Как правильно заканчивать проекты

Управление проектами – это целое искусство, которое предполагает развитые навыки самоконтроля, коммуникации, целеполагания и тайм-менеджмента. Чтобы стать профессионалом, нельзя позволять себе переносить личные слабости на рабочее место. Ведь в итоге пострадает не только дело, но и вовлеченные в него люди. Поэтому пора разобраться в том, как завершать проекты, подключая лучшие техники самообразования и понимание, как попасть из мечты в цель.

Дихотомия начала и конца

Многим из нас непросто что-то начинать в жизни, но все же мы начинаем. Из-за обязательств, раскаяния или потому, что жизнь заставляет начать.

Иногда люди начинают активно, потому что хотят расти и верят в лучшее будущее. Так они начинают ходить в спортзал, сидеть на диете, заниматься предпринимательством, менять свой образ мышления или пытаться быть более оптимистичными. Иногда мы даже беремся за дела, когда у нас нет выбора, например, начинаем следующий год, потому что в календаре уже 1 января, или начинаем новую рабочую неделю, потому что уже понедельник.

Но как нам правильно заканчивать то, что мы начали? Хотя умение стартовать – это необходимый в жизни навык, человек научится расти так, как хочет, только тогда, когда научится заканчивать с тем же желанием (или даже большим), с которого начинал.

«Правило пика и конца» – это психологическая эвристика, которая гласит, что мы судим об опыте по тому, как мы себя чувствуем в конце.

Чтобы не терзаться жалостью к самим себе под закат проекта, психологи рекомендуют сделать над собой два ключевых действия:

1. Понять, в какой момент проекта вы теряете желание, и составить план продолжения.
2. Научиться, несмотря ни на что, настраивать самих себя на успешное завершение, а не на «неминуемый провал» [ J. Muñoz Ortiz, 2023].

Научившись доходить до победного конца хотя бы в малых делах, вам будет проще завершать более глобальные проекты в своей жизни, потому что ваш внутренний дискурс начнет меняться. Узнать о нем больше можно на нашей онлайн-программе «Из мечты в цель».

Завершение как достижение

Умение успешно завершать проекты начинается с образования. Необходимо уметь ставить реалистичные и стабильные цели и понимать то, как завершить свои проекты.

О важности настойчивости

Чтобы знать, как завершать проекты, первое, что нужно сделать, – это осознать, что последовательность и настойчивость играют основополагающую роль. Без них проекты часто остаются незавершенными.

Настойчивость – это личностное волевое качество, над которым обычно не работают в достаточной степени, когда человек начинает свой бизнес. Начинающим кажется, что все результаты должны достигаться быстро. Более того, в современном мире быстрые результаты лучше вознаграждаются. Это то, что ищут многие люди. Однако подобный расклад – это полная противоположность последовательности в достижении долгосрочных результатов.

Но есть и хорошие новости: настойчивость можно тренировать. Чтобы быть последовательными в выполнении задачи, нужно уметь терпеть и выжидать, когда дела идут не так, как надо. После образования следует практика. А тренируясь, можно узнать преимущества настойчивости и начать практиковать ее на деле.

Занятия каким-либо видом спорта, например, бегом или силовыми тренировками в спортзале, учат нас тому, что постоянные и регулярные усилия приносят результаты. Любой, кто серьезно отнесся к своим тренировкам, будет немного лучше знать, как завершать проекты. Поскольку вы уже смогли убедиться, что упорство обычно вознаграждается. Правда, награда приходит не всегда, а иногда даже в долгосрочной перспективе. Но обычно это происходит.

В ходе эволюции человек приспособился искать наилучшие результаты в каждой ситуации. Настойчивость помогает понять, как завершать проекты, поскольку те, кто постоянен, обычно добиваются результатов. И главная причина, по которой проекты не доводятся до конца, – это вечный поиск быстрых результатов.

Умение ставить цели

К целям нельзя относиться легкомысленно.

Реализм часто путают с пессимизмом. А это не одно и то же. Быть реалистом значит уметь предсказывать результаты и подстраиваться под наиболее вероятные события.

Что касается целей, то ставить их реалистично – это не значит хотеть пробежать марафон через два месяца, если вы никогда в жизни не тренировались. Поэтому один из ключей к пониманию того, как завершать проекты, – это ставить реалистичные цели.

Постановка целей также подразумевает самоорганизацию для их достижения. Если, например, мы хотим записать подкаст, но не выделяем время каждую неделю на необходимые процессы, мы не сможем создать подкаст. Написание сценария для каждого эпизода, его запись и редактирование имеют решающее значение для возможности его последующей трансляции. Поэтому первым делом необходимо подумать о том, как организовать достижение каждой задачи.

Далее цели сами подскажут, как завершить проект. Хорошим началом будет оценка своих ресурсов и постановка реалистичных задач. Невыполнение этого требования зачастую означает смертный приговор проекту.

Постановка целей и организация процесса их достижения имеют решающее значение для завершения проектов. Сложные цели также помогают нам не сдаваться.

Концентрация

В мире, полном стимулов и соблазнов, становится все труднее сосредоточиться на задаче. А чтобы знать, как завершать проекты, мы также должны уметь концентрироваться на задачах. Другого нет. Если мы не сможем избегать отвлекающих факторов, мы не сможем завершить проект. Для этого нужно знать, что такое бизнес и досуг, т.е. уметь концентрироваться как на отказе от досуга, так и на том, что позволяет нам расслабиться.

Чтобы сосредоточиться на задаче, первое, что нужно сделать, – установить временные ограничения. Никто не может работать 8 часов подряд с максимальной производительностью. Это невозможно. Необходимо постараться максимально эффективно использовать свою производительность в течение рабочего дня. Это подразумевает умение нажимать на педаль газа на прямых участках и тормозить перед входом в повороты. Умение читать и осознавать собственные биоритмы.

Поэтому перерывы также необходимы, чтобы впоследствии иметь возможность проявить себя с максимальной эффективностью. Перерыв на кофе, обеденный перерыв, момент отдыха в спортзале – все, что помогает вам отвлечься. Потому что, подзарядив свои батарейки, вы затем сможете вложить эту энергию в выполнение задач. Чтобы мотивировать себя, когда вы работаете в хорошем темпе, необходимо поощрять себя.

Также нужно уметь распределять задачи: есть не срочные, но важные задачи. А есть и те, которые срочные, но не важные. Если мы отдадим приоритет только срочным задачам, мы упустим из виду ключевые направления проектов. И это может привести к тому, что придется закрыть их и не завершить. Классический пример – управление социальными сетями: не уделяя им приоритетного внимания, вы не уделяете внимания важной, но не срочной задаче.

Умение концентрироваться – один из способов научиться завершать проекты. Знать, когда отдохнуть, а когда нажать на газ, чтобы достичь максимальной производительности [V. Acconcia, 2025].

Процессы управления проектами

Многие даже в бизнесе не знают, что на планете существует профессиональная организация, которая отвечает за выработку стандартов в области управления проектами. Она так и называется – Институт управления проектами. Работает с 1969 года. Т.к. его штаб-квартира расположена в Пенсильвании, США, для обозначения этой организации обычно пользуются англоязычной аббревиатурой – PMI.

Сам термин «закрытие проекта» происходит от пятифазной модели, созданной сотрудниками PMI. Она описана в Руководстве по основам управления проектами, также известном как «Руководство PMBOK®» [PMBOK® Guide, 2021].

Эта модель делит жизненный цикл проекта на следующие пять этапов:

1. Начало проекта. Определение в общих чертах для успешного одобрения проекта или его принятия.
2. Планирование проекта. Создание подробных целей и дорожной карты проекта.
3. Выполнение проекта. Использование информации, собранной на первых двух стадиях, для запуска проекта.
4. Производительность проекта. Измерение эффективности проекта с помощью ключевых показателей эффективности (KPI).
5. Закрытие проекта. Подведение итогов и организация дискуссионной встречи с заинтересованными сторонами проекта [PMI, 2024].

Закрытие – это последний этап проекта, когда вы подводите итоги, сообщаете результаты и проводите последующий анализ с командой.

На заключительном этапе проект официально завершается и разрабатывается конкретный план последующих шагов. Это может быть:

• передача проекта другой команде;
• начало нового проекта;
• использование извлеченных уроков для применения в других инициативах.

Достижение последних этапов или запланированных целей – это здорово, но это не значит, что работа завершена. После того, как вы отметили успех, вам еще предстоит вычеркнуть несколько важных задач из списка, прежде чем вы официально достигнете завершения проекта.

Например, проверьте все те детали, которые очень легко упустить из виду, например, финальные тесты, обзор плана проекта или сообщение результатов другим участникам. Выполните окончательное тестирование, чтобы убедиться, что результат проекта соответствует ожиданиям (например, протестируйте функцию после выпуска, чтобы убедиться, что она все еще работает, или просмотрите окончательный результат со всеми заинтересованными сторонами).

Как узнать, что проект действительно завершен?

Прежде чем закрыть проект, вы должны определить, завершен ли он. Но что именно означает «закончить»?

Существует несколько способов определить, действительно ли проект завершен, но самым важным показателем является то, были ли достигнуты цели, определенные во время планирования.

Помимо методологии, которую вы использовали для установления задач, это цели, которые определяют ожидаемый результат, а также предлагают четкий ориентир, которого необходимо достичь. Существует множество методов постановки целей, включая ключевые результаты (OKR), ключевые показатели эффективности (KPI) или цели SMART.

Не все проекты достигают своих целей, и это не плохо. Даже если вы не достигли предложенных целей, вы также можете сказать, что проект завершен, когда произойдет одно из следующих событий:

1. Вы достигли всех запланированных результатов в рамках проекта.
2. Вы достигли конца графика проекта.
3. Вы использовали весь бюджет проекта.

Когда и если вы убедитесь, что пора ставить точку, пора переходить к основным действиям.

8 ключевых шагов для завершения проекта

Закрытие проекта не должно быть сложным. Управление проектами дарует понимание, что работает лучше всего, а что нет для вашей команды. Обладая этими знаниями, вы сможете разработать собственные передовые методы реализации закрытия проектов.

Если вы впервые официально закрываете проект, попробуйте следующие восемь шагов. Делайте заметки о том, что сработало хорошо, а что нет, чтобы можно было усовершенствовать процесс в будущем.

Финальные испытания

Первый шаг наиболее полезен для команд, сосредоточенных на запуске новых продуктов или функций.

Прежде чем официально завершить работу над проектом, проведите финальное тестирование, чтобы убедиться, что конечный результат стабилен и работает так, как ожидалось. Это очень важный момент, поскольку производительность иногда критично падает на этапе после запуска, особенно когда продукт становится доступным большому числу клиентов. Во многих случаях бывает трудно предсказать, как продукт будет работать в масштабе, прежде чем он будет фактически выпущен на рынок.

Помимо проведения технического тестирования, вы также можете отслеживать отзывы клиентов (особенно в социальных сетях), чтобы увидеть, замечают ли пользователи какие-либо очевидные ошибки. Если вы столкнулись с серьезными проблемами, создайте последующий проект для их устранения.

Швартовы

Далее наступает время просмотреть план проекта и определить незавершенные задачи. Это поможет вам свести все воедино и убедиться, что вы не пропустили ни одного важного шага.

Если вы что-то забыли, не волнуйтесь. Подведите итоги всех незавершенных задач и решите, входят ли они в рамки проекта или выходят за них. Если они входят в объем работ, разработайте план решения оставшихся задач. Но если они выходят за рамки, сообщите об этом другим участникам проекта и передайте их соответствующей команде.

Например, представьте, что команда разработчиков только что завершила проект редизайна веб-сайта, и вы понимаете, что задача по обновлению изображений баннеров сайта не была выполнена. Изучив описание содержания проекта, вы решаете, что задача выходит за рамки, поскольку команда в первую очередь сосредоточилась на улучшении инфраструктуры. Поэтому вы передаете оставшуюся задачу команде дизайнеров, которая может использовать созданную вами инфраструктуру для обновления изображений баннеров.

Завершение административных задач

Теперь, когда вы уладили последние незаконченные дела, пришло время заняться административной стороной проекта. Хотя это правда, что административные задачи могут различаться в зависимости от каждого проекта, ниже мы покажем вам некоторые из наиболее распространенных из них, которые следует принять во внимание:

1. Убедитесь, что все файлы и ресурсы проекта находятся в правильном месте и что участники проекта знают, где они находятся.
2. Обновите проектную документацию, такую как технологические документы, бюджет и график. В ходе этого процесса сравните оценки с фактическими результатами, чтобы убедиться, что они соответствуют ожиданиям. Например, сравните расчетные и фактические результаты бюджета и графика проекта.
3. Убедитесь, что все проектные документы подписаны, например, контракты с поставщиками.
4. Проверьте исполнение контрактов с поставщиками, субподрядчиками, донорами или аналогичными внешними партнерами.
5. Поручите дать старт закрытию финансов проекта. Подтвердите, что окончательные платежи были отправлены и получены, и предоставьте обновленную версию бюджета с окончательными цифрами финансовому отделу.
6. Убедитесь, что члены команды были переведены на другие проекты.
7. Продавайте или передавайте материалы или другие ресурсы другим командам, которые в них нуждаются.

Если в ходе проекта вам показалось, что вы чего-то не знаете, не умеете, вам трудно применять знания на практике, возможно, вам не показалось, а так оно и есть. Исправить положение можно с помощью нашей онлайн-программы «Самообразование: лучшие техники».

Сбор команды

Управление командой проекта равнозначно управлению проектом.

Поэтому найдите время, чтобы написать записку команде, чтобы сообщить им детали плана закрытия.

Расскажите им, каковы следующие шаги; например, как вы передадите наиболее важные результаты следующей команде или что еще вы будете делать с этими результатами. Кроме того, сообщите членам команды о заключительных мероприятиях, которые им необходимо будет посетить, таких как совещания по ретроспективному анализу, совещания по результатам анализа или заключительная встреча с теми, кто участвовал в проекте.

Пришло время узнать это и начать готовиться. Сообщите о новостях тем, кто участвовал в проекте, и отправьте им окончательный отчет. «Ораторское мастерство» вам в помощь.

Информирование партнеров и подрядчиков

После того, как вы пообщались с командой, пришло время синхронизировать все с другими заинтересованными сторонами. Обновление может быть асинхронным или может быть выполнено на официальном заключительном совещании. Помимо выбранного формата, очень важно не забыть включить следующую информацию:

1. Итоговый отчет, включающий краткое изложение того, чего достиг проект, как он выполнялся по сравнению с заявленными целями, а также любые другие ключевые положительные или неудачные результаты.
2. Список элементов, которые были включены в объем работ, но не доработаны, а также информация о том, что с ними будет сделано в дальнейшем.
3. Список незавершенных задач, выходящих за рамки проекта, с кратким объяснением и подробностями о том, как вы будете следить за этими задачами с соответствующей командой.
4. Список последних коротких задач, которые вы планируете выполнить в рамках текущего проекта или передать другой команде.
5. Просьба оставить комментарии. В идеале вам следует попросить письменную обратную связь с помощью анкеты или опроса.

Обратная связь – это очень ценный инструмент как при ведении бизнеса, так и на пути собственного личного и профессионального роста.

Итоговое совещание по проекту

Организация итогового совещания – лучший вариант для сбора и анализа уроков, извлеченных в ходе каждого проекта. Во время итогового совещания члены команды имеют возможность высказать свое мнение о том, что, по их мнению, прошло хорошо, что не сработало и что можно улучшить в следующий раз.

Вот некоторые советы, которые можно учитывать, прежде чем организовывать такую встречу:

1. Отправьте список вопросов для обсуждения членам команды за два дня до назначенной даты. Вопросы могут быть такими простыми, как: «Как вы думаете, что прошло хорошо, что не сработало и чему мы научились?» Все это очень полезно для предварительного укрепления когнитивной структуры команды, чтобы люди чувствовали себя хорошо подготовленными и готовыми к участию.
2. Во время встречи делитесь экраном своего рабочего планшета (если можете) и делайте заметки в обычном блокноте, чтобы оперативно фиксировать комментарии каждого участника. Таким образом, команда сможет заметить, что их вклад ценится.
3. Дайте каждому члену команды время поделиться отзывами во время встречи. Это гарантирует, что все голоса будут услышаны.
4. В конце встречи выделите немного времени, чтобы поблагодарить каждого члена команды за их вклад. А когда вы преобразуете обратную связь в конкретные действия, отправьте команде обновленную информацию, чтобы все знали, что вы решаете их проблемы.

Ведь управление проектами – это не просто достижение поставленных целей. Это еще и способность общаться, слышать и слушать окружающих людей. Освежить свои таланты в этой области можно на нашей онлайн-программе «Лучшие техники коммуникации».

Создание плана улучшений

После того, как вы проанализировали, что вышло из проекта, настало время взглянуть вперед.

Например, вот так:

1. Проанализируйте окончательные результаты тестирования на первом этапе и определите проблемы с расстановкой приоритетов, которые вы хотите решить. Например, если многие клиенты жалуются на медленную загрузку, вы можете уделить приоритетное внимание инициативе по улучшению скорости загрузки сайта.
2. Объедините комментарии, полученные от членов команды проекта и других заинтересованных сторон. Ищите общие темы и обнаруживайте ожидающие действия, которые вы хотите решить. Например, если члены команды сообщили, что у них недостаточно времени для выполнения задач, вы можете подготовить еще один бэклог, чтобы добавить дополнительное время к графикам предстоящих проектов.

Для этого:

1. Создайте дорожную карту, чтобы спланировать, как и когда вы будете работать над этими ожидающими действиями.
2. Спросите у команды их мнение о дорожной карте и заручитесь поддержкой ключевых заинтересованных сторон.

Дорожная карта будущих улучшений обеспечивает возможность непрерывного улучшения и итераций конечных результатов и процессов управления проектами. Кроме того, она служит для официального закрытия текущего проекта, чтобы затем заняться улучшениями в совершенно новой инициативе. Таким образом, вы предотвращаете провал проектов до достижения «идеальных» результатов (чего в любом случае достичь невозможно).

Празднование

И последнее, но не менее важное: выделите немного времени, чтобы отпраздновать достижения команды. Выражение благодарности необходимо для построения здоровой корпоративной культуры и поощрения командной работы в компании.

Торжества могут быть самыми разнообразными. Это могут быть подарки или открытки, благодарственное сообщение, встреча команды в счастливый час, корпоративный пикник или даже свободный день от работы.

Примите во внимание динамику вашей команды и особые предпочтения каждого члена и выберите вариант, который, по вашему мнению, получит наибольшее признание [Asana, 2024].

Фиксация извлеченного опыта

Каждый проект дает команде возможность учиться и совершенствоваться. Закрывая проект, вы гарантируете, что полученные знания будут учтены, а не пропущены или забыты в примечаниях к проекту.

Вот почему в процесс завершения включено заключительное совещание, чтобы у команды была возможность подумать о том, что прошло хорошо, а что можно улучшить в следующий раз. Вы заметите, что, если вы поговорите с командой в конце проекта, обязательно всплывут проблемы, о которых вы, возможно, не задумывались до сих пор, поскольку именно члены команды могут представить более реалистичную перспективу проекта.

Таким образом, очевидно, что со временем вы можете постоянно совершенствовать управление проектами. В каждом проекте у вас будет возможность изучить и наладить командные процессы, коммуникации и разработку. Другой способ добиться этого – записаться на наш экспресс-курс «Управление проектами».

Помимо влияния на процесс улучшения, закрытие проекта помогает собрать и поделиться ключевыми знаниями. В итоговом отчете уроки, извлеченные из реальных данных проекта, таких как результаты, полученные в ходе A/B-тестов, результатов исследования поведения пользователей или графика разработки функций, передаются всем заинтересованным сторонам.

Таким образом каждый сможет извлечь уроки из проекта и использовать полученные результаты в своей работе.

Простая истина заключается в том, что невозможно чего-либо достичь, если мы не знаем, как начать, но результат, который мы получаем от того, что начинаем, определяется тем, как мы это заканчиваем.

Поэтому будьте уверены в себе и успехов вам в ваших начинаниях и завершениях! И чтобы убедиться, что вы верно все поняли, рекомендуем пройти небольшой тест: