«Так много дел, а я ничего не успеваю!» Подобная ситуация может возникнуть практически у каждого человека, начиная от молодой мамы с новорожденным младенцем, требующим ежеминутного внимания и ухода, и заканчивая генеральным директором крупной компании, которому приходится вести параллельно несколько крупных проектов и лично общаться с ключевыми заказчиками.
Про студентов, отложивших на последний момент подготовку к сессии, где предстоит сдать 6 экзаменов и 4 зачета, промолчим, потому как все прекрасно помним, что студенческие годы запоминаются не только и не столько хорошими оценками, как другими гораздо более приятными впечатлениями.
Вам хватит времени на все, что вам хочется, если вы внимательно пройдете нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента». А сегодня мы поговорим про планирование дня и распределение задач в соответствии с одним из популярных принципов планирования – принципом 1-3-5.
Что означает принцип 1-3-5?
Принцип 1-3-5 – это стратегия расстановки приоритетов, которая помогает избежать перегрузки, улучшить концентрацию и повысить продуктивность. Данный принцип основан на ограничении количества задач, что делает его реалистичным и выполнимым.
Принцип 1-3-5 предполагает планирование работы и процесс распределения задач таким образом, чтобы каждый день выполнять 1 крупную задачу (наиболее важную и сложную), 3 средних задачи (требующие усилий, но менее критичные) и 5 мелких задач (рутинные, необходимые для поддержания жизнедеятельности дела).
Таким образом, принцип 1-3-5 заключается в том, что при планировании нужно выделить 1 большую задачу, 3 средние задачи и 5 мелких задач. Это особенно эффективно, когда речь идет о краткосрочном планировании, планах на день или несколько дней. На более длинных периодах планирования задачи начинают повторяться, пересекаться, переходить в категорию важных или, наоборот, терять актуальность.
Конечно, понимание важности и срочности у каждого свое. Скажем больше: далеко не все способны с ходу самостоятельно определить важность и срочность всех дел, которые им неожиданно «прилетают». И это притом, что в деловой литературе уже сказано-пересказано много раз о том, как выставлять приоритеты и как сосредоточить усилия на том, от чего зависит ваше благосостояние, процветание вашей фирмы, успех вашего дела и т.д.
Если таких глобальных проектов у вас пока нет, можно облегчить ориентирование и пойти «от обратного». Что это значит? Это значит, что самые крупные и срочные задачи – это те, невыполнение которых чревато серьезными последствиями. Например, удаление аппендицита, отчет в налоговой, сессия в университете, ремонт прорвавшейся трубы отопления (водоснабжения, канализации). Это и все, что нужно для этого, следует делать в первую очередь.
Соответственно, средние задачи – это те, которые «обслуживают» ваши приоритеты и обеспечивают движение вперед. Например, забота о здоровье и занятия спортом, если вы хотите быть в хорошей форме; поддержание порядка в документах, чтобы было проще сверстать отчет в конце отчетного периода; регулярная самостоятельная работа с учебниками, чтобы не узнавать слишком много нового в последний день перед экзаменом.
После того, как вы распланировали крупные и средние задачи, у вас остаются мелкие рутинные дела, необходимые для поддержания жизнедеятельности: стирка, уборка, приготовление пищи, своевременная передача показаний счетчиков и оплата коммунальных услуг, пополнение запасов продуктов, моющих средств, кошачьего корма и наполнителя.
Это дома, а на работе нужно регулярно просматривать электронную почту, отвечать на письма, поздравлять клиентов с днем рождения, читать деловую литературу, знакомиться с рассылками отраслевых новостей и делать еще много чего, чтобы быть «в тонусе и в курсе».
В большинстве случаев ничего критичного не произойдет, если вы почитаете рассылку завтра, а не сегодня. И даже клиентов можно поздравить с прошедшим Днем рождения завтра, если забыли сделать это сегодня. А если им положен подарок от фирмы по случаю именин, они тем более не будут придираться, когда именно вы их поздравили.
Однако чтобы дела не накапливались как снежный ком, как раз и нужен принцип 1-3-5. Если вы будете всегда держать фокус на главном и при этом успевать делать по 5 мелких дел ежедневно, вы очень скоро увидите, что дел у вас не так уж и много, а те, что есть, практически всегда в полном порядке. Как этого добиться? Давайте посмотрим.
Как применять принцип 1-3-5?
По сути, мы с вами уже выяснили, что основная сложность применения принципа 1-3-5 – это определить, какие дела относятся к категории 1, какие – к категории 3, а какие – к мелочам и рутине, которых не должно быть больше 5 на день.
Любые перекосы чреваты тем, что вы попросту не будете успевать качественно прорабатывать приоритетные направления, если у вас не будет продумано грамотное распределение задач между основными проектами. Проще говоря, если вы не сдадите вовремя отчет в налоговую, полный порядок в рабочей почте не спасет вас от неприятностей.
Значит ли это, что не нужно заниматься «мелочевкой», пока не сделаны самые важные дела? Разумеется, нет, потому что ваших сил и когнитивных ресурсов сразу на все сложные задачи все равно не хватит, а мелкие бытовые и рабочие дела как раз и позволяют разгрузить мозг и создать комфортную рабочую и домашнюю обстановку, которая возвращает гармонию в вашу жизнь и способствует повышению продуктивности.
Планирование по принципу 1-3-5:
- Составьте список задач на день – определите 1 ключевую задачу, которая даст максимальный результат, выберите 3 средние задачи, которые важны, но менее критичны, и добавьте 5 мелких задач.
- Начинайте день с главной задачи, если ваш пик продуктивности приходится на утренние часы, и далее выполняйте менее сложные задачи.
- Начните день с мелких и средних задач, если вам нужно время на раскачку, и спланируйте главное дело на часы, когда вы наиболее продуктивны.
- Планируйте время на отдых – в работе должны быть небольшие паузы по 5-10 минут и один большой перерыв на обед, в который желательно успеть прогуляться, подышать свежим воздухом, а в идеале сделать небольшую разминку, найдя укромный уголок где-нибудь в «курилке», где вы не будете никому мешать.
Тут видится целесообразным немного отвлечься и подробнее остановиться на популярной рекомендации делать наиболее важные дела именно с утра, когда большинство людей наиболее продуктивны. Идея хорошая, но дело в том, что все остальные поступают точно таким же образом, планируя важные для себя дела (например, встречу с инвестором) на утренние часы, а менее важные (например, обсуждение нюансов рекламной кампании) – на вечер.
И если вы тот самый представитель рекламного агентства, с которым будут обсуждать нюансы рекламной кампании, следует понимать, что встреча с вами для рекламодателя (читайте, вашего инвестора) – это и есть то самое второстепенное дело, которое он отложит на потом.
Поэтому не стоит упорствовать в соблюдении рекомендаций и стремиться встретиться с инвестором именно утром. У вашего инвестора есть свой инвестор, и лучше подумайте о том, что, если он удачно проведет свою встречу, у него будут деньги на рекламу.
И, соответственно, ваши шансы на успех выше, если вы встретитесь тогда, когда ваш инвестор справится со своими самыми важными задачами и будет менее напряжен, чем, если над ним будет довлеть грядущая встреча и неизвестность по поводу будущих инвестиций.
Следовательно, свои продуктивные утренние часы лучше потратить на максимально тщательную подготовку встречи, чтобы вы могли «на автомате» отвечать на вопросы о преимуществах своего предложения и предлагаемой стратегии продвижения.
В целом, будет полезно запомнить, что для успеха бизнеса в приоритете должны быть дела, которые позволяют заработать деньги, и уже на втором и последующем местах дела, на которые нужно потратить деньги. Исключение составляют заботы, касающиеся проблем здоровья, своего и своих близких.
И теперь для наглядности давайте рассмотрим конкретные практические примеры применения принципа 1-3-5 в планировании работы.
Принцип 1-3-5 для офисного работника:
- 1 крупная задача – подготовка отчета.
- 3 средние задачи – встреча с клиентами, работа с документами, написание презентации.
- 5 мелких задач – ответы на письма, планирование звонков, проверка расписания, организация файлов, чтение новостей по профессии.
Принцип 1-3-5 для предпринимателя:
- 1 крупная задача – запуск стартапа.
- 3 средние задачи – обновление сайта, переговоры с партнерами, анализ продаж.
- 5 мелких задач – проверка соцсетей, настройка CRM, работа с финансами, разбор почты, звонки клиентам.
Принцип 1-3-5 для студента:
- 1 крупная задача – написание курсовой работы.
- 3 средние задачи – подготовка к экзамену, изучение новой темы, встреча с преподавателем.
- 5 мелких задач – чтение статей, повторение материала, ответы в учебном чате, посещение библиотеки, просмотр лекций.
Конечно, даже при самом тщательном следовании принципу 1-3-5 возможно случайное распределение задачи не в ту категорию. Например, когда кажется, что степень готовности курсовой ниже, чем степень готовности к экзамену, и поэтому курсовой работе нужно уделить приоритетное внимание.
Может статься, что это не совсем так, и курсовую работу на какую-то несложную проходную тему вам запросто сгенерирует искусственный интеллект, а вам останется только отредактировать стиль и слог. А вот живой ответ на экзамене требует более длительной и вдумчивой подготовки, и это должно стать приоритетом хотя бы за пару месяцев до экзамена.
В целом, такое одноразовое случайное распределение задачи «не туда» вполне можно исправить и наверстать упущенное. Главное, чтобы ошибочные оценки ситуации не превратились в систему, и вы не теряли фокус на главном, ради чего вы и занимаетесь всеми этими делами: простыми, сложными, важными и второстепенными.
Принцип 1-3-5 как нельзя лучше подходит для этих целей, и тому есть научное обоснование.
Научные основы принципа 1-3-5
Принцип 1-3-5 базируется на множестве научных исследований в области продуктивности и управления вниманием, которые ведутся с прошлого века. Это научно обоснованный метод эффективного планирования, позволяющий экономить силы и время и задействовать когнитивные ресурсы с максимальной пользой. Давайте посмотрим, что говорит наука!
Закон Миллера
У человека как вида есть объективные когнитивные ограничения. Исследования в области когнитивной психологии показывают, что человеческая рабочая память ограничена 7±2 элементами. Это и есть закон Миллера, получивший название по фамилии исследователя: кратковременная человеческая память, как правило, не может запомнить и повторить более 7±2 элементов.
Проще говоря, мозг не может удерживать больше 9 элементов в рабочей памяти. Если мы берем на себя слишком много задач, мозг перегружается, а эффективность работы снижается.
Желающие могут обратиться к первоисточнику, самому первому исследованию в данном направлении The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information («Магическое число семь, плюс-минус два: некоторые ограничения нашей способности обрабатывать информацию») [G. Miller, 1956].
Как работает принцип 1-3-5:
- Четкое ограничение количества задач уменьшает когнитивную нагрузку.
- Мы лучше удерживаем в фокусе ключевые приоритеты.
- Уменьшается вероятность прокрастинации и «паралича выбора».
Таким образом, 9 задач (1+3+5 = 9) – это тот максимум, на который рассчитан когнитивный ресурс человека в единицу времени. Разумеется, речь не о том, чтобы держать в голове все нюансы каждого дела и каждой задачи – для этого есть ручка и блокнот плюс бесчисленное множество приложений-планировщиков.
Речь о том, что качественное выполнение каждого дела требует от нас внимания и концентрации, и полностью отвлечься от планов на день, занимаясь бесконечно долго чем-то одним, все равно не получится. Поэтому нет резона планировать на день по 15-20-25 задач. Лучше спланировать 1-3-5 задач, и выполнить их все с приемлемым качеством.
Правило Парето (80/20)
Принцип Парето утверждает, что 80% результатов приходит от 20% усилий. Или 20% усилий дают 80% результата – обе формулировки являются корректными. Это значит, что не все задачи одинаково важны – малое количество действительно значимых дел дает наибольший эффект.
Как работает принцип 1-3-5:
- Одна большая задача – это те 20%, которые дают 80% результата.
- Средние и мелкие задачи дополняют его, но не отвлекают от главного.
- Вы концентрируетесь на действительно ценных действиях, а не на бесполезной занятости.
Еще раз акцентируем внимание на том, что эффективно выстроенный процесс распределения задач не предполагает отказа от мелких действий во имя какой-то глобальной цели.
Во-первых, повседневная рутина – это то, что дает вам опору, стабильность, предсказуемость, позволяет вам быть в тонусе и в курсе текущих событий. Во-вторых, на нашей программе «Лучшие техники тайм-менеджмента» вы научитесь находить время для всего, что вас интересует, так не нужно отказываться от того, что делает вашу жизнь комфортной.
Закон Ципфа
Вы наверняка замечали за собой и окружающими тенденцию откладывать важные и сложные дела, занимаясь вместо этого задачами попроще. Особенно, если задачи попроще кажутся более срочными.
Это наблюдение полностью подтверждается научными исследованиями и получило название «закон Ципфа» по фамилии ученого, сформулировавшего научные основы данного явления.
Закон Ципфа формулируется следующим образом: люди склонны откладывать сложные и важные задачи и вместо этого заниматься мелкими и простыми делами.
Как принцип 1-3-5 решает проблему:
- Вы сначала определяете главную задачу и делаете ее приоритетной.
- Это помогает избежать прокрастинации и сосредоточиться на стратегических целях.
- Средние и мелкие задачи идут следом, а не заменяют главную.
Желающие могут ознакомиться с первоисточником, почитав статью Human Behavior and the Principle of Least Effort («Поведение человека и принцип наименьших усилий») [G. Zipf, 1949]. Ученый рассматривает «наименьшее усилие» и его производные как принцип, лежащий в основе индивидуального и коллективного поведения, распределенного по-разному, но на регулярной основе.
Закон Паркинсона
Известный закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет все отведенное на нее время». Если не ставить ограничений, задачи растягиваются на весь день, снижая эффективность. Желающие понять, почему это так, могут изучить статью Parkinson's Law («Закон Паркинсона») [C. Parkinson, 1955].
Как принцип 1-3-5 решает проблему:
- Жесткое ограничение количества задач помогает избежать «раздувания» списка дел.
- Появляется четкая структура дня, задачи завершаются быстрее.
- Меньшее количество задач уменьшает стресс и ощущение бесконечной работы.
Итак, мы достаточно много узнали о сути и применении принципа 1-3-5. Теперь давайте подведем итоги.
Преимущества и недостатки принципа 1-3-5 в планировании
Собственно, все, что мы успели рассказать о принципе 1-3-5, – это рассказ о преимуществах использования данного принципа для планирования работы и распределения задач. Давайте представим то, что мы узнали, в компактном виде.
Преимущества принципа 1-3-5:
- Фокус на важных задачах (снижение стресса и перегрузки).
- Четкие приоритеты и фокус на главной задаче (не нужно распылять внимание).
- Простота внедрения (достаточно иметь ручку и блокнот либо задействовать простые доступные планировщики Todoist, Trello, Notion).
- Гибкость (можно адаптировать под разные сферы жизни).
- Улучшение самодисциплины (уменьшение прокрастинации).
- Более реалистичный подход (отсутствие завышенных ожиданий).
Как видим, принцип 1-3-5 удобен для структурирования дня и краткосрочного планирования, однако у него есть естественные ограничители. Как минимум, в случае, если у вас есть больше 9 задач, и все нужно выполнить в течение дня.
Такой «завал» на работе может случиться у кого угодно по независящим от вас обстоятельствам (катастрофы, стихийные бедствия, внезапные изменения в законодательстве, военные конфликты). Тогда нужно действовать в соответствии с обстановкой и корректировать планы на ходу.
Может быть и обратная ситуация, когда одна-единственная задача настолько масштабна и объемна, что не терпит никакого отвлечения ресурсов от ее выполнения. Давайте посмотрим, какие издержки несет принцип 1-3-5 и как их избежать.
Издержки и ограничения принципа 1-3-5:
- Фиксированное количество задач, когда вы не можете сделать больше или меньше, чем положено.
- Неоднородность задач, в том числе внутри градации «сложные», «средние», «простые». Если какие-либо задачи требуют глубокой концентрации, стремление соблюсти структуру 1-3-5 может привести к переутомлению.
- Недостаточная гибкость в быстро меняющейся среде, где фиксированное количество задач может помешать адаптации. План придется часто переделывать, если постоянно возникают неожиданные срочные дела или меняются приоритеты.
- Подмена эффективности количеством, когда есть риск внести в список много мелких и не слишком нужных задач, просто чтобы их было 5 штук. Это ведет к имитации продуктивности и может отвлекать от стратегически важных дел.
- Слабая пригодность для долгосрочного планирования, когда фокус на оперативных задачах может начать вытеснять важную, но не срочную работу над долгоиграющими проектами.
- Слабая пригодность для творческой работы и креативных проектов, когда актуальные задачи «не помещаются» в шаблон 1-3-5 и не представляется возможным поставить «3 средние и 5 мелких задач».
Можно ли справиться с этими издержками и ограничениями, не отказываясь от принципа 1-3-5? Конечно, да, если проявить гибкость!
Как нивелировать недостатки принципа 1-3-5:
- Оценивать реальную сложность задач и корректировать план. Например, планировать только 1 крупную и 2 средние задачи на день.
- Оставлять время для непредвиденных задач. Эксперты советуют заполнять планами только 60% доступного времени, а 40% оставлять на непредвиденные дела.
- Оценивать вклад каждой задачи в долгосрочные цели, а не просто заполнять список. Как говорится, «Лучше меньше, да лучше».
- Балансировать между краткосрочными и долгосрочными приоритетами. Вносить в ежедневный план дела, которые приближают вас к главной цели.
- Использовать принцип 1-3-5 там, где он уместен, а для объемных специфических задач выделять отдельные временные блоки.
При всех недостатках и ограничениях, принцип 1-3-5 полезен, если у вас есть четкий список задач и работа требует дисциплины, если нужно сбалансировать разные по объему, но четко поставленные задачи, и при этом в вашей работе и жизни нет частых непредвиденных изменений.
Правильное применение принципа 1-3-5 помогает работать и уставать меньше, но успевать больше и достигать большего. Особенно, если вы пройдете нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента», и будете сочетать принцип 1-3-5 с другими методами планирования работы и распределения задач.
Попробуйте внедрить принцип 1-3-5 в свою жизнь, и положительные результаты будут ощутимы уже через неделю! А пока давайте проверим, как вы разобрались в материале, с помощью небольшого теста:
