел в свою повседневную жизнь? Мы уже знаем, что продуктивность имеет три составляющие: время, энергия, внимание. Крис Бэйли советует сосредоточиться в первую очередь на управлении временем, потому что именно этот ресурс является невосполнимым.
Так, если почти у каждого взрослого человека есть свои рецепты, как пополнить запас энергии, то восполнить дефицит времени, если вы в последний момент обнаружите, что для составления налоговой отчетности не хватает огромного массива данных, уже не выйдет.
При этом не стоит растягивать выполнение дела искусственно, заполняя им все время, отведенное для дел, хотя обычно именно так и происходит. Согласно закону Паркинсона, работа расширяется и заполняет все время, на нее отпущенное.
Когда Крис Бэйли ставил эксперимент с 90-часовой рабочей неделей, оказалось, что в итоге он успел сделать лишь немного больше, чем, когда выделил для работы 20 часов в неделю. Крис чередовал 20-часовые и 90-часовые рабочие недели, так что материал для сравнения накопился немалый.
В конце каждого дня и недели эксперимента Крис задавал себе несколько вопросов:
- Сколько энергии и внимания у меня осталось?
- Насколько легко я отвлекался?
- Удалось ли мне выполнить запланированное?
Итоговый вывод оказался достаточно прост: работая по 90 часов в неделю, ему не удавалось нормально отдыхать и восстанавливать запас сил и энергии. Из-за усталости падала концентрация внимания, что отрицательно влияло на продуктивность.
Соответственно, работая 20 часов в неделю, удавалось хорошо отдохнуть и вложить в выполнение дела максимум энергии, полностью сконцентрировав на выполняемом деле все свое внимание. В итоге любое дело удавалось завершить быстрее, чем при 90-часовой рабочей неделе.
Таким образом, занятость не эквивалентна продуктивности. Если вы постоянно заняты, но не можете предъявить никаких результатов, пусть даже видимых пока что только вам, значит, вы не продуктивны.
Крис Бэйли поделился и другими интересными наработками по управлению временем. Например, как перестать тратить много времени на хозяйственные дела вроде стирки, уборки и приготовления пищи. После отъезда из отчего дома и начала самостоятельной жизни эти внезапно появившиеся хлопоты стали отнимать немало времени, по крайней мере, с точки зрения самого Криса.
Тогда он просто выделил на все хозяйственные заботы несколько часов в выходной день и в итоге стал тратить на них меньше времени, чем тогда, кода отвлекался на стирку, уборку и готовку по нескольку раз в неделю. К сожалению, Крис не написал, что же такое можно приготовить за один раз в таком количестве так, чтобы этого хватило на следующие семь дней, и оно при этом не испортилось в холодильнике. Видимо идеально эта задача была решена в тот месяц, когда Крис пил только воду.
Это, конечно, шутка, но здравое зерно в этой идее есть. Если научиться объединять в блоки все однотипные технические задачи вроде ответов на письма и не слишком срочные сообщения, поиск информации и нужных товаров в Сети, чтение отраслевых рассылок и новостей, такие задачи будут занимать меньше времени, чем, если на них отвлекаться постоянно в течение дня.
Это самое главное, что мы собирались рассказать вам про принцип трех дел. Теперь вы знаете, как понять свои ценности и как расставить приоритеты в соответствии со своими ценностями, как выделить три самых важных дела, которые отвечают вашим целям и приоритетам, и как найти время на все важные дела, в том числа на не самые приятные.
Больше приемов управления временем вы узнаете на нашей программе «Лучшие техники тайм-менеджмента». Максимально полно реализовать собственный потенциал вам поможет наша программа «Из мечты в цель». Мы желаем, чтобы ваши мечты сбывались, и у вас всегда на все хватало времени. И еще мы предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:
