«На следующей неделе у нас так много работы! Не знаю, как все успеть…» Эти сомнения остались в далеком прошлом для всех, кто прошел нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».
В итоге многие из этих дальновидных людей нашли время для прохождения программы «Лучшие техники самообразования», и теперь имеют время для работы, отдыха, семьи, хобби и постоянного профессионального и личностного роста, чтения, повышения квалификации, получения новых знаний и даже новых профессий.
И вы так сможете, а сегодня давайте начнем с малого – освоим планирование деятельности на неделю.
Что такое планирование?
Планирование – это процесс постановки целей, определения задач и способов их достижения в определенные сроки. Это ключевая функция, которая помогает организовать ресурсы, управлять временем и концентрироваться на приоритетах. Планирование используется во всех сферах жизни: от личных целей до бизнеса, образования и государственного управления.
Основные аспекты планирования:
- Постановка целей – формулировка того, чего нужно достичь. Например, повысить личную продуктивность, сдать проект в срок или улучшить здоровье.
- Определение ресурсов – анализ того, что понадобится для достижения целей (время, силы, деньги, люди, информация, техника, технологии).
- Разработка действий – создание последовательности шагов и задач, которые нужно выполнить для достижения цели.
- Установление сроков – четкое определение временных рамок выполнения задач и достижения целей.
- Оценка рисков – анализ возможных препятствий и подготовка решений для их преодоления.
- Мониторинг и корректировка – постоянный анализ хода выполнения плана с возможностью внести изменения при необходимости.
Это основные аспекты, которые характерны для всех видов планирования.
Виды планирования:
- Личное планирование – организация повседневных задач, управление временем, постановка карьерных и личных целей.
- Бизнес-планирование – создание стратегий для достижения корпоративных целей, включая маркетинг, продажи, управление проектами.
- Стратегическое планирование – долгосрочное прогнозирование, фокус на глобальных целях и перспективах. Например, развитие компании на 5-10 лет.
- Тактическое планирование – среднесрочное планирование, направленное на выполнение стратегических целей через конкретные проекты и действия.
- Оперативное планирование – краткосрочное детализированное планирование текущих задач, обычно на день, неделю или месяц.
Если в бизнесе разработкой планов компании обычно занимается группа планирования, состоящая из представителей топ-менеджмента и ведущих специалистов, личное планирование – это задача самого человека, желающего оптимальным образом распределить доступные ресурсы.
Зачем нужно планирование:
- Экономия времени – помогает минимизировать затраты времени на раздумья и хаотичные действия.
- Фокус на приоритетах – позволяет сосредоточиться на важном, избегая отвлечений.
- Снижение стресса – уменьшает неопределенность и страх не успеть или не справиться.
- Повышение продуктивности – четкий план способствует лучшему выполнению задач.
- Контроль и измеримость – упрощает оценку прогресса и внесение корректив.
Существует несколько популярных методов планирования. Они хорошо известны постоянным читателям нашего блога, а для всех остальных сейчас сделаем небольшой обзор.
Основные методы эффективного планирования:
- Метод SMART – метод постановки целей, согласно которому цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Соответственно, способы достижения целей должны соответствовать данным параметрам.
- Закон Паркинсона – закон, согласно которому работа заполняет все время, отведенное на нее, поэтому важно устанавливать жесткие временные рамки.
- Матрица Эйзенхауэра – метод приоритизации, позволяющий разделить задачи на 4 категории: срочные и важные, важные и не очень срочные, не самые важные, но срочные, не срочные и не важные.
- Принцип Парето или принцип 80/20 – подход, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата, поэтому планировать нужно в первую очередь дела, дающие 80% результата.
- Метод «больших камней» – подход, согласно которому нужно сначала спланировать большие важные дела, занимающие максимум времени и внимания, а уже потом планировать более мелкие задачи.
- Метод гибкого и жесткого планирования – метод, согласно которому сначала следует спланировать дела, четко привязанные к определенному времени (плановое совещание, путешествие поездом или самолетом, групповая тренировка по расписанию), а между ними распределить не привязанные жестко ко времени дела.
В нашей бизнес-среде метод гибкого и жесткого планирования применительно к планированию проектов более известен как календарное планирование, которое включает список и график работ, сроки, последовательность и зависимость между задачами. Например, сначала разработка, потом тестирование, а параллельно с этим – дизайн и копирайтинг.
В сфере образования широко применяется тематическое планирование, которое учитывает последовательность изучения разделов и тем учебной программы, распределение учебного времени по разделам и темам дисциплины. Тематическое планирование в привязке к конкретным срокам и датам – это календарно-тематическое планирование.
В помощь педагогам регулярно выпускаются методические материалы «Календарно-тематическое планирование – класс 1, 2, 3,.. 10, 11» по всем школьным предметам, в том числе для школ при посольствах РФ в разных странах [Общеобразовательная школа при Посольстве России в Египте, 2024]. Такие материалы облегчают учителям планирование темы каждого урока и обучения в целом.
А мы сегодня поможем вам найти на все наши вопросы правильные ответы – планирование, как правило, вызывает много вопросов.
Как составить план на неделю?
Большинство из нас знакомо с элементами планирования. Так, когда мы перегружены делами, мы составляем список дел, чтобы ничего не забыть. На рабочем месте мы осуществляем планирование работы в соответствии с поставленными руководством задачами либо получаем готовый план, который нужно выполнить к определенному сроку.
Многие слышали про стратегическое планирование жизни как таковой и даже пытались задуматься, к чему они стремятся и что хотят получить в итоге. А первые навыки планирования недели мы получаем еще в школе, когда у нас есть расписание уроков на неделю, после которых нужно выполнить домашние задания к следующему уроку по тому или другому предмету, успеть на тренировку, в музыкальную школу и, желательно, погулять с друзьями.
Кто-то уже в первом классе в состоянии распределить усилия так, чтобы все успеть, а кому-то и в старших классах приходится напоминать, что скоро экзамены и к ним нужно готовиться.
Во взрослой жизни все еще сложнее, потому что помимо основной работы у нас есть еще домашние заботы, в том числе напомнить своим детям, что им пора взяться за уроки. Как же научиться планировать хотя бы на неделю вперед?
Обратимся к статье «Недельное планирование, как способ упорядочить хаос и добиваться целей» [Н. Соколова, 2021]. Еще нам будет полезна статья «Новая неделя – новые планы: как составить план работы на неделю» [К. Мороз, 2024]. И личный опыт коуча Ольги Грызловой, которым она поделилась в материале «Как планировать неделю, чтобы все успеть: мой способ, который я оттачивала 5 лет» [О. Грызлова, 2023].
Многие рекомендации повторяются и пересекаются, потому сделаем общую выжимку и дадим основные рекомендации общим списком.
Планирование процессов на неделю:
- Осознание целей.
- Определение ограничений.
- Планирование отдыха.
- Учет личных пиковых часов продуктивности.
- Использование календарей и планировщиков.
- Подведение итогов и внесение корректировок.
Теперь по каждому пункту подробнее.
Осознание целей
Начните с осознания своих целей. Четкое понимание ваших целей в различных сферах жизни помогает сосредоточиться на приоритетных задачах, выполнение которых обеспечит движение к целям.
Как делать:
- Запишите ваши долгосрочные и краткосрочные цели.
- Разделите их на категории: работа, здоровье, саморазвитие, прочие.
- Для недели выделите 1-3 ключевые цели, которых вы хотите достичь.
Например, если у вас на пятницу запланирован экзамен в вузе, все предыдущие дни на этой неделе будут заполнены преимущественно подготовкой к данному испытанию.
Определение ограничений
Сначала спланируйте привязанные ко времени дела и, соответственно, подготовку к ним. После планируйте остальные дела в полном соответствии с методом жесткого и гибкого планирования.
Как делать:
- Укажите фиксированные даты и время обязательных мероприятий (встречи, дедлайны, визиты к врачу, экзамены).
- Распределите между фиксированными мероприятиями остальные дела: сначала требующие много времени («большие камни»), потом дела помельче («мелкий гравий»).
- Заполняйте планами 60% времени, а 40% времени оставьте свободными на случай непредвиденных обстоятельств.
Условно говоря, все, что нужно сделать для достижения максимальной готовности к экзамену в пятницу, нужно успеть до вечера четверга, чтобы перед экзаменом нормально выспаться. Не нужно все откладывать на последний момент, т.е. на вечер четверга, когда есть риск застрять в вечерней пробке и попросту не успеть проработать весь материал, спокойно сидя за столом с учебниками. Лучше распределить подготовку равномерно на всю неделю, а в идеале – на весь учебный семестр.
Планирование отдыха
Нельзя оставаться продуктивными, если совсем не отдыхать. К тому же это может привести к эмоциональному выгоранию, а в совсем плохом случае – к расстройству здоровья. А вот регулярные перерывы и качественный отдых повышают эффективность работы.
Как делать:
- Планируйте короткие 5-минутные паузы на отдых через каждые 25 минут работы по методу Pomodoro.
- Включите в расписание полноценные выходные или хотя бы один вечер в неделю полного покоя для восстановления.
- Предусмотрите один день в неделю, когда вы будете вставать не по будильнику, а когда проснетесь. Не планируйте на утро этого дня никаких дел.
- Обязательно найдите время для занятий, которые вас вдохновляют и дают энергию (хобби, спорт, встреча с друзьями).
Хобби и спорт хотя бы раз в неделю помогут вам быть в хорошей творческой и физической форме, а встречи с друзьями помогут вам быть в курсе дел и «не выпадать» из контекста общения, теряя полезные социальные связи.
Учет личных пиковых часов продуктивности
У «совы» и «жаворонка» свои часы максимальной продуктивности. И если вы утром встали, это еще не значит, что вы проснулись и готовы работать. Так что часто встречающаяся рекомендация «планировать самое сложное на утро» для вас вряд ли актуальна, если вы фрилансер и спите до полудня. Или ди-джей в ночном клубе, и просыпаетесь только после обеда.
Как делать:
- Наблюдайте за собой, чтобы понять, когда вы наиболее активны.
- Сложные задачи ставьте на время пикового продуктивного периода.
- Рутинные дела выполняйте в периоды снижения энергии.
Следует понимать, что, взявшись за сложную работу в период максимальной работоспособности, вы просто выполните ее гораздо быстрее, чем, если будете мучиться и преодолевать себя, пытаясь работать над сложным проектом именно утром, когда ваш организм еще не проснулся.
Использование календарей и планировщиков
Визуализация задач помогает упорядочить мысли и не забыть о важных делах. Планирование работы, отдыха и прочих дел можно делать как в электронном виде, так и просто на бумаге.
Как делать:
- Разделите задачи по дням.
- Используйте цветовое кодирование для разных сфер жизни.
- Настройте напоминания для особо важных дел, если вы решили использовать для планирования цифровые инструменты.
Желающим поставить себе на службу возможности цифровых технологий очень рекомендуем наш экспресс-курс «Цифровой минимализм». Особенно урок 4, посвященный организации цифровой среды, где вы найдете подборку цифровых инструментов для планирования. Это, в частности, приложения Evernote, OneNote, Notion, Google Keep для личного планирования и приложения Trello, Asana и Microsoft Teams для командной работы и коллективного планирования проектов.
Подведение итогов и внесение корректировок
Жизнь постоянно подкидывает нам новые задачи, поэтому любой план должен быть гибким и оставлять возможность для внесения коррективов. В том числе для этого нужно планировать только 60% времени, а 40% времени оставлять свободными на случай непредвиденных обстоятельств.
Как делать:
- Ежедневно вечером подводите итоги: что удалось сделать, а что нет.
- Обязательно анализируйте причины, по которым не удалось выполнить запланированное (например, неверная оценка времени, нужного для выполнения задачи).
- Найдите нужное количество времени для дел, которые вы не успели сделать и которые нужно перенести на другой день.
- Вычеркните дела, которые утратили актуальность.
Так, если оказалось, что отпуск у вас будет не в сентябре, а в феврале, планирование поездки в Анталью становится неактуальным, а слишком заранее планировать поездку в Египет с учетом быстро меняющейся ситуации в регионе не стоит, поэтому планирование отпуска в этом случае можно отложить на пару месяцев.
Само собой, в конце недели следует подвести итоги и посмотреть, насколько эффективным было ваше планирование процессов. Регулярный анализ помогает выявить, что работает, а что требует корректировки. Задайте себе вопросы: «Что удалось сделать? Что осталось невыполненным и почему? Как можно улучшить планирование деятельности в будущем?» Планируйте следующую неделю с учетом сделанных выводов.
Это основные аспекты недельного планирования, которые позволяют составить работоспособный план и ничего не упустить из виду. И мы приведем еще несколько рекомендаций экспертов, которые позволят максимально облегчить процесс планирования.
Советы по планированию:
- Будьте реалистичны – не перегружайте план большим количеством задач. Одно большое дело и 3-4 дела помельче – это ваш максимум на день.
- Будьте адекватны – не ставьте на неделю масштабных целей вроде «Похудеть на 5 килограммов» или «Освоить интернет-маркетинг». Притом, что наш курс «Введение в интернет-маркетинг» состоит из 7 уроков, лучше не спешить и давать себе пару дней на осмысление каждого урока.
- Мелкие дела делайте сразу – если дело занимает пару минут, т.е. реально не более 120 секунд, сделайте его сразу и не загромождайте такой «мелочевкой» план.
- Составляйте план вечером – это помогает лучше подготовиться к следующему дню. Исключение оставляют случаи, когда вы получаете на работе задание на день с утра, и вечерние планы могут оказаться неактуальны.
Заверяем, у вас это все легко получится, если вы пройдете нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».
И еще один момент, на котором хотелось бы заострить внимание и вспомнить про пирамиду Франклина. Да, того самого, чей портрет мы видим на купюре в 100 долларов, которые, как известно, «всегда 100 долларов». Схематически пирамида состоит из нескольких ступеней:
В основании этой пирамиды – главные жизненные ценности и глобальная цель, а над ними надстроены генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план (считайте, недельное планирование) и план на день. Что все это значит?
Это значит, что ваши планы на день и неделю должны, так или иначе, «обслуживать» вашу главную цель, которую вы поставили для себя в этой жизни. Постоянно спрашивайте себя: «Каким образом то, что я делаю сейчас (сегодня, на этой неделе, в этом месяце), приближает меня к тому, чего я хочу?»
Мы не берем в расчет совсем мелкие дела вроде полить цветы и покормить кота, хотя и это косвенным образом влияет на наше движение вперед, поскольку способствует отдыху и релаксу и, соответственно, дает энергию для будущих свершений.
Мы о тех делах, что договорились вносить в план. Поясним простым примером, знакомым каждому студенту: подготовка к экзамену. Да, в планах на неделю главная цель – это сдать экзамен, в планах на семестр – хорошо учиться, чтобы получить стипендию. Достаточно ли этого? Нет!
Нужно обязательно задаваться вопросом: «Как время, проведенное в вузе, поможет будущей карьере? Каким образом могут пригодиться изученные в вузе предметы в будущей работе?» И не нужно спешить отмахиваться со словами «Да кому это все нужно!»
Гораздо полезнее задуматься, почему к выбранной вами когда-то специальности положен именно этот набор предметов. Зачем будущим врачам и инженерам философия, а будущим дизайнерам – физкультура и политология?
В какие темы следует углубиться, чтобы предмет оказался максимально полезен в контексте вашей будущей деятельности? Не знаете, чем будете заниматься после вуза? Так может, стоит задуматься об этом сегодня, чтобы не жаловаться на безработицу и маленькие зарплаты завтра?
И да, разобраться с этим – исключительно ваша забота и ваше личное планирование, потому что тут помощи ждать неоткуда. Аргументация школьных учительниц, да и многих вузовских преподавателей сводится к банальностям вроде «надо хорошо учиться, потому что надо хорошо учиться, а то поставлю двойку». Мало какой учитель еще в школе пояснит, чем его предмет полезен будущим студентам.
Наши уставшие от жизни и измученные страхом перед будущим родители в большинстве своем беспокоятся только о том, чтобы дети были сыты, одеты, обуты и не вылетели из института. И мало какие родители могут вас поддержать, пояснив, что абсолютно в любом вузе будет ряд скучных и малопонятных предметов, которые нужно просто выучить. И ряд предметов, которые нужно выучить хорошо, потому что они могут пригодиться в момент, когда у вас не будет возможности скачать учебник и потратить пару недель на ликвидацию пробела в знаниях, даже если вы освоите прогрессивные подходы к обучению на нашей программе «Лучшие техники самообразования».
Это один из примеров, когда планирование текущих дел заставляет упускать из виду главное. Так что, планируя неделю, всегда помните, зачем вы все это делаете и зачем живете. Это самая главная мысль, которую мы хотели донести до вас сегодня. И теперь давайте посмотрим, как вы нас поняли, с помощью небольшого теста:
