Внушительную часть дня человек проводит за работой в офисе или дома. Однако редко кто задумывается о собственном комфорте во время работы. Мы сетуем на лень, прокрастинацию и плохое настроение, когда наша эффективность стремительно падает, и не учитываем влияние рабочего пространства.
Кстати, тому, как стать наиболее эффективным, мы учим на онлайн-программе «Тайм-менеджмент», где всего за 5 недель вы освоите лучшие техники по распределению своего времени. Поэтому, если у вас проблемы с планированием времени, организованностью и достижением своих целей, то смело записывайтесь на обучение. А сегодня мы поговорим об организации рабочего пространства, которое также влияет на продуктивность человека.
Особенно эта проблема становится актуальной в свете последних событий. На карантине многим приходится работать удаленно, но не всем удается поддерживать свой прежний рабочий темп.
Почему важно держать свое рабочее место организованным
Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду проблем с работой. К тому же, беспорядок и дискомфорт на рабочем месте увеличивают время и затрачиваемую энергию, необходимые для выполнения даже самых маленьких и простых задач.
Вот некоторые проблемы, появляющиеся в результате неправильной организации рабочего пространства:
- стресс из-за невозможности найти нужные предметы или документы;
- снижение производительности, потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ;
- ухудшение концентрации внимания: чем больше хлама в рабочем пространстве, тем выше шансы отвлечься от работы на посторонние объекты;
- повышенный риск заболеть: беспорядок может стать домом для бактерий, микробов и вирусов.
Как видите, вопрос организации рабочего пространства очень важен.
Что влияет на эффективность работы из дома
Организуя рабочее место дома, необходимо учитывать две составляющие: психологическую и техническую.
Психологически человеку поначалу сложно различать, когда начинается работа, а когда можно расслабиться и отдохнуть. И это естественно, ведь раньше у вас существовали ритуалы, которые помогали настроиться на работу, – укладка волос, выбор одежды или покупка кофе по дороге в офис. Теперь рабочие и личные границы размыты, что сбивает с толку.
Техническая составляющая также влияет на эффективность работы. Идея весь день лежать с ноутбуком на кровати сначала кажется вдохновляющей, но вскоре вы поймете – так работать не получится. Отсутствие рабочего стола, неудобный стул, недостаточное освещение в комнате и неправильная расстановка мебели – это лишь часть технических факторов, убивающих вашу продуктивность.
Побороть оба фактора можно, приложив немного усилий. Для этого давайте разберемся как организовать рабочее место правильно.
Установление границ в квартире
И с психологической, и с технической составляющей справится установка рабочих границ в квартире. Если вы будете переходить из комнаты в комнату с ноутбуком на руках, настроиться на работу будет сложно. Неэффективно также работать и за обеденным столом, ведь он вызывает совсем другие ассоциации. Поэтому:
Найдите идеальное рабочее место
Организовать рабочее пространство проще, выделив для него определенную комнату. При этом нужно учитывать, какая среда вам подходит. Поэтому задайте себе следующие вопросы:
- Где я буду хорошо работать?
- Мне нужно уединенное место?
- Фоновая музыка поможет мне настроиться на работу?
- Что меня может отвлечь?
Понимание того, что делает рабочий процесс легче и что отвлекает вас, поможет найти идеальное место для работы.
Создайте комфорт
Чтобы с удобством работать долгие часы, не выходя из дома, подумайте о приобретении подставки для ног и хорошего стула. Стул, от которого болит спина, или стол, на котором недостаточно места, снижают уровень комфорта.
Эффективная эргономика на рабочем месте помогает защитить здоровье и повышает уровень производительности, избавляя вас от стресса, телесных зажимов, головной боли, отекших ног и болей в спине.
Создавая себе комфорт, вы сможете оставаться сосредоточенными на работе в течение длительного времени.
Хорошее освещение
Любое рабочее место нуждается в хорошем освещении, чтобы вы могли хорошо видеть в любое время дня, важно заботиться о своем зрении. Воздействие резкого и чересчур яркого освещения в течение длительного периода может вызвать мигрень. Тусклое освещение может также вызвать головную боль и перенапряжение глаз.
Позаботьтесь о хорошем освещении без контрастов.
Вдохновение
Вы всегда можете спроектировать рабочее место так, как захотите. Это одно из преимуществ работы из дома.
Чтобы оставаться энергичным и мотивированным на работу, установите приятные и вдохновляющие напоминания на своем рабочем месте. Цитата из любимой книги или фильма, которая мотивирует и оживляет ваш дух, фотография любимого человека, приятные картины или постеры, свежие цветы – все это вдохновляющие вещи, которые можно поставить на рабочем месте.
Рабочая среда должна быть тщательно организована, чтобы оказывать положительное влияние на ваше желание работать, настроение, эффективность и производительность. Отвечая на вопрос «как организовать рабочее место?», мы перейдем к важной его части – рабочему столу.
Организация рабочего стола
Наведение порядка на рабочем столе не должно занимать целый день, это может быть сделано постепенно. На самом деле, поддержание организованного рабочего места гораздо эффективнее, если рассматривать его как постоянный проект, а не как одноразовое дело.
Итак, если вы готовы начать работу, следующие советы по организации помогут вам превратить ваш стол в эффективное рабочее пространство.
Наведите порядок
Беспорядок на рабочем столе и в папках с документами, куча хлама, запутанные провода зарядных устройств, наушников и т.д. Если вы постоянно складываете разные предметы в кучу с мыслью «потом как-нибудь разберу», вы начнете просто закрывать глаза на царящий на столе хаос. Создайте систему, которая не позволит превратить рабочее место в склад, тогда вам не придется разбираться с огромным беспорядком из раза в раз.
У каждой вещи должно быть свое место
Предметы намного проще убирать, когда у них есть определенные места. Это касается и вещей, с которыми вы не знаете, что делать, или к которым нужно вернуться позже. Выделите для подобного свое место и раз в день принимайтесь за разбор.
Не думайте, что лучший стол – это пустой стол
Хотя минимализм в стиле Мари Кондо может быть эффективным для некоторых людей, это не единственный способ организовать опрятное рабочее пространство. Люди, которые лучше воспринимают визуальную информацию, не преуспеют в работе, убрав все предметы из виду. Если это про вас, используйте систему хранения предметов с цветовой кодировкой, чтобы наладить рабочий процесс.
Хитрость в борьбе с файлами: разделяй и властвуй
Хитрость в создании действительно полезной системы хранения документов заключается в организации широких категорий, а затем их разделении на конкретные подкатегории. Разложите папки по алфавиту или по любой другой удобной системе, держите названия файлов выровненными по одному и тому же краю.
Освободите больше пространства
Популярность в эффективной организации рабочего пространства приобретает вертикальное хранение документов. И совсем не зря, ведь это позволяет выиграть больше свободного места на рабочем столе и на полках. Тогда как горизонтальные скопления документов сползают по поверхностям, тем самым захватывая большие области стола.
На карантине, например, когда вся работа переносится в небольшую квартиру, такая организация пространства важна как никогда.
Прикрепите на документы стикеры с датой истечения срока
Порядок на рабочем столе можно поддерживать, если вовремя выбрасывать ненужное. Это правило касается и документов. Если с пустыми шариковыми ручками и исписанными черновиками все ясно – их можно выбросить сразу, то с важными документами сложнее. Некоторые договоры или квитанции нужно хранить определенное время, ведь они могут понадобиться. Поэтому и возникает беспорядок в файлах и папках – что-то еще актуально, а от чего-то уже можно смело избавляться, но устраивать генеральную уборку и каждый раз вчитываться в документы слишком накладно по времени.
Проблема решается просто: как только у вас появляется новый документ, прикрепите на него стикер с датой истечения срока его актуальности. Кстати, совет применим и к цифровым файлам – в названии файла дополнительно запишите нужную дату. Держать организованным рабочее место дома или в офисе станет гораздо легче.
Правильные инструменты для работы
Специалисты рекомендуют использовать организационные инструменты и материалы для более эффективной работы:
- Если у вас не полностью цифровая работа, файловые разделители необходимы для сортировки задач. Распределите срочные задачи, большие проекты и рутинные документы по разным секциям.
- Инвестируйте в организатор для ящика. Он поможет сортировать предметы по категориям, так что вы не будете тратить время на поиск нужного в одной большой куче.
- Если вы используете бумажный планировщик или календарь, лучшим вариантом будет его настольная версия.
- Даже заменив бумагу электронными файлами, не отказывайтесь от всех физических предметов, они имеют свои достоинства. Так, например, аналоговые часы помогают в управлении временем, потому что вы будете видеть, как быстро идет время.
- Небольшие расходные материалы помогут вам в поддержании порядка в рабочем пространстве: скотч, скрепки, клеящиеся стикеры и цветные маркеры.
Используйте один совет или попробуйте все. Вместо того, чтобы тратить время на поиск вещей и перетасовку нагромождений, вы сможете нормально работать. Мы уверены, вам понравится быть свободным от беспорядка.
На первый взгляд может показаться, что наведение порядка в рабочем пространстве – это очень сложно и не стоит потраченного времени. Но ваши силы и время окупятся с лихвой и проявятся в положительных результатах вашей работы, а также в вашем самочувствии. Ведь мы часто чувствуем себя подавленными даже в офисе среди коллег, а работать, не выходя из дома, может быть сложнее вдвойне.
И напоследок, хотим еще раз пригласить вас на нашу онлайн-программу «Тайм-менеджмент», где вы научитесь быть продуктивным, несмотря на любые проблемы.
Желаем вам эффективной работы!
