Самая известная методика по управлению временем принадлежит Дэвиду Аллену и называется GTD (Getting Things Done). Дэвид создал ее 15 лет назад и описал в бестселлере «Как привести дела в порядок» — книге, которая считается №1 в мире по самоорганизации. Мы хотим поделиться с вами ключевыми принципами системы GTD.
Причины всех неудач
Знаете, какой главный источник негативных эмоций для нас? Невыполненные обещания. Мы обещаем себе заняться спортом, меньше времени уделять социальным сетям, не забывать про хобби и о том, что периодически неплохо было бы навещать родителей. Но из-за того, что время наше ограничено, мы постоянно нарушаем обещания самому себе. Мы практически ненавидим себя за то, что не успеваем сделать все, что мы запланировали.
Система Аллена GTD помогает найти равновесия между внутренними и внешними обстоятельствами и научиться управлять ими. Когда мы сами и наши близкие, клиенты и партнеры видят, что на нас можно положиться, доверие к нам растет. Доверие невозможно купить за деньги. Его можно только заслужить. Основной принцип системы GTD — доводить свои обещания до конца.
Как не нарушать договоренности?
Есть только три способа работать с договоренностями: не заключать их, выполнять или не выполнять, или пересмотреть договоренности.
Как мы поняли, «не выполнять договоренности» — это не выход. Не заключать договоренности иногда очень приятно. Но дело не в том, чтобы снизить планку своих стандартов, а в том, чтобы очень тщательно фильтровать те дела, на которые вы отвечаете «Да». Только серьезно поняв, какая на самом деле цена у нарушенных вами обещаний, вы начинаете задумываться: «А как мне стоит расставить приоритеты? Что для меня важно по-настоящему, а что — нет?». Очень часто, когда мы соглашаемся на то или иное предложение, мы не понимаем, какой в реальности за этим всем стоит объем работы.
У многих есть жесткая позиция перфекциониста: «Пересматривать договоренности — это все равно, что нарушить их». Но пересмотр не является нарушением. Если вы договорились встретиться с партнером в обед в пятницу и вдруг у вас срочно что-то изменилось, не стройте из себя героя, а просто перенесите встречу.
Собирать и фиксировать информацию
Самое главное, как вы можете помочь себе, это «вытащить» из головы всю информацию о том, что вам нужно сделать и переложить ее на бумагу. Если сегодня понедельник, а на выходных вам нужно обязательно заехать в магазин и купить, например, ортопедические стельки, то не стоит держать этот пункт в своей голове до субботы. Он как открытая программа на компьютере постоянно забивает вашу память. Выпишите на отдельные стикеры все типы дел, которые вы держите в голове. Поверьте, это очень сильно разгрузит ваш мозг. Вы удивитесь, как вам станет легче, когда вы поймете, что собрали всю нужную вам информацию о делах в одном месте.
Сосредоточьтесь на одном деле
Те дела, которые постоянно «шумят» в нашей голове и напоминают о себе, похожи на мух, которые летают вокруг нас и то и дело садятся на кожу, отвлекая нас. Когда вся информация будет собрана, вы избавитесь от этих «мух» и будет гораздо проще выполнять одно дело.
Когда человек полностью сконцентрирован на одном деле, для него нет разницы между делом и игрой. Можно сказать, что он находится в состоянии «потока», а это залог того, что дело будет сделано на 5 с плюсом!
Всегда планируйте следующее действие
Когда наш мозг видит картину целиком или хотя бы ближайшие шаги, которые нам предстоит совершить, это помогает нам справиться с прокрастинацией. Дэвид предлагает почаще задавать себе вопрос: «А каково мое следующее действие?». Для мозга очень важно видеть, что перед ним начерчена тропа пути, и он идет в правильном направлении.
Когда этот золотой вопрос «А каково мое/наше следующее действие?» внедряется в корпоративную культуру, то компании начинают работать быстрее, эффективнее и целенаправленнее. Однако учтите, что как только вы привыкните задавать себе этот вопрос, вам будет почти невыносимо общаться с теми, кто не осознает его ценность.
По мотивам книги «Как привести дела в порядок».
